USER MANUAL
UM 05
–
Lelang Umum (e-Tender)
[Eksternal]
Daftar Isi
A. User Manual (UM) 06 – Lelang Umum (Eksternal) ... 3
1. Pengantar ... 3
1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-Tendering) ... 3
1.2 Pengguna Sistem e-Tendering ... 3
1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan... 3
2. Memeriksa Undangan Lelang ... 5
2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) ... 5
2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In) ... 5
2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang... 6
3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang ... 7
3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang ... 7
3.2 Vendor Register ... 9
3.3 Vendor Membatalkan Registrasi ... 11
4. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) ... 12
4.1 Log in Ke system Vendor... 12
4.2 Memeriksa Daftar Undangan Lelang ... 12
4.3 Memasukan Penawaran ... 13
4.4 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang ... 13
A. User Manual (UM) 06
–
Lelang Umum (Eksternal)
1. Pengantar
1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (
e-Tendering
)
e-Tenderingadalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan undangan dari sistem VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor-vendor yang memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai
ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi
e-Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan oleh PT. Angkasa Pura II (Persero).
Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor yang telah mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah ditentukan oleh
mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online melalui sistem e-Tendering,
yang merupakan bagian dari sistem e-Procurement. Mekanisme penentuan pemenang lelang dilakukan oleh
sistem e-Tendering dan akan diberitahukan secara langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik
dan juga diumumkan di website e-procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
1.2 Pengguna Sistem e-Tendering
Pengguna (user) dari sistem e-Tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu:
Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura II
Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online, dinyatakan aktif
sebagai Vendor di sistem VMSe-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak mengikuti Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan Panitia Lelang melalui sistem eProcurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
Panitia Lelang (Panitia)
Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura II (PERSERO) untuk mengelola Proses Pengadaan secara elektronik / e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO).
Kepala Panitia Lelang
Adalah pengguna / pihak yang menyetujui segala proses yang diperintahkan oleh panitia
1.2 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan
Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam Sistem Pelelangan e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO) adalah:
Otentifikasi Vendor (Sign-in)
Periksa Daftar Undangan Lelang
Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote)
Diagram Alur Proses e-Tendering
PANITIA
VENDOR
e-Tender: e-Procurement PT Angkasa Pura II (PERSERO)
2. Memeriksa Undangan Lelang
2.1 Mengakses Websitee-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero)
Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai Rekanan Aktif pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero), dan termasuk ke dalam Kualifikasi Proses Lelang tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus mengakses website e-Procurement dengan menggunakan USER ID dan Password yang telah diberikan pada proses Prakualifikasi Online.
2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In)
Pengguna diharuskan meng-akses alamat website berikut:
http://eprocurement.angkasapura2.co.id:999
Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem
e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero).
Catatan:
Tampilan Halaman Akun Vendor pada Sistem eProcurement PT. Angkasa Pura II (Persero)
2.3
Memeriksa Daftar Undangan Lelang
Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu Quotation”
Tampilan Tender - List
3. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang
3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang
Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), Vendor dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ (Highlight kuning) dari Lelang tersebut.
Tampilan Tender - List
Klik nomor RFQ (highlight kuning) untuk memeriksa secara detail Undangan
Lelang.
Klik menu dropdown untuk memilih opsi/filter
Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero) ini adalah proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan. Jadwal-jadwal tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat.
Tampilan Request For Quotation – View
Jadwal Proses Lelang yang harus diperhatikan Vendor
Jadwal Undangan Aanwijzing, waktu, Tempat
3.2 Vendor Register
Vendor yang akan mengikuti proses Lelang harus melakukan Registrasi terlebih dahulu . selalu perhatikan jadwal proses lelang . Untuk vendor yang akan mengikuti proses lelang pengguna bisa meng klik menu
Register ke udia Klik Go .
Tampilan Halaman Request For Quotation – View - Register
jika pengguna akan melakukan registrasi secara otomatis akan muncul Pop Up Pakta integritas , Pakta integritas ini adalah pernyataan atau janji kepada diri sendiri tentang komitmen melaksanakan seluruh tugas, fungsi, tanggung jawab, wewenang dan peran sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan
kesanggupan untuk tidak melakukan korupsi, kolusi, dan nepotisme dan juga sebagai salah satu syarat melakukan regitrasi dan mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero) yang wajib di setujui
Setelah itu vendor / Pegguna akan mendapatkan dokumen yang dilapirkan oleh panitia lelang sebagai penduan untuk mengikuti lelang di PT. Angkasa Pura II (Persero) . Pengguna bisa meng-Unduh File tersebut dengan cara meng klik menu (Download) . setelah itu jika pengguna / vendor tidak bisa menghadiri aanwijzing pengguna
isa elakuka ya se ara o li e de ga e gklik e u PENJELA“AN LELANG , Disa a Ve dor/Pe ggu a bisa mengajukan pertanyaan dari lampiran dokumen yang dilampirkan panitia.
Tampilan Request For Quotation – RFQ Attachments
Pada halaman ini vendor/pengguna bisa mengajukan pertanyaan kepada panitia jika ada pertanyaan mengenai
penjelasan lelang . Klik Masuka Perta yaa u tuk e gajuka perta yaa kepada pa itia lela g .
Tampilan Penjelasan Dokumen Lelang
3.3 Vendor Membatalkan Registrasi
Jika pengguna ingin membatalkan registrasi , pengguna / vendor bisa meng klik menu dropdown kemudian pilih e u Batal Regitrasi lalu klik Go se ara oto atis e dor/pe ggu a atal registrasi da tidak iasa
mengikuti proses lelang selanjutnya . Klik Close u tuk ke ali ke hala a se elu ya.
Tampilan Request For Quotation – Batal Regitrasi
Klik menu dropdown, Pilih
Batal Registrasi ke udian
klik Go
4. Memberikan Penawaran Lelang (
Quotation
)
4.1 Log in Ke system Vendor
Pengguna memasuki halaman vendor ke alamat :
http://eprocurement.angkasapura2.co.id:999
Gunakan USER ID dan Password untuk dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem
e-Procurement PT. Angkasa Pura II (Persero)
4.2 Memeriksa Daftar Undangan Lelang
Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura II (Persero), klik menu Quotation
4.3 Memasukan Penawaran
Perhatikan Tender Status , jika status te der Registratio Closed da sudah erstatus Registered erarti pengguna / vendor bisa mengajukan penawaran harga. Perhatikan jadwal dan tanggal proses lelang. Setelah mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus memutuskan untuk
memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan pada form Request for
Quotation . Klik Menu RFQ (Highlight kuning) untuk membuka detail penawaran.
Tampilan tender - List
4.4 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang
Untuk memasukan penawaran harga , pengguna / vendor harus memilih menu Quote , Untuk Vendor yang
tidak akan mengisi atau memasukan penawaran harga bisa memilih menu No Qoute yang berarti vendor telah
berhenti mengikuti lelang.
Tampilan Request For Quotation – Quote
Ketika e u Quote ya g dipilih, siste aka e a pilka for Vendor Commercial Quotation Manual
yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan. Isikan data-data penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data-data khusus mengenai kesanggupan Ve dor terhadap persyarata tek is se ara u u . “etelah data isia for telah ko plit, klik to ol “a e setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan.
Tampilan Vendor Commercial Quotation Manual
Berikut adalah data isia for Vendor Commercial Quotation Manual :
1. No. Referensi.
2. Masa berlakunya penawaran (Hari).
3. Kode (Code)
Deviasi – Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis Lelang.
Fully Comply – Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang.
4. Deskripsi material (Secara umum)
5. Kuantitas – Jumlah paket yang ditawarkan
6. Harga – Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency-nya)
7. Jumlah total harga
8. Waktu pengiriman
“etelah se ua data di isi asuka Pass ord ke udia klik “a e u tuk menyimpan semua isian data dan u tuk ke ali keha a se elu ya klik Ca el
Sistem akan memberitahukan informasi apabila pengajuan komersial penawaran telah sukses diperbaharui.
Masukan Pass od
Langkah berikutnya adalah meng-upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh Panitia Lelang. Berikan nama masing-masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload dari PC dan
simpan (Save) ke sistem e-Procurement. Setelah semua dokumen berhasil di-upload dan disimpan, kemudian
klik to ol Close . Pengguna /Vendor bisa meng-unduh template sebagai contoh dokumen yang akan di upload (Highlight Kuning)
Tampilan Dokumen Penawaran
Untuk men-Delete dokumen yang sudah ter-Upload pengguna bisa meng klik checkbox pada dokumen yang aka di hapus ke udia klik Delete u tuk e ghapus. Klik to ol Close setelah se ua file ya g menjadi Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di-upload dan disimpan ke dalam sistem e-Procurement sesuai yang diminta.
Tampilan Setelah Semua Dokumen Penawaran Sudah Ter-Upload
Klik Template untuk meng unduh contoh doumen
Piih doku e Choose File ke udia klik
“a e
Klik checkbox pada dokumen/file yang akan di
Ta pila status te der ya g diikuti aka eru ah dari Registered e jadi Quoted se agai ta da proses
pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah selesai. Proses selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang Lelang oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura II (Persero).
4.5 Membatalkan Pemasukan Penawaran
Jika pengguna /vendor ingin membatalkan penawaran harga yang sudah dimasukan pengguna bisa meng-Klik e u dropdo ke udia pilih Ca el Quote lalu klik Go .
Setelah itu akan muncul pop-up dibawah ini , untuk melanjutkan dan menyetujui pembatalan penawaran, pe ggu a isa e asuka Pass ord ke udia klik Ca el Quoted da peggu a isa e g klik Ca el untuk kembali ke hlaman sebelumnya.
Tampilan Vendor Cancel Commercial Quotation
Ta pila status te der ya g diikuti aka eru ah dari Quoted e jadi Quote Canceled yang berarti vendor mebatalkan untuk memasukan penawaran harga dan vendor tidak mengikut lelang.
Tampilan Tender - List
Masuka Pass ord ke udia klik Ca el Quote
