BAB II PROFIL BPAD
PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat
Badan Perpusakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah, dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No. 095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.
organisasi di lingkungan Perpustakaan Nasional RI yang berada di Kota Provinsi Sumatera Utara. Adapun Tugas dan Fungsi diatur oleh Perpustakaan Nasional RI
melalui Keputusan kepala Perpustakaan Nasional No. 001/RG/1990 tertanggal 21 September 1990.
Dengan dikeluarkannya Keppres No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional RI tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional RI tertanggal 23 Juli 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.
Setelah menjadi perangkat Dearah Provinsi Sumatera Utara, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah, maka Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. Sebagai implementasi dan kondisi tersebut Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berupaya melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan agar dapat berlangsung secara efisien, efektif, bersih dan bertanggungjawab serta bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya serta kewenangan pengelolaan sumber daya didasarkan pada rencana jangka panjang yang tertuang dalam rencana strategi berdasarkan azas kepastian hukum, azas tertib penyelenggaraan negara, azas kepentingan umum, azas keterbukaan, azas proporsional, azas profesionalisme dan azas akuntabilitas serta visi/misi Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
1. Visi BPAD Provinsi Sumatera Utara
pelaksanaan tugas yang diemban oleh seluruh jajaran pimpinan dan staf. Visi tersebut digali dari keyakinan dasar dan nilai-nilai yang dianut oleh seluruh anggota organisasi, dengan mempertimbangkan faktor lingkungan sekitarnya. Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan.
2. Misi BPAD Provinsi Sumatera Utara
Misi adalah sesuatu yang diemban atau dilaksanakan sebagai penjabaran visi yang telah ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang. Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara, adalah :
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah- naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa
b. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip c. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat e. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna
mendukung tata pemerintahan yang baik. B. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Gubernur Sumatera Utara melalui Sekretaris Daerah.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Badan (pejabat struktural eselon II.a) dan dibantu oleh 5 (lima) orang pejabat struktural eselon III.a yaitu :
1. Sekretaris, yang membawahi 3 Sub Bagian yaitu : a. Sub Bagian Umum;
b. Sub Bagian Keuangan; c. Sub Bagian Program;
2. Bidang Arsip Daerah, membawahi 2 Sub Bidang yaitu : a. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi; b. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan;
3. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
a. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka; b. Sub Bidang Deposit Daerah;
4. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi informasi, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
a. Sub Bidang Layanan Perpustakaan; b. Sub Bidang Teknologi Informasi;
5. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan, membawahi 2 Sub Bidang yaitu :
C. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara :
1. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis dalam pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.
2. Menyelenggarakan pengelolaan Perpustakaan, Arsip in Aktif, Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan.
3. Melaksanakan tugas lain yang terkait dengan Perpustakaan dan Arsip sesuai ketetapan Kepala Daerah.
4. Merumuskan kebijakan teknis dalam bidang pengelolaan pengembangan bahan pustaka dan deposit daerah, layanan perpustakaan dan teknologi informasi, pembinaan sumber daya manusia dan kelembagaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
5. Memberikan dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam bidang pengembangan dan pengolahan, layanan perpustakaan, teknologi informasi, pembinaan Sumber Daya Manusia dan Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan serta Arsip Daerah.
6. Pembinaan dan pelaksanaan tugas dalam bidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
7. Melaksanakan tugas pembantuan pemerintahan dibidang Pengembangan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur Sumatera Utara sesuai dengan tugas dan fungsinya.
D. Kinerja Usaha Terkini
BPAD Provinsi Sumatera Utara mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan yang telah digariskan. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Meningkatkan kemampuan sumber daya manusia di bidang perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara nasional maupun internasional
b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai sebagai berikut : a. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan
meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan
b. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital dan ketersediaan informasi melalui jaringan informasi global atau internet.
c. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval Information Service).
d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari jurnal- jurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam.
3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang baik, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai tingkat pedesaan.
b. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan.
4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan, dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar.
b. Tingkat kecerdasan pengetahuan dan wawasan masyarakat meningkat sehingga mampu bersaing di era global dan pasar bebas (Global Vilage) 5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun
internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi.
b. Terjalinnya kerjasama di bidang informasi berbasis teknologi informasi sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan teknologi. c. Adanya kesamaan gerak dan langkah dalam pengelolaan perpustakaan,
dokumentasi dan informasi serta arsip.
d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan informasi.
6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan terekam, dengan sasaran sebagai berikut :
a. Meningkatnya jumlah koleksi terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara.
c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip sebagai bukti sejarah dan hasil karya budaya bangsa.
E. Rencana Kegiatan
Rencana Kerja Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang meliputi :
A. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas : a. Belanja Pegawai/Personalia
b. Belanja Barang dan Jasa c. Belanja Perjalanan Dinas d. Belanja Pemeliharaan
B. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas : a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan b. Belanja Modal
C. Anggaran Belanja Publik
Tabel 2.1
Program/ Kegiatan BPAD Provinsi Sumatera Utara
No. PROGRAM / KEGIATAN
A. PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
1. Penyediaan jasa surat menyurat
2. Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik 3. Penyediaan jasa administrasi perkantoran
4. Penyediaan jasa kebersihan kantor 5. Penyediaan alat tulis kantor
6. Penyediaan barang cetakan dan penggandaan
7. Penyediaan komponen instalasi listrik / penerangan bangunan kantor 8. Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan
9. Penyediaan Makanan dan minuman
10. Rapat-rapat koordinasi dan konsulatasi ke luar daerah 11. Penyediaan Jasa Keamanan Kantor
B. PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN PRASANA APARATUR
1. Pengadaan Perlengkapan Gedung Kantor 2. Pengadaan Peralatan Gedung Kantor
3. Pemeliharaan Rutin / berkala gedung kantor
4. Pemeliharaan Rutin / berkala kenderaan dinas /operasional 5. Pemeliharaan Rutin/ berkala perlengkapan gedung kantor 6. Pemeliharaan rutin / berkala peralatan gedung kantor 7. Pemeliharaan rutin / berkala Mebeleur
8. Pemeliharaan rutin / berkala taman kantor
C. PROGRAM PENINGKATAN DISIPLIN APARATUR 1. Pengadaan pakaian khusus hari-hari tertentu
D. PROGRAM PENINGKATAN KAPASITAS SUMBER DAYA APARATUR
E. PROGRAM PENINGKATAN PENGEMBANGAN SISTEM PELAPORAN CAPAIAN KINERJA DAN KEUANGAN 1.
2.
Penyusunan laporan capaian kinerja dan ikhtisar realisasi knerja SKPD Penyusunan Pelaporan Keuangan Semesteran
3. 4.
Penyusunan Pelaporan Prognosis Realisasi Anggaran Penyusunan Pelaporan Keuangan Akhir Tahun
F. PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA BACA DAN PEMBINAAN
PERPUSTAKAAN
1 Akuisisi Koleksi Kelabu tentang Sumatera Utara 2 Pengumpulan Deposit Sumatera Utara
3 Alih Bentuk Koleksi Deposit Sumatera Utara 4 Pengadaan Sarana Penyimpanan Buku-buku Kuno 5 Penerbitan Bibliografi Daerah Sumatera Utara 6 Lomba Penulisan Cerita Rakyat Sumatera Utara
7 Penerbitan Majalah Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara 8 Penerbitan Buku Hasil Karya Pengarang Sumatera Utara
9 Bedah Buku dan Peluncuran Hasil Karya Pengarang Sumatera Utara 10 Pengembangan Sistem Koleksi Perpustakaan
11 Penambahan Koleksi Layanan Anak 12 Penambahan Koleksi Layanan Remaja 13 Penambahan Koleksi Layanan Dewasa 14 Penambahan Koleksi Layanan Umum 15 Penyediaan Alat Digitalisasi Surat Kabar 16 Penambahan Koleksi Layanan Keagamaan 17 Penambahan Koleksi Luar Negeri
18 Pengadaan Koleksi Braille, Book Voice dan Sofware 19 Penambahan Ringkasan Buku Baru
20 Supervisi / Pembinaan dan Stimulasi Perpustakaan Masyarakat 21 Pengumpulan Koleksi e-book
23 Pengadaan Koleksi Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS) 24 Pengadaan Koleksi Perpustakaan Keliling
25 Penerbitan Daftar Katalog Induk Daerah Sumatera Utara
26 Preservasi / Pemeliharaan Bahan Pustaka Koleksi Baperasda SU 27 Pengadaan Koleksi Terbitan Berkala
28 Pengembangan Perpustakaan Desa Binaan PKK 29 Pembuatan Data Base Perpustakaan
30 Pelatihan Klasifikasi dan Katalogisasi 31 Lomba Pustakawan Teladan Sumatera Utara
32 Lomba Perpustakaan Desa / Kelurahan Terbaik Sumatera Utara 33 Lomba Perpustakaan SLTA Terbaik Sumatera Utara
34 Lomba Perpustakaan SLTP Terbaik Sumatera Utara
35 Lomba Perpustakaan Perguruan Tinggi Terbaik Sumatera Utara 36 Lomba Perpustakaan Khusus Terbaik Sumatera Utara
37 Lomba Taman Bacaan Terbaik Sumatera Utara 38 Desiminasi Minat Baca Masyarakat
39 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah
40 Pemasyarakatan Informasi Jabatan Fungsional Pustakawan 41 Penyelenggaraan Koordinasi Pengembangan Budaya Baca 42 Penyusunan dan Pembuatan Profil Perpustakaan Sumatera Utara 43 Observasi Perpustakaan dan Kearsipan
44 Pembinaan Perpustakaan Desa dan Kelurahan 45 Bimbingan Pemustaka
46 Pembinaan Sistem Layanan Perpustakaan Keliling Kab./Kota 47 Penataan Sistem Informasi dan Pangkalan Data Literatur 48 Promosi Perpustakaan
49 Lomba Minat Baca
53 Pengadaan Mobil Unit Perpustakaan Keliling Lengkap dengan Koleksinya 54 Pelayanan Perpustakaan Keliling
55 Peningkatan Pelayanan Informasi Melalui Perpustakaan Digital
56 Peningkatan Fungsi Perpustakaan Sebagai Tempat Rekreasi dan Belajar 57 Pendataan dan Penataan Ulang Koleksi Bahan Pustaka / Stock opname 58 Penyediaan Sarana Display Koleksi
59 Shelving Buku sesuai Klasifikasi
60 Pameran Pembangunan pada Pekan Raya Sumut (PRSU) 61 Penyelamatan Koleksi Deposit Sumut
62 Pengadaan Buku untuk Perpustakaan Masyarakat
63 Penyediaan Locker Penitipan Tas Pengunjung Perpustakaan 64 Penyediaan Peralatan Layanan Multimedia
65 Penyediaan Sarana Layanan Ruang Pustaka Digital 66 Pembangunan Gedung Kantor
67 Pengembangan Jaringan Internet 68 Penyediaan Server Jaringan Pustaka
69 Penyediaan Koleksi Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD)
70 Workshop Teknologi Informasi Pengembangan Koleksi Perpustakaan Digital (Digital Library)
71 Workshop Otomasi Perpustakaan dan Jaringan Perpustakaan di Sumatera Utara
72 Pengadaan buku Perpustakaan Desa Percontohan PKK Se-Sumut 73 Pertemuan Pengelola Perpustakaan Desa/ Kelurahan
74 Koordinasi/Supervisi Pengelola Perpusta Desa Percontohan PKK Se-Sumut 75 Konsultasi Program Maintenance ISO 9001 : 2000
76 Konsultasi Program Surveilance ISO 9001 : 2000 77 Bimbingan Teknis Membaca Cepat
78 Monitoring/Evaluasi Perpustakaan Desa/ Kelurahan Se-Sumut 79 Peningkatan layanan Perpustakaan di luar jam kerja
81 Stimulus Perpustakaan Desa Binaan PKK yang berprestasi 82 Pengembangan perpustakaan rumah pintar LP Anak 83 Pelatihan Bimbingan Cakap Menulis
84 Penerbitan buku multi etnis di Sumatera Utara 85 Pengadaan reprografi Naskah Batak
86 Transliterasi Naskah Batak
87 Penambahan buku Koleksi Referensi 88 Pengembangan Posyandu Baca
89 Pengembangan Perpustakaan Dharmawanita Sumatera Utara 90 Pengembangan Perpustakaan Rumah Sakit Umum Daerah 91 Cetak buku Provinsi Sumut dan Kab./ Kota
92 Pengadaan Buku Perpustakaan DPRD Sumut 93 Penerbitan Buku Benteng Huraba
94 Bintek Penulis Buku Peradaban Melayu
95 Peng. Buku Perp. Pesantren KH. Fakih Kab. Batubara 96 Pengadaan Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip
97 Pengolahan Data Arsip dari Badan/Dinas Pemprov Sumatera Utara 98 Kajian Sistem Administrasi Kearsipan
99 Pengadaan Reprografi Arsip Citra Daerah 100 Penyediaan Sarana Layanan Informasi Arsip
101 Penyuluhan dan Implementasi Tata Naskah dan Kearsipan sesuai UU Kearsipan
102 Koordinasi Pengembangan Kearsipan Kab/ Kota
103 Desiminasi Fungsi dan Pelestarian Arsip (Dokumen Perusahaan) 104 Penyelamatan Arsip Statis di Lingkungan Pemprovsu dan Kab/kota 105 Penataan Data Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi
106 Pembuatan Modul Panduan Pengolahan Arsip Dinamis
107 Peningkatan Kualitas dan Kompetensi SDM Aparatur Pemerintah Daerah di Bidang Kearsipan
109 Penataan Ruang Pameran Arsip 110 Fumigasi Arsip
111 Pengembangan Ruang Layanan Arsip 112 Pengadaan Sarana Pembinaan Kearsipan 113 Penyediaan Peralatan Dokumentasi Kearsipan 114 Penataan Arsip Bernilai Guna Sejarah
115 Pemeliharaan Arsip Statis 116 Bimbingan Teknis Kearsipan 117 Pelayanan Arsip Statis 118 Penyelamatan Arsip KPU
