BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah perusahaan
PT. Astra International Toyota Sales Operation merupakan salah satu divisi dari PT. Astra International, Inc., yang berkedudukan di Jakarta. Perusahaan didirikan oleh William Soerjawidjaya. PT. Astra International Toyota Sales Operation merupakan penyalur tunggal dari kendaraan bermotor merek Toyota di Indonesia yang bekerja sama dengan Toyota Motor Sales, Co.Ltd. Jepang sebagai produsen produk Toyota.
Pada tanggal 1 Juli 1969 Pemerintah Negara Republik Indonesia memberikan izin kepada perusahaan PT. Astra International, Inc. yang merupakan induk dari perusahan Astra Group untuk menjadi agen tunggal kendaraan bermotor merk Toyota di wilayah Indonesia.
Pada pertengahan tahun 1970, perusahaan PT. Astra International, Inc membentuk divisi baru dalam perusahaan yang khusus menangani distribusi dan pemasaran kendaraan bermotor merk Toyota, dengan nama Toyota Division. Latar belakang pembentukan divisi ini adalah karena melihat perkembangan pemasaran dari kendaraan merk Toyota yang sangat pesat pada saat itu serta untuk meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan dan jangkauan pemasaran kepada para peminat kendaraan merk Toyota.
Pada pertengahan tahun 1971, tepatnya pada tanggal 12 April 1971, didirikan sebuah perusahaan baru dengan nama PT. Toyota Astra Motor (TAM) yang merupakan perusahaan patungan antara Toyota Motor Sales, Co.Ltd. Jepang dengan perusahaan PT. Astra International, Inc. dan PT.Gaya Motor dari Indonesia. Pada saat itu PT. Gaya Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang perakitan (assembling) kendaraan bermotor dari berbagai merk dan jenis.
Sesudah perusahaan PT. Toyota Astra Motor berdiri, maka sistem agen tunggal kendaraan bermotor merk Toyota di wilayah Indonesia mengalami perubahan yang sebelumnya ditangani oleh PT. Astra International, Inc., kemudian dialihkan kepada perusahan PT. Toyota Astra Motor tersebut pada tanggal 1 Januari 1976 dan berkedudukan di Jakarta.
Pada tahun 1989, tepatnya tanggal 1 September 1989, perusahaan P T. Astra Motor Sales bergabung dengan PT. Astra International, Inc., dan menjadi divisi Toyota dengan nama PT. Astra International- Toyota Sales Operation atau yang disebut dengan AUTO2000.
AUTO2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PTAstra International Tbk. Saat ini AUTO 2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80% dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, AUTO 2000 berhubungan dengan PT. Toyota Astra Motor yang menjadi agen tunggal pemegang merek (ATPM) Toyota.
AUTO2000 saat ini memiliki 101 outlet (terdiri dari 14 outlet V(Vehicle)-hanya melayani jual beli kendaraan, 71 outlet VSP(Vehicle,Servis,Part)-melayani jual beli & service kendaraan, & 16 outlet VSPBP(Vehicle,Servis,Part,Body,Paint)--melayani jual beli, service, perbaikan & pengecatan bodi kendaraan) yang tersebar di hampir seluruh Indonesia (kecuali Sulawesi, Maluku, Irian Jaya, Jambi, Riau, Bengkulu, Jawa Tengah dan D.I.Y). Di samping itu, AUTO2000 pun bekerjasama dengan 840 partshop yang tersebar di berbagai penjuru Indonesia, untuk menjamin keaslian suku cadang produk Toyota.
Ke depannya jumlah jaringan AUTO2000 pun akan terus bertambah seiring dengan pertumbuhan bisnis, serta untuk memenuhi kebutuhan seluruh pelanggan Toyota, serta memberi kemudahan bagi calon pembeli Toyota.
Sesuai dengan slogan-nya “Urusan Toyota Jadi Mudah!”, AUTO2000 senantiasa berupaya memberikan pelayanan yang terbaik bagi seluruh pelanggannya dalam membeli & memiliki kendaraan Toyota melalui :
o Kemudahan dalam mencari informasi tentang Toyota di AUTO2000 melalui website, aplikasi mobile, & call center yang dapat diakses kapanpun & dimanapun.
o Kenyamanan bagi pelanggan dengan fasilitas outlet AUTO2000 yang
modern, warm, & pressure free.
o Kemudahan & kenyamanan transaksi dengan layanan one stop shopping
service AUTO2000 yang bekerjasama dengan berbagai value chain
o Kemudahan dalam mendapatkan kendaraan sesuai kesepakatan, tepat waktu, dan melampaui harapan pelanggan.
o Kemudahan mendapatkan jasa layanan after sales service terbaik selama kepemilikan kendaraan, dengan berbagai project penunjang yang inofatif seperti :
o Toyota Home Service (THS) – kemudahan service secara fleksibel untuk menghargai kualitas waktu pelanggan
o Express Maintenance – kehandalan serta kecepatan perawatan kendaraan & service berkala kurang dari 1 jam
o Express Body & Paint – kehandalan perbaikan body kendaraan 3 panel dalam waktu 8 jam yang merupakan satu-satunya layanan yang sudah tersertifikasi oleh Toyota di wilayah Asia Tenggara
o Booking Service – kemudahan pemesanan untuk memastikan pengerjaan perawatan kendaraan yang berkualitas
o Maintenance Reminder System – layanan/jasa pengingat bagi pelanggan dalam melakukan pengecekan, perawatan, serta service berkala untuk memastikan kualitas kendaraan Toyota tetap prima.
o Serta berbagai produk inovatif lainnya yang akan senantiasa AUTO2000 hadirkan bagi pelanggan untuk merasakan “Life is Easy”.
AUTO2000 Cabang Cilandak mulai beroperasi pada tanggal 27 Juli 1981 beralamat di Jalan T.B.Simatupang, Cilandak,Lebak Bulus, Jakarta. Berdiri diatas lahan 5.058 m2, AUTO2000 Cilandak memiliki 28 stall general repair (GR) dan 3 stall express maintenance (EM)
2.1.1 Visi dan Misi perusahaan Visi AUTO2000
Menjadi Dealer Toyota Terbaik & Terhandal di Indonesia, Melalui Proses Bisnis Berkelas Dunia
Misi AUTO2000
1. Melayani Pelanggan Melalui Pengalaman Kepemilikan yang Paling Memuaskan
2. Menjadi Share Contributor Terbaik bagi Toyota di Seluruh Kota & Kabupaten
3. Menciptakan Pertumbuhan yang Berkesinambungan Bagi Seluruh
Stakeholders
4. Senantiasa Berkomitmen untuk Menjalankan Bisnis sesuai Kaidah
Good Corporate Governance & Corporate Social Responsibility
2.1.2 Strukur Organisasi
. 2.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Organisasi yang baik adalah organisasi yang jelas dan teratur sehingga dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya setiap pemangku jabatan memiliki gambaran serta batasan tugas dan tanggung jawab.
Berikut ini merupakan pembagian tugas dan tanggung jawab masing- masing departemen yang diuraikan sebagai berikut :
1. Kepala Cabang (Branch Manager)
Kepala cabang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan pengelolaan cabang dalam bidang penjualan, bengkel, dan administrasi serta mengoptimalkansumber daya yang
ada dalam usaha pencapaian target,meningkatkan
produktivitas/performance cabang serta kepuasan pelanggan dan membuat perencanaan strategis, kebijakan, arah dan target cabang dengan guideline dari pusat.
2. Departemen Penjualan
Departemen penjualan dipimpin oleh seorang Kepala Penjualan yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Tugas Kepala Penjualan adalah :
a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual.
b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (ekspedisi).
c) Menganalisa pasar.
d) Membuat ramalan penjualan.
e) Merencanakan kegiatan promosi produk perusahaan melaui media cetak
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Penjualan dibantu oleh
Supervisor
Penjualan dan para Wiraniaga (Salesman dan Counter Sales). Tugas dari Supervisor penjualan adalah :
a) Meningkatkan jumlah unit kendaraan yang dijual.
b) Membina hubungan baik dengan perusahaan pengangkutan (Ekspedisi).
c) Menganalisa pasar.
d) Memberikan arahan dan motivasi para wiraniaga.
Tugas dari Wiraniaga (Salesman) adalah :
a) Membina hubungan baik dengan pelanggan.
b) Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor AUTO2000 Cabang Cilandak sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh Kepala Cabang.
Tugas dari Wiraniaga (Counter Sales) adalah :
a) Menjual kendaraan kepada pelanggan diluar lingkungan kantor AUTO2000 Cabang Cilandak sesuai dengan target yang telah ditetapkan oleh kepala Cabang.
b) Membina hubungan baik dengan pelanggan. c) Departemen administrasi
3. Departemen administrasi dipimpin oleh seorang Kepala Administrasi, yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Cabang, Tugas dari Kepala Administrasi adalah :
a) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi. b) Mengatur administrasi stok barang dan gudang (PDC).
c) Mengatur masalah keuangan dan pembayaran gaji para karyawan.
d) Merencanakan dana promosi. e) Mengadakan peralatan kantor.
f) Mengadakan pemeliharaan gedung dan aktiva lainnya. g) Menilai prestasi kerja karyawan.
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Administrasi dibantu oleh
Supervisor Administrasi, Administrasi Unit/penjualan, ADM.
STNK/BPKB, ADM. Gudang Unit, Adm. Indirect, Billing Service,
Service, ADM. Part dan Kasir.
4. Departemen Bengkel
Bengkel AUTO2000 Cabang Cilandak didirikan untuk
memberikan pelayanan perbaikan kendaraan pelanggan dan juga menyediakan suku cadang yang diperlukan oleh pelanggan. Departemen bengkel dipimpin oleh seorang Kepala Bengkel, yang dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala cabang.
Tugas dan tanggung jawab dari Kepala Bengkel adalah : a) Mengatur kebijaksanaan perusahaan di bidang service. b) Meningkatkan mutu servis.
c) Mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan servis secara umum. d) Merencanakan pengadaan suku cadang.
Dalam menjalankan tugasnya, kepala bengkel dibantu oleh
Supervisor Bengkel, Instruktur, Foreman, Mekanik, Service Advisor, Koordinator THS, Mekanik THS, PDC, lubbing, washing, valet service, service plus, partman dan part counter.
1) Tugas dari Instruktur adalah mengembangkan technical
skill dari mekanik, foreman, dan service advisor melalui
pelaksanaan training di bengkel sesuai dengan perencanaan dan kebutuhan yang ada untuk meningkatkan mutu pelayanan bengkel.
2) Tugas dari Foreman adalah mengkoordinir dan
mengoptimalkan jalannya kerja mekanik dalam menangani
Perintah Kerja Bengkel (PKB)/ Work Order (WO) dan
3) Mekanik bertugas melakukan service kendaraan meliputi perawatan dan perbaikan sesuai Perintah Kerja Bengkel (PKB)/ Work Order (WO).
4) Service advisor bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan,membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapian data kendaraan pelanggan.
5) Tugas dari valet meliputi bagian penerimaan dan persiapan penyerahan kendaraan, mulai dari memindahkan kendaraan di stall, menulis lokasi parkir pada gantungan kunci, dan meletakkan kunci di box kunci.
Service plus bertugas memastikan semua kendaraan dibersihkan
ekteriornya, memeriksa ruang mesin, membersihkan bagian interior, bagasi, dan membersihkan kendaraan dengan seksama
