1
STUDI LITERATUR SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS TAHUN 2020
Yolanda Tania1 Anggiat Maruba Siringo2
Dosen Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan STIKes Awal Bros Jl.Abulyatama, Kel. Belian, Kec. Batam Kota,
Kota Batam, Kepulauan Riau
ytania19@outlook.com
ABSTRAK
Pengelolaan penyimpanan rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi. Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolaha data dibagian penyimpanan (filing).
Tujuan dari penelitian ini untuk Mereview jurnal sebagai literatur untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan berkas rekam medis.
Jenis penelitian yang digunakan dalam karya tulis ini berupa studi literatur. Desain penelitian yang penulis teliti adalah literatur
review. Studi literatur review tidak hanya bermakna membaca
literatur, tapi lebih ke arah evaluasi yang mendalam dan kritis tentang penelitian sebelumnya pada suatu topik.
Hasil penelitian ini menunjukkan Kegiatan penyimpanan Rekam Medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
2 PENDAHULUAN
Menurut undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, menyebutkan bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorang secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Berdasarkan hal tersebut maka rumah sakit dituntut untuk dapat mengelola dan memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat sebagai pelanggannya dengan bak, baik pelayanan yang bersifat langsung maupun yang bersifat tidak langsung seperti pelayanan di bagian rekam medis (Murwani, 2012).
Rekam medis adalah catatan tentang siapa, apa, dimana, dan bagaimana perawatan pasien selama di rumah sakit (Rustiyanto, 2009). Salah satu aspek kegunaan rekam medis yaitu aspek dokumentasi yaitu rekam medis mengandung informasi penting yang bermanfaat untuk berbagai pihak. Rekam medis berisi data mengenai kesehatan masa lalu dan masa kini dan berisi catatan profesional kesehatan mengenai keadaan pasien saat ini dalam bentuk penemuan fisik, hasil prosedur diagnosa dan terapi serta
respon pasien (Huffman, 1994). Salah satu kegiatan yang dilakukan dalam rekam medis pengelolaan sistem penyimpanan berkas. Menurut (Budi 2011), pengelolaan penyimpanan rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam suatu institusi pelayanan kesehatan karena dapat mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 269 Tahun 2008 Bab IV pasal 8 tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan, menyebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurang nya jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari
3 tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Adapun rumusan masalah yang terjadi dalam penelitian ini yaitu bagaimana pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit.
METODE PENELITIAN
Desain penelitian yang penulis teliti adalah literatur review. Studi literatur review tidak hanya bermakna membaca literatur, tapi lebih ke arah evaluasi yang mendalam dan kritis tentang penelitian sebelumnya pada suatu topik. Literatur Review is a critical and in depth evaluation of previous research (Shuttleworth, 2009). Literatur review yang baik adala yang melakukan evaluasi terhadap kualitas dan temuan baru dai suatu paper ilmiah. Perlu dipahami bahwa yang disebut dengan literatur ilmiah dapat berupa:
1. Paper dari journal Ilmiah 2. Paper dari conference
(proceedings) 3. Thesis dan Disertasi
4. Report (Laporan) dari Organisasi yang Terpercaya 5. Buku Textbook
Meskipun merupakan sebuah penelitian, penelitian dengan studi literatur tidak harus turun ke
lapangan dan bertemu responden. Metode pengumpulan data berisi: sumber data penelitian dengan strategi penelusuran jurnal di internet, format yang digunakan untuk formulasi selama pelaporan adalah PICOS
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penetapan kriteria yang ketat pada metode sangat mempengaruhi jumlah artikel yang di dapat. Penentuan artikel yang menggunakan metode penelitian studi review literatur dari tahun 2016-2020 dalam judul
“SISTEM PENYIMPANAN
DOKUMEN REKAM MEDIS”, hasil penelitian secara umum menyebutkan bahwa sistem penyimpanan yang digunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkann. (Sugiarto,ac-Wahyono 2005:51)
Kegiatan penyimpanan Rekam Medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
4 Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubung dengan akan disimpannya suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis (Depkes,1997:76)
Tugas, peran dan fungsi pokok penyimpanan di unit rekam medis antara lain: (Shofari 2002:6) 1. Bagian penyimpanan
berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah lengkap dengan metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya.
3. Mencarikan dokumen atau menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya dengan langkah-langkah sebagai berikut
o Menerima tracer yang sudah terisi
o Mencari nomor rekam medis o Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah diambil.
o Mengambil dokumen rekam
medis yang sudah ditemukan.
o Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku peminjaman. o Menandatangani dan
meminta tanda tangan penerima dokumen rekam medis.
Rekam Medis Elektronik bukanlah sistem informasi yang dapat dibeli dan di-install seperti paket word-processing atau sistem informasi pembayaran dan laboratorium yang secara langsung dapat dihubungkan dengan sistem informasi lain dan alat yang sesuai dalam lingkungan tertentu. RME merupakan siste informasi yang memiliki framework lebih luas dan memenuhi satu set fungsi, menurut Amatayakul Magret K dalam bukunya Electronic Health Records: A Practical, Guide for Profession and Organizations harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Mengintegrasikan data dari berbagai sumber (Integrated data from multiple source).
2. Mengumpulkan data pada titik pelayanan (Capture data at the point
5 of care). 3. Mendukung pemberi pelayanan dalam pengambilan keputusan (support caregiver decision making).
Sedangkan, Gemala Hatta menjelaskan bahwa Rekam Medis Elektronik terdapat dalam sistem yang secara khusus dirancang untuk mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas untuk kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, peringatan, memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik dan menghubungkan data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya.
Hal-hal yang dapat disimpan dalam RME:
1. Teks (kode, narasi, report) 2. Gambar (komputer grafik, gambar yang di-scan, hasil foto rontgen digital)
3. Suara (suara jantung, suara paru)
4. Video (proses operasi)
Studi literatur merupakan suatu proses dalam mencari referensi teori yg relevan dengan kasus atau permasalahan yg ditemukan berdasarkan temuan sebelumnya
atau terdahulu. Penetapan beberapa kriteria dalam pencarian jurnal atau karya tulis pendukung mempengaruhi jumlah referensi yang didapatkan melalui kata kunci yang sesuai dengan materi yang akan dibahas mempermudah penulis untuk mencari artikel yang sesuai dengan kriteria inklusi dan ekslusi dalam mencari referensi bacaan.
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam pemberian pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan dokumen rekam medis memberikan ketersediaan data tentang segala pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Oleh karena itu penyimpanan dokumen rekam medis harus dikelola dengan baik untuk dapat memberikan pelayanan yang optimal kepasa pasien. (Permenkes 2008:268)
Menurut kondisi lingkungan seiring bertambahnya berkas rekam medis karena kunjungan pasien yang bertanbah, maka diperlukan rak dan juga ruang penyimpanan yang lebih luas dan memadai untuk menampung semua berkas tersebut. Berkas
6 rekam medis selayaknya diletakkan sesuai dengan sistem penyimpanan dan sistem penomorannya, mengingat berkas rekam medis merupakan hal yang bersifat rahasia, makanharus disimpan dengan baik pula. Keterlambatan dalam pelayanan rekam medis pasien pun akan berkurang bila rekam medis diletakkan dengan sistem penyimpanan dan penomorannya.
Menurut sistem informasi melakukan penyimpanan dokumen rekam medis membutuhkan waktu yang cukup lama bila dilakukan dengan cara manual yaitu mengecek satu persatu kelengkapan isi berkas rekam medis (assembling) sesuai dengan tindakan yang sudah diberikan sebelum pasien pulang, setelah dilakukan assembling dokumen rekam medis pasien baru disimpan kembali ke penyimpanan dokumen rekam medis. Namun apabila rumah sakit sudah menggunakan RME di unit masing-masing tindakan medis menjadi lebih efektif dan menghemat waktu dalam penyimpanan maupun pencarian berkas. Disarankan untuk menggunakan sistem dalam penyimpanan dokumen rekam
medis. KESIMPULAN
1. Penyimpanan sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat yang khusus agar penyimpanan dan pengambilan (Retrieval) menjadi lebih mudah dan cepat 2. Menurut jurnal dalam judul
Tinjauan sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSU Sinar Husni Menurut Peraturan mentri Kesehatan RI nomor 269 Tahtun 2008 Bab IV pasal 8 tentang penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan, mneyebutkan bahwa rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindak medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindak medik harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut. Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang dlaksanaka oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelyanan kesehatan. Berdasarkan
7 hasil wawancara kepada petugas rekam medis pada buoan februari di RSU Sinar Husni di rekam medis pada bagian penyimpanan, penulis menemukan masalah pada penyimpanan rekam medis yaitu tidak menggunakan tracer pada saat pengambilan rekam medis, masih ada berkas rekam medis yang disimpan tidak pada tempatnya dikarenakan kurangnya rak penyimpanan sehingga memperlambat petugas dalam menyediakan rekam medis untuk pelayanan, hal ini menyebabkan terganggunya pelayanan yang diberikan kepada pasien.
3. Penetapan beberapa kriteria dalam pencarian jurnal atau mempengaruhi jumlah referensi yang didapatkan. Pencarian jurnal, karya tulis ilmiah hanya mencari referensi dengan judul yang sama melalui kata kunci yang sesuai dengan materi yang akan dibahas mempermudah penulis untuk mencari artikel yang sesuai dengan kriteria inklusi dan eksklusi dslam mencari referensi bacaan. Menetapkan batas waktu penerbitan dimulai dari 5 tahun terakhir yaitu dari tahun 2015-2020.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Mentri Kesehatan RI No.55 Tahun. (2013) . Tentang penyelenggaraan pekerjaan perekam medis.
Peraturan Mentri Kesehatan RI No.269 Tahun. (2008). Cara penyelenggaraan rekam medis. Peraturan Mentri Kesehatan ri
No.269. Tahun. (2008) tentang penyimpanan, pemuusnahan dan
kerahasiaan rekam medis
Annisah I, Siswati. (2018). Tinjauan Aspek keamanan dan kerahasiaan rekam medis di ruang penyimpanan rumah sakit Bhakti Mulia. Jakarta Barat.
Amik N,R, Sri S.(2016). Sistem Informasi Rekam Medis di bagian Filling di RSUD Dr. Moewardi. Karanganyar.
Nur M.(2017). Analisis pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di RS Islam Ibnu Sina Pekanbaru.
Suhartinah, Achmad C, A, Femy A, Ratna J.(2019). Analisis mutu sistem penyimpanan dokumen rekam medis di ruma sakit umum Pindad Turen. Surakarta.
Edy S, Rr, Sri E,P, Rosita D,C.(2019). Keselamatan dan kesehatan kerja pada penyimpanan
8 rekam medis di instalasi rekam medis. Pedalangan Banyumanik Semarang.
Sali S, Yuda.(2017). Perancangan sistem informasi penyimpanan rekam medis rawat ina berbasis elektronik. Bandung.
Ary S,W, Desy R, S.(2019). Tinjauan sistem penyimpanan dokumen rekam medis di RSU Sinar Husni. Medan.
Anastasya S Y, Dedi A, Arief W.(2018). Analisis pengendalian kejadian salah sisip dokumen rekam medis di RS Islam Ibnu Sina Pekanbaru. Pekanbaru, Riau.
Yasida B A, Bambang N, Muhadi, Yustina.(2020). Evaluasi ruang kerja bagian rekam medis rawat inap berdasarkan aspek tata ruang kantor di RS Delta Surya. Sidoarjo. Judi.(2017). Tata kelola dokumen
rekam medis sebagai upaya menjaga rahasia medis di pelayanan kesehatan. Semarang.
Jaka S, Sylvia A.(2019). Tinjauan prosedur pemilahan dokumen rekam medis non aktif pada departemen filing di RSUD Kelet Jepara Tahun 2019. Semarang. Cinkwancu S, Febi K K, Franckie R
R M.(2018). Analisis pengelolaan rekam medis di RSU Pancaran Kasih Manado. Manado.
Agung S, Clara P I.(2019). Rancangan bangun sistem informasi filing berbasis barcode di rumah sakit tentara dr. Asmir Salatiga. Surakarta.
Valentina, Srika B.(2018). Faktor penyebab kerusakan dokumen rekam medis di ruang penyimpanan RSU Mitra Sejati Medan. Medan. Retha D P V, Erlangga A.(2019).
Prosedure pengelolaan arsip untuk keamanan dokumen di RSIA Puri Bunda. Malang.
Novita Y.(2016). Faktor-faktor yang mempengaruhi keamanan berkas rekam medis berdasarkan peraturan perundang-undangan. Sukoharjo. Rinto P.(2019). Rekam medis
elektronik menggunakan sistem penyimpanan foto introral gigi untuk aplikasi teledentistry berbasis internet of things. Jakarta Barat. Tazia I P, Dian B, S.(2017).
Keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis di RSUD dr. Soehadi Prijonegoro. Seragen.
Sustini F, Rinda N, Sapitri A.(2017). Pembuatan aplikasi filing rekam medis rumah sakit. Jember.
Parmen S.(2016). Tinjauan prosedur penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit jiwa provinsi sumatra utara. Medan.
