GARIS PANDUAN:
PENGGUNAAN MEMO
GP.BAPS.PTMK(01)
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH
Nama & Jawatan
Wan Azlee bin Hj. Wan Abdullah Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Aplikasi & Pembangunan Sistem
Irman bin Khalil
Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Server & Baik Pulih Hazarina binti Abd. Hamid
Pen. Pegawai Teknologi Maklumat Bahagian Aplikasi & Pembangunan Sistem
Mesyuarat ICT Council 3/2006
1.0 OBJEKTIF
Garis panduan ini bertujuan untuk memastikan penggunaan memo menerusi aplikasi e-Community sebagai alat komunikasi dalaman antara individu /jabatan dan terhad kepada tujuan pejabat sahaja.
2.0 SKOP
Garis panduan ini digunapakai oleh warga kampus semasa menggunakan aplikasi memo yang disediakan oleh Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi secara berintegriti dan beretika.
3.0 PELAKSANAAN GARIS PANDUAN
3.1. GARIS PANDUAN DAN ETIKA PENGGUNAAN MEMO 3.1.1. APLIKASI MEMO
3.1.1.1. Akaun memo adalah bukan hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan yang dikeluarkan oleh Pejabat Pendaftar melalui akaun e-Community dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.
3.1.1.2. Akaun memo hendaklah digunakan bagi tujuan urusan rasmi antara jabatan (maximum group to atau cc terhad kepada 3 jabatan. Jika penghantaran melebihi had yang ditetapkan, maka penggunaan sistem
seseorang staf Universiti. Pengguna adalah dilarang daripada menggunakan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama. Sebarang urusan tidak rasmi hendaklah disampaikan dengan menggunakan saluran e-mail.
3.1.1.3 Rahsiakan nama pengenalan dan katalaluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan yang berlaku akan membolehkan orang lain menyalahgunakan kemudahan ini tanpa pengetahuan anda. Pastikan anda sentiasa menukar katalaluan untuk tujuan keselamatan (Rujuk prosedur penggunaan Kata Nama & Kata Laluan)
3.1.1.4 Sebarang bentuk pemakluman, iklan, promosi, jemputan dan sebagainya yang melibatkan sebahagian besar pengguna adalah tidak dibenarkan sama sekali menggunakan aplikasi memo. Bagi tujuan seperti tersebut pengguna perlulah menggunakan aplikasi announcement yang telah disediakan.
3.1.2. MENYENGGARA KOTAK MEL (MAIL BOX)
3.1.2.1. Kandungan dan penyelenggaraan kotak mel masing-masing adalah menjadi tanggungjawab pengguna.
3.1.2.2. Kemudahan memo hendaklah digunakan secara aktif. Pengguna digalakkan membuka memo sebaik saja sampai ke pejabat atau sewaktu memulakan kerja pada waktu pagi. Memo tersebut boleh
dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu kerja supaya memo yang dialamatkan kepada anda dapat sampai tepat pada masanya untuk diambil tindakan yang selanjutnya. Lakukan pemeriksaan ke atas kotak mel dalam jangkamasa waktu yang sesuai (contohnya pada setiap jam) sekiranya ada memo yang memerlukan pengguna membuat tindakan segera (contohnya menghadiri mesyuarat tergempar).
3.1.2.3. Pengguna harus menghadkan jumlah memo yang harus disimpan dalam kotak mel. Hapuskan memo yang difikirkan tidak perlu disimpan. Jika anda fikir memo itu akan dirujuk kemudian hari atau untuk dijadikan bahan bukti, buatlah salinan memo tersebut pada sumber storan kedua seperti disket, thumbdrive, hardisk, cd-rom dan sebagainya.
3.1.2.4. Memo yang yang dianggap bukan rasmi akan dihapuskan dalam pangkalan data rasmi universiti setiap sebulan sekali tanpa ada pemakluman dibuat terhadap pemilik memo tersebut. (Rujuk Polisi Jangka Waktu Simpanan Data Memo)
3.1.2.5. Pengguna hendaklah berwaspada ketika menghantar atau menyimpan memo di dalam kotal mel kerana ia mungkin terdedah kepada pencerobohan atau dicapai oleh penceroboh (hackers).
3.1.3. MENYEDIA, MENGHANTAR (COMPOSE) DAN MENGEDIT MEMO
3.1.3.1. Pastikan tajuk (subject) dan kandungan memo (content) menyentuh perkara yang sama bagi memudahkan penerima menentukan keutamaan ke atas memo yang masuk ke dalam kotak melnya (inbox).
3.1.3.2. Memo hendaklah ditulis secara biasa dengan gabungan teks dalam huruf kecil dan huruf besar di tempat-tempat yang sesuai. Kandungan memo dalam huruf besar akan dianggap sebagai mesej berbentuk amaran.
3.1.3.3. Apabila ingin menjawab memo (reply), berikan fokus kepada perkara-perkara yang perlu dirujuk sahaja ketika menjawab.
3.1.3.4. Pengguna tidak digalakkan menggunakan aplikasi ‘reply all’ jika kandungan memo tersebut hanya untuk makluman orang perseorangan sahaja.
3.1.3.5. Pengguna perlu mengetahui akan undang-undang yang berkuatkuasa di Malaysia yang boleh dikaitkan dengan penyalahgunaan rangkaian internet. Elakkan dari melibatkan diri dari menggunakan kemudahan ini untuk tujuan menghasut, menfitnah, menghantar berita palsu, menerbit semula hakcipta atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-undang.
3.1.3.6 Pastikan dengan betul alamat penerima memo yang hendak dihantar. Satu alamat memo (to) boleh mewakili satu individu atau mewakili satu kumpulan individu (iaitu terhad kepada 3 kumpulan jabatan sahaja). Salinan kepada (carbon copy (cc)) boleh digunakan apabila memo tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain.
3.1.3.7 Bcc (blind carbon copy (bcc)) adalah memo yang disalinkan kepada seseorang, tanpa diketahui memo tersebut juga dihantar (to) atau disalinkan (cc) kepada orang lain atau dengan kata lain, ianya tidak dipaparkan pada penerima memo tersebut.
3.1.3.8 Jika ingin memanjangkan memo yang diterima kepada pengguna lain, gunakan arahan forward tanpa mengedit kandungan memo asal. Jika ingin membuat komen peribadi, pengguna boleh masukkan komen itu di sebelah atas kandungan memo asal.
3.1.3.9 Pengguna hendaklah menggunakan saiz tulisan (font) yang bersaiz 10pt atau 12pt semasa membuat penghantaran memo. Penggunaan saiz tulisan yang agak besar (melebihi 12pt) dianggap tidak beretika dan boleh disalahertikan oleh penerima memo.
3.1.4. PENERIMAAN MEMO
3.1.4.1. Sekiranya memo yang diterima adalah berbentuk rasmi contohnya panggilan ke mesyuarat,anda perlu memaklumkan kepada pengirim bahawa memo tersebut telah diterima.
3.1.4.2. Memo yang berbentuk pertanyaan atau memerlukan tindakan perlu dijawab dengan segera. Jika perkara tersebut masih dalam tindakan, pengguna boleh memaklumkan kepada pengirim tindakan yang telah diambil dan sekiranya ada perkembangan lanjut akan dimaklumkan.
3.1.4.3 Sekiranya perkara tersebut bukan dibawah bidang kuasa pengguna, pengguna boleh memanjangkan memo tersebut kepada pegawai yang berkenaan atau memaklumkan kepada pengirim nama pegawai yang bertanggungjawab.
3.1.5. PENGGUNAAN BAHASA
3.1.5.1. Semua mesej / maklumat yang disampaikan melalui aplikasi memo hendaklah menggunakan sama ada Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris yang ‘standard’.
3.1.5.2. Bahasa dialek, loghat kedaerahan/kenegerian, singkatan ala SMS yang keterlaluan, dan bahasa kesat/lucah adalah dilarang sama sekali penggunaannya untuk mengelakkan kekeliruan dan salah tafsir tentang mesej yang hendak disampaikan.
3.1.5.3. Maklumat-maklumat yang berunsur hasutan, cacian ataupun yang boleh menimbulkan syak wasangka/perselisihan dikalangan pengguna juga adalah dilarang sama sekali.
3.1.6. PENGGUNAAN KOD WARNA
3.1.6.1 Penggunaan kod warna adalah bagi tujuan membezakan memo yang diterima oleh penerima itu adalah berbentuk rasmi atau tidak rasmi dan bagi memo yang tidak rasmi akan dihapuskan secara automatik oleh pentadbir pangkalan data tanpa ada pemakluman.
3.1.7.1 Kod warna yang digunakan adalah seperti berikut: a. Warna Biru – Pengirim adalah kategori staf
b. Warna Ungu – Pengirim adalah pelajar
c. Warna Hitam – Pengirim adalah pengguna luar d. Warna Merah – Tajuk memo adalah rasmi
KUATKUASA
MUKA SURAT 9/10
3.1.7. KEINGKARAN PERLANGGARAN
3.1.7.1 Sebarang bentuk memo yang melanggari garis panduan ini akan dihapuskan oleh pentadbir sistem tanpa sebarang pemakluman.
3.1.7.2 Sekiranya berlaku sebarang keingkaran/perlanggaran terhadap garis panduan ini, pengguan boleh dikenakan tindakan tatatertib.
4.0 MAKLUMAT TAMBAHAN
Pengguna bertanggungjawab dalam mematuhi tatacara penggunaan memo. Antara perkara-perkara yang dilarang dan perlu dielakkan dalam penggunaan memo adalah seperti berikut:
a. Membuat objek/teks bergerak pada laman memo (Marquee Text).
b. Memaparkan imej bergambar dengan cara melaksanakan pautan url secara automatik (Execute URL Image) dalam kotak mesej memo.
c. Membuat sebarang promosi yang tidak sepatutnya diiklankan dalam memo rasmi (cth: iklan topup hset, pembelian barangan, dan sebagainya yang difikirkan tidak sewajarnya).
d. Pengguna perlu memastikan agar memo yang dikirim tidak mengandungi unsur-unsur sensitif, khianat, lepas geram, dan sebagainya.
e. Penggunaan font yang agak menonjol (impress) dan bersaiz besar tidak digalakkan KECUALI penekanan(bold) kepada tajuk atau sub-tajuk penting sahaja supaya menampakkan perbezaan antara isi dan tajuk.
5.0 KESIMPULAN
Garis panduan ini adalah diharap dapat dipatuhi sepenuhnya oleh semua peringkat pengguna bagi mewujudkan masyarakat bermaklumat yang bertanggungjawab, kompeten dan berkesan. Berbanggalah dengan kemudahan yang diberikan ini dan jadilah pengguna yang bijaksana untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.
1.0 TUJUAN
Tujuan polisi ini adalah untuk memakluman kepada semua warga kampus mengenai pelaksanaan jangka waktu simpanan data memo bagi semua staf dan pelajar UMP.
2.0 LATAR BELAKANG
Memo merupakan aplikasi yang terdapat di dalam e-Community yang digunakan sebagai perantara komunikasi secara dalaman. Dari segi penggunaannya, memo tidak jauh berbeza dengan emel namun apa yang berbeza ialah memo digunakan bagi hal-hal dalaman antara warga UMP manakala emel pula lebih kepada urusan antara pihak UMP dengan pihak luar. Selain itu, memo tidak mempunyai fungsi attachment seperti emel. Kedua-dua aplikasi ini merupakan antara aplikasi yang paling banyak digunakan oleh para staf dan pelajar UMP.
3.0 OBJEKTIF
Objektif cadangan ini ialah untuk :-
a. Memastikan perjalanan aplikasi memo berjalan dengan baik dan lancar.
b. Memastikan bilangan data memo tidak terlalu banyak sehingga mengganggu perjalanan aplikasi lain.
maka ianya akan memberi kesan kepada prestasi pangkalan .
Melihat kepada masalah yang dihadapi maka berikut dikemukakan kaedah bagi menyelesaikannya :-
i. Jangka waktu simpanan memo.
Setiap memo akan berada di dalam pangkalan data selama sebulan. Jangka waktu ini terkecuali kepada memo yang berbentuk official dan draf.
ii. Penghapusan Data yang Berusia Lebih Sebulan
Data memo yang berusia lebih sebulan akan dihapuskan terus dari pangkalan data UMP kecuali memo berbentuk official dan draf.
iii. Jangka waktu Simpanan data bagi Memo Official dan Draf. Memo Official dan draf yang berusia setahun akan dihapuskan dari pangkalan data dua kali dalam setahun iaitu pada 1 Julai tahun semasa dan pada 1 Februari tahun berikutnya.
iv. Penyediaan Aplikasi Bagi Pengumuman.
Penghantaran memo kepada semua staf dan pelajar akan meningkatkan jumlah memo di dalam pangkalan data. Sehubungan dengan itu, suatu sistem pengumuman akan disediakan bagi menggantikan penghantaran memo kepada semua staf dan pelajar. Fungsi penghantaran memo kepada semua staf dan pelajar juga akan dikeluarkan dari e-Community bagi mengelakkan penyalahgunaan fungsi tersebut.
inbox
Dipindahkan ke table archive setelah mencapai 1 bulan
Memo
Dihapuskan dari pangkalan data UMP
5.0 KESIMPULAN
Diharapkan aplikasi memo dapat digunakan dengan efektif oleh para staf dan pelajar UMP.
