ANALISIS KETERSEDIAAN BAHAN AJAR DI UPBJJ AN ANALYSIS OF THE AVAILABILITY OF LEARNING MATERIAL AT THE REGIONAL OFFCIES

(1)

ANALISIS KETERSEDIAAN BAHAN AJAR

DI UPBJJ

AN ANALYSIS OF THE AVAILABILITY OF

LEARNING MATERIAL AT THE REGIONAL

OFFCIES

Nuraini Soleiman

To provide an accurate quantity of course materials on time is one of the most important components in managing an Open Distance Education (ODE) Institution. Indonesia Open University (IOU) is an ODE institution that has 36 regional offices across Indonesia. These Regional Offices function as students service centers in the region, including to provide the course materials. With the current IOU 's system, students are not required to buy course materials for courses they

registered. Therefore, there is no correlation between the courses taken and course materials needed by students. This causes difficulties in predicting the quantity of each course materials in a given semester. To improve the quality of delivery system of the course materials, this paper offers some suggestions such as early registration systems, intensive coordination among relevant units regarding course materials data, and the coordination between the Regional Offices and the IOU Head Office.

Key words: course materials, open and distance institution, quantity of course materials, regional offices. Kemajuan pembangunan suatu bangsa erat hubungannya dengan tingkat pendidikan Sumber Daya Manusia (SDM) bangsa tersebut. Indonesia sebagai negara berkembang sangat menyadari hal ini sehingga pemerintah menganggap perlu dilakukan suatu percepatan peningkatan pendidikan SDM dengan kualitas baik, yang pada akhirnya dapat berperan dalam pembangunan Indonesia. Salah satu cara untuk mendidik SDM agar dapat memperoleh pendidikan tinggi adalah dengan menambah daya tampung universitas atau dengan membuka universitas baru.

Pembukaan suatu universitas konvensional (tatap muka) mempunyai banyak kendala, terutama kendala SDM sebagai tenaga pengajarnya dan biaya untuk penyiapan sarana dan prasarana

Nuraini Soleiman adalah dosen pada FMIPA Universitas Terbuka 124

(2)

Soelaiman, Analisis Ketersediaan Bahan Ajar di UPBJJ

pendidikannya. Di samping itu universitas konvensional mempunyai keterbatasan dalam daya tampung peserta didik. Permasalahan yang dihadapi oleh pemerintah Indonesia dalam meningkatkan pendidikan SDM baik secara kuantitas maupun secara kualitas antara lain dijawab dengan menghadirkan Universitas Terbuka (UT) pada tahun 1984 sebagai salah satu Perguruan Tinggi Negeri (PTN).

Sebagai universitas negeri ke 45, UT merupakan institusi pendidikan tinggi yang melaksanakan fungsinya dengan menggunakan sistem belajar jarak jauh. Sistem Pendidikan Tinggi Jarak Jauh (PTJJ) yang diterapkan oleh UT menyebabkan lebih dari 40.000 mahasiswa yang mendaftar ke UT pada saat berdirinya. Dengan jumlah mahasiswa yang terus meningkat, pada tahun 1996 UT sudah merupakan salah satu dari Mega Universities di dunia. Mega University adalah suatu institusi belajar jarak jauh yang memiliki lebih dari 100.000 mahasiswa aktif (Daniel, 1996). Kemampuan UT untuk dapat menampung sedemikian banyak mahasiswa ini karena sistem PTJJ tidak membutuhkan ruangan untuk proses belajar

mengajarnya seperti yang ada pada universitas tatap muka. Pada PTJJ, selama masa belajar terjadi pemisahan antara pengajar dan yang diajar (Keegan, 1991). Sehingga antara pengajar dan yang diajar tidak harus langsung bertatap muka. Patut diketahui berdasarkan statistik tahunan tentang profil mahasiswa UT- di usianya yang ke 19 di tahun 2003 UT telah meluluskan lebih dari 500.000 lulusan. Suatu jumlah yang sulit dicapai oleh universitas konvensional di Indonesia dalam kurun waktu yang sama.

BAHAN AJAR

Sebagai mega university UT bergantung kepada sistem yang menghasilkan tiga keluaran yaitu: bahan ajar yang baik, pelayanan kepada mahasiswa yang efektif, dan penggunaan sumberdaya yang efisien (Daniels, 1996). Ke tiga keluaran di atas berpengaruh terhadap pengelolaan bahan ajar. Para mahasiswa sudah harus dapat mempelajari materi ajar begitu mereka selesai registrasi matakuliah. Ini berarti bahan ajar harus selalu tersedia di tempat penjualannya.

Sistem pengelolaan bahan ajar di UT terdiri dari pengembangan, pengadaan, pendistribusian, dan penjualan bahan ajar kepada mahasiswa. Sistem tersebut haruslah dapat memenuhi syarat tertentu sehingga keluarannya dapat sesuai dengan hasil yang dikemukakan oleh Daniels (1996).

Sebagai perguruan tinggi dengan sistem belajar jarak jauh, mahasiswa UT belajar secara mandiri dari bahan ajar yang disediakan. Namun demikian belajar mandiri ini bukan berarti mahasiswa harus belajar seorang diri. Mereka dapat juga membentuk kelompok untuk

(3)

Jurnal Pendidikan Terbuka dan Jarak Jauh, Vol. 6, No. 2, September 2005, 124-137

membahas materi pelajaran (Holmberg, 1986). Peran bahan ajar sebagai pengganti kehadiran pengajar dalam melakukan transfer ilmu pengetahuan kepada peserta didik, mengakibatkan bahan ajar ini harus dikembangkan sedemikian rupa sehingga peserta didik dapat mempelajarinya secara mandiri. Bahan ajar cetak yang merupakan bahan ajar utama UT ditulis oleh pengajar yang berasal dari PTN yang terbaik di negara ini. Keterlibatan banyak pihak dalam proses pengembangan bahan ajar membutuhkan suatu manajemen yang baik. Setiap tahapan dari proses pengembangan bahan ajar dapat berkontribusi secara efektif terhadap produk yang akan dihasilkan dari pengembangan bahan ajar tersebut.

Proses selanjutnya adalah proses pengadaan, pendistribusian, dan penjualan bahan ajar kepada mahasiswa, yang juga melibatkan banyak pihak, baik dari unsur UT maupun pihak-pihak diluar UT. Keterlibatan banyak pihak ini membutuhkan suatu pengadministrasian yang baik sehingga secara keseluruhan sistem ini dapat dilaksanakan secara efisien. Hal ini ditegaskan oleh Peters & Keegan (1994) bahwa industrialisasi belajar jarak jauh menuntut pengadministrasian yang baik dan terpusat sehingga secara ekonomis dapat dipertanggungjawabkan.

Selain sisi efisiensi sistem pengelolaan bahan ajar seperti yang dikemukan oleh Peters & Keegan (1994), penyediaan bahan ajar merupakan salah satu jenis pelayanan kepada mahasiswa. Dengan

demikian, tujuan dari sistem pengelolaan bahan ajar adalah agar mahasiswa dapat memperoleh bahan ajar tepat pada waktunya sehingga mahasiswa dapat mempersiapkan diri lebih awal sebelum mereka mengikuti ujian. Untuk itu dibutuhkan koordinasi pelayanan kepada mahasiswa yang efektif antara pihak-pihak yang terlibat, sehingga kebutuhan bahan ajar di masing-masing tempat penjualan bahan ajar dapat terpenuhi.

MAHASISWA

Seperti pada umumnya mahasiswa PTJJ, mahasiswa UT adalah sekelompok masyarakat yang karena suatu hal belum dapat memperoleh kesempatan menikmati pendidikan tinggi pada institusi pendidikan tinggi tatap muka yang ada. Keberadaan UT ini sudah tentu memberikan kesempatan kepada mereka (Pannen, 1999).

Kelompok masyarakat lebih memilih PTJJ daripada PT tatap muka karena berbagai alasan, seperti tidak dapat meninggalkan pekerjaan dan lokasi PT tatap muka sulit dijangkau oleh calon mahasiswa. Bagi UT indikasi ini tampak dari cukup banyaknya mahasiswa yang berdomisili di kota kecil yang tidak ada perguruan tingginya. Sebagian besar mahasiswa UT adalah mereka yang sudah

(4)

bekerja. Selain itu, pada PTJJ ada kebebasan dalam menentukan waktu belajar dan cara belajar yang tidak dapat diperolehnya pada perguruan tinggi biasa. Mahasiswa PTJJ dapat belajar dari bahan ajar yang tersedia kapan saja mereka mau dan mereka dapat mengikuti tutorial melalui internet kapan saja mereka sempat (Daniel, 1996; Suparman & Zuhairi, 2004). Di lain pihak, perkuliahan di perguruan tinggi tatap muka sudah terjadwal dan umumnya dilakukan dari pagi hingga petang hari. Bagi mereka yang bekerja, waktu kuliah tersebut sulit untuk dapat dipenuhi. Karena itu, mahasiswa UT kebanyakan terdiri dari mereka yang sudah bekerja, guru yang aktif mengajar namun relatif sedikit yang berasal dari tamatan SMTA yang baru lulus.

Untuk melayani kelompok masyarakat ini, UT mempunyai empat fakultas yaitu, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Fakultas Ekonomi (FEKON), Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP), dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP). Masing- masing fakultas mempunyai beberapa jurusan yang dapat dipilih oleh calon mahasiswa.

Kecuali FKIP yang mempersyaratkan calon mahasiswanya adalah guru, fakultas lain tidak memberikan persyaratan khusus kepada calon mahasiswanya, selain syarat ijasah SMTA. Dengan latar belakang calon mahasiswa seperti ini maka setiap warga negara Indonesia yang mempunyai ijasah SMTA dapat menjadi mahasiswa UT di manapun domisilinya. Perlu diketahui bahwa tidak ada ujian saringan masuk untuk menjadi mahasiswa UT.

Secara garis besar mahasiswa UT dapat dikelompokkan atas dua jenis, yaitu:

1. Mahasiswa yang mengikuti pendidikan di UT karena inisiatifnya sendiri. Mahasiswa seperti ini disebut mahasiswa individual. Mereka berhubungan dengan UT secara individual baik untuk kebutuhan akademik maupun administrasi akademik. Sekalipun mahasiswa tersebut membentuk kelompok belajar (Pokjar) di wilayahnya, namun UT tidak melakukan hubungan dengan Pokjar tersebut. Biaya pendidikan mahasiswa ini biasanya ditanggung sendiri.

2. Mahasiswa jenis kedua adalah mahasiswa yang studi di UT karena kebutuhan suatu institusi untuk meningkatkan SDMnya. Biasanya UT menjalin kerjasama dengan institusi tersebut dalam pengelolaan kegiatan akademik dan administrasi akademiknya. Mahasiswa ini diberi beasiswa oleh institusinya.

Selain tidak adanya persyaratan khusus untuk menjadi mahasiswa kecuali lulus SMTA, UT juga memberikan 'kebebasan' kepada mahasiswa untuk memilih dan menentukan jumlah matakuliah yang akan

diregistrasikan dalam setiap semester sesuai dengan kemampuannya. Kebebasan yang diberikan kepada mahasiswa ini

(5)

berdampak sangat besar kepada pengadministrasian dan pengelolaan sistem layanan yang dilakukan oleh UT. Salah satu dampak dari kebebasan ini adalah tingginya jumlah matakuliah yang ditawarkan pada setiap semester. Pada tahun 2003 saja, terdapat sekitar 800 jenis matakuliah yang ditawarkan untuk dapat diregistrasikan dan untuk dapat diikuti ujiannya oleh mahasiswa.

Besarnya jumlah matakuliah yang ditawarkan dan besarnya jumlah mahasiswa yang melakukan registrasi (Tabel 1) pada setiap semester mengakibatkan produksi bahan ajar UT dilakukan secara masal. Selain itu ketersebaran mahasiswa di seluruh tanah air berkontribusi terhadap sistem pendistribusian bahan ajar yang menuntut ketepatan waktu. Apalagi dalam salah satu analisis situasi yang diterangkan dalam Renstra UT dinyatakan bahwa untuk menjembatani kesenjangan kualitas pendidikan tinggi di tanah air, diperlukan adanya penyebarluasan bahan ajar (cetak dan non-cetak) serta evaluasi hasil belajar yang baku di seluruh wilayah Indonesia (Universitas Terbuka, 1998). Untuk menangani semua ini secara efisien, sudah tentu dibutuhkan investasi yang besar dan sistem pengadministrasian yang baik.

Tabel 1. Sebaran Mahasiswa dan Layanan Pendistribusian Bahan Ajar

KODE AGEN UPBJJ-UT / AGEN MHS DO SET

11 BANDA ACEH 487 10 620 12 MEDAN 895 9 1,570 14 PADANG 1,233 13 2,315 15 PANGKAL PINANG 889 17 1,602 16 PEKANBARU 1,052 9 1,025 17 JAMBI 884 10 1,222 18 PALEMBANG 1,541 12 2,715 19 BENGKULU 618 14 1,157 20 BANDAR LAMPUNG 1,261 13 2,996 2003.1 21 JAKARTA 10,436 42 23,742 23 BOGOR 3,890 13 3,555 24 BANDUNG 4,962 11 4,775

24A TOKO BUKU MERAH DELIMA 8 4,062

41 PURWOKERTO 1,913 10 2,776

42 SEMARANG 2,372 12 2,717

(6)

45 YOGYAKARTA 1,612 12 5,729

(7)

KODE AGEN 71 74 76 47 48 49 50 77 78 79 79.01 79200 80 82 83 84 85 86 87 89

2003.1 UPBJJ-UT / AGEN MHS DO SET SURABAYA 1,276 11 1,971 MALANG 574 7 665 JEMBER 281 10 1,095 PONTIANAK 2,435 9 2,127 PALANGKARAYA 864 12 1,124 BANJARMASIN 1,655 8 1,770 SAMARINDA 1,259 10 5,132 DENPASAR 627 8 2,470 MATARAM 293 10 2,794 KUPANG 1,077 5 290

Kandep P&K Flores Timur 2 50

Dinas P&K Sumba Barat 2 125

MAKASSAR 556 11 1,015 PALU 180 9 1,004 KENDARI 420 9 983 MANADO 315 6 609 GORONTALO 533 8 996 AMBON 473 5 142 JAYAPURA 556 13 2,324 TERNATE 688 TOTAL 48,994 384 91,256

PERAN UPBJJ DALAM PENYEDIAAN BAHAN AJAR UT Dengan mengenyampingkan konotasi negatif dari istilah

konsumen, Peters & Keegan (1994) menyatakan bahwa mahasiswa adalah konsumen dari pendidikan secara akademik. Dengan demikian mahasiswa adalah konsumen maka institusi PTJJ adalah produsen dari produk akademik.

Sebagai produsen UT harus menjaga kualitas produk yang

dihasilkannya. Demi menjaga kualitas, UT mendirikan Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) yang berkedudukan di kota-kota besar di Indonesia dimana terdapat PTN. Diharapkan PTN tersebut dapat membantu UT terutama dalam bidang akademik seperti penyediaan tutor bagi matakuliah yang ditawarkan oleh UT sehingga kualitas akademik yang diberikan oleh UT dapat dijamin (Universitas Terbuka, 2001).

Karena keterpisahan jarak antara mahasiswa dan institusi dapat mengakibatkan rasa keterasingan bagi mahasiswa maka UPBJJ adalah unit UT di daerah yang dapat menjembatani hubungan mahasiswa

(8)

dengan UT. Dengan demikian maka semua layanan administrasi akademik seperti registrasi, pengelolaan tutorial, penyelenggaraan ujian, dan

penyediaan bahan ajar yang dibutuhkan mahasiswa di suatu wilayah dapat dilakukan melalui UPBJJ setempat.

Sebagai unit UT yang memberikan layanan bagi mahasiswa, UPBJJ juga melakukan penjualan bahan ajar UT. UPBJJ berfungsi sebagai toko buku bagi bahan ajar UT. Dengan fungsi tersebut maka UPBJJ adalah salah satu unit yang menentukan ketersediaan bahan ajar bagi mahasiswa. Ketersediaan bahan ajar memungkinkan mahasiswa dapat memperoleh bahan ajar dengan mudah dan tepat waktu sehingga mahasiswa terbantu dalam menjalankan proses pembelajarannya. Tampak jelas bahwa UPBJJ berhadapan langsung dengan konsumen yang harus memperoleh layanan sebaik mungkin.

Ketersediaan bahan ajar di UPBJJ dapat ditinjau dari dua hal yaitu,

1. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa UT pada matakuliah yang

diregistrasikan di suatu semester. Tinjauan ini berdasarkan permintaan bahan ajar oleh UPBJJ.

2. Ketersediaan bahan ajar ditinjau dari sisi laporan hasil penjualan bahan ajar yang dikirim oleh UPBJJ kepada UT-Pusat.

PREDIKSI KEBUTUHAN BAHAN AJAR DI UPBJJ

Salah satu kesulitan dalam pengelolaan bahan ajar adalah

melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar mahasiswa pada suatu semester. Beberapa data pendukung seperti data registrasi matakuliah, data permintaan bahan ajar oleh UPBJJ, dan data penjualan bahan ajar dari UPBJJ untuk setiap semester dibutuhkan untuk dapat menentukan prediksi pengadaan bahan ajar. Dengan demikian dibutuhkan keakuratan dan kecepatan proses penyediaan data pendukung ini.

Terkait dengan hal tersebut, artikel ini membahas kebutuhan bahan ajar mahasiswa dengan menganalisis data registrasi matakuliah pada tahun 2003 semester 1 (2003.1), serta data pengiriman bahan ajar yang diminta oleh UPBJJ, dan laporan hasil penjualan bahan ajar yang dilaporkan oleh UPBJJ.

Beberapa asumsi harus dilakukan untuk mempermudah perhitungan dan penjelasan.

1. Data permintaan dari UPBJJ dibuat berdasarkan analisis data

registrasi matakuliah sebelumnya sehingga permintaan bahan ajar dari UPBJJ dianggap sebagai kebutuhan bahan ajar mahasiswa pada semester bersangkutan.

(9)

2. Seluruh permintaan bahan ajar oleh UPBJJ dipenuhi oleh UT Pusat sehingga data pengiriman bahan ajar merupakan data permintaan bahan ajar dari UPBJJ.

3. Data hasil penjualan bahan ajar pada semester bersangkutan dianggap sebagai data penjualan dari bahan ajar yang diminta (pada kenyataannya belum tentu demikian mengingat bahwa ada

kemungkinan mahasiswa membeli bahan ajar yang berbeda dari yang diminta oleh UPBJJ dan bahan ajar tersebut masih tersedia di UPBJJ dari permintaan semester sebelumnya).

4. Nilai (harga) setiap set bahan ajar dianggap sama untuk dapat memperoleh data jumlah bahan ajar yang terjual di masing-masing UPBJJ. Hal ini dilakukan karena data penjualan bahan ajar dari masing-masing UPBJJ yang diterima hanya menggambarkan nilai bahan ajar yang terjual. Tidak ada penjelasan rinci yang memberikan informasi tentang jenis dan jumlah bahan ajar yang terjual.

KEBUTUHAN BAHAN AJAR DITINJAU DARI PERMINTAAN BAHAN AJAR OLEH UPBJJ

Permintaan bahan ajar yang diajukan oleh UPBJJ kepada UT Pusat dilayani dengan mengeluarkan Delivery Order (DO) sebagai alat untuk melakukan pendistribusian bahan ajar. Tingginya jumlah permintaan yang dinyatakan dalam jumlah DO yang dikeluarkan (Tabel 1) untuk masing-masing UPBJJ menyatakan bahwa kebutuhan bahan ajar sangat tinggi. Tingginya tingkat permintaan ini juga memberikan gambaran bahwa UPBJJ akan memberikan pelayanan kepada mahasiswa dengan baik.

Tampak pada semester 2003.1, terdapat 48.994 mahasiswa yang melakukan registrasi (Tabel 1). Misalnya, seorang mahasiswa

meregistrasikan lima matakuliah maka data untuk mahasiswa tersebut akan tercatat sebagai lima buah data. Tabel 2 memberikan jumlah registrasi matakuliah yang dilakukan mahasiswa untuk pertama kalinya. Angka yang disajikan pada Tabel 2 yaitu 162.615 menunjukkan prediksi banyaknya bahan ajar yang dibutuhkan pada semester 2003.1.

Andaikan saja tiap mahasiswa melakukan registrasi untuk lima matakuliah maka dari angka 162.615 dibagi dengan lima matakuliah akan diperoleh sekitar 34 ribu mahasiswa dari 48,994 yang melakukan registrasi matakuliah untuk pertama kalinya. Dengan demikian sekitar 34,000

mahasiswa tersebut sangat berpotensi untuk memiliki bahan ajar sendiri atau dengan lain perkataan akan membeli bahan ajar untuk matakuliah yang diregistrasikannya pada semester tersebut.

(10)

Tabel 2. Sebaran Mahasiswa Registrasi Matakuliah Bukan ujian Ulang pada semester 2003.1

KODE AGEN UPBJJ-UT / AGEN JUMLAH

11 BANDA ACEH 1,723 12 MEDAN 2,628 14 PADANG 3,275 15 PANGKAL PINANG 3,368 16 PEKANBARU 3,418 17 JAMBI 3,180 18 PALEMBANG 5,200 19 BENGKULU 2,262 20 BANDAR LAMPUNG 3,453 21 JAKARTA 35,123 23 BOGOR 12,571 24 BANDUNG 18,244 41 PURWOKERTO 5,971 42 SEMARANG 8,927 44 SURAKARTA 2,743 45 YOGYAKARTA 4,802 47 PONTIANAK 8,134 48 PALANGKARAYA 1,743 49 BANJARMASIN 4,142 50 SAMARINDA 3,863 71 SURABAYA 4,248 74 MALANG 1,668 76 JEMBER 648 77 DENPASAR 1,868 78 MATARAM 797 79 KUPANG 3,854 80 MAKASSAR 1,829 82 PALU 539 83 KENDARI 1,113 84 MANADO 1,162 85 GORONTALO 2,045 86 AMBON 2,073 87 JAYAPURA 2,167 88 DILLI 2 89 TERNATE 3,534 99 LUAR NEGERI 298 TOTAL 162,615

(11)

Agar dapat memenuhi kebutuhan bahan ajar ini dan dengan mengasumsikan bahwa permintaan bahan ajar dari UPBJJ seluruhnya dipenuhi oleh UT Pusat maka 91,256 set bahan ajar dikirim ke 37 tempat penjualan bahan ajar UT (Tabel 1). Untuk dapat melihat kebutuhan bahan ajar dari setiap mahasiswa dari sisi registrasi matakuliah, permintaan bahan ajar, dan dari jumlah bahan ajar yang terjual diberikan data dalam bentuk tabel pada Tabel 3.

Tabel 3. Kebutuhan Bahan Ajar

Kebutuhan BA Data Data BA Terjual Registrasi prediksi BA

oleh UPBJJ

Untuk seluruh mahasiswa 162,615 set 91.256 set 43.341 set pada semester 2003.1

Untuk setiap mahasiswa 5 set 2 set 1 set pada semester 2003.1

Kebutuhan bahan ajar yang diprediksi oleh UPBJJ dinyatakan dalam jumlah set bahan ajar yang diminta oleh UPBJJ, yaitu sejumlah 91,256 set. Jika kebutuhan bahan ajar ini dibagikan kepada 34 ribu mahasiswa yang melakukan registrasi lima matakuliah untuk pertama kalinya maka setiap mahasiswa membutuhkan 2 set bahan ajar.

Dari data permintaan bahan ajar yang diajukan oleh UPBJJ terlihat bahwa kebutuhan mahasiswa untuk memiliki bahan ajar sendiri hanya 40% dari jumlah matakuliah yang diregistrasikan. Hal ini juga menyatakan bahwa 60% dari matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa, bahan ajarnya diperoleh dari sumber lain yang tidak diketahui oleh UT secara pasti.

Agar proses pembelajaran mahasiswa dapat berjalan dengan baik maka UT perlu melakukan penelitian lebih lanjut untuk melihat proses mahasiswa mempelajari matakuliah yang bahan ajarnya belum diketahui sumbernya ini. Disamping itu dari sisi sistem pengelolaan bahan ajar, UT perlu juga mengetahui keberadaan sumber lain yang dapat memenuhi kebutuhan bahan ajar bagi 60% matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa tersebut. Ke dua hal ini sangat penting bagi UT, mengingat salah satu kesulitan dalam sistem pengelolaan bahan ajar adalah

melakukan prediksi terhadap kebutuhan bahan ajar bagi mahasiswa. Permasalahan yang timbul bagi UT adalah menentukan jenis dan jumlah bahan ajar yang termasuk dalam kelompok 40% dan yang termasuk dalam kelompok 60%. Untuk dapat menjawab hal ini laporan yang diberikan oleh UPBJJ mengenai penjualan bahan ajar haruslah

(12)

dapat diberikan kepada UT Pusat secepatnya sehingga UT Pusat dapat melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar secara tepat.

KEBUTUHAN BAHAN AJAR DITINJAU DARI PENJUALAN BAHAN AJAR DI UPBJJ

Untuk dapat melihat kebutuhan bahan ajar di UPBJJ, berikut ini diberikan analisa tentang laporan hasil penjualan bahan ajar pada semester 2003.1 yaitu dari bulan Januari sampai dengan Juni 2003, yang dikirim ke UT Pusat. Kebutuhan bahan ajar ditinjau dari hasil penjualan yang dilakukan oleh UPBJJ, adalah sekitar 43.341 set bahan ajar terjual (Tabel 4). Dengan menggunakan asumsi yang sama yaitu mahasiswa melakukan registrasi untuk lima matakuliah dan menggunakan data Tabel 3 yaitu mahasiswa yang melakukan registrasi matakuliah pertama

kalinya, maka setiap mahasiswa akan membutuhkan satu set bahan ajar. Tabel 4. Penjualan Bahan Ajar di UPBJJ

Jmh Set Jmh Set Persentasi

UPBJJ-UT Permintaan Terjual Terjual

BANDA ACEH 620 215 35% MEDAN 1.570 774 49% PEKANBARU 2.315 800 35% PADANG 1.602 1.123 70% PANGKAL PINANG 1.025 631 62% JAMBI 1.222 319 26% PALEMBANG 2.715 1.432 53% BENGKULU 1.157 572 49% BANDAR LAMPUNG 2.996 925 31% JAKARTA 23.742 14.958 63% BOGOR 3.555 2.387 67% BANDUNG 4.775 2.385 50% SEMARANG 4.062 1.964 48% SURAKARTA 2.776 1.168 42% PURWOKERTO 2.717 1.573 58% YOGYAKARTA 1.992 1.927 97% SURABAYA 5.729 2.101 37% MALANG 1.971 662 34% JEMBER 665 262 39% DENPASAR 2.470 481 19% MATARAM 2.794 299 11% KUPANG 465 0 0%

(13)

UPBJJ-UT PONTIANAK PALANGKARAYA BANJARMASIN SAMARINDA MAKASSAR PALU KENDARI MANADO GORONTALO AMBON JAYAPURA

Jmh Set Jmh Set Persentasi Permintaan Terjual Terjual

2.127 1.031 48% 1.124 349 31% 1.770 1.448 82% 5.132 1.466 29% 1.015 518 51% 1.004 102 10% 983 214 22% 609 542 89% 996 308 31% 142 0 0% 2..324 403 17% 90.161 43.341

Berdasarkan data permintaan bahan ajar dan laporan hasil penjualan bahan ajar tampak bahwa:

1. Persentasi bahan ajar yang terjual di masing-masing UPBJJ sangat bervariasi, namun secara total bahan ajar yang terjual sekitar 42% dari bahan ajar yang dikirim ke UPBJJ.

2. Dari lima matakuliah yang diregistrasikan mahasiswa untuk pertama kalinya, hanya 20% yang dibeli bahan ajarnya oleh mahasiswa, atau hanya satu matakuliah yang bahan ajarnya dimiliki sendiri oleh mahasiswa. Empat matakuliah yang lain tidak diketahui sumber bahan ajarnya.

Dari data penjualan yang disajikan disini terlihat bahwa kebutuhan untuk memiliki bahan ajar sendiri untuk matakuliah yang diregistrasikan oleh mahasiswa, hanya 42% dari bahan ajar yang diprediksi akan dibutuhkan oleh mahasiswa. Beberapa hal yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut adalah, sumber bahan ajar lain selain yang dijual oleh UPBJJ dan jenis bahan ajar yang dirasakan harus dimiliki sendiri oleh mahasiswa.

KESIMPULAN DAN SARAN

Dari hasil analisis terhadap data tahun 2003 semester 1 tampak bahwa:

1. Tingginya frekuensi permintaan bahan ajar dari UPBJJ dapat

menggambarkan bahwa UPBJJ berusaha memenuhi kebutuhan bahan ajar mahasiswa sehingga pelayanan bahan ajar kepada

mahasiswa di UPBJJ dapat dikatakan dilakukan dengan baik. 2. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa yang dianalisis dari data registrasi

matakuliah dan permintaan bahan ajar oleh UPBJJ menyatakan

(14)

bahwa untuk semester 2003.1 setiap mahasiswa yang meregistrasikan lima matakuliah memiliki bahan ajar untuk dua matakuliah. Tiga matakuliah lainnya tidak diketahui sumber bahan ajarnya.

3. Kebutuhan bahan ajar mahasiswa yang dianalisis dari data registrasi matakuliah dan penjualan bahan ajar oleh UPBJJ menyatakan bahwa untuk semester 2003.1, setiap mahasiswa yang meregistrasikan lima matakuliah memiliki bahan ajar untuk satu matakuliah. Empat matakuliah lainnya tidak diketahui sumber bahan ajarnya.

4. Bahan ajar yang tidak dibeli oleh mahasiswa, tidak diketahui dengan pasti atau tidak dapat diprediksi sejak awal baik jumlah maupun jenisnya.

Dengan demikian, kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil analisis adalah:

1. Permintaan bahan ajar oleh UPBJJ tidak selalu menggambarkan kebutuhan bahan ajar mahasiswa.

2. Tidak terdapat hubungan antara matakuliah yang diregistrasikan dengan bahan ajar yang akan dibutuhkan oleh mahasiswa.

Dari hasil kajian di atas dapat dimengerti bila UT mengalami kesulitan dalam melakukan prediksi kebutuhan bahan ajar. Akan terjadi kelebihan atau kekurangan dalam penyediaan bahan ajar untuk matakuliah tertentu, yang mengakibatkan tingkat efisiensi dari sistem penyediaan bahan ajar akan rendah. Inefisiensi dari sistem penyediaan bahan ajar tersebut, disebabkan oleh sistem yang diterapkan oleh UT yang memberikan kebebasan kepada mahasiswa untuk tidak perlu membeli bahan ajar bagi matakuliah yang diregistrasikannya.

Mengingat bahwa bahan ajar merupakan satu-satunya sumber belajar bagi mahasiswa dalam PTJJ dan UT sebagai lembaga PTJJ berkewajiban menyediakan bahan ajar maka ketersediaan bahan ajar merupakan salah satu pelayanan kepada mahasiswa yang harus dilakukan oleh UT secara efektif dengan memanfaatkan sumberdaya secara efisien. Untuk itu disarankan empat hal berikut ini.

1. UT perlu meninjau kembali sistem kepemilikan bahan ajar bagi

mahasiswanya, misalnya mahasiswa diwajibkan untuk membeli bahan ajarnya di UT pada saat melakukan registrasi untuk matakuliah tersebut untuk pertama kali. Agar sistem ini dapat diterapkan secara baik maka perbaikan bahan ajar harus terus diupayakan terutama pada bagian tugas mandiri dan latihan. Dengan demikian daya tarik bahan ajar akan semakin tinggi.

2. UT perlu menerapkan sistem registrasi terencana paling tidak untuk satu semester lebih awal, terutama bagi matakuliah yang diregistrasikan untuk pertama kali. Namun untuk registrasi

(15)

matakuliah ujian ulang dapat dilakukan pada semester yang

diinginkan oleh mahasiswa. Dengan demikian proses penyediaan bahan ajar, bahan registrasi dan penyediaan tutor bagi matakuliah tertentu, dapat direncanakan dengan baik. Selain itu, pendistribusian bahan ajar ke UPBJJ dapat dilakukan dengan lebih efisien.

3. Dengan menggunakan sistem komputerisasi pengelolaan bahan ajar yang telah diterapkan pada setiap UPBJJ maka UPBJJ dapat dengan mudah mengetahui keadaan stok bahan ajar di UPBJJnya. Dengan demikian UPBJJ seharusnya dapat memprediksi kebutuhan bahan ajar dalam waktu singkat dan mengirimkan data tersebut kepada UT Pusat melalui sistem jaringan internet ataupun fax. Selain itu UT Pusat dapat melakukan penyiapan bahan ajar lebih awal. Untuk itu perlu ditetapkan waktu tertentu dimana data tersebut harus masuk ke UT Pusat, terutama pada awal masa registrasi, mengingat bahan ajar UT juga digunakan oleh bukan mahasiswa UT.

4. Pengiriman data stok dan kebutuhan bahan ajar di UPBJJ dialamatkan kepada unit yang membawahi bidang operasional sehingga dapat segera dilakukan koordinasi dengan unit operasional yang terkait. Hal ini mengingat selama ini data yang berhubungan dengan penyiapan bahan ajar tersebar dibeberapa unit kerja, sehingga koordinasi sangat dibutuhkan untuk memperoleh output yang dapat meningkatkan efisiensi pengadaan dan pendistribusian bahan ajar. REFERENSI

Daniel, J.S. (1996), Mega universities & knowledge media, Kogan Page. Holmberg, B. (1986). Growth and structure of distance education. New

Hampshire: Croom Helm.

Keegan, D. (1991). Foundations of distance education. Great Britain: Biddles Ltd.

Panen, P. (Ed.). (1999), Cakrawala pendidikan. Universitas Terbuka. Peters, O. & Keegan, D. (1994), The industrialization of teaching &

learning, London, Routledge.

Suparman, M.A. & Zuhairi, A. (2004). Pendidikan jarak jauh: Teori dan praktek. Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.

Universitas Terbuka (1998). Rencana pembangunan Universitas Terbuka 19982008: Buku I Rencana Strategis. Jakarta: Depdikbud -Universitas Terbuka.

Universitas Terbuka (2001). Buku pedoman pengelolaan UPBJJ. Jakarta: Depdikbud - Universitas Terbuka.