LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN

(1)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{1 | 11}

LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN

Prosedur ini diterbitkan sebagai bagian dari Sistem Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Serui Kelas II dari aspek Manajemen Administrasi dan Operasional berdasarkan Sistem Manajemen Mutu

Prosedur ini bersifat dinamis mengikuti Standar, Regulasi ataupun Kode, sehingga diharapkan bahwa dalam Proses Implementasinya tingkat Penyempurnaan tersebut akan mendorong lebih cepat tercapainya Sasaran secara efektif.

PERINGATAN ! Perlindungan Hak Cipta Warning!@ Copyright Protection

Terbitan Prosedur initidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik, Photo Copy, dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.

Tim Penjaminan Mutu

PENGADILAN NEGERI SERUI KELAS II

Jalan Sumatera Serui

TANGGAL DIBUAT

DOCUMENT CONTROL DOCUMENT CONTROL

STAMP / STEMPEL RENNY LEO, S.Si AGUSTINUS PALINGGI, SE.

NIP 19810808 200604 2 005 19840829 200912 1 008

DIPERIKSA DISETUJUI

QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE KETUA PMPN

IVAN BUDI SANTOSO, S.H.,M.Hum YANCE PATIRAN, S.H.,M.H.

(2)

STATUS REVISI

NO. REVISI NO. HALAMAN

BAGIAN/ SUB BAGIAN YANG DIREVISI

DISETUJUI

(3)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{3 | 11} Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan Tata Cara Penyusunan, Pembuatan,Persetujuan / Pengesahan,Distribusi,Perubahan atau Revisi dan Penghapusan serta Pengendalian Dokumen dan Data yang relevan dengan Sistem Manajemen Mutu di Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri.

1. Ruang Lingkup

Prosedur ini mencakup dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh Sistem Manajemen Mutu di Kantor Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri.

2. Definisi

2.1. Quality Management Representative (QMR) yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Wakil Manajemen puncak untuk mengelola Sistem Manajemen Tim Penjaminan Mutu;

2.2. Wakil Management Representative yaitu Petugas yang ditunjuk sebagai Koordinator untuk membantu tugas Quality Management Representative

2.3. Document Controller (DC) yaitu Petugas yang bertanggung jawab sebagai Pengelola Dokumen;

2.4. Dokumen adalah Informasi dan Sarana pendukungnya yang dapat berbentuk kertas atau elektronik yang berisi aktifitas yang harus diikuti;

2.5. Dokumen Internal adalah Dokumen yang diterbitkan oleh Internal Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri seperti Manual Mutu, Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja;

2.6. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang diterbitkan dari Pihak diluar Internal Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri seperti Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah;

2.7. Dokumen Terkendali adalah Dokumen yang peredarannya dikendalikan oleh DC dan seluruh atau sebagian dari lembar dokumen ini harus ditarik dari peredarannya jika terdapat revisi atau terbitan baru. Dokumen terkendali harus diberikan kepada personel yang terlibat langsung atau yang berhubungan dengan dokumen tersebut. Dokumen terkendali diberi stempel “CONTROLLED”;

2.8. Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen yang sifatnya hanya untuk Informasi dan peredarannya tidak dikendalikan oleh Document Controller. Dokumen ini tidak perlu ditarik dari peredaran atau penggunaan, jika terjadi perubahan atau revisi. Dokumen tidak terkendali diberi stempel“UNCONTROLLED”;

2.9. Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik dari peredarannya karena adanya perubahan atau revisi dan distempel “OBSOLETE /

(4)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{4 | 11} 2.10. Form Check List adalah Dokumen atau Kertas Kerja yang dijadikan bukti Objektif

pelaksanaan suatu Pekerjaan;

2.11. Penghapusan Dokumen adalah Penghapusan Dokumen yang berbentuk kertas maupun Data Elektronik dari daftar Dokumen;

3. Dasar Hukum

3.1. Manual Mutu Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri

4. Uraian Umum

4.1. DC bertanggungjawab mengendalikan seluruh Dokumen(Internal danEksternal) mulai dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi kebagian yang terkait dan Penarikan serta Penghapusan Dokumen;

4.2. QMR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Akreditasi penjaminan Mutu Pengadilan Negeri adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya;

4.3. QMR harus memastikan bahwa DokumenLuar (Eksternal) yang masuk ke Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dikenali dan pendistribusiannya terkendali;

4.4. Penanggungjawab masing-masing Unit Proses bertanggungjawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumen di Unitnya; 4.5. Penanggungjawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen

terbaru (revisiterkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya, terdapat dibagiannya;

5. Prosedur

5.1. Penerbitan Dokumen Baru

5.1.1. Setiap unit proses yang akan menerbitkan dokumen baru harus melaporkan ke QMR dan mengisi Form Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen.

5.1.2. Setelah Dokumen Lengkap dan sesuai ketentuan, QMR menginstruksikan DC agar mengeluarkan Nomor Dokumen.

5.1.3. Dokumen diperiksaoleh QMR dan disahkan oleh Ketua Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri .

5.1.4. DC melakukan pendaftaran Dokumen ke dalam Daftar Master Dokumen.

5.1.5. Kemudian DC menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses yangterkait dengan Dokumen tersebut.

5.1.6. Untuk Dokumen yang terkendali, DC memberi stempel “CONTROLLED” dan mendistribusikan ke Unit Proses terkait danmeminta Bukti Tanda Terima Dokumen.

(5)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{5 | 11} 5.1.7. DC menyimpan Dokumen Asli pada Ruang/Lemari Dokumen ISO.

5.2. Perubahan Dokumen

5.2.1. Setiap unit proses yang akan melakukan Perubahan / Revisi Dokumen harus melaporkan ke QMR/DC.

5.2.2. DC memberikan Form Perubahan Dokumen dan bagian penanggungjawab Unit Proses mengisi Form Perubahan Dokumen.

5.2.3. Setelah Form Perubahan Dokumen di isi kemudian di serahkan kepada QMR beserta Draft Dokumen yang direvisi.

5.2.4. QMR memeriksa Draft Dokumen yang direvisi di atas dan diajukan kepada Ketua Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri untuk dimintakan Persetujuan dan Pengesahan.

5.2.5. Dokumen yang sudah disahkan, selanjutnya oleh DC akan dilakukan Pembaruan/update Dokumen dan Pencatatan perubahan pada Tabel Riwayat Perubahan Dokumen.

5.2.6. Kemudian DC akan menggandakan Dokumen tersebut sejumlah Unit Proses yang terkait dengan Prosedur tersebut.

5.2.7. Untuk dokumen terkendali, DC memberi Stempel“CONTROLLED” dan mendistibusikan ke unit proses terkait dan meminta Bukti Tanda Terima Dokumen. 5.2.8. DC menarik Dokumen yang lama/ Kadaluarsa dan mengganti dengan yang baru di

Unit Proses terkait sesuai Daftar Distribusi Dokumen.

5.2.9. Dokumen Asli yang terbaru disimpan oleh DC sedangkan Dokumen Asli yang lama diberi Stempel“KADALUARSA” dan salinannya/copy-annya dimusnahkan dengan dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen.

5.3. Pengendalian Dokumen Eksternal

5.3.1. Setiap Dokumen Eksternal yang masuk harus dilaporkan ke QMR dan/atau DC untuk diidentifikasi.

5.3.2. DC akan mendaftarkan Dokumen pada Daftar Dokumen Eksternal dan apabila diperlukan dibuatkan salinannya dan diberi Stempel “SesuaidenganAslinya” (jikadiperlukan).

5.3.3. Setelah disetujui oleh Tim Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri dan QMR, maka DC akan menggandakan Dokume ntersebut sesuai kebutuhan.

(6)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{6 | 11} 5.4. Identifikasi Dokumen

5.4.1. Dokumen yang dikeluarkan Organisasi dalam melakukan kegiatan Pelayanan(Dokumen Internal), akan diberikan Identifikasi sebagai berikut :

5.4.1.1. Format Cover.

5.4.1.2. Pada Halaman Cover harus berisikan data sebagai berikut : a) Logo Perusahaan

b) Nama Pengadilan c) Judul Dokumen d) Nomor Dokumen.

5.4.1.3. Keterangan Alamat, Nomor Telepon, Nomor Fax, dan Alamat

5.5. Format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form.

Pada format Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form harus menggunakan Header dan Footer yang berisikan informasi sebagai berikut :

5.5.1. Nama dan Logo Pengadilan. 5.5.2. Judul Dokumen.

5.5.3. Nomor Dokumen dan Revisi. 5.5.4. Tanggal Dokumen.

5.5.5. Halaman Dokumen dengan menyebutkan halaman dari Total Halaman.

5.5.6. Maklumat atau Pernyataan Footnote “Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen”Font Arial size 8.

5.5.7. Header dan Footer menggunakan Font Arial size 18 pada Judul Dokumen dan Font Arial size 10 pada Nomor Dokumen, Revisi, Tanggal, dan Halaman

LOGO RESMI

JUDUL RESMI

COVER GEDUNG

ALAMAT PN

(7)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{7 | 11} 5.5.8. Ketentuan jenis tulisan untuk konten dari Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, dan Form

menggunakan Font Arial size 11

PENGADILAN NEGERI SERUI KELAS II

Jalan Sumatera Serui Telepon. (0983) 31221,31288

Faximile. (0983) 34193 Website : www.pn-serui.go.id, Email : [email protected]

Nomor Dokumen W30.U9/MM/QMR/2018 Tanggal Pembuatan 19 Februari 2018 Tanggal Revisi -

Revisi Ke -

Tanggal Efektif 19 Februari 2018 Disahkan Oleh KETUA PN SERUI

MANUAL MUTU

5.6. Ketentuan Jenis Tulisan pada Cover dan Tabel Pengesahan, yaitu :

5.6.1. Nama Perusahaan (Font Arial size 26)

5.6.2. Judul Dokumen (Font Arial size 18), Kolom Warna Merah 5.6.3. Nomor Dokumen (Font Arial size 18)

5.6.4. Riwayat Revisi, Keterangan, Tanggal, Pengesahan Dokumen (Nama dan Tanda Tangan Personil yang membuat, memeriksa dan menyetujui) – (Font Arial size 11) 5.6.5. Keterangan Alamat, Nomor Telpon, Nomor Fax, (Font Arial size 10) dan Alamat

Website PN Serui (Font Arial size 9).

TANGGAL DIBUAT

DOCUMENT CONTROL DOCUMENT CONTROL

STAMP / STEMPEL RENNY LEO, S.Si AGUSTINUS PALINGGI, S.E.

NIP 19810808 200604 2 005 19840829 200912 1 008

DIPERIKSA DISETUJUI

QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE KETUA PMPN

IVAN BUDI SANTOSO, S.H.,M.Hum YANCE PATIRAN, S.H., M.H.

(8)

PERINGATAN ! Perlindungan Hak Cipta

Warning! @ Copyright Protection

Terbitan Prosedur ini tidak dapat digandakan, disimpan dalam Sistem yang diperbaiki atau dipindahkan dalam bentuk atau dengan cara apapun baik Elektronik, Mekanik, Photo Copy, dicatat atau lainnya tanpa izin tertulis Wakil Manajemen.

Tim Penjaminan Mutu PENGADILAN NEGERI SERUI KELAS II

Jalan Sumatera, Serui

5.7. Apabila Prosedur harus diterangkan dengan Sistem Flow Chart, maka digunakan Simbol Diagram Alur yang terdiri atas 10 (Sebelas) Simbol sebagai Simbol Dasar Diagram Alur dengan keterangan sebagai berikut:

5.8. Simbol Diagram Alur

a. Simbol Kapsul (Terminator) untuk mendeskripsikan kegiatan “Dimulai” dan “Berakhir”. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) adalah White Background, Darker 50% pada aplikasi MS-Word/Excell. Ukuran disesuaikan

b. Simbol Kotak (Process) untuk mendeskripsikan Proses atau Eksekusi. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a.

c. Simbol Belah Ketupat (Decision) untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a..

d. Simbol Segilima (One Page-Connector) mendeskripsikan hubungan antar Simbol yang berbeda halaman. Warna Isi (Fill Colour) dan Garis (Line) sesuai point a.

e. Simbol Anak Panah / Panah (Arrow) untuk mendeskrpsikan arah kegiatan. Warna Hitam untuk Proses Eksekusi dan Warna Merah untuk Proses Penolakan

5.9. Tabel Kode Dokumen dan Bagian

NO JENISDOKUMEN KODEDOKUMEN

1 Manual Mutu W30.U9/PM-MM/XX/YY

2 Prosedur Mutu W30.U9/Z/PM -PM/XX/YY

3 StandarOperasionalProsedur W30.U9/Z/PM-SOP/XX/YY

4 InstruksiKerja W30.U9/Z/PM -IK/XX.A/YY

5 Formulir W30.U9/Z/PM-FORM/XX.A/YY

(9)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{9 | 11} Keterangan:

5.9.1. Pengisian Kode untuk Dokumen Manual Mutu, Prosedur Mutu, Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja

5.9.2. Tanda XX diisi sesuai dengan Kode Unit Kerja yang menyiapkan Dokumen: 5.9.2.1. Ketua Pengadilan Negeri : KPN 5.9.2.2. Document Controller& Internal Auditor : QMR

5.9.2.3. Hakim : HKM

5.9.2.4. Panitera pengganti : PP

5.9.2.5. Jurusita/ jurusita pengganti : JS

5.9.2.6. Umum dan Keuangan : UK

5.9.2.7. Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan : PTIP 5.9.2.8. Organisasi dan Tata Laksana : KOR

5.9.2.9. Pidana : HN

5.9.2.10. Perdata : HT

5.9.2.11. Hukum : HK

5.9.3. Tanda Z diisi dengan No Urut Prosedur (contoh W30.U9/01/PM-FORM/QMR-1/2018) 5.9.4. Tanda YY diisi dengan Tahun Terbit

6.1. Manual Mutu

6.1.1. W30.U9 : Identifikasi Wilayah Hukum dan Nomor Area Pengadilan Negeri Serui Kelas II

6.1.2. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.1.3. MM : Manual Mutu

6.1.4. XX : Kode Unit Kerja 6.1.5. YY : Kode Tahun Terbit 6.2. Prosedur Mutu

6.2.2. Z : Nomor Urut

6.2.3. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.2.4. PM : Identifikasi Prosedur Mutu

6.2.5. XX : Kode Unit Kerja 6.2.6. YY : Kode Tahun Terbit 6.3. Standar Operasional Prosedur

(10)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{10 | 11} 6.3.2. Z : Nomor Urut

6.3.3. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.3.4. SOP : Identifikasi Standar Operasional Prosedur 6.3.5. XX : Kode Unit Kerja

6.3.6. YY : Kode Tahun Terbit 6.4. Instruksi Kerja (IK)

6.4.3. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.4.4. IK : Identifikasi Instruksi Kerja

6.4.5. XX : Kode Unit Kerja

6.4.6. A : Identifikasi Standar Operasional Prosedur(acuan IK) 6.4.7. YY : Kode Tahun Terbit

6.5. Form / Cheklist Standar Operasional Prosedur

6.5.3. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.5.4. FORM : Identifikasi Form

6.5.5. XX : Nomor Urut Prosedur 6.5.6. A : Nomor Urut SOP 6.5.7. YY : Kode Tahun Terbit

6.6. Dokumen Pendukung

6.6.3. PM : Penjaminan Mutu (untuk Pengadilan Negeri ) 6.6.4. DP : Dokumen Pendukung

6.6.5. XX : Nomor Urut Standar Operasional Prosedur 6.6.6. YY : Kode Tahun Terbit

(11)

Dilarang Menggandakan / Mengcopy Dokumen Ini Tanpa Persetujuan Manajemen _{PMPN SERUI}_{11 | 11} 6.7. Tabel Pengesahan Dokumen

NO JENIS DOKUMEN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN

1 MANUAL MUTU ADMIN DC QMR KETUA TIM PENJAMINAN

MUTU PN SERUI

2 PROSEDUR MUTU ADMIN DC QMR KETUA TIM PENJAMINAN

MUTU PN SERUI

3 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PELAKSANA

ADMIN DC QMR

KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PN SERUI

4 INSTRUKSI KERJA PELAKSANA

ADMIN DC QMR

5 FORM / CHECKLIST STANDAR INTERNAL

PELAKSANA

ADMIN DC QMR

6 DOKUMEN PENDUKUNG PELAKSANA

ADMIN DC QMR

7. Dokumen Terkait

7.1. W30.U9/01/PM-FORM/QMR.1/2018 Daftar Dokumen Internal 7.2. W30.U9/02/PM-FORM/QMR.1/2018 Daftar Dokumen Eksternal 7.3. W30.U9/03/PM-FORM/QMR.1/2018 Lembar Distribusi Dokumen

7.4. W30.U9/04/PM-FORM/QMR.1/2018 Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen 7.5. W30.U9/05/PM-FORM/QMR.1/2018 Berita Acara Pemusnahan Dokumen