1
PEDOMAN PENGGUNAAN WEBSITE TTAC
(Track and Trace, AntiCounterfeiting
Control Product System)
SISTEM PENGAWASAN OBAT DAN MAKANAN BERBASIS DIGITAL (2D BARCODE) -USER: SARANA PRODUKSI-
Versi Beta 2.0
DISUSUN OLEH
PUSAT DATA DAN INFORMASI OBAT DAN MAKANAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN
1
Industri
BAB 1: DASHBOARD
1.1. Industry Summary
Menampilkan ringkasan laporan industri yang terdiri dari informasi terkait:
Jumlah barcode yang masih berada di Sarana Produksi Jumlah barcode yang sudah berada di Sarana Distribusi Jumlah barcode yang sudah berada di Sarana Pelayanan Jumlah barcode yang sudah terjual kepada masyarakat
Jumlah secara keseluruhan barcode primer yang telah didaftarkan oleh Sarana.
1.2. Detail Produksi
Menampilkan ringkasan laporan detail produksi yang terdiri dari informasi terkait:
Jumlah barcode yang berstatus Aktif Jumlah barcode yang berstatus Reject Jumlah barcode yang berstatus Sampel Jumlah barcode yang berstatus Tidak Aktif
3
Update Profil Perusahaan:
BAB 2: SARANA
2.1. Profil Perusahaan
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Sarana dan pilih submenu Profil Perusahaan.
4
Lakukan perubahan data sub sarana yang diinginkan dengan mengklik tiap kolom data terkait.
Jika perubahan sudah sesuai, klik tombol Simpan
Untuk menambah kolasi alternatif Sub Sarana, klik tombol Tambah Lokasi Alternatif
5
Untuk menghapus data lokasi alternatif klik ikon Trash.
Tambah User:
Isi informasi Alamat, Telepon dan Fax sub sarana terkait. Jika sudah sesuai, klik tombol Save Changes.
Setelah muncul pop up konfirmasi, klik OK.
6
Untuk mengedit data user klik ikon Pencil dan untuk menghapus data luser klik ikon Trash.
Klik tombol Tambah User (Sub User maksimal 3 user)
Isi form Profile Sarana yang terdiri dari: Nama, Alamat Email, No. Telepon, dan Password.
Jika sudah sesuai, klik tombol Save Changes. Jika berhasil tersimpan, data user akan muncul di grid User Identity serta dapat login ke aplikasi.
7
Tambah dan Hapus Sub Sarana:
2.2. Sub Sarana
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Sarana dan
pilih submenu Sub Sarana.
Klik tombol Add/ Remove Sub Sarana
Untuk menambah Sub Sarana, ketik nama sub sarana yang ingin ditambahkan pada kolom yang tersedia.
8
Pilih sub sarana terkait (bisa lebih dari 1 sub sarana). Jika sudah sesuai klik tombol Save Changes. Jika berhasil, data yang telah ditambahkan akan muncul di grid Sub Sarana.
Untuk menghapus Sub Sarana, klik tanda silang pada Sub Sarana terkait, lalu klik tombol Save Changes.
10
Untuk memudahkan pencarian data yang pernah ditambahkan, gunakan fitur Search.
BAB 3: MANAGEMENT BARCODE
3.1. Daftar Barcode
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Management Barcode dan pilih submenu Daftar Barcode.
Halaman ini berfungsi untuk memonitoring barcode produk yang dimiliki oleh industri dan sub sarananya. Terdapat informasi mengenai Nama Produk, Status kepemilikan barcode produk, dan jumlah primer dari barcode tersebut. Jika terdapat nama produk yang tidak ditemukan, klik tombol "Tidak Ditemukan, Periksa ke CekBpom" , Anda akan diarakan ke Aplikasi WEBREG untuk cek NIE produk.
11
Untuk memudahkan pencarian data yang pernah ditambahkan, gunakan fitur Search.
3.2. Daftar Aggregasi
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Management Barcode dan pilih submenu Daftar Aggregasi.
Halaman ini berfungsi untuk memonitoring barcode produk aggregasi yang dimiliki oleh industri dan sub sarana. Terdapat informasi mengenai Nomor Barcode, Induk Barcode, Status kepemilikan barcode produk, serta tanggal barcode tersebut dibuat. Gunakan tombol "Show Sekunder" dan "Show Tersier" untuk membantu memfilter jenis barcode yang Anda cari.
12
BAB 4: PERSEBARAN BARCODE
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Persebaran Barcode.
Menu Persebaran Barcode berfungsi untuk mengetahui pergerakan produk dari satu sarana ke sarana lain. Untuk menampilkan informasi sebaran barcode, silahkan mengisi salah satu filtering.
Berikut filter yang tersedia:
NIE (pilihan NIE yang sudah pernah diupload)
Batch Number (Pilihan nomor batch dari NIE jika memilih NIE atau daftar nomor batch yang pernah diupload)
Barcode (Dropdown dari pilihan batch atau memilih barcode yang pernah diupload)
13
Jika filter sudah diisi, silahkan klik tombol Saring untuk menampilkan data sebaran yang Anda cari.
14
Langkah melakukan pelaporan barcode:
BAB 5: PELAPORAN
5.1. Pelaporan Penerbitan 2D Barcode
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Pelaporan lalu pilih submenu Pelaporan Penerbitan 2D Barcode.
Terlebih dahulu, silahkan download template pelaporan barcode. Siapkan data pelaporan sesuai dengan template yang tersedia. Pilih lokasi produk terkait pelaporan barcode.
Jika data pelaporan sudah sesuai, silahkan unggah file barcode (excel) pada kolom yang tersedia.
KETENTUAN MENGISI FORMAT XLS PELAPORAN ▪ Action:
- Created dipilih untuk pelaporan 2d barcode pertama kali - Update, dipilih jika terdapat perubahan status 2d barcode
- Delete, untuk delete barcode yang telah dilaporkan dengan syarat, barcode masih berada di industri
▪ Id_Kemasan : bentuk kemasan produk dari produk yang akan dilakukan aktivasi. Data kemasan harus sama dengan data di Cek BPOM yaitu pada aplikasi cekbpom.pom.go.id.
▪ Barcode : string barcode primer berupa alfanumerik. Masukkan data barcode primersesuai dengan isian 2D Barcode primer
15 ▪ NIE: Nomor Izin Edar dari barcode berupa alfanumerik yang akan dilakukan aktivasi, NIEsudah
harus terdaftar di BPOM
▪ Lot number : Nomor lot dari 2D barcode berupa alfanumerik yang akan dilakukan aktivasi.Jika perusahaan Saudara, tidak memiliki data lots, silahkan isi angka yang sama dengan nomor bets pada field xls
▪ Expired date :Tanggal Kadaluwarsa dari barcode yang akan dilakukan aktivasi. Berupa numerik (dd/mm/yyyy)
▪ Batch number:Nomorbetsdaribarcodeberupaalfanumerik yang akan dilakukan aktivasi
▪ GTIN :Nomor Global Trade International dari barcode berupa alfa numerik sejumlah 14 digit yang akan dilakukan aktivasi.Jika perusahaan Saudara,tidak memiliki data no.GTIN,silahkan isi angka “10000000000000”pada field excel.
▪ Is_active : isian berupa “TRUE” atau “FALSE”, dimana ditulis true berarti status produk akan tercatat sebagai produk AKTIF sedangkan jika ditulis false berarti status produk akan tercatat sebagai produk TIDAK AKTIF. Produk dengan status aktif, merupakanproduk yang
siapdidistribusikan.
▪ Is_sample:isian berupa“TRUE”atau“FALSE”,dimana ditulis true berarti status produkakan tercatat sebagai produk SAMPLE sedangkan jika ditulis false berarti status produk akan tercatat sebagai produk bukan sample
▪ Is Reject: isian berupa “TRUE” atau “FALSE”, dimana ditulis true berarti status produk reject selama produksi, masa Quality Control dan Quality Assurance sedangkan jika ditulis false berarti bukan merupakan produk reject selama produksi, Quality Control dan Quality Assurance
▪ Mfg_date: informasi tanggal produksi produk dengan 2D Barcode. Data berupa numerik (dd/mm/yyyy)
▪ Sekunder:string barcode sekunder terhadap data barcode primer pada barcode yang sama berupa alfanumerik. Jika barcode primer tidak memiliki parent sekunder maka data tidak perlu diisi. ▪ Tersier:string barcode tersier terhadap data barcode primer pada barcode yang sama berupa
16
Jika muncul tombol "Detail Error", silahkan klik dan lihat detail dari data pelaporan tersebut.
Jika tombol Detail Error tidak muncul, data pelaporan tersebut sudah sesuai (benar, tidak ada error).
5.2. Pengiriman 2D Barcode
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Pelaporan lalu pilih submenu Pengiriman 2D Barcode.
17
Langkah melakukan pengiriman barcode:
Note:
*Pilih destinasi tujuan pengiriman barcode, jika tidak terdapat pada daftar pencarian, mohon ditambahkan terlebih dahulu di menu subsarana
*Hanya diperbolehkan melakukan pengiriman barcode dengan tipe yang sama pertransaksi. Tipe barcode: primer, sekunder atau tersier.
Terlebih dahulu, silahkan download template pengiriman barcode. Siapkan data pengiriman sesuai dengan template yang tersedia. Pilih tujuan pengiriman barcode.
Jika data pengiriman sudah sesuai, silahkan unggah file barcode (excel) pada kolom yang tersedia.
Setelah berhasil diunggah, secara otomatis barcode tersebut akan terkirim sesuai dengan tujuan pengiriman.
18
Jika muncul tombol "Detail Error", silahkan klik dan lihat detail dari data pelaporan tersebut.
Jika tombol Detail Error tidak muncul, data pelaporan tersebut sudah sesuai (benar, tidak ada error).
5.3. Terima 2D Barcode
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Pelaporan lalu pilih submenu Terima 2D Barcode
19
Langkah melakukan penerimaan barcode:
Hanya diperbolehkan melakukan penerimaan barcode dengan tipe yang sama pertransaksi. Tipe barcode: 'primer', 'sekunder' atau 'tersier'
Terlebih dahulu, silahkan download template penerimaan barcode. Siapkan data penerimaan sesuai dengan template yang tersedia.
Jika data penerimaan sudah sesuai, silahkan unggah file barcode (excel) pada kolom yang tersedia.
Setelah berhasil diunggah, secara otomatis barcode tersebut akan diterima.
20
penerimaan tersebut.
Jika tombol Detail Error tidak muncul, data penerimaan tersebut sudah sesuai (benar, tidak ada error).
21
Nomor batch tidak akan ditampilkan jika sudah pernah melakukan recall
BAB 6: RECALL
6.1. Recall List
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Recall lalu pilih submenu Recall List.
Halaman ini berisikan daftar Recall yang pernah ditambahkan. Recall merupakan proses penarikan produk yang telah diedarkan yang tidak memenuhi standar dan/atau persyaratan keamanan, khasiat, mutu dan label.
Klik tombol "Create Recall Data"
Isi form Tambah data Recall yang terdiri dari:
1. Teks Pengumuman 2. NIE
3. Nomor Batch (Nomor batch tidak akan ditampilkan jika sudah pernah melakukan recall) 4. Alasan
5. Klasifikasi
6. Upload File Recall
Jika form sudah diisi sesuai, klik tombol Simpan
22
Untuk menghapus data recall, klik ikon Trash
Info: Yang dapat melakukan recall yaitu Superadmin, Admin BPOM atau Industri.
Selanjutnya, pilih data recall yang telah ditambahkan. Klik tombol "Recall" untuk melakukan proses recall.
Selanjutnya, notifikasi recall akan masuk ke jalur distribusi produk terkait. Distributor akan melakukan aksi pengembalian produk ke Industri ataupun sarana target lainnya.
23
Langkah penerimaan produ
6.2. Recall Notif
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Recall lalu pilih submenu Recall Notif.
Halaman ini berisikan daftar Notifikasi Recall yang telah dikirimkan Jalur Distribusi . Tahap ini merupakan tindak lanjut dari pengembalian produk yang telah dilakukan oleh Distributor.
Klik tombol "Receive Batch" Klik OK
24
BAB 7: REPORTS
7.1. Barang Masuk dan Keluar
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Report lalu pilih submenu Barang Masuk & Keluar.
Halaman ini berisikan daftar laporan produk yang masuk dan keluar pada industri. Untuk mengekspor data, klik tombol Export. Data tersebut akan terdownload dalam bentuk Excel.
7.2. Recall
25
Halaman ini berisikan daftar laporan produk Recall pada industri. Untuk mengekspor data, klik tombol Export. Data tersebut akan terdownload dalam bentuk Excel.
7.3. Retur
26
Halaman ini berisikan daftar laporan produk Retur pada industri. Untuk mengekspor data, klik tombol Export. Data tersebut akan terdownload dalam bentuk Excel.
7.4. Penggunaan Barcode
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Report lalu pilih submenu Penggunaan Barcode.
27
Halaman ini berisikan daftar laporan penggunaan barcode pada produk industri. Untuk mengekspor data, klik tombol Export. Data tersebut akan terdownload dalam bentuk Excel.
28
BAB 8: GANTI PASSWORD
Untuk masuk ke halaman ini, silahkan pilih Menu Ganti Password.
Halaman ini berfungsi untuk mengganti kata sandi akun. Silahkan masukkan Kata Sandi baru pada kolom Password, lalu klik tombol Ganti.
