2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi pembelian 2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut jerry fitzgrald yang dikutip oleh (Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini, 2011:1) bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Definisi lain menurut Mulyadi (2001) sistem adalah suatu jaringan prosedur
yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007) sistem adalah kumpulan dari
sistem atau bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu
tujuan tertentu.
Berdasarkan definisi definisi tersebut penulis dapat mengatakan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan dan saling bekerja sama
secara harmonis untuk melakukan suatu kegiatan dan mencapai suatu tujuan. 2.1.2. Pengertian Informasi
Definisi lain menurut Witarto (2004) informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberikan kejutan
atau surprise pada yang menerimanya.
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007) informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.
Berdasarkan definisi definisi tersebut penulis dapat mengatakan bahwa informasi adalah data yang diolah yang dapat berguna dan memberikan manfat bagi
yang menerimanya.
2.1.3. Pengertian Akuntansi
Menurut American accounting association yang dikutip dari buku (abdul
hafiz tanjung, 2011:3) akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan
keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. Menurut Azhar Susanto (2007) akuntansi adalah bahasa bisnis, setiap organisasi menggunakannya sebagai bahasa komunikasi saat berbisnis.
Sedangkan menurut Wing Wahyu Winarno (2006) akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak
yang berhak dan berkepentingan.
Berdasarkan definisi definisi tersebut penulis dapat mengatakan bahwa akuntansi adalah proses mencatat, mengidentifikasi, mengukur dan mengolah data
Menurut Barry E Cushing yang diterjemahkan oleh (Zaki Badriwan, 2013:3) sistem informasi akuntansi adalah suatu set sumber daya manusia dan modal dalam
suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi.
Definisi lain menurut Bonar dan Hapwood (2006), yang dikutip oleh (Lilis
Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini, 2011:58) sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mentransformasi data akuntansi
menjadi informasi yang mencakup siklus pemprosesan transaksi, penggunaan tekhnologi informasi dan pengembangan sistem informasi.
Sedangkan menurut Wijayanto yang dikutip oleh (Mardi, 2014:4) sistem
informasi akuntansi adalah susunan berbagai laporan yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
Dari pengertian-pengertian tersebut, penulis dapat mengatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang diesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan dari kegiatan
pengumpulan dan pengolahan data transaksi 2.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem, input bervariasi bisa berupa energi, manusia, data, modal dll. Input merupakan pemicu bagi
sistem untuk melakukan proses. 2. Proses
Merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses mungkin berupa
perakitan yang menghasilkan satu macam output dari berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu.
3. Output
Output adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. Output dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam yaitu:
a. Output yang langsung diberikan ke konsumen untuk dikonsumsi b. Output suatu sistem yang dikonsumsi oleh subsistem yang lain dalam
sistem yang sama dalam suatu siklus produksi
c. Output yang merupakan bagian dari output secara keseluruhan yang dapat dikonsumsi oleh sistem yang lain atau oleh sistem yang
bersangkutan, tapi tidak menjadi berguna kalau dibuang ke lingkungan 2.3 Sistem informasi akuntansi pembelian
Menurut mulyadi (2001:299) dalam bukunya sistem informasi akuntansi berpendapat bahwa sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
Sistem pembelian tunai merupakan sistem yang diberlakukan oleh perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan. Untuk mendapatkan barang
tersebut harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. 2.3.2 Sistem Informasi Pembelian Kredit
Sistem informasi pembelian kredit merupakan sistem pembelian dimana
pembelian barang dengan pembayaran tempo atau menunda pembayaran atau kredit serta pembayaranya dilakukan setelah barang diterima pembeli. Jumlah dan jatuh
tempo pembayaranya disepakati oleh kedua pihak.
2.4 Unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian
Mulyadi (2001:299) dalam bukunya sistem akuntansi 1 mengemukakan
bahwa fungsi yang terkait dalam sistem informasi pembelian antara lain : 1. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian pada pemasok yang dipilih.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam bukti
register kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Fungsi pencatatan persediaan bertanggung
jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli dalam kartu persediaan
2.5 Dokumen Pembelian
Menurut Mulyadi dalam buku “Sistem Akuntansi” menjelaskan dokumen pembelian terdiri dari:
“1.Surat Permintaan Pembelian
2.Syarat Permintaan Penawaran Harga
3.Surat Order Pembelian
5.Surat Perubahan Order
6.Bukti Kas Keluar.”(2001;305)
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan
jenis, jumlah dan mutu seperti yang disebut surat tersebut. Yang biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi
pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
b. Syarat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang benar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih yang terdiri dari berbagai tembusan
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan barang untuk menunjukan bahwa barang
e. Surat Perubahan Order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan yang dapat perubahan kuantitas, jadwal, penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian
yang juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas oleh pembayaran utang kepada kreditur mengenai maksud pembayarannya.
Dengan adanya dokumen-dokumen tersebut diiharapkan bagian pembelian
dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan dapat meminimalisasikan penyimpangan yang terjadi dan transaksi pembelian dapat berjalan dengan lancar.
2.6 Catatan Transaksi Pembelian
Catatan yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, menurut Mulyadi dalam buku “Sistem Akuntansi” menerangkan catatan transaksi pembelian terdiri
dari:
“1.Registrasi bukti kas keluar
2.Jurnal Pembelian
4.Kartu Persediaan.”(2001;308)
Adapun penjelasan dari uraian diatas adalah sebagai berikut: a. Register bukti kas keluar
Jika mencatat utang perusahaan menggunakan payable voucher payable
procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian atas register bukti kas keluar.
b. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan perusahaan menggunakan account payable, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian atas jurnal pembelian.
c. Kartu utang
Jika dalam mencatat utang, perusahaan menggunakan account payable procedure
buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok atas kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedur, yang berfungsi sebagai catatan utang atas arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu persediaan
Krismiaji.2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YPKN.
Lilis Puspitawati dan Sri Dewi Angadini. 2011. Sistem Informasi Akuntansi.Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha ilmu
Mardi.2014. Sistem Informasi Akuntansi.Cetakan kedua. Bogor: Ghalia Indonesia
Zaki Baridwan.2013. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga. Jakarta : Salemba Empat
