Latar Belakang
Adanya perkembangan teknologi saat ini yang cukup pesat membawa dampak perubahan pada persaingan usaha. Penerapan teknologi informasi dalam
perusahaan khususnya dalam sistem informasi akuntansi dalam perusahaan berguna dalam mencapai efisiensi kerja, terutama dalam kegiatan yang berkaitan dengan akuntansi. Akuntansi yang selalu
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN
PENGENDALIAN INTERN PADA INDOKOM GROUP
Nugrah Leksono P.H. S.E.,S.M.Si
Politeknik Pratama Purwokerto
ABSTRAK
This study aimed to describe the accounting information system and internal control to the Indokom Group, in addition to analyze whether the accounting information system and internal control applied to the Indokom Group in conformity with the theory of accounting information systems and internal control. The type of this research was descriptive qualitative r esearch. Data collection method’s used were interviews, observation, and documentation. Technical analysis of the data used is triangulation. Systems and internal controls to the Indokom Group in practice were in line with the theory. This is evidenced by the existence of complete documents and records, authorization system and task separation.
berkaitan dengan proses pencatatan, perangkuman, pengelompokan dan pelaporan kegiatan transaksi perusahaan tentunya memerlukan suatu sistem informasi yang mampu menyajikan informasi tersebut kepada pihak-pihak yang berkepentingan/stakeholders
(Jusup,2001:5)
Indokom Group merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli komputer, notebook, perlengkapan komputer dan aksesoris yang cukup besar di wilayah Purwokerto serta memiliki cabang di Cilacap dan Tegal. Pada Indokom Group ini sudah menerapkan pengelolaan keuangan menggunakan komputerisasi. Penerapan sistem yang baik tentunya akan menyebabkan pemrosesan maupun pengolahan data yang lebih efektif sehingga akan berpengaruh terhadap sistem pengendalian intern yang ada. Dengan adanya teknologi informasi terutama dalam bidang sistem informasi akuntansi juga berpengaruh terhadap prosedur-prosedur yang ada pada Indokom Group. Ukuran efektifitas penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer meliputi : Aspek keamanan, pertimbangan waktu, ketelitian, pertimbangan relevansi, pertimbangan laporan, Pertimbangan kenyamana fisik dan pertimbangan kualitas informasi. Penelitian sebelumnya analisis penerapan sistem informasi akuntansi dan pengendalian intern dalam penjualan kredit pada PT. Tiga Serangkai
menyimpulkan masih adanya rangkap jabatan fungsi pada bagian penagihan dan pengiriman serta pada fungsi gudang dan admin,namun sistem komputerisasinya sudah sangat baik. Berdasarkan latar belakang tersebut maka penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern pada Indokom Group.
Rumusan Masalah
Rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi pada Indokom Group dan bagaimana penerapan sistem pengendalian intern pada Indokom Group.
Landasan Teori
Menurut James A. Hal Sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Informasi adalah data yang berguna yang diolah pengambilan keputusan.
melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut (Soemarso. 2002: 3). Sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, menginput, memproses, menyimpan, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan perusahaan. Sebuah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Hall, 2002: 7). Menurut Jogiyanto (2008: 42) Sistem Informasi mempunyai 6 buah komponen yaitu :1. Komponen input atau komponen masukan, 2. sumber daya semacam orang-orang dan peralatan, dirancang untuk mengubah data ekonomi kedalam informasi yang berguna (Jogiyanto, 2000: 49). Bodnar (1999) berpendapat bahwa Sistem Informasi Akuntansi Penjualan mengacu pada pengertian penggunaan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data penjualan menjadi informasi yang bermanfaat. Menurut Krismiaji
(2005: 218) menjelaskan bahwa, pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen.
Pengendalian intern administratif a). Mendorong efisiensi. Kebijakan perusahaan memberikan manfaat agar mendapatkan hasil maksimal. b). Mendorong dipatuhinya kebijakan managemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan maka kebijakan, prosedur, sistem pengendalian intern yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa kebijakan, prosedur yang ditetapkan perusahaan akan dipatuhi oleh seluruh karyawan.
Metode Penelitian
Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Desain penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yaitu dalam rangka memberikan gambaran secara sistematis tentang informasi yang berasal dari subyek atau obyek penelitian. Jenis metode deskriptif yang digunakan adalah studi kasus. Dimana penelitian ini dilakukan dengan menganalisa dan mendeskripsikan sistem informasi akuntansi dan sistem pengendalian intern pada Indokom Group. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Data Primer yaitu data yang diperoleh langsung di lapangan oleh peneliti sebagai objek penulisan. Data tersebut dapat dihasilkan dari wawancara dan observasi langsung. Data sekunder yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung, dalam penelitian ini diperoleh dari laporan-laporan dan
informasi akuntansi. Teknik pengumpulan data menggunakan observasi,wawancara,dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan merupakan teknik analisis deskriptif kualitatif untuk mengelola data hasil penelitian dengan cara triangulasi.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
Indokom Group merupakan Gerai Notebook Indokom yang merupakan usaha dalam bidang jual beli komputer dan notebook serta perlengkapan dan aksesorisnya. Kantor pusat berada di Jalan Soedirman Purwokerto dan memiliki beberapa cabang yaitu di Jalan Overste Isdiman, di Cilacap dan Tegal. Untuk meningkatkan pelayanan yang lebih maksimal gerai ini juga melayani penjualan secara online. Toko online dapat dikunjungi pada website indokom.biz. Dalam menganalisis sistem informasi akuntansi dilihat dari prosedur sistem penjualan yang ada pada Indokom Group.
Struktur organisasi pada Indokom Group yaitu terdiri dari : Direktur, bagian personalia, bagian akunting, bagian piutang, admin penjualan, admin pembelian, kasir, bagian penagihan, PIC (Person In
Charge), Marketing, Bagian
menerima order penjualan dari pelanggan. Order dapat customer datang langsung, melalui telepon maupun email. Bagian admin penjualan akan melakukan konfirmasi kepada bagian gudang apakah barang tersebut ada. Apabila tidak ada maka akan dibuatkan pesanan. Admin penjualan akan membuat nota penjualan dan memberitahukan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang beserta nota tiga rangkap, nota warna merah untuk customer sebagai tanda terima barang dan bukti piutang. Nota kedua dan ketiga akan diserahkan ke bagian admin penjualan. Kemudian nota tersebut akan dicatat dalam daftar piutang dan daftar penjualan.
Dalam prosedur penagihan, bagian piutang akan mempersiapkan dokumen untuk melakukan penagihan. Apabila dibayar tunai, bagian piutang akan meminta nota lembar pertama yang telah di cap lunas.
Berikut ini analisis penerapan sistem informasi akuntansi pada Indokom Group yang dibandingkan dengan teori menurut Mulyadi (2001) terhadap sistem akuntansi penjualan kredit yang dilaksanakan pada Indokom Group sebagai berikut : Fungsi Penjualan, Fungsi ini bertanggung jawab menerima surat order dari pembeli sudah sesuai yaitu pada fungsi ini bertanggung jawab menerima surat order dari pembeli yang menginginkan secara kredit. Fungsi Kredit bertanggung jawab
untuk mengisi kartu kredit pelanggan. Fungsi ini dilakukan oleh sales area manager dan dilaporkan ke pihak pimpinan. Fungsi Gudang, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan kemudian input data stok gudang ke dalam sistem. Fungsi Pengiriman, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang berdasarkan surat order pengirim yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi Penagihan, fungsi ini bertaggung jawab untuk membuat dan mengirim faktur penjualan kepada pelanggan sertamelakukan penagihan terhadap customer. Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari penjualan kredit. Fungsi ini dijalankan oleh bagian akunting.
akuntansi. Bukti Memorial, merupakan dokumen dasar untuk mencatat ke dalam jurnal umum. Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara tunai dan kredit. Kartu Piutang, merupakan buku pembantu yang berisi rincian-rincian mutasi perusahaan, seperti mutasi piutang perusahaan kepada pelanggan dan data pelanggan. Kartu Persediaan, kartu ini sudah tersistem. Catatan ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Kartu Gudang, catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang bagian administrasi.
Unsur Pengendalian Intern dalam Indokom Group sudah sesuai dengan teori hal tersebut dapat dilihat sebagai berikut : Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsi secara tegas. Dapat terkihat pada bagian admin penjualan hanya mencetak nota, tidak menerima pembayaran atas penjualan barang. Bagian kasir terpisah dari bagian piutang, dan bagian akuntansi.
Sistem otorisasi pada setiap transaksi baik manual maupun yang berasal dari web harus dibuatkan faktur. Terdapat nomor urut tercetak saat pembuatan fakur. Penghitungan fisik barang dilakukan atau wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan,dan biaya. Terdapat bagian akunting yang melakukan
pencatatan seluruh transaksi-transaksi termasuk dalam penjualan kredit. Adanya pemberian otorisasi pada bukti transfer yang dilakukan oleh direktur. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, seluruh karyawan Indokom Group telah menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan dapat disimpulkan sebagai berikut : Sistem informasi akuntansi pada Indokom Group yang dilihat dari sistem penjualan kredit sudah sesuai dengan teori. Pada pengendalian intern yang diterapkan pada Indokom Group juga sudah sesuai. Hal ini dibuktikan dengan adanya dokumen-dokumen dan pencatatan yang lengkap, sistem otorisasi dan pemisahan tugas. Prosedur baik yang dilakukan secara manual maupun komputerisasi sudah berjalan dengan baik. Dengan adanya toko online melalui website yang datanya dapat dilanjutkan diinput ke dalam program akuntansi. Sehingga memudahkan pengguna informasi dalam pengambilan keputusan.
Daftar Pustaka
Arens, A. A, dan Loebbecke. (1997). Auditing. Buku dua. Diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf. Jakarta: Salemba Empat.
Bodnar,G H. (1999). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi kelima. Salemba Empat. Jakarta.Bodnar,G H dan Hopwood,W S.(1996). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi ke,Salemba Empat,Jakarta.
Caturida. (2002). Peran Akuntan Dalam Sistem Informasi Akuntansi. Media Akuntansi, Jakarta.
Fitriyah. (2006). Analisis
faktor-faktor yang
mempengaruhin
penggunaan informasi akuntansi pada usaha menengah Kab. Sidoarjo. Tesis. Universitas Air langga. Surabaya.
Hall A. James. (2001). Accounting Information System. Buku 1. Salemba Empat. Jakarta.
Hall A. James.(2007).Accounting Information Sysyem. Buku . Salemba Empat. Jakarta.
Dengan Manajemen dan Audit. Edisi Ketiga. Yogyakarta:CAPS.
Hisata Neva Saputri dan Khairani Siti. (2012). Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Pada PT. Batavia. Jurnal Akuntansi.
Jogiyanto. Dr. (2000). Sistem informasi berbasi komputer. Edisi 2. BPFT. Yogyakarta
Jogiyanto. Dr. (2005). Analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruktur. Teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto. Dr. (2008). Analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruktur. Teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
