PERANCANGAN SISTEM APLIKASI
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN
PADA SMP NEGERI 111 JAKARTA
Faizal Rizal
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Ridwan Arifiandi
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Di Dalam Perkembangan Manajemen Perpustakaan Sekolah, diharapkan setiap tahunnya memiliki peningkatan akan kebutuhan informasi, seiring dengan perubahan dari waktu ke waktu Perpustakaan Sekolah dituntut untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sesuai, cepat,efektif dan efisien yang dapat digunakan oleh Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan SMPN 111 Jakarta merupakan Perpustakaan yang disediakan Oleh SMPN 111 Jakarta sebagai Sarana Pendidikan Wawasan Ilmu untuk para Anggota SMPN 111 Jakarta, Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah untuk mengidentifikasi kendala/masalah yang dihadapi oleh Perpustakaan SMPN 111 Jakarta, dan Merancang Sistem Informasi serta diaplikasikan pada Manajemen Perpustakaan, sebagai saran untuk mengatasi kendala/masalah dan kekurangan sistem Manajemen Perpustakaan yang sebelumnya. Metode Penelitian yang digunakan adalah studi pustaka,survei lapangan (wawancara, dan obeservasi), serta menggunakan metode perancangan berbasis object oriented, Hasil yang dicapai ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur pada Sistem Manajemen Perpustakaan sebelumnya, Sebagai Saran untuk sistem yang diusulkan , Penerapan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan yang baru guna untuk mengatasi kekurangan pada sistem sebelumnya. Dengan penerapan sistem baru ini diharapkan Perpustakaan dapat membantu perpustakaan pencarian,
penggunaan informasi lebih cepat, akurat dan mudah, dan menghasilkan laporan-laporan sebagai pengambilan keputusan.
Kata Kunci : Perancangan,Sistem, Aplikasi,Manajemen Perpustakaan
PENDAHULUAN
Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau bagian sebuah gedung atau gedung itu sendiri yang dipergunakan untuk kegiatan penyimpanan dan peminjaman koleksi dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk pembaca dimana bahan-bahan publikasi itu tidak diperjual-belikan.
Perpustakaan Sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :
a. Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum kurikulum sekolah.
b. Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreativitas dan imajinasinya.
c. Pusat membaca koleksi-koleksi yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang.
Salah satu cara mengembangkan mutu pendidikan adalah dengan turut serta mengembangkan teknologi informasi sebagai sarana untuk meningkatkan produktivitas siswa maupun pengajar serta pihak-pihak yang terlibat di dalamnya agar tercipta lingkungan belajar mengajar yang efektif seperti menerapakan teknologi informasi pada perpustakaan sekolah
Penerapan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan Sekolah dapat menjadi nilai tambah bagi sebuah perpustakaan dalam mengakses dan memodifikasi serta memelihara data seluruh koleksi perpustakaan. Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan Perpustakaan Sekolah dapat meningkatkan efisiensi kinerja, waktu, tenaga dan sumber daya.
Pada perpustakaan di SMP Negeri 111 Jakarta saat ini masih menggunakan cara manual, belum menggunakan sistem manajemen perpustakaan yang terkomputerisasi.
METODOLOGI PENELITIAN
Dalam memperoleh data dan teori penunjang yang lengkap serta akurat dalam menyusun skripsi “Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta” metode yang digunakan sebagai berikut :
1.
Studi Pustaka
Dengan cara membaca koleksi yang berkaitan dengan topik penulisan ini, yaitu koleksi-koleksi perancangan sistem basis data serta koleksi-koleksi teori tentang perancangan sistem basis data
yang berhubungan dengan masalah yang menjadi objek penelitian dan informasi. Serta penggunaan media elektronik seperti internet yang berguna untuk meyakinkan pembaca.
2.
Survei Lapangan
Dengan cara datang ke lokasi, kemudian melakukan wawancara dan observasi tentang data yang dibutuhkan dalam topik penulisan ini.Sehingga, data dapat diproses menjadi informasi yang bersifat lebih objektif.
1. Wawancara (Interview)
Melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait seperti pimpinan atau pihak manajemen yang bertanggung jawab di bagiannya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan pada penelitian.
2. Pengamatan (Observasi)
Mengamati secara langsung kegiatan disetiap bagian yang berhubungan dengan sistem yang diteliti.
3. Studi Dokumentasi
Penelitian dilakukan dengan menelusuri dokumen – dokumen yang terkait dengan aktivitas manajemen Perpustakaan Sekolah.
HASIL DAN BAHASAN
TEORI PENDUKUNG
Sistem
Menurut James A.O’Brien (2005, p29) Sistem adalah sekolompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem semacam ini (kadang disebut sistem dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi :
● Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses. Contohnya, bahan baku mentah, energi, data, dan usaha manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan.
● Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. Contohnya adalah proses manufaktur, proses bernafasnya manusia, dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya.
● Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Organisasi bisnis adalah sistem tempat sumber daya ekonomi diubah oleh berbagai jenis proses bisnis menjadi barang dan jasa.
James A. O’Brien (2005, p38) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Jadi, data biasanya bergantung pada proses nilai tambah (pemrosesan data dan pemrosesan infrormasi ) dengan (1) bentuk yang agregat, telah dimanupulasi, atau diatur; (2) isinya dianalisis dan dievaluasi; dan(3) ditempatkan dalam konteks yang memberikan nilai bagi pemakai akhir tertentu. Contoh : Nama, kuantitas, dan jumlah uang yang dicatat dalam formulir penjualan mewakili data mengenai transaksi penjualan dapat dianggap hal ini sebagai informasi. Hanya setelah fakta-fakta semacam ini diatur serta dimanipulasi dengan tepat maka informasi penjualan yang berguna dapat dibentuk, dengan menyebutkan, contohnya, jumlah penjualan berdasarkan jenis produk, wilayah penjualan, atau tenaga penjualan.
Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p7) sistem informasi dapat diorganisasikan dengan adanya gabungan manusia, perangkat lunak, jaringan komunikasi , dan sumber-sumber data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi.
Perancangan Sistem
Menurut Bentley dan Dittman (2004, p39) : “System design is the specification or construction of a technical , computer based solution for the business requiremen identified in a system analysis”. Yang diterjemahkan sebagai berikut : “Perancangan Sistem adalah spesifikasi atau perwujudan dari solusi teknis berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diindentifikasi di sistem analisis “
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p792), “System design is the process of preparing detail specification for development of a new information system”, Yang diterjemahkan sebagai berikut : “Perancangan sistem adalah suatu proses detail spesifikasi untuk mengembangkan sebuah sistem informasi yang baru “.
Database
Menurut Connoly dan Begg (2002, p14) Database merupakan suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis, dan deskripsi dari data ini didesain untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Menurut Bentley dan Dittman (2004, p518) database adalah kumpulan file yang saling terkait. File ada kumpulan record yang saling serupa. Record adalah kumpulan field yang disusun
dalam format yang telah ditetapkan sebelumnya. Field adalah unit terkecil dari data yang berarti untuk disimpan pada sebuah file atau database
Pengertian Interaksi Manusian Dan Komputer
Menurut Shneiderman (1998, p8), interaksi manusia dan komputer adalah ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi, dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenemona-fenomena besar yang berhubungan dengannya.
Unified Modeling Language
Menurut Jones & Rama (2006, p60), “UML is A modeling language for specifying, visualizing, constructing, and documenting, an information system.” Yang diterjemahkan, UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi. Sedangkan menurut Whitten et.al. (2004, p430) “UML is a set of modeling convertions that is used to specify or describe a software system in terms of objects.” Yang diterjemahkan menjadi, UML adalah sekumpulan konversi model yang digunakan untuk menspesifikasikan atau menjelaskan sistem software dalam lingkup objek.
Class Diagram
Menurut Mathiasen (2000, p69-70) class diagram menyediakan gambaran dari problem domain dengan mendeskripsikan hubungan struktural antara class dan object
UML Activity Diagram
Menurut Jones & Rama (2006, p60), “Activity diagram plays the role of a “map” in understanding business processes by showing the sequence of activity in the process.” Yang diterjemahkan menjadi, Activity Diagram adalah diagram aktivitas yang berperan sebagai “map” dalam pengertian proses bisnis yang menampilkan sequence dari aktivitas-aktivitas di dalam proses.
Use Case Diagram
Menurut Bennet (2006, p658) , “Use case describes from a user’s perspective, a behaviorally related set of transaction that are normally performed together to produce some value for the user.” Yang diterjemahkan menjadi, Use Case digambarkan dari sudut pandang pengguna, secara behavior berhubungan dengan sekumpulan transaksi yang biasanya digunakan bersama-sama untuk memperoleh nilai bagi pengguna.
Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344) berpendapat, “ A navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface. The diagram shows the partiticipating windows and the transitions between them.” Yang diterjemahkan menjadi, Diagram navigasi adalah suatu jenis diagram statechart khusus yang berfokus kepada keseluruhan dinamis dari user interface. Diagram ini menampilkan windows yang ada dan perpindahan antar window.
ANALISIS DAN TEMUAN HASIL SURVEI
Berdasarkan hasil survei yang telah dilakukan terhadap sistem berjalan pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta, ditemukan permasalahan-permasalahan yang sering dihadapi, antara lain:
1. Mudahnya kehilangan data atau dokumen seperti, Form Bukti Peminjaman Buku Perpustakaan,Kartu Pinjam,Tanda Terima,dan Laporan
2. Tidak adanya Daftar Rekomendasi Buku yang diberikan Bagian Teknis Perpustakaan kepada kepala Sekolah
3. Tidak tersedianya modul penghapusan yang tertata dengan rapih.
4. Seringnya terjadi kesalahan pencatatan status peminjaman buku penunjang. 5. Laporan yang tidak sesuai dengan keadaan yang ada.
IDENTIFIKASI EVENT TABLE YANG DIUSULKAN
Event Internal Agent Start When Activity Melayani Peminjaman
Buku Paket
Bagian Layanan Perpustakaan
Pada awal tahun ajaran Anggota melakukan peminjaman buku paket
Bagian Layanan mendata peminjaman buku paket dan memperbarui data tersebut ke dalam sistem Tr_Peminjaman Buku Paket.
Menyerahkan buku paket.
Menyerahakan Bukti Peminjaman Buku Paket .
Melayani Pengembalian Buku Paket
Bagian Layanan
Pada akhir tahun ajaran Anggota melakukan pengembalian buku paket.
Perpustakaan Bagian Layanan Perpustakaan mencocokan data pada Bukti Peminjaman Buku Paket .
Menyimpan Data Peminjaman pada Tr_Peminjaman Buku Paket Melayani Peminjaman Buku Penunjang Bagian Layanan Perpustakaan Anggota ingin meminjam buku Penunjang
Memeriksa Kartu Anggota & Buku Pinjam, Mendata Peminjaman Buku pada Tr_Peminjaman Buku Penunjang.
Memilih Tombol Simpan pada Tr_Peminjaman Buku Penunjang & Mencetak Bukti Peminjaman Buku Penunjang 2 rangkap. Melayani Pengembalian Buku Penunjang Bagian Layanan Perpustakaan Menerima Bukti Peminjaman Buku Penunjang
Membuka Sistem Tr_Peminjaman Buku Penunjang .
Mencocokan nomor pinjam yang ada pada Bukti Peminjaman Buku Penunjang pada data Tr_Peminjaman Buku Penunjang. Mendata pengembalian buku penunjang pada Tr_Peminjmana Buku Penunjang.
Memilih tombol simpan pada Tr_Peminjaman Buku Penunjang. Menerima Buku Paket Bagian Teknis
Perpustakaan
Buku Paket Diterima Menerima buku paket & Tanda Terima dari Tata Usaha.
Mencocokan data buku-buku paket yang masuk pada list buku di dalam Sistem Tr_Pengadaan Buku Paket.
Mendata buku-buku yang masuk ke dalam Sistem Tr_Pengadaan
Buku Paket.
Memilih tombol simpan pada Sistem Tr_Pengadaan Buku Paket. Mencetak Bukti Penerimaan Buku Paket sebanyak 2 rangkap. Menerima Sumbangan Buku Penunjang Bagian Teknis Perpustakaan Donatur Menyumbang Buku Penunjang
Menginput data buku yang diterima.
Menyimpan data buku yang diterima.
Menginput data Donatur pada Sistem Tr_Donasi.
Menyimpan data Donatur pada Sistem Tr_Donasi dan mencetak Bukti Penerimaan Buku Sumbangan Sebanyak 2 rangkap. Merekomendasikan Buku Penunjang Bagian Teknis Perpustakaan Form Rekomendasi Pembelian Buku Penunjang Disetujui Kepala Sekolah
Menginput data-data buku yang direkomendasikan.
Memilih tombol simpan dan mencetak Form Rekomendasi Buku.
Memeriksa kondisi Buku Penunjang & mencocokan Buku Penunjang pada Form Rekomendasi Pembelian Buku Penunjang.
Menerima Buku Penunjang & Tanda Terima Buku Penunjang. Mendata Buku Penunjang kedalam sistem Tr_Pengadaan Buku Penunjang.
Memilih tombol simpan Pada Tr_Pengadaan Buku Penunjang.
Mencetak Bukti Penerimaan Buku Penunjang sebanyak 3 rangkap. Melakukan
Penghapusan Buku
Bagian Teknis Perpustakaan
Pergantian kurikulum Menyeleksi buku yang akan dihapus pada Ms Buku.
Memilih tombol hapus untuk buku-buku yang sudah diseleksi . Memeriksa data penghapusan buku.
Mencetak Bukti Penghapusan Buku sebanyak 2 rangkap. Mencetak Laporan Peminjaman Buku Paket Bagian Layanan Perpustakaan
Setiap Tahun Ajaran Selesai
Mencetak Laporan Peminjaman Buku Paket.
Menyerahkan Laporan Peminjaman Buku Paket kepada Kepala Perpustakaan untuk ditandatangani. Mencetak Laporan Peminjaman Buku Penunjang Bagian Layanan Perpustakaan
Setiap Tahun Ajaran Selesai
Mencetak Laporan Peminjaman Buku Penunjang.
Menyerahkan Laporan Peminjaman Buku Penunjang kepada Kepala Perpustakaan untuk ditandatangani.
Mencetak Laporan Pengadaan Buku Paket
Bagian Teknis Perpustakaan
Setelah Buku Paket yang masuk Didata pada Tr_Pengadaan Buku Paket
Mencetak Laporan Pengadaan Buku Paket.
Menyerahkan Laporan Pengadaan Buku Paket kepada Kepala Perpustakaan untuk ditandatangani. Mencetak Laporan Buku Masuk Bagian Teknis Perpustakaan Setelah Buku penunjang didata pada Tr_Pengadaan Buku Penunjang
Mencetak Laporan Buku Masuk. Menyerahkan Laporan Buku Masuk kepada Kepala Perpustakaan untuk
ditandatangani. Mencetak Laporan
Penghapusan Buku
Bagian Teknis Perpustakaan
Diminta oleh Kepala Perpustakaan
Mencetak Laporan Penghapusan Buku.
Menyerahkan Laporan Penghapusan Buku kepada Kepala Perpustakaan.
Tabel 1 Event Table sistem yang diusulkan
Sistem File yang Diusulkan
Sistem file yang diusulkan pada Perpustakaan SMP Negeri 111 Jakarta adalah sebagai berikut :
1. Ms_Buku
Data ini digunakan oleh Bagian Teknis Perpustakaan yang fungsinya untuk menambah , melakukan update, dan menghapus data buku, Data ini memiliki atribut seperti Kd_Buku, Jenis_Buku, Judul_Buku, Pengarang, Penerbit, Tahun Terbit, Stok, Status Histori, dan Keterangan.
2. Ms_Anggota
Data ini digunakan oleh Bagian Layanan Perpustakaan, Fungsinya adalah untuk menambah, melakukan update, dan menghapus data anggota, Data ini memiliki atribut seperti Id_Anggota, Nama_Anggota, Jenis_Kelamin, Alamat_Anggota, No_Telp_Anggota.
3. Ms_Karyawan
Data ini berfungsi untuk menambah, melakukan update, dan menghapus data karyawan, data ini memiliki atribut seperti Id_Karyawan, Nama_Karyawan, Jenis_Kelamin_Karyawan, Alamat_Karyawan, No_Telp_Karyawan, dan Jabatan. 4. Tr_Peminjaman_BukuPaket 5. Tr_Peminjaman_BukuPenunjang 6. Tr_Pengadaan_BukuPaket 7. Tr_Donasi 8. Tr_Rekomendasi 9. Tr_Pengadaan_BukuPenunjang 10. Tr_Penghapusan_Buku
UML CLASS DIAGRAM
USE CASE DIAGRAM
Rancangan layar
Gambar 3 Rancangan Layar – Main Menu
Simpulan
Dari hasil analisis, Perancangan Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan Pada SMP Negeri 111 Jakarta yang diusulkan memiliki beberapa kelebihan, oleh karena itu disimpulkan bahwa : 1. Perpustakaan telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi, Sehingga seluruh data dapat
diakses dengan mudah dan cepat, serta menghemat dalam penggunaan kertas yang sebelumnya digunakan sebagai media penyimpanan data perpustakaan.
2. Dengan adanya Sistem Aplikasi Manajemen Perpustakaan, maka dapat memudahkan SMP Negeri 111 Jakarta dalam mengetahui informasi tentang ketersediaan koleksi-koleksi buku yang ada diperpustakaan, Memudahkan Sistem Pelayanan Peminjaman maupun pengembalian.
3. Dengan Adanya Menu Search, Pengguna sistem dapat mengetahui dengan cepat data yang diinginkan ataupun informasi yang dibutuhkan pengguna, pada menu master, transaction, view, dan menu report.
4. Dengan penggunaan tampilan sistem yang user-friendly, diharapkan pengguna dapat dengan cepat memahami dan menyesuaikan diri dengan sistem tersebut.
5. Database dibuat gunanya untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh perpustakaan dalam pengambilan keputusan, laporan-laporan yang dibutuhkan seperti laporan peminjaman, laporan pengadaan buku paket, laporan buku masuk, dan lain-lain.
6. Dengan penggunaan Sistem yang baru, Perpustakaan telah memiliki Tr_Rekomendasi Buku yang berfungsi sebagai referensi resmi pembelian buku yang diajukan kepada kepala sekolah, dan
bendahara, sehingga dengan adanya Form Rekomendasi kemungkinan kecil tidak terjadi kesalahan dalam pembelian buku penunjang.
7. Perpustakaan Telah Memiliki Tr_Penghapusan Buku, Dengan Adanya Tr_Penghapusan Buku maka Perpustakaan dapat mencari data koleksi buku, ketika buku yang telah dihapus dibutuhkan kembali oleh perpustakaan, sehingga Perpustakaan tidak kesulitan jika ingin menemukan data buku yang telah terhapus.
8. Perpustakaan kini sudah memiliki sistem pengingat (Reminder) mengenai status peminjaman buku yang sedang dipinjam. Misalkan status peminjaman buku, kembali/belum.
9. Perpustakaan kini sudah menggunakan sistem file dan transaksi yang sudah terintegrasi melalui komputer, Sehingga file dan transaksi yang ada tersusun dengan rapih di dalam sistem aplikasi komputer.
10. Dengan Adanya menu view , Bagian Layanan Perpustakaan dapat mengetahui buku apa saja yang sering dipinjam oleh anggota,
Referensi
O’Brien, James. (2005). Pengantar sistem Informasi : Perspektif Bisnis dan Manajerial, Edisi ke-12 terjemahan Dewi Fitiriasari dan Deny Arnos Kwary, Salemba Empat, Jakarta. Romney, Marshall B. dan Paul John Steinbart. (2006). Accounting Information System, 10th Edition. Prentince Hall, Inc., USA.
Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Method, 6th Edition. McGraw Hill, New York.
Kusrini.(2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. C.V Andi Offset, Yogyakarta Connolly, Thomas., and Begg, Carolyn. (2002). Database System, 3rd Editon. Addision
Wesley, United State of America
Bennet, S., McRobb, S., & Farner, R. (2006). Object-Oriented System Analysis and Design Using UML. Mc Graw-Hill, Inc, New York, USA.
Jones, Frederick L. dan Darasatha V. Rama. (2006). Accounting Information System : A Business Process Approach. Thompson Southwestern, Canada.
Mathiassen et al. (2000). Object Oriented Analysis and Design. Marco Publishing ApS, Aaborg, Denmark. McLeod, Raymond, Jr. dan George P.Schell. (2008). Sistem Informasi Manajemen, Edisi 10. Salemba Empat, Jakarta.
Shneidermen, Ben. (1998). Design The User Interface: Strategies For Effective Human – Computer Interaction, Third Edition. Addision Wesley Publishing Company, Massachusetts
Sugiyono. (2005). Metode Penelitian Bisnis. CV Alfabeta, Bandung.
Supriyanto, Wahyu dan Ahmad Muhsin. (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan : Strategi Perancangan Perpustakaan Digital. Kanisius.Yogyakarta.
Qalyubi, Syihabuddin dkk. (2007). Dasar – dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. UIN Sunan Kalijaga Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab, Yogyakarta.
RIWAYAT PENULIS
Faizal Rizal lahir di kota Tangerang pada tanggal 04 Maret 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2012.
Ridwan Arifiandi lahir di Kota Jakarta pada tanggal 30 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang ilmu Komputerisasi Akuntansi pada tahun 2012. Saat ini bekerja sebagai Koordinator Studio di BinusTV. Penulis aktif di BinusTV RadioNET sebagai Technical Manager.
