BAB 4 PERANCANGAN FILE

(1)

BAB 4 – PERANCANGAN FILE

Tujuan Perancangan File :

1. Ketersediaan data (data avaibility) 2. Akurat dan konsistensi (data integrity) 3. Penggunaan stroage yang efisien 4. Kemudahan dalam updating 5. Kemudahan dalam reviewing data

Jenis-Jenis File :

1. File Master

 Berisi record suatu entitas

 Atribut (field)-nya boleh diupdate

 Jumlah recordnya relatif permanen Contoh :

- File Master Mahasiswa

- File Master Dosen

- File Master Barang

- File Master Pelanggan 2. File Table

Mirip file master , umumnya hanya read only Contoh :

- File Tabel Bulan - File Tabel Mata Kuliah

3. File Transaksi

 Merekam data transaksi

 Mengupdate file master

 Jumlah recornya terus bertambah Contoh :

- File Transaksi Penjualan

- File Transaksi Retur Penjualan

- File Transaksi Perkuliahan 4. File Pelantara/Sementara/Kerja

Dibentuk supaya proses lebih cepat Contoh

- File indeks ======= Berisi record key yang terurut - File Sort ======= File / transaksi terurut

(2)

A.

NORMALISASI Pengertian Normalisasi



Normalisasi adalah proses dekomposisi struktur data yang kompleks menjadi bentuk yang normal berdasarkan aturan mengenai data dependency



Normalisasi juga merupakan suatu pendekatan formal yang menguji data elemen dan data secara bersama ke dalam suatu bentuk yang dapat menampung perubahan pada masa yang akan datang



Data store berfungsi sebagai :

-

Penampung data masukan (formulir)

-

Sumber data untuk menghasilkan informasi keluaran (laporan, inquiry)



Data store pada DFD berisi data yang redudansi



Normalisasi biasanya dilakukan terhadap data store

Tahapan dalam Normalisasi : Normal Pertama (1NF).

Hilang kan semua kelompok data yang berulang (repeating group) dan tentukan primary key. Hasilnya adalah relasi dibagi-bagi menjadi relasi yang lebih sederhana.

Normal Kedua (2NF).

Semua non – key attribute (Field yang bukan record key) harus full dependent kepada primary key

Normal Ketiga (3NF).

Hilangkan transitive dependency, yaitu sebuah non-key attribute yang tergantung pada non -key attribute yang lain dalam satu relasi. `

Contoh Soal : CV.SAHABAT JAKARTA SURAT ORDER No. SO : xxxxxx Tanggal SO : dd-mm-yyyy Kode Pelanggan : xxxx Nama Pelanggan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tgl Rencana Kirim : dd-mm-yyyy Jangka Pembayaran : 99 Hari

Kode

Barang Barang Nama Jumlah Order Satuan Harga Total

Xxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 9,999 9,999 9,999 99,999 99,999 99,999 999,999,999 999,999,999 999,999,999 Total Seluruh 9,999,999,999

(3)

Diketahui :

Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail Pertanyaan :

Buatlah Normalisasi sampai bentuk normal ketiga menurut E.F.Codd dan James Martin?... Menurut cara E.F.Codd

UN NF.

Tr_Order = No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pemby + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah _Order+ Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh.

1 NF.

Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total + Total_Seluruh.

2 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_seluruh

Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + Harga_satuan

3 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim +Jangka_Pembayaran+

Total_seluruh

Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail

Tr_Order_Detail = @#No_Order +@ #Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan Menurut cara James Martin

UN NF.

Tr_Order = @No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + {Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah_Order + Harga_Satuan + Total } + Total_Seluruh.

1 NF.

Tr_Order_Header =

@No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran + Total_Seluruh.

Tr_Order_Detail =

(4)

2 NF.

Tr_Order_Header =

@No_Order + Tgl_Order + Kd_Plg + Nama_Plg + Alamat + Tgl_Rencana_Kirim + Jangka_Pembayaran +

Total_seluruh

Tr_Order_Detail =@#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan

3 NF.

Tr_Order_Header = @No_Order + Tgl_Order + #Kd_Plg + Tgl_Rencana_Kirim+ Jangka_Pembayaran+

Total_seluruh

Ms_Pelanggan = @Kode_Plg + Nama_Plg + Alamat + Telepon + E-mail

Tr_Order_Detail = @#No_Order + @#Kode_Brg + Jumlah_Order Ms_Barang = @Kode_Brg + Nama_Brg + Jumlah + harga_satuan

Kesimpulan :

Dengan demikin dapat dilihat bahwa perbedaan melakukan normalisasi menurut cara E.F.Codd dan James Martin hanya pada langkah untuk melakukan Normalisasi ke satu saja, pada Normalisasi kedua sudah sama. Apalagi pada Normalisasi ketiga sudah pasti sama.

CONTOH KASUS

Kamus Data Aliran Masukan

1. Daf_brg = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+Jml_stok} 2. Daf_Dept_prsh = periode_cetak_dept+hal_cetak+{no_u+kd_dept+nm_dept+ Nm_ka_dept+nip_ka_dept} 3. FPB = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+ {no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta} 4. Daf_minta_dept_verifikasi = {no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+ sat_brg+jml_minta+jml_realisasi}}}

Kamus Data Aliran Keluaran

1. Daf_brg_prsh = periode_cetak_brg+hal_cetak+{no_u+kd_brg+jns_brg+nm_brg+

sat_brg+Jml_stok}

2. FPB_kembali = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta}

3. Daf_minta_dept = {no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+{kd_brg+jns_brg+nm_brg+

sat_brg+jml_minta}}}

4. BPB = no_FPB+tgl_FPB+ kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{no_u+ kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

Kamus Data Laporan

Lap_permintaan = periode_awal+periode_akhir+{no_u+tgl_FPB+{no_FPB+nm_dept+

(5)

Tot_FPB}+tot_tgl}+tot_sel

Kamus Data Datastore

BRG = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_stok+periode_cetak_brg

DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept

PERMINTAAN = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{#kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

NORMALISASI (E.F.CODD) UNF (Un Normalized Form)

PERMINTAAN = no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

INF (First Normalized Form)

PERMINTAAN = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

@kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi

2NF (Second Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept

PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

3NF (Third Normalized Form)

PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept

DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept

NORMALISASI (JAMES MARTIN) UNF (Un Normalized Form)

PERMINTAAN = no_FPB+tgl_FPB+kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+

{kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_minta+jml_realisasi}

INF (First Normalized Form)

PERMINTAAN_DETAIL = @no_FPB+@kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi

2NF (Second Normalized Form)

(6)

3NF (Third Normalized Form) PERMINTAAN_HEADER = @no_FPB+tgl_FPB+#kd_dept DEPT_PRSH = @kd_dept+nm_dept+nm_ka_dept+nip_ka_dept+periode_cetak_dept PERMINTAAN_DETAIL = @#no_FPB+@#kd_brg+Jml_minta+jml_realisasi BRG = @kd_brg+jns_brg+nm_brg+sat_brg+Jml_stok+periode_cetak_brg

B.

SPESIFIKASI FILE



Hasil normalisasi data hanya menunjukkan atribut (field) apa saja yang terdapat dalam sebuah file



Spesifikasi file memberikan rincian yang lebih lengkap



Spesifikasi file berisi : Kode File, Nama File, Organisasi, Primary Key, Foreign Key, Panjang Record dan Diskripsi Field (No, Nama Field, Type Field, Panjang, Decimal, Keterangan)



Primary Key hanya satu sedangkan Foreign Key boleh lebih dari satu jenis (disesuaikan dengan keperluan) dan boleh beberapa field



Tipe field : Numeric, Character, Date, Boolean

Contoh :

Nama File : Master_Pelanggan

Kode File : Ms_Plg

Organisasi : Indexed Sequential

Primary Key : Kd_Plg

Foreign Key : -

Panjang Record : 95

No Nama Field Type Panjang Decimal Keterangan

1 2 3 4 5 Kd_Plg Nm_Plg Alamat Telepon E-mail Character Character Character Character Character 4 25 30 11 25 - - - - - Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon E-Mail Pelanggan

Nama File : Master_Barang

Kode File : Ms_Brg

Primary Key : Kd_Brg

Foreign Key : -

Panjang Record : 28

1 2 3 4 Kd_Brg Nm_Brg Jumlah Harga_satuan Character Character Numeric Numeric 4 15 4 5 - - 0 0 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang Harga Satuan

(7)

Contoh Spesifikasi File Setelah di Lakukan Normalisasi

Nama File : Transaksi_Order_Header

Kode File : Tr_Order

Primary Key : No_Order

Foreign Key : Kd_Plg

Panjang Record : 28

1 2 3 4 5 No_Order Tgl_Order Kd_Plg Tgl_Renc_Kirim Jangka_Pembaya ran Character Date Character Date Numeric 6 8 4 8 2 - - - - - Nomor Order Tanggal Order Kode Pelanggan Tgl Rencana Kirim Jangka Pembayaran

Nama File : Transaksi_Order_Detail

Kode File : Tr_Order

Primary Key : No_order

Foreign Key : No_Order, Kode_Brg

Panjang Record : 15

1 2 3 No_Order Kd_Brg Jumlah_Order Character Numeric Numeric 6 5 4 - 0 0 Nomor Order Kode Barang Jumlah Barang CONTOH KASUS

Nama File : Master_Barang

Kode File : Brg

Primary Key : Kd_Brg

Foreign Key : -

Panjang Record : 60

1 2 3 4 Kd_Brg Jns_Brg Nm_Brg Jml_stok Character Character Character Numeric 7 15 30 2 - - 0 0 Kode Barang Jenis Barang Nama Barang Jumlah Barang

(8)

Nama File : Master_Departemen_perusahaan

Kode File : Dept_prsh

Primary Key : Kd_dept

Foreign Key : -

Panjang Record : 56

1 2 3 4 Kd_dept Nm_dept Nm_ka_dept Nip_ka_dept Character Character Character Character 5 30 15 6 - - - - Kode Departemen Nama Departemen Nama Kepala Departemen NIP Kepala Departemen

Nama File : Transaksi_Permintaan_Header

Kode File : Permintaan_header

Primary Key : No_FPB

Foreign Key : Kd_Dept

Panjang Record : 22

1 2 3 No_FPB Tgl_FPB Kd_dept Character Date Character 9 8 5 - - -

Nomor Form Minta Barang Tanggal Form minta Brg Kode Departemen

Nama File : Transaksi_Permintaan_Detail

Kode File : Permintaan_Detail

Primary Key : No_FPB

Foreign Key : No_FPB, Kd_brg

Panjang Record : 20

1 2 3 4 No_FPB Kd_Brg Jumlah_Minta Jumlah_realisasi Character Numeric Numeric Numeric 9 7 2 2 - 0 0 0

Nomor Form Minta Barang Kode Barang

Jumlah Barang Minta Jumlah Barang Realisasi

(9)

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

A. VERSI CHEN

 Diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entity dalam suatu sistem.

 ERD tidak menggambarkan aliran data atau proses. Komponen ERD :

1. Entity 2. Relationship 3. Attribute 1. Entity

Segala sesuatu yang dapat dijelaskan dengan data, kelompok benda / objek, diberi nama denga

kata benda.

2. Relationship

Asosiasi antara satu atau beberapa entity, diberi nama dengan kata kerja

3. Attribute

Propety / karakteristik suatu entity atau relationship

SIMBOL YANG DIGUNAKAN Segi empat, menyimbolkan entity

Belah ketupat, menyimbolkan relationship

JENIS RELATIONSHIP (CARDINALITY) One – to – One (1 : 1)

Nama

Entity _relationshipNama

Milik

(10)

One – to – Many atau Many-To-One ( 1 : M atau M : 1)

Many – to – Many (N : M)

A. VERSI JAMES MARTIN

Simbol-simbol yang digunakan :

Entity / Terminal

Relationship

Garis relasi / hubungan dilengkapi dengan cardinality (frekuensi hubungan)

CARDINALITY / JENIS-JENIS RELATIONSHIP

1. A berasosiasi dengan satu dan hanya B

A

B

Nama Entity Lakukan PELANGGAN

1 M

SEWA VCD Kurangi

1 M

Memesan Pelanggan N M Barang

(11)

2. A berasosiasi dengan Nol atau satu B

3. A berasosiasi dengan satu atau lebih B

4. A berasosiasi denga Nol, satu atau lebih B

5. A berasosiasi dengan lebih dari satu B

Pelanggan Barang Rincian Pesanan Pesanan

A

B

A

B

A

B

A

B

(12)

CONTOH

 Seorang pelanggan melakukan satu atau beberapa pesanan

 Sebuah pesanan mempunyai satu rincian pesanan (detail order)

 Satu rincian pesanan terdiri dari satu atau beberapa barang Contoh 1 : ERD menurut CHEN

Mliki Order Detail Order 1 1 Barang Pelanggan Kurangi Lakukan N 1 1 N

Contoh 2 : ERD Menurut JAMES MARTIN

Order Detail

Order

Barang Pelanggan

(13)

CONTOH KASUS Versi Chen

DEPT_PRSH LAKUKAN PERMINTAAN

PERMINTAAN DETAIL Miliki BRG Kurangi 1 M 1 1 1 M @kd_dept @kd_brg @no_FPB #kd_dept @no_FPB #kd_brg #kd_dept #kd_brg

Versi James Martin

DEPT_PRSH PERMINTAAN

PERMINTAAN DETAIL BRG