Ÿ Logo Kemdikbud dan UNM Ÿ Nama Jurusan, Fakultas dan Universitas terlihat. jelas B. ISI

(1)

Penyelenggaraan webinar secara online

Jurusan Teknik Informatika dan Komputer

STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR

STANDAR

OPERASIONAL PROSEDUR

Divisi Humas 0123/45601/56

Divisi Publikasi & Dokumentasi Divisi Teknisi

Divisi Acara

(2)

0853 1122 4040 jtikunm_ofﬁcial @jtikunmofﬁcial Informatics & Computer Engineering

Divisi Publikasi & Dokumentasi

Make Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”

Ayu Lestari

Moderator Mahasiswi

Teknik Informatika dan Komputer

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR

Guest

Rezki Syahrir, S.T., S.I.P., MBA-MSC. Guest Speaker

PhD Candidate

University of Exeter, UK

Link Registrasi

http://bit.ly/registrationguestlecturejtik

Date : Saturday, November 14th 2020 Time : 7 PM (GMT +8) LIVE ON ZOOM Meeting JTIK UNM Free Entry Get E-Certiﬁcate Doorprize A. HEADER

Ÿ Nama dan Foto Pemateri Kegiatan

Beberapa hal yang harus ada pada pamﬂet/ﬂyer yaitu :

Ÿ Nama Jurusan, Fakultas dan Universitas terlihat

jelas

C. FOOTER

Ÿ Logo Kemdikbud dan UNM

B. ISI

Ÿ Judul Kegiatan

Ÿ Gambar yang sesuai dengan tema kegiatan

Akun Sosial Media Jurusan secara lengkap disertai

Ÿ Waktu dan tempat/platform pelaksanaan Kegiatan

Contact Person Jurusan

Pamflet/Flyer

GUEST

LECTURE

GUEST

LECTURE

Make Your Dream Comes True:

“Study and Grow in England”

Rezki Syahrir, S.T., S.I.P., MBA-MSC.

Guest Speaker

PhD Candidate

Date : Saturday, November 14th 2020 Time : 7 PM (GMT +8)

LIVE ON

ZOOM Meeting

JTIK UNM

Virtual Background

1. Tema dan warna mengikuti pamﬂet/ﬂyer

4. Ukuran standar virtual background yaitu 33,867 x 19,05 cm (4000 x 2.250 px) 3. Gambar pemateri dan waktu kegiatan tampak jelas dan tidak tertutupi

2. Nama kegiatan jelas dan diperkirakan tidak tertutupi saat digunakan sebagai latar.

(3)

GUEST LECTURE

Make Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”

Slide Acara

Header Google Form

Slide acara digunakan sebagai layout pembuatan run down acara yang akan ditampilkan, slide acara dibuat sesuai dengan draf manual acara. Ukuran slide acara disesuaikan dengan rasio yang digunakan pada slide power point.

GUEST LECTURE

Make Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”

Rezki Syahrir, S.T., S.I.P., MBA-MSC.

Guest Speaker

PhD Candidate

Date : Saturday, November 14th 2020 Time : 7 PM (GMT +8)

LIVE ON

ZOOM Meeting JTIK UNM

Ayu Lestari

Moderator

Mahasiswi

Teknik Informatika dan Komputer

Header digunakan pada form registrasi pendaftaran dan daftar hadir yang dibuat melalui platform google form. Warna dan tema yang digunakan sesuai dengan pamﬂet, ukuran standar header untuk google form adalah 13,547 x 3,387 cm ( 1.600,0 x 400,0 px)

(4)

Video Publikasi

Video publikasi dibuat untuk mendukung proses publikasi kegiatan, durasi video biasanya 30 detik, di upload di sosial media jurusan seperti instagram, youtube dan whatsapp story. Video publikasi berisi nama kegiatan, waktu, tempat dan

Dokumentasi Kegiatan

Mekanisme dokumentasi pada webinar dilakukan dengan cara print screen layar atau screen shot, hal ini dilakukan sebagai bentuk dokumentasi berjalannya acara yang diunggah di media partner atau dijadikan sebagai bukti pada laporan kegiatan.

(5)

Link Registrasi dan Presensi

Link registrasi digunakan sebagai form pendaftaran bagi calon peserta webinar/kegiatan. jumlah peserta kegiatan dapat diukur dari jumlah pendaftar, selain sebagai form pendaftaran, link registrasi juga berfungsi sebagai dokumentasi kegiatan bagian administrasi. Link presensi digunakan sebagai form daftar hadir untuk peserta yang mengikuti kegiatan. Perbedaan dari kedua link ini adalah link registrasi digunakan sebagai form registrasi, peserta yang mendaftar secara otomatis akan mendapatkan email berupa link zoom, Meeting ID, dan password beserta link google drive virtual background yang akan digunakan, sedangkan link presensi selain sebagai daftar hadir, peserta yang mengisi form akan menerima email secara otomatis berisi ucapan terima kasih dari penyelenggara sekaligus sertifikat kegiatan. pengiriman link zoom dan sertifikat dapat dilakukan oleh divisi administrasi dengan memanfaatkan fitur auto crat dan form mule yang terdapat di add-on google spreadsheet.

(6)

Administrasi/Persuratan

Ÿ Surat permohonan menjadi pemateri

Ÿ Surat permohonan fasilitator acara (dikondisikan) Ÿ Surat permohonan membuka acara

Ÿ Surat permohonan menjadi moderator acara

Divisi administrasi/persuratan bertugas untuk membuat surat terkait kegiatan yang akan dilaksanakan, surat yang perlu dibuat oleh divisi administrasi antara lain yaitu :

(7)

Run Down/Manual Acara

Run down atau manual acara berfungsi sebagai alat bantu untuk mendetailkan agar acara tersusun lebih teratur, rapi dan sistematis. Beberapa hal penting pada pembuatan manual acara adalah adanya keterangan timeline berdasarkan estimasi waktu yang sudah disepakati, adanya keterangan pelaku acara disetiap timeline kegiatan, dan adanya keterangan kegiatan yang jelas di setiap timeline yang dibuat. Contoh Manual acara yang digunakan pada acara webinar di Jurusan Teknik Informatik dan Komputer adalah seperti gambar berikut :

(8)

Slide Acara

lide acara merupakan gambaran dari run down/manual acara secara umum yang

S

ditampilkan pada s aat acara berlangsung dengan tujuan sebagai pengingat/penanda kepada partisipan acara mengenai agenda yang sedang berlangsung, slide acara di desain oleh tim publikasi dan di isi oleh divisi acara berdasarkan isi run down/manual acara di aplikasi power point. Contoh slide acara yang digunakan seperti pada gambar berikut.

(9)

Zoom Meeting

Ÿ Enable voice participant saat sesi diskusi, Ÿ Disable Voice Participant,

Ÿ Close Room.

Ÿ Enable share screen (slide acara, audio/video kegiatan),

Ÿ Share Meeting ID, Password dan Link Room Meet ke publikasi dan humas. Ÿ Open Room Meet,

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada Zoom Meeting adalah :

Ÿ Enable Live Streaming Youtube, Ÿ Admit Participant,

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada Youtube adalah :

Ÿ Nama kegiatan live streaming,

Ÿ Koneksi OBS Studio (untuk mengatur atau lebih tampilan zoom meeting di live streaming

youtube ),

Ÿ Gambar kegiatan live streaming, Ÿ Start live streaming,

Ÿ Aktifkan live chat, Ÿ Studio youtube,

Ÿ Stop live streaming. Ÿ Share link live streaming,

Youtube

Divisi Humas

Divisi Humas bertugas untuk mengontrol jalannya publikasi, mengontrol perkembangan pendaftar pada form registrasi, melakukan evaluasi publikasi dan mengawasi publikasi yang dilakukan oleh panitia kegiatan, hal ini bertujuan agar target peserta yang diharapkan pada kegiatan tersebut dapat tercapai.