BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Pendahuluan
Dalam pembuatan suatu aplikasi pada internshipproject, diperlukan beberapa tahapan, mulai dari analisa bisnis perusahaan untuk keperluan aplikasi, analisa sistem yang dipakai, bisnis proses yang berjalan, baru kemudian dibuatlah suatu rancangan kasar sebagai desain awal aplikasi untuk pembuatan aplikasi
mobile apartemen The Pakubuwono View.
Setelah identifikasi dari aplikasi sudah terbentuk, kemudian aplikasi ini diproses sesuai dengan aturan mobiledevelopmentcycle cycle.
3.1.1. Latar Belakang Perusahaan
The Pakubuwono View adalah salah satu apartemen yang berdiri di kawasan Pakubuwono, salah satu dari The Pakubuwono Group, di bawah Agung Podomoro Group, merupakan kumpulan cluster apartemen mewah dengan tujuan sasaran
tenant/ penghuni unit dari kalangan ekspatriat, pengusaha dan orang-orang penting
yang (sedang) bekerja di Indonesia. Dibagi menjadi 2 buah tower, Lacewood dan Redwood.Lacewood memiliki luas lantai yang lebih besar daripada Redwood di mana dalam 1 lantai tower lacewood terdiri dari 2 unit dan tower redwood terdiri dari 4 unit.Mulai beroperasi pada Agustus 2010, Pakubuwono View memastikan pelayanan dan fasilitas sekelas apartemen dan hotel bintang lima untuk memanjakan para penghuni. Sebagai bagian dari developer bidang properti, ada beberapa proyek properti yang telah dibangun sebelumnya yaitu The Pakubuwono Residence, dan yang sedang dibangun adalah The Pakubuwono Signature dan The Pakubuwono House. The Pakubuwono Development, yang membawahi beberapa apartemen di daerah Pakubuwono, mencoba untuk menambah kesan apartemen mewah dengan cara pengembangan sistem aplikasi yang dapat dipakai oleh user sebagai media akses untuk berkomunikasi dengan Building management. Besar harapan hal ini akandapat diimplementasikan ke apartemen-apartemen lain yang akan dibangun selanjutnya bilamana implementasi IT di Pakubuwono View ini berjalan dengan baik.
3.1.2
Struktur Organisasi
Struktur organisasi The Pakubuwono View saat ini :
Gambar 3.2 Struktur Organisasi The Pakubuwono View
3.1.3
IFCA ERP System
The Pakubuwono View memakai aplikasi IFCA sebagai aplikasi pendukung operational sehari-hari.IFCA adalah sebuah Property Management Program yang modulnya berkaitan dengan Enterprise Resource Planning (ERP) system pada binis properti apartemen.Di dalamnya terdapat sebuah modul menu penanganan permintaan servis ataupun keluhan dari penghuni untuk masalah modifikasi dan perbaikan unit seperti halnya kebutuhan rumah pada umumnya, tenancy management untuk pendataan penghuni, finance, beserta modul lainnya. Modul – modul yang ada di IFCA dijabarkan sebagai berikut:
1. Customer Service
CostumerService adalah modul yang digunakan untuk melayani permintaan
ataupun keluhan dari penyewa ataupunpemilik unit. Semua pelayanan yang diminta akan di tunjuk kepada seorang TROuntuk menindak lanjuti tujuannya. Fungsi dari modul ini juga untuk mengawasi pekerjaan yang diminta.Modul ini juga mempunyai kontrol untuk tahu pergerakan dari suatu permintaan.Status pelayanan selalu dimasukkan ke dalam sistem, kemudian diterima oleh admin engineer untuk dipilah bagian pekerjaannya. Untuk permintaan pelayanan yang telah disetujui oleh Pengawas dimasukkan kembali ke dalam system dan dibuatkansurat lembar kerja. Modul ini juga memungkinkan untuk para manajer untuk mengembalikan kepada staffnya biaya memodifikasi data SRF yang tidak benar.Modul CostumerService sebagai pusat pelayanan pelanggan untuk fasilitas semua permintaan pelayanan dari para penyewa atau pemilik. CostumerService melacak informasi permintaan dan biaya yang ditimbulkannya untuk Penghuni
2. Ownership Management
Berhubungan dengan data pemilik unit untuk dijadikan identitas pada sistem.
3. Tenancy Management
Berhubungan dengan data penyewa unit untuk dijadikan identitas pada sistem.Biaya yang ditagihkan setiap bulan, pajak dan tagihan dasar juga dibuat pada modul ini.
4. Purchasing
Modul Purchase Order akan membantu Perusahaan/Organisasi untuk mengatur proses pembelian dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Sistem ini membutuhkan master file setup khusus di masing-masing master file yang berhubungan, termasuk jenjang/tingkatan untuk pengambil keputusan dan jabatan orang yang berwenang untuk batas persetujuan sampai nilai tertentu. Hanya pembelian yang benar dengan persetujuan yang sesuai dapat masuk kedalam sistem dan menghasilkan Purchase Order sebagaimana mestinya
5. Inventory Control
Modul yang dipakai untuk kontrol atas barang ataupun jasa yang ada. Item,adalah sebutan untuk produk atau servis, yang dibeli atau dijual. Item tersebut biasa disimpan dikarenakan kemungkinan untuk dijual kembali untuk customer atau servis berbayar yang dilakukan oleh perusahaan. Item tersebut nantinya akan disebutan dalam sebuah invoice (surat pembayaran).
6. Point of Sales
Point of Sales (POS) adalah modul yang dipergunakan untuk transaksi
padaBusiness Centre dan Gym Fitness Centre agar dapat menghasilkan bill yang selanjutnya akan ditagihkan ke debtor yang ada.
6. Account Payable
Modul Accounts Payable merupakan modul yang disediakan sistem untuk menangani segala macam tagihan dari kreditor dan pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada Kreditor. Modul ini berintegrasi penuh dengan modul Purchase Order, Cash Book, Contractor Management, Project
Ledger dan GeneralLedger. Modul Account Payable menyimpan semua
informasi yang berhubungan dengan Kreditor
7. AccountReceivable
Modul Accounts Receivable merupakan modul yang disediakan sistem untuk membuat lembar tagihan hasil dari point of sales, servicerequest, pemakaian air,listrik dan lain-lain untuk ditagihkan kepada penyewa. Modul ini berintegrasi penuh dengan modul Cash Book, Contractor Management, Project
Ledgedan GeneralLedger.
8. GeneralLedger
Modul General Ledger adalah modul IFCA Financial System yang berfungsi sebagai jalur integrasi penuh dengan buku besar tambahan lain. Semua transaksi General Ledger yang dibuat melalui sub-ledger pertama-tama akan disimpan didalam “Interim Journal File”, setelah itu data akan di-import sebelum dilakukan proses tutup atau tutup tahun untuk seluruh debtor account.
Sistem ini memungkinkan semua transaksi untuk langsung diposting ke ledger tanpa disimpan dulu di File sementara
9. Meter Utility
Modul Meter Utilities adalah bagian dari ‘Property Management System' yang digunakan untuk melacak pemakaian utility di dalam kondominium, pertokoan, perkantoran atau kompleks. Modul ini dapat menagani masalah pemakaian Air, Listrik atau Gas. Biasanya pihak management suatu perusahaan akan menagih secara total terhadap satu pihak tertentu. Kemudian hal ini akan dibagi diantara penyewa, debtor atau pemilik, atau pihak management akan menagih berdasarkan pemakaian meteran masing-masing debtor
10. Cash Book andCash Flow
Modul ini digunakan untuk mengurus saldo bulanan di bank dengan detil transaksi untuk memungkinkan pemakai untuk melacak saldo di bank dan memonitor transaksi yang berhubungan dengan kas. Semua transaksi yang berhubungan dengan kas, secara otomatis disimpan di dalam sistem dengan menggunakan konsep kode bank.Dalam hal rekonsiliasi bank juga mudah, karena sudah disipakan fasilitasnya, untuk mendapatkan laporan bank rekonsiliasi.
3.2. Analisis
Permasalahan
Analisa permalahan merupakan analisis terhadap aspek-aspek yang menjadi rumusan masalah dalam implentasi intership project ini.Pokok permasalahan kemudian diobservasi, dipelajari serta didiskusikan untuk diambil kesimpulan sementara. Hasil dari analisa ini menjadi acuan dalam pembuatan aplikasi mobile yang dikehendaki.
3.3. Analisis Sistem yang Berjalan
Analisa terhadap sistem yang berjalan penting bagi pengembangan aplikasi berdasarkan ServiceOrientedArchitecture (SOA) untuk pengembangan aplikasi yang masih membutuhkan aplikasi lama agar tetap berjalan (reusable service). Analisa ini mencangkup pendataan sistem dan aplikasi yang akan dipergunakan kembali servicenya dan identifikasi aliran bisnis dari proses yang saat ini berjalan
3.4. Kerangka
Pikir
3.5.1 BusinessProcessModelling (BPM)
Tujuan dari BPM adalah membuat model lengkap yang dapat diimplementasikan sebagai servis teknikal. BPM melibatkan aktifitas dari model sebagai bisnis proses yang ‘seolah-olah sudah berjalan’ dan ‘akan’ mengalokasikan sumber yang sudah ada untuk pembuatan tiap proses. Optimisasi dilakukan dengan cara simulasi yang membantu melihat alur bisnis proses yang paling ideal. Kata ‘akan’ diambil atas dasar langkah yang dipunya, budget dan waktu, terhadap proses yang dijalani. Setiap organisasi atau binis domain mempunya fungsi yang sangat diharapkan untuk memberi masukan. Teknik BPM nantinya akan merepresentasikan aspek kebiasaan, struktur organisasi, atau objek bisnis. Setiap tugas diberikan kepada satu role.Role adalah sebutan sebuat entitas (orang, computer, atau tipe aktor lain) yang mempunyai hak dan kewajiban untuk melakukan suatu tugas tertentu. Sebuah role dapat melakukan beberapa tugas dan sebuat entitas dapat terdiri dari beberapa role.
Setiap bisnis proses ketika dianalisa dapat direpresentasikan ke dalam satu rangkaian aktivitas atau task / tugas. Tugas adalah bentuk paling kecil dari pekerjaan. Terkadang, sebagian dari proses dapat menjadi terlalu rumit sehingga harus direpresentasikan dalam bentuk diagram use case. Berikut gambaran use case yang ada pada sistem di TPV saat ini.
Gambar 3.18 Use case facilitybooking
Gambar 3.19 Use Case ServiceRequestHousekeeping
Berikut sedikit gambaran mengenai aliranservice yang terjadi pada bisnis proses yang berjalan pada apartemen The Pakubuwono View.
3.5.2 Component BusinessModelling
Dengan CBM, perusahaan akan membuat gambaran bisnis proses yang baru ketika dikonsepkan ke kebutuhan IT. Analisa proses baru yang terungkap memungkinkan bahwa proses yang diperlukan ternyata sudah ada untuk pemenuhan kebutuhan dan hanya butuh usaha untuk menyambung service yang sudah ada tersebut ke dalam bisnis proses yang baru, atau mungkin akan disadari bahwa ada servis aplikasi baru yang diperlukan oleh perusahaan kemudian menambahkannya ke dalam IT service portfolio. Pararel, jika perubahan dibutuhkan untuk proses yang berjalan saat ini, IT harus dapat merubah BPM untuk revisi secara technical berdasarkan services yang perlu dirubah atau ditingkatkan lagi. Pendekatan ini pada intinya akan meningkatkan kemampuan bisnis dan membantu membuat prioritas yang searah dengan bisnis.
3.6 Metodologi
Tesis ini adalah merupakan intership project yang dibuat untuk menghasilkan suatu bentuk konkrit untuk perusahaan. Rencana yang dibangun untuk apartemen The Pakubuwono View ini menggunakan metode ServiceOrientedArchitecture dengan cara melakukan penelitian terhadap alur komunikasi bisnis yang saat ini berlangsung oleh dalam operasional badan pengelola dalam memenuhi kebutuhan para penghuni untuk diimplementasikan ke dalam sebuah aplikasi mobile.
3.6.1 Metode Pengumpulan Data
Teknik yang digunakan untuk pengumpulan data yang diperlukan dengan cara :
a. Analisa sistem yang berjalan
Analisa dilakukan dengan cara mempelajari bentuk aliran data yang terjadi pada sistem yang berjalan, dilakukan dengan cara mempelajari penggambaran bentuk bisnis proses yang terjadi secara real di lapangan untuk acuan dasar analisa. Pada bagian ini penulis juga mencoba menganalisa sistem yang berjalan saat ini dari sisi kekuatan hardware, jaringan yang ada, serta database yang akan dipergunakan untuk pertukaran data
b. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data dari pihak yang berinteraksi dengan proses bisnis. Bahan wawancara yang akan ditanyakan kepada pihak
badan pengelola adalah mengenai kesiapan badan pengelola untuk pembentukan proses bisnis yang baru berdasarkan kesanggupan tiap-tiap divisi sehingga akan memudahkan pekerjaan tiap-tiap divisi yang akan dimasukan ke dalam sistem. c. Observasi
Dilakukan dengan melakukan pengamatan proses bisnis yang terjadi di lapangan dan melakukan pencatatan atas informasi yang didapat selama proses pengamatan.
d. Studi Pustaka
Melalui studi pustaka, banyak hal-hal dan teori mengenai langkah pembentukan dalam pengembangan konsep ServiceOrientedArchitectureyang bisa dipakai, khususnya berdasarkan IBM white paper atau IBM red book
journal.Untuk simulasi dengan menggunakan aplikasi SOA yang dipakai IBM
seperti relational method composer, penulis mengalami kendala dalam masalah dalam hal license, jadi hanya mengacu pada teori.
