64
ANALISIS ARSITEKTUR PERUSAHAAN YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Strategic Goals and Initiative
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Grand Berto Indoplast didirikan pada tahun 1988, yang bergerak
di bidang manufacturing (Plastic Injection Moulding) dengan orientasi
pemasaran yang ditujukan pada berbagai distributor besar maupun distributor
kecil. Perusahaan ini beralamat di Jl. Raya Perancis, Kawasan Pergudangan 8,
Blok RB. Telp (021)55913300 fax (021)55910989. Dadap-Tanggerang. 1500.
Pemilik perusahaan, Robert Tjandra.
PT. Grand Berto Indoplast adalah perusahaan yang memproduksi
mainan anak-anak (kids toy), melihat adanya peluang yang cukup besar
dengan semakin pesatnya pertumbuhan penduduk di Indonesia maka PT.
Grand Berto Indoplast memfokuskan produksi mainan mulai dari yang
menghibur hingga yang mencerdaskan anak. Bahan dasar yang digunakannya
adalah plastik yang berkualitas guna memuaskan para pelanggannya.
Dalam produksi pembuatan mainan anak-anak PT. Grand Berto
Indoplast menggunakan bahan dasar plastik lokal dan plastik impor
tergantung dari pesanan para pelanggan.
3.1.2 Rencana Strategi
3.1.2.1 Visi dan Misi
Visi : Menjadi perusahaan mainan yang berkualitas dan bisa
memuaskan pembeli.
Misi : Memproduksi mainan anak-anak yang membuat anak tidak
mudah bosan dan yang bisa mencerdaskan anak.
3.1.2.2 Strategi Bisnis Perusahaan
Sebagai salah satu perusahaan yang ingin mengembangkan
bisnisnya di dunia perindustrian, PT. Grand Berto Indoplast memiliki
strategi bisnis yang harus dicapai. Berikut ini strategi bisnis dari PT.
Grand Berto Indoplast :
1.
Komitmen Manajemen
PT. Grand Berto Indoplast mempunyai komitmen terhadap
pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan
meningkatkan secara terus menerus efektifitas dengan cara.
a.
Mengkomunikasikan
keseluruh
karyawan
akan
pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan.
b.
Menetapkan kebijakan mutu dan menetapkan sasaran
mutu.
2.
Time Management
PT. Grand Berto Indoplast mempunyai tujuan untuk
melakukan produksi secara tepat waktu.
a.
Mengoptimalkan waktu kerja pada saat produksi.
b.
Membuat table jadwal pengerjaan produksi pada tiap-tiap
mesin.
3.
Fokus Kepada Pelanggan
PT. Grand Berto Indoplast mempunyai tujuan untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara menjamin
kebutuhan-kebutuhan pelanggan dilaksanakan dan dipenuhi
pada setiap pekerjaan yang dikerjakan.
a.
Memperhatikan dan memantau kegiatan pelaksanaan
pekerjaan secara periodik.
b.
Selalu memantau informasi yang berkaitan dengan
kepuasan dan keluhan pelanggan dengan menggunakan
metode dan kriteria yang telah ditetapkan.
3.1.2.3 Produk yang Dihasilkan
Produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Grand Berto
Indoplast adalah berbagai macam jenis mainan anak-anak, mulai dari
yang mencerdaskan anak hingga yang menghibur. Produk- produk
tersebut semua dibuat dengan bahan dasar plastik pilihan.
3.1.3 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Pada sub-bab ini dijelaskan mengenai penjelasan tentang analisis
lingkungan eksternal dan internal bisnis perusahaan.
3.1.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan
Pembahasan mengenai analisis lingkungan eksternal mencakup
analisa terhadap lingkungan politik, sosial, budaya, dan teknologi
pada perusahaan dan persaingan bisnis perusahaan. Metode yang
digunakan untuk menganalisa hal tersebut yaitu dengan teknik analisa
lima (5) daya persaingan Porter dan analisis PEST.
3.1.3.1.1 PEST
•
Politik
Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap
proses bisnis perusahaan, yaitu terdapatnya
kebijakan-kebijakan baru yang dibuat oleh pemerintah, seperti
perundang-undangan tentang penggunaan bahan baku
berbahaya dan kebijakan tentang pajak.
•
Ekonomi
Faktor ekonomi merupakan salah satu faktor
yang memiliki pengaruh besar dalam eksternal
perusahaan. Dimana tidak stabilnya nilai tukar mata uang
asing terhadap rupiah yang dapat membuat harga bahan
baku yang khususnya di impor dari luar negeri menjadi
tidak stabil. Hal ini menyebabkan tidak menentunya
biaya produksi perusahaan.
•
Sosial
Mengingat semakin banyaknya jumlah angka
pertumbuhan penduduk di Indonesia, terutama pada
anak-anak. Kebutuhan mainan anak-anak terbilang
cukup besar. Hal ini dapat berpengaruh terhadap
penjualan produk perusahaan dengan cara meningkatkan
kerjasama dengan para distributor-distributor.
•
Teknologi
Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi
semakin menjadi salah satu kebutuhan utama dalam
dunia bisnis saat ini. Hal ini tidak lepas dari penggunaan
teknologi yang digunakan oleh PT. Grand Berto
Indoplast dalam proses bisnis di perusahaan dan produksi
untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
3.1.3.1.2 Analisis 5 Daya Saing Porter
Gambar 3.1 Analisa Porter pada PT. Grand Berto Indoplast
Lima (5) daya persaingan Porter mencakup lima
faktor eksternal pada perusahaan yaitu Intraindustry Rivalry
(Pesaing), Bargaining Power of Supplier (Kekuatan
pemasok), Bargaining Power of Buyers (Kekuatan
pembeli), Potential New Entrants (Potensi dari pendatang
baru), dan Subtitute Product (Produk pengganti) yang dapat
mempengaruhi strategi yang dimiliki oleh perusahaan dalam
persaingan di dunia bisnis. Berikut ini merupakan hasil
Potential New Entrants (Pendatang Baru)
•Perusahaan asing yang mulai
mengekspor mainan anak-anak ke dalam negeri.
Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Pemasok)
• Supplier yang berada di
dalam negeri maupun yang berada di luar negeri, yang memasok plastik-plastik yang berkualitas. Intraindustry Rivalry (Pesaing) • Salim Toys • Fantasy Land • Toko 88
Subsitute Product (Produk Pengganti)
•Plastik impor
Bargaining Power of Buyers (Kekuatan pembeli)
• Distributor besar
analisis yang telah dilakukan sesuai dengan proses bisnis
pada perusahaan saat ini :
a.
Bargaining Power of Buyers (Kekuatan Pembeli)
Pelanggan utama dari hasil produksi PT. Grand
Berto Indoplast ialah para distributor besar dan
distributor kecil. Untuk mencari para pelanggan pihak
PT. Grand Berto Indoplast menggunakan marketing
untuk menawarkan produk-produknya, tetapi jika
dalam skala besar pihak PT. Grand Berto Indoplast
mengundang para distributor-distributor besar untuk
memperkenalkan hasil produknya.
b.
Intraindustry Rivalry (Pesaing)
Pesaing dari PT. Grand Berto Indoplast adalah
perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur dalam
pembuatan mainan anak-anak, salah satu pesaing
utamanya adalah Salim Toys. Hal ini, membuat PT.
Grand Berto Indoplast terus dibayangi oleh pesaingnya
yang berusaha mengejar dalam memimpin persaingan,
oleh karena itu PT. Grand Berto Indoplast harus
melakukan peningkatan pelayanan dan kualitas produk
serta melakukan hubungan sosial yang baik dengan
para pelanggan.
c.
Bargaining Power of Supplier (Kekuatan Pemasok)
PT. Grand Berto Indoplast memiliki beberapa
pemasok yang berasal dari luar negeri maupun dari
dalam negeri. Untuk pemasok dalam negeri mereka
menyuplai bahan dasar plastik dengan kualitas standar,
sedangkan untuk pemasok dari luar negeri, mereka
menyuplai bahan dasar plastik dengan kualitas super,
dimana bahan dasar kualitas super tersebut tidak bisa di
dapatkan di dalam negeri. Dibutuhkannya sebuah
jaringan komunikasi yang baik dengan pemasok agar
berbagai hal-hal negatif seperti keterlambatan dan
kesalahpahaman dalam pembelian bahan baku yang
dipesan
oleh
perusahaan
dapat
dicegah
dan
diminimalisasi.
d.
Potential New Entrants (Pendatang Baru)
Seiring berjalannya waktu, tumbuh
pesaing-pesaing baru perusahaan yang bisa saja dapat
mengancam
pangsa
pasar
yang
dimiliki
oleh
perusahaan PT. Grand Berto Indoplast. Beberapa
pendatang baru yang ikut meramaikan pasar produksi
ialah perusahaan asing yang mulai mengekspor produk
mainan anak-anak ke dalam negeri. Ancaman dari
pendatang baru ini belum begitu berpengaruh bagi PT.
Grand Berto Indoplast, namun lambat laun jika proses
bisnis, strategi bisnis perusahaan, dan teknologi pada
perusahaan tidak di tingkatkan, tidak menutup
kemungkinan perusahaan pendatang baru dapat
mengancam ruang lingkup pasar PT. Grand Berto
Indoplast.
e.
Subsitute Product (Produk Pengganti)
Berbagai produk yang dihasilkan oleh PT.
Grand Berto Indoplast adalah berbahan dasar plastik.
Plastik merupakan bahan dasar pokok dalam proses
produksi. Perusahaan menggunakan bahan dasar plastik
lokal dan plastik import. Bahan dasar plastik import
biasanya digunakan dalam proses produksi tertentu,
dimana bahan dasar plastik lokal tidak dapat digunakan
untuk proses produksi tersebut. Tetapi harga dari bahan
dasar plastik import itu sendiri cukup mahal di
bandingkan bahan dasar plastik lokal.
3.1.3.2 Analisis Lingkungan Internal Perusahaan
3.1.3.2.1 Analisa SWOT
•
Peluang
1.
Semakin banyaknya jumlah angka pertumbuhan
penduduk di Indonesia, terutama anak-anak.
2.
Pesaing bisnis produksi mainan anak-anak yang
masih minim.
3.
Perkembangan teknologi yang mendukung proses
bisnis perusahaan sehingga lebih efektif dan efisien.
4.
Mempunyai beberapa pelanggan yang sudah
mempercayai hasil dari produk yang dihasilkan.
5.
Barang baku yang mudah di dapat.
6.
Pengembangan aplikasi jaringan sudah lebih mudah
dan cepat.
•
Ancaman
1.
Kemerosotan ekonomi nasional.
2.
Ketidak stabilannya harga bahan baku untuk
produksi barang.
3.
Semakin banyaknya mainan-mainan impor yang
masuk ke indonesia.
4.
Munculnya kebijakan pasar bebas dalam era
globalisasi.
5.
Mulai banyaknya anak yang lebih tertarik pada
mainan berteknologi seperti video game.
6.
Pencarian data dan informasi dalam perusahaan yang
belum teratur.
•
Kekuatan
1.
Tersedianya mesin produksi yang berteknologi
canggih dalam menunjang produksi perusahaan.
2.
Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan
para pelanggan yang sudah ada.
3.
Perusahaan ditangani oleh para staff ahli dan
professional.
4.
Perusahaan memiliki tim yang solid.
5.
Produk yang dihasilkan perusahaan mempunyai
variasi yang beragam.
6.
Adanya quality control yang baik sehingga produk
yang dihasilkan berkualitas tinggi.
•
Kelemahan
1.
Penggunaan
IT
kurang
dimaksimalkan
oleh
perusahaan.
2.
Kapasitas produksi yang masih kurang dalam
menghadapi banyaknya jumlah pesanan.
3.
Sulitnya mencari sumber daya manusia yang
professional.
4.
Keterlambatan pengiriman barang karena masalah
kemacetan atau banjir.
5.
Dalam melakukan promosi perusahaan masih belum
menggunakan teknologi web.
6.
Pencatatan data dan informasi perusahaan yang
masih menggunakan kertas sehingga tidak teratur.
3.1.3.2.2 Matriks Faktor Strategi Eksternal
Apabila sudah menyelesaikan faktor-faktor strategi
eksternal maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan
peluang dan ancaman harus menganalisis lingkungan
eksternalnya. Seperti pada Tabel 3.1 EFAS berikut ini :
Tabel 3.1 EFAS
Faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
Bobot X Rating
Peluang
1. Semakin banyaknya jumlah
angka pertumbuhan penduduk di
Indonesia, terutama anak-anak.
0,15
3
0,45
2. Pesaing bisnis produksi mainan
anak-anak yang masih minim.
0,09
2
0,18
3. Perkembangan teknologi yang
mendukung proses bisnis
perushaan sehingga lebih efektif
dan efisien.
4. Mempunyai beberapa Pelanggan
yang sudah mempercayai hasil dari
produk yang dihasilkan.
0,19
4
0,76
Total Peluang
0,53
1,69
Ancaman
1. Kemerosotan ekonomi nasional.
0,07
3
0,21
2. Ketidak stabilannya harga bahan
baku untuk produksi barang.
0,16
1
0,16
3. Semakin banyaknya
mainan-mainan impor yang masuk ke
Indonesia.
0,10
1
0,10
4. Munculnya kebijakan pasar
bebas dalam era golobalisasi .
0,14
2
0,28
Total Ancaman
0,47
0,75
Total EFAS
1
2,44
3.1.3.2.3 Matriks Faktor Strategi Internal
Apabila sudah menyelesaikan faktor-faktor strategi
internalnya maka, untuk mengetahui berbagai kemungkinan
kekuatan dan kelemahan harus menganalisis lingkungan
internalnya. Seperti pada Tabel 3.2 IFAS berikut ini :
Tabel 3.2 IFAS
Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot X Rating
Kekuatan
1. Tersedianya mesin produksi
yang berteknologi canggih
dalam menunjang produksi
perusahaan.
0,12
3
0,36
2. Perusahaan memiliki
hubungan yang erat dengan
para pelanggan yang sudah
ada.
0,13
4
0,52
3. Perusahaan ditangani oleh
para staff ahli dan professional.
0,16
3
0,48
4. Perusahaan memiliki tim
yang solid
0,13
4
0,52
Total Kekuatan
0,54
1,88
Kelemahan
1. Penggunaan IT kurang
dimaksimalkan oleh
perusahaan.
0,07
2
0,14
2. Kapasitas produksi yang
masih kurang dalam
menghadapi banyaknya jumlah
pesanan.
0,09
2
0,18
3. Sulitnya mencari sumber
daya manusia yang
professional.
0,07
1
0,07
4. Keterlambatan pengiriman
barang karena masalah
kemacetan atau banjir
0,05
3
0,15
Total Kelemahan
0,28
0,54
3.1.3.2.4 Matrik TOWS atau SWOT
Berikut adalah matrik yang menggambarkan
bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan
dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang
dimiliki.
Tabel 3.3 Matrik SWOT
IFAS
EFAS
Strength
1. Tersedianya mesin
produksi yang berteknologi
canggih dalam menunjang
produksi perusahaan.
2. Perusahaan memiliki
hubungan yang erat dengan
para pelanggan yang sudah
ada.
3. Perusahaan ditangani
oleh para staff ahli dan
professional.
4. Perusahaan memiliki tim
yang solid.
5. Produk yang dihasilkan
perusahaan
mempunyai
variasi yang beragam.
6. Adanya quality control
yang baik sehingga produk
yang dihasilkan berkualitas
tinggi.
Weakness
1. Penggunaan IT kurang
dimaksimalkan oleh
perusahaan.
2. Kapasitas produksi yang
masih kurang dalam
menghadapi banyaknya
jumlah pesanan.
3. Sulitnya mencari sumber
daya manusia yang
professional.
4. Keterlambatan
pengiriman barang karena
masalah kemacetan atau
banjir.
5.
Dalam
melakukan
promosi perusahaan masih
belum
menggunakan
teknologi web.
6. Pencatatan data dan
informasi perusahaan yang
masih menggunakan kertas
sehingga tidak teratur.
Opportunity
1. Semakin banyaknya
jumlah angka pertumbuhan
penduduk di Indonesia,
terutama anak-anak.
2. Pesaing bisnis produksi
mainan anak-anak yang
masih minim.
3. Perkembangan teknologi
yang mendukung proses
bisnis perusahaan sehingga
lebih efektif dan efisen.
4. Mempunyai beberapa
pelanggan yang sudah
mempercayai hasil dari
produk yang dihasilkan.
5.
Barang
baku
yang
mudah di dapat.
6. Pengembangan aplikasi
jaringan sudah lebih mudah
dan cepat.
Strategi SO
1. Meningkatkan inovasi
produk dan
mempertahankan kualitas
produk yang sudah
dipercaya oleh pelanggan.
Strategi WO
1. Melakukan produksi
secara optimal dengan
menghasilkan kualitas
produk yang baik.
Threats
1. Kemerosotan ekonomi
nasional.
2. Ketidak stabilannya
harga bahan baku untuk
produksi barang.
3. Semakin banyaknya
mainan-mainan impor yang
masuk ke Indonesia.
4. Munculnya kebijakan
pasar bebas dalam era
globalisasi.
Strategi ST
1. Menurunkan harga jual
dengan tetap
meperhitungkan
keuntungan dan
mempertahankan kualitas
yang baik.
2. Memaksimalkan
penggunaan mesin
perusahaan untuk
melakukan produksi.
Strategi WT
1. Mengoptimalkan tenaga
kerja pada setiap bagian
diperusahaan.
5. Mulai banyaknya anak
yang lebih tertarik pada
mainan berteknologi seperti
video game.
6. Pencarian data dan
informasi
dalam
perusahaan yang belum
teratur.
3.1.3.2.5 Matrik Grand Strategi
Berdasarkan analisis pada Tabel 3.1 dan Tabel 3.2
maka dapat digambarkan posisi dari PT. Grand Berto
Indoplast dalam persaingan melalui diagram berikut ini :
Perhitungan
Titik x = kekuatan (strength) – kelemahan (weakness)
= 1,88 – 0,54
= 1,34
Titik y = peluang (oppurtinity) – ancaman (threat)
= 1,69 – 0,75
Gambar 3.2 Diagram Penentuan Matrik Grand Strategy
PT. Grand Berto Indoplast menggunakan strategi
pada kuadran 1 yaitu SO (Strength dan Opportunity) dengan
strategi sebagai berikut :
-
Meningkatkan
inovasi
produk
dan
mempertahankan kualitas produk yang sudah
dipercaya oleh pelanggan
3.1.3.2.6 Value Chain
Infrastuktur Perusahaan
Gedung, Peralatan dan Perlengkapan Kantor, Gudang, Mobil Operasional
Manajemen Sumber Daya
Perekrutan, Pelatihan, Pengontrolan, Evaluasi kinerja
Pengembangan Teknologi
Windows XP
Pembelian
Pembelian bahan baku kepada supplier, Pembelian perlengkapan logistik
Logistik ke
dalam
- Hubungan
dengan
supplier
- Penerimaan
bahan baku
dari supplier
Operasi
- Proses
pengolahan
bahan baku
menjadi suatu
produk
Logistik ke
luar
- Hubungan
dengan
pelanggan
- Pengiriman
produk
kepada
pelanggan
Pemasaran
dan
Penjualan
- Memberikan
informasi
produk,
seperti
kualitas dari
produk
tersebut
Pelayanan
- Menjaga
kualitas
produk untuk
memuaskan
pelanggan
- Menjalin
hubungan dan
komunikasi
yang baik
dengan
pelanggan
Gambar 3.3 Value Chain
Dari gambar 3.3 kita dapat melihat beberapa
kegiatan yang dilakukan PT. Grand Berto Indoplast,
meliputi :
1.
Aktivitas utama
•
Logistik kedalam
Aktivitas logistik ke dalam yang ada di
perusahaan ialah hubungan supplier dan
M
A
R
G
I
N
penerimaan bahan baku. Dimana PT. Grand
Berto Indoplast tidak terpaku pada satu
supplier saja. PT. Grand Berto Indoplast
mempunyai beberapa supplier, sehingga dapat
memilih bahan baku yang murah dan
berkualitas.
•
Operasi
Terdapat
aktivitas-aktivitas
yang
berhubungan pada suatu proses perubahan atau
transformasi dari bahan baku menjadi barang
jadi (produksi). Sejauh ini proses operasi PT.
Grand Berto Indoplast dapat dikategorikan
baik, karena adanya Quality Control dan
tenaga kerja yang handal.
•
Logistik keluar
Aktivitas logistik ke luar yang ada pada
PT. Grand Berto Indoplast ialah hubungan
dengan pelanggan dan pengiriman produk
yang sudah dipesan oleh pelanggan.
•
Pemasaran dan penjualan
Merupakan kegiatan perusahaan dalam
memperkenalkan produk dari perusahaan
kepada konsumennya dengan menggunakan
marketing
dalam
menawarkan
produk-produknya serta pihak PT. Grand Berto
Indoplast juga mengundang para distributor
untuk
memperkenalkan
produk
yang
dihasilkan.
•
Pelayanan
Bertujuan
untuk
meningkatkan
kepuasan
pelanggan.
Pelayanan
yang
dilakukan pihak perusahaan adalah dengan
menjalin komunikasi yang baik dengan
pelanggan. Seperti pengiriman yang tepat
waktu, kualitas produk yang berkualitas, dan
sebagainya.
2.
Aktivitas Pendukung
•
Infrastruktur Perusahaan
Infrastruktur yang dimiliki perusahaan
seperti kantor, peralatan dan perlengkapan
kantor, gudang, dan mobil operasional untuk
melakukan pengiriman barang.
•
Manajemen Sumber Daya
Perusahaan selektif dalam melakukan
perekrutan karyawan untuk mencari tenaga
kerja
yang
handal.
Serta
perusahaan
memberikan pelatihan terhadap karyawan
untuk meningkatkan kualitas produksi.
•
Pengembangan Teknologi
Penggunaan Microsoft windows XP.
•
Pembelian
Kegiatan pembelian bahan baku dan
pendukung yang dilakukan oleh PT. Grand
Berto Indoplast untuk mendukung aktivitas
utama.
3.1.3.2.7 Balanced Scorecard
Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi
dan strategi suatu perusahaan. Pada Tabel 3.4 dijelaskan
mengenai Balance scorecard pada perusahaan PT. Grand
Berto Indoplast.
Tabel 3.4 Balanced Scorecard
Perspektif Strategic Object
KPI Bobot
KPI
Target Aktual Score
2010 2011 2010 2011 2010 2011 F in a n ci a l Pertumbuhan pendapatan Presentase pendapatan yang masuk tiap bulan 50% 100% 100% 85% 90% 92,50 95 Meningkatkan nilai tambah Meningkatkan pelayanan 30% 90% 100% 80% 90% 85 95 C u st o m er Meningkatkan kepuasan pelanggan Memantau keluhan pelanggan 50% 85% 90% 80% 87% 87 100 Meningkatkan pangsa pasar Presentase ruang lingkup pendistribusian produk 40% 100% 100% 90% 100% 95 100 In te r n a l p r o ce ss Meningkatkan kualitas produksi Meminimalisasi kan tingkat kecacatan produk 50% 100% 100% 80% 85% 90 92,50 Meningkatkan pelaksanaan proses bisnis Presentase pelaksanaan proses bisnis secara maksimal 30% 100% 100% 80% 85% 90 90 L ea r n in g a n d g r o w th Meningkatkan keahlian dengan pelatihan karyawan Indeks kompetensi karyawan 30% 90% 100% 40% 50% 50 60 Mengembangkan sistem informasi dan teknologi informasi Presestase kemampuan dalam pelaksanaan tugas di setiap bagian 20% 80% 100% 75% 80% 77 80
3.1.3.3 CONOPS Berjalan
3.1.3.3.1 CONOPS Skenario Berjalan
1.
Pelanggan melakukan pemesanan barang kepada pihak
Perusahaan melalui Bagian Order Request dengan
mengisi Purchase Order.
2.
Bagian Order Request mengirim Purchase Order
kepada Bagian Administrasi.
3.
Bagian Administrasi akan melaporkan Purchase Order
kepada Pimpinan Perusahaan.
4.
Pimpinan Perusahaan akan mengeluarkan Surat
Permintaan Bahan Baku (SPBB) kepada Bagian
Logistik dan mengumpulkan semua Kepala Bagian
Produksi, Bagian Perakitan, Bagian Penyimpanan, dan
Bagian Administrasi untuk melakukan rapat kerja.
5.
Setelah pembagian tugas diserahkan, Bagian Logistik
akan mengirim Surat Pembelian Bahan Baku (SPBB)
kepada Supplier.
6.
Bahan baku akan dikirimkan oleh Supplier kepada
Bagian Penyimpanan (Gudang) yang nantinya akan
diperiksa kesesuaian bahan baku yang diterima dengan
yang dipesan.
7.
Setelah bahan baku diterima, Bagian Penyimpanan
(Gudang) akan menyerahkan Surat Penerimaan Bahan
Baku (SPBB) kepada Bagian Logistik.
8.
Bagian Logistik kemudian memberikan laporan kepada
Bagian Accounting berdasarkan jumlah pemesanan
bahan baku yang dipesan.
9.
Bagian Accounting akan membayar jumlah pemesanan
bahan baku kepada Supplier.
10.
Bagian Logistik akan melaporkan hasil pembelian
bahan baku ke pimpinan.
11.
Pimpinan mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK)
kepada Bagian Produksi untuk segera melakukan
produksi.
12.
Setelah
melakukan
produksi,
Bagian
Produksi
menyerahkan hasil cetakan plastik kepada Bagian
Perakitan untuk dilakukan proses perakitan.
13.
Bagian Produksi mencetak Form Produksi ke Bagian
Pengemasan.
14.
Setelah selesai proses perakitan, Bagian Perakitan
kemudian mengirim barang ke Bagian Gudang.
15.
Bagian Gudang mengirim barang ke Bagian Quality
Control untuk pengecekan guna menghindari cacat
produksi atau karena unit kurang sempurna.
16.
Bagian Quality Control melakukan pengecekan barang
yang sudah masuk.
a)
Bagian Quality Control akan meneruskan barang
yang dinilai layak ke Bagian Pengemasan.
b)
Bagian Quality Control akan mengembalikan
barang yang dinilai tidak layak ke Bagian Produksi
untuk melakukan perbaikan / pengerjaan ulang.
17.
Bagian Pengemasan menyerahkan barang ke Bagian
Pengiriman untuk melakukan pengiriman barang.
18.
Bagian Pengemasan mengirimkan Form Produksi ke
Bagian Administrasi.
19.
Bagian Administrasi menerbitkan Surat Jalan ke Bagian
Pengiriman.
20.
Bagian Administrasi mengirimkan Form Produksi ke
Bagian Accounting.
21.
Bagian Accounting menerbitkan Invoice ke Bagian
Pengiriman.
22.
Bagian Pengiriman mengirimkan barang beserta
Invoice kepada Pelanggan.
23.
Pelanggan
melakukan
pembayaran
ke
Bagian
Accounting sesuai dengan Invoice yang diberikan oleh
Bagian Pengiriman.
24.
Setelah Pelanggan melakukan pembayaran, Bagian
Accounting akan mengirimkan form tanda terima atau
kwitansi.
3.1.3.3.2 Diagram CONOPS Berjalan
Bagian Order Request Bagian Administrsi Pimpinan
1 . M e m e sa n B a ra n g Pelanggan
2. Mengirim Purchase Order 3. Melaporkan Purchase Order
Bagian Logistik 4 . M e n g e lu a rka n S u ra t P e rm in taa n B a h a n B a ku (S P B B ) 5 . M e m e sa n B a h a n B a ku Bagian Gudang Suppliers 6 . M e n g irim B a h a n B a ku 7 . M e la p o rka n P e n e rim a a n B a h a n B a ku Bagian Acounting
8. Melaporkan Jumlah Pemesanan Bahan Baku
9. Membayar Jumlah Pemesanan Bahan Baku 1 0 . M e la p o rka n H a sil P e m b e lia n B a h a n B a ku Bagian Produksi
11. Mengeluarkan Surat Perintah Kerja (SPK)
Bagian Perakitan 1 2 . M e n ye ra h ka n ha si l ce taka n p la st ik P a sca P ro d u ks i
14. Mengirim Barang Pasca Perakitan
Bagian Quality Control
15. Mengirim Barang untuk diseleksi Bagian Pengemasan
16a. Menyerahkan barang lulus seleksi 16b. Mengembalikan barang yang tidak layak
Bagian Pengiriman
17. Menyerahkan Barang
18. Mengirim Form Produksi
1 9 . M e n e rb it ka n S u ra t Ja la n MICROSOFT CORPORATION 2 0 . M e n g ir im F o rm P ro d u ksi 21. Menerbitkan Invoice 2 2 . M e n g ir im B a ra n g b e se rt a S u ra t Ja la n d a n I n vo ice MICROSOFT CORPORATION 23. Membayar Tagihan 24. Mengirimkan Form Tanda Terima 1 3 . M e n ce tak F o rm P ro d u ksi
Gambar 3.5 Concept Of Operation Diagram (CONOPS)
3.2 Product and Service
Product and Service merupakan area arsitektur yang dimaksudkan
sebagai pengaruh paling utama. Level kedua dari EA framework
mengidentifikasi layanan produk bisnis dari perusahaan dan kontribusi dari
teknologi yang mendukung proses tersebut.
3.2.1 Business Plan
Rencana bisnis menyediakan deskripsi tingkat tinggi dari garis kunci
dari bisnis, dan strategi finansial yang akan mencapai tujuan dan inisiatif
strategis.
3.2.1.1 Business Overview
PT. Grand Berto Indoplast adalah sebuah perusahaan yang
bergerak dalam bidang pembuatan mainan anak-anak (plastic injection
moulding). Perusahaan ini dapat melakukan produksi dalam segala
jenis, bentuk, dan ukuran sesuai dengan pesanan dari para pelanggan.
3.2.1.2 Executives Team Profile
1. Pimpinan Perusahaan
•
Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah
diambil
•
Menerima dan menganalisa laporan kerja dari setiap bagian
yang ada diperusahaan
•
Menyusun rencana perusahaan serta visi, misi, dan strategi
dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Kepala Bagian Produksi
•
Bertangung jawab dalam mengatur penjadwalan kerja tiap
shift.
•
Menerapkan prosedur pelaksanaan produksi.
•
Menugaskan supervisor produksi untuk mengawasi kinerja
teknisi dan operator mesin.
3. Kepala Bagian Perakitan
•
Bertanggung jawab dalam proses perakitan.
•
Menugaskan supervisor perakitan untuk mengawasi kinerja
buruh rakit.
4. Kepala Bagian Penyimpanan
•
Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang.
•
Mendata jumlah barang yang ada digudang.
5. Kepala Bagian Administrasi
•
Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur,
seluruh transaksi dan dokumen yang ada pada perusahaan.
•
Menyerahkan laporan keuangan secara berkala kepada
pimpinan.
3.2.1.3 Organizational Structure
Secara umum Job descriptions atau gambaran pekerjaan dari
bagan diatas adalah:
1. Pimpinan Perusahaan
•
Bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang sudah
diambil.
•
Menerima dan menganalisa laporan kerja dari setiap bagian
yang ada diperusahaan.
•
Menyusun rencana perusahaan serta visi, misi, dan strategi
dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Wakil Pimpinan
•
Memantau kinerja dan mengawasi setiap divisi
•
Memberi laporan kinerja pada pimpinan.
•
Menentukan langkah-langkah kerja guna mencapai kinerja
yang maksimal
3. Kepala Bagian Produksi
•
Bertangung jawab dalam mengatur penjadwalan kerja tiap
shift.
•
Menerapkan prosedur pelaksanaan produksi.
•
Menugaskan supervisor untuk mengawasi kinerja teknisi dan
operator mesin.
4. Supervisor Produksi
•
Mengawasi kinerja teknisi dan operator mesin.
•
Melaporkan hasil produksi kepada kepala produksi.
•
Memastikan jenis bahan plastik yang digunakan untuk
produksi sesuai pesanan.
•
Melakukan rekruitmen tenaga kerja dan seleksi tenaga kerja,
karena disini supervisor merangkap tugasnya sebagai HRD.
5. Teknisi
•
Mengawasi kondisi mesin.
•
Memperbaiki mesin jika terjadi kerusakan.
6. Operator Mesin
•
Menjalankan mesin yang digunakan dalam proses produksi
•
Mengatur setting-an mesin.
7. Kepala Bagian Perakitan
•
Bertanggung jawab dalam proses perakitan
•
Menugaskan supervisor perakitan untuk mengawasi kinerja
buruh rakit.
8. Supervisor Perakitan
•
Mengawasi kinerja buruh rakit dalam proses perakitan.
•
Mengatur jadwal perakitan barang.
9. Buruh Rakit
•
Melakukan perakitan barang-barang yang sudah di produksi
agar menjadi barang jadi.
10. Kepala Bagian Penyimpanan
•
Bertanggung jawab atas barang yang disimpan di gudang
•
Mendata jumlah barang yang ada digudang.
11. Quality Control
•
Memeriksa kualitas hasil pekerjaan yang sudah selesai.
•
Memastikan seluruh unit pesanan yang akan dikirim dalam
keadaan baik dan tidak cacat produksi.
12. Pengemasan
•
Melakukan proses pengemasan barang jadi setelah proses
Quality Control dilakukan.
•
Membuat laporan harian kegiatan pengemasan
13. Pengiriman
•
Melakukan pengiriman barang sesuai pesanan pelanggan.
•
Memastikan barang yang dikirim sudah dilengkapi surat jalan
dan barang akan sampai pada tujuannya.
14. Kepala Bagian Administrasi
•
Melakukan pengadministrasian dengan benar dan teratur ,
seluruh transaksi dan dokumen yang ada pada perusahaan.
•
Menyerahkan laporan keuangan secara berkala kepada
pimpinan.
15. Accounting
•
Mencatat laporan keuangan.
•
Melakukan monitoring dan penagihan atas seluruh transaksi
penjualan.
16. Bagian Logistik
•
Mencatat bahan baku yang masuk.
•
Mengurus pemesanan bahan baku sesuai dengan surat
permintaan bahan baku.
17. Order Request
3.2.1.4 Relationship of Business Activities to Strategic Goal
•
Meningkatkan inovasi produk dan layanan untuk meningkatkan
kepuasaan customer sehingga meningkatkan hubungan baik
dengan customer.
•
Memberikan pelatihan kepada para staff untuk meningkatkan
kemampuan sumber daya dan juga meningkatkan kualitas produk.
•
Menerapkan kepedulian lingkungan, agar citra perusahaan PT.
Grand Berto Indoplast baik di mata masyarakat luas.
3.2.1.4.1 Market Outlook and Competitive Strategy
•
Market Outlook
Pangsa
pasar
untuk
perusahaan
manufaktur
(pembuatan mainan anak-anak) cukup menjamin,
karena meningkatnya permintaan produk seiringan
dengan meningkatnya pertumbuhan penduduk di
Indonesia.
•
Competitive Strategy
Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur
pembuatan mainan masih terbilang sedikit, walaupun
demikian
perusahaan
tetap
berusaha
untuk
meningkatkan kualitas kinerja, kualitas produk, dan
menjalin hubungan baik dengan para suplier dan juga
pelanggan.
3.2.1.4.2 Current Financial Status Summary
Status finansial perusahaan pada saat ini bisa dinilai
baik karena perusahaan ini masih mampu membayar biaya
material dan menerima pembayaran klien.
3.2.1.4.3 Business Partnership and Alliances
PT. Grand Berto Indoplast sudah memiliki sejumlah
rekan tetap dalam hal memasok material-material bahan
baku produk yang sudah terjalin cukup lama.
3.2.1.5 Diagram Swimlane
Diagram ini berguna untuk mengetahui stakeholder mana yang
terlibat dalam proses bisnis, dan waktu terjadinya interaksi beserta
urutan alurnya. Diagram ini menggunakan format swim-lanes untuk
mengatur stakeholder pada baris, dan waktu pada kolom, lalu
meletakan aktivitas dengan symbol flowchart.
3.2.1.6 Business Process Diagram
Business process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis
yang berjalan pada PT. Grand Berto Indoplast. Terdiri dari empat
bagian yaitu, input, output, mechanisme, dan control. Dari bagian
tersebut akan menjelaskan alur proses bisnis dari data yang masuk
sampai keluar. Pada Gambar 3.8 menjelaskan bagaimana proses bisnis
dapat terjadi melalui empat bagian tersebut.
3.2.2 Activity / Product Matrix
Activity/product matrix menggambarkan ativitas bisnis dengan
produk yang dihasilkan oleh PT. Grand Berto Indoplast. Pada Tabel 3.5 ini
menjelaskan hubungan yang terjadi antara aktivitas bisnis yang berkaitan
langsung dengan produk yang dihasilkan yang bersifat sebagai membangun
(Research & Develop), menjual (Manufacture), menyimpan (Warehouse),
mendistribusi (Distribute), melayani (Service), keuangan (Financial), dan
legal.
Tabel 3.5 Activity/product matrix
P
em
b
e
ri
an
P
e
ra
tu
ra
n
P
el
a
ti
h
a
n
P
em
b
e
li
a
n
b
ah
an
b
a
k
u
P
el
a
k
sa
n
aa
n
p
ro
d
u
k
si
P
e
m
b
ay
a
ra
n
P
em
a
sa
ra
n
Remarks
Business product
Produk Toys Kid
M R
D M F
R
R = Research & Develop W = Warehouse S = Service L = Legal
M = Manufacture D = Distribute F = Financial
3.2.3 Use Case Diagram and Narratives
Use Case diagram ini menjelaskan bagaimana setiap aktor atau
objek melakukan proses bisnisnya secara berurutan.
Gambar 3.9 Use Case Diagram
Dari Gambar 3.9 dapat diberikan penjelasan sebagai berikut :
1.
Bagian Order Request membuat PO yang telah diisi oleh
pelanggan.
2.
Pimpinan mengeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku yang
ditujukan kebagian logistik.
3.
Bagian Logistik membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang
ditujukan kepada supplier, agar menyiapkan bahan baku yang
diperlukan.
4.
Setelah
bahan
baku
diterima,
pimpinan
kemudian
mengeluarkan Surat Perintah Kerja kebagian produksi untuk
melakukan produksi.
5.
Bagian Produksi mengeluarkan form produksi dan melakukan
proses pengolahan bahan baku.
6.
Setelah selesai produksi, bagian administrasi membuat Surat
Jalan kepada bagian pengiriman untuk dilakukan pengiriman
kepada pelanggan.
7.
Bagian Accounting membuat invoice sesuai dengan form
produksi yang telah di cek bagian administrasi.
8.
Setelah dilakukan pembayaran oleh pelanggan, bagian
accounting akan mengirimkan bukti tanda terima pembayaran
ke pelanggan atas pembayaran yang telah dilakukan.
Tabel 3.6 Use Case Narrative Current
No
Use Case Narrative Current
1
Membuat Purchase Order
Use Case : Pelanggan mengisi PO yang telah dibuat oleh bagian order
request
Object : Pelanggan, Bagian Order Request, PO
2
Membuat Surat Permintaan Bahan Baku
Use Case : Pimpinan mengeluarkan Surat Permintaan Bahan Baku yang
ditujukan kebagian logistik
3
Membuat Surat Pembelian Bahan Baku
Use Case : Bagian logistik membuat Surat Pembelian Bahan Baku yang
ditujukan kepada supplier, agar menyiapkan bahan baku yang diperlukan
Object : Bagian Logistik, Surat Pembelian Bahan Baku
4
Membuat Surat Perintah Kerja
Use Case : Setelah bahan baku diterima, pimpinan kemudian mengeluarkan
Surat Perintah Kerja kebagian produksi untuk melakukan produksi
Object : Pimpinan, Bagian Produksi, Surat Perintah Kerja
5
Mengeluarkan form produksi
Use Case : Bagian produksi mengeluarkan form produksi dan melakukan
proses pengolahan bahan baku
Object : Bagian Produksi, Form Produksi
6
Membuat Surat Jalan
Use Case : Bagian administrasi membuat surat jalan kepada bagian
pengiriman untuk dilakukan pengiriman kepada pelanggan
Object : Bagian Administrasi, Bagian Pengiriman, Surat Jalan
7
Membuat Invoice
Use Case : Bagian accounting membuat invoice sesuai dengan form
produksi yang telah di cek bagian administrasi
Object : Bagian Accouting, Bagian Administrasi, Form Produksi, Invoice
8
Membuat Form Tanda Terima
Use Case : Bagian accounting mengirim tanda terima pembayaran setelah
pelanggan melakukan pembayaran
Objcet : Pelanggan, Bagian Accounting, Tanda Terima
3.3 Data and Information
3.3.1 Object State Transition Diagram
Object State Transition Diagram yaitu diagram yang menggunakan
notasi dari UML untuk menunjukan bagaimana siklus hidup dari objek data
yang spesifik. Diagram ini menunjukan perubahan atribut, link, dan atau
perilaku dari objek “On-Line Order” yang merupakan hasil dari kejadian
internal atau eksternal sistem yang memicu perubahan kondisi.
Gambar 3.10 Object State Transition Diagram
3.3.2 Logical Data Model
3.3.3 Activity / Entity Matrix
Berikut ini gambaran dari subjek data yang ada dengan fungsi bisnis.
Pada Tabel 3.7, Tabel 3.8, dan Tabel 3.9 menjelaskan setiap fungsi memiliki
kunci yang berbeda yaitu create, read, update, dan delete.
Tabel 3.7 Tahap ke – 1 Clustering Matrix
Subjek Data P u rc h as e O rd er B ah a n B a k u S u ra t P er in ta h K er ja S u ra t P er m in ta an B ah a n B a k u S u ra t Ja la n P em es an a n In v o ic e P el an g g a n K w it an si P ro d u k Fungsi Bisnis Membuat PO C R R
Permintaan Bahan Baku R R C
Pembelian Bahan Baku C C
Pembayaran C R C R
Penagihan R R
Perencanaan Produksi C R
Pelaksanaan Produksi R R
Persediaan Bahan Baku C
Tabel 3.8 Tahap ke – 2 Clustering Matrix
Subjek Data P u rc h a se O rd er B ah a n B ak u S u ra t P er in ta h K er ja S u ra t P er m in ta an B ah a n B ak u S u ra t Ja la n P em es an a n In v o ic e P el an g g a n K w it an si P ro d u k Fungsi Bisnis Membuat PO C R RPermintaan Bahan Baku R R C
Pembelian Bahan Baku C C
Pembayaran C R C R
Penagihan R R
Perencanaan Produksi C R
Pelaksanaan Produksi R R
Persediaan Bahan Baku C
Pengiriman Produk C
Administrasi
Produksi
Tabel 3.9 Tahap ke – 3 Clustering Matrix
Subjek Data P u rc h a se O rd er B ah a n B ak u S u ra t P er in ta h K er ja S u ra t P er m in ta an B ah a n B ak u S u ra t Ja la n P em es an a n In v o ic e P el an g g a n K w it an si P ro d u k Fungsi Bisnis Membuat PO C R RPermintaan Bahan Baku R R C
Pembelian Bahan Baku C C
Pembayaran C R C R
Penagihan R R
Perencanaan Produksi C R
Pelaksanaan Produksi R R
Persediaan Bahan Baku C
Pengiriman Produk C
