MANAJEMEN JURNAL CETAK, ELEKTRONIK DAN BAHAN KHUSUS DI PERPUSTAKAAN UGM
Oleh : Supriyono
Pustakawan Universitas Gadjah Mada prisekip@yahoo.com
Abstrak
Tulisan ini menggambarkan keadaan perpustakaan Universitas Gadjah Mada dalam memberikan fasilitas penunjang berupa penyedia literature jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus agar civitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi ilmiah. Koleksi ini dapat diandalkan menjadi sumber informasi ilmiah yang keberadaannya masih banyak yang membutuhkan.Tantangan pengelola jurnal dalam keberadaannya perlu menangani secara professional agar informasi yang terkandung dalam jurnal cetak mudah diakses ke semua orang. Maka aktivitas management jurnal cetak dan elektronik perlu dilakukan pengelompokan tugas dan fungsi dalam hal mengorganisasi koleksi jurnal cetak dan elektronik disamping itu juga melakukan penanganan organisasi bahan
khusus agar bahan khusus ini mudah disajikan untuk para pengguna
perpustakaan.Penanganan bahan khusus non buku ini perlu pengetahuan khusus tentang berbagai jenis bahan dengan ciri masing – masing berbeda. Kebanyakan bahan non buku masih bersifat stabil, sedangkan pengawasan bahan non buku masih jauh dari sempurna.Verifikasi data alat bantu masih kurang sehingga mengalami kesulitan memilih data yang mau ditransipkan. Pustakawan bagian ini harus aktif mengikuti perkembangan bahan non buku untuk pendiskripsiannya. Namun dalam perkembangan teknologi bahan non buku mengalami perkembangan yang sesuai dengan kemajuan zaman.
Kata Kunci: Terbitan berkala, Bahan khusus non buku, Managemen jurnal elektronik dan cetak
A. Pendahuluan
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unsur penunjang perguruan Tinggi bersama- sama dengan unsur penunjang lainya berperan serta melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi Perguruan Tinggi. Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah pengumpul, menyusun dan memelihara informasi untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi.
UPT Perpustakaan Univesitas Gadjah Mada sebagai pusat penyimpanan dan penyebaran informasi ilmiah, merupakan bagian yang penting bagi civitas akademika UGM. Keberadaan UPT perpustakaan UGM dimaksudkan untuk menunjang kelancaran pendidikan dan pengajaran penelitian bagi mahasiswa dan staf pengajar. Dukungan perpustakaan kepada Universitas ini diberikan dalam bentuk penyedia informasi bagi civitas akademika dam masyarakat yang memerlukan. UPT Perpustakaan UGM memberikan fasilitas penunjang yang berupa penyedia literature terbitan jurnal cetak dan elektronik agar segenap sivitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi ilmiah. Disisi lain civitas akademika sebagai penerima layanan juga memerlukan peran yang dominant dalam penentuan layanan jurnal.
Berbagai macam koleksi yang di himpun oleh UPT Perpustakaan UGM terutama jurnal cetak dan elektronik adalah koleksi yang dapat di andalkan menjadi sumber informasi terutama oleh pemakainya diantaranya staf pengajar dan mahasiswa.Bahan terbitan berkala ini merupakan salah satu macam koleksi perpustakaan yang saat ini keberadaannya masih sangat dibutuhkan, banyak perpustakaan yang mengesampingkan keberadaan koleksi jurnal ini dikarenakan mungkin harga jurnal yang mahal dan bervariasi, hal ini disebabkan kerena pengelolanya yang sukar dan dana yang tersedia kurang mendukung, sehingga jumlah judul majalah dan jurnal cetak yang tak seimbang dengan perkembangan informasi jurnal melaju dengan pesat. Hal ini yang menjadi tantangan bagi pengelola perpustakaan untuk dapat lebih aktif dalam melestarikan keberadaan informasi jurnal yang sangat simple. Untuk itu pengelola yang berkecimpung dalam bidang perpustakaan dalam pusat dokumentasi yang dapat mengelola keberadaan koleksi jurnal cetak secara professional agar informasi yang terkandung dapat tersaji dan
mudah diakses dengan cepat, tepat waktu, dengan aktivitas pengelolaan ini perlu melakukan dengan bantuan sumber daya lain yang profesional agar dalam menangani koleksi jurnal ini secara baik dan benar.Hal yang perlu dilakukan dalam manajemen jurnal cetak ini yang dilakukan dengan mengelompokkan kegiatan yang diperlukan serta sesuai tugas dan fungsi yang ada dalam organisasi, sehingga dari aktivitas ini dapat tercipta aktivitas yang dilakukan dalam mengorganisaikan koleksi jurnal dengan baik
II. BEBERAPA PENGERTIAN MACAM TERBITAN BERKALA DAN PENGELOLAANNYA
B. Mengenal Jenis – jenis Bahan Pustaka
Bahan pustaka masa kini tidak hanya berupa buku, majalah, atau bahan tercetak lainnya, tetapi dapat juga berupa bahan terekam pada piringan hitam, pada pita magnetik, seperti kaset, pita video, compact disk (CD), CD-Rom, diskete, film semacam mikrofilm, mikrofice, petugas perpustakaan perlu mengenal jenis bahan pustaka agar dapat mengadakan bahan pustaka secara benar, sesuai dengan kebutuhan informasi instansinya, serta mampu mengolah sesuai dengan metode yang benar, dan mudah menyajikan bahan pustaka tersebut sehingga dapat memuaskan pengguna informasi Menurut macamnya bahan pustaka dapat dilihat dari jenisnya agar bahan pustaka ini dapat dibedakan secara baik, sehingga dapat memuaskan pengguna informasi.
C. Bahan Pustaka dapat dibedakan menurut: 1. Bentuk Fisiknya,yaitu dari:
o Bahan yang digunakan o Ukurannya
o Jumlah Halaman 2. Isi Keilmuan : o Kegunaan/tujuan pembuatannya o Isi/Subjek o Keaslian o Subjek o Otoritas pengarang o Sumber o Metode penyebarannya
Dilihat dari cara terbit dan bentuk penampilannya bahan pustaka dapat dibedakan sebagai berikut
1. Terbitan Berseri (Serial)
Ciri – ciri terbitan berseri/ berkala adalah sebagai berikut :
a) Memiliki Judul seri, yang selalu sama pada setiap nomor penerbitan b) Publikasi yang diterbitkan secara berturut – turut, bernomor, bervolume,
umumnya berjangka waktu terbit (Frequensi) tertentu
c) Isinya terdiri dari artikel – artikel, ada pula yang berartikel tunggal d) Terdapat halaman editor/redaksi
e) Daftar isi merupakan daftar artikel yang dimuat
a) Majalah, magazine, bulletin, warta, journal,. newsletter, warkat warta, risalah.
b) Laporan tahunan, bulanan, mingguan c) Buku tahunan,Yearbook
d) Serial
e) Seri monograf, monograf berseri
2. Terbitan yang bersifat sementara(ephehemeral material)
Ciri-ciri terbitan sementara:
a) Bersifat selebaran/pengumuman b) Bentuknya kecil, mudah dibawa c) Isinya tidak lengkap, mudah dipahami d) Terbit tidak teratur
Contoh – contoh terbitan sementara :
a) Brosur b) Leaflet c) Pamflet d) Selebaran e) Reprint
3) Bahan Pustaka Bukan buku.
a) Materi yang mempunyai objek : Atlas, Grafik, diagram poster, lukisan, foto, slide b) Rekaman Suara : Pita suara, piringan hitam, CD (Compact disk), kaset
c) Media pandang dengar : Film bersuara, slide bersuara (Sound slide), pita video, piringan perak video(CD), microfiche, microfilm
d) Materi elektronik, optic, magnetic: CD Rom(Comapct disk –Read Only Memory), disket, pita magnetic.
4) Terbitan Berkala
Terbitan berkala merupakan terbitan yang betul - betul telah direncanakan untuk diterbitkan dalam jangka waktu tidak terbatas. Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi menyampaikan informasi atau diterbitkan terpisah –pisah dengan judul seragam dan bernomor, terbit menurut jadwal yang sudah ditetapkan untuk waktu yang tidak ditentukan dan biasanya dikelola oleh sekelompok orang.(Lasa,HS, 1990)
Menurut ODLIS (Online Dictionary of Library and Information Science) dengan alamat
http://lu.com/odlis/. Menyebutkan bahwa terbitan berkala adalah Suatu terbitan dengan berbagai format, memiliki judul yang sama( seragam) meski terbit secara terpisah, biasanya diberi nomor atau tanggal dan muncul/terbit dalam jangka waktu yang teratur maupun tidak, serta tanpa ada ketentuan kapan terbitan itu akan berhenti terbit, Mengacu pada pengertian di atas yang dimaksud terbitan berkala adalah suatu terbitan yang memiliki format bervariasi, dengan judul sama setiap kala terbit, biasanya diberi nomor dan tanggal, waktu terbit bisa teratur bisa tidak, dan direncanakan untuk terbit dalam jangka waktu tak terbatas, serta biasanya dikelola oleh sekelompok orang.
D. Macam – macam Terbitan Berkala 1) Majalah
Terbitan jenis majalah ini adalah penerbitan secara periodik yang berisi artikel - artikel dalam subyek yang bervariasi. Majalah biasanya diterbitkan secara mingguan, dwi mingguan, bulanan. Majalah biasanya memiliki artikel mengenai topik-topik populer dan ditujukan kepada masyarakat umum serta ditulis dengan bahasa yang mudah
2) Jurnal
Jurnal merupakan terbitan dalam bidang subjek tertentu dan diterbitkan oleh
suatu badan/instansi/organisasi tertentu. Biasanya jurnal ini untuk memuat hasil- hasil penelitian (penelitian kecil atau ringkasan penelitian)dari bidang/ subjek tertentu, yang dilkukan oleh badan/instansi organisasi tersebut..
3) Bulletin
Buletin adalah berkala resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi profesi ilmiah serta memuat berita, hasil dan laporan kegiatan dalam satu bidang tertentu dari lembaga atau organisasi profesi tersebut.
4) Serial
Terbitan serial diterbitkan pada jangka waktu tertentu oleh lembaga pemerintah atau organisasi maupun lembaga pendidikan dan biasanya diberi nomor
5) Newspaper/surat kabar/koran/harian/daily
Terbitan berkala jenis ini berupa lembaran, tidak dijilid terbit sehari sekali atau lebih. Menyajikan laporan kejadian topik disertai pembahasan mengenai masalah baru yang segera diketahui oleh masyarakat luas, publikasinya secara periodik dan aktual.
6 ) Warta, warta singkat, warta ringkas, news, newsletter
Terbitan jenis ini diterbitkan oleh suatu instansi atau, lembaga pada waktu tertentu dan berisi berita maupun laporan kegiatan secara ringkas. Disajikan dalam bentuk berita terdiri dari beberapa lembar, serta dicetak sederhana dan disebarkan secara gratis.
7) Monograf berseri
Memiliki ciri umum seperti monograf (butir 1), tetapi disamping itu mempunyai judul seri yang tetap, dan memiliki nomor seri yang berkesinambungan.Selain ISBN (International StandartBook Number) pada monograf seri sering memiliki juga ISSN (International Standart Serial Number
8) Monograf Analytic Berseri
Ciri umumnya sama dengan monograf analitik, tetapi juga memiliki ciri monograf seri. Pada monograf analitik berseri terdapat judul seri yang tetap disertai nomor seri yang berkesinambungan, biasanya ada ISBN dan ISSN. Adakalanya juga hanya memiliki ISBN
E. Pengelolaan Majalah/Serial lepas dan bendel
o Majalah merupakan publikasi (terbitan) berdasarkan waktu atau kala tertentu.Oleh karena itu, terbitan ini disebut dengan terbitan berseri atau terbitan berkala.Majalah yang dierima oleh perpustakaan, biasanya sesuai dengan nomor terbitnya, nomor demi nomor atau lazim disebut majalah lepas.
o Majalah juga memiliki volume,nomor, tahun terbit,yang umumnya terbit berkala (frequensi) tertentu, baik teratur seperti mingguan,bulanan,dwi bulanan quarterly atau tidak teratur,dan pembaca senantiasa menantikan nomor selanjutnya.
o Pada umumnya majalah berisi informasi yang mutahir
o Pada praktisnya majalah tidak diresgritasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu regestrasi (record card atau kardek)
a. Pencatatan
Kedatangan jurnal/majalah harus dicatat.Tujuannya agar perpustakaan : 1) Mempunyai data jurnal/majalah yang dimiliki
2) Mengetahui urutan kedatangan jurnal/majalah
3) Mengetahui masa berlaku langganan jurnal/majalh untuk keperluan pembayaran dan perpanjangan langganan.
4) Dapat mengecek jurnal yang belum datang. Pencatatan jurnal/majalah seperti dibawah ini:
o Data yang dicatat dari majalah/jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frequensi), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehanya.
Gambar 1. Contoh inventaris sederhana majalah sebagai berikut: N0 Tgl terima Nomor Inventaris Judul,Volume,nomor,tahun 1 04/10/2008 001/H/2008 Media Pustakawan Vol.14(1) Maret 2008 2 07/10/2008 002/P/2008 Panji Masyarakat VI(1)September 2007 3 08/10/2008 003/H/2007 Hidayatullah,XII(12) Juli 2007
Gambar 3.Contoh kartu regestrasi Majalah
Kartu regestrasi majalah
UPT PERPUSTAKAAN
GADJAH MADA Judul : ……… Langganan/Hadiah Bulaksumur PO BOX 16 Waktu : ……… Sandi Pustaka Yogyakarta Terbit : ……….
Kode : Alamat : ………. ISSN
……….
Tahun Volume No. Keterangan
Kartu regestrasi majalah yang memuat judul-judul majalah tersebut disusun secara alfabetis pada filing cabinet atau kardex
o Majalah yang baru pertama kali diterima, tetap dikatalog dimasukkan database, dengan jumlah perbanyakan sesuai kebutuhan,Katalogisasi majalah cukup dilakukan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi perpustakaan,cukup dicantumkan pada kartu registrasi.
o Penyusunan dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah/terbitan berseri tersebut.Selanjutnya di dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor,dan tahun terbit majalah tersebut.
o Majalah dapat pula dikelompokkan menurut subsektor(subjek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit,volume dan nomor.
o Rak penyimpanan majalah harus di pisahkan dari rak koleksi untuk buku. o Majalah yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran.
o Bila suatu judul majalah,nomor-nomor dalam satu volume tertentu sudah lengkap, biasanya dilakukan penjilidan.Banyaknya jumlah/nomor dalam satu jilid ditentukan berdasarkan kemudahan untuk dipakai.
b. Persiapan penjilidan
o Sebelum penjilidan majalah ada beberapa hal perlu dilakukan Yaitu: a. Mengumpulkan nomor-nomor majalah dalam satu volume (tahun tertentu)
b. Memasukan daftar isi pada bagian depan majalah yang dijilid, dan indeks subjek pada bagian belakang majalah yang akan dijilid c. Majalah yang nomor urutnyalengkap sebaiknya dijilid atau
dibendel. Majalah jilidan ini proses pengolahannya seperti buku pertama-tama dicatat pada buku inventaris.
o Penjilidan dilakukan untuk menjaga keutuhan nomor dari suatu volume tertentu, dan untuk menjaga untuk memudahkan penegakkan majalah tersebut di dalam rak penyimpanan
c. Database Katalog
o Majalah yang telah diinventaris dan dijilid dibuatkan katalog atau kartu katalog majalah.Data yang perlu di cantumkan pada kartu katalog majalah adalah sebagi berikut:
1. Judul majalah, yang meliputi judul pararlel,anak judul
3. Frequensi,kala terbit
4. International Standart Serial Number (ISSN)
5. Kota terbit,nama lembaga,organisasi pemerintah,dan redaksi
6. Tahun,volume,nomor maupun bulan majalah yang diterima perpustakaan 7. Ukuran tinggi majalah
8. Edisi dan catatan lain yang diperlukan.
Media Da’wah Islamiyah,- Vol.I nol (1932- ...) Surakarta:Majelis Ta’lim,1977=
Jil:il;24 cm Mingguan
ISSN 214-0987 Perpustakaan punya :
Tahun Volume Nomor
1977 IX 1,2,3,4,5
1978 X 1,-,-,-,4
Gambar 4 Tampilan Pengolahan dengan Winisis
d. Katalog Induk dan proses pembuatannya.
1. Katalog induk: katalog lebih dari atau tiga perpustakaan. katalog induk berisi
tentang keterangan tentang koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan anggota jaringan beserta keterangan keberadaanya selama lebih beberapa tahun. Selama lebih dari anggota jaringan saling mengirimkan daftar tambahan pustaka Membuat katalog induk bukanlah hal yng mudah tetapi bukan berarti tidak mungkin hanya dibutuhkan ketelatenan, ketelitian dan penyeragaman format. Masing-masing anggota salain mengirimkan data-data mengenai koleksi mereka masing-masing ke pusat informasi.Tugas pusat adalah verikasi terhadap format data sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, memastikan data yang dikirim
dikirim sebelumnya.selanjutnya pusat informasi data akan mengolah dan memeriksa data-data yang telah diterima..Selain pemeriksaan masih ada beberapa tahap langkah pengolahan yang dilakukan memeriksa ulang dan memastikan mendapat data yang benar,biasa data yang diterima sudah baku dan tidak berubah ini perlu kerja keras untuk mebuat standar katalog induk.Setelah melalui perjalann panjang mulai menyiapkan untuk membagikan katalog induk kepada anggota jaringan perpustakaan bentuk yang dikirim sudah dalam bentuk CD Rom dan katalog induk sudah mulai di up load ke wib-sie beberapa anggota jaringan.
e. Pengertian Indek 1) Indek artikel
Indek adalah: Kata, angka, frasa yang menunjuk adanya informasi pada suatu sumber secara cepat, yang ditunjuk dan yang menunjuk terpisah.
Atau Indeks adalah buku yang menunjuk lokasi suatu artikel yang ditulis oleh seseorang; bisa menunjukkan lokasi artikel majalah, bab dalam buku, pamflet, lagu, pidato, sajak dan editorial
2) Tujuan:
Menunjuk informasi penjelasan analisis dalam bidang tertentu’ Menunjuk relevansi antar bidang
Mengumpulkan informasi yang terdapat di berbagai sumber.
3) Fungsi
Menunjuk topik tertentu pada sumber yang jelas. Sangat membantu pencari informasi
Menunjuk informasi yang lebih lengkap dan saling terkait. Objek yang ditunjuk mungkin berlokasi jauh.
d. Macam – macam Indek
Indek analitik yaitu indek yang disusun alfabetis diletakkan dibawah tajuk tertentu yang menunjuk informasi yang terdapat pada artikel yang disusun dibawah subjek umum.
Contoh: D P R
Agung Laksono 3 : 10 . 35
Golkar 4 : 10
Korupsi 4 : 73-75
Indek Berantai yaitu : Indek yang disusun untuk menyitir sitasi. meskipun beberapa entri pada katalog berkelas, penyesuaian indek ini berdasarkan pada struktur herarki pada bagian klasifikasi, kelas besar menunjuk kelas kecil. Contoh: 8 Satra 2 Inggris 1 Puisi 8 Periode Victoria
Indek Beranotasi yaitu indek yang memuat uraian data bibliografis dan menyajikan uraian singkat tentang isis pencantuman anotasi ini dimaksudkan agar pencari informasi memperoleh gambaran singkat tentang isis literatur yang diperlukan
Contoh :
631.05 Tru (1-6)
2005
Saleh, Anwar
Ubi kayu sebagai makanan pengganti Trubus,VI (2) 2005 : 17-20 Ubi kayu menggandung karbohidrat cukup dan mudah didapat pada kondisi tertentu diharapkan dapat dijadikan sebagai makanan alternatif Indek Sitasi yaitu: Indek yang disusun berdasarkan pada hubungan suatu
tulisan (artikel) dengan tulisan artikel yang lain karena adanya kutipan/sitiran.Hubungan ini dapat terjadi antara dua penulis atau lebih dalam beberapa karya tulis.Kajian ini dapat digunakan untuk mengevaluasi artikel jurnal yang ditulis oleh seseorang atau lebih.
Contoh:
Rais, Amien Inovasi 98 3151
Darban, Adaby Al jariyah 99 4171
Abdullah, Amien Suara Muhammadiyah 00 637
Muclis, Amir Muhibah 01 967
Syarat Pengindek
a. Pengetahuan luas b. Mampu berpikir logis
c. Memahami materi bidang yang di indek d. Teliti dan tekun.
Gambar 6. Proses pembuatan Indek
e. Penjilidan Majalah
Bagi majalah yang jumlah bagiannya banyak dan sampulnya cukup tebal dan kuat untuk ditegakkan di dalam rak penjilidan diperlukan hanya untuk menjaga keutuhan dan memelihara kerusakan.Sedangkan bagi majalah yang jumlah halamannya banyak namun berhalaman sampul yang tipis penjilidan perlu dipertebal agar buku dapat ditegakkan dalam susunan rak.Dalam hal ini tidak diperlukan penggabungan. Dalam satu atau dua jilid dapat dilakukan penggabungan atau beberapa nomor sekaligus tergantung dari tipis tebalnya majalah, asalkan tidak menimbulkan kesulitanatau kerusakan pada waktu akan digunakan. Jilid yang terlalu tebal juga dapat menyulitkan sewaktu penguna akan membukanya atau ingin memfoto kopinya.
Pada dasarnya penjilidan majalah agar dapat menjaga keutuhan dan menjaga kerusakan dan melestarikan penggunaan majalah tersebut,.disamping unuk menjaga kerusakan isi dan sampul dari majalah tersebut. Aktivitas ini merupakan tanggung jawab perpustakaan dalam menjaga kelestarian bahan pustaka koleksi majalah dalam memelihara sebagai khazanah ilmu pengetahuan.Ini berguna untuk menjaga keutuhan nomor majalah yang terjaga sewaktu disusun didalam rak penyimpanan.
Sebelum Menjilid majalah ada beberapa kegiatan yang perlu dilakukan di koleksi majalah agar baik sebagaiman yang diharapkan.
Kegiatan tersebut sebagai berikut :
o Menyeleksi majalah yang akan dijilid
o Meneliti nomor-nomor majalah yang dimiliki atau diterima apakah sudah urut.
o Melepaskan atau membuang iklan yang tidak perlu yang tidak relevan dalam majalah tersebut.
o Upayakan agar halaman muka dalam majalah bagian depan sebagai cover dari salah satu majalah yang dapat dijadikan halaman muka gabungan majalah yang dijilid.
o Diupayakan pada sebuah punggung jilidan majalah hasil jilidan dibuatkan label judul majalah dan nomor-nomor yang tercakup dalam jilidan tersebut. o Bagi majalah yang tidak mempunyai daftar isi dan indek komulatif maka
F. Pengelolaan Surat kabar
o Surat kabar biasanya terbit atau kala terbitnya tiap hari atau harian. Akan tetapi ada yang terbit pada pagi hari dan ada juga yang terbit pada sore hari.Pengolahan surat kabar yang diterima diberi cap perpustakaan dan dicatat pada kartu surat kabar
o Surat kabar setiap hari memuat artikel dengan berbagai macam subjek(disiplin ilmu). Artikel-artikel (subjek tertentu) yang sesuai dengan keperluan perpustakaan dipotong atau digunting, kemudian disusun dengan sistem tertentu untuk dijadikan bagian dari koleksi perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai.Pekerjaan pemotongan, penyusunan, penempelan potongan artikel ini disebut pengiklipingan, hasilnya disebut kliping.
o Surat kabar memiliki ciri khusus atau karakteristik sebagai berikut: Aktual
Universal Periodik Publisitas
o Pengelolaan surat kabar dapat dilakukan, antara lain dengan cara: a) Dicatat pada kartu
b) Dipajang, dengan menggunakan alat untuk menggantung surat kabar tersebut
Pengolahan dengan cara dikliping dimasudkan supaya sarana penyimpanan ide atau gagasan lebih bermanfaat dengan sistem tertentu dalam berbagai bidang dengan mempertimbangkan berbagai estetika. Bidang ilmu yang dikliping hendaknya disesuaikan dengan misis perpustakaan.
1. Pengklipingan mempunyai beberapa tujuan :
a. Menyimpan dan melestarikan pemikiran manusia
b. Menyebarluaskan ide dan gagasan seseorang kepada orang lain c. Merangkum beberapa pemikirab dalam suatu bidang.
d. Menunjang matapelajaran tertentu.
2. Bentuk Kliping a. Sistem evixe
Penyusunan kliping yang menitikberatkan pada satu judul surat kabar yang terbit dalam jangka waktu tertentu secara kronologis. Subjek yang dikliping terdiri atas berbagai macam bidang karena lebih menitik beratkan pada urutan waktu. Dengan sistem itu orang akan lebih mudah menemukan peristiwa penting yang terjadi pada waktu tertentu.
b. Sistem ordnere
Bentuk kliping yang merupakan penyusunan artikel, berita yang teriri atas satu subjek menjadi satu susunan yang bahannya berasal dari berbagai judul surat kabar. Yang dipentingkan adalah subjeknya dan tidak memperhatikan judul surat kabar ataupun kronologi terbitnya.
1.Kerapian dan keselarasan 2.Penghematan kolom
3.Pemuatan data harus lengkap, misal judul artikel, berita,penulis,judul surat kabar,tanggal,bulan dan tahun dan mudah ditemukan kembali artikel ataupun berita yang dikliping.
4.Dalam kaitannya dengan butir ke tiga dibutuhkan indek untuk setiap bendel kliping yang berisi:
a. Judul artikel,berita,ulasan b.Nama penulis
c. Judul surat kabar, serta
d.Tanggal,bulan,dan tahun terbit,dan halaman pada bendelan kliping.
G. Pengelolaan Terbitan – terbitan yang bersifat sementara
Contoh dan Penangannya:
o Brosur, leaflet, pamlet,selebaran dan reprint biasanya dikumpulkan dan dietempatkan pada rak, kotak-kotak khusus. Kotak tersebut dapat disusun berdasarkan subjek/subsectornya:susunanyanya alfabetis berdasarkan pengarang,atau instansi penerbit.
o Terbitan ini bila dianggap penting dapat diberi sampul tambahan dan diolah seperti buku, namun catalog yang dibuat baginya harus diberi keterangan tambahan khusus mengenai bentuknya.Misalnya pada nomor panggil diberi tanda kode huruf Br.yang berate brosur.
III. PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA NON BUKU /BAHAN KHUSUS
H. Pengelolaan Koleksi non buku yang tercetak
Contoh dan penangannannya:
o Peta, atlas,grafik foto, diagram,atau gambar perlu pula dibuatkan kartu katalognya.Keterangan – keterangan mengenai materi-materi/objek ini biasanya telah di cantumkan oleh pembuatnya.
o Data yang harus dicatat dalam catalog antara lain judul, catatan agenda, metode reproduksi, dan data yang disertakan dalam judul.
o Penyimpanan jenis ini memerlukan alat khusus, misalnya laci-laci horizontal untuk peta, atlas,grafik dan sebagainya.
I. Pengelolaan Bahan pustaka terekam
o Film, filmstrip,kaset rekaman suara,kaset video dan materi audio visual lainnya(media pandang dengar) perlu dibuatkan katalog pula.Pengolahan katalognya antara lain mencakup pencatatan mengenai keterangan:ukuran film atau pita rekaman, warna reproduksi(berwarna ataukah hitam putih) suara(bila ada). Materi jenis ini disimpan dalam rak-rak atau kotak khusus untuk penyimpanan rol film,film strips, dan kaset.
o Sementara koleksi berupa slide dapat disimpan pada kotak-kotak khusus setelah setiap slide disimpan pada sampul/jaket penyimpanannya, berikan pembatas untuk masing-masing slide.Berikan nomor kode untuk setiap slide atau setiap seri slide yang ada.
a. Permasalahan bahan Non Buku
Masalah Pembuatan katalog deskriptif bahan non buku secara garis besar dapat dibagi menjadi dua permasalahan yaitu:
1. Masalah yang disebabkan oleh ciri-ciri dan sifat dari bahan bukan buku Yaitu :
o Keragaman bahan non buku/bukan buku akan menuntut pengetahuan khusus tentang berbagai jenis bahan dengan ciri masing-masing berbeda. o Kebanyakan bahan non buku belum bersifat stabil, artinya belum sampai pada fase yang dianggap mencapai bentuk yang permanen yang mungkin tidak akan berubah lagi.
o Bahan non buku tidak memunyai halaman judul atau padanannya sehingga pengkatalog sering mengalami kesulitan dalam memilih data
yang mau ditransipsikan. Data yang ditemukan kadang bertentangan atau beda. Judul pada kemasan berbeda dari judul label,beda lagi pada judul title frames misalnya.
o Pengawasan bibliografi bahan non buku masih jauh dari sempurna, sehingga alat-alat bantu yang dapat memudahkan pencarian atau verifikasi data bibliografi untuk pengkataloggan sangat kurang. Situasi ini timbul karena sarana bibliografi, indeks panduan pustaka, yang komprehensif, pada umumnya merupakan hasil usaha yang hanya dapat berjalan dengan dukungan koleksi nasional yang berkembang karena adanya undang –undang wajib simpan, semua koleksi baik buku maupun non buku yang harus memberikan satu copy ke perpustakaan nasional, hal ini dirasa berat untuk bahan non buku.
2. Masalah yang berkaitan dengan proses pengkatalogan.yaitu:
o Pengawasan bibilografi bahan baku masih jauh dari sempurna sehingga alat bantu yang dapat mempermudah pencarian atau verivikasi data bibilografi untuk pengkatalogan masih sangat kurang. o Bagi kataloger pembuatan kartu katalognya agak sulit jika dibandingkan dengan buku yang fisiknya sudah jelas.
o Karena fisiknya ada yang kecil, sehingga informasi untuk judul dan pernyataan tanggung jawab serta informasi lain sangat terbatas, sehingga tidak bisa langsung diketahui dan harus menggunakan alat elektronik.
o Dalam pembuatan nomor panggil petugas sering kesulitan. Jika yang diproses adalah buku yang dilampiri lebih dari satu CD yang berbeda subjeknya
o Untuk bahan non buku kode ISBN belum ada penjelasan.
o Dalam pembuatan label untuk jenis bahan non buku lebih sulit jika dibandingkan dengan bahan koleksi buku, karena jenis fisiknya non buku berbeda-beda.(Poerwadi, 2008)
b. Gambar hidup dan rekaman Video
Deskripsi gambar hidup (motion picture) dan rekaman video(Video recording) Diatur oleh aturan AACR bab 7
Aturan ini berlaku untuk semua jenis film (gambar hidup) dan rekaman video, termasuk film lengkap,kumpulan bagian-bagian film,film berita dan bahan yang belum disunting.
Sumber informasi utama bagi gambar hidup dan rekaman video adalah film itu sendiri, yaitu Title frames(gambar-gambar yang memuat judul dan keterangan lain) dan kemasan serta label, jika kemasan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari film tersebut (misalnya seperti pada kaset)
Jika sumber informasi utama ini tidak memeri informasi yang dibutuhkan, sumber-sumber berikut dapat dipergunakan, dengan urutan prioritas sebagai berikut:
Bahan tektual terlampir
Kemasan(yang bukan bagian integral) Sumber informasi untuk deskripsi tiap daerah:
Daerah : Sumber:
Judul dan pernyataan Sumber Utama
Taggung jawab
Edisi SumberUtama
Penerbitan Sumber Utama
Deskripsi Fisik Sumber apa saja
Seri Sumber Utama
Catatan Sumber apa saja
Nomor standar Sumber apa saja
Susunan daerah-daerah deskripsi bibliografi untuk gambar hidup dan rekaman video dengan demikian menjadi:
1. Daerah judul dan pernyataan tanggung jawab 2. Daerah edisi
3. Daerah terbitan 4. Daerah deskrips fisik 5. Daerah seri
6. Daerah catatan
7. Daerah nomor standar
1. Daerah Judul dan Pernyataan Tanggung jawab
Urutan unsur-unsur dalam daerah ini adalah sbb: Judul sebenarnya
Pernyataan jenis bahan umum Judul paralel
Keterangan judul lain (judul tambahan anak judul) Pernyataan tanggung jawab
Pernyataan Tanggung Jawab
Pernyataan tanggung jawab yang tercantum dengan jelas pada sumber informasi utama, disalin dengan perkataan yang terdapat pada sumber tersebut.jika pernyataan tanggung jawab diambil dari sumber lain(bukan sumber informasi utama) pernyataan ini harus dicatat dam kurung siku
Jika tidak ada pernyataan tanggung jawab yang jelas,pengkatalog tidak diijinkan menyusun sendiri suatu pernyataan tanggung jawab yang tidak jelas, dan tidak ditempatkan dengan menonjol pada dokumen yang sedang dideskirpsikan tidak dicatat dalam daerah pernyataan tanggung jawab, melainkan dicatat dalam daerah catatan. Jika hubungan antara judul dan orang/badan yang disebut dalam pernyataan tanggung jawab tidak jelas,suatu keterangan dalam kurung siku yang dapat memperjelas hubungan tersebut ditambah.
2. Daerah edisi
Keterangan mengenai edisi dan pernyataan tangung jawab sehubungan dengan edisi dicatat sesuai dengan peraturan umum untuk daerah edisi.
3. Daerah Data khusus
Daerah ini tidak dipergunakan
4. Daerah terbitan
Tempat terbit, penerbit,distribusi dan pencetak, dicatat sesuai dengan peraturan umum yang berlaku untuk daerah ini.
Pencatatan nama distributor adalah opsional. Nama pencetak diberikan bila nama penerbit tidak diketahui, sedangkan nama pencetak tercantum pada dokumen.Tempat cetak,pencetak dan tahun cetak dicatat dalam tanda kurung( ).
5. Daerah Deskripsi Fisik
Dalam daerah ini dicatat:
Jumlah satuan (unit) fisik diserrtai nama jenis bahan spesifik.
Waktu atau lama main, dalam kurung siku ( ).Data fisik lain, didahului titik dua (: ) jika ada beberapa data, tiap unsur dipisah dari unsur lain dengan koma ( , )
Ukuran, didahului tanda titik koma ( ; ) Lampiran didahului tanda tambah (+ )
Keterangan mengenai bentuk fifik lain tentang lampiran dicatat dalam kurung ( )
Jumlah Satuan
Jumlah satuan dicatat dengan angka A, diikuti salah satu pernyataan jenis bahan spesifik berikut :
” 1 kaset video ” Waktu atau lama main 1 film ( 15 menit)
Data fisik lain
Data fisik lain yang dicatat adalah: a. Ciri Suara
Tanpa suara (si=silent )
Mis: 1 kaset video ( 15 menit) : besuara b. Warna
Berwarna ( = coloured, col.)
Hitam dan putih (h.p) (=black and white disingkat b & w)
6. Daerah Seri
Seri dicatat sesuai dengan peraturan umum untuk daerah seri.
7. Daerah Catatan
Dalam daerah catatan dapat dicatat berbagai hal yang di anggap penting, tetapi tidak dapat dikemukakan dalam tubuh deskripsi.Hal-hal berikut (dalam urutan berikut) dapat dikemukakan
a. Jenis film,misalnya : dokumenter
b. Bahasa, misalnya : bahasa Inggris
c. Sumber judul sebernarnya : judul dari bahan terlampir d. Dan lain-lain
8. Daerah Nomor standar, harga, syarat penjualan/penyaluran
Gambar 8. Contoh deskripsi rekaman video
News image, television and print [rekaman video]: television news and photojournalism in the twin Cities / produced by Walker Arty Center.- Minneapolis : The Center, 1978
1 kaset video (15 men) ; bersuara,berwarna; ¾ in
Narator,Dave Moore; sutradara, Charles Helm ; producer Penulis Skript, Maud Lavin
Diproduksikan dengan bantuan WCCO – TV
(dilanjutkan)
News images,television and print [rekaman video]
Ringkasan : Menggambarkan dan membandingkan jurnalistik untuk televisi dan fotografi untuk pers dengan mempergunakan contoh - contoh dari warta berita Mineapolis dan St Paul.
Gambar 9.Contoh: katalog non buku rekaman suara Mamahit,Nick
Padamu [rekaman suara]/ dimainkan oleh Nick Mamahit [Jakarta ]: Hidayat, [ 1975].
Dimainkan oleh Nick Mamahit (piano), karim (drum ),Wimpy (bas).
Perry (gitar)
Isi : nonton bioskop / Bing Slamet, (3,05) – Padamu / Bing Slamet (3,28) – Belaian sayang /Bing Slamet (3,57) – Pujaan kalbu /nn (3.04) – Hanya semalam / Bing Slamet (4.52) – Payung fantasi / Ismail MZ (3.11) –
Risau / nn (3.04)
(Dilanjutkan) (lanjutan)
Mamahit,Nick
Padamu [rekaman suara]
Mengapa / Nick Mamahit (2.38) – Sumbangsih / Ismail Mz (2.55) – Sri Ayudya
/ Suteja ; Bing Slamet (2.34) – Santosa /Asbon (3.03) – Nurlela /Bng Slamet (2.45) – Kasihlah / Bing Slamet (4.10)
Gambar 10.Contoh: katalog non buku peta West indices and central Amerika [peta] /
Compiled and drawn in the cartographic Division of the national Geographic Society, for the national Geographic magazine.—Skala 1 : 4.815.360 atau 1 in. Sama dengan 76 mil ; oblique Mercator proj.— Washington, [D.C.] : The Society, 1970
1 peta ; berwarna ; 67x 97 cm Dilipat menjadi 15 x22 cm. Memperlihatkan lokasi peristiwa bersejarah yang penting
Suplemen pada : National Geographic Magazine, Vol.137
c. Bentuk Mikro
1) Apa itu mikrofis
Mikrofis adalah reproduksi dari lembar – lembar film negatif yang ditata dalam jaket film berukuran 10 x 15 cm. Mikrofis merupakan media yang berisi dokumen yang dapat diperkecil hingga 18 x 90 kali dari bentuk aslinya. Media ini dapat memuat 60- 80 halaman buku bahkan bisa memuat 500 halaman buku lebih, tergantung berapa banyak bahan informasi yang dijadikan mikrofis.
2) Mikrofis digunakan untuk apa
Mikrofis dibuat sebagai upaya untuk meyelamatkan informasi yang termuat dalam bahan pustaka tercetak yang terancam kerusakan. Bahan pustaka yang yang dialihkan atau direproduksi ke bentuk mikrofis dapat berasal dari bahan pustaka berbentuk buku, majalah dan media cetak lainnya. Mikrofis dapat digunakan sebagai media pertukaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi antar
lembaga atau instansi di dalam negeri dan luar negri. Sehingga pertukaran bahan pustaka tersebut dapat lebih mudah dilakukan karena memiliki beberap keuntungan antara lain bentuk yang ringkas, relatif kecil, ringan serta hemat biaya pengiriman. Mikrofis tidak memerlukan tempat dan ruang yang besar hany cukup dengan ruangan yang berkondisi suhu udara tetap sekitar 20-22 deradjad celcius, dengan kelembaban nisbi sekitar 50-60%. Mikrofis mudah diperbanyak dan mudah disebarkan kepada pengguna yang memiliki alat baca (micro reader)
3 ) Bagian dalam Mikrofis
Lembar film yang disimpan/ditempatkan dalam jaket film berukuran 10x15 cm disusun menurut urutan halaman sesuai yang terdapat dalam dokumen aslinya. Pada jaket film dilngkapi ”Heading Area ” yang berguna untuk memberi nomor urut fiche, judul dan klasifikasi sesuai dokumen aslinya.Mikrofis dapat digandakan dengan menggunakan diazio film. Diazio film adalah lembar film negatif berukuran sama dengan jaket film mikrofis. Penggandaan dapat dilakukan dengan bentuk film negatif ke film negatif, negatif ke positif atau positif ke positif.Bentuk film negatif merupakan master, gunanya untuk memudahkan penggandaan mikrofis.Setiap lembar mikrofis dimasukkan ke dalam amplop yang telah diberi tanda tahun pembuatan/reproduksi mikrofis.
4 ) Cara membaca mikrofis
Mikrofis dapat digunakan dengan cara membacanya dengan alat khusus(micro reader).Hidupkan micro reader, kemudian masukkan mikrofis yang telah dipilih, dengan heading area berada di sebelah bawah. Diatur sinar cahaya agar bentuk tulisan dalam mikrofis dapat terbaca dengan mudah. Jika akan mencetak
lembar/halaman yang diinginkan hubungkan microreader dengan micro printer, lakukan pencetakan berdasarkan petunjuk untuk tiap-tiap micro reader. Untuk memilih mikrofis yang akan dibaca dapat dilihat dari heading area yang tertulis pada tiap fis. Misalnya penyusunan mikrofis majalah dikelompokkan dan dijajarkan menurut abjad judul majalah, diikuti urutan volume,nomor dan tahun.Sedangkan untuk penyusunan mikrofis buku dijajarkan dan dikelompokkan berdasarkan urutan nomor panggil, disesuaikan dengan nomor pangil yang terdapat pada katalog di perpustakaan. Pengguna dapat memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan yang diinginkannya dengan menggunakan alat bantu penelusuran melalui:
1. Katalog komputer
2. Katalog kartu perpustakaan yang memuat informasi dokumen yang tersedia dalam bentuk mikrofis
Gambar 11 Contoh kartu katalog Mikrofis
1 634/OLD/t
OlDEMAN,LR
Technical report on a study of the agroclimatology of humid tropics of Southeast Asia [Microform]/ by L.R Oldeman and M.Frere.—Rome: Food and Agriculture Organization,1982.
2
3 mikrofis:positif : 10x15 cm +lamp. 3
Dokumen asli : 243 p.; ills 4
Incl. : Bibli
I Agroclimatology – Humid tropics – Southeast Asia 1 Ti. 2 Frere, M 3 Food and Agriculture Organization
Keterangan :
1. No.Panggil mikrofis sesuai dengan nomor panggil pada buku 2. Dokumen dalam bentuk mikrofis
3. Mikrofis dalam bentuk positif terdapat 3 fis berikut lampiran
4. Dokumen asli ada 243 halaman, pengguna bisa memilih dokumen dalam bentuk asli,atau mikrofis.
Bagi pengguna yang menginginkan isi dokumen dalam bentuk mikrofis, dapat menggunakan dengan memakai alat batu baca(miroreader).Selain juga diperlukan microreader printer agar pengguna dapat mencetak/melengkapi isi dokumen dari bentuk mikrofis ke dalam kertas.(Setiawati,2000)
J. Proses Pengolahan Dokumen elektronik
Proses pengolahan bahan pustaka elektronik memerlukan teknis khusus yang memiliki perbedaan dengan bahan pustaka tercetak. Proses pengolahan bahan pustaka elektronik melewati beberapa tahapan yang dapat kita rangkum dalam proses digitalisasi. Untuk penyimpanan dan proses temu kembali bahan pustaka. Proses pengolahan bahan pustaka yang baik diperlukan suatu pembangunan sistem perpustakaan digital.Proses pengolahan bahan pustaka tercetak menjadi dokumen elektronik sering disebut proses digitalisasi dokumen. Proses bahan pustaka yang masih mentah seperti (jurnal, proseding, buku, majalah, kliping dsb) diproses dengan alat yang disebut scanner untuk bisa menghasilkan suatu bahan pustaka yang berupa elektronik.Proses digitalisasi dokumen ini tidak diperlukan lagi apabila sebuah dokumen elektronik sudah menjadi standart dokumentasi. Pada tahap berikutnya dilakukan dengan tahap
penyimpanan dimana termasuk didalamnya dengan penyimpanan data, editing, Upload data, pembuatan indek dan klasifikasi yang banyak digunakan oleh perpustakaan perguruan tinggi.Proses temu kembali dokumen yang disimpan bisa dicari dengan mengakomodasi penelusuran melalui subjek, pengarang, judul, penerbit.(Wahono, Romi Satrio, 2006)
Gambar 12. Tampilan Jurnal On line Perpustakaan UGM
1) Proses Digitalisasi
a) Documen Capture : Yaitu perubahan Format dari bentuk asli (buku, Film, Audio) ke digital sehingga dapat disimpan sebagai file komputer.
b) Documen Managemen : Pengolahan Data koleksi Digital (proses pengolahan koleksi digital)
o Scanner dan driver sesuai dengan merk Scanner
o Adobe Acrobat (sofware untuk mengkonverasi yang mengubah file dokumen ke dalam format PDF- Portable Document Format
o Sofware atau aplikasi Micosoft word untuk mengkonversi secara langsung o Peralatan Audio dan vidio beserta sofawre yang mendukung.
3) Mengapa Harus PDF (portable Dokument Format)
o Mempertahankan tampilan dan bentuk sesuai dengan dokumen asli o Memiliki kemampuan temu kembali(search) secara full text
o Memiliki fasilitas untuk security
o Sofawre untuk membaca > Free (Adobe Acrobat Reader)(Setiawan,Aris,2007)
Gambar 13.Tampilan File Dokumen Jurnal ocean dan costal managemen Vol 51 (2008) 712-726 Judul majalah Pengarang Abstrak Vol (tahun), halaman Bookmark
K. Penutup
Dari apa yang telah dipaparkan diatas manejemen jurnal cetak dan elektronik yang terdapat di UPU Perpustakaan UGM dapat disimpulkan bahwa yang saat ini keberadaannya jurnal cetak dan elektronik sangat dibutuhkan oleh sivitas akademika, dikarenakan perlu adanya cara menangani jurnal ini secara profesional dan pengolahan bahan pustaka ini harus ditangani dengan baik Walaupun masih adanya kelemahan – kelemahan yang terdapat dalam urutan dalam pengelolaan jurnal cetak dan elektronik Untuk melaksanakan kegiatan ini perlu memahami tentang bahan pustaka jenis subjek bahan pustaka ini ditempatkan. Sehingga pengelolaan jurnal ini sesuai dengan yang diharapkan.
Daftar Pustaka
1. Depdiknas, 2004. Buku Pedoman Perpustakaan.Jakarta: Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi
2. Boediono, 2005. Materi Bentuk Mikro dan Gambar hidup Yogyakarta : Perpustakaan Daerah.
3. F.Rahayuningsih, 2007 Pengelolan Perpustakaan.Yogyakarta : Graha Ilmu 4. Mansyur, Surya, 2000 Mengenal Bahan Pustaka dan Cara mengelolanya.
Bogor: Badan Penelitian dan Pengebangan Pertanian
5. M.Arianto, Solichin 2007 Bahan kuliah pengadaan; http:www.UIN suka.ac.id diakses 2 september 2008 jam 15.00
6. Poerwadi, 2008 Pengkatalogan Bahan Non Buku tinjauan sekilas. Yogyakarata : WIPA 11 Edisi maret UAJY
7. Setiawan, Aris, 2007 Manajemen pengolahan Koleksi Berbasis pada Teknologi Informasi Pengolahan File Dokumen PDF. Surabaya : Bulletin Perpustakaan Universitas Airlangga.
8. Setiawati, 2000 Petunjuk Pengelolaan Mikrofis Bogor, Badan Penelitian dan Perkembangan Pertanian
9. Soetminah, 1976 Ilmu Perpustakaan.Yogyakarta : Perpustakaan Pusat IKIP 10. Sulistya-Basuki, 1993 Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama
11. Sulistya-Basuku,1992 Teknik dan jasa Dokumentasi. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama
12. Wahono, Romi Satrio. 2006 Teknologi Informasi Perpustakaan: Perpustakaan digital dan system Informasi Ilmu Komputer.Com
