No. SOP
Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1.
1. SMA/D3/S1
2. Menguasai operasional komputer;
2.
3. Berkopetensi bidang tata persuratan;
3.
4.
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
1. SOP Surat Masuk
1. ATK
2.
2. Komputer
3. Printer
4. e-mail
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
-
- Dokumen Surat/Disposisi
- Pengarsipan
3 4 5 6B-048.8/Ma.04.7/PP.00.6/01/2020
24 Januari 2020
24 Januari 2020
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 KOTA PEKANBARU
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faximile (07610 23242 Pekanbaru
Norerlinda, M.Pd
NIP. 197010211998032002
K e p a l a
SOP SURAT MASUK
No.
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
Kepala Madrasah Kepala Tata Usaha
Pengiri m Surat Pelaksana
Administrasi
Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik
Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2010 Tentang Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
Keputusan Menteri Agama Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Naskah Surat
Dinas pada Kementerian Agama
Keputusan Menteri Agama Nomor 44 Tahun 2010 Tentang Pedoman
Penataan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Agama;
Jika SOP ini tidak dilaksanakan, mengakibatkan terhambatnya proses surat
keluar dan proses pelaksanaan proses dalam menindaklanjutinya.
1 Penyampaian surat yang datang melalui jasa ekspedisi;
Surat, jasa
ekspedisi Disesuaikan surat diterima
Persya/
Perlengkapan
Waktu
Output
Ket.
2
Surat diterima dengan menanda tangani tanda penerimaan, dicatat di buku surat masuk, selanjutnya lengkapi lembar disposisi;
Buku surat masuk dan lembar disposisi
5 Menit Tanda terima
Memerintahkan kepada pelaksana administrasi sesuai perihal surat untuk dilaksanakan/dibuatkan surat balasan;
Lembar disposisi 5 Menit Disposisi Menerima surat, mengisi
lembar disposisi sesuai perihal surat;
Lembar disposisi 5 Menit Disposisi
Proses distribusi 30 Menit Tanda terima
Membuat surat, ditanda tangani, didistribusikan, pengarsipan dan apabila surat bersipat permohonan maka dilengkapi sesuai permintaan;
Komputer, Printer
No. SOP
Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. PMA nomor 17 tahun 2020 tentang ijazah 1. Memahami Juknis penulisan ijazah
2. Peraturan sekjen kemendikbud nomor 5 tahun 2020 tentang spesifikasi teknis, bentuk dan tata cara pengisian blangko ijazah pendidikan dasar dan menengah 2. minimal lulusan S-1
Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan
1. Kepala Tata Usaha 1. ATK
2. Kepala Madrasah 2. Form Ijazah
3. Wakil Kepala Bidang Kurikulum 3. Data nilai siswa
4. Penulis ijazah
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
- Pembuatan Surat Keputusan (SK) dilakukan setelah surat tersebut
-telah di validasi oleh atasan
3 4 5 6 6 7
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA PEKANBARU
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 K e p a l a
B-048.221.2/Ma.04.7/ PP.00.6/07/2020 20 Juli 2020 20 Juli 2020 NORERLINDA, M.Pd AKREDITASI : A (NSM : 131114710002 NPSN.10498812)
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faxmile (0761) 23242 Pekanbaru Website
: ,http://www.man2pku.sch.id Email : info@man2pku.sch.idm2m_pku@yahoo.com
NIP. 197010211998032002 SOP PEMBUATAN PENULISAN IJAZAH
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kepala Madrasah Kepala Tata Usaha Wakil Kurikulum Tata Laksana Persyaratan / Perlengkapan Waktu Output Ket.
2 Mengajukan pembuatan SK Penulis Ijazah Lembar rencana kegiatan 60 Menit Konsep SK 1 Memberikan informasi kepada Wakil Kepala Bidang Kurikulum untuk memulai penulisan ijazah Lembar rencana kegiatan 30 Menit Lembar rencana kegiatan
Surat keputusan yang telah digandakan Konsep SK 15 Menit Surat Keputusan Menyerahkan SK, juknis penulisan ijazah, form ijazah dan data nilai siswa ke penulis ijazah Surat Keputusan 10 Menit Surat Keputusan yang telah di validasi
Ijazah diserahkan ke bagian Tata Usaha Penulis ijazah menulis ijazah Menerima form ijazah dan juknis penulisan ijazah
Surat Keputusan 15 Menit Surat Keputusan Menyerahkan hasil penulisan ijazah ke bidang Kurikulum Surat Keputusan yang telah
di validasi Surat Keputusan yang telah
di validasi 5 Menit Surat Keputusan yang telah disahkan
Ijazah ditandatangani oleh kepala madrasah Surat Keputusan yang telah
disahkan 60 Menit Surat Keputusan yang telah disahkan 60 Menit
No. SOP
Tgl. Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 20 Tahun 2003
1. Memahami peraturan tentang Administrasi Persuratan dan
2. Permendikbud Nomor 29 Tahun 2014
2. Kearsipan
3. Tekun dan teliti
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
1. Administrasi
1. ATK
2. Kepala Tata Usaha
2. Buku Data Pemohon Legalisir
3. Kepala Madrasah
3. Buku Data Pengambilan Legalisir
4. Stempel
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
1. Legalisir Ijazah harus menunjukkan berkas aslinya
-
Disimpan sebagai data manual
2. Pengambilan legalisir ijazah maksimal 1 bulan, melebihi waktu
tersebut berkas diluar tanggungjawab pihak Madrasah
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faximile (0761) 23242 Pekanbaru
Pelaksana
Mutu Baku
Pemohon
Norerlinda, M.Pd
NIP. 197010211998032002
SOP LEGALISIR IJAZAH
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 KOTA PEKANBARU
B-048.221.1/Ma.04.7/ PP.00.6/07/2020
20 Juli 2020
20 juli 2020
K e p a l a
Ket.
1Menyerahkan berkas permohonan Legalisir Ijazah kepada Pemroses Administrasi
Asli Ijazah/STTB dan Daftar Nilai (DANEM/NUAN), Fotocopy Ijazah/STTB dan Daftar Nilai (DANEM/NUAN) yang akan dilegalisir masing-masing maksimal 10 lembar, Surat Pernyataan
5 Menit Penyampaian berkas permohonan legalisir ijazah Pemroses
ADM Kepala TU Kepala Madrasah Persya/ Perlengkapan
Waktu
Output
No.
Aktivitas
2
Memeriksa keabsahan ijazah dan kelengkapan berkas permohonan Legalisir Ijazah, jika tidak lengkap dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki, jika lengkap diberi stempel legalisir dan diserahkan kepada Kepala TU
Berkas permohonan
legalisir ijazah 10 Menit
Berkas permohonan legalisir ijazah yang sudah diperiksa
3
Memeriksa keabsahan ijazah dan berkas kelengkapannya, jika tidak setuju dikembalikan kepada Pemroses Administrasi untuk diperbaiki, jika setuju diparaf dan disampaikan kepada Kepala Madrasah
Berkas Permohonan
Legalisir Ijazah 10 Menit
Fotocopy ijazah yang sudah diperiksa
4
Meneliti keabsahan ijazah dan berkas kelengkapannya, jika tidak setuju dikembalikan kepada Kepala TU untuk diperbaiki, jika setuju ditandatangani
Berkas Permohonan
Legalisir Ijazah 10 Menit
Fotocopy ijazah yang sudah ditandatangani
5
Menstempel, mencatat dalam buku agenda dan menyampaikan kepada pemohon
Buku Agenda, Fotocopy Ijazah yang sudah
dilegalisir
10 Menit Legalisir ijazah yang sudah diagendakan
6
Menerima legalisir ijazah dan menandatangani tanda terima pada buku agenda
Fotocopy Ijazah yang
sudah dilegalisir 5 Menit
Legalisir ijazah diterima pemohon
No. SOP
Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 20 Tahun 2003
1. Memahami Prosedur pembuatan SK
2. KMA No. 9 Tahun 2016
2. Memahami Format SK
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
1. Kepala Tata Usaha
1. ATK
2. Kepala Madrasah
2. Komputer
3. Printer
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
-
Pembuatan Surat Keputusan (SK) dilakukan setelah surat tersebut
- Rekaman pada Tata Laksana Persuratan
telah di validasi oleh atasan
3 4 5 6 6 7
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA PEKANBARU
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2
K e p a l a
B-048.3/Ma.04.7/PP.00.6/01/2020
24 Januari 2020
24 Januari 2020
NORERLINDA, M.Pd
NIP. 197010211998032002
SOP PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN
No.
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
Kepala Madrasah Kepala Tata
Usaha Tata Laksana
Persyaratan /
Perlengkapan
Waktu
Output
Ket.
2 Mengonsep SK Lembar rencana
kegiatan 60 Menit Konsep SK 1 Merencanakan kegiatan yang
akan dibuat SK
Lembar rencana
kegiatan 30 Menit
Lembar rencana kegiatan
Konsep SK 15 Menit Surat Keputusan
Memvalidasi SK Surat Keputusan 10 Menit Surat Keputusan yang
telah di validasi
Surat Keputusan yang telah di
validasi
5 Menit Surat Keputusan yang telah disahkan
Menyebarkan SK Surat Keputusan
yang telah disahkan 60 Menit
Surat Keputusan yang telah disahkan 60 Menit Surat keputusan yang
telah digandakan
AKREDITASI : A
(NSM : 131114710002 NPSN.10498812)
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faxmile (0761) 23242 Pekanbaru Website
: ,http://www.man2pku.sch.id Email : info@man2pku.sch.idm2m_pku@yahoo.com
Rekaman dan Arsip Mengesahkan SK Membuat SK
Surat Keputusan 15 Menit Surat Keputusan Menggandakan SK
Surat Keputusan yang telah di
No. SOP Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana
1. PMA nomor 58 tahun 2017 tentang kepala madrasah, tugas kepala madrasah 1. minimal Lulusan S-2 2. PMA nomor 58 tahun 2020 kepala madrasah, tugas kepala madrasah 2. Memiliki sertifikat kepala madrasah
Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan
1. Kepala Madrasah 1. ATK
2. Wakil Kepala Bidang Kurikulum 3. Guru Piket
4.
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
- Pembuatan Surat Keputusan (SK) dilakukan setelah surat tersebut -telah di validasi oleh atasan
3 4
5 Kepala Madrasah melakukan evaluasi atas laporan kegiatan dari masing-masing fungsi dengan mencatat ke dalam format evaluasi Surat Keputusan 10 Menit Surat Keputusan yang telah di validasi 10 Menit Surat Keputusan yang telah di validasi Penanggung jawab masing-masing bidangmensosialisasikan, melaksanakan, dan membuat laporan program yang telah dilaksanakan Konsep SK 15 Menit Surat Keputusan Kepala Madrasah melakukan monitoring dan evaluasi melalui briefing rutin setiap Senin Surat Keputusan
2 Masing-masing komponen membuat program berdasarkan hasil rapat Lembar rencana kegiatan 60 Menit Konsep SK
Persyaratan / Perlengkapan Waktu Output Ket.
1 Kepala Madrasah mengadakan rapat pembuatan program dengan mengundang Ka. TU, waka, koordinator, dan BK Lembar rencana kegiatan 30 Menit Lembar rencana kegiatan
NORERLINDA, M.Pd
NIP. 197010211998032002 SOP PROGRAM KEPALA MADRASAH
No. Aktivitas
Pelaksana Mutu Baku
Kepala Madrasah Kepala Tata Usaha Wakil Kepala
Website
: ,http://www.man2pku.sch.id Email : info@man2pku.sch.idm2m_pku@yahoo.com
B-048.14/Ma.04.7/PP.00.6/01/2020 24 Januari 2020 KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA PEKANBARU 24 Januari 2020
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 K e p a l a
AKREDITASI : A (NSM : 131114710002 NPSN.10498812)
No. SOP
Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 17 Tahun 2003
1. Dapat mengoperasikan komputer dengan baik
2. UU Nomor 14 Tahun 2015
2. Memahami petunjuk teknis pelaksanaan
3. PMK Nomor 224/PMK.011/2012 Tahun 2012
3. Tekun dan teliti
4.
5. PMA Nomor 13 Tahun 2012
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
-
SOP Penyajian Data Pendidikan
1. Alat Pengolah data
2. Petunjuk Teknis
3. Data Guru, Pegawai dan Siswa
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
1. Jika mengisi data harus sesuai dengan format dan keadaan
- Disimpan sebagai data elektronik dan manual
Madrasah
2. Pemasukan data harus sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan
5 Melaporkan pelaksanaan kegiatan
Data EMIS
semester I/II 15 menit Laporan kinerja 4
Melakukan pendampingan, verifikasi, mengkoreksi dan mengumpulkan data EMIS Madrasah
Data Lembaga, PTK, Siswa dan
Lulusan
Sesuai waktu yang ditentukan tim EMIS
Pusat / semester
Terkumpulnya data pendidikan yang telah
terverifikasi dan baik 2
Mengisi format data, melakukan verifikasi dan mengirim data menggunakan aplikasi online EMIS
Data Lembaga, PTK, Siswa dan
Lulusan
Sesuai waktu yang ditentukan tim EMIS
Pusat / semester
Tersedianya data pendidikan
Output
Ket.
1
Memberikan informasi kepada Operator EMIS Madrasah untuk memulai pendataan
Jadwal pelaksanaan
pendataan
1 Hari Tersosialisasinya jadwal updating data
No.
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
Operator EMIS
Madrasah JFU Kepala Madrasah
Persya/
Perlengkapan
Waktu
K e p a l a
Norerlinda, M.Pd
NIP. 197010211998032002
SOP PELAKSANAAN EMIS
PMK Nomor 122/PMK.010/2015 Tahun 2015
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faximile (0761) 23242
B-048.2/Ma.04.7/PP.00,6/01/2020
24 Januari 2020
24 Januari 2020
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 KOTA PEKANBARU
No. SOP
Tgl. Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 20 tahun 2003
1. Mengetahui UU dan Aturan-aturan Pelaksanaan
2. UU Nomor 14 Tahun 2005
2. Dapat mengoperasikan komputer dengan baik
3. PP Nomor 74 Tahun 2008
3. Tekun dan teliti
4. PMA Nomor 42 Tahun 2014
5. PMA Nomor 43 Tahun 2014
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
-
SOP Penetapan TPG
1. Alat Pengolah data
2. SK Penerima Tunjangan
3. Berkas pecairan tunjangan
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
1. Apabila penerima tunjangan tidak memenuhi persyaratan
pembayaran maka jangan dibayarkan
2. Jika mengisi besaran TPG, maka perhatikan besaran pajak
dan KGB Penerima
K e p a l a
B-048.9/Ma.04.7/PP.00.6/01/2020
24 Januari 2020
24 Januari 2020
Norerlinda, M.Pd
NIP. 197010211998032002
SOP PEMBAYARAN TPG
No.
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
JFU PPK
Ket.
1 Menyiapkan administrasi pencairan Tunjangan
Daftar Guru penerima
Tunjangan 15 Menit Tersedianya checklist penerima Tunjangan Bendahara/ Keuangan KPA Persya/
Perlengkapan
Waktu
Output
2 Menerima dan memverifikasi berkas Tunjangan Guru
Daftar Hadir, SPMT, Daftar Gaji dan No. Rekening penerima Tunjangan Paling lambat Tgl 5 setiap bulan Terverifikasinya berkas Tunjangan
4 Memeriksa dan menelaah daftar pembayaran Tunjangan
SK Penerima Tunjangan dan daftar
pembayaran Tunjangan
15 menit Terverifikasinya daftar pembayaran Tunjangan 3 Membuat daftar pembayaran
Tunjangan SK Penerima Tunjangan 30 menit Tersedianya daftar pembayaran Tunjangan 5 Menandatangani daftar pembayaran Tunjangan SK Penerima Tunjangan dan daftar
pembayaran
15 Menit Ditandatanganinya daftar pembayaran Tunjangan
6 Membuat dan menandatangani SPP Tunjangan Daftar pembayaran Tunjangan 10 Menit Terbitnya SPP pembayaran Tunjangan 7 Membuat SPM Daftar pembayaran Tunjangan dan SPP Tunjangan
15 Menit Draf SPM Tunjangan
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 KOTA PEKANBARU
JL. Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faximile (0761) 232428 Menandatangani SPM Draf SPM, SPP dan daftar pembayaran Tunjangan 10 Menit Ditandatanganinya SPM 9
Proses pencairan Tunjangan ke rekening penerima melalui KPPN
SPM, SPP dan daftar pembayaran
Tunjangan
1 Hari Pencairan Tunjangan ke rekening penerima
No. SOP
Tgl. Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan Oleh
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU Nomor 17 Tahun 2003
1. Dapat mengoperasikan Komputer dengan baik
2. UU Nomor 20 tahun 2003
2. Mengetahui UU dan Aturan-aturan BOS
3. PP Nomor 19 Tahun 2005
3. Tekun dan teliti
4. PMK Nomor 122/PMK.010/2015 Tahun 2015
6. PMK Nomor 168/PMK.05/2015 Tahun 2015
7. Keputusan Dirjen Pendis Nomor 361 Tahun 2016
8. Keputusan Dirjen Pendis Nomor 1801 tahun 2020
Keterkaitan
Peralatan / Perlengkapan
1. DIPA 2020
1. Alat Pengolah data
2. KPA
2. SK Madrasah Penerima BOS
3. PPK
3. Berkas pencairan dana BOS Madrasah
4. Bendahara Pengeluaran/Pembuat SPM
4 Berkas pencairan dana BOS Madrasah terkait COVID-19
5. KPPN
6. Bank
Peringatan
Pencatatan dan Pendataan
1. Lebih teliti dalam penyesuaian jumlah dana BOS dan jumlah
siswa
2. Lebih teliti dalam penentuan alokasi dana pencairan dana BOS
dengan penerimaan siswa baru
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
MADRASAH ALIYAH NEGERI 2 KOTA PEKANBARU
Jalan Diponegoro Nomor 55 Telephone/Faximile (0761)23242Norerlinda, M.Pd
NIP. 197010211998032002
K e p a l a
No.
Aktivitas
Pelaksana
Mutu Baku
JFU PPK
Ket.
'B-048.1/Ma.04.7/PP.00,6/01/2020
24 Januari 2020
27 Maret 2020
27 Maret 2020
1 Menyiapkan administrasipencairan dana BOS Juknis dan SK Penetapan 10 Menit
Tersedianya checklist
penerima Bendahara /
keuangan KPA Persya/ Perlengkapan
Waktu
Output
SOP PENCAIRAN DANA BANTUAN OPERASIONAL SEKOLAH (BOS) (HASIL REVIEW)
2 Menerima dan memverifikasi berkas pencairan dana BOS
Berkas pencairan BOS
Madrasah 1-3 Hari
Terverifikasinya berkas pencairan dana BOS
4 Memeriksa dan menelaah daftar pembayaran dana BOS
SK Penetapan dan daftar
pembayaran dana BOS 15 menit
Terverifikasinya daftar pembayaran dana BOS 3 Membuat daftar pembayaran
dana BOS
SK penetapan dan alokasi
dana BOS 1 Jam
Tersedianya daftar pembayaran dana BOS
5 Menandatangani daftar pembayaran dana BOS
SK Penetapan dan daftar
pembayaran dana BOS 15 Menit
Ditandatanganinya daftar pembayaran dana BOS
6 Membuat dan menandatangani SPP BOS
Daftar pembayaran dana
BOS 10 Menit Terbitnya SPP dana BOS
7 Membuat SPM Daftar pembayaran dana BOS dan SPP 15 Menit Draf SPM dana BOS
8 Menandatangani SPM Draf SPM, SPP dan daftar pembayaran dana BOS 10 Menit Ditandatanganinya SPM dana BOS
9
Proses pencairan dana ke rekening penerima melalui KPPN
SPP, SPM dan daftar
pembayaran dana BOS 1 Hari
Pencairan dana BOS ke rekening Madrasah
