BAB 3
ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN STRATEGI SI/TI
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
CV. Dwi Murti berawal dari perusahaan keluarga yang bergerak di bidang usaha industri konstruksi. Perusahaan ini awalnya berdiri berdasarkan S.K. MEN.KEH.RI pada tanggal 5 Mei 1987 No.M-44 HT.03.01 TH1987. Dikarenakan adanya perubahan anggaran dasar yang mengakibatkan jumlah anggaran menjadi lebih besar dari sebelumnya, maka di dalam AKTA perusahaan yang dibuat oleh notaris, perusahaan tercatat berdiri pada tanggal 25 Mei 2001, berdasarkan SK. Menteri Kehakiman Republik Indonesia No : C-545.HT.03.01-THT.1998. Dengan pesatnya pelaksanaan program pembangunan di Indonesia, maka semakin majulah industri konstruksi. Saat ini, perusahaan berkantor pusat di Perum Permata Puri Laguna Blok C7 No.8, Cimanggis,Depok.
CV. Dwi Murti berfokus pada proses jasa konstruksi dan pengadaan barang. Untuk jasa konstruksi sendiri secara spesifiknya menangani sub bidang arsitektural, sipil dan tata lingkungan. Sedangkan untuk pengadaan barang, secara spesifik menangani alat-alat perkantoran,furniture,alat-alat teknologi dan lain-lain. Sejauh ini CV. Dwi Murti tetap fokus dan terus menjalankan usahanya di dunia industri konstruksi dengan bekerja sama dengan instansi pemerintah dan instansi swasta.
3.1.2 VISI dan MISI PERUSAHAAN
Visi CV. Dwi Murti yaitu Menjadi Perusahaan Industri Konstruksi Yang Handal dan Terkemuka.
Dan Misi CV. Dwi Murti untuk mencapai misi tersebut adalah sebagai berikut :
Berperan aktif dalam pelaksanaan pembangunan dan pengembangan sarana dan prasarana melalui jasa konstruksi. Mendapatkan kepercayaan dari pelanggan melalui
profesionalisme.
Selalu menjaga kualitas dan kuantitas (output) terhadap pekerjaan yang telah dikerjakan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi mutlak harus dimiliki suatu perusahaan karena suatu struktur organisasi merinci pembagian dari aktivitas kerja tiap-tiap fungsi dalam perusahaan dan menunjukkan bagaimana fungsi atau kegiatan yang berbeda-beda itu dihubungkan sampai batas tertentu. Struktur organisasi disusun sedemikian rupa dengan maksud agar dapat terjadi koordinasi kerja yang baik antara masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Lapangan Perusahaan Direktur
Wakil Direktur
Tenaga Tekhnik Tugas Penuh Komisaris
Mandor
Administrasi & Keuangan Site Manager
Logistik
Tenaga Tekhnik Tugas Penuh
Administrasi & Keuangan
Tenaga Tekhnik Non-Luar
Mandor
Site Manager
3.1.4 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing fungsi (divisi) sesuai dengan struktur organisasi CV. Dwi Murti di atas adalah sebagai berikut :
• KOMISARIS adapun tugasnya :
Adalah orang yang memiliki modal usaha atau bisa juga dikatakan pemegang saham. Seorang komisaris membawahi :
• DIREKTUR adapun tugasnya :
Bertanggung jawab mengawasi dan membawahi para wakil direktur dan staff-staff pekerja yang melaksanakan fungsinya. Secara singkat pekerjaan dan tanggung jawab direktur adalah memimpin dan mengendalikan perusahaan sesuai dengan garis kebijaksanaan yang
ditetapkan oleh dewan komisaris.
• WAKIL DIREKTUR adapun tugasnya :
Mewakili tugas direktur, yang mana tanggung jawabnya hampir sama dengan direktur yaitu menangani masalah yang ada baik internal ataupun eksternal perusahaan.
• TENAGA TEKHNIK TUGAS PENUH adapun tugasnya :
Merancang suatu bangunan yang memiliki sertifikasi dari sebuah asosiasi tenaga teknik Indonesia (Indonesian Institute of Construction Enginers), bertanggung jawab penuh terhadap rancangan yang dibuatnya sekaligus terhadap semua proyek yang telah didapatkan dari lelang, serta mengontrol semua karyawan yang bertugas sesuai dengan tugasnya masing-masing.
o SITE MANAGER
Bertanggung jawab membantu tenaga tehnik ahli dalam menjalankan tugasnya serta menjadi supervisor di bagian Logistik dan juga menyediakan tenaga kerja,melakukan perekrutan, mengirim karyawan untuk melakukan training di Asosiasi Tenaga Tekhnik Indonesia, serta menentukan jabatan dan penggajian karyawan
o LOGISTIK
Bertanggung jawab terhadap masuknya jumlah volume barang yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dan mengecek jumlah tersebut sesuai atau tidak.
o ADMINISTRASI & KEUANGAN
Bertanggung jawab atas anggaran yang dikeluarkan, menyusun anggran penawaran pada projek yang akan diikut sertakan dalam lelang, serta juga mengatur cash flow biaya operasional perusahaan seperti gaji,biaya kantor dan lain lain. o MANDOR
Bertanggung jawab atas kinerja para karyawan yang bekerja di lapangan dan juga bertanggung jawab atas ketepatan waktu yang telah disesuiakan oleh target yang telah diberikan.
o TENAGA TEKHNIK NON-LUAR
Bertanggung jawab mengontrol kinerja dari mandor. Jika terjadi permasalahan dalam pekerjaan seorang mandor di lapangan, tenaga tekhnik non-luar akan diberi informasi secepatnya agar dapat diputuskan solusinya.
3.2 Analisis kondisi lingkungan internal dan eksternal perusahaan
Analisis terhadap kondisi lingkungan internal dan eksternal perusahaan akan mengacu pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dari John Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada landasan teori bab 2, dimana dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu masukan atau input yang akan diproses untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi. Adapun masukan atau input yang digunakan dalam proses perencanaan tersebut didapatkan melalui Analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan eksternal perusahaan, baik itu lingkungan bisnis maupun lingkungan SI/TI perusahaan. Analisis ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat ini. Berikut ini adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada CV. Dwi Murti.
Gambar 3.3 Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi CV. Dwi Murti
3.2.1 Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan.
Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan merupakan analisis terhadap faktor–faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang dapat mendatangkan dan memperbesar peluang perusahaan, maupun yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan.
Analisis yang dilakukan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan Porter dan analisis PEST.
3.2.1.1 Analisis PEST
Persaingan bisnis pada saat ini sangat kompetitif, salah satu penyebabnya adalah pengaruh PEST terhadap bisnis. Lingkungan PEST yang dapat mengancam perusahaan kami antara lain:
1. Politik
- Situasi politik di Indonesia saat ini yang relatif kurang aman. - Situasi politik khusus seperti pemilu sangat mempengaruhi
situasi di bisnis ini.
- Dengan keadaan politik yang baik, maka harga barang cenderung stabil sehingga permintaan konsumen terhadap produk tetap tinggi. Tetapi jika keadaan politik dalam negeri tidak stabil maka dapat mempengaruhi kenaikan harga, sehingga secara tidak langsung dapat mempengaruhi peningkatan biaya yang dikeluarkan. Selain itu stabilitas politik yang tidak menentu dapat mempengaruhi kenaikan harga barang oleh supplier, karena melemahnya nilai rupiah terhadap dolar akibat stabilitas politik yang tidak stabil secara tidak langsung mempengaruhi penentuan harga produk.
2. Ekonomi
- Inflasi yang naik turun berpengaruh pada nilai mata uang rupiah terhadap nilai mata uang dollar, sehingga memberikan dampak harga bahan baku yang tidak menentu, proses produksi yang tidak menentu, serta daya beli konsumen yang tidak menentu pula.
- Situasi ekonomi di Indonesia yang tidak stabil sangat mempengaruhi harga produk ini.
- Nilai tukar mata uang juga sangat berpengaruh, karena apabila nilai tukar dollar naik maka harga juga ikut naik.
3. Sosial
- Banyak perusahaan yang melakukan pekerjaannya dengan tidak terlalu memperhatikan kualitas produk yang dihasilkan, sehingga berdampak buruk pada pembangunan yang ada. Oleh karena itu CV. Dwi Murti berusaha membangun kepercayaan kepada klien di instansi pemerintah atau pun pihak swasta dengan memberikan jaminan bahwa produk & jasa dari CV. Dwi Murti menggunakan bahan berkualitas dan mutu yang terjamin, sehingga para klien percaya terhadap jasa yang kita berikan.
4. Teknologi
- Pada zaman yang menuntut perkembangan teknologi sekarang ini, banyak perusahaan yang masih ragu untuk mengikuti kemajuan teknologi karena dianggap membutuhkan biaya besar. CV. Dwi Murti merupakan salah satu perusahaan yang belum mengikuti perkembangan teknologi, dimana mereka masih menggunakan software-software sederhana, seperti software Microsoft Office untuk mengatur kegiatan operasional perusahaannya, serta software AutoCAD untuk pembuatan desain bangunan proyek.
Politik
- pajak/tarif - adanya pemilu - perundang–undangan - situasi politik dan keamanan - terjadinya korupsi
Sosial
- demografi
- tingkah laku konsumen - kepercayaan dari klien
Ekonomi
- situasi ekonomi dalam negeri - bunga pinjaman
- tingkat inflasi - upah regional
- nilai tukar mata uang
Teknologi
- pemanfaatan teknologi yang masih kurang
- peluang pengembangan teknologi
Tabel 3.1 Analisis PEST
3.2.1.2 Model Persaingan PORTER
Persaingan bisnis pada saat ini cukup ketat karena dipicu oleh sistem dan teknologi informasi yang juga semakin maju. Perkembangan SI dan TI yang sangat pesat tersebut mendorong perusahaan untuk terus menerus meningkatkan kinerja perusahaan dengan cara meningkatkan keunggulan sistem dan teknologi informasi pada perusahaannya.
Strategi bisnis yang tepat dan didukung oleh SI dan TI yang baik akan meningkatkan kinerja setiap fungsi pada struktur organisasi yang ada pada perusahaan.
Salah satu cara untuk dapat mendapatkan strategi bisnis yang baik bagi perusahaan adalah dengan melakukan Analisis PORTER. Berikut ini adalah Analisis PORTER yang dilakukan pada CV. Dwi Murti :
1. Pendatang Baru
Pendatang baru merupakan suatu ancaman yang berpengaruh pada perusahaan. Jika pendatang baru mempunyai pelayanan atau service yang lebih baik, ini bisa membuat pelanggan beralih ke perusahaan lain. Salah satu ancaman pendatang baru CV. Dwi Murti adalah perusahaan – perusahaan di industri bisnis yang sama yang mendirikan anak perusahaan baru.
2. Pesaing
Pesaing–pesaing CV. Dwi Murti antara lain : PT. Catur Manggu Lestari
CV. ROMIKA
PT. Paramos Rejeki Indah PT. Termin Tiga Jaya
Cukup banyaknya pesaing bisnis dalam bidang yang sama dapat mengancam perusahaan kami, karena setiap perusahaan pasti ingin memenangkan persaingan tersebut.
Agar dapat menciptakan persaingan yang kompetitif maka perusahaan kami harus bisa memberikan pelayanan atau jasa service yang baik, memberikan produk yang berkualitas dan juga
melengkapi sertifikat yang dikeluarkan oleh asosiasi bidang industri konstruksi.
3. Produk Pengganti
Ancaman produk pengganti dari bidang industri konstruksi adalah seorang individu (single fighter), yang menyewa atau meminjam perusahaan untuk mengikuti proyek yang dilelang dengan memberikan komisi dari hasil yang didapat dari proyek yang dikerjakan.
4. Pembeli
Konsumen CV. Dwi Murti antara lain: Instansi pemerintah: - BUMN - Pekerjaan Umum - Pemerintah Daerah Instansi swasta: - PT. HUTAMA KARYA - PT. WASITA 5. Supplier
Pemasok- pemasoknya antara lain :
Agen atau distributor (pengadaan barang) Toko material (konstruksi)
Gambar 3.4 Lima Kekuatan Bersaing Porter Pendatang baru :
Anak perusahaan yang mendirikan perusahaan baru. Produk pengganti : Single Fighter Pembeli : Instansi pemerintah dan Instansi swasta Pemasok : - Agen/distributor (pengadaan barang) - Toko material - Agen pasir,batu,dekos,ma kadam (konstruksi) Para pesaing industri : - PT. Catur Manggu Lestari - CV. Romika - PT. Paramos Rejeki Indah - PT. Termin Tiga Jaya
3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan
Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan analisis terhadap faktor–faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang mana harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik mungkin, atau juga berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari. Analisis yang dilakukan mencangkup analisis terhadap rantai nilai perusahaan (value chain), analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threats), analisis CSF (Critical Success Factors) dan analisis area, fungsi dan proses bisnis.
3.2.2.1 Rantai Nilai Perusahaan
Rantai nilai digunakan untuk mengidentifikasi dan menilai sumber daya, serta aktivitas di dalam perusahaan yang diperlukan untuk membuat perencanaan strategi informasi. Berikut ini adalah rantai nilai CV. Dwi Murti :
Infrastruktur Perusahaan
Perencanaan strategi keuangan, manajemen umum, mengatur akuntansi & administrasi perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia
Menyediakan tenaga kerja, melakukan perekrutan, pelatihan, serta menentukan jabatan Pengembangan Teknologi
Pengembangan SI / TI perusahaan Pembelian
Pembelian bahan baku, alat-alat proyek, peralatan kantor Logistik dalam Penerimaan bahan – bahan baku dan barang-barang kebutuhan konsumen dari agen /pemasok Penyimpanan bahan –bahan baku dan barang tersebut. Operasi Pengecekan kualitas bahan baku dan barang Penjabaran detail jadwal & biaya proyek Pembagian tugas kepada pekerja proyek Pengerjaan proyek sesuai dengan kontrak kerja Logistik keluar Distribusi barang kepada konsumen Pembuatan laporan pengerjaan proyek Pemasaran Mencari dan mengikuti lelang-lelang yang ada Menjalin kerja sama dengan instansi pemerintah dan swasta Pelayanan Memberikan jaminan kualitas dan pemeliharaan produk
Gambar 3.5 Analisis Value Chain
1. Aktivitas Utama
Yang termasuk aktivitas utama di dalam CV. Dwi Murti adalah A. Logistik dalam, kegiatannya adalah yang berhubungan dengan
persediaan produk yang dimiliki, yaitu penerimaan bahan baku berupa pasir, semen,dekos, makadam,dan bahan-bahan material
lainnya, penerimaan barang – barang kebutuhan konsumen seperti furniture, alat-alat kantor, dan alat-alat teknologi, serta penyimpanan baik bahan-bahan baku maupun barang kebutuhan konsumen tersebut. Saat ini, CV. Dwi Murti belum memiliki sistem yang dapat menangani masalah persediaan yang ada di perusahaan, seperti sering terjadinya kesalahan volume pengiriman bahan baku
B. Operasi, kegiatannya antara lain pengecekan kualitas bahan baku dan barang, penjabaran detail jadwal dan biaya proyek, pembagian tugas kepada pekerja proyek, dan pengerjaan proyek itu sendiri sesuai dengan kontrak kerja yang ada. Saat ini CV. Dwi Murti belum memiliki sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan – kegiatan operasional bisnis perusahaan sehingga dibutuhkan sebuah sistem yang dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasi bisnis tersebut.
C. Logistik keluar, kegiatannya adalah mendistribusikan barang kepada konsumen dan pembuatan laporan pengerjakan proyek. Saat ini, laporan pengerjaan proyek yang ada di CV. Dwi Murti belum tersusun secara sistematis sehingga sulit bagi para manajer dan eksekutif puncak dalam mengakses data-data yang diperlukan dalam pengambilan keputusan.
D. Pemasaran dan Penjualan, kegiatannya menjalin kerjasama yang baik dengan instansi pemerintah dan swasta dengan mengikuti lelang-lelang yang dilakukan oleh mereka. Saat ini CV. Dwi Murti belum memiliki sistem yang jelas dalam memberikan laporan mengenai lelang-lelang mana saja yang sekiranya memberikan keuntungan signifikan bagi perusahaan.
E. Pelayanan, adalah kegiatan yang menyangkut penyediaan layanan untuk memperkuat atau menjaga nilai produk. Dalam hal ini CV. Dwi Murti berusaha memberikan kepuasan kepada konsumennya dengan cara memberikan jaminan kualitas pada proyek-proyek yang dikerjakan serta memberikan pemeliharaan selama 6 bulan di setiap akhir pengerjaan proyek. Namun pada kenyataan di lapangan, beberapa kali didapati proyek yang tidak sesuai dengan kontrak kerja yang ada sehingga merugikan baik konsumen maupun CV. Dwi Murti sendiri. Penerapan sistem informasi yang tepat diharapkan dapat meminimalisir hal-hal tersebut.
2. Aktivitas Pendukung
Aktivitas pendukung digunakan untuk mendukung aktivitas utama di dalam perusahaan. Yang termasuk aktivitas pendukung di dalam CV. Dwi Murti adalah :
A. Pembelian, Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung aktivitas primer mencakup pembelian bahan
baku dan barang kebutuhan konsumen, alat proyek, dan alat-alat kantor. CV. Dwi Murti membutuhkan suatu sistem yang memberikan informasi mengenai barang-barang apa saja yang perlu dibeli sehingga tidak terjadi duplikasi yang merugikan
B. Infrastruktur, terdiri atas sejumlah aktivititas yang meliputi manajemen umum perusahaan,perencanaan,dan lain-lain,seperti yang dijabarkan pada struktur organisasi pada subbab 3.1.4 di atas.
C. Manajemen Sumber Daya Manusia, yang termasuk kegiatan Manajemen SDM adalah menyediakan tenaga kerja, melakukan perekrutan, mengirim karyawan untuk melakukan training di Asosiasi Tenaga Tekhnik Indonesia, serta menentukan jabatan dan penggajian karyawan. Sejauh ini CV. Dwi Murti belum memiliki sistem yang menangani hal-hal tersebut.
D. Pengembangan Teknologi, saat ini pemanfaatan teknologi SI / TI di CV. Dwi Murti masih sangat minim. Dibutuhkan pengembangan teknologi seperti pengimplementasian sistem informasi manajemen dan sistem informasi akuntansi untuk menangani masalah-masalah operasional perusahaan, dan sistem informasi eksekutif untuk pengambilan keputusan bagi para eksekutif puncak.
3.2.2.2 Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan salah satu alat yang digunakan untuk mengetahui keberadaan perusahaan di dalam persaingan bisnis yang semakin ketat ini. Berikut adalah analisis SWOT pada CV. Dwi Murti : 1. Strengths (Kekuatan)
• Pengendalian mutu bahan secara menyeluruh dan rutin . • Memiliki tenaga dalam bidangnya yang berpengalaman. • Telah terdaftar di lembaga / asosiasi terkait
• Detail dalam hal jadwal perusahaan
• Nama perusahaan yang sudah dikenal baik. 2. Weaknesses (Kelemahan)
• Kurangnya perlindungan terhadap para pekerja Pemanfaatan yang minim pada Sistem Informasi
Dukungan yang kurang maksimal dari para supplier / stakeholder
3. Opportunities (Peluang)
• Peluang yang besar untuk memperluas cakupan area bisnis perusahaan.
• Masih sedikitnya pesaing yang menerapkan strategi SI/TI • Cukup banyak pilihan untuk hal pendanaan dari perbankan 4. Threats (Ancaman)
• Harga barang terlalu murah.
• Terjadi penurunan mutu & kualitas pekerjaan • Mulai bermunculannya pesaing baru
3.2.2.2.1 Matriks IFAS dan EFAS
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI
INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
Kekuatan Pengendalian mutu bahan secara menyeluruh dan rutin
0.1 3 0.3 Memiliki tenaga dalam bidangnya yang
berpengalaman
0.05 3 0.15 Telah terdaftar di lembaga / asosiasi terkait 0.2 3 0.6
Nama perusahaan yang sudah dikenal baik 0.2 3 0.6
Detail dalam hal jadwal perusahaan 0.05 3 0.15
TOTAL 0.6 30 1.8
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI
INTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
Kelemahan Kurangnya perlindungan terhadap para pekerja
0.15 -3 -0.45 Pemanfaatan yang minim pada Sistem
Informasi
0.1 -1 -0.1
Dukungan yang kurang maksimal dari para supplier / stackholder
0.15 -1 -0.15
TOTAL 0.4 -5 -0.2
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
Peluang Peluang yang besar untuk memperluas cakupan area bisnis perusahaan.
0.15 3 0.45
Masih sedikitnya pesaing yang menerapkan strategi SI/TI
0.2 4 0.8
Cukup banyak pilihan untuk hal pendanaan dari perbankan
0.1 3 0.3
TOTAL 0.45 10 1.55
FAKTOR-FAKTOR STRATEGI
EKSTERNAL
BOBOT RATING BOBOT * RATING
Ancaman Harga barang terlalu murah 0.2 -1 -0.2
Terjadi penurunan mutu & kualitas pekerjaan 0.1 -3 -0.3
Mulai bermunculannya pesaing baru 0.1 -3 -0.3
Pembajakan SDM dari perusahaan lain
0.15 -2 -0.3
TOTAL 0.55 -8 -1.1
Perhitungan :
• Jumlah hasil kali bobot dan rating pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Dimana pada saat pembobotan nilai rating dari setiap kelemahan telah diberi nilai negatif. Sehingga hasil kali bobot dan rating pada kelemahan bernilai negatif.
Kekuatan = 1.8 ; Kelemahan = -0.2 Titik X = Kekuatan + Kelemahan
= 1.8 + (-0.2) = 1.6
• Jumlah hasil kali bobot dan rating pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Dimana pada saat pembobotan nilai rating dari setiap ancaman telah diberi nilai negatif. Sehingga hasil kali bobot dan rating pada ancaman bernilai negatif.
Peluang = 1.55 ; Ancaman = -1.1 Titik Y = Peluang + Ancaman
= 1.55 + (-1.1) = 0.45
Gambar 3.6 Grafik IFAS dan EFAS Peluang Kelemahan Kekuatan Ancaman 0.45 1.6 Mendukung strategi agresif SO
Tabel 3.4 Analisis SWOT • Pengendalian mutu
bahan secara
menyeluruh dan rutin. • Memiliki tenaga
dalam bidangnya yang berpengalaman. • Telah terdaftar di
lembaga / asosiasi terkait.
• Nama perusahaan yang sudah dikenal baik
• Detail dalam hal jadwal perusahaan.
• Kurangnya perlindungan terhadap para pekerja.
Pemanfaatan yang minim pada Sistem Informasi.
Dukungan yang kurang maksimal dari supplier / stackholder
Opportunities Strategi SO Stretegi WO • Peluang yang besar
untuk memperluas area cakupan bisnis perusahaan
• Masih sedikitnya pesaing yang menerapkan strategi SI/TI
• Cukup banyak pilihan untuk hal pendanaan dari perbankan
• Penerapan strategi SI/TI yg tepat untuk melakukan
pegendalian mutu produk dan jasa secara rutin guna memperluas area cakupan bisnis • Pemberdayaan SDM
yang berkualitas untuk menerapkan strategi SI/TI agar dapat berjalan maksimal
• Meningkatkan mutu kualitas pekerja dengan memberi perlindungan kepada karyawan • Mengoptimalkan pekerja dengan
cara mencari dukungan
pendanaan dari perbankan untuk pekerjaan proyek
Threats Stretegi ST Strategi WT
• Harga barang terlalu murah .
• Terjadi penurunan mutu & kualitas pekerjaan .
• Munculnya pesaing baru
• Pembajakan SDM dari perusahaan lain.
• Jika harga semakin murah,maka harus bisa mendapatkan barang yang sesuai standard
• Mengembangkan keahlian dengan cara mengikuti training pada bidangnya • SDM yang sudah
memiliki sertifikat di lembaga terkait akan diberikan fasilitas yang layak.
• Mengatasi kelemahan untuk mencegah ancaman
• Memberikan fasilitas yang memadai terhadap karyawan sesuai dengan posisi & jabatannya.
3.2.2.3 Critical Success Factor (CSF)
CSFs (Critical Success Factors) adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu diperlukan suatu ukuran atau indicator (KPI – Key Perfomance Indicator) yang dapat memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka di dalam mencapai faktor-faktor penentu keberhasilan tersebut.
Faktor-faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan pada CV. Dwi Murti serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut :
1) Sumber daya manusia yang berkualitas Key Performance Indicator :
- CEO yang bekerja secara profesional dan memiliki reputasi yang baik. - Seorang Kepala Divisi Tenaga Teknik Tugas Penuh yang merupakan bagian
penting dalam struktur organisasi perusahaan diharuskan mengikuti training dari Asosiasi Tenaga Tekhnik Indonesia dan mempunyai sertifikat resmi. - Mandor-mandor lapangan yang ditunjuk oleh perusahaan minimal harus
2) Produk yang memiliki kualitas yang baik serta sesuai dengan standar dan kebutuhan yang diminta oleh pelanggan.
Key Performance Indicator :
- Waktu pengerjaan proyek yang selalu sesuai dengan permintaan konsumen - Proyek yang dikerjakan mampu bertahan dalam waktu yang lama
- Meningkatnya jumlah instansi pemerintah dan instansi swasta yang menggunakan jasa CV. Dwi Murti.
3) Brand image yang telah tercipta dikalangan konsumen. Key Performance Indicator :
- Selalu masuk dalam nominasi 10 besar dalam lelang – lelang yang diadakan instansi pemerintah
- Selain itu, CV. DWI Murti juga sering mendapatkan penunjukan langsung untuk mengerjakan proyek tanpa harus mengikuti lelang.
3.2.2.4 Analisis Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokkan kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat dipecah menjadi proses bisnis, yakni tindakan-tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan akhir atau dapat diartikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram hubungan entitas, dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua
kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini dilakukan bertujuan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek-aspek informasi dalam perusahaan.
3.2.2.4.1 Dekomposisi Area, Fungsi dan Proses Bisnis CV. Dwi Murti Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Tenaga Tekhnik Tugas Penuh
- Perancangan bangunan - Pengontrol keseluruhan jalanya proyek
-Pengontrol kinerja dari karayawan
- merancang bangunan yang sesuai dengan keinganan pihak klien - bertanggung jawab terhadap keseluruhan jalanya suatu proyek - bertanggung jawab mengontrol semua karyawan sesuai dengan tugasnya masing-masing
Administrasi dan Keuangan
- akuntansi
- perencanaan keuangan - pengelolaan arus kas - proses penggajian - mengontrol keuangan - membuat laporan keuangan - merencanakan anggaran keuangan - memberikan, menghitung dan membuat laporan gaji karyawan
- pengendalian aktifitas keuangan
- mengendalikan aktifitas keuangan perusahaan Site Manager - perekrutan karyawan
- pelatihan karyawan - absensi karyawan - pengembangan karir karyawan - menyeleksi calon karyawan - memberikan training yang mengembangkan potensi karyawan - mengecek kehadiran karyawan - menjadi supervisor terhadap logistik Logistik - pengadaan dan
pembelian barang dan bahan baku
- pengontrolan persediaan
- membeli serta mengecek barang dan bahan baku untuk kebutuhan proyek - mengecek persediaan bahan baku/ alat konstruksi
Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis
Mandor
-memantu kinerja para karyawan lapangan -mengarahkan karyawan terhadap pekerjaannya
- meningkatkan kinerja karyawan lapangan -memberi arahan terhadap pekerjaan yang ada -memastikan datangnya
bahan baku
- memastikan jika bahan baku yang datang sesuai dengan pesanan yang ada Tabel 3.5 Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis
3.2.2.4.2 Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data
Matrik ini memetakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data yang terkait dengan aktivitas perusahaan. Suatu fungsi bisnis dapat membaca (read) satu atau beberapa subjek data, selain itu suatu subjek data juga dapat dibuat/dihasilkan (create), diubah (update) dan dihapus (delete) oleh suatu fungsi bisnis dalam perusahaan. Adapun subjek data pada divisi-divisi pada CV. Dwi Murti adalah sebagai berikut :
DEPARTEMEN SUBJEK DATA
Tenaga Tekhnik Tugas Penuh Data proyek Data karyawan Administrasi dan keuangan Data keuangan Data pembelian Data penjualan Data piutang Data hutang Data penggajian
Site Manager Data karyawan
Data absensi Data pelatihan Data kinerja
Logistik Data barang
Data bahan baku
Mandor Data karyawan lapangan
Data bahan baku Tabel 3.6 Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data
3.2.3 Analisis lingkungan eksternal SI/TI perusahaan
CV. Dwi Murti merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri konstruksi dan sangat menyadari pentingnya dukungan dari penerapan sistem informasi yang mutakhir. Sehubungan dengan hal itu, perusahaan terus menerus melakukan pengembangan sumber daya manusia serta pengelolaan rantai suplai di bidang konstruksi yaitu dengan adanya penyediaan jasa konstruksi dan layanan pengadaan barang.
Dimulai pada tahun 2004, CV. Dwi Murti mulai menerapkan peraturan dan etika pengadaan yang menjabarkan arahan strategis perseroan untuk pengembangan rantai suplai, kebijakan pengadaaan dan logistik, serta standar prosedur operasi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengaudit sistem rantai suplai di dalam organisasi. Alasan CV. Dwi Murti mengembangakan peraturan dan etika pengadaan adalah untuk memastikan kewajaran dari pihak klien baik dari instansi pemerintah maupun instansi swasta, bukan hanya berdasarkan keputusan bisnis semata. Untuk itu, perlu dipastikan bahwa tidak ada kritikan mengenai adanya hubungan dekat/ khusus pada beberapa klien baik di instansi pemerintah ataupun instansi swasta yang dapat menuju pada ketidakadilan dan perlakuan yang tidak seimbang bagi semua pihak ketika proses seleksi,tender,dan saat negosiasi berlangsung.
CV. Dwi Murti yakin bahwa Sistem Teknologi Informasi (TI) yang tepat dan dapat diandalkan akan dapat meningkatkan kualitas dan integrasi data dan informasi yang sangat penting dalam mendukung kinerja dari proses bisnis perusahaan.
3.2.4 Analisis lingkungan internal SI/TI perusahaan
3.2.4.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan
JENIS KETERANGAN JUMLAH
HARDWARE PC desktop eksekutif
Processor Pentium IV Memory 512 MB DDR Hard Disk 40 GB Monitor LCD 17” LAN Card 2 PC desktop staff Processor Pentium IV Memory 512 MB SDRAM Hard Disk 80 GB Monitor LCD 15” LAN Card 10 Notebook eksekutif
Processor Intel Core 2 Duo Memory 1GB DDR2 Hard Disk 160 GB LCD 14,1”
1
Database (Server)
Processor Intel Xeon 2.8 GHZ Memory 4 GB DDR2 Hard Disk 250 GB Monitor LCD 15” LAN Card 1 Printer 2 Switch / hub 1 Modem router 1 SOFTWARE
System Genuine Microsft Windows XP Genuine Microsft Windows Vista Application Genuine Microsft Office 2007
Windows Server 2007
3.2.4.2 Arsitektur Jaringan
Gambar 3.7 Struktur Jaringan pada CV. Dwi Murti
3.2.4.3 Portfolio aplikasi saat ini
Portfolio aplikasi saat ini adalah Analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan oleh perusahaan saat ini,apakah masuk kategori high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kontribusi yang diberikan masing-masing aplikasi pada bisnis perusahaan. Berikut adalah portfolio aplikasi pada CV. Dwi Murti :
Strategic High Potential
( ) aplikasi keuangan sederhana menggunakan MS Excel 2007 ( ) aplikasi database sederhana menggunakan MS Access 2007
(*) MS Office 2007
Key Operational Support
Gambar 3.8 portfolio aplikasi saat ini pada CV. Dwi Murti Keterangan :
(*) = Aplikasi yang sedang digunakan sekarang ( ) = Aplikasi yang sedang berjalan, namun butuh pengembangan lebih lanjut.
Dari Analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan bisa dilihat bahwa CV. Dwi Murti belum memiliki aplikasi yang bersifat strategic ataupun high potential. Selama ini CV. Dwi Murti hanya menggunakan aplikasi sederhana dan sebagian besar divisi masih menggunakan cara manual dalam proses bisnisnya. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang belum memanfaatkan peluang SI/TI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh perusahaan lainnaya.
Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan, sebaiknya perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat strategic. Kalaupun resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam kuadran high potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan ke dalam kuadran strategic dan kemudian diimplementasikan.
3.3 Masalah yang dihadapi oleh CV. Dwi Murti
1. Masalah logistik, yaitu sering terjadi kesalahan volume pengiriman dan ketidakcocokan kualitas bahan baku dari Agen Material ke Mandor di lapangan,yang mana dapat menghambat dan menurunkan mutu pengerjaan proyek.
2. Paper Works, dimana kegiatan operasional perusahaan sebagian besar masih menggunakan kertas, terutama untuk keperluan dokumentasi, sehingga agak sulit bagi perusahaan untuk memanage data. Masalah paper works ini termasuk krusial karena menghambat proses bisnis perusahaan dan memaksa perusahaan mengeluarkan biaya ekstra.
3. Belum adanya sistem informasi yang mengelola dan menangani masalah-masalah keuangan internal dan eksternal perusahaan sehingga proses operasional bisnis di lapangan menjadi sering terhambat.
4. Belum adanya sistem infomasi yang mendukung dalam penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan manajerial.
3.4 Usulan perbaikan
1. Mengembangkan aplikasi Management Information System (MIS) yang dapat memberikan laporan informasi yang mendetail dan rinci kepada para manajer guna menyelesaikan masalah-masalah operasional bisnis perusahaan sekaligus untuk mengambil keputusan
2. Mengembangkan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) untuk menangani masalah-masalah keuangan perusahaan
3. Menerapkan aplikasi EIS (Executive Information System) untuk memberikan informasi – informasi krusial bagi para eksekutif puncak, sekaligus untuk menetapkan tujuan dan strategi bisnis perusahaan ke depannya.
4. Merancang ulang struktur organisasi dengan cara menambahkan beberapa divisi yang dirasa perlu untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan
