BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Peranan
Agar suatu perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien, manajemen perusahaan memerlukan suatu alat bantu yang mempunyai peranan dalam mengarahkan dan mengendalikan kegiatan perusahaan.
Pengertian tentang peranan yang dikemikakan oleh Komarudin (1994:768) dapat didefenisikan sebagai berikut :
1. Bagian dari tugas utama yang harus dilaksanakan seseorang dalam manajemen.
2. Pola perilaku yang diharapkan dapat menyertai suatu usaha.
3. Bagian atau fungsi seseorang dalam kelompok atau pranata.
4. Fungsi yang diharapkan dari seseorang atau menjadi karakteristik yang adanya padanya
5. Fungsi setiap variabel dalam hubungan sebab akibat.
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa maksud dengan peranan adalah suatu bagian dari tugas utama yang dilaksanakan oleh seseorang sesuai dengan kedudukan dan fungsinya.
Sesuai dengan masalah yang diteliti dalam penulisan ini, yang dimaksud dengan peranan disuatu perusahaan adalah aktivitas anggaran di dalam perusahaan sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai suatu alat untuk melaksanakan perencanaan dan pengendalian.
B. Anggaran
1. Pengertian Anggaran
Tujuan dari setiap perusahaan adalah untuk mendapatkan laba, dalam jumlah yang direncanakan. Bertitik tolak dari tujuan yang direncanakan dapat dimengerti bahwa laba bukanlah suatu hal yang kebetulan saja melainkan melalui rencana kerja yang teliti.
Perencanaan adalah fungsi utama dari seorang pemimpin perusahaan. Perencanaan tersebut disusun dalam bentuk uang.
Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun secara teliti yang didasarkan atas pengalaman dimasa yang lalu dan ramalan masa yang akan datang. Sedemikian teliti dan terperincinya anggaran tersebut sehingga merupakan petunjuk bagi staf dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Defenisi anggaran atau budget menurut Munandar (2001:3) adalah “suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku dalam jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.” Anggaran merupakan alat untuk merencanakan dan mengendalikan keuangan perusahaan dalam penyusunannya dilakukan secara periodik. Pengertian lain dari anggaran menurut Nafarin (2007:11) menyatakan bahwa “Anggaran adalah suatu rencana kuantitatif (satuan jumlah) periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan.” Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif untuk jangka waktu tertentu dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang, tetapi dapat juga dinyatakan dalam satuan barang/jasa.
Sedangkan menurut Garrison dan Noreen (2007:402) mendefenisikan anggaran sebagai berikut : “Anggaran adalah rencana rinci tentang perolehan dan penggunaan sumber daya keuangan dan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu”.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa suatu anggaran memiliki empat unsur, yaitu :
a. Rencana yaitu suatu penentuan terlebih dahulu tentang aktivitas yang akan dilakukan di waktu yang akan dating. Dengan adanya rencana berarti ada suatu pedoman
mengenai apa yang akan dilakukan sehingga perusahaan akan lebih terarah menuju tujuan yang ditetapkan
b. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan yaitu mencakup kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. Secara umum perusahaan meliputi lima kelompok yaitu pemasaran, keuangan, produksi, administrasi, dan personalia.
c. Dinyatakan dalam satuan moneter yaitu satuan yang berlaku di Indonesia adalah Rupiah. Hal ini mengingat masing-masing perusahaan menggunakan unit moneter yang berbeda-beda, seperti material menggunakan kesatuan berat (kilogram) dan kesatuan panjang (meter). Dengan unit moneter dapatlah diseragamkan semua satuan unit tersebut,memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan serta dianalisis lebih lanjut.
d. Jangka waktu tertentu yang akan datang yaitu menunjukkan bahwa anggaran berlaku untuk masa yang akan dating. Oleh karena itu, apa yang dimuat dalam anggaran adalah taksiran-taksiran tentang apa yang akan terjadi dan apa yang akan dilakukan diwaktu yang akan datang.
2. Tujuan Penyusunan Anggaran
Menurut Ellen et.al. (2001:4) tujuan penyusunan anggaran adalah :
1. Untuk menyatakan harapan sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan.
3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
4. Untuk mengkoordinasi cara atau metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber.
5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa dalam menyusun anggaran perlu banyak diperhatikan hal-hal yang dapat membantu dalam kelancaran penyusunan anggaran tersebut, sehingga memberi kemudahan bagi manajer dalam melaksanakan kegiatan perusahaan dan sesuai apa yang telah disusun sehingga tujuan penyusunan anggaran akan tercapai secara efektif dan efisien
3. Karakteristik Anggaran
Untuk memperoleh konsep yang jelas mengenai anggaran, berikut ini diuraikan beberapa karakteristik anggaran.
Menurut Mulyadi (1993:490) karakteristik anggaran adalah sebagai berikut : 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan uang selain satuan uang.
2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun.
3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen yang berarti bahwa para manajemen setuju untuk menerima tanggumg jawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran.
4. Usulan anggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusun anggaran.
5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dibawah kondisi tertentu.
6. Secara berkala, kinerja keuangan sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, selisihnya dianalisis dan dijelaskan.
Dari pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa anggaran merupakan suatu perkiraan mengenai hasil yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu (umumnya satu tahun), yang dinyatakan dalam satuan unit moneter atau kuantitatif yang didalamnya terkandung komitmen dari manajemen untuk mencapi anggaran tersebut, selalu dievaluasi dan diotorisasi oleh tingkat manajemen yang lebih tinggi yang merupakan dasar untuk menilai kinerja dari manajer pelaksana anggaran tersebut.
4. Syarat-syarat Anggaran
Menurut Supriyono (2001:346) dalam penyusunan anggaran perlu memperhatikan beberapa syarat sebagai berikut :
1. Adanya organisasi perusahaan yang sehat, yaitu organisasi yang memberi tugas fungsional dengan jelas dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab yang tegas.
2. Adanya sistem akuntansi yang memadai, meliputi :
a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dan realisasi anggaran.
b. Pencatatan akuntansi memberikan informasi mengenai realisasi.
c. Laporan didasarkan pada akuntansi pertanggungjawaban.
3. Adanya penilain dan analisis, diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, sehingga anggaran dapat dipakai untuk menganalisa prestasi.
4. Adanya dukungan para pelaksana, anggaran dapat dipakai sebagai alat yang baik bagi manajemen jika ada dukungan aktif para pelaksana.
5. Jenis-jenis Anggaran
Nafarin (2007:31) mengelompokkan anggaran dari beberapa sudut pandang sebagai berikut :
1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran variable (variable budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan interval ( kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda.
b. Anggaran tetap (fixed budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu.
2. Menurut cara penyusunan, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran periodic (periodic budget) adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu. Pada umumnya periodenya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran.
b. Anggaran kontinu (continuous budget) adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan atas anggaran yang pernah dibuat. Misalnya, tiap bulan diadakan perbaikan sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan.
3. Menurut jangka waktunya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran jangka pendek (short-range budget) adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk
keperluan modal kerja merupakan merupakan anggaran jangka pendek.
Anggaran jangka pendek disebut juga dengan anggaran taktis.
b. Anggaran jangka panjang (long-range budget) adalah anggaran yang dibuat dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut dengan anggaran modal (capital budget). Anggaran jangka panjang tidak mesti berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek.
4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran operasional (operational budget) adalah anggara untuk menyusun laporan laba/rugi. Contoh : anggaran penjualan, anggaran biaya pabrik, anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik, dan anggaran beban usaha.
b. Anggaran keuangan (financial budget) adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Contoh : anggaran kas, anggaran piutang, anggaran sediaan, anggaran utang, dan anggaran neraca.
5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran komprehensif (comprehensive budget) adalah rangkaian dari berbagai jenis anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran komprehensif merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan yang disusun secara lengkap.
b. Anggaran parsial (partially budget) anggaran yang disusun secara tidak lengkap atau anggaran yang menyusun bagian anggaran tertentu saja. Contoh : karena keterbatasan kemampuan, maka hanya dapat menyusun anggaran operasional.
6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari :
a. Anggaran tertentu (appropriation budget) adalah anggaran yang diperuntukkan bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain.
b. Anggaran kinerja (performance budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi kegiatan yang dilakukan dalam organisasi (perusahaan).
Misalnya untuk menilai apakah biaya (beban) yang dikeluarkan oleh masing- masing aktivitas tidak melampaui batas.
7. Menurut metode penentuan harga pokok produk, anggaraan terdiri dari :
a. Anggaran tradisional (traditional budget) atau anggaran konvensional (conventional budget) terdiri atas anggaran berdasar fungsional dan anggaran berdasar sifat. Anggaran berdasar fungsional (fungtional based budget) adalah anggaran yang dibuat dengan menggunakan metode penghargapokokan penuh (full costing) dan berfungsi untuk menyusun anggaran induk atau anggaran tetap. Anggaran berdasar sifat (characteristic based budget) adalah anggaran yang dibuat dengan metode penghargapokokan variable (variable costing) dan berfungsi untuk menyusun anggaran variable.
b. Anggaran berdasarkan kegiatan (activity based budget) adalah anggaran yang dibuat dengan menggunakan metode penghargapokokan berdasar kegiatan (activity based costing) dan berfungsi untuk menyusun anggaran variable dan anggaran induk.
6. Anggaran proyek
Anggaran proyek adalah merupakan batasan pengeluaran biaya proyek yang dapat dilakukan manajer pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan, anggaran proyek ini merupakan tolak ukur efisiensi untuk memberikan pedoman agar biaya sesungguhnya tidak melebihi dari jumlah yang telah disetujui dalam anggaran.
7. Fungsi dan Manfaat Anggaran
Menurut Gunawan at.al. (2003:50-52) fungsi anggaran adalah sebagai berikut : a. Dalam bidang perencanaan.
1. Mendasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan studi dan penelitian-penelitian.
2. Mengarahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah atau kegiatan yang paling menguntungkan .
3. Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan.
4. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan.
5. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia.
6. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih selektif.
b. Dalam bidang koordinasi
1. Membantu mengkoordinasi faktor manusia dengan perusahaan.
2. Menghubungkan aktifitas perusahaan dengan trend dalam bidang dunia usaha.
3. Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan.
4. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi.
c. Dalam bidang pengawasan.
1. Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran.
2. Untuk mencegah secara umum pemborosan-pemborosan.
Jadi dengan melihat uraian diatas secara tegas dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menyusun anggaran secara cermat dan baik akan mendatangkan manfaat-manfaat bagi perusahaan, yang pada pokoknya :
1. Mendorong setiap individu di dalam perusahaan untuk berfikir kedepan.
2. Mendorong terjadinya kerja sama antar masing-masing bagian, karena setiap bagian menyadari bahwa mereka tidak dapat berdiri sendiri.
3. Mendorong adanya pelaksanaan atas partisipasi, karena setiap bagianterlibat untuk ikut serta memikirkan rencana kerjanya.
Dari kutipan diatas, dapat diuraikan bahwa anggaran berguna untuk membantu pelaksanaan fungsi manajemen, terutama perencanaan, koordinasi, dan pengendalian.
Anggaran juga diharapkan dapat memberikan manfaat bagi manjemen sebagai perencanaan mengenai apa yang dilakukan di masa yang akan datang, sehingga manajemen dapan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada dan mengurangi ancaman-ancaman yang datang dari luar maupun dari dalam organisasi.
Sedangkan menurut Supriyono (1999:42) fungsi anggaran terbagi 6 yaitu : 1. Fungsi perencanaan
Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan yang digunakan perusahaan dalam menentukan program-program dalam mencapai tujuan perusahaan.
2. Fungsi koordinasi
Anggaran berfungsi sebagai alat mengkoordinasikan rencana dan tindakan- tindakan berbagai departemen dan divisi perusahaan agar dapat selaras kearah pencapaian tujuan.
3. Fungsi komunikasi
Anggaran berfungsi sebagai alat koordinasi dalam penyampaian informasi yang berhubungan dengan tujuan, strategi, program dan penyimpangan yang timbul.
4. Fungsi motivasi
Anggaran berfungsi sebagai alat untuk memotivasi para pelaksana didalam melaksanakan tugas. Memotivasi para pekerja dengan pemberian bonus dan pengharagaan. Ini dilakukan agar para pelaksana dapat meningkatkan kinerja di perusahaan.
5. Fungsi pengendalian dan evaluasi
Pengendalian pada dasarnya adalah membandingkan antara rencana dengan realisasi sehingga dapat diketahui penyimpangan yang terjadi. Pengendalian berhubungan dengan langkah-langkah yang dilaksanakan oleh manajemen untuk menjamin bahwa tujuan yang ditetapkan dapat dicapai. Penyimpangan tersebut digunakan sebagai dasar evaluasi atau penilaian prestasi dan umpan balik untuk perbaikan untuk masa yang akan datang.
6. Fungsi pendidikan
Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mendidik para manajer mengenai bagaimana bekerja secara terinci pada pusat pertanggungjawaban lain di dalam organisasi yang bersangkutan.
Fungsi anggaran menurut Mulyadi (2001:502) terdiri dari :
1. Anggaran merupakan hasil akhir proses penyusunan rencana kerja.
2. Anggaran merupakan cetak biru aktivitas yang akan dilaksanakan perusahaan di masa yang akan datang.
3. Anggaran berfungsi sebagai alat komunikasi intern yang menghubungkan berbagai unit organisasi.
4. Anggaran berfungsi sebagai tolak ukur yang dipakai sebagai pembanding hasil operasi sesungguhnya.
5. Anggaran berfungsi sebagai alat pengendalian yang memungkinkan manajemen mengetahui bidang yang kuat dan lemah pada perusahaan
6. Anggaran berfungsi sebagai alat untuk mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan agar senantiasa bertindak secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan organisasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa anggaran merupakan proses akhir penyusunan rencana mengenai aktivitas yang akan dilakukan perusahaan dimasa yang akan datang dimana realisasinya berfungsi sebagai pembanding hasil produksi sesungguhnya.
7. Kegunaan dan keterbatasan Anggaran
Ellen at.al. (2001:2) mengemukakan kegunaan anggaran sebagai berikut : 1. Adanya perencanaan terpadu.
Adanya perencanaan dapat digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
2. Sebagai pedoman pelaksan kegiatan perusahaan.
Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen menengah dalam menjalankan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi peerubahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja perusahaan lebih baik.
3. Sebagai alat pengkoordinasi kerja.
Penganggaran dapat memperbaiki kondisi kinerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. Oleh karenanya sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat antar bagian (divisi) secara keseluruhan.
4. Sebagai alat pengawasan kerja.
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar acuannya, diperlukan pemahaman yang realistis dan analis yang seksama terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan. Penentuan standar yang sembarang tanpa disadari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat.
5. Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan.
Anggaran yang disusun dengan baik menetapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik, artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perli dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran berikutnya.
Meskipun anggaran mempunyai beberapa kegunaan, tetapi terdapat pula keterbatasan-keterbatasan, seperti dikemukakan oleh Ellen at.al. (2002:19) yaitu :
1. Dalam penyusunan anggaran, penaksiran yang dipakai belum tentu dengan keadaan yang sebenarnya.
2. Seringkali keadaan yang digunakan sebagai dasar penyusunan anggaran mengalami perkembangan yang jauh berbeda daripada yang direncanakan.
3. Karena menyusun anggaran melibatkan banyak pihak, maka secara potensi dapat menimbulkan persoalan-persoalan hubungan kerja (Human Relation) yang dapat menghambat proses pelaksanaan anggaran.
4. Penganggaran tidak dapat terlepas dari penilaian subjektif pembuat kebijakan (Decison maker) terutama pada saat data dan informasi tidak lengkap dan tidak cukup.
8. Prosedur Penyusunan Anggaran
Stoner dan Freeman yang dialih bahasakan oleh Sindoro (1996:480) mengemukakan dua prosedur penyusunan anggaran yang biasa digunakan oleh suatu organisasi, yaitu : 1. Top- down budgeting
2. Bottom-up budgeting
Top-down budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggran ditentukan oleh manajer tingkat atas dengan sedikit atau bahkan tidak ada konsultasi dengan manajer tingkat bawah. Mekanisme prosedur Top-down budgeting adalah sebagai berikut :
a. Manajer tingkat atas menetapkan usulan anggaran.
b. Usulan anggaran diserahkan pada komite anggaran untuk dinilai.
c. Jika usulan anggaran sudah dinilai maka akan diserahkan oleh manajer tingkat atas.
d. Setelah itu akan dilaksanakan oleh manajer tingkat menengah dan bawah.
Bottom-up budgeting adalah prosedur penyusunan anggaran dimana anggaran disiapkan oleh pihak yang akan melaksanakan anggaran tersebut kemudian anggaran akan diberikan kepada pihak yang lebih tinggi untuk mendapat persetujuan. Mekanisme prosedur Bottom-up budgeting adalah sebagai berikut :
a. Manajer tingkat bawah membuat usulan anggaran.
b. Usulan anggaran diserahkan pada manajer tingkat menengah untuk dibahas.
c. Jika usulan anggaran sudah dibahas maka akan diserahkan pada komite anggaran untuk dinilai.
d. Setelah itu akan diserahkan pada manajer tingkat atas untuk disahkan sebagai anggaran yang siap dilaksanakan.
Dengan adanya prosedur anggaran ini, maka dalam penyusunan anggaran ini menjadi lebih baik dengan adanya proses penyusunan anggaran yang anggotantanya terdiri dari para manjer pelaksana fungsi-fungsi pokok perusahaan.
Adapun menurut Supriyono (2001:348) proses penyusunan anggaran adalah sebagai berikut :
1. Menganalis informasi masa lalu dan lingkungan luar yang diantisipasikan dan SWOT.
Manajemen puncak menganalisis masa lalu dan perubahan lingkungan luar yang akan datang dapat diketahuai melalui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki organisasi dari lingkungan luar. Lingkungan luar yang diselidiki dan dianalisis meliputi: kondisi perekonomian, persaingan, selera konsumen, perkembangan teknologi, sosial , politik, kebijakan pemerintah.
2. Menentukan perencanaan strategi.
Manajemen puncak menyusun perencanaan yaitu dengan penentuan tujuan organisasi dan strategi pokok yang akan digunakan untuk mencapai tujuaan tersebut.
3. Mengkomunikasikan tujuan organisasi, strategi pokok dan program.
Manajemen puncak mengkomunikasikan tujuan organisasi kepada manajer divisi dan manajer bawahannya serta komite anggaran agar mereka mengetahui tujuan yang akan dicapai dan cara-cara pokok untuk mencapai tujuan tersebut.
4. Memilih taktik, mengkoordinasi kegiatan dan mengawasi kegiatan.
Menajer divisi menyusun pemilihan taktik yaitu untuk memilih cara-cara yang akan digunakan untuk mencapai tujuan, manajer departemen membuat keputusan pengoperasian yang berhubungan dengan pengkoordinasian semua kegiatan dibawah departemen, adanya manajer seksi bertanggung jawab untuk merencanakan pengawasan terhadap kegiatan seksinya.
5. Menyusun usulan anggaran.
Setiap manajer divisi menyusun dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran untuk bagian organisasi dibawahnya yatu departemen usulan anggaran semua divisi selanjutnya diserahkan kepada komite anggaran.
6. Menyerahkan revisi usulan anggaran.
Komite anggaran menyarankan revisi terhadap usulan anggaran setiap divisi agar sesuai dengan rencana jangka panjang dan tujuan organisasi yang telah ditentukan oleh manajemen puncak.
7. Menyetujui revisi usulan anggaran dan merakit menjadi anggaran perusahan.
Setelah usulan anggaran revisi oleh setiap divisi yang bersangkutan dan revisinya telah disetujui oleh komite anggaran merakit usulan tersebut menjadi anggaran perusahaan.
8. Revisi dan pengesahan anggaran perusahaan.
Anggaran perusahaan masih memerlukan revisi ssebelum disahkan oleh manajemen puncak menjadi anggaran perusahaan yang resmi. Setelah dilakukan revisi, anggaran tersebut disahkan dan didistribusikan ke setiap divisi dan bagian organisasi dibawahnya ssebagai pedoman pelaksan kegiatan dan sekaligus alat pengendalian.
Anggaran yang disusun barulah merupakan rancangan anggaran. Rancangan anggaran inilah yang diserahkan kepada pimpinan tertinggi perusahaan untuk disahkan serta ditetapkan sebagai anggaran yang sah sebelum diselesaikan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, masih bisa dimungkinkan diadakannya pembahasan-pembahasan diantara pimpinan tertinggi perusahaan dengan pihak yang diserahi tugas menyusun rancangan anggaran tersebut. Setelah disahkan oleh pimpinan tertinggi perusahaan, maka rancangan anggaran tersebut akan dijadikan sebagai pedoman kerja, alat pengkoordinasi kerja dan alat pengawasan kerja.
9. Faktor-faktor Yang Dipertimbangkan Dalam Menyusun Anggaran
Nafarin (2000:9) mengemukakan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun anggaran adalah sebagai berikut :
1. Pengetahuan tentang tujuan dan kebujaksanaan umum perusahaan.
Adalah para penyusun atau perencana anggaran harus mengetahui tenyang tujuan- tujuan apa yang dilakukan oleh perusahaan dan kebijksanaan-kebijaksanaan apa yang ada dalam perusahaan.
2. Data-data yang lalu.
Adalah dalam menyusun anggaran perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu data-data yang disusun pada masa lalu dan masa yang akan datang.
3. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi.
Adalah dalam menyusun anggaran harus disesuaikan pada kondisi-kondisi yang terjadi sekarang atau waktu yang akan datang.
4. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing.
Adalah dalam menyusun anggaran harus mengetahui dengan jelas apakah taktik, strategi dan gerak-gerik telah tersusun dengan baik agar terlaksana suatu anggaran yang baik dan benar.
5. Kemungkinan adanya perubahan kebijaksanaan pemerintah.
Adalah setiap anggaran harus didasarkan pada kebijakan pemerintah.
6. Penelitian untuk mengembangkan peerusahaan
Adalah bagaiman perusahaan dalam usaha untuk mengembangkan usahanya dengan melakukan penelitian dan analisis tersebut terlebih dahulu.
Selain itu menurut Nafarin (2000:9) dalam menyusun anggaran pun perlu diperhatikan perilaku para pelaksana anggaran dengan cara mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
1. Anggaran harus dibuat serealistis mungkin, secermat mungkin, sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi.
2. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi top management (Direksi).
3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan tetapi termotivasi.
4. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera dapat diantisipasi lebih dini.
Menurut Nafarin (2000:9-10) anggaran yang dibuat akan mengalami kegagalan apabila hal-hal berikut ini tidak diperhatikan :
1. Membuat anggaran tidak cakap, tidak mampu berfikir kedepan dan tidak memiliki wawasan yang luas.
2. Kekuasaan membuat anggaran tidak tegas.
3. Pelaksanaan tidak cakap.
4. Tidak didukung oleh masyarakat.
5. Dana tidak cukup.
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan tercapainya tujuan perusahaan harus banyak yang diperhatikan apabila salah satu dari faktor tesebut tidak berjalan maka fungsi anggaran tidak akan terwujud hal ini akan menghambat peranan anggaran dalam menunjang efektivitas pengendalian manajemen.
C. Pengertian Menunjang
Menurut Kamus Lengkap Bahasa Indonesia menunjang adalah menahan agar tidak roboh, menyangga, membantu kelancaran usaha dengan uang dan menyokong. Dalam penelitian ini penulis mengartikan menunjang sebagai membantu kelancaran usaha atau medukung.
D. Pengertian Efektivitas
Apabila manajemen perusahaan telah menetapkan tujuan perusahaan secara keseluruhan, maka setiap manajer disemua tingkatan manajemen harus mempunyai komitmen untuk menggunakan segala sumber daya yang ada seoptimal mungkin untuk mencapai tujuan tersebut. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa manajemen perusahaan telah melaksanakan tugas dengan baik.
Menurut Stoner da Freeman yang dialihbahasakan oleh Alexander Sindoro dalam edisi Indonesia (1996:9) bahwa “Efektivitas adalah kemampuan untuk menentukan tujuan yang memadai yaitu melakukan hal yang tepat”. Efektivitas menunjukkan
keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil kegiatan semakin mendekati sasaran, maka makin tinggi efektivitasnya.
Sedangkan pengertian menurut Anthony dan Bed Ford yang dalam Agus Maulana (1992:203) “Efektivitas adalah hubungan antara keluaran suatu pusat tanggungjawab sasaran yang harus dicapai”.
Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa suatu pekerjaan dapat dilaksanakan secara tepat, efektif, efisien apabila pekerjaan tersebut dilaksanakan dengan tepat sesuai dengan yang telah direncanakan. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja dalam organisasi :
1. Waktu
Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan factor utama.
Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Tugas
Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan
3. Produktivitas
Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik demikian pula sebaliknya
4. Motivasi
Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan.
E. Pengertian Pengendalian Manajemen Proyek 1. Pengertian Pengendalian Manajemen
Anthony dan Govindarajan (2005:8) mendefenisikan pengendalian manajemen merupakan “proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi”. Dari pengertian tersebut manajer sangat berpengaruh terhadap anggota atas kinerja yang dilaksanakan sehingga tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan dapat tercapai dengan maksimal.
Sedangkan Halim dan Supomo (2005:9) mendefenisikan “pengendalian manajemen sebagai suatu sistem yang terdiri dari struktur pengendalian manajemen dan proses pengendalian manajemen”. Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang mempraktikkan desentralisasi. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajer berpengaruh penting dalam menjalankan suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Proses Pengendalian manajemen
Menurut Halim dan Supomo (2005:141) proses pengendalian manajemen merupakan proses “ Proses pengendalian manajemen yang terdiri dari penyusunan program, penyusuna anggaran, pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.”
Proses pengendalian yang digunakan manajer mengandung elemen yang sama dengan
elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana seperti detector, assessor, effector dan sistem komunikasi.
Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi, assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan, effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan dan sistem komunikasi memberitahukan kepada manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan.
Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi memfokuskan pada jangka panjang, sementara pengendalian manajemen memfokuskan pada kegiatan jangka pendek.
Formulasi strategi menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, pengendalian tugas menggunakan data akurat saat ini dan pengendalian manajemen terletak di antaranya. Masing-masing kegiatan meliputi perencanaan dan pengendalian, tetapi dengan penekanan yang berbeda pada masing-masing kegiatan.
3. Pengertian Manajemen
Manajemen telah banyak disebut sebagai “seni unruk merealisasikan pekerjaan melalui orang lain”. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajemen mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan – pekerjaan itu sendiri.
Manajemen memang mempunyai pengertian lebih luas dari pada itu, tetapi definisi tersebut memberikan kenyataan kepada kita bahwa kita berutama mengelola
sumber daya manusia, bukan material atau financial. Selain manajemen mencakup fungsi perencanaan (penetapan apa yang akan dilakukan), pengorganisasian (perancangan dan penugasan kelompok kerja), penyusun personalia (penarikan, seleksi, pengembangan pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja), pengarahan (motivasai, kepemimpinan, integritas, dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat satu sama lainnya.
Komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam satu rangkaian yang membentuk sistem fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen memilki beberapa unsur-unsur sebagai berikut :
a. Bersifat Dinamis
Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukkan (input) menjadi hasil (output).
b. Sistem Terpadu Lebih Besar Daripada Jumlah Komponen-komponennya
Bila elemen atau bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu system yang lebih besar dari pada jumlah bagiannya.
c. Mempunyai Arti yang Berbeda
Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa.
d. Mempunyai Sasaran yang Jelas
Salah satu tanda keberadaan sistem adanya tujuan atau sasaran yang jelas.
Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagiannya.
4. Pengertian Proyek
Suatu proyek merupakan suatu usaha atau aktifitas yang kompleks, tidak rutin, dibatasi oleh waktu, anggaran, resources dan spesifikasi performansi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Suatu proyek juga dapat diartikan sebagai upaya atau aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan harapan-harapan penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.
Proyek selalu melibatkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Senantiasa dibutuhkan pemberdayaan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai
tujuan, sasaran, dan harapan penting terrtentu. Aktifitas atau kegiatan pada proyek merupakan sebuah mata rantai, yang dimulai sejak dituangkannya ide, direncanakan kemudian dilaksanakan, sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai perencanaannya semula.
Proyek merupakan aktifitas yang bersifat temporer, selalu ada pembatasan dalam pelaksanaannya dan juga dalam skala waktu tertentu. Timbulnya suatu proyek disebabkan oleh berbagai faktor antara lain :
1. Adanya permintaan pasar. Artinya adanya suatu kebutuhan dan keinginan dalam masyarakat yang harus disediakan. Hal mi disebabkan karena jenis produk yang tersedia belum mencukupi atau memang belum ada sama sekali.
2. Untuk meningkatkan kualitas produk. Bagi perusahaan tertentu proyek dilakukan dalam rangka meningkatkan kualitas atau mutu suatu produk. Hal mi dilakukan karena tingginya tingkat persaingan yang ada.
3. Kegiatan pemerintah. Artinya merupakan kehendak pemerintah dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat atas suatu produk atau jasa, sehingga perlu disediakan berbagai produk melalui proyek-proyek tertentu.
5. Pengertian Manajemen Proyek
Penjelasan tentang manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengendalikan dan mengawasi berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) yang bersifat sementara untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan.
Menurut Soehartao (1999:27) manajemen proyek merupakan “identifikasi beberapa perilaku yang dominan dari kegiatan proyek yang menembuhkan keharusan cara pengelolaan yang berbeda dari pengelolaan suatu kegiatan dan lingkungan dan suasana relatif stabil seperti operasi rutin”. Adapun ruang lingkup manajemen proyek sebagai berikut :
1. Menentukan waktu proyek dimulai.
2. Perencanaan lingkup proyek yang akan dikerjakan.
3. Pendefinisian ruang Lingkup proyek.
4. Verifikasi proyek serta kontrol atas perubahan yang mungkin terjadi saat proyek tersebut dimulai.
Dari pengertia diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek merupakn kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu dan jga menggunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
6. Efektivitas Pengendalian Manajemen Proyek
Adapun usaha-usaha yang dilakukan perusahaan secara khusus untuk mencapai efektivitas pengendalian manajemen proyek adalah sebagai berikut :
1. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
2. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
3. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
4. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
Anggaran proyek merupakan alat manajemen dalam mengendalikan biaya, yang berguna untuk mencapai tujuan yang telah yang ditetapkan. Dari laporan realisasi anggaran proyek dapat diketahui apakah tujuan yang telah ditetapkan tercapai, yaitu adanya efisiensi biaya proyek. Tujuan tersebut akan tercapai dengan digunakannya anggaran proyek sebagai standar untuk melaksanakan pengukuran biaya proyek yang sesungguhnya dengan biaya proyek yang telah ditetapkan.
Dengan adanya anggaran proyek diharapkan biaya yang sesungguhnya tidak melebihi jumlah yang disetujui dalam anggaran. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dapat dijelaskan bahwa anggaran proyek akan efektif apabila usaha-usaha atau tujuan pengendalian manajemen proyek sudah diketahui dan untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan penyusunan anggaran proyek yang memadai sehingga efektivitas pengendalian manajemen akan tercapai.
6. Peranan Anggaran Proyek Dalam Menunjang Efektivitas Pengendalian Manajemen Proyek.
Anggaran proyek merupakan acuan yang digunakan oleh pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan dalam mengeluarkan biaya untuk menjalankan kegiatan pokok perusahaan. Pusat pertanggungjawaban anggaran proyek yang menggunakannya sebagai alat pencapaian tujuan sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya.
Anggaran proyek disusun dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki perusahaan, kemampuan pusat-pusat pertanggungjawaban dan sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan. Ini merupakan hal penting untuk mendukung fungsi anggaran sebagai alat perencanaan, pedoman pelaksanaan kegiatan, alat pengkoordinasian kegiatan dan pengawasan kegiatan.
Biasanya setiap penyelesaian pembuatan proyek, pusat-pusat pertanggungjawaban menyerahkan laporan realisasi anggaran. Anggaran proyek dapat dijadikan alat pembanding bagi anggaran yang telah diprogramkan dengan realisasi tersebut.
Keberhasilan dan kelemahan anggaran dapat dianalisis dari perbandingan ini dijadikan koreksi untuk anggaran yang lebih baik di masa yang akan datang.
Jika biaya proyek dikeluarkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan pada anggaran proyek, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian manajemen yang baik telah dilaksanakan dan apabila pengeluaran biaya proyek tersebut mencapai tujuan yang ditetapkan, maka dapat dikatakan perusahaan telah melakukan pengendalian manajemen secara efektif.
Dengan menyusun dan menerapkan anggaran proyek yang baik, akan sangat membantu manajemen dalam melakukan pengendalian yang efektif, mulai dari pengendalian awal, pengendalian berjalan dan sampai proyek selesai sehingga sasaran yang ingin dicapai perusahaan pun sangat mungkin dicapai.
