PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN TINGKAT PERSEDIAAN OBAT DENGAN CONTINOUS REVIEW SYSTEM SIDANG TUGAS AKHIR 17 JANUARI Penyusun Tugas Akhir:

(1)

PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN TINGKAT PERSEDIAAN OBAT DENGAN CONTINOUS REVIEW SYSTEM

Penyusun Tugas Akhir:

Abi Arga Hadityarista 5207100046

Pembimbing :

Mahendrawathi E.R., S.T., M.Sc, Ph.D

SIDANG TUGAS AKHIR

17 JANUARI 2012

(2)

Latar Belakang

• Secara umum, proses logistik terkait dengan pengelolaan dan pemenuhan material, pasokan dan manajemen

instrumen dan pengadaan di berbagai item di rumah sakit (Tung 2008)

• Brennan (1998) pasokan bahan kesehatan mencapai 20-30%

dari total biaya yang dikeluarkan oleh penyedia layanan kesehatan.

• Alverson (2003), rumah sakit rata-rata telah menghabiskan biaya jutaan tiap tahun untuk investasi obat-obatan.

• Pada kenyataannya masih banyak rumah sakit yang belum mengelola persediaan mereka secara efektif.

Sidang Proposal Tugas Akhir Lab DSS & BI

(3)

Latar Belakang (cont’d)

• Rumah sakit memiliki banyak item persediaan yang tidak mungkin dapat memberikan perhatian yang

sama karena sumber daya pada rumah sakit memiliki keterbatasan sehingga tidak dapat menerapkan

strategi pengelolaan yang sama untuk setiap jenis persediaan.

• Pada saat ini sistem yang telah diterapkan adalah

menggunakan peninjauan berkala, dengan sistem ini banyak barang yang pada saat diperlukan ternyata barang tersebut habis, maka diperlukan peninjauan yang terus menerus untuk menghindari stock out.

(4)

Permasalahan

Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan sebagai berikut:

• Bagaimana mengembangkan aplikasi pengendalian persediaan yang dapat:

– Menentukan jumlah pesanan sesuai dengan tingkat kepentingan item persediaan

– Memberikan peringatan saat item harus dipesan ulang sehingga menghindari kekurangan persediaan

• Bagaimana membantu manajemen rumah sakit dalam

menganalisis transaksi barang yang masuk dan transaksi yang keluar?

• Bagaimana perkiraan dampak dari penerapan aplikasi terhadap tingkat pelayanan dan biaya pengelolaan persediaan?

(5)

Batasan Masalah

• Data yang digunakan dalam tugas akhir ini adalah data persediaan jenis barang farmasi di rumah sakit ABC yang dapat dipesan pada tahun 2010 dan yang telah ada di database, antara lain:

– TENSIVASK 10 mg Tab.

– OMZ 40 mg Inj. 10 ml – OCTALBIN 25% Inf. 100 ml

– CENDO LYTEERS Eye Drp. (BOTOL) – HP PRO Kaps.

– LONGCEF 125 mg Syr. 60 ml – ONDAVELL 8 mg Tab.

– VENARON 300 mg Kaps.

– CAL-95 100 mg Tab.

– PROLIVA TAB.

• Penelitian yang dilakukan hanya sebatas dalam bidang logistik farmasi di rumah sakit ABC dan tidak termasuk optimasi.

• Semua data untuk keperluan tugas akhir ini hanya diperoleh dari pihak rumah sakit ABC.

(6)

Tujuan

Tujuan tugas akhir ini adalah:

• Membuat aplikasi penentuan tingkat persediaan untuk membantu pihak rumah sakit dalam

menentukan persediaan yang optimal.

• Menentukan report detil harian dan bulanan

untuk membantu menganalisis pola penggunaan masing-masing item dan besarnya biaya yang

ditimbulkan.

(7)

Sistem Pengendalian Persediaan

Pada umumnya sistem pengendalian persediaan dibagi menjadi 2 yaitu periodic review system dan contionous review system

(8)

Continous Review Sistem Berdasarkan klasifikasi

Klasifikasi Barang Sistem

Very Important Order Point, Order Up to Level

Important Order Point, Order Quantity

Unimportant Two Bins

(9)

Perhitungan ROP dan EOQ

ROP = Reorder Point

d = rata-rata permintaan perhari l = rata –rata leadtime

Q = Economic Order Quantity C_b = biaya tiap kali order

h = biaya penyimpanan

D = total permintaan tahunan

(10)

Perhitungan safety stock

SS = safety Stock Z = Service Level

S_dl = standart deviasi permintaan selama leadtime

SS = Z * S _dl

(11)

Proses Bisnis Aplikasi

(12)

Uji Coba dan Analisa

Lingkungan Uji Coba:

(13)

Demo Aplikasi dan Validasi

• Demo Aplikasi

• Validasi

– Validasi penghitungan ROP dan EOQ (file excel)

– Validasi apakah aplikasi lebih bermanfaat dari sistem yang telah ada

(14)

Kesimpulan

• Aplikasi berhasil dikembangkan dan memberikan saran sistem pengendalian persediaan yang cocok untuk setiap item yang sudah diklasifikasikan menjadi kelas A, B dan C (very important, important, unimportant)

• Penentuan nilai service level sangat penting peranannya dalam aplikasi ini, karena nilai ini memberikan toleransi frekuensi terjadinya stock out untuk item yang dikelola dengan

sistem Order point Order up to level dan Order point order quantity. Sedangkan stok maksimum penting dalam menentukan ROP dan besarnya order dalam sistem Two Bins.

• Waktu pemesanan ulang dapat dihitung dengan menggunakan perhitungan ROP, 2 hari sebelum ROP maka barang yang akan dipesan dapat dilihat di fitur order list, apabila sudah waktunya pesan maka akan muncul peringatan pada fitur alert dari ROP.

• Kuantitas pemesanan barang yang optimal dapat ditentukan dengan EOQ di detail informasi barang pada sistem dan akan tampil saat akan menambah barang (purchase order).

(15)

Kesimpulan (cont’d)

• Detail mengenai informasi barang dalam sistem dapat di export oleh aplikasi dalam format excel untuk mengetahui sisa stock, nilai safety stock, ROP, EOQ, Perkiraan stock habis,

Perkiraan kapan akan reorder, berapa kali barang tersebut telah stock out dan berapa jumlah barang yang telah stock out.

• Perhitungan kapan perkiraan stok barang akan habis dan perkiraaan kapan akan reorder pada fitur Perhitungan perkiraan stok habis dan perhitungan perkiraan kapan akan reorder dapat digunakan oleh pihak manajemen rumah sakit untuk mengkalkulasi total biaya yang harus dikeluarkan dan mengantisipasi terjadinya stock out suatu barang.

• Histori barang yang keluar dan barang yang masuk dapat dilihat di fitur detil harian, histori ini dimasudkan untuk membantu mengetahui pola penggunaan masing-masing barang yang nantinya dapat digunakan untuk peramalan dan perencanaan tiap barang.

• Pada akhir suatu bulan dapat dilihat berapa rata-rata barang yang masuk dan berapa rata- rata barang yang keluar dan total biaya dari barang tersebut dalam fitur summary bulanan, fitur ini dapat membantu pertimbangan manajemen dalam menentukan besarnya

pembagian biaya yang harus dikeluarkan untuk ke depannya.

(16)

Referensi

• Alverson, Chris, 2003. Beyond purchasing—Managing hospital inventory,

<URL:http//managedhealthcareexecutive.modernmedicine.com/mhe/article/arti cleDetail.jsp>.

• Apriana, Yossy. 2010. Pembuatan Sistem Pendukung Keputusan dalam

Penentuan Tingkat Persediaan Barang Farmasi di Rumah Sakit XYZ. Tugas Akhir tidak diterbitkan. Surabaya. Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

• Chu Ching-Wu, Liang Gin-Shuh, Liao Chien-Tseng. 2008. Controlling Inventory by combining ABC analysis and fuzzy classficication. Elsevier. Computers &

Industrial Engineering. 55.841-851.

• Darmaningrat, E.W.T., Afandi, M. Y., Ali, A. H. dan Er, Mahendrawathi, 2009.

Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Minimum Sistem Informasi Rumah Sakit, Proceedings Seminar Nasional Sistem Informasi Indonesia.

• Hodgetts,R.M, 1986, Management, Theory, Process and Practice, fourth edition, Academic Press College Division,Orlando.

• Penangsang, Wirawan Aditya S. 2010. Pengendalian Persediaan Spare Part Dengan Pendekatan Periodic Review (R, s, S) System. Tugas Akhir tidak diterbitkan. Surabaya. Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

(17)

Referensi (cont’d)

• Peterson R. , E.Silver, Decision Systems for Inventory Management and Production Planning, Wiley, 1995

• Peterson R. , E.Silver,D.F Pyke , Inventory Management and Production Planning and Scheduling,Wiley, 1998

• Prakoso, Bachtiar Hadi. 2011. Aplikasi Untuk Menentukan Titik Pemesanan Ulang (ROP) dan Kuantitas Pemesanan Ekonomis (EOQ) di Rumah Sakit ABC. Tugas Akhir tidak

diterbitkam. Surabaya. Institut teknologi Sepuluh Nopember.

• Pujawan, I N, ER Mahendrawathi. 2010 ,Supply Chain Management, Edisi kedua, Guna Widya, Surabaya.

• Tung, F-C., Changa, S-C, Chou, C-M. (2008) An extension of trust and TAM model with IDT in the adoption of the electronic logistics information system in HIS in the medical

industry, International Journal of Medical Informatics 77, 324–335.

• VIVANEWS, 1200 Rumah Sakit di Indonesia Masih Manual, http://nasional. vivanews.

com/news/ read/4359- 1200_rumah_ sakit_di_ indonesia_ masih_manual (09 Maret 2009)

• Waters, Donald , 2003, Inventory Control and Management ,Second Edition,John Willey

& Sons Ltd,England.

(18)

PENGEMBANGAN APLIKASI PENGELOLAAN TINGKAT PERSEDIAAN OBAT DENGAN CONTINOUS REVIEW SYSTEM SIDANG TUGAS AKHIR 17 JANUARI Penyusun Tugas Akhir: