34
BAB III ANALISIS ENTERPRISE
III.1. Inisiasi Perencanaan
Inisiasi perencanaan merupakan tahap awal dari proses EAP yang meliputi pendefinisian lingkup organisasi sebagai sebuah enterprise yang menjalankan bisnis dalam rangka menyediakan produk dan layanan kepada customer, menentukan tujuan EAP dan menentukan visi dari sistem informasi dalam mendukung bisnis organisasi. Tahapan ini bertujuan agar pengembangan arsitektur informasi yang dilakukan sesuai dengan core business yang dijalankan oleh organisasi.
III.1.1. Lingkup Enterprise dan Tujuan EAP
STIKOM DB merupakan sebuah organisasi yang bergerak di bidang pendidikan tinggi. Mempunyai tugas utama menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan efisisien dan efektif memerlukan dukungan SI/TI yang mampu menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan organisasi dalam menjalankan semua aktivitas bisnis untuk memberikan pelayanan yang baik kepada customer dan stakeholder lainnya.
Dalam studi kasus ini lingkup pembuatan EAP difokuskan pada bidang pendidikan atau akademik yang merupakan core business dari STIKOM DB.
Adapun tujuan dari EAP adalah untuk membangun arsitektur enterprise guna
mendukung pengembangan sistem informasi terintegrasi pada STIKOM DB
dalam rangka menyediakan data dan informasi yang berkualitas bagi kebutuhan
bisnis dan untuk memberikan pedoman bagi pengembangan aplikasi atau sistem
informasi untuk perkembangan organisasi ke depan.
35 III.1.2. Pendefinisian Visi
STIKOM DB mempunyai visi: ”Menjadi Perguruan Tinggi ter-kemuka baik nasional maupun internasional dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) serta terapannya”.
Misi STIKOM DB adalah:
1. Menyelenggarakan sistem pembelajaran bertaraf internasional yang didukung oleh sumber daya yang memadai
2. Menyelenggarakan kerjasama dengan berbagai pihak untuk menunjang pengembangan TIK bagi kesejahteraan umat manusia
3. Mewujudkan STIKOM DB sebagai pusat penelitian, pelatihan, konsultasi dan jasa dalam bidang TIK dan terapannya.
4. Memperoleh pengakuan dari masyarakat dan lembaga internasional.
Selajan dengan visi dan misi STIKOM DB tersebut, maka visi dari pengembangan sistem informasinya sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP) STIKOM DB adalah membangun sistem informasi terpadu (integrated information system) dalam mendukung fungsi bisnis untuk memberikan pelayanan terbaik kepada customer.
III.2. Model Bisnis Fungsional III.2.1. Struktur Organisasi
Pencapaian visi dan misi organisasi membutuhkan dukungan dari seluruh unit
organisasi fungsional yang ada di lingkungan STIKOM DB seperti unit fungsi
akademik, fungsi sumber daya manusia, fungsi keuangan, fungsi sarana dan
prasarana serta unit pendukung lainnya. Secara lengkap unit fungsional pada
STIKOM DB dapat digambarkan dalam struktur organisasi STIKOM DB seperti
pada gambar III.1.
36
Gambar III.1 Struktur organisasi STIKOM DB
Struktur organisasi STIKOM DB terbagi atas tiga unit bisnis utama yaitu:
1. Bidang Akademik, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang Akademik atau Pembantu Ketua I (Puket I), bagian ini menjalankan fungsi akademik yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Bidang Administrasi Umum, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang Administrasi Umum atau Pembantu Ketua II (Puket II), bagian ini menjalankan fungsi sumber daya manusia, dan fungsi sarana dan prasarana, sedangkan fungsi keuangan dipegang langsung oleh Yayasan Dinamika Bangsa.
3. Bidang Kemahasiswaan, dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang
Kemahasiswaan atau Pembantu Ketua III (Puket III), bagian ini
menjalankan fungsi pembinaan dan pelayanan kepada mahasiswa dan
alumni.
37
Sementara unit pendukung lainnya adalah sebagai berikut:
1. BAAK (Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan) mempunyai tugas memberikan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan di lingkungan STIKOM DB.
2. BAU (Biro Administrasi Umum) mempunyai tugas mengurus tata usaha dan rumah tangga, hukum dan tata laksana, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.
3. Kepala Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan perpustakaan untuk pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat.
4. Kepala Laboratorium mempunyai tugas dalam menyelenggarakan kebutuhan praktikum bagi mahasiswa, perawatan peralatan teknologi informasi dan menjaga keamanannya.
5. STIKOM Center mempunyai tugas untuk membantu ketua dalam upaya mengusahakan sumber dana lain dengan cara penyelenggaraan training, software house, workshop dan lainnya.
6. STIKOM Carrer mempunyai tugas membantu ketua dalam menjalin kerja sama dengan berbagai perusahaan dalam menyalurkan alumni STIKOM DB.
Disamping struktur organisasi tersebut, STIKOM DB juga mempunyai kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis yang bersifat non- reguler. Kepanitiaan tersebut adalah :
1. Panitia penerimaan mahasiswa baru, untuk mendukung pelaksanaan kegiatan penerimaan mahasiswa baru setiap tahunnya.
2. Panitia pelaksanaan ujian akhir semester, untuk mendukung pelaksanaan ujian akhir semester setiap semesternya
3. Panitia pelaksanaan wisuda, untuk mendukung pelaksanaan kegiatan
wisuda setiap tahunnya.
38 III.2.2. Gambaran Fungsi Bisnis Saat Ini
Sebagai sebuah lembaga pendidikan tinggi yang mempunyai tugas utama menjalankan Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitan dan pengabdian masyarakat, maka kegiatan utama pada STIKOM DB juga dikelompokkan menjadi tiga bidang utama yaitu bidang pendidikan dan pengajaran, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian masyarakat.
Pada studi kasus ini, pembahasan difokuskan pada bidang pendidikan dan pengajaran (akademik) serta fungsi-fungsi bisnis pendukung agar pelaksanaan kegiatan akademik dapat berjalan dengan baik seperti manajemen sumber daya manusia, keuangan dan sarana dan prasarana. Tidak termasuk bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.
Untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi, maka sistem-sistem yang dijalankan oleh STIKOM DB saat ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem Akademik
Sistem Akademik merupakan fungsi bisnis utama yang dijalankan oleh STIKOM DB sebagai sebuah lembaga pendidikan yang menyediakan jasa pelayanan pendidikan kepada masyarakat. Sistem peyelenggaraan pendidikan pada STIKOM DB diatur dalam peraturan akademik STIKOM DB yang mengacu pada pedoman penyelenggaraan proses pendidikan tinggi oleh Direktorat Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia.
Pelaksanaan fungsi akademik diselenggarakan di bawah bidang akademik yang diketuai oleh Pembantu ketua Bidang Akademik (Puket I). STIKOM DB mempuyai 3 (tiga) program studi yaitu Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika (TI) dan Sistem Komputer (SK), masing-masing dikepalai oleh seorang Kepala Program Studi (Kaprodi) yang bertanggung jawab langsung pada Puket I.
Penyelenggaraan proses belajar mengajar didukung oleh dosen tetap dan dosen luar biasa.
Administrasi akademik diselenggarakan oleh Biro Administrasi Akademik dan
Kemahasiswaan (BAAK). Biro ini bertugas memberikan layanan administrasi di
39
bidang akademik dan kemahasiswaan seperti penyusunan jadwal kuliah, pelayanan registrasi, penyusunan rencana studi mahasiswa, pembuatan kartu hasil studi mahasiswa dan administrasi akademik lainnya. Beberapa proses administrasi akademik dilayani langsung oleh kaprodi seperti pengajuan KP (Kerja Praktek), skripsi dan sidang skripsi.
2. Sistem Sumber Daya Manusia
STIKOM DB memiliki 61 orang dosen yang terdiri dari dosen tetap dan dosen luar serta 19 orang staff administrasi, teknisi dan pendukung lainnya. Manajemen Sumber Daya diselenggarakan di bawah BAU (Biro Administrasi Umum) yang dikepalai oleh Pembantu Ketua bidang administrasi umum (Puket II). Biro ini bertugas melayani administrasi kepegawaaian seperti presensi, cuti dan lainnya.
Proses penggajian dosen dan staff karyawan lainnya langsung ditangani oleh PUKET II. Komponen gaji terdiri dari gaji pokok, tunjangan, gaji harian dan honor mengajar yang dibayarkan setiap akhir bulan. Setiap akhir semester dilakukan evaluasi terhadap dosen dan staff karyawan lainnya untuk menilai kinerja mereka.
Proses rekrutmen karyawan dilakukan berdasarkan kebutuhan dari setiap unit bisnis. Pembinaan dan pengembangan karyawan dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dan kualitas karyawan terutama dosen. Pengembangan ini dilakukan dengan cara mengikuti pendidikan formal, pendidikan profesional dan pelatihan lainnya. Proses manajemen sumber daya manusia masih bersifat ad-hoc. Belum ditetapkannya perencanaan proses pengelolaan sumber daya manusia dan standar prosedur pelaksanaannya.
3. Sistem Keuangan
Keuangan dikelola secara sentral oleh yayasan. Untuk keperluan operasional,
STIKOM DB mengajukan anggaran operasional kepada yayasan. Anggaran
operasional yang disetujui digunakan sepenuhnya untuk kegiatan operasional
STIKOM DB. Anggaran tersebut didistribusikan pada unit-unit organisasi seperti
lemlitbang, perpustakaan, program studi yang selanjutnya dipakai untuk
operasional aktivitas masing-masing unit.
40
Penyusunan anggaran rutin dilakukan pada setiap semester yaitu sebelum semester tahun akademik berjalan, disamping itu juga disusun anggaran yang bersifat insidentil untuk setiap kali melakukan kegiatan. Anggaran pendapatan berasal dari dana masyarakat meliputi SPP (Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan), dan SP (Semester Pendek) yang dibayar oleh mahasiswa, BOP (Bantuan Operasional Pendidikan) yang diberikan oleh pemerintah serta dana masyarakat yang berasal dari berbagai institusi. Anggaran belanja digunakan untuk seluruh operasional kegiatan akademik seperti membayar gaji pegawai tetap, pengadaan bahan habis praktikum, membayar honorarium dosen luar biasa, untuk operasional dan pemeliharaan sarana dan prasarana, pengadaan peralatan pendidikan dan sebagainya.
Sumber daya keuangan belum dikelola secara mandiri oleh STIKOM DB, masih menyatu dengan keuangan yayasan. Fungsi Puket II sebagai pengelola sumber daya keuangan belum terlaksana dengan baik, masih terbatas pada penyusunan anggaran dan pembayaran gaji karyawan.
Untuk administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa ditangani oleh sub bag.
Adm (Front Office/FO) dan dilaporkan langsung kepada yayasan.
4. Sistem Sarana dan Prasarana
Untuk penyelenggaraan proses akademik, STIKOM DB memiliki sebuah gedung utama dengan luas 960 m
2yang terdiri dari ruang kuliah, ruang laboratorium komputer, ruang laboratorium teknik, ruang dosen, ruang administrasi, ruang sidang, ruang seminar dan perpustakaan, disamping itu juga memliki fasilitas olahraga, mushola, ruang cybernet, kantin dan area parkir. Penggunaan sarana dan prasarana di lingkungan STIKOM DB masih melalui penggunaan fasilitas secara bersama untuk semua program studi.
Manajemen sarana dan prasarana ditangani oleh Biro Administrasi Umum (BAU).
BAU bertugas dalam penacatatan dan inventarisasi semua sarana dan prasarana
yang ada di lingkungan STIKOM DB, selain itu BAU juga bertugas melakukan
pengecekan dan evaluasi terhadap sarana dan prasarana tersebut. Pengadaan
sarana dan prasarana dilakukan langsung oleh yayasan atas usulan dari pimpinan
41
dan kepala unit-unit organisasi lainnya melalui rapat dengan yayasan. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana belum ditetapkanya proses dan prosedur manajemen sarana dan prasarana secara formal.
5. Sistem Informasi
Dalam menjalankan fungsi bisnisnya, STIKOM DB sudah menggunakan dukungan SI/TI untuk memudahkan dalam proses pengolahan data. Unit-unit organisasi yang telah menggunakan sistem informasi/ teknologi informasi antara lain Bagian Administrasi Umum (BAU), Biro Administrasi dan Akademik Kemahasiswaan (BAAK) dan perpustakaan. Sistem informasi dikelola oleh masing-masing unit yang menggunakannya.
Sistem informasi yang ada saat ini adalah Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) berbasis web yang terpusat pada BAAK. SIAK memberikan pelayanan pada proses administrasi akademik mahasiswa antara lain pendataan mahasiswa, registrasi mahasiswa, KRS (Kartu Rencana Studi), nilai mahasiswa, Kartu Hasil Studi (KHS) dan lain-lain. Saat ini SIAK masih mempunyai beberapa kelemahan seperti data yang tidak konsisten dan tidak lengkapnya modul yang tersedia sehingga masih ada kegiatan yang dilaksanakan secara manual.
Perpustakaan juga telah memiliki sistem informasi terkomputerisasi berbasis
stand alone untuk melayani mahasiswa dalam meminjam buku. Sistem ini masih
terbatas pada pendataan mahasiswa dan sistem katalog saja. Sedangkan untuk
unit-unit organisasi lainnya masih menggunakan Spreadsheet berbasis Microsoft
excel dan Microsoft office lainnya.
42 III.3. Analisis Model Bisnis
III.3.1. Analisis Rantai Nilai
Berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang dijalankan oleh STIKOM DB maka dapat digambarkan model bisnis fungsionalnya. Penggambaran model bisnis fungsional pada penelitian ini menggunakan konsep rantai nilai Porter karena model ini dapat menggambarkan keterkaitan antara fungsi utama dan fungsi pendukung yang berjalan pada sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan model rantai nilai Porter, area fungsional untuk bidang pendidikan pada STIKOM DB dikelompokkan menjadi dua area yaitu aktivitas utama (primary activities) merupakan kegiatan utama (core business) yang menghasilkan value untuk customer dan aktivitas pendukung (support activities) merupakan kegiatan pendukung agar kegiatan utama dapat berjalan dengan baik.
Kegiatan utama terdiri atas Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), operasional akademik, penglepasan mahasiswa, sosialisasi perguruan tinggi dan pelayanan alumni. Kegiatan utama membentuk serangkaian proses yang setiap tahapnya memberikan pertambahan value kepada customer dalam hal ini mahasiswa.
Sedangkan kegiatan pendukung terdiri atas manajemen sumber daya manusia,
manajemen keuangan dan manajemen sarana dan prasarana. Setiap kegiatan
utama didukung oleh kegiatan pendukung untuk meningkatkan efektititas dan
efisiensi dalam menyediakan pelayanan pendidikan yang baik kepada masyarakat
sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarat terhadap institusi pendidikan
ini. Model rantai nilai Porter untuk bidang akademik pada STIKOM DB dapat
dilihat pada gambar III.2.
43 AKTIVITAS PENDUKUNG
MANAJEMEN SDM : Perencanaan SDM, Rekrutmen, Administrasi Pegawai, Penggajian, Evaluasi, Pengembangan, dan Pelaporan
MANAJEMEN KEUANGAN: Penyusunan anggaran, Pengalokasian dana, Pembukuan keuangan, Monitoring dan evaluasi dan Pelaporan keuangan
MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA : Perencanaan sarana dan prasarana, Pengadaan sarana dan prasarana, Pencatatan sarana/prasarana, Pengawasan & evaluasi dan Pelaporan
LOGISTIK MASUKAN OPERASI LOGISTIK KELUARAN
PEMASARAN DAN PENJUALAN
LAYANAN
AKTIVITAS UTAM A
PENERIMAAN MAHASISWA BARU (PMB)
• Perencanaan PMB
• Penerimaan pendaftaran
• Proses seleksi masuk
• Registrasi mahasiswa baru
OPERASIONAL AKADEMIK
• Perencanaan akademik
• Pendaftaran ulang mahasiswa
• Proses cuti akademik
• Proses Perkuliahan
• Proses evaluasi akademik
• Proses sidang
• Pelaporan akademik
PENGLEPASAN MAHASISWA
• Proses penetapan yudisium
• Proses pembuatan Transkrip nilai dan ijazah
• Proses Wisuda
• Proses penetapan DO
SOSIALISASI PERGURUAN TINGGI
• Perencanaan Sosialisasi
• Pelaksanaan sosialisasi
• Pelaporan sosialisasi
PELAYANAN ALUMNI
• Pendataan alumni
• Penyediaan program
peningkatan skill
• Penyediaan informasi pekerjaan
• Proses penyaluran alumni
Gambar III.2 Model rantai nilai bidang akademik
M
A
R
G
I
N
44
Berdasarkan gambar III.2, Masing-masing kegiatan utama dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Penerimaan mahasiswa baru merupakan kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan mahasiswa baru seperti proses pendaftaran, ujian masuk, sampai registrasi mahasiswa baru.
b. Operasional akademik merupakan kegiatan yang berhubungan dengan proses belajar mengajar selama masa akademik.
c. Penglepasan mahasiswa merupakan kegiatan yang berhubungan dengan proses penglepasan mahasiswa yang merupakan akhir dari proses akademik.
d. Sosialisasi perguruan tinggi merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengenalan perguruan tinggi kepada masyarakat.
e. Pelayanan alumni merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan kepada alumni seperti informasi pekerjaan, peningkatan skill dan pengetahuan.
Masing-masing kegiatan pendukung dijelaskan sebagai berikut :
a. Manajemen sumber daya manusia merupakan semua kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia mulai penentuan kebutuhan, alokasi sumber daya, penggajian dan pengembangan SDM terutama yang berhubungan dengan operasional akademik.
b. Manajemen keuangan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan anggaran, pembiayaan operasional akademik dan investasi pengembangan perguruan tinggi.
c. Manajemen sarana dan prasarana merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan pengelolaan sarana dan prasarana untuk mendukung terlaksananya
proses akademik.
45 III.3.2. Pendefinisian Fungsi Bisnis
Analisis rantai nilai Porter telah mendeskripsikan fungsi bisnis utama dan fungsi pendukung yang dijalankan oleh organisasi. Setiap fungsi bisnis tersebut dapat didekomposisi ke dalam beberapa fungsi atau ke dalam proses bisnis secara lebih terperinci. Dekomposisi fungsi ini dapat digambarkan dengan model hirarki fungsi yang dapat memberikan gambaran keseluruhan fungsi bisnis yang dijalankan oleh organisasi. Berdasarkan observasi, wawancara dan analisis fungsi bisinis maka fungsi bisnis pada STIKOM DB dapat didekomposisi dan dilengkapi seperti model hirarki fungsi bisnis berikut ini :
Aktivitas utama terdiri dari :
1. Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) 1.1 Proses perencanaan PMB
1.1.1 Proses penetapan standar dan kapasitas PMB 1.1.2 Proses penetapan biaya PMB
1.1.3 Proses penetapan jadwal PMB 1.1.4 Proses pembentukan panitia PMB 1.2 Proses penerimaan pendaftaran PMB 1.3 Proses ujian seleksi
1.3.1 Proses penyusunan materi ujian
1.3.2 Proses pelaksanaan Ujian Saringan Masuk (USM) 1.3.3 Proses pengolahan hasil ujian
1.3.4 Proses pengumuman hasil ujian 1.4 Registrasi mahasiswa baru
2 Operasional akademik
2.1 Proses perencanaan akademik 2.1.1 Proses penetapan kurikulum
2.1.2 Proses penetapan kalender akademik 2.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa
2.2.1 Proses pembayaran biaya kuliah
2.2.2 Proses bimbingan akademik
2.2.3 Proses rencana studi
46
2.2.4 Proses pembuatan kartu tanda mahasisa (KTM) 2.3 Proses administrasi cuti akademik
2.4 Proses perkuliahan
2.4.1 Proses penetapan dosen
2.4.2 Proses penyusunan jadwal perkuliahan 2.4.3 Proses pelaksanaan perkuliahan
2.4.3.1 Proses kuliah tatap muka dan praktikum 2.4.3.2 Proses kerja praktek
2.4.3.3 Proses skripsi 2.5 Proses evaluasi akademik
2.5.1 Proses pelaksanaan ujian 2.5.2 Proses pengolahan nilai 2.6 Proses sidang
2.6.1 Proses pelaksanaan sidang/seminar 2.6.2 Proses penilaian sidang/seminar 2.7 Proses pelaporan akademik
3. Proses penglepasan mahasiswa 3.1 Proses penetapan yudisium
3.2 Proses pembuatan transkrip nilai dan ijazah 3.3 Proses wisuda
3.3.1 Proses pendaftaran wisuda 3.3.2 Proses pelaksanaan wisuda 3.4 Proses penetapan DO
4. Sosialisasi perguruan tinggi 4.1 Proses perencanaan sosialisasi 4.2 Proses pelaksanaan sosialisasi 4.3 Proses pelaporan
5. Pelayanan alumni
5.1 Proses pendataan alumni
5.2 Proses penyediaan program peningkatan skill
5.3 Proses informasi pekerjaan dan penyaluran alumni
47 Aktivitas pendukung terdiri dari :
6. Manajemen SDM
6.1 Proses perencanaan SDM 6.2 Proses rekrutmen
6.3 Proses administrasi pegawai 6.4 Proses penggajian
6.5 Proses evaluasi kinerja 6.6 Proses pengembangan 6.7 Proses pelaporan 7. Manajemen keuangan
7.1 Proses penyusunan anggaran 7.2 Proses pengalokasian dana 7.3 Proses pembukuan keuangan 7.4 Monitoring dan evaluasi keuangan 7.5 Proses pelaporan keuangan
8. Manajemen sarana dan prasarana
8.1 Proses perencanaan sarana dan prasarana 8.2 Proses pengadaan sarana dan prasarana 8.3 Proses pencatatan sarana dan prasarana 8.4 Proses monitoring dan evaluasi
8.5 Proses pelaporan
Dari hasil dekomposisi di atas, terdapat 55 proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi.
Setiap fungsi atau proses bisnis yang telah dideskripsikan dapat dipetakan ke
dalam analisis siklus hidup sumber daya (resource life cycle) yang terdiri dari
tahapan requirement (kebutuhan), acquisition (akuisisi), stewardship
(pengelolaan) dan retirement (disposisi) guna melengkapi dan memastikan
kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi. Adapun hasil dari pemetaan
fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada STIKOM DB Jambi
ditunjukkan pada tabel III.1.
48
Tabel III.1 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya
Requirement Acqusition Stewardship Retirement
Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Perencanaan PMB - Penetapan standar dan kapasitas PMB - Penetapan biaya PMB - Penetapan jadwal PMB - Pembentukan panitia PMB - Penyusunan materi ujian
- Penerimaan pendaftaran - Pelaksanaan ujian saringan
masuk
- Pengolahan hasil ujian - Pengumuman hasil ujian
- Proses registrasi mahasiswa baru
Operasional Akademik
Perencanaan akademik - Penetapan kurikulum - Penetapan kalender
akademik
- Proses penetapan dosen - Penyusunan jadwal
perkuliahan
- Pembayaran biaya kuliah - Bimbingan akademik - Proses KRS
- Pembuatan Kartu Tanda Mahasisa (KTM) - Pelaksanaan perkuliahan - Pelaksanaan ujian - Proses penilaian
- Proses cuti akademik - Proses pelaksanaan
sidang
- Proses penilaian sidang - Proses pelaporan
akademik
Penglepasan mahasiswa
Perencanaan penglepasan
akademik - Penentuan syarat yudisium
- Penetapan ketentuan DO - Pembuatan Transkrip nilai
dan ijazah - Proses wisuda
- Proses DO
Sosialisasi Perguruan Tinggi
Perencanaan - Penentuan media sosialiasi - Penetapan jadwal sosialiasi
- Pelaksanaan sosialisasi - Pelaporan Pelayanan Alumni Perencanaan pelayanan
alumni
- Pendataan alumni - Penyediaan program peningkatan skill - Penyediaan informasi
pekerjaan
- Proses penyaluran alumni
Stage
Fungsi
49
Tabel III.2 Pemetaan Fungsi ke dalam Siklus Hidup Sumber Daya (lanjutan)
Requirement Acqusition Stewardship Retirement
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan kebutuhan SDM
- Penentuan kebijakan manajemen SDM - Rekrutmen SDM
- Administrasi kepegawai - Proses penggajian - Proses Evaluasi kinerja - Proses Pengembangan
SDM
- Pelaporan SDM
Manajemen Keuangan dan Akuntansi
Perencanaan Anggaran - Penyusunan anggaran rutin dan insidentil
- Pengesahan anggaran - Sistem akuntansi
keuangan
- Monitoring dan evaluasi
- Pelaporan keuangan
Manajemen Sarana dan Prasarana
Perencanaan sarana dan prasarana
- Pengadaan sarana dan prasarana
- Penetapan kebijakan manajemen
sarana/prasarana
- Pencatatan sarana/prasarana - Pengawasan & evaluasi
- Pelaporan inventaris Stage
Fungsi
50
Berdasarkan tabel III.1 dapat dilihat bahwa setiap fungsi bisnis dipetakan ke dalam siklus hidup sumber daya yang dapat mengelompokkan proses secara logik ke dalam empat tahapan, seperti pada baris 1 (satu) adalah fungsi penerimaan mahasiswa baru (PMB) yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a) Tahap Requirement yaitu proses perencanaan mahasiswa baru
b) Tahap Acqusition yaitu proses pembentukan panitia PMB, penetapan biaya PMB, penetapan standar dan kapasitas PMB, penetapan jadwal PMB dan penyusunan materi ujian.
c) Tahap Stewardship yaitu proses penerimaan pendaftaran calon mahasiswa, pelaksanaan ujian saringan masuk, pengolahan hasil ujian dan pengumuman hasil ujian saringan masuk.
d) Tahap Retirement yaitu proses registrasi mahasiswa baru.
Dengan demikian setiap fungsi dapat diketahui proses apa yang memulainya dan proses apa yang mengakhirinya.
Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi atau proses bisnis, maka dibuat pemetaan fungsi atau proses bisnis terhadap unit organisasi seperti matriks pada gambar III.3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan tanggungjawab dari masing-masing unit organsasi terhadap proses. Penanda
“ ” untuk tingkat keterlibatan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan
oleh unit organisasi, penanda “ ” untuk tingkat keterlibatan penuh tapi tidak
dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda “ ” untuk
tingkat keterlibatan yang terbatas
51
Gambar III.3 Matriks pemetaan proses bisnis terhadap unit organisasi
52 III.3.3. Analisis Proses Bisnis
Analisis proses bisnis bertujuan untuk mempelajari dan memahami serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam memberikan pelayanan kepada customer. Dengan melakukan analisis, setiap proses bisnis dapat dievaluasi apakah sudah berjalan dengan dengan baik dan efisien atau belum. Pada penelitian ini analisis proses bisnis difokuskan pada proses pelayanan administrasi akademik pada STIKOM DB seperti pada gambar III.4
Gambar III.4 Proses administrasi akademik
Proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh organisasi untuk memberikan hasil yang spesifik kepada customer atau stakeholder. Salah satu tools yang digunakan untuk menggambarkan aliran kegiatan proses bisnis adalah diagram swimlane. Diagram swimlane menggambarkan aliran kegiatan yang dilakukan dan pelaku yang bertanggung jawab terhadap kegiatan tersebut.
Berdasarkan gambar III.4, maka setiap proses pada administrasi akademik akan
53
digambarkan dengan menggunakan diagram swimlane. Gambar III.5 merupakan contoh dari diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa. Untuk proses administrasi akademik dan fungsi bisnis lainnya dapat dilihat pada lampiran A.
Gambar III.5 Diagram proses pendaftaran ulang mahasiswa (as-is)
Berdasarkan diagram pada gambar III.5 dapat dijelaskan proses pendaftaran ulang mahasiswa sebagai berikut :
a. Pada setiap akhir semester Front Office (FO) akan membagikan surat tanggal pembayaran uang kuliah dan jumlah uang kuliah semester berikutnya.
b. Mahasiswa membayar uang kuliah pada bank dan nomor rekening yang telah ditetapkan kemudian mengcopy tanda bukti setoran ke bank.
c. Tanda bukti setoran diserahkan ke bagian Administrasi (FO). FO memeriksa tanda bukti setoran dan menginputkan data pembayaran.
d. FO membuat tanda terima bukti setoran dan menyerahkan kepada mahasiswa. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran.
e. Mahasiswa menemui dosen PA dan menyerahkan tanda terima bukti
setoran (1 rangkap).
54
f. Dosen PA memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan KHS dan memberikan pengarahan dan bimbingan pada mahasiswa.
g. Mahasiswa mengisi formulir KRS
h. Mahasiswa menunjukkan bukti setoran dan formulir KRS kepada petugas di ruang komputer BAAK, kemudian menginputkan form daftar ulang melalui alamat http://reg.stikom-db.ac.id.
i. Kemudian dilanjutkan dengan input matakuliah yang dikontrak sesuai dengan hasil diskusi dengan dosen PA.
j. Setelah input matakuliah dilanjutkan dengan proses pencetakan KRS.
k. Mahasiswa membawa KRS (2 rangkap) ke dosen PA untuk meminta tandatangan persetujuan.
l. KRS yang telah ditandatangani oleh PA diserahkan ke BAAK (1 lembar) untuk diarsipkan.
m. Mahasiswa memeriksa jadwal perkuliahan dan siap untuk mengikuti perkuliahan.
Untuk melihat beban kerja dari tiap unit organisasi yang terlibat dalam proses bisnis maka aliran kegiatan dalam proses bisnis tersebut digambarkan diantara unit-unit organisasi fungsional. Berdasarkan gambar III.5, dapat digambarkan aliran proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit fungsional yang terlibat seperti pada Gambar III.6.
Gambar III.6 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit-unit organisasi (as-is)
55
Dari gambar III.6 dapat dilihat bahwa unit bisnis yang terlibat dalam proses pendaftaran ulang mahasiswa adalah Front office (FO), Dosen PA, dan BAAK, sedangkan urutan proses yang dilakukan oleh tiap unit bisnis tersebut adalah sebagai berikut :
1. Mahasiswa menyerahkan tanda bukti setoran pembayaran biaya kuliah ke FO setelah membayar uang kuliah melalui Bank dan mengcopy tanda bukti setoran. FO memeriksa tanda bukti setoran, menginputkan data kemudian membuat tanda terima bukti setoran dan menyerahkan kepada mahasiswa.
2. Mahasiswa mengcopy tanda terima bukti setoran kemudian menemui dosen Pembimbing Akademik dan menyerahkan tanda terima bukti setoran. Dosen Pembimbing akademik memeriksa tanda terima bukti setoran, menyerahkan KHS dan memberikan pengarahan dan membimbing mahasiswa dalam mengontrak matakuliah.
3. Mahasiswa menuju ruang komputer BAAK dengan membawa bukti setoran dan bukti bimbingan, menunjukkannya kepada petugas, kemudian menginputkan data pada form daftar ulang dan menginputkan data matakuliah yang dikontrak, kemudian proses pencetakan KRS.
4. KRS (rangkap 2) diberikan ke PA untuk ditandatangani.
5. KRS yang sudah ditandatangani (1 rangkap) diserahkan BAAK.
6. Proses pendaftaran ulang selesai.
Diagram swimlane telah menggambarkan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam proses bisnis dan unit-unit yang bertanggungjawab untuk kegiatan tersebut.
Untuk melengkapi diagram swimlane guna menganalisis proses bisnis yang dijalankan dengan lebih terperinci dan untuk menilai apakah sebuah proses itu telah berjalan dengan efisien dan efektif, maka setiap proses bisnis dapat digambarkan dengan menggunakan diagram ASME.
Pada Diagram ASME dapat dilihat runtutan kegiatan dan jenis kegiatan yang
dilakukan dalam proses. Jenis kegiatan terdiri atas operation (value-adding dan
non value-adding), inspection, transport, delay dan storage. Diagram ini dapat
menggambarkan kegiatan yang memberikan value kepada customer dan kegiatan
yang tidak memberikan value sehingga dapat dilakukan perbaikan proses dengan
56
menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak memberikan value. Berdasarkan gambar III.5 dapat dibuat diagram ASME untuk proses pendaftaran ulang mahasiswa pada STIKOM DB seperti pada gambar III.7.
Perbaikan proses bisnis untuk meningkatkan value kepada stekeholder dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah yang diadopsi dari model ESIA (Eliminate, Simplify, Integrate, Automate) sebagai berikut :
1. Eliminate, menghilangkan kegiatan-kegiatan yang tidak mempunyai value- added, kegiatan pemeriksaan, perpindahan dokumen dan waktu tunggu.
2. Simplify, menyederhanakan kegiatan-kegiatan seperti prosedur dan pengisian formulir.
3. Integrate, mengintegrasikan kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan.
4. Automate, mengotomatisasi kegiatan-kegiatan dengan dukungan teknologi
informasi untuk mempercepat proses dan menghasilkan layanan yang
berkualitas kepada customer.
57
Gambar III.7 Diagram ASME proses pendaftaran ulang mahasiswa
58
Dari gambar III.7 dapat dilihat runtutan kegiatan yang dilakukan pada proses pendaftaran ulang mahasiswa pada STIKOM DB. Kegiatan-kegiatan yang mempunyai value-added adalah pembayaran uang kuliah, input data pembayaran, bimbingan akademik dan input matakuliah yang dikontrak, sedangkan kegiatan lainnya merupakan kegiatan non-value-added, kegiatan pemeriksaan, perpindahan dokumen dan waktu tunggu. Agar kegiatan ini dapat berjalan secara efisien maka perlu dilakukan perbaikan dengan mengeliminasi dan mengotomatisasi kegiatan- kegiatan seperti pada Tabel III.3.
Tabel III.3 Eliminasi dan Otomatisasi Kegiatan pada Proses Pendaftaran ulang Mahasiswa
Eliminate Automate
- Menyebarkan surat pemberitahuan uang kuliah
- Membuat tanda terima bukti setoran - Mengcopy tanda terima bukti setoran - Menyerahkan tanda terima bukti setoran
kepada PA
- Pemeriksaan tanda terima bukti setoran oleh PA
- Mahasiswa menuju ruang komputer BAAK, menunjukkan bukti setoran dan bukti bimbingan kepada petugas di ruang komputer
- Menginputkan form daftar ulang - Menunggu proses cetak KRS - Menyerahkan KRS ke BAAK satu
rangkap
- Penyebaran informasi pembayaran uang kuliah dapat dilakukan dengan email atau pengumuman di website.
- Status pembayaran biaya kuliah dapat di-update langsung melalui sistem.
- Kontrak matakuliah dan bimbingan akademik dapat dilakukan online dimana saja.
Dengan melakukan eliminasi dan otomatisasi pada proses bisnis maka dapat mengurangi waktu siklus bisnis. Berdasarkan gambar III.7 dan tabel III.3 maka eliminasi dan otomatisasi pada proses pendaftaran ulang mahasiswa akan menghasilkan efisiensi waktu sebesar 60 menit atau sekitar 50% dari total waktu yang diperlukan untuk proses tersebut.
Diagram ASME dan analisis perbaikan proses bisnis untuk proses administrasi
akademik yang lainnya dapat dilihat pada lampiran B.
59 III.4. Analisis Sistem dan Teknologi Saat Ini
Analisis sistem dan teknologi saat ini memberikan gambaran mengenai kondisi sistem informasi dan teknologi yang digunakan oleh organisasi serta kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi saat ini dalam mendukung fungsi bisnisnya.
III.4.1. Katalog Sumber Daya Informasi
Katalog sumber daya informasi (Information Resource Catalog atau IRC) merupakan dokumen yang mendeskripsikan sistem informasi yang sedang digunakan (legacy system) pada sebuah organisasi. EAP tidak menentukan format baku untuk IRC, hanya untuk mengidentifikasi komponen-komponen penting dan atribut-atribut substansial dari sistem yang telah ada.
a. Legacy System
Berdasarkan hasil observasi, wawancara, studi dokumentasi dan interaksi pada STIKOM DB, sistem informasi yang sedang digunakan saat ini (sistem legacy) adalah Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan (SIAK) dan Sistem informasi perpustakaan. SIAK merupakan sistem informasi berbasis web yang mendukung proses akademik. Dengan sistem ini, mahasiswa dapat melaksanakan registrasi dan pengisian KRS secara on-line dalam jaringan intranet STIKOM DB dan internet.
Sistem informasi perpustakaan masih bersifat stand alone dan belum digunakan secara optimal karena masih banyak kekurangan pada sistem tersebut. Sedangkan fungsi bisnis lainnya seperti manajemen keuangan, manajemen sumber daya manusia dan manajemen sarana dan prasarana masih menggunakan aplikasi berbasis Microsoft Excel, Microsoft Access dan Microsoft office lainnya untuk proses pelaporan.
Tabel III.3 merupakan contoh katalog sistem informasi akademik dan
kemahasiswaan yang ada pada STIKOM DB Jambi. Untuk katalog sistem
informasi yang lainnya dapat dilihat pada lampiran C
60
Tabel III.4 Katalog Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan SIAK (Sistem Informasi Akademik dan Kemahasiswaan) DESKRIPSI
Merupakan sistem informasi untuk melayani proses administrasi akademik seperti registrasi mahasiswa, pengisian KRS, presensi mahasiswa, pengecekan nilai dan cetak KHS/transkrip.
Sistem aplikasi ini terdiri dari modul-modul seperti, registrasi dan pendaftaran ulang mahasiswa, administrasi rencana studi, administrasi absensi kuliah, pengolahan nilai dan transkrip nilai
SEJARAH
Pada awalnya sistem informasi akademik di STIKOM DB dikembangkan dengan sistem stand alone. Sistem informasi akademik dan kemahasiswaan (SIAK) berbasis web baru dikembangkan pada tahun 2006 dan sejak tahun 2008 SIAK sudah dapat diakses melalui internet.
UNIT ORGANISASI Bagian Adminsitrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) PENGGUNA Bagian BAAK, Puket1, Kaprodi, dosen dan mahasiswa (masing-
masing mendapatkan sejumlah user ID dan akses dengan password) PENGELOLA BAAK dengan dukungan Koordinator laboratorium.
STATUS Operasional
LOKASI Semua workstation (PC) di lingkungan STIKOM DB (assigned PC) JENIS PENGGUNAAN BATCH ; ONLINE
WAKTU
PENGGUNAAN
Jam kerja (Pk. 08.00 – 21.00 WIB), sistem tidak di shutdown pada masa-masa registrasi.
PERANGKAT KERAS Standard PC Pentium-IV JARINGAN LAN
PRECEDING SYSTEM - SUCCEEDING
SYSTEM
-
ISU JANGKA PANJANG
Aplikasi SIAK merupakan aplikasi yang sangat penting untuk mendukung proses akademik yang merupakan fungsi bisnis utama organisasi, karena itu pengelolaan dan pengembangan SIAK merupakan bagian yang sangat kritikal untuk kelangsungan bisnis sekarang dan masa depan.
CATATAN
Kapasitas akses masih terbatas dan lambat, sistem sering down bila diakses melebihi kapasitas.
Fungsional sistem juga belum lengkap seperti belum adanya aplikasi untuk pelaporan akademik.
61 b. Dukungan Aplikasi terhadap Unit Bisnis
Untuk melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap masing-masing unit bisnis STIKOM DB saat ini dapat dilihat pada tabel III.4
Tabel III.5 Unit organisasi dan Aplikasi saat ini
Unit Organisasi No Aplikasi Legacy System
Akademik dan BAAK 1 SIAK
2 Laporan Akademik
Perpustakaan 3 SI Perpustakaan
Keuangan (Puket II) 4 Laporan Anggaran 5 Laporan Keuangan 6 Laporan Gaji
7 Laporan Dosen/Karyawan
BAU 8 Laporan Inventaris
Kemahasiswaan 9 Website Alumni
III.4.2. Platform Teknologi
Setiap aplikasi sistem informasi berjalan pada platform teknologi tertentu.
Identifikasi, pendefinisian dan pendokumentasian platform teknologi yang digunakan, aktualitasnya serta hubungannya dengan tiap-tiap aplikasi legacy, merupakan bagian penting IRC.
EAP tidak menentukan format tertentu yang baku yang wajib digunakan untuk dokumentasi platform teknologi dalam IRC. Dalam studi kasus ini, komponen- komponen penting yaitu Data, Application, Software, Hardware (DASH) diadaptasi dari format yang dicontohkan oleh referensi EAP. Melalui format ini, hasil-hasil dokumentasi IRC untuk platform teknologi pada STIKOM DB adalah seperti pada Tabel III.5.
Sedangkan daftar platform teknologi yang dimiliki oleh STIKOM DB dapat
dilihat pada lampiran D.
62
Tabel III.6 Platform Teknologi STIKOM DB
63
Platform teknologi juga mencakup jaringan enterprise yang merupakan infrastruktur bagi sistem informasi. Melalui observasi, interaksi, wawancara, dan studi dokumentasi maka deskripsi jaringan enterprise STIKOM DB aktual seperti pada gambar III.8
iMac iMac iMac iMac iMac
iMac
iMac iMac iMac
iMac iMac iMac
iMac
iMac
iMac iMac
iMac iMac iMac iMac
iMac iMac
iMac iMac iMac iMac
iMac
iMac iMac
iMac
