4 2. TINJAUAN TEORITIS
Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2010:5).
Pengertian Penjualan Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan beberapa kali angsuran menurut perjanjian (Jusup, 2001 :177).
Sehingga prosedur penjualan kredit menurut Baridwan, (2009:30) adalah kumpulan proses dalam sistem yang saling terkait sehingga dapat dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirim barang sesuai order yang diterima dari pembeli sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati bersama.
Prosedur Penjualan Kredit
Menurut Baridwan, (1996:35 ) dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur pencatatan penjualan dan pencatatan piutang karena keduanya berkaitan erat. Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.
Berikut ini adalah bagian-bagian, fungsi-fingsi, dan dokumen-dokumen yang ada dalam prosedur penjualan kredit :
Bagian Prosedur Penjualan Kredit
5 1. Bagian order penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari langganan untuk menambah informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otaritas kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga berfungsi untuk membuat back order pada saat tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari langganan.
2. Bagian Kredit
Bagian ini berada di bawah departemen keuangan, yang dalam transaksi penjualan kredit, berfungsi untuk meneliti status kredit langsung dan memberi otoritas penjualan kredit dari bagian kredit. Jika penolakan pemberian kredit sering kali terjadi, pengecekan status kredit dilakukan sebelum Bagian Order Penjualan mengisi suratorder penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada langganan, surat order pengiriman di kirim langsung kepada Bagian Pengiriman sebelum Bagian Order Penjualan memperoleh otorisasi kredit dari Bagian Kredit. Namun tembusan kredit harus dikirimkan ke Bagian Kredit dari departemen tersebut.Dalam hal ini otorisasi kredit tidak dapat di berikan, Bagian Order Penjualan memberitahu Bagian Pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.
3. Bagian Gudang
6 4. Bagian Pengiriman Barang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari Bagian Order Penjualan. Bagian ini bertangung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otoritas dari yang berwenang.
5. Bagian penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit bagian ini berfungsi untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada langganan, serta menyediakan salinan penjualan untuk Bagian Piutang, Bagian Kartu Persediaan, Bagian Jurnal.
6. Bagian piutang
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini berfungsi untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur.
7. Bagian kartu persediaan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini befungsi untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan.
8. Bagian jurnal, buku besar dan laporan
7 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Penjualan Kredit
Menurut ( Mulyadi,2001:211-213), fungsi-fungsi yang terkait dalam proses penjualan kredit adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggungjawab untuk meneliti kasus kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Sebelum order dari pelanggan dipenuhi harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit, jika penolakan pemberian kredit sering terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi Surat Order Pengiriman. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, Surat Order Pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit.
2. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit fungsi ini bertangung jawab untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertangung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar Surat Order Pengiriman yang diterima fungsi penjualan, serta menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi dari pihak yang berwenang.Otorisasi ini dapat berupa Surat Order Pengiriman yang telah di tandatangani oleh fungsi penjualan.
4. Fungsi Penagihan
8 5. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertangung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit didalam jurnal penjualan dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada debitur, serta membuat laporan penjualan dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan.
Dokumen Yang Digunakan Dalam Prosedur Penjualan Kredit
Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit menurut Mulyadi dalam bukunya “Sistem Akuntansi” (2001;212), yaitu:
1. Surat Order Pengiriman
Dokumen ini merupakan pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan dan merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut.
2. Faktur Penjualan
Dokumen ini merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari permintaan pelanggan.
3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
9 4. Bukti Memorial
