commit to user
Vokasi Ahli
commit to user
commit to user
commit to user
MOTTO
“Langit yang tujuh, bumi dan semua yang ada di dalamnya bertasbih kepada Allah SWT. Dan tak ada satupun melainkan bertasbih dan memuji-Nya, tetapi kamu sekalian tidak mengerti tasbih mereka. Sesungguhnya Dia
adalah Maha Penyantun lagi Maha pengampun” (QS. Al_Israa’ ayat: 44)
“Saya tidak pernah gagal. Tetapi saya justru menemukan 10.000 cara yang tidak tepat.”(Thomas Alva Edison)
“Kesuksesan seseorang tidak diukur dalam meter, kilogram, gelar universitas, atau latar belakang keluarga. Namun diukur dengan cara berfikir.” (David J. Schwartz)
commit to user
vii
PERSEMBAHAN
Ibu tercinta terima kasih untuk segala do’a,kasih sayang, perhatian, pengertian, dan dukungannya.
Bapak tercinta yang selalu memberi motivasi dan semangat terus menerus.
Keluarga besarku yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu, terimakasih sudah memberi warna dalam hidupku.
Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si yang selalu bersemangat dalam membimbing Tugas Akhir ini.
Para Sahabatku jurusan Manajemen Administrasi khususnya kelas A yang tak mungkin bisa aku sebutkan satu persatu yang selalu memberi support dan terimakasih telah memberi pengalaman berkesan selama 3 tahun bersama.
Untuk penulis sendiri yang telah berusaha penuh untuk menyelesaikan Program Studi
commit to user
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT atas berkat, rahmat, petunjuk dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan penulisan tugas akhir, yang berjudul “Administrasi Kearsipan
Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali”.
Tugas Akhir ini disusun dan diajukan dalam rangka untuk memenuhi
persyaratan dalam memperoleh sebutan Vocation Ahli Madya (A.Md) dalam
bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sebelas Maret.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berhasil dengan baik tanpa adanya
bantuan, dorongan, bimbingan, dan petunjuk dari berbagai pihak. Dalam
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati menyampaikan terima
kasih kepada pihak-pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah
membantu hingga terselesaikannya tugas akhir ini, khususnya kepada:
1. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si.selaku dosen
pembimbingTugasAkhiryang telah memberikan pengarahan, saran dan
bimbingan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku penguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Budi Suprapto, SE selaku Kepala Subbagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali yang telah memberikan izin penulis untuk melaksanakan program
commit to user
ix
7. Lilis, Ella yang telah memberi semangat, membantu dan memberikan
saran kepada penulis.
8. Seluruh pegawai Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten
Boyolali, yang telah banyak membantu dalam penulisan tugas akhir ini.
9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan
moral dan materil.
10.Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam
kejenuhan.
11.Teman-teman Manajemen Administrasitahun 2013 khususnya kelas A
yang selalu menjadi penyemangat, teman seperjuangan dan teman belajar
yang menyenangkan.
12.Semuapihak yang telahmembantudalampenulisanlaporantugasakhirini,
yang tidakdapatpenulissebutkansatu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam menyusun Tugas Akhir ini masih banyak
terdapat kekurangan, sehingga penulis mengharapkan adanya saran dan kritik
yang membangun, guna penulisan yang lebih baik selanjutnya. Semoga Tugas
Akhir iini dapat bermanfaat bagi semuanya, Amin Ya Robbal ‘alamin.
Boyolali, 30 Mei 2016
commit to user
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ...i
HALAMAN PERSETUJUAN ...ii
HALAMAN PENGESAHAN ...iii
HALAMAN PERNYATAAN ...iv
HALAMAN MOTTO ...v
HALAMAN PERSEMBAHAN ...vi
KATA PENGANTAR ...vii
DAFTAR ISI ...ix
DAFTAR BAGAN ...xii
DAFTAR GAMBAR ...xiii
DAFTAR TABEL ...xiv
DAFTAR LAMPIRAN ...xv
ABSTRAK ...xvi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ...1
B. Rumusan Masalah ...3
C. Tujuan Pengamatan ...3
D. Manfaat Pengamatan...4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Pengertian Administrasi, Kearsipan, dan Administrasi Kearsipan ...5
1. Administrasi ...5
a. Pengertian administrasi ...5
b. Unsur-unsur administrasi ...6
c. Proses-proses administrasi ...8
2. Kearsipan ...8
a. Pengertian arsip ...8
b. Tujuan arsip ...9
commit to user
xi
d. Fasilitas kearsipan ...13
e. Ruang kearsipan ...21
f. Pegawai kearsipan ...22
3. Administrasi Kearsipan...23
a. Pengertian administrasi kearsipan ...23
b. Proses administrasi kearsipan ...24
B. Metode Pengamatan ...40
1. Lokasi Pengamatan ...40
2. Jenis pengamatan ...41
3. Sumber Data ...42
4. Teknik Pengumpulan data ...43
5. Teknik Analisis Data ...44
BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali ...49
1. Alamat ...50
2. Dasar hukum ...50
3. Visi dan misi ...50
4. Tujuan ...50
5. Data pegawai ...51
6. Analisis jabatan ...53
7. Struktur organisasi dinas ...101
B. BidangPendidikan Anak Usia Dini, Non Formal dan Informal ...102
1. Dasar hukum ...102
2. Tujuan ...102
3. Struktur organisasi bidang PAUDNFI ...103
BAB IV PEMBAHASAN A. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ...104
B. Penyimpanan Arsip ...112
C. Pemeliharaan Arsip ...115
D. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip ...116
commit to user
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ...124
B. Saran ...126
Daftar Pustaka
commit to user
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ...48
Bagan 4. 1 Alur pengelolaan Surat Masuk ...108
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Stopmap...13 cabinet...17Gambar 2. 8 almari arsip ...18Gambar 2. 9 rak arsip...18Gambar 2. 10 rotari filing...19Gambar 2. 11 meja arsip...20
Gambar 2. 12 alat tulis kantor...20Gambar 2. 13 kartu kendali...27
Gambar 2. 14 lembar tunjuk silang...27
Gambar 2. 15 buku agenda surat masuk...28
Gambar 2. 16 buku ekspedisi internal...28Gambar 2. 17 buku agenda surat keluar...29
Gambar 3. 1 Struktur organisasi dinas ...101
Gambar 3. 2 Struktur organisasi Paudnfi ...103
Gambar 4. 1 macam-macam arsip dinas ...105
Gambar 4. 2 arsip di bidang PAUDNFI ...113
commit to user
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Data Karyawan berdasarkan statusnya ...52
Tabel 3.2 Data Karyawan berdasarkan pendidikannya ...52
commit to user
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas
2. Surat Keterangan Magang
3. From Monitoring Magang
4. From Penilaian Magang
5. Surat keterangan selesai magang
commit to user
xvii
ABSTRAK
Pungky Dharmawan Wicaksana. D1513077. ADMINISTRASI KEARSIPAN DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BOYOLALI. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret. Tahun 2016. Hal 126.
Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor yang berupa warkat, surat-surat, dan dokumen/berkas kantor lainnya yang disimpan dan dipelihara untuk membantu kelancaran kegiatan perkantoran dalam rangka mencapai tujuan.Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali merupakan salah satu instansi pemerintahan yang memberikan pelayanan pendidikan bagi masyarakat. Oleh karena itu, keberadaan arsip sangat menunjang peningkatan kualitas kinerja dan pelayanan administrasi Dinas Pendidikan. Pengelolaan arsip yang dilakukan harus sesuai dengan prosedur kearsipan yang telah ditetapkan, agar arsip dapat memberikan manfaat bagi kegiatan operasional Dinas Pendidikan.Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana Administrasi Kearsipanpada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali.
Metode yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkanadministrasi kearsipan mulai dari surat masuk diterima petugas satpam sampai dengan dimusnahkan yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan karyawan, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan dan dokumen.Teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis interaktif yaitu dalam bentuk proses pengumpulan data selama kegiatan pengumpulan data berlangsung.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali, diketahui bahwa adminitrasi kersipan mengenaisurat masuk: surat diterima satpam, diberikan ke subbag umum dan kepegawaian untuk diproses, diberikan kepala dinas dan sekretaris untuk ditindaklanjuti, dimasukan buku agenda, diedarkanke bidang/subbgaian, surat terima staff dan dimasukan buku agenda milik bidang/subbagian, diserahkan kepala bidang/kepala subbagian, dikembalikan ke staff untuk diarsipkan. Untuk pengurusan surat keluar: kepala bidang/kepala subbagian memuat konsep surat, surat diketik staff, dimintakan paraf kebid/kasubbag, dimintakan tandatangan kepala dinas, dimintakan nomor dan cap di subbag umum dan kepegawaian. Administrasi kearsipan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten Boyolali sudah berjalan dengan baik dan penulis tidak menemukan ada kendala dalam pengurusan surat masuk dan surat keluar.
