i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA DIVISI KESEKRETARIATAN DI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA
TIMUR
Disusun Oleh : FRISKA RAHMA SHEILA
D1516040
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2019
ii
PERSETUJUAN
SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA DIVISI
KESEKRETARIATAN DI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR
Disusun Oleh : FRISKA RAHMA SHEILA
D1516040
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, Maret 2019 Pembimbing,
Drs. Priyanto Susiloadi, M.Si.
NIP. 196010091986011001
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :...
Tanggal :...
Disusun Oleh : FRISKA RAHMA SHEILA
D1516040
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Marsudi M.S. …………
2. Penguji 2 Drs. Priyanto Susiloadi, M.Si. …………
Mengetahui, Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si NIP. 19610825 198601 2 001
iv
PERNYATAAN
Nama : FRISKA RAHMA SHEILA
N I M : D1516040
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK DENGAN MENGGUNAKAN APLIKASI MANAJEMEN SURAT (AMS) PADA DIVISI KESEKRETARIATAN DI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Maret 2019 Yang Membuat Pernyataan,
Friska Rahma Sheila Materai 6000
v MOTTO
1. “Orang – orang yang sukses telah belajar membuat diri mereka melakukan hal yang harus dikerjakan ketika hal itu memang harus dikerjakan, entah mereka menyukainya atau tidak.” - (Aldus Huxley)
2. “Sesuatu yang belum dikerjakan, seringkali tampak mustahil; kita baru yakin apabila kita telah berhasil melakukannya dengan baik.” - (Evelyn Underhill)
3. “Kebanggaan kita yang terbesar adalah bukan tidak pernah gagal, tetapi bangkit kembali setiap kali kita jatuh.” - (Confusius)
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini Penulis persembahkan kepada :
1. Kedua orang tuaku tercinta yang senantiasa memberikan dukungan dan doanya.
2. Adikku tersayang yang selalu menyemangatiku dan mendukungku.
3. Seluruh keluarga besar Padmo Suwito yang tiada hentinya mendoakan dan selalu menyemangati penulis selama ini.
4. Keluarga besar PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur.
5. Semua orang terdekatku : Sinatrya Reyhan Fenansa, Ilham Fajar, Dea Dianira, Fachriyah Mada, Destri Wijayanti, Yuliyanti, Anindya Kartika.
6. Almamaterku tercinta.
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan ijin penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Tugas Akhir ini dengan judul
“Sistem Kearsipan Elektronik dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada Divisi Kesekretariatan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam memperoleh sebutan Profesional Ahli Madya di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Drs. Ali M.Si. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir.
3. Drs. Priyanto Susiloadi, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selama ini telah banyak memberikan sarana dan meluangkan waktunya untuk membimbing penulisan Tugas Akhir hingga tersusunnya laporan Tugas Akhir ini.
4. Drs. Marsudi M.S. selaku dosen penguji Tugas Akhir yang menguji dan mempertimbangkan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret.
5. Dra. Lestariningsih M.Si selaku Pembimbing Akademis yang telah membantu penulis dalam kelancaran aktivitas selama perkulihan.
6. Ir. Bob Saril selaku General Manager PT Perusahaan Listrik Negara (Persero) Distribusi Jawa Timur yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kerja praktek (magang) dalam rangka penulisan Tugas Akhir ini.
7. Bapak Teguh, Ibu Norda, Ibu Ratna, Mas Asep, Mas Adam yang telah memberikan bimbingan dan membantu dalam mendapatkan semua data yang
diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
viii
8. Papa Agus Budiyono, Mama Tarti, dan Adik saya Fina Aura Regita yang selalu memberi semangat dan senantiasa tak pernah putus memberikan doa hingga tersusunnya laporan Tugas Akhir ini.
9. Om Nowo, Tante Mini, Hanif Ardana, dan Hafid Ramadhan yang tak henti- hentinya memberikan semangat dan perhatin saat saya mengerjakan Tugas Akhir ini.
10. Keluarga Besar Padmo Suwito yang telah menjaga saya selama saya berkuliah di Universitas Sebelas Maret ini.
11. Sinatrya Reyhan Fenansa yang selalu memberi dukungan dan memberi motivasi untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.
12. Sahabat – sahabat saya Dea Dianira, Fachriyah Mawwadah, Ilham Fajar, Destri Wijayanti, Yuliyanti, Anindya Kartika yang selalu ada dan selalu memberi semangat dari awal kuliah hingga saat ini.
13. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terima kasih karena telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan maka penulis menerima kritik dan saran yang membangun agar kedepannya bisa semakin baik. Penulis berharap agar laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih dan mohon maaf jika dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih terdapat kesalahan.
Wassalamualaikum, Wr. Wb.
Surakarta, Maret 2019
Penulis
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
HALAMAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
ABSTRAK ... xv
BAB I. PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 6
C. Tujuan Pengamatan ... 6
D. Manfaat Pengamatan ... 7
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 8
A. Tinjauan Pustaka ... 8
1. Sistem ... 8
2. Kearsipan... 9
3. Sistem Kearsipan Elektronik ... 12
4. Otomasi Kantor ... 17
5. Aplikasi Manajemen Surat (AMS)... 18
B. Metode Pengamatan ... 20
1. Lokasi Pengamatan ... 20
2. Jenis Pengamatan ... 21
3. Studi Lapangan... 21
4. Teknik Penyajian Data ... 23
BAB III. DESKRIPSI PT PLN (PERSERO) DISTRIBUSI JAWA TIMUR ... 25
A. Sejarah PT PLN (Persero) ... 25
B. Sejarah PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur ... 26
C. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur ... 29
D. Wilayah PT PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Timur ... 35
E. Visi dan Misi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur ... 36
F. Logo PT PLN (PERSERO) Distribusi Jawa Timur ... 37
G. Program-program PT PLN (Persero) ... 40
BAB IV. PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ... 43
1. Sistem Kearsipan Elektronik Surat Masuk dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) ... 44
a. Sistem Kearsipan Surat Masuk Online ... 44
b. Sistem Kearsipan Surat Masuk Offline ... 57
2. Sistem Kearsipan Elektronik Surat Keluar dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) ... 71
a. Sistem Kearsipan Surat Keluar Online ... 71
b. Sistem Kearsipan Surat Keluar Offline ... 81
BAB V. PENUTUP ... 97
A. Kesimpulan ... 97
B. Saran ... 99
xi
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Susunan Perancang Aplikasi Manajemen Surat (AMS)... 5 Tabel 4.1 Rekapitulasi Surat Masuk... 71 Tabel 4.2 Rekapitulasi Surat Keluar…... 95
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Bentuk Lambang PLN ... 37
Gambar 3.2 Bidang Persegi Panjang Vertikal... 38
Gambar 3.3 Petir atau Kilat ... 39
Gambar 3.4 Tiga Gelombang ... 39
Gambar 4.1 Flowchart surat masuk online ... 45
Gambar 4.2 Tampilan awal AMS pada Mozilla firefox ... 47
Gambar 4.3 Form log-in AMS ... 48
Gambar 4.4 Pemberitahuan surat masuk online ... 49
Gambar 4.5 Keterangan data surat masuk online... 50
Gambar 4.6 Tampilan surat masuk online ... 51
Gambar 4.7 Softcopy surat masuk online ... 52
Gambar 4.8 Tampilan disposisi surat masuk online ... 53
Gambar 4.9 Keterangan surat bagian history tindak lanjut/disposisi ... 55
Gambar 4.10 Arsip surat masuk online pada AMS ... 56
Gambar 4.11 Flowchart surat masuk offline ... 58
Gambar 4.12 Surat Masuk Offline ... 60
Gambar 4.13 Mesin Scanner ... 61
Gambar 4.14 File PDF Scan Surat Masuk ... 62
Gambar 4.15 Menu “SM BARU” ... 63
Gambar 4.16 Form surat masuk offline pada AMS ... 63
Gambar 4.17 Form input surat masuk offline pada AMS ... 65
Gambar 4.18 Keterangan Data Berhasil Disimpan ... 66
Gambar 4.19 Form pengendalian surat masuk offline ... 67
Gambar 4.20 Form detail surat masuk offline ... 67
Gambar 4.21 Rak arsip surat masuk ... 69
Gambar 4.22 Hardcopy surat masuk offline ... 70
Gambar 4.23 Flowchart surat keluar online ... 72
Gambar 4.24 File PDF Scan Surat Keluar ... 75
xiii
Gambar 4.26 Form data surat keluar online ... 77
Gambar 4.27 Form arsip surat keluar online ... 78
Gambar 4.28 Form Internal surat keluar online ... 79
Gambar 4.29 Update data surat keluar berhasil ... 80
Gambar 4.30 Rak arsip surat keluar ... 81
Gambar 4.31 Flowchart Surat Keluar Offline ... 83
Gambar 4.32 Menu data baru surat keluar ... 85
Gambar 4.33 Form surat keluar baru ... 86
Gambar 4.34 Nomor surat keluar offline ... 87
Gambar 4.35 Form update surat keluar offline ... 88
Gambar 4.36 Form arsip surat keluar offline ... 89
Gambar 4.37 Form Internal Surat Keluar ... 90
Gambar 4.38 Data surat keluar berhasil di-update ... 90
Gambar 4.39 Buku ekspedisi ... 92
Gambar 4.40 Rak Arsip Surat Keluar ... 94
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Form Monitoring Magang Lampiran 2 Form Presensi Magang Lampiran 3 Form Penilaian Magang Lampiran 4 Surat Tugas Magang
Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang Lampiran 6 Sertifikat Magang
Lampiran 7 Lampiran Foto Magang
xv ABSTRAK
Friska Rahma Sheila, D1516040, Sistem Kearsipan Elektronik dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada Divisi Kesekretariatan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2019, 100 Halaman
Pengamatan ini dilakukan untuk membahas tentang Sistem Kearsipan Elektronik dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) pada Divisi Kesekretariatan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan bagaimana Sistem Kearsipan Elektronik mengenai surat masuk online, surat masuk offline, surat keluar online dan surat keluar offline dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS).
Pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif dengan cara melalui observasi untuk menggambarkan atau mendapatkan data tentang bagaimana Sistem Kearsipan Elektronik yang dilakukan di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur yang ditulis berdasarkan fakta dan kondisi yang sebenar- benarnya, sumber data tersebut diperoleh melalui wawancara yang dilakukan dengan pegawai PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur, dan juga terdapat dokumen atau arsip sebagai penunjang dalam penulisan.
Hasil pengamatan yang telah diamati oleh penulis di PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur adalah Sistem Kearsipan Elektronik yang proses pengarsipannya secara elektronik dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS). Surat masuk pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur terbagi menjadi dua macam surat yaitu surat masuk online dan surat masuk offline.
Sistem Kearsipan Elektronik pada surat masuk online yang tahapannya dimulai dari penerimaan surat melalui email atau Aplikasi Manajemen Surat (AMS), membuka surat, pendisposisian atau penindaklanjutan surat dan juga pengarsipan surat sedangkan untuk Sistem Kearsipan Elektronik surat masuk offline yang tahapannya dimulai dari penerimaan surat melalui kantor pos atau jasa kurir lainnya, melakukan scanner surat, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pendisposisian atau penindaklanjutan surat dan juga pengarsipan surat yang dilakukan secara elektronik maupun manual. Surat keluar pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Timur juga terbagi menjadi dua macam surat yaitu surat keluar online dan surat keluar offline. Sistem Kearsipan Elektronik pada surat keluar online yang tahapannya dimulai dari pembuatan kosep surat, meminta persetujuan pimpinan, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pengiriman surat secara online dengan menggunakan Aplikasi Manajemen Surat (AMS) dan pengarsipan surat sedangkan untuk Sistem Kearsipan Elektronik surat keluar offline yang tahapannya dimulai dari penyiapan konsep surat, meminta persetujuan pimpinan, pencatatan surat pada Aplikasi Manajemen Surat (AMS), pengiriman surat secara offline dengan melalui kantor pos atau kurir lainnya serta dilengkapi dengan buku eksperdisi pengiriman dan pengarsipan surat.
Kata Kunci : Sistem, Kearsipan, Kearsipan Elektronik, Aplikasi Manajemen Surat
