ISO 9001: 2008
DOCUMENT DEVELOPMENT COMPLIANCE MANUAL
Purwadi, M.Pd
Media Guru
ISO 9001: 2008
Document Development Compliance Manual Oleh: PURWADI, M.Pd.
Editor : Tiara
Desain Sampul : Bowo Tata letak : Rian
Diterbitkan Oleh : Penerbit Media Guru
website : www.mediaguru.co.id
email : [email protected]
Ukuran : 15 x 23 cm Isi : vi + 154 hlm
Cetakan : Pertama Tahun : 2012 ISBN.
Hak Cipta © 2012, pada penulis Hak Publikasi pada Penerbit
Dilarang memperbanyak, memperbanyak sebagian atau seluruh isi dari buku ini dalam bentuk apapun, tanpa izin tertulis dari penerbit.
Mutu merupakan kata kunci dalam Era-Globalisasi yang ditandai dengan begitu banyaknya persaingan yang ketat pada saat ini.
Keberhasilan sekolah Anda dalam upaya untuk menjadi pemenang dalam kompetisi, khususnya dalam dunia pendidikan, sangat ditentukan oleh nilai tambah dan kemampuan sekolah Anda dalam mengelola dan meningkatkan sumberdaya yang dimiliki oleh sekolah Anda sendiri. Maka sekolah Anda harus menyadari bahwa dalam proses perencanaan untuk memenuhi 8 standar pendidikan serta memenuhi harapan-harapan masyarakat. Sekolah Anda wajib untuk mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008 yang fokus pada kepuasan warga sekolah menuju standar mutu pelayanan pendidikan.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di sekolah Anda adalah hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena SMM ISO 9001:2008 memfokuskan pada peningkatan layanan pendidikan dari semua sektor layanan yang ada di sekolah Anda mulai dari WMM (wakil manajemen mutu), kurikulum, sarpras, humas, kesiswaan, SBI, BP/BK, Korma ...untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih baik, mulai dari sistem administrasi pada semua sektor layanan di sekolah Anda, memiliki pengendalian pengarsipan, memiliki prosedur kerja yang oprasional dan terukur, memiliki acuan baku yang disepakati oleh semua warga sekolah, sehingga sekolah Anda dipastikan memiliki kinerja yang terukur dan terencana dengan jelas bahwa apapun yang dikerjakan pasti jelas hasilnya.
Oleh karena itu, ada hal yang sangat penting bahwa penerapan SMM ISO 9001:2008 bukan hanya untuk memenuhi 8 standar pendidikan yang memenuhi kebutuhan masyarakat, namun juga untuk kepentingan sekolah Anda sendiri untuk mendapatkan nilai tambah yang lebih pada
PRAKATA
produk yang sama dengan lembaga-lembaga yang lain. Maka tugas sekolah Anda yang sudah menerapkan SMM ISO 9001:2008 wajib untuk menjadi sekolah referensi bagi lembaga lain, jika sekolah Anda sudah mampu WIN (memenangkan) lembaga lain menjadi jagonya mutu seperti sekolah Anda, maka saya katakan bahwa sekolah Anda telah menemukan kekuatannya dengan SMM ISO 9001:2008.
Pertanyaan saya: Apakah bisa sekolah Anda menjadi jagonya mutu?
Jawabnya pasti BISA. Saya memastikan sekolah Anda dengan berjuang keras serta dibina oleh konsultan yang prima pasti meraih apa yang sekolah Anda mau.
Selamat Berkaya
Purwadi
DAFTAR ISI
PRAKATA ... iii
DAFTAR ISI ... v
BAB 1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 ... 1
BAB 2. Simulation of ISO 9001:2008 ... 29
BAB 3. Standart Quality Service ISO 9001:2008 Proposal ... 53
BAB 4. Milestone ISO 9001:2008 ... 73
BAB 5. Check List Procedure Document ISO 9001:2008 ... 75
BAB 6. Check List Assessment for Education ISO 9001:2008 ... 109
BAB 7. Pengenalan IWA-2 Sebagai Pedoman SMM Pendidikan ... 131
BAB 8. IWA-2:2007 Mengacu pada 8 Standar Pendidikan ... 141
BOOK REFERENCES ... 151
Pendahuluan
0.1 Umum
Penggunaan suatu sistem manajemen mutu merupakan suatu keputusan strategis pada sekolah Anda. Rancangan dan penerapan sistem manajemen mutu di sekolah Anda tentunya dipengaruhi oleh:
a) Lingkungan sekolah, perubahan-perubahan dalam lingkungan sekolah Anda serta hal-hal terkait dengan lingkungan sekolah Anda.
b) Kebutuhan sekolah Anda yang terus meningkat dan bervariasi.
c) Peningkatan pada prestasi, lulusan, dedikasi, SDM yang diberikan oleh sekolah Anda.
d) Proses-proses perencanaan sekolah Anda yang diterapkan.
e) Ukuran serta struktur sekolah Anda.
Tujuan SMM ISO 9001:2008 bukanlah untuk menyeragamkan struktur sistem manajemen mutu atau menyeragamkan dokumen di sekolah Anda. Persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam standar Internasional ini bertujuan untuk melengkapi persyaratan- persyaratan produk mutu sekolah Anda yang mengacu pada 8 standar pendidikan khususnya di negara kita Indonesia. Jadi Informasi yang disebut “CATATAN” adalah panduan dalam memahami atau klarifikasi persyaratan yang terkait. Prinsip-prinsip manajemen mutu yang ditetapkan dalam SMM ISO 9001:2008 dengan berbagai pertimbangan pada peningkatan serta pengembangan standar Internasional.
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008
BAB
1
0.2 Pendekatan Proses
Sekolah Anda perlu memahami bahwa Standar Internasional ini mampu mempromosikan serta mengembangkan pendekatan “PROSES”
pada saat sekolah Anda memulai penerapan dan peningkatan efektivitas suatu sistem manajemen mutu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan.
Agar sekolah Anda bisa berfungsi dengan efektif, maka sekolah Anda harus menerapkan dan mengelola aktifitas-aktifitas yang saling terkait.
Aktifitas atau sekumpulan aktifitas tersebut menggunakan sumber daya, kemudian mengelolanya agar mampu mengubah masukan-masukan menjadi keluaran-keluaran (output) yang dapat dipertimbangkan sebagai suatu proses perencanaan pengembangan sekolah Anda. Pada umumnya seringkali output dari suatu proses secara langsung merupakan masukan- masukan yang sangat berharga untuk proses perencanaan sekolah Anda berikutnya.
Penerapan suatu sistem yang mengelola proses-proses sekolah dalam menjalankan perencanaannya serta indentifikasi dan interaksi antar proses-proses tersebut, dan pengelolaannya untuk menghasilkan suatu hasil yang diinginkan oleh sekolah Anda, inilah yang disebut dengan
“Pendekatan Proses”.
Keuntungan menerapkan prinsip pendekatan proses adalah pengendalian yang terus-menerus berkelanjutan untuk memastikan kelangsungan antara proses-proses SDM dalam sistem proses perencanaannya, termasuk kombinasi, interaksinya, komunikasinya baik internal maupun eksternal.
Pendekatan proses ini dalam sistem manajemen mutu menekankan pentingnya:
a) Pendekatan proses digunakan untuk memahami dan memenuhi persyaratan-persyaratannya.
b) Pendekatan proses adalah kebutuhan untuk mempertimbangkan proses-proses yang memberikan nilai tambah di sekolah Anda.
c) Dengan pendekatan proses diharapkan sekolah mendapatkan hasil- hasil kinerja proses yang efektif.
d) Sekolah Anda mengalami peningkatan secara berkelanjutan berdasarkan atas pengalaman dari proses-proses berdasarkan pada pengukuran tujuan sekolah.
Sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 benar-benar memfokuskan pada sistem yang dibangun bedasarkan persyaratan, tidak ada tujuan yang lain, kecuali untuk peningkatan kepuasan pelanggan di sekolah Anda (warga sekolah). Siapa pelanggan sekolah Anda? Siswa, Wali Murid, Guru, Staff, Karyawan, Kepala Sekolah, lembaga pemasok kebutuhan sekolah Anda, lembaga mitra sekolah Anda ... Jadi SMM ISO 9001:2008 memerhatikan bahwa pelanggan memainkan peran yang sangat penting dalam menetapkan persyaratan-persyaratan sebagai masukan. Pemantauan kepuasan pelanggan di sekolah Anda dengan adanya evaluasi informasi terkait dengan bagaimana persepsi pelanggan terhadap sekolah Anda, sudahkan memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan si sekolah Anda?
Bagaimana metodologi sistem manajemen mutu, yaitu: “Plan, Do, Check. Action” (PDCA), dapat diterapkan di sekolah Anda pada semua unit kerja untuk menjalankan proses-proses perencanaannya?
Ø Plan : Pada tahap perencanaan ini sekolah Anda menetapkan sasaran atau target-target sekolah dan proses perencanaan yang diperlukan untuk memberikan hasil-hasil yang sesuai dengan persyaratan-persyaratan kepuasan pada pelanggan di sekolah Anda serta kebijakan-kebijakan keputusan yang diambil oleh sekolah Anda.
Ø Do : melakukan serta menerapkan proses-proses perencanaan yang sudah di sepakati bersama.
Ø Check : pemeriksaan atau pemantauan dan mengukur terhadap proses-proses sistem manajeman yang diterapakan di sekolah Anda serta mengukur hasilnya (produk jasa layanan mutu pendidikan)
dan kemudian dibandingkan dengan kebijakan-kebijakan, sasaran- sasaran mutu pada tiap unit kerja dengan persyaratan-persyaratan hasil sekolah/produk sekolah dan kemudian melaporkan hasilnya.
Ø Act : mengambil tindakan untuk meningkatkan secara berkelanjutan pada kinerja proses.
Sistem Manajemen Mutu Persyaratan ISO 9001:2008 Ruang Lingkup:
1. Umum
Klausul Standar internasional menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu bahwa suatu organisasi dalam hal ini saya fokuskan pada lembaga sekolah:
a) Sekolah Anda benar-benar ingin menunjukkan secara konsisten produk pendidikan dalam hal ini saya sebut dengan jasa layanan pendidikan yang efektif dan efisien, produk lulusan siswa yang memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan dan mengacu pada 8 standar pendidikan.
b) Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan di sekolah Anda melalui proses-proses manajemen mutu layanan yang berkelanjutan serta jaminan kesesuaian dengan harapan-harapan masyarakat dan perundangan atau peraturan yang berlaku (8 standar pendidikan) Catatan 1: Istilah “Produk” dalam standar Internasional hanya diterapkan untuk:
a) Produk yang ditujukan atau disyaratkan oleh pelanggan. Jika standar internasioal diterapkan pada lembagan sekolah, maka produk yang dihasilkan adalah berupa standar mutu layanan pendidikan yang efektif dan efisien serta lulusan yang diharapkan oleh masyarakat.
b) Setiap hasil produk sekolah yang diinginkan dari proses-proses disebut sebagai realisasi produk pendidikan.
Catatan 2: persyaratan perundangan dan peraturan dianggap sebagai persyaratan yang sah, contoh 8 standar pendidikan
Semua persyaratan dari Standar Internasional ini adalah bersifat umum dan tidak ada format baku dan dimaksudkan agar dapat diterapkan
pada semua organisasi termasuk lembaga pendidikan tanpa mengurangi jenis, ukuran, dan produk sekolah yang dihasilkan.
2. Rujukan Normatif
Dokumen normatif menjadi penting dalam penerapan dokumen ini.
Untuk rujukan yang berlaku hanya edisi terbaru yang diterapkan. Untuk rujukan yang kadaluarsa edisi terakhir dari rujukan dokumen (termasuk adanya perubahan) berlaku.
3. Istilah dan Definisi
Untuk maksud dari standar internasional ini sepanjang teks dalam standar internasional bila terdapat istilah “Produk” hal ini juga berarti
“Jasa”.
4. Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Umum
Organisasi sekolah wajib menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, serta wajib memelihara sistem manajemen mutu secara berkelanjutan yang efektif dan sesuai dengan persyaratan standar internasional yang mengacu pada 8 standar pendidikan.
Maka tugas sekolah harus:
a) Menetapkan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan penerapannya diseluruh unit kerja sekolah Anda.
b) Menetapkan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
c) Menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa operasi serta pengendalian dari proses- proses tersebut menjadi efektif.
d) Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan pemantauan dari proses-proses tersebut.
e) Melakukan pemantauan, pengukuran dan (bila memungkinkan) serta menganalisa proses-proses yang dilakukan.
f) Menerapkan tindakan yang perlu untuk mencapai hasil yang direncakan untuk peningkatan berkelanjutan dari proses tersebut.
Bila sekolah memilih untuk melakukan suatu proses dan dikerjakan oleh pihak lain (Konsultan Manajemen Mutu) untuk mendapatkan hasil produk mutu sekolah yang diharapkan, maka sekolah harus menjamin pengendalian proses-proses tersebut. Tujuannya adalah agar pihak lain (konsultan) tetap pada jalur yang diinginkan sekolah dalam menuju sistem manajemen mutu layanan pendidikan yang diharapkan.
Catatan 1 Proses-proses yang dilakukan baik oleh pihak lain (konsultan) yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu harus mencakup: 1) proses-proses kegiatan manajemen, 2) penyediaan sumber daya, 3) realisasi produk (jasa layanan mutu) sekolah, 4) pengukuran, 5) analisis, dan 6) peningkatan berkelanjutan serta perbaikan berkelanjutan.
Catatan 2 Suatu “proses yang dikerjakan oleh pihak lain” adalah suatu proses yang diperlukan oleh organisasai atau lembaga sekolah untuk sistem manajemen mutu dan yang dipilih oleh sekolah untuk dikerjakan oleh pihak luar (konsultan).
Catatan 3 Memastikan pengendalian atas proses-proses yang dikerjakan oleh pihak luar (konsultan) tidak melepaskan tanggung jawab sekolah untuk memastikan kesesuaian dengan seluruh pelanggan sekolah atau semua warga sekolah.
4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup
a) Pernyataan terdokumentasi pada kebijakan mutu, sasaran mutu, serta pedoman mutu.
b) Prosedur terdokumentasi yang disyaratkan sesuai dengan standar internasional yang mengacu pada 8 standar pendidikan.
c) Dokumen yang dimaksud adalah catatan mutu, yang ditetapkan oleh lembaga sekolah untuk menjamin keefektifan perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian dari proses- prosesnya.
Catatan 1 Jika istilah “Prosedur terdokumentasi” muncul dalam Standar Internasional yaitu prosedur yang telah ditetapkan, didokumentasikan, diterapkan, serta dipelihara oleh sekolah. Jadi suatu prosedur operasional dapat didukung oleh satu atau lebih dokumennya atau format dokumennya.
Catatan 2 Yang harus diingat oleh sekolah Anda bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu tidaklah baku jadi boleh berbeda satu sekolah dengan sekolah yang lain. Mengapa demikian? Karena:
a) Ukuran jenis organisasi atau lembaga dan kegiatannya
b) Kompleksitas proses-prosesnya, interaksinya, serta komptensi dari sumberdaya yang berbeda pula.
Catatan 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis media apa saja yang terpenting sekolah tersebut merasa aman, nyaman, dan mengalami peningkatan mutu sekolah.
4.2.1.1 Pedoman Mutu
Sekolah harus menetapkan dan memelihara pedoman mutu yang mencakup:
a) Ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk di dalamnya terdapat rincian-rincian proses kerja dan alasan-alasan jika terjadi pengecualian.
b) Prosedur mutu harus terdokumentasi dengan baik yang ditetapkan untuk proses pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan kata lain prosedur mutu dijadikan sebagai rujukannya.
c) Prosedur mutu juga menggambarkan secara detail interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu yang dikerjakan oleh masing-masing unit kerja disekolah Anda.
4.2.1.2 Pengendalian Dokumen
Dokumen yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu wajib untuk dikendalikan. Jadi catatan adalah suatu jenis dokumen dan harus dikendalikan dan tidak diperkenan keluar tanpa seijin unit
kerja masing-masing, mengapa demikian? Karena ini sesuai dengan persyratan yang diberikan pada klausul 4.2.4
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan oleh sekolah untuk menentukan pengendalian yang dibutuhkan:
a) Prosedur untuk mensahkan kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b) Prosedur untuk meninjau dan memperbaharui sesuai dengan keperluan dan mengesahkan ulang dokumennya.
c) Prosedur untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dari dokumen yang berlaku diidentifikasi.
d) Prosedur untuk menjamin bahwa versi dokumen yang berlaku dan tersedia di tempat penggunaan di sekolah Anda.
e) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen tetap dapat dibaca dan sudah diidentifikasi.
f) Prosedur untuk menjamin bahwa dokumen yang keluar ditetapkan oleh sekolah yang bertujuan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu teridentifikasi, serta pendistribusian dokumen selalu dikendalikan.
g) Prosedur digunakan untuk mencegah penggunaan yang tidak diharapkan dari dokumen yang kadaluarsa, dan menerapkan identifikasi yang sesuai jika dokumen tersebut disimpan untuk tujuan tertentu.
4.2.1.3 Pengendalian Catatan
Catatan-catatan dibuat oleh sekolah Anda. Catatan tersebut harus memberikan bukti kebenaran dan kesesuaian terhadap persyaratan dan efektivitas pengoperasian sistem manajemen mutu pelayanan di sekolah. Catatan tersebut wajib untuk dikendalikan
Jadi sekolah wajib menetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menentukan pengendalian yang diperlukan oleh sekolah Anda dalam hal: identifikasi, penyimpanan, perlindungan, masa simpan, serta pemusnahan catatan. Sekolah Anda perlu memahami bahwa catatan-catatan mutu yang telah sekolah buat dan disusun secara
rapi harus tetap terbaca, mudah diidentifikasi dan gampang diambil, jadi kalau catatan itu posisinya jauh, maka dekatkan, jika kurang nyaman tatalah atau susunlah menjadi nyaman dan menyenangkan.
Ok!
4.2.2 Tanggung Jawab Manajemen 4.2.2.1 Komitmen Manajemen
Top Manajemen, dalam hal ini adalah Kepala Sekolah Anda, wajib memberikan bukti atas kesungguhannya untuk mengembangkan dan menerapkan sistem manajemen mutu dan secara terus menerus meningkatkan efektifitasnya. Bagaimana Top Manajemen Kepala Sekolah bisa meningkatkan efektifitasnya?
Caranya ialah:
a) Top Manajemen wajib mengkomunikasikan kepada semua warga sekolah tentang pentingnya memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan demikian juga persyaratan perundang-undangan dan peraturan yang mengacu pada 8 standar pendidikan.
b) Top Manajemen harus menetapkan kebijakan mutu.
c) Top Manajemen wajib menjamin bahwa sasaran-sasaran mutu yang telah ditatapkan bersama dilaksanakan dengan penuh komitmen.
d) Top Manajemen memimpin pelaksanaan tinjaun manajemen serta menjamin tersedianya sumber daya yang memadai.
4.2.2.2 Fokus Pelanggan
Manajemen puncak atau saya menyebutnya Top Manajemen wajib menjamin bahwa peryaratan pelanggan harus ditetapkan serta dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan sekolah Anda (klausul 7.2.1 dan 8.2.1)
4.2.2.3 Kebijakan Mutu
Top Manajemen harus menjamin bahwa kebijakan mutu yang telah dibuat dan disepakati oleh semua personel kunci dan warga sekolah harus:
a) Sesuai dengan tujuan mewah sekolah.
b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan serta secara berkelanjutan untuk mendapatkan efektiftas dan efisiensi pada sistem manajemen mutu.
c) Memberikan kerangka yang jelas untuk menetapkan dan melakukan peninjauan pada sasaran-sasaran mutu.
d) Selalu mengkomunikasikan dan dapat dimengerti oleh sekolah.
e) Secara rutin dilakukan tinjuan manajemen agar selalu sesuai.
4.2.2.4 Perencanaan 4.2.2.4.1 Sasaran Mutu
Top Manajemen (Kepala Sekolah) wajib menjamin bahwa sasaran mutu, termasuk pada hal-hal yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan produk Jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan (klausul 7.1) ditetapkan pada fungsi dan tingkatan yang disesuaikan dengan kondisi sekolah. Sasaran mutu sekolah harus dapat diukur keterlaksanaan dan konsisten dengan kebijakan mutu yang sudah disepakati.
4.2.2.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Top Manajemen Kepala Sekolah wajib menjamin bahwa:
a) Perencanaan sistem manajemen mutu dilaksanakan agar memenuhi persyaratan yang diberikan demikian juga dengan sasaran mutu.
b) Integritas sistem manajemen mutu harus dipelihara ketika terjadi perubahan terhadap sistem manajemen direncanakan dan diterapkan.
4.2.2.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 4.2.2.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Kepala sekolah sebagai top manajemen harus menunjuk seorang anggota dari tim manajemen mutu sekolah sebagai WMM (Wakil Manajemen Mutu) yang memiliki tanggung jawab sebagai berikut:
a) Menjamin bahwa proses-proses perencanaan yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, serta dipelihara.
b) Melaporkan kepada Top Manajemen berkenaan dengan kinerja dari sistem manajemen serta kebutuhan untuk peningkatannya.
c) Memastikan bahwa pentingnya kesadaran akan persyaratan kepuasan pelanggan kepada keseluruh jajaran di tiap-tiap unit kerja di sekolah.
Catatan: Tanggung jawab WMM dapat mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar terkait dengan kepentingan sistem manajemen mutu.
4.2.2.6 Tinjauan Manajemen 4.2.2.6.1 Umum
Fungsi penting top manajemen harus secara rutin melakukan tinjauan manajemen mutu di sekolahnya, dalam jangka waktu yang direcanakan yang bertujuan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan, dan efektifitasnya. Tinjauan manajemen mutu ini harus mencakup penilaian terhadap peluang-peluang untuk peningkatan perbaikan dan kebutuhan untuk perubahan yang lebih baik pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu, sasaran mutu sekolah Anda. Jangan lupa bahwa catatan dari tinjuan manajemen harus dipelihara sebagai pijakan menuju perbaikan berkelanjutan yang fokus pada kepuasan pelanggan.
4.2.2.6.2 Masukan Tinjauan Manajemen Mutu sekolah
Hasil dari rapat tinjauan manajemen mutu sekolah harus mencakup informasi mengenai:
a) Hasil audit internal.
b) Umpan balik pelanggan dengan melakukan penyebaran angket kuisioner terhadap tingkat kepuasan pelayanan mutu pendidikan di sekolah.
c) Status tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap hasil angket kepuasan pelanggan.
d) Tindak lanjut dari tinjauan menajemen sebelumnya.
e) Perubahan yang dapat memengaruhi sistem manajemen mutu.
f) Rekomendasi untuk peningktan perbaikan berkelanjutan.
4.2.2.6.3 Keluaran Tinjauan
Hasil atau keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup adanya keputusan serta tindakan yang berhubungan dengan:
a) Peningkatan keefektifan sistem manajemen dan proses-proses perencanaan standarnya.
b) Peningkatan dari produk sekolah (Jasa layanan pendidikan serta kualitas lulusan siswa) yang berhubungan dengan persyaratan kepuasan pelanggan.
c) Kebutuhan sumber daya.
4.3 Manajemen Sumber Daya 4.3.1 Penyediaan Sumber Daya
Sekolah wajib menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan:
a) Untuk menerapkan serta memelihara sistem manajemen mutu, dan secara berkesinambungan untuk meningkatkan sumber daya yang dibutuhkan serta meningkatkan keefektifannya.
b) Untuk mewujudkan tingkat kepuasan pelanggan di sekolah (warga sekolah) dengan memenuhi persyaratan pelanggan atau masyarakat.
4.3.2 Sumber Daya Manusia 4.3.2.1 Umum
Personel yang ditunjuk untuk melakukan pekerjaan yang memengaruhi terhadap kesesuaian persyaratan produk pendidikan haruslah memiliki kompetensi berdasarkan kesesuaian pendidikan, pelatihan, keterampilan, serta pengalamannya.
Catatan: Kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan dapat berdampak secara langsung atau tidak langsung oleh personel yang melakukan suatu pekerjaan di dalam sistem manajemen mutu.
4.3.2.2 Kompetensi, Pelatihan, dan Kepedulian Untuk itu sekolah haruslah:
a) Menetapkan kompetensi yang dibutuhkan untuk personel yang melaksanakan pekerjaan yang memengaruhi kesesuian dengan persyaratan produk pendidikan.
b) Memberikan pelatihan dan mengambil tindakan lainnya untuk memenuhi kebutuhan kompetensi di sekolah.
c) Melakukan evaluasi keefektifan tindakan yang telah dilaksanakan.
d) Memastikan bahwa semua personel kunci benar-benar peduli pada pentingnya kegiatan sistem manajemen mutu dalam tujuannya mencapai sasaran mutu.
e) Memelihara catatan yang sesuai dengan kebutuhan produk pendidikan, keterampilan, dan pengalaman.
4.3.3 Infrastruktur
Sekolah wajib menetapkan, menyediakan, serta memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan. Jadi infrastruktur meliputi:
a) Gedung/bangunan, ruang kerja, serta alat-alat terkait.
b) Peralatan proses (baik perangkat keras dan perangkat lunak) serta.
c) Layanan pendukung seperti transport dan komunikasi atau sistem informasi.
4.3.4 Lingkungan Kerja
Sekolah wajib menetapkan dan mengelola lingkungan kerja sekolah yang nyaman, sesuai dengan yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian persyaratan pada produk pendidikan. Dalam hal ini termasuk 8 standar pendidikan.
Catatan Penting: istilah pada “Lingkungan Kerja” dengan kondisi ketika pekerjaan dilakukan termasuk faktor-faktor fisik lingkungan, serta faktor lainnya seperti keramaian/kebisingan, suhu, kelembaban, cahaya atau cuaca.
4.4. Realisasi Produk Pendidikan
4.4.1 Perencanaan Realisasi Produk Pendidikan
Sekolah harus merencanakan dan mengembangkan proses- proses perencanaan yang dibutuhkan untuk merealisasikan produk pendidikan. Yang harus diingat bahwa realisasi produk pendidikan harus konsisten dengan persyaratan lain yang terkait dari proses sistem manajemen mutu.
Dalam perencanaan realisai produk pendidikan, sekolah wajib menentukan hal-hal berikut:
a) Sasaran mutu sekolah dan persyaratan produk pendidikan.
b) Kebutuhan untuk menetapkan proses-proses dan dokumen- dokumen, menyediakan sumber daya yang spesifik untuk produk pendidikan.
c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan kegiatan yang spesifik yang sekiranya diperlukan untuk produk pendidikan serta kriteria keberterimaan terhadap produk-produk pendidikan yang dibuat.
d) Catatan-catatan mutu yang telah dibuat dan dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi sistem manajemen mutu serta produk pendidikan yang dihasilkan memenuhi persyaratan.
Keluaran atau bentuk produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan) harus dalam bentuk yang sesuai dengan metode operasi sekolah.
Catatan 1 Dokumen yang menjelaskan proses sistem manajemen mutu, sumber daya yang diterapkan untuk produk pendidikan tertentu misalnya: proyek atau kontrak tertentu, dapat dirujuk pada rencana mutu sekolah.
Catatan 2 Sekolah dapat juga menerapkan persyaratan yang diberikan (klausul 7.3) untuk mengembangkan proses produk pendidikan.
4.4.2 Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
4.4.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berhubungan dengan produk pendidikan
Maka Sekolah harus menetapkan:
a) Persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan sekolah (warga sekolah), termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan setelah penyerahan.
b) Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh warga sekolah (pelanggan sekolah), tetapi dibutuhkan untuk ditetapkan atau untuk penggunaan tertentu.
c) Persyaratan perundangan dan peraturan yang terkait dengan produk-produk pendidikan.
d) Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh sekolah.
4.4.2.2 Tinjauan Persyaratan yang Terkait Dengan Produk Pendidikan Sekolah wajib melakukan peninjauan terhadap prasyarat yang terkait dengan produk pendidikan. Tujuan ini harus dilaksanakan sebelum sekolah berjanji untuk memberikan produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan serta hasil lulusan) kepada masyarakat, dan harus memastikan bahwa:
a) Persyaratan produk pendidikan sudah ditetapkan.
b) Sekolah memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan.
4.4.2.3 Komunikasi Pelanggan Sekolah
Sekolah wajib menentukan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk berkomunikasi, baik internal antar unit kerja di sekolah maupun komunikasi eksternal pada warga sekolah maupun personal kunci, yang berhubungan dengan:
a) Informasi produk pendidikan.
b) Permintaan penawaran, penanganan kontrak atau order, termasuk di dalamnya jika terjadi perubahan.
c) Umpan balik dengan memberikan angket kepuasan pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
4.4.3 Rancangan dan Pengembangan
4.4.3.1 Perencanaan Rancangan dan Pengembangan
Sekolah wajib merencanakan dan mengendalikan rancangan dan pengembangan produk pendidikan tersebut. Selama perencanaan rancangan serta pengembangannya, sekolah wajib menentukan:
a) Tahapan-tahapan rancangan dan pengembangannya.
b) Tinjauan manajemen, verifikasi, dan validasi yang mencukupi untuk setiap tahapan rancangan dan pengembangannya.
c) Tanggung jawab dan wewenang untuk rancangan dan pengembangannya.
Sekolah wajib mengelola hubungan antar unit kerja disekolah (waka kur, humas, sarpras, kesiswaan ...) yang terlibat dalam rancangan dan pengembangannya untuk memastikan komunikasi internal yang efektif dan kejelasan tugas dan tanggung jawab.
Keluaran perencanaan harus diperbaharui, disesuaikan dengan kondisi serta keperluan, sejalan dengan kamajuan rancangan serta pengembangannya.
Catatan Tinjauan rancangan dan pengembangan, verifikasi dan validasi mempunyai tujuan yang berbeda. Hal tersebut dapat dilakukan, kemudian dicatat secara terpisah atau digabungkan, sesuai kebutuhan untuk produk pendidikan di sekolah.
4.4.3.2 Masukan Rancangan dan Pengembangan
Masukan yang berhubungan denngan persyaratan produk pendidikan wajib dicatat kemudian ditetapkan, dipelihara (klausul 4.2.4). Jadi masukan tersebut wajib mencakup:
a) Persyaratan fungsional dan kinerja.
b) Persyaratan perundangan dan peraturan yang berlaku.
c) Bila dapat ditetapkan, informasi yang diperoleh dari rancangan sebelumnya yang serupa.
d) Persyaratan lainnya yang perlu untuk rancangan dan pengembangannya.
Setiap masukan wajib ditinjau kecukupannya. Persyaratan wajib lengkap, jelas, dan tidak saling bertentangan.
4.4.3.3 Keluaran Rancangan dan Pengembangan
Keluaran rancangan dan pengembangan harus dalam bentuk yang dapat dibuktikan kesesuaiannya dengan masukan rancangan dan harus disetujui sebelum diterbitkan:
Keluaran Rancangan dan Pengembagannya wajib:
a) Memenuhi persyaratan masukan rancangan dan pengembangannya.
b) Memberi informasi yang tepat untuk pembelian, pemberian jasa layanan mutu pendidikan.
c) Menetapkan karakteristik produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan) yang perlu untuk penggunaan yang efektiif, aman, serta benar.
Catatan Informasi untuk jasa layanan mutu sekolah dan penyediaan jasa dapat secara detail serta dipelihara.
4.4.3.4 Tinjauan Rancangan dan Pengembangan
Pada tahapan yang sesuai, tinjauan yang sistematis terhadap rancangan dan pengembangan wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1).
a) Untuk mengevaluasi kemampuan dari hasil rancangan dan pengembangan wajib memenuhi persyaratan.
b) Untuk mengidentifikasi masalah dan usaha tindakan yang dibutuhkan.
Peserta pada tinjauan manajemen tersebut harus meliputi wakil dari masing-masing unit kerja di sekolah yang berkaitan dengan tahapan rancangan dan pengembangan sekolah yang sedang ditinjau. Catatan hasil dari hasil tinjauan dan tindakan yang diperlukan harus dipelihara (kalusul 4.2.4).
4.4.3.5 Verifikasi Rancangan dan Pengembangan
Verifikasi wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1) untuk memastikan bahwa keluaran rancangan dan pengembangannya telah memenuhi persyaratan masukan rancangan dan pengembangan. Catatan verifikasi dan tindakan yang diperlukan wajib dipelihara (klausul 4.2.4).
4.4.3.6 Validasi Rancangan dan Pengembangan
Validasi rancangan dan pengembangan wajib dilaksanakan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.3.1) untuk memastikan bahwa hasil produk pendidikan (jasa layanan mutu pendidikan) mampu memenuhi persyaratan yang ditetapkan atau maksud penggunaan yang diketahui. Jika dapat dilaksanakan, validasi harus dilaksanakan sebelum penyerahan atau diimplementasikan.
Catatan hasil dari validasi dan tindakan yang diperlukan harus dipelihara (klausul 4.2.4).
4.4.3.7 Perubahan Rncangan dan Pengembangan
Perubahan atas rancangan dan pengembangannya wajib diidentifikasi dan catatannya dipelihara. Perubahan wajib ditinjau, diverifikasi, dan divalidasi, sesuai dengan kemungkinan yang ada, dan disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan perubahan rancangan dan pengembangan termasuk evaluasi pengaruh dari perubahan pada komponen unit kerja sekolah dan hasil produk pendidikan.
Catatan hasil dari tinjauan perubahan dan tindakan yang diperlukan harus dijaga (klausul 4.2.4).
4.4.4 Pembelian
4.4.4.1 Proses Pembelian
Sekolah wajib memastikan bahwa produk (barang dan jasa) yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditetapkan.
Jenis dan jangkauan pengendalian yang diterapkan kepada pemasok dan produk (barang dan jasa) yang dibeli tergantung dari pengaruh produk yang dibeli untuk realisasi produk pendidikan berikutnya.
Sekolah harus mengevaluasi dan memilih pemasok berdasarkan pada kemampuannya untuk memasok produk (barang dan jasa) sesuai dengan persyaratan sekolah. Kriteria untuk pemilihan, evaluasi yang ditetapkan. Catatan hasil evaluasi dan bila tindakan yang diperlukan sebagai hasil evaluasi tersebut wajib dipelihara (klausul 4.2.4).
4.4.4.2 Informasi Pembelian
Informasi pembelian wajib menjelaskan produk yang akan dibeli:
a) Persyaratan untuk persetujuan produk, pengguna, proses dan peralatan.
b) Persyaratan kualifikasi personal.
c) Persyaratan sistem manajemen mutu.
4.4.4.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
Sekolah harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lainnya yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk (barang dan jasa) yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditetapkan.
4.4.5 Produksi dan Penyediaan Jasa
4.4.5.1 Pengendalian Produksi (dokuman) dan Penyediaan Jasa
Sekolah harus merencanakan dan melaksakan produksi (hasil dokumen maupun lulusan) dan penyediaan jasa layanan mutu pendidikan dalam keadaan terkendali. Keadaan yang terkendali wajib mencakup, apabila dapat diterapkan:
a) Ketersediaan informasi yang menjelaskan karakteristik produk b) Ketersediaan instruksi kerja, sesuai kebutuhan, dan jika diperlukan c) Penggunaan peralatan yang memadai
d) Ketersediaan dan penggunaan peralatan pemantauan dan pengukuran
e) Penerapan pemantauan dan pengukuran
f) Penerapan kegiatan pelepasan, penyerahan, dan setelah penyerahan
4.4.5.2 Validasi Proses-Proses Produksi (barang, alat) dan Penyediaan Jasa
Sekolah wajib melakukan validasi setiap proses produksi dan penyediaan jasa dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi dengan pemantauan atau pengukuran. Ini mencakup proses dimana kekurangan tersebut dapat dilihat hanya setelah produk digunakan atau pelayanan telah diserahkan.
Validasi wajib memeragakan kemampuan proses tersebut termasuk, sesuai kebutuhan:
a) Menetapkan kriteria untuk tinjauan dan pengesahan proses.
b) Pengesahan peralatan dan kualitas personel.
c) Penggunaan metode dan prosedur yang spesifik.
d) Persyaratan melalui catatan (klausul 4.2.4).
e) Valudasi ulang.
4.4.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Bilamana sesuai, sekolah harus mengidentifikasi produk pendidikan melalui cara-cara yang tepat selama realisasi produk.
Sekolah harus mengidentifikasi statas produk pendidikan sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran selama realisasi produk.
4.4.5.4 Barang Milik Pelanggan
Sekolah harus merawat barang milik pelanggan (bantuan wali murid, paguyuban...) selama berada di bawah kendali sekolah atau digunakan oleh sekolah. Sekolah harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, dan menjaga barang milik pelanggan jika hilang, rusak, ataupun ditemukan tidak sesuai untuk pengunaannya, hal ini harus dilaporkan ke pelanggan dan catatannya dijaga (klausul 4.2.4).
Catatan Barang milik pelanggan dapat termasuk hak intelektual.
4.4.5.5 Pemeliharaan Produk
Sekolah wajib menjaga produk pendidikan selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksud untuk menjaga kesesuaian produk. Bila sesuai, pemeliharaan harus meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan jika diperlukan, penyimpanan, dan perlindungan. Pemeliharaan juga harus berlaku pada komponen produk.
4.4.6 Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
Sekolah wajib menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan alat pemantauan serta pengukuran yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan.
Sekolah wajb menetapkan proses untuk memastikan keabsahan hasilnya, alat pengukuran harus:
a) Dikalibrasi atau diverifikasi, atau keduanya, pada jangka waktu tertentu, atau sebelum dipakai, terhadap standar pengukuran internasional atau nasional (8 standar pendidikan).
b) Disesuaikan dengan keperluan.
c) Diidentifikasi agar status kalibrasi dapat dipastikan.
d) Dijaga, dilindungi dari kerusakan dan kesalahan selama penanganan, perawatan, dan penyimpanan.
Selain itu, sekolah wajib menilai dan mencatat keabsahan hasil pengukuran bila peralatan ditemukan tidak sesuai dengan persyaratannya. Sekolah wajib mengambil tindakan perbaikan yang sesuai pada peralatan dan produksi yang terkena dampaknya.
Bila digunakan pada pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu, kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi penerapan yang dimaksud wajib disahkan.
Catatan Konfirmasi kemampuan software komputer untuk memenuhi tujuan aplikasi dapat termasuk verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk memelihara kesesuaiannya dalam penggunaan
5. Pengukuran, Analisa dan Peningkatan 5.1 Umum
Sekolah wajib merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan proses yang diperlukan:
a) Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk jasa layanan mutu pendidikan.
b) Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
c) Untuk secara berkelanjutann meningkatkan keefektifan sistem mmanajemen mutu.
5.2 Pemantauan dan Pengukuran 5.2.1 Kepuasan Pelanggan
Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, sekolah wajib memantau informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan warga sekolah apakah sekolah telah memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan? Metode-metode untuk mendapatkan dan mengunakan informasi ini harus ditetapkan.
Catatan Memantau persepsi pelanggan dapat termasuk mendapatkan masukan dari berbagai sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai jasa layanan mutu sekolah yang diterapkan, survei opini, ucapan selamat, klaim garansi, laporan-laporan pihak luar.
5.2.2 Audit Internal
Sekolah wajib melaksanakan audit internal yang direncanakan secara berkala untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu:
a) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1) terhadap persyaratan standar internasional ini dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.
b) Sudah diterapkan secara efektif dan terjaga.
Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area atau unit kerja yang akan
diaudit, juga hasil audit sebelumnya. Kriteria audit meliputi ruang lingkup, frekuensi dan metodenya harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan kenetralan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Dalam proses internal audit sekolah bisa melakukan dengan sistem silang antar unit kerja di sekolah Anda
Prosedur terdokumentasi wajib dibuat untuk menetapkan tanggung jawab dan persyaratan-persyaratan untuk merencanakan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit.
Manajemen bertanggung jawab atas yang telah diaudit harus memastikan bahwa tindakan telah diambil tanpa untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.
Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan melaporkan hasil-hasil verifikasi (klausul 8.5.2).
5.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Sekolah wajib menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan, jika dapat diterapkan, pengukuran proses-proses sistem menajemen mutu. Metode tersebut harus bisa memeragakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak terpenuhi, maka langkah koreksi dan tindakan koreksi atau perbaikan harus diambil, sesuai dengan keperluan.
5.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Pendidikan
Sekolah wajib memonitor dan mengukur karakteristik produk pendidikan untuk membuktikan bahwa persyaratan produk pendidikan telah terpenuhi. Kegiatan ini wajib dilakukan dalam tahapan proses realisasi produk pendidikan yang sesuai menurut pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1). bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dijaga dengan baik.
Catatan mutu harus mengindikasikan personel yang berwenang dalam melepaskan produk pendidikan (klausul 4.2.4).
Pelepasan atau pengesahan produk pendidikan dan penyerahan jasa tidak boleh dilaksanakan sampai seluruh pengaturan yang direncanakan telah dilengkapi dengan memuaskan, atau jika tidak, atas persetujuan dari pihak yang berwenang, jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah yaitu semua elemen-elemen warga sekolah.
5.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk Pendidikan
Sekolah wajib memastikan bahwa produk Pendidikan yang tidak sesuai dengan persyaratan produk pendidikan, diidentifikasi serta dikendalikan untuk mencegah pengunaan atau penyerahan yang tidak diinginkan. Pengendalian serta tanggung jawab dan wewenang terkait untuk memperlakukan ketidaksesuaian produk jasa layanan mutu pendidikan harus ditetapkan dalam bentuk prosedur terdokumentasi.
Jika dapat diterapkan, sekolah wajib memperlakukan ketidaksesuaian produk pendidikan dengan cara:
a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.
b) Kewenangan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan di bawah konsesi oleh yang berwenang yang terkait dan jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah.
c) Mengambil tindakan untuk menghindarkan penggunaan atau penerapan sesuai tujuan semula.
d) Mengambil tindakan yang sesuai pada dampak atau potensi dampak, ketidaksesuaian saat ketidaksesuaian produk pendidikan ditemukan setelah penyerahan atau saat penggunaan.
Bila ketidaksesuaian telah diperbaiki maka wajib dilakukan verifikasi ulang untuk memperlihatkan keksesuaian dengan persyaratan.
Catatan ketidaksesuaian yang terjadi dan tindakan yang diambil selanjutnya, termasuk konsesi yang diperoleh harus dijaga dengan konsisten.
5.4 Analisa Data
Sekolah wajib menentukan, mengumpulkan, dan menganalisa data yang sesuai untuk memeragakan kelayakan dan keefektifan sistem manajemen mutu dan mengevaluasi jika peningkatan berkelanjutan yang efektif dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Kegiatan ini harus meliputi data yang diambil sebagai hasil pemantauan dan pengukuran serta dari sumber lainnya yang terkait.
Analisa data wajib memberikan informasi yang berhubungan dengan:
a) Kepuasan pelanggan (klausul 7.2.1).
b) Kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan (klausul 7.2.1).
c) Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan preventif (klausul 8.2.3 dan 8.2.4).
d) Para pemasok (klausul 7.4).
5.5 Peningkatan
5.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
Sekolah wajib meningkatkan secara berkelanjutan keefektifan sistem menajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan korektif, serta preventif, dan tinjauan manajemen.
5.5.2 Tindakan Kotektif
Sekolah wajib mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kejadian tersebut. tindakan korektif harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian yang ditimbulkan.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:
a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan).
b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.
c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.
d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).
e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.
5.5.3 Tindak Preventif (pencegahan)
Sekolah harus menentukan tindakan untuk menghilangkan peyebab yang berpotensi dapat menimbulkan ketidaksesuaian untuk mencegah hal-hal tersebut terjadi. Jadi tindakan preventif ini harus sesuai dengan dampak dari masalah potensial tersebut.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:
a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan warga sekolah).
b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.
c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.
d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).
e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.
Semoga bermanfaat
“No action nothing happen When you take action miracle happen
Knowledge is something Action is everything
Knowledge and action is perfecting”
Take acTion now!!!
SIMULATION OF ISO 9001 : 2008
1. Apakah Organisasi ISO
Organisasi Standar Internasional yang telah diakui lebih dari 175 negara dan berdiri pada tahun 1947 di Jenewa, Swiss, yang bertujuan untuk mengembangkan dan mempromosikan standar-standar umum yang berlaku secara Internasional yang bertujuan untuk memajukan pengembangan standarisasi dan aktivitas yang terkait di seluruh dunia dan hasilnya berupa persetujuan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional.
2. Apakah ISO
Perlu kita bahwa ISO bukanlah akronim, ISO merupakan makna kecil (short form) Organisasi Standar Internasional. ISO diambil dari bahasa Yunani “ISOS” yang berarti “sama” seperti Isoterm (suhu yang sama) Isometric (dimensi yang sama) & Isobar (tekanan yang sama) pengunaan kata ISO untuk memudahkan penggunaannya.
3. Worldwide Total of ISO 9001:2008
Pengguna ISO lebih dari 175 Negara diseluruh dunia pada tahun 2003 s/d 2007 : dan top 10 countries yang mengimplementasikan ISO 9001:2008 certificate adalah China, Italy, Japan, Spain, India, Jermany, USA, UK, France, Netherlands.
BAB
2
4. Apakah Standar ISO 9001:2008
Yang dimaksud dengan Standar adalah persetujuan terdokumentasi yang berisi spesifikasi dan kriteria lainnya untuk digunakan secara konsisten sebagai peraturan, petunjuk atau definisi karakteristik untuk memastikan bahwa material, produk/dalam dunia pendidikan produk yang dimaksud Lulusan atau Jasa Pendidikan, proses dan layanan sesuai dengan tujuannya. Saya contohkan kartu kredit, kartu telepon, dan kartu lainnya sesuai standar internasional yang ditetapkan ISO dengan ketebalan optimal 0,76 mm sehingga dapat digunakan diseluruh dunia.
5. Apa Fokus ISO 9001:2008
Fokus ISO adalah Persyaratan minimal untuk menerapkan sistem manajemen mutu, merupakan standar sistem manajemen mutu atau standar percepatan layanan bukan standar Produk, sebagai acuan untuk meninjau keefektifan sistem manajemen mutu, bertujuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, dan dapat diterapkan untuk internal sekolah, organisasi, lembaga, kelompok ... untuk memperoleh sertifikasi atau tujuan kontrak.
6. Terminologi dan Definisi ISO 9001:2008
SMM ISO 9001:2008 : Supplier (Wali Murid) - Organisasi (Sekolah) - Pelanggan (Siswa) dan fokus ISO 9001 adalah pada “Kepuasan Pelanggan” jadi produk bukan hanya barang, tetapi juga dapat berarti JASA Layanan Mutu Pendidikan. Untuk itu SMM ISO 9001:2008 diakui serta dijadikan standar prasyarat minimal menuju standar mutu layanan pendidikan yang efektif dan efisien di lembaga pendidikan.
7. Alasan Dasar Menerapkan SMM ISO 9001:2008
Membantu organisasi, lembaga, kelompok... dalam meningkatkan mutu layanan pendidikan yang fokus pada kepuasan pelanggan, mengajak organisasi lembaga, kelompok.... menganalisis persyaratan pelanggan menetapkan proses yang memberi sumbangan bagi pencapaian produk dan jasa layanan mutu pendidikan yang diterima oleh
pelanggan dan menjaga proses-proses ini terkendali, memberi keyakinan pada organisasi, lembaga, kelompok... dan pelanggannya bahwa sistem mampu memberikan produk dan jasa mutu layanan pendidikan yang konsisten memenuhi persyaratan, memberikan kerangka kerja bagi perbaikan berkelanjutan dan meningkatkan kepuasan pelanggan serta pihak berkepentingan lainnya.
8. Mengapa Menerapkan ISO 9001:2008 pada Lembaga Pendidikan
Penerapan ISO pada dunia pendidikan adalah upaya sadar untuk memberdayakan sekolah melalui aspek mutu jasa layanan mutu pendidikan dan lulusan dan kepuasan pelanggan. SMM ISO 9001:2008 adalah satu-satunya Standar Sistem Manajemen Mutu yang diakui secara Internasional dan bersifat global.
9. Kondisi Sekolah pada Umumnya:
A. Tidak memiliki komitmen manajemen.
B. Tidak fokus pada pelanggan (warga sekolah) sekolah.
C. Tidak memiliki kebijakkan mutu.
D. Tidak memiliki perencanaan.
E. Tidak memiliki sasaran mutu pada tiap-tiap unit kerja (waka kurikulum, humas, sarpras ...) di sekolah.
F. Tidak memiliki tanggung jawab dan wewenang yang jelas.
G. Tidak memiliki komunikasi internal (antar warga sekolah atau unit kerja) yang baik.
H. Tidak melakukan rapat tinjauan manajemen.
I. Tidak memiliki desain pengembangan.
J. Tidak memiliki tindakan perbaikan.
K tidak memiliki tindakan pencegahan.
Jika kondisi Lembaga sekolah seperti ini sudah dapat dipastikan akan sulit berkembang apalagi untuk mendapatkan nilai tambahnya.
10. Bayangkan Jika Kondisi Sekolah Seperti Berikut ini:
A. Tidak ada instruksi kerja atau informasi tertulis.
B. Instruksi kerja tidak di taati.
C. Tidak ada bukti atau dokumen alias hilang dan tidak terkendali.
D. Rekaman sulit ditemukan.
E. Dokumen-dokumen tidak terkontrol.
F. Melakukan perubahan yang bukan wewenangnya.
G. Penataan di dalam dan luar sekolah kurang baik.
H. Meletakkan barang tidak pada tempatnya.
I. Status barang tidak jelas.
J. Komplain pelanggan (warga sekolah: siswa, guru, staff, karyawan, wali murid ...) tidak ditangani sampai tuntas.
Sekolah dengan kondisi seperti ini adalah mempercepat untuk tidak tumbuh, bahkan cepat atau lambat akan tergilas dengan waktu. Mengapa demikian? Harapan-harapan masyarakat pada mutu pendidikan akan terus meningkat dan semakin tinggi, jika sekolah tidak lagi mampu memberikan lebih yaa rest in piece saja.
11. Keuntungan Menerapkan SMM ISO 9001:2008
A. Adanya jaminan organisasi untuk menerapkan SMM & produk atau keluaran lulusan sekolah yang dihasilkan sesuai dengan keinginan dan harapan-harapan masyarakat.
B. Setiap unit kerja di sekolah (para Waka) Anda mempunyai kejelasan tugas & tanggung jawab. Jadi dipastikan tidak akan terjadi tumpang tindih kewenangan dalam menjalankan manajemen proses perencanaan sekolah.
C. Terwujudnya ketepatan dan percepatan mutu layanan pendidikan disemua unit kerja sekolah.
12. Keluarga ISO 9001:2008
A. Perubahan yang signifikan dari versi 1994 ke versi 2000 adalah Polanya yaitu : plan - do – check - action (PDCA).
B. Pendekatan Proses.
C. Penekanan pada kepuasan pelanggan.
D. Peningkatan berkesinambungan.
E. Penekanan peran & tanggung jawab manajemen puncak (Top Manajemen atau Kepala Sekolah) terhadap SMM sekolah.
13. Standar SMM ISO 9001:2008
Dikembangkan dengan memperhatikan 8 Prinsip Manajemen Mutu Disusun dengan pola Pendekatan Proses (Process Approach) yaitu :
“Suatu sistematika identifikasi dan pengaturan proses dan interaksi antar proses tersebut.” Penekanan Tujuan pada : Pencapaian Kepuasan Pelanggan Peningkatan Berkelanjutan (Continual Improvement).
14. Apa Manfaat Penerapan SMM ISO 9001:2008
Nilai tambah sekolah dengan menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah adanya konsistensi dalam pelaksanaan aktivitas-aktivitas di sekolah, organisasi, lembaga, kelompok... dengan kemampuan tindak telusur dan pemastian mutu, adanya aspek pengendalian dan pencegahan, karena :
A. Menetapkan secara jelas tanggung jawab dan wewenang dari personal kunci.
B. Mendokumentasikan prosedur.
C. Adanya sistem kontrol yang tersistem (Formulir Kerja) dengan Internal Audit dan Ekternal audit manajemen.
D. Sekolah, lembaga, organisasi, kelompok ... akan menerapkan prinsip Organisasi Pembelajar (learning organization).
15. Apa Target Yang Akan Dicapai Oleh Sekolah Anda, Misalnya:
A. Menekan tingkat keluhan ketidak puasan pelanggan, dalam menerima layanan pendidikan dan pelatihan hingga 10%.
B. Terdapat peningkatan nilai Ujian Nasional … menjadi …
C. Terdapat peningkatan nilai dengan standar kelulusan nasional pada UAN 5,60 memjadi 6,69 peningkatan 35%.
D. Tutor 75% sudah memiliki sertifikat TOEFL.
E. Tutor 75% menggunakan Bahasa Inggris dalam berkomunikasi rutin disekolah.
F. Peningkatan keterserapan tamatan SD ke SMP Negeri, SMP ke SMA Negeri dan SMA ke PT Negeri terbaik di Indonesia maupun luar negeri.
G. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu … H. Meraih juara ... Tingkat ..
I. Memberikan pelayanan online … J. 99% fokus pada kepuasan pelanggan ..
Silakan sekolah Anda belajar membuat keputusan mulai dari sekarang untuk menentukan target-target sekolah dengan mengunakan skala prioritas dan terukur, baik jangka pendek maupun jangka panjang, kemudian menerapkan SMM ISO 9001:2008 adalah sebagai media untuk mewujudkan apa yang sekolah Anda targetkan. Amin
16. Alat Pengukur Sasaran atau Target Mutu Sekolah Anda adalah “ SMART”
S : Spesifik (bukan bersifat umum) M : Measurable (dapat diukur) A : Achievable (dapat dicapai)
R : Realistic (berorientasi pada proses)
T : Time Frame (jelas kerangka waktu pelaksanaanya)
Saya sarankan hidari cara berpikir yang ekstrim untuk pengembangan sekolah Anda, misalnya sekolah Anda sangat ingin sekali membuat ruang khusus yang disebut Space Room (ruang luar angkasa) seperti hal sekolah-sekolah di Jepang, jika keinginan tersebut tidak realistis (anggarannya) dan tidak mungkin dicapai, maka sekolah Anda tidak perlu untuk memaksakan diri. Jadi susunlah dan ciptakan sasaran mutu sekolah yang SMART dengan cara sharing dengan warga sekolah.
17. Mengapa SMM ISO 9001:2008 dibutuhkan pada dunia pendidikan
A. Pada awal tahun 2005 ISO 9001:2008 kemudian didukung oleh IWA-2:2007 yang fokus pada 8 standar pendidikan mulai dirintis oleh pemerintah adalah sistem manajemen mutu yang secara luas telah diakui manfaatnya secara Nasional maupun Internasional untuk pemastian mutu di organisasi, lembaga, kelompok, sekolah, perguruan tinggi ....
B. Adanya sistem yang konsisten dalam menjalankan manajemen perencanaan dan proses pada setiap sub unit kerja di sekolah Anda.
C. Adanya sistem pengendalian dan pencegahan baik pada pengendalian dokumen serta pencegahan terhadap proses- proses manajemen yang tidak sesuai.
D. Adanya sistem untuk peningkatan secara berkelanjutan (continual improvement) di sekolah Anda.
18. 6 Prosedur yang Dipersyaratkan oleh SMM ISO 9001:2008
A. Prosedur pengendalian dokumen. (4.2.3) B. Prosedur pengendalian rekaman (4.2.4) C. Prosedur Audit Internal.(8.2.2)
D. Pengendalian produk tidak sesuai ( 8.3) E. Prosedur Tindakan Koreksi (8.5.2) F. Prosedur Tindakan Pencegahan (8.5.3)
Klausul 4.2.3
Pengendalian Dokumen
“Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan oleh organisasi” harus dikendalikan dengan suatu Prosedur Terdokumentasi.
A. Pengendalian mencakup pada kegiatan:
1) Persetujuan untuk penerbitan.
2) Peninjauan dan pembaharuan.
3) Identifikasi atas perubahan dan status revisi terakhir.
4) Tersedianya dokumen pada tempat penggunaan.
5) Mudah diidentifikasi dan tetap jelas.
6) ldentifkasi dan distribusi mencakup untuk dokumen eksternal.
7) Mencegahan penggunaan dokumen yang kadaluwarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut.
B. Persetujuan penerbitan dokumen dilakukan oleh pihak yang diberi kewenangan untuk melakukan peninjauan dan pengesahan dokumen. Hal ini dapat dilakukan pada tiap-tiap bagian atau departemen dalam organisasi, lembaga, kelompok, sekolah... atau dipusatkan kepada satu pihak seperti Wakil Manajemen Mutu.
C. Khusus untuk penerbitan manual Mutu, Kebijakan dan Sasaran Mutu, pada umumnya pengesahan untuk penerbitan dilakukan oleh Pimpinan Manajemen (Kepala Sekolah).
D. Suatu daftar Induk Dokumen (Master list) harus tersedia untuk mengendalikan dokumentasi sistem manajemen mutu.
E. Perubahan dokumen dilakukan dengan cara mengajukan permohonan perubahan berikut dengan alasannya.
F. Distribusi dokumen dilakukan dengan cara melakukan serah terima dokumen dan dicatat termasuk penarikan dokumen yang kadaluwarsa.
Klausul 4.2.4
Pengendalian Catatan
Catatan harus ditetapkan, dipelihara dan dikendalikan dengan suatu Prosedur Terdokumentasi sebagai bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu yang dijalankan oleh sekolah Anda.
A. Catatan harus jelas dan mudah diidentifikasi dan ditemukan.
B. Catatan Mutu yang dikendalikan tidak terbatas hanya kepada catatan mutu yang disyaratkan oleh standar, tetapi mencakup catatan-catatan yang diperlukan oleh organisasi sebagai alat kendali atas kegiatan perencanaan dan operasionalnya di sekolah Anda.
C. Pengendalian Catatan mencakup identifikasi, penyimpanan, perlindungan, penarikan, lama simpan dan disposisinya.
Klausul 8.2.2 Internal Audit
Internal Audit harus dilakukan pada jangka waktu yang direncanakan untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah sesuai dengan rencana dan persyaratan organisasi, lembaga, kolompok, sekolah... serta Standar Internasional; Dipelihara dan efektif diterapkan.
A. Program audit harus direncanakan dengan memerhatikan status dan kepentingan dari proses dan bagian atau area yang akan diaudit termasuk hasil dari audit sebelumnya.
B. Tujuan, ruang lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan.
C. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan obyektifitas dan keseragaman dari proses audit, jadi yang perlu sekolah Anda pegang teguh bahwa audit internal bukan lahan untuk mencari-cari kesalahan orang, teman, bagian ... lain. Akan tetapi, untuk berlomba-lomba dalam perbaikan mutu pendidikan di sekolah Anda.
D. Auditor tidak boleh melakukan audit terhadap pekerjaannya sendiri. Dalam proses Audit internal dilakukan dengan model silang, misalnya: Waka kurikulum mengaudit waka sarpras, waka sarpras mengaudit waka humas ...
E. Prosedur Terdokumentasi harus tersedia untuk menetapkan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit termasuk pelaporan dan pencatatannya.
F. Manajemen bagian yang diaudit (Auditee) harus memastikan dilakukannya tindakan koreksi tepat waktu untuk menghilangkan ketidak-sesuaian dan penyebabnya yang ditemukan.
G. Tindak lanjut perlu dilakukan untuk memeriksa tindakan yang diambil dan melaporkan hasil pemeriksaan tersebut.
Klausul 8.3
Pengendalian Jasa Pendidikan Yang Tidak Sesuai
Sistem pelayanan sekolah yang tidak sesuai dengan persyaratan harus diidentifkasi dan dikendalikan untuk mencegah pengiriman atau penggunaan yang tidak sesuai.
A. Prosedur Terdokumentasi harus disediakan untuk mengendalikan produk yang tidak sesuai, mencakup tanggung jawab dan wewenang untuk peninjauan dan penyelesaian masalah yang terjadi.
B. Tindakan yang harus dilakukan atas produk yang tidak sesuai antara lain dengan cara: melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian; menyetujui penggunaannya, menerima dengan konsesi dengan kuasa yang berwenang atau pelanggan jika dimungkinkan; melakukan tindakan untuk mencegah penggunaan sesungguhnya.
C. Catatan atas ketidaksesuaian yang terjadi berikut tindakan yang dilakukan dan hasilnya harus tersedia.
D. Produk yang telah diperbaiki harus dilakukan verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian persyaratannya.
E. Jika ketidaksesuaian ditemukan setelah POS, Format, Instruksi kerja... dikirim atau digunakan, maka suatu tindakan harus dilakukan sebagai konsekuensi atas terjadinya ketidaksesuaian tersebut.
Klausul 8.5.2 Tindakan Koreksi
Tindakan Koreksi harus dilakukan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka mencegah terulangnya hal tersebut.
A. Tindakan Koreksi harus tertuju pada akibat dari masalah yang ditemukan.
B. Prosedur Tindakan Koreksi harus menetapkan persyaratan untuk:
1) Meninjau ketidaksesuaian yang terjadi, termasuk keluhan pelanggan.
2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian.
3) Mengevaluasi perlunya tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terjadi lagi.
4) Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.
5) Mencatat hasil tindakan koreksi.
6) Meninjau tindakan koreksi yang dilakukan.
Klausul 8.5.3
Tindakan Pencegahan
Tindakan Pencegahan dilakukan untuk meniadakan penyebab dari suatu potensi ketidaksesuaian dengan tujuan mencegah terjadinya hal tersebut. Pelaksanaan tindakan pencegahan harus sesuai dengan dampak dari potensi masalah yang terjadi. Suatu Prosedur terdokumentasi Tindakan Pencegahan harus menetapkan persyaratan untuk:
A. Menetapkan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.
B. Mengevaluasi perlunya tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian.
C. Menentukan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.
D. Mencatat hasil tindakan koreksi.
E. Meninjau tindakan pencegahan yang telah dilakukan.
Strategi Penerapan SMM ISO 9001:2008
Bagian ini membahas proses penerapan Sistem Manajemen Mutu dan kegiatan kegiatan yang tercakup dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Penerapan Standar SMM ISO 9001:2000 harus dilakukan dengan suatu strategi manajemen.
Menetapkan Komitmen
Komitmen merupakan persyaratan dasar dari proses penerapan SMM ISO 9001:2000 yang akan memberikan motivasi dan panduan untuk pelaksanaannya. Komitmen harus ditunjukkan oleh semua tingkatan dan personal yang ada dalam organisasi. Pimpinan Manajemen organisasi bertanggung jawab untuk menunjukkan komitmennya sebagai pemeran utama dalam proses penerapan SMM ISO 9001:2000, yang kemudian diturunkan kepada semua tingkatan dalam organisasi dimana pada masing-masing fungsi yang ada dituntut pula untuk membuat komitmen yang sama dengan komitmen dari Pimpinan Manajemen. Kegagalan utama penerapan Standar SMM ISO 9001:2000 adalah tidak adanya komitmen dari pelaksana Sistem Manajemen Mutu yang ditetapkan.
Komitmen ditunjukkan dengan keikutsertaan yang aktif dan memahami
arah tujuan diterapkannya SMM ISO 9001:2000 di dalam organisasi serta menyepakati Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan bersama- sama.
Program Penerapan & Tahapan Program :
A. Pemahaman
B. Pengembangan Sistem & Dokumen C. Penerapan Sistem
D. Peninjauan dan Sertifikasi
Program Penerapan SMM ISO 9001:2000 disusun dalam suatu rencana kerja yang baik dan terjadwal dengan target yang jelas dan dimengerti. Program Penerapan SMM ISO 9001:2000 harus melibatkan semua tingkatan dan fungsi di dalam organisasi, termasuk semua pelaksana Sistem Manajemen yang ditetapkan. Tahap Pemahaman akan mencakup pemahaman atas persyaratan SMM ISO 9001:2000 dan kesesuaian dari Sistem Manajemen yang dijalankan dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000 tersebut. Pengembangan Dokumentasi dilakukan setelah memahami persyaratan SMM ISO 9001:2000 dan kebutuhan penyempurnaan Sistem Manajemen yang ada untuk memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2000. Sistem dan dokumentasi yang ditetapkan kemudian diterapkan dan dijalankan oleh pelaksana sistem didalam organisasi secara menyeluruh. Hasil penerapan Sistem Manajemen harus ditinjau untuk memastikan konsistensi kesesuaiannya dengan persyaratan SMM ISO 9001:2000 serta tercapainya hasil yang diharapkan.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu Memerlukan
A. Komitmen B. Komunikasi C. Kerjasama
D. Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu harus diperhatikan oleh manajemen sebagai alat pemenuhan persyaratan konsumen, pencapaian efisiensi dan efektifitas proses serta mekanisme untuk peningkatan yang berkelanjutan.
E. Manajemen harus mempunyai komitmen dan Pimpinan Manajemen harus dilihat sebagai penggerak yang memberikan kepemimpinannya. Komitmen manajemen harus transparan, dengan memberikan pelatihan, mengalokasikan sumber daya dan menciptakan lingkungan atau budaya organisasi, lembaga, kelompok, sekolah... yang baik.
F. Metode dan Gaya Komunikasi beragam dari satu organisasi ke organisasi lain. Subyek mutu harus dikomunikasikan melalui semua tingkatan organisasi. Sistem Mutu yang telah terdokumentasi harus dilaksanakan secara efisien dan efektif, dengan melakukan proses komunikasi yang praktis, mudah dipahami dan terbuka.
G. Sistem Manajemen Mutu tidak statis dan terkait dengan persyaratan baru dan strategi bisnis baru. Manajemen harus meninjau ulang sistem secara berkala dan mengambil tindakan tindakan yang tepat.
Komitmen manajemen yang berkelanjutan dan audit internal akan menjamin konsistensi manajemen mutu.
19. 8 (Delapan) Prinsip SMM ISO 9001:2008
A. Fokus kepada Pelanggan (Customer focus) B. Kepemimpinan (Leaderships)
C. Peningkatan berkelanjutan (Continual improvement) D. Keterlibatan orang-orang (Involvement of people) E. Pendekatan proses (Process approach)
F. Pendekatan Sistem untuk Manajemen (System approach to Management)
G. Pendekatan secara nyata untuk membuat keputusan (Factual approach to decision making)
H. Hubungan saling menguntungkan dengan suplier/lembaga, toko... yang memenuhi kebutuhan sekolah Anda (Mutually beneficial supplier relationships)
20. Mengapa Harus SMM ISO 9001:2008
A. Hal ini dikarenakan kondisi sekolah kita pada umumnya belum memiliki sistem manajemen mutu.
B. Carut marutnya birokrasi di sekolah.
C. Tenaga administrasi tidak atau belum berfungsi sebagaimana mestinya.
D. Setiap hari guru menangani permasalahan di luar keguruan di sekolah.
21. Mengapa Perlu SMM ISO 9001:2008
A. Pengakuan secara internasional.
B. Produk atau mutu layanan pendidikan lebih kompetitif atas produk yang sama.
C. Sistem prosedur yang baku.
D. Sistem terdokumentasi dalam prosedur & instruksi kerja.
E. Mutu proses, produk & sumber daya yang terkendali dan konsisten.
F. Penurunan biaya.
G. Peningkatan produktivitas.
22. Bagaimana Seharusnya Sistem Manajemen Mutu di Sekolah
A. Memenuhi kebutuhan organisasi dan prosesnya.
B. Menunjukkan kebijakan dan sasaran serta cara pencapaiannya.
C. Menunjukkan struktur, peranan dan tanggung jawab organisasi, sekolah.
D. Terstruktur dan terdokumentasi.
E. Diterapkan, dipelihara dan ditingkatkan.
23. Apa Hubungan Sekolah dengan SMM ISO 9001:2008
SMM ISO 9001:2008 yang diimplementasikan disekolah secara konsisten akan mewujudkan peningkatan produktivitas & daya saing;
standar mutu, delivery times & services. Mengapa demikian? Karena tujuan sekolah menerapkan ISO bukan bertujuan untuk mengubah kearipan-kearipan atau budaya lokal yang sudah baik di sekolah tersebut.
Akan tetapi, ISO bersinergi dengan kearipan-kearipan lokal yang