Sekolah wajib merencanakan dan menerapkan pemantauan, pengukuran, analisis dan peningkatan proses yang diperlukan:
a) Untuk memperagakan kesesuaian dengan persyaratan produk jasa layanan mutu pendidikan.
b) Untuk memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
c) Untuk secara berkelanjutann meningkatkan keefektifan sistem mmanajemen mutu.
5.2 Pemantauan dan Pengukuran 5.2.1 Kepuasan Pelanggan
Salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, sekolah wajib memantau informasi yang berhubungan dengan tanggapan pelanggan warga sekolah apakah sekolah telah memenuhi persyaratan kepuasan pelanggan? Metode-metode untuk mendapatkan dan mengunakan informasi ini harus ditetapkan.
Catatan Memantau persepsi pelanggan dapat termasuk mendapatkan masukan dari berbagai sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data pelanggan mengenai jasa layanan mutu sekolah yang diterapkan, survei opini, ucapan selamat, klaim garansi, laporan-laporan pihak luar.
5.2.2 Audit Internal
Sekolah wajib melaksanakan audit internal yang direncanakan secara berkala untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu:
a) Sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1) terhadap persyaratan standar internasional ini dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.
b) Sudah diterapkan secara efektif dan terjaga.
Program audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan area atau unit kerja yang akan
diaudit, juga hasil audit sebelumnya. Kriteria audit meliputi ruang lingkup, frekuensi dan metodenya harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan objektifitas dan kenetralan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Dalam proses internal audit sekolah bisa melakukan dengan sistem silang antar unit kerja di sekolah Anda
Prosedur terdokumentasi wajib dibuat untuk menetapkan tanggung jawab dan persyaratan-persyaratan untuk merencanakan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit, menetapkan catatan dan melaporkan audit.
Manajemen bertanggung jawab atas yang telah diaudit harus memastikan bahwa tindakan telah diambil tanpa untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan dan penyebabnya.
Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang diambil dan melaporkan hasil-hasil verifikasi (klausul 8.5.2).
5.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
Sekolah wajib menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan, jika dapat diterapkan, pengukuran proses-proses sistem menajemen mutu. Metode tersebut harus bisa memeragakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak terpenuhi, maka langkah koreksi dan tindakan koreksi atau perbaikan harus diambil, sesuai dengan keperluan.
5.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk Pendidikan
Sekolah wajib memonitor dan mengukur karakteristik produk pendidikan untuk membuktikan bahwa persyaratan produk pendidikan telah terpenuhi. Kegiatan ini wajib dilakukan dalam tahapan proses realisasi produk pendidikan yang sesuai menurut pengaturan yang direncanakan (klausul 7.1). bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dijaga dengan baik.
Catatan mutu harus mengindikasikan personel yang berwenang dalam melepaskan produk pendidikan (klausul 4.2.4).
Pelepasan atau pengesahan produk pendidikan dan penyerahan jasa tidak boleh dilaksanakan sampai seluruh pengaturan yang direncanakan telah dilengkapi dengan memuaskan, atau jika tidak, atas persetujuan dari pihak yang berwenang, jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah yaitu semua elemen-elemen warga sekolah.
5.3 Pengendalian Ketidaksesuaian Produk Pendidikan
Sekolah wajib memastikan bahwa produk Pendidikan yang tidak sesuai dengan persyaratan produk pendidikan, diidentifikasi serta dikendalikan untuk mencegah pengunaan atau penyerahan yang tidak diinginkan. Pengendalian serta tanggung jawab dan wewenang terkait untuk memperlakukan ketidaksesuaian produk jasa layanan mutu pendidikan harus ditetapkan dalam bentuk prosedur terdokumentasi.
Jika dapat diterapkan, sekolah wajib memperlakukan ketidaksesuaian produk pendidikan dengan cara:
a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.
b) Kewenangan penggunaannya, pelepasan atau penerimaan di bawah konsesi oleh yang berwenang yang terkait dan jika dapat diterapkan, oleh pelanggan sekolah.
c) Mengambil tindakan untuk menghindarkan penggunaan atau penerapan sesuai tujuan semula.
d) Mengambil tindakan yang sesuai pada dampak atau potensi dampak, ketidaksesuaian saat ketidaksesuaian produk pendidikan ditemukan setelah penyerahan atau saat penggunaan.
Bila ketidaksesuaian telah diperbaiki maka wajib dilakukan verifikasi ulang untuk memperlihatkan keksesuaian dengan persyaratan.
Catatan ketidaksesuaian yang terjadi dan tindakan yang diambil selanjutnya, termasuk konsesi yang diperoleh harus dijaga dengan konsisten.
5.4 Analisa Data
Sekolah wajib menentukan, mengumpulkan, dan menganalisa data yang sesuai untuk memeragakan kelayakan dan keefektifan sistem manajemen mutu dan mengevaluasi jika peningkatan berkelanjutan yang efektif dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Kegiatan ini harus meliputi data yang diambil sebagai hasil pemantauan dan pengukuran serta dari sumber lainnya yang terkait.
Analisa data wajib memberikan informasi yang berhubungan dengan:
a) Kepuasan pelanggan (klausul 7.2.1).
b) Kesesuaian dengan persyaratan produk pendidikan (klausul 7.2.1).
c) Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan preventif (klausul 8.2.3 dan 8.2.4).
d) Para pemasok (klausul 7.4).
5.5 Peningkatan
5.5.1 Peningkatan Berkelanjutan
Sekolah wajib meningkatkan secara berkelanjutan keefektifan sistem menajemen mutu melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan korektif, serta preventif, dan tinjauan manajemen.
5.5.2 Tindakan Kotektif
Sekolah wajib mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kejadian tersebut. tindakan korektif harus sesuai dengan dampak ketidaksesuaian yang ditimbulkan.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:
a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan).
b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.
c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.
d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).
e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.
5.5.3 Tindak Preventif (pencegahan)
Sekolah harus menentukan tindakan untuk menghilangkan peyebab yang berpotensi dapat menimbulkan ketidaksesuaian untuk mencegah hal-hal tersebut terjadi. Jadi tindakan preventif ini harus sesuai dengan dampak dari masalah potensial tersebut.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan sebagai berikut:
a) Meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan warga sekolah).
b) Menentukan penyebab dari ketidaksesuaian.
c) Mengevaluasi kebutuhan akan tindakan yang dilakukan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak akan terulang kembali.
d) Mencatat hasil tindakan yang diambil (klausul 4.2.4).
e) Meninjau kembali efektifitas tindakan yang diambil.