3.1 Riwayat Perusahaan
PT. PPLi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
pengolahan limbah. Perusahaan ini 95% dimiliki oleh Modern Asia
Environmental Holding (MAEH) dan 5% sisanya dimiliki oleh pemerintah
Indonesia melalui departemen lingkungan hidup. Fasilitas yang ada di
PT.PPLi dibuat dan didesain untuk menjawab masalah penurunan kualitas
lingkungan hidup di Indonesia yang disebabkan oleh laju industrialisasi yang
kekurangan fasilitas dan pelaksana dalam melestarikan lingkungan.
Di Indonesia, perusahaan ini memiliki 2 kantor cabang, yakni di
Cibitung dan di Surabaya. Sedangkan fasilitas pengolahan limbah yang
dimiliki PT.PPLi terletak di sebelah selatan Jakarta. Fasilitas itu mencakup :
- Transportasi (bahan padat, bahan cair, maupun drum)
- Proses pengolahan limbah (solidification, stabilization, thermal
destruction, P-chem treatment, dan biological treatment)
- Pembuangan limbah yang aman dan landfill yang modern (sesuai
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
3.2.1 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan
Penjelasan mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang
bagian-bagian yang ada dalam bidang PT. Prasadha Pamunah Limbah Industri
adalah sebagai berikut :
1. President Director
- Menentukan kebijakan organisasi
- Mengambil keputusan-keputusan strategis
- Menentukan goal dan strategi jangka panjang perusahaan (yang
nantinya dipakai sebagai ajuan pelaksanaan kerja perusahaan) President Director Operational Manager Technical Lab Manager Sales Manager IT Manager Financial controller Human Resource Manager Customer Service Manager Transport Manager General Manager
- Bertanggung jawab semua atas sistem karyawan
- Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan semua divisi
perusahaan
2. General Manager
- Menjalankan dan memonitor kebijakan organisasi yang telah
ditetapkan oleh Presiden Direktur di PT. Prasadha Pamunah
Limbah Industri.
- Mewakili Presiden Direktur di Indonesia untuk membuat dan
mendistribusikan rencana kegiatan karyawan berdasarkan
bidang tugas masing-masing
- Merencanakan dan mengatur semua divisi perusahaan sehingga
dapat bekerja dengan maksimal
3. Operational Manager
- Bertanggung Jawab di dalam melakukan pengolahan limbah
dan stabilisasi limbah
4. Technical Laboratory Manager
- Menjalankan kebijakan organisasi di dalam laboratorium kimia
- Mengelola dan mengatur yang berkaitan dengan perijinan
- Mengelola dan mengatur kelayakan analisa dan dampak
lingkungan.
- Memonitor jalannya proses pada laboratorium kimia.
- Menjalankan dan mengawasi pre acceptance, end acceptance.
- Menentukan formula pengolahan limbah
5. Sales Manager
- Bertanggung jawab dalam memasarkan layanan perusahaan
- Berhubungan dengan Customer sebelum dan Selama limbah
diterima
- Berhubungan dengan Customer dalam hal pengambilan sample
limbah
6. IT Manager
- Bertanggung Jawab atas semua pekerjaan dari divisi IT
- Bertanggungjawab atas distribusi pekerjaan kepada bawahan
sesuai dengan keahlian masing-masing bawahan
- Membuat konsep dan system pembuatan dan pengembangan
dalam pembuatan modul-modul dari program
- Membuat pengembangan dan memonitor program-program dan
modul secara berkala
- Mencari problem solving permasalahan yang dihadapi oleh
divisi IT
- Membuat laporan rutin sebulan sekali berupa kegiatan dan hasil
kerja
7. Financial controller
- Merencanakan, menjalankan, dan melaksanakan fungsi
keuangan dan pengendalian keuangan
8. Human Resource Manager
- Bertanggung Jawab di dalam perekrutan pegawai, pelatihan,
dan pemutusan hubungan kerja
9. Customer Services Manager
- Bertanggung jawab dalam mengelola permintaan pengangkutan
limbah
- Mengelola dan menangani keluhan Customer dan
menindaklanjutinya dengan departemen terkait
- Bekerjasama dengan departemen transport dalam melayani
10.Transport Manager
- Bertanggung Jawab dalam menjadwalkan kendaraan,
pengemudi dan jadwal services berkala kendaraan
- Bertanggung Jawab dalam layanan pengangkutan limbah dari
Customer
- Mengelola kinerja setiap depot, terutama yang berhubungan
dengan Transportasi
- Mengelola Asset
3.3 Prosedur yang sedang berjalan 3.3.1 Proses Bisnis yang sedang berjalan
Proses bisnis yang diteliti adalah Asset Tracking Sistem (ATS).
Proses ini memfokuskan pada penelusuran asset yang dipakai untuk
mengangkut limbah. Dalam membawa limbah dari customer ke
perusahaan, perusahaan menggunakan asset yang terbuat dari bahan metal
ataupun plastik yang diangkut dengan menggunakan truk. Adapun asset
yang dimaksudkan disini adalah box untuk mengangkut limbah. Box yang
digunakan ada banyak jenis dan ukurannya, seperti bulk container (roll off
box), drum container (van truk), semi-trailer tanker, fleet deck/platform
semi-trailer, 1.5 m3 movable tank dan compactor roll off 14m3 . Total
asset yang dimiliki PT.PPLi Indonesia sekitar 800-an asset dan setiap
Lama asset tinggal ada 3 cara yaitu :
a. Always at customer site
Asset ditinggal di tempat customer. Biasanya asset
digunakan adalah box yang besar. Jadi limbah customer tinggal di
taruh kedalam asset tersebut. Customer dapat menghubungi
bagian customer service agar mengirim truk untuk mengosongkan
limbah yang ada di asset tersebut. Limbah akan disedot ke dalam
truk dan asset akan tetap berada di customer.
b. Switch off (kontrak default 14 hari)
Cara yang paling umum, yaitu mengganti asset yang sudah
berisi limbah dengan asset baru yang masih kosong. Mula-mula
truk yang berisi asset kosong akan dikirim ke perusahaan
customer. asset kosong itu akan dilepaskan dari truk dan akan
ditukarkan dengan asset yang sudah berisi limbah. Biasanya
proses pertukaran asset ini dilakukan setiap 14 hari sekali.
c. Take away (bawa pulang)
Cara ini dilakukan dengan tanpa menaruh asset ditempat
customer. Customer cukup menelpon bagian customer service
untuk dikirimkan truk. Truk akan ke tempat customer, menyedot
limbah yang ada, dan langsung kembali pulang untuk mengolah
Khusus untuk asset yang ditinggalkan di customer, jika customer ingin
memperpanjang waktu tinggal asset untuk diisi limbah di perusahaannya,
maka customer dapat menghubungi bagian sales untuk mengatur kontrak
lama tinggal di perusahaan customer sesuai dengan kebutuhan yang
3.3.2 Prosedur di dalam sistem 3.3.2.1 Rent Asset Tracking System
Pada proses penyewaan, proses transaksi yang terjadi adalah sebagai
berikut :
1. Customer memesan Asset ke Customer Service
2. Customer service menerima order yang dipesan
3. Customer service membuat TRO dan mengirimnya ke Transport Staff
4. Dari TRO yang diterima, bagian Transport Staff membuat schedule
5. Setelah schedule selesai dibuat, dan kendaraan siap mengangkut
asset, maka ticket dibuat oleh Transport Staff
6. Transport Staff mengirimkan ticket dan TRO yang sudah dicetak ke
Transport Manager untuk ditanda-tangani (disetujui)
7. Setelah ticket dan TRO disetujui oleh Transport Manager, ticket
dikirim ke driver agar driver dapat membawa Asset keluar dari depot
8. Asset dikirim ke customer dengan lampiran TRO
9. Customer menerima asset (yang masi kosong) dan TRO
ditandatangai customer sebagai bukti bahwa asset telah diterima oleh
customer (dalam hal ini, terjadi pertukaran asset kosong dengan asset
yang telah penuh untuk dibawa ke depot)
10. Driver menuliskan nomor asset yang akan dibawa pulang ke depot di
dalam ticket
11. TRO yang telah ditandatangani customer dibawa driver ke Transport
Staff
12. Transport Staff menginput asset number (yang baru kembali dari
3.3.2.2 Verifiying Asset Tracking System
Pada proses verifikasi, proses yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Transport Manager mencetak laporan mengenai asset yang tidak
bergerak dan mengeceknya
2. Transport Manager membuat audit memo dan mengirimnya kepada
transport staff
3. Transport Staff melakukan audit terhadap asset yang tidak bergerak
4. Laporan audit yang telah ditandatangani dikirim kembali kepada
Transport Manager
5. Setelah hasil audit diperiksa oleh Transport Manager, report dikirim
kembali ke Transport Staff untuk diinput asset conditionnya ke
3.3.2.3 Moving-in Asset Tracking System
Moving-in Asset Tracking System Transport Staff
Moving Asset START
Input Asset and Area
FINISH Proses login
Document moving-in asset
Pada proses Moving-in, proses transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Transport Staff melakukan login ke dalam sistem untuk mendapatkan dokumen pemindahan asset (yang berisi tugas apa saja yang harus dikerjakan)
2. Setelah dokumen moving-in keluar, Transport Staff segera memindahkan asset
3. Setelah asset di pindahkan, Transport Staff menginput lokasi terakhir asset
3.3.3 Situasi Sistem yang sedang berjalan
Saat ini perusahaan menggunakan aplikasi desktop yang
dikembangkan sendiri dengan Visual Studio 2005 dan Operating Sistem
Microsoft Windows XP. Aplikasi ini dibangun sejak Februari 2008 dan
telah digunakan di kantor pusat oleh 12 orang.
Sinkronisasi data dari pusat ke cabang dan sebaliknya dengan
3.4 Permasalahan yang dihadapi 3.4.1 Matriks Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1. Tabel kebutuhan informasi
No Kebutuhan Informasi Kapan dibutuhkan Lama waktu yang dibutuhkan Kondisi saat ini Pengguna informasi 1
Turn around setiap asset (berapa kali setiap asset bergerak / keluar dan masuk )
Mingguan, bulanan 30 menit Cabang mengirimkan data terbaru (export) ke pusat setiap hari Transport manager, general manager 2
Asset yang mana saja, yang tidak bergerak selama kurun waktu tertentu?
(Ini dibutuhkan untuk dapat diketahui apakah asset tersebut memang tidak bergerak / hilang )
Mingguan,
bulanan 30 menit
Perlu import data dari setiap
site (cabang) agar data up to date Transport manager, general manager 3 JenisSewa asset (at time, rolling, atau always at customer site)
Harian 30 menit Sudah tersedia dalam sistem
Customer service dan
transport manager
4 History jejak (riwayat perjalanan) setiap asset di luar depot
Tergantung periode yang dibutuhkan (harian, mingguan, bulanan)
1 jam Sudah ada Transport
No Kebutuhan Informasi Kapan dibutuhkan Lama waktu yang dibutuhkan Kondisi saat ini Pengguna informasi
5 Informasi asset per
account manager bulanan 1 hari
Seluruh list (daftar) asset dan customer diberikan kepada seluruh account manager (sales) dan mereka akan memilih-milih customer mereka masing-masing. Customer Service, Sales 6 Kondisi asset sebelum dikirim dan setelah diterima (baik, rusak, bersih, kotor, dll)
Harian 1 hari (lama) Dicatat manual pada kertas
Transport Manager
7 Status volume asset (isi atau kosong)
Setiap asset keluar atau
kembali
1 hari (lama) Dicatat manual pada kertas
Transport Manager
8 History jejak (riwayat perjalanan) setiap asset di dalam depot
Bulanan 1 hari (lama) Belum ada Transport Manager
9 Posisi terakhir asset
di dalam depot Bulanan 30 menit
Cabang mengirimkan data terbaru (export) ke pusat setiap hari Transport manager, general manager
3.4.2 Masalah dan penyebabnya
Tabel 3.2 Tabel permasalahan dan penyebabnya
No Permasalahan Penyebab masalah
1 lama waktu yang dibutuhkan untuk mengakses informasi
Memerlukan sinkronisasi data pada perusahaan induk dan cabang
2
asset tidak diketahui keberadaannya secara pasti (dari matrik kebutuhan informasi (mki) nomor 1,2,3,4,8,9)
perusahaan tidak dapat melacak asset yang bergerak dan yang tidak bergerak secara real time (perlu menunggu sinkronisasi dulu)
3
perusahaan tidak mengetahui account manager melayani customer yang mana saja (dari mki 5)
Tabel account manager dan table customer belum terhubung
4
pencarian data mengenai kondisi asset (sebelum berangkat dan sesudah pulang dari customer) yang masi lambat (dari mki 6)
Sistem masih manual, sehingga harus mencari berkas yang begitu banyak.
5 status keterisian (isi / kosong ) secara online (dari mki 7)
Memerlukan sinkronisasi data pada perusahaan induk dan cabang
6 perusahaan ingin asset dapat ditracking di dalam perusahaan (dari mki 8)
sistem yang ada saat ini belum dapat mengakomodasi kebutuhan tersebut
7 sering terjadinya human error dalam penginputan data
Sistem yang ada kurang fleksibel dan faktor manusia
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
Solusi untuk menangani masalah-masalah yang dihadapi perusahaan
adalah :
• Merancang dan membangun sebuah basis data yang dapat menangani kebutuhan seperti yang telah dijelaskan pada matriks kebutuhan
informasi diatas.
• Merancang dan membangun aplikasi berbasis web yang mendukung sistem basis data yang telah dibuat sebelumnya, sehingga aplikasi yang
