BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi, instansi maupun perusahaan dalam melakukan kegiatan administrasi pasti menciptakan arsip sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. Arsip yang tercipta berguna sebagai aset sebuah organisasi, sebagai alat pengambilan keputusan dan alat bukti yang akurat. Oleh karena itu arsip harus dijaga dengan khusus untuk menjaga keaslian, keotentikan, integritas, dan kegunaannya. Dalam Undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.1
Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.2 Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi
1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal ( 1 )
ayat ( 2 ).
2 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta,
diperlukan untuk berbagai keperluan organisasi, namun dipilih untuk disimpan permanen karena nilai kebuktian atau informasinya.3
Menurut frekuensi penggunaannya arsip dinamis dibagi menjadi dua jenis yaitu, arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kelancaran kegiatan administrasi organisasi, instansi maupun perusahaan. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus – menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari – hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.4
Arsip aktif merupakan unsur yang sangat mendukung dalam kelangsungan aktivitas yang berlangsung dalam organisasi, instansi maupun perusahaan yang terkait. Selain itu arsip aktif juga mempunyai peranan dalam proses penyajian informasi untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Arsip aktif yang tercipta seiring dengan berjalannya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai contoh adalah surat.
Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan– keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain.5 Surat mempunyai kaitan erat dengan organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai sarana komunikasi dan sebagai sumber informasi. Surat mempunyai fungsi sebagai sarana
3 Sulistyo Basuki, Kamus Istilah Kearsipan( Yogyakarta: Penerbit
Kanisius, 2005 ), hlm. 22.
4 Basir Barthos, loc.cit.
komunikasi tertulis dari instansi ke instansi lain. Selain itu surat juga berfungsi sebagai alat pertimbangan dalam membuat keputusan dan merumuskan kebijakan.
Selama instansi masih menjalankan tugas pokok dan fungsinya surat akan terus tercipta, seperti surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.6 Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh instansi itu sendiri
yang sudah syah untuk dikirim ke instansi lain yang dituju.
Seiring dengan berjalannya kegiatan organisasi maupun instansi, volume surat masuk dan surat keluar akan terus bertambah. Oleh karena itu, suatu organisasi maupun instansi harus melakukan kegiatan pengurusan surat. Pengurusan surat ini menyangkut kegiatan menerima dan mengirim surat masuk dan surat keluar, serta mengarahkan dan menyalurkan surat ke meja – meja kerja yang bersangkutan di dalam lingkungan suatu organisasi maupun instansi.
Dalam pengorganisasian pengurusan surat terdapat tiga macam asas, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas gabungan. Asal sentralisasi adalah seluruh kegiatan pengurusan surat dari penerimaan, pengiriman sampai dengan distribusi dan pengendaliannya dibebankan kepada satu unit kerja yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Asas desentralisasi adalah kegiatan pengurusan surat dilakukan oleh setiap unit kerja tertentu ( terpencar pada setiap
unit kerja ).7 Sedangkan asas gabungan adalah gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi, dimana semua surat dikelola oleh masing – masing unit dan untuk penyimpanannya berada di pusat arsip.
Tujuan diadakan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentingan dengan cepat, tepat aman serta dengan biaya sekecil mungkin.8 Selain itu keberlangsungan surat akan terjaga baik fisik maupun informasi yang terdapat didalamnya. Tanpa adanya pengurusan surat dapat menghambat dan mengganggu aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi maupun instansi. Pengurusan surat harus dilakukan secara sistematis dan prosedural sehingga dalam penemuan kembali dapat dengan mudah, cepat dan tepat dilakukan.
Pengurusan surat yang baik, sistematis dan sesuai prosedur dapat menjamin keberlangsungan kegiatan suatu organisasi maupun instansi. Oleh karena itu pengurusan surat menjadi hal penting untuk dilakukan oleh organisasi maupun instansi dalam menjalankan kegiatan tugas pokok dan fungsinya, salah satunya adalah Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten. Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten merupakan sebuah lembaga pemerintah yang berperan di bidang bina marga, cipta karya, sumber daya air, kebersihan dan pertamanan dan ESDM yang berwenang di wilayah Kabupaten Klaten.
7 Boedi Martono, Arsip Korespondensi Penciptaan dan Penyimpanan
dalam Manajemen Kearsipan ( Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997 ), hlm. 71.
Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten dalam melakukan kegiatan tugas dan fungsinya pasti akan menciptakan arsip yang terus bertambah volumenya. Salah satu jenis arsip yang tercipta oleh Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten adalah arsip korespondensi atau surat menyurat. Oleh karena itu, sangat diperlukan kegiatan pengurusan surat agar kegiatan organisasi maupun instansi dapat berjalan dengan lancar. Berdasarkan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana proses pengurusan surat yang dilakukan di Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten ?
2. Bagaimana proses penemuan kembali surat di Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten ?
3. Sarana apa saja yang digunakan di Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten dalam proses pengurusan surat ? 4. Kendala apa saja yang dialami dalam proses pengurusan surat di Dinas
B. Keaslian Tugas Akhir
Kajian yang penulis angkat adalah Pengurusan Surat di Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten. Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten belum pernah dijadikan tempat praktek kerja lapangan oleh Prodi D3 Kearsipan UGM, namun pernah dijadikan tempat praktek kerja lapangan oleh SMK – SMK. Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten baru pertama kali dijadikan tempat praktek kerja lapangan oleh mahasiswa Prodi D3 Kearsipan UGM.
Dilihat dari segi tema, tema tentang pengurusan surat sudah pernah dikaji oleh penulis sebelumnya.9 Fokus Kajian Sofia Nabila adalah pengurusan surat yang dilakukan oleh Badan Pusat Statistik Republik Indonesia mulai dari jenis dan volume surat, prosedur pengurusan surat masuk dan prosedur pengurusan surat keluar. Selain itu dalam kajian ini menjelaskan tentang penyimpanan surat masuk dan surat keluarnya serta kendala yang dialami dalam melakukan proses pengurusan surat.
Sementara fokus kajian ini adalah pengurusan surat yang dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten. Mulai dari proses pengurusan surat baik surat masuk dan surat keluar, sarana yang digunakan dalam proses pengurusan surat, kendala yang dialami selama melakukan proses pengurusan surat sampai dengan proses penemuan kembalinya
9 Sofia Nabila, “Pengurusan Surat Di Badan Pusat Statistik Republik
Indonesia”, Laporan Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2015.
serta penyimpanan suratnya. Perbedaan kajian penulis terletak pada instansi yang dijadikan tempat praktek kerja lapangan sehingga dalam melakukan pengurusan surat akan menyesuaikan dengan instansinya. Selain itu penulis menjelaskan tentang penemuan kembali yang dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan Energi Sumber Daya Mineral Kabupaten Klaten yang belum dibahas oleh Sofia Nabila pada kajiannya.
C. Tujuan Penulisan Tugas Akhir dan Praktek Kerja Lapangan 1. Tujuan Penulisan Tugas Akhir
Beberapa tujuan penulisan tugas akhir adalah sebagai berikut : a. Untuk memenuhi syarat kelulusan.
b. Untuk mengetahui proses pengurusan surat yang dilakukan di Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten.
c. Untuk mengetahui proses penemuan kembali suratnya.
d. Untuk mengetahui sarana yang digunakan dalam proses pengurusan surat di Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten.
e. Untuk mengetahui kendala yang dialami oleh Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten.
2. Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Beberapa tujuan yang ingin dicapai penulis dalam PKL ini adalah sebagai berikut:
b. Untuk menambah wawasan dalam praktik dunia kerja yang sebenarnya, serta membandingkan dengan teori yang pernah didapat oleh penulis, khususnya pada praktik pengurusan surat.
D. Manfaat Penulisan Tugas Akhir dan Praktek Kerja Lapangan 1. Manfaat Penulisan Tugas Akhir
a. Penulis dapat memperoleh ilmu dan informasi sehingga membantu dalam menyelesaikan penulisan tugas akhir.
b. Penulis dapat mengetahui praktek pengurusan surat didunia kerja yang sebenarnya.
c. Penulis dapat memenuhi syarat kelulusan. 2. Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Dapat memberikan informasi sebagai saran untuk menyempurnakan proses pengurusan surat yang dilakukan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten.
E. Sistematika Penulisan
Dalam melaksanakan tugas Praktek Kerja Lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul “ Pengurusan Surat Di Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten “. Tugas Akhir ini disusun dalam empat bab. Masing – masing bab menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab pertama pada tugas akhir ini adalah pendahuluan yang terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian Tugas Akhir, Tujuan
Penulisan Tugas Akhir dan Praktek Kerja Lapangan, Manfaat Tugas Akhir dan Praktek Kerja Lapangan dan Sistematika Penulisan. Latar Belakang dan Permasalahan membahas mengenai alasan penulis memilih tema yang diambil sebagai acuan untuk penulisan tugas akhir dan rumusan masalah sebagai fokus dari penelitian yang dilakukan. Keaslian Tugas Akhir ini menjelaskan bahwa tugas akhir yang ditulis oleh penulis dan tempat praktek kerja lapangan apakah udah pernah dikaji atau belum dikaji oleh penulis sebelumnya dan menjelaskan perbedaan fokus kajian dari penulis dan penulis sebelumnya. Tujuannya untuk menghindari dari plagiat tugas akhir.
Bab kedua tugas akhir ini menjelaskan tentang Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Tinjauan pustaka yang dicantumkan penulis menunjukkan bahas pustaka yang menjadi acuan teori dalam proses penyusunan tugas akhir dan sebagai penunjang untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Metode pengumpulan data ini menjelaskan mengenai metode yang dilakukan oleh penulis untuk memperoleh informasi dan data sebagai bahan penulisan tugas akhir. Metode yang dilakukan oleh penulis yaitu metode observasi partisipasi, metode wawancara, dan metode studi pustaka.
Bab ketiga tugas akhir ini terdiri dari Gambaran Umum tentang instansi tempat Praktek Kerja Lapangan yaitu Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten, Jenis, Volume dan Sistem Pengurusan Surat, Pengurusan Surat Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten dan Kendala. Gambaran umum ini terdiri dari sejarah instansi, tugas pokok dan fungsi instansi, visi dan misi, struktur organisasi, fasilitas yang dimiliki instansi dan
pengorganisasian kearsipan. Pengorganisasian Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi.
Subbab jenis, volume dan sistem pengurusan surat ini menjelaskan mengenai jumlah surat dan jenis surat yang dihasilkan oleh Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten sampai dengan sistem yang digunakan dalam pengurusan surat. Sistem pengurusan surat di Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten berpedoman pada Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I JATENG No. 045/4 Tahun 1980 Tentang Pola Kearsipan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.
Subbab pengurusan surat di Dinas Pekerjaan Umum dan ESDM Kabupaten Klaten berisi penjelasan tentang permasalahan sesuai dengan topik dari tugas akhir ini berdasarkan praktek yang dilakukan oleh instansi yang menggambarkan bagaimana proses pengurusan surat masuk dan surat keluar. Pengurusan surat di instansi tersebut menggunakan asas kombinasi yaitu gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas sentralisasi yaitu semua surat masuk hanya terpusat di Subbag Umum dan Kepegawaian. Asas desentalisasi yaitu Unit Pengolah atau bidang – bidang yang mengelola surat masuk dan keluar. Namun untuk surat keluar dalam hal pengkodean dan penomoran suratnya terpusat di Subbag Umum dan Kepegawaian.
Subbab kendala ini berisi mengenai hal – hal yang menjadi kendala pada saat melakukan proses pengurusan surat seperti pegawai, sistem dan sarana yang digunakan.
Bab keempat yaitu penutup yang berisi tentang kesimpulan dari keseluruhan tugas akhir ini, saran yang bisa diberikan penulis kepada instansi serta daftar pustaka yang dipakai sebagai acuan dalam penulisan tugas akhir ini.
