ANALISA DAN PEMBUATAN PROTOTYPE SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI IMPORT DENGAN PENDEKATAN RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD) (Studi kasus pada CV. DUTA HARAPAN SEMARANG) - Unika Repository

(1)

STRUKTUR ORGANISASI

CV. DUTA HARAPAN SEMARANG

Struktur Organisasi CV. Duta Harapan Semarang

Sumber : CV. Duta Harapan Semarang

Pimpinan

Dev. Keuangan

Dev.

Operasional

Dev. Akuntansi

Dev.

Dokumentasi

Dev.

Administrasi

Konsultan

Manajemen

Dan Pajak

Gudang

(2)

Lampiran

Gambar 4.3 ERD (

Entity Relationship Diagarm

)

DOC Fee

DO

SHIPPING

NmShipping

Feeder

Vessel

THC

NegaraMuat

DATA BIAYA

IMPORT

NmBiaya

JmhBiaya

SHIPPER

NmShipper

NegaraAsal

KdCust

NmCust

Alamat

Kota

Telp

PELANGGAN

TglOpr

NoBL

NoTelex

NoPO

NoSC

NoJob

NoAss

NoCount

TglInv

TglBL

TglPO

TglAss

NoInv

NoPIB

NoAJU

NmBrg

JmlKms

JnsKms

GrossWeigt

DATA BARANG

(3)

Lampiran Flowchart 4.1

1Menerima dokumen awal dari pelanggan kemudian melakukan konfirmasi ke pelanggan Data import berupa B/L Asli/Telex ( 3 lembar), Invoice, Packing List, Insurance, Purchase Order (PO), Seles Contract yang diterima dari pelanggan dicatat oleh divisi administrasi baik secara manual maupun memakai Ms. Excell.

2 Data - data import yang diperoleh kemudian didistribusikan ke divisi lainnya untuk di proses lebih lanjut, data Invoice, Packing List, Insurance, Purchase Order (PO), Seles Contract B/L Asli/Telex ( lembar 2) diserahkan ke divisi dokumentasi, B/L/Telex (lembar 1) dan surat permohonan relese DO diserahkan ke divisi operasional DO,

sedangkan rencana anggaran DO diajukan ke Direktur untuk mendapatkan Otorisasi lalu diserahkan ke divisi keuangan untuk pencairan dana

3 Data -data import berupa B/L/Telex (lembar 3) dan Arival Notes dari pelayaran disimpan sebagai arsip.

4 Bila proses laporan ke Bea Cukai Telah selesai maka divisi administrasi akan menerima data surat jalan sebagai bukti penerimaan barang import dari pelanngan, dokumen import yang telah dicopy satu set dari divisi operasional pendoc, dan dokumen Inclaring dari divisi operasinal inclaring dimana semua dokumen tersebut diarsipkan berdasarkan no PIB dan tanggal pengajuan PIB.

KELEMAHAN YANG TERJADI :

1 Data-data import yang diperoleh setiap harinya berkisar antara 10 sampai 20 dokumen dokumen tersebut kemudian dicatat secara manual dalam satu buku data import dan juga dicatat memakai Ms. Excel yang meliputi data nama shipper (pemasok), negara pemasok,

nama pelanggan, no. container,no. B/L, nama kapal, tanggal kedatanggan kapal,

jumlah barang, berat barang,no. invoice,tanggal invoice, no. sales contract, tanggal sales contract, no. Purcase Order, tanggal Purcase Order, nama barang. karena banyaknya dat yang harus diinput maka berdampak pada keterlambatan data yang akan diterima divisi yang lainnya.

4.1.1. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Administrasi

KETERANGAN DEVISI ADMINISTRASI

3 BL ASLI / TELEX

MENCATAT DATA IMPOR , PENGECEKAN DOKUMEN, DAN MEMBUAT RENCANA

ANGGARAN DO SALES CTRCT INSURANCE 3 2 1

BL ASLI / TELEX

Proses entry data impor ke komputer

mengunakan Ms Excel

File data dev.adms (inventori)

ARIVAL NOTES / PEMBERITAHUAN KEDATANG KAPAL DR PELAYARAN

ARIVAL NOTES dr PELAYARAN

Data dari COPY POLICE ASURANSI Bag Gudang Pelanggan SALES CTRCT INSURANCE 2

(4)

1 Data import berupa data Invoice, Packing List, Insurance, Purchase Order (PO), Seles Contract dan B/L Asli/Telex ( lembar 2) yang diterima dari divisi administrasi dicatat oleh divisi dokumentasi baik secara manual maupun memakai Ms. Excell.

2 Data-data import oleh divisi Dokumentasi dilakukan pencatatan secara manual Data - data import yang diperoleh kemudian diolah menggunakan program dari kantor Bea Cukai untuk pembuatan PIB ( Pemberitahuan Import Baarang) dan SSPCP (Surat Setoran Pabean, Cukai dan Pajak)

3 Setelah PIB dan SSPCP dicetak harus terlebih dahulu dikoreksi apabila telah

sesuai dengan dokumen yang dilaporkan maka dibuatkan rencana anggaran PIB, dan diajukan ke Derektur setelah diotorisasi diserahkan kedivisi keuangan untuk pencairan dana.

4 Dalam proses tersebut diatas (no.2) kemudian dihasilkan dokumen : Buku data import,PIB (rangkap 5), SSPCP (rangkap 8)

1 Data-data import yang diperoleh setiap harinya berkisar antara 10 sampai 20 dokumen dokumen tersebut kemudian dicatat secara manual dalamsatu buku data import yang meliputi data nama shipper (pemasok), negara pemasok, nama pelanggan, no. container, no. B/L, nama kapal, tanggal kedatanggan kapal, jumlah barang, berat barang,

no. invoice,tanggal invoice, no. sales contract, tanggal sales contract, nama barang dan juga dicatat memakai Ms. Excel karena banyaknya dat yang harus diinput maka berdampak pada keterlambatan data yang akan diterima divisi yang lainnya.

2 Terjadi pengulangan penginputan data yang sama (data redundancy) akibatnya bisa terjadi kesalahan penginputan akibat bayaknya data yang diinput.

4.1.2. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Dokumentasi

DEVISI DOKUMENTASI KETERANGAN

PEMBUATAN PIB & SSPCP

PROSES CEK

Proses entry data impor ke komputer mengunakan Ms Excel

(5)

1Menerima dokumen SSPCP (rangkap 8), (PIB rangkap 8), ceque/BKK untuk PIB kemudian dilakukan pembayaran pajak import ke Bank.

2 Setelah melakukan pembayaran pajak import di bank kemudian menerima kwitansi pembayaran pajak PIB

3 Semua dokumen import tersebut dicopy 3 set, Dokumen asli dan copy 2 set dimasukan kedalam satu map, dan dilaporkan ke kantor Bea Cukai Smg, 1 set copy diserahkan ke divisi Administrasi

4 Menerima Ceque/BKK untuk SPKPBM dan melakukan pembayaran ke bank dan menerima kwitansi SPKPBM

5 Bila proses Pelaporan telah selesai menerima SPPB dari Bea Cukai dan diserahkan ke divisi Inclaring.

sudah berjalan dengan baik

4.1.3. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Operasional Pendoc

DIVISI OPERASIONAL PENDOC KETERANGAN

3 PIB ASLI / TELEX DO COPY SALES CTRCT INSURANCE (Pajak Bea Import)

Semua dokumen Import tersebut dicopy 3 set, Dokumen Asli dan copy 2 set dimasukkan kedalam satu Map, dan dilaporkan ke kantor Bea Cukai Smg. 1 set copy diserahkan kembali ke dev. Administrasi.

2 SPPB COPY 1 SPPB ASLI

SPKPBM COPY POLICE

ASURANSI

SPKPBM Sudah

divalidasi bank

Diserahkan ke Kantor Bea Cukai sebagai Bukti Pelunasan kekurangan

pembayaran barang import

(6)

1 Berdasarkan dokumen ceque/BKK untuk DO, BL Asli/Telex, Surat permohonan relese DO, Divisi ini melakukan pembayaran ke pelayaran dan memperoleh bukti pembayaran berupa kwitansi pembayaran DO.

2 Dokumen berupa DO asli diserahkan ke operasional Inclaring, Endos B/L diserahkan ke divisi opersional pendoc untuk proses peloran , sedangkan kwitansi diserahkan ke divisi keuangan

sudah berjalan dengan baik

4.1.4. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Operasional DO

DIVISI OPERASIONAL DO KETERANGAN

KWITANSI PEMBAYARAN

DO

8 CEQUE/BKK

UNTUK DO

2 1_{BL ASLI / TELEX}

ENDOS BL ASLI / TELEX

DO COPY DO ASLI

11 10

Dibayarkan ke Pelayaran dari Pelayaran akan memperoleh :

12

(7)

1 Berdasarkan dokumen DO Asli, SPPB copy ke 2 dan SPPB Asli maka dapat dibuatkan Rencana Anggaran Inclaring , surat jalan sesuai tujuan gudang pelanggan.

2 Berdaasarkan Ceque, dokumen DO Asli, SPPB Asli kemudian dilakukan pembayaran ke Perum Pelindo untuk pengeluaran Container dari pelabuahn ke Gudang Pelanggan kemudian Pelindo menyerahkan dokumen berupa : Kwitansi Inclaring, EIR CY, DBSJBM, dan SPPB copy ke 2

Kegiatan pembuatan surat jalan dilakukan secara manual dan tidak disimpan dalam file secara historis, keadaan tersebut juga menambah kesulitan dalam pencarian kesalahan.

4.1.5. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Operasional INCLARING

DIVISI OPERASIONAL INCLARING KETERANGAN

13

DO ASLI

MEMBUAT RENCANA ANGGARAN INCLARING

RENC. ANGG. INCLARING

9

CEQUE/BKK UNTUK INCLARING

DO ASLI 2 SPPB COPY 1 SPPB ASLI

2 SPPB COPY 1 SPPB ASLI

MEMBUAT SURAT JALAN SESUAI TUJUAN GUDANG

CUSTOMER

2

SURAT JALAN 1

SURAT JALAN

Surat Jalan Disertakan ketika pengiriman barang ke gudang pelanggan.

Pembayaran ke Perum Pelindo untuk pengeluaran Container dari Pelabuhan ke Gudang Pelanggan.Pelindo

Menyerahkan dokumen berupa :

23 10 17

2 SPPB COPY

15

17

KWITANSI INCLARING

14

(8)

1 Dokumen Rencana anggaran PIB, Rencana anggaran DO, rencana anggaran Inclaring SPKPBM, dicatat dan disiapkan pencairan dana dibuatkan Ceque/BKK

2 Semua data diinput secara manual ke dalam buku kas dan diinput kedalam Ms. Excel

Data yang disimpan dalam dokumen excel tidak menggambarkan hubungan atau relasi sebagai suatu database yang terintegrasi.

4.1.6. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Keuangan

DIVISI KEUANGAN KETERANGAN

RENCANA ANG. PIB

5

MENYIAPKAN PENCAIRAN DANA

MENYIAPKAN BUKTI PENGELUARAN

KAS

CEQUE/BKK UNTUK DO CEQUE/BKK

UNTUK PIB

8 7

CEQUE/BKK UNTUK INCLARING

9 Proses entry data

impor ke komputer mengunakan Ms Excel

RENC. ANGG. INCLARING RENCANA

ANGGARAN DO

File data dev.keu

MENCATAT DATA IMPOR DAN MEMBUAT RENCANA

ANGGARAN DO,PIB,INCLARING

RENC. ANGG. INCLARING RENCANA ANG.

PIB RENCANA ANGGARAN DO

D

SPKPBM

22

CEQUE/BKK UNTUK SPKPBM

SPKPBM BUKU

(9)

1 Melakukan pemeriksaan dokumen kwitansi SPKPBM, Inclaring, pembayaran pajak PIB pembayaran DO dengan buku kas keluar, membuat faktur/tagihan untuk masing-masing dokumen per B/L. oleh divisi dokumentasi baik secara manual maupun memakai Ms. Excell.

2 Melakukan pengarsipan dokumen kwitansi SPKPBM, kwitansi pembayaran pajak PIB, kwitansi pembayaran DO, mencatat ke buku kas keluar, buku pembantu piutang, dan biaya import dengan excel.

Kegiatan pembuatan faktur dilakukan secara manual dan dan tidak disimpan dalam file secara historis, keadaan tersebut juga akan menambah kesulitan dalam pencarian kesalahan. 4.1.7. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Keuangan

24 ANTARA BUKU KAS KELUAR DG MASING2

KWITANSI

Proses entry data biaya impor ke komputer

mengunakan Ms Excel

File data DOKUMEN PER B/L

(10)

1 Dokumen import per B/L rangkap ke 2, kwitansi pelunasan tagihan dan buku pembantu piutang dicatat sebagai pelunasan tagihan pada buku kas, kemudian data disimpan dengan format excel kemudian dokumen import per B/L rangkap ke 2, kwitansi pelunasan tagihan disimpan sebagai arsip

2 Buku Kas masuk, buku kas keluar, buku pembantu piutang diserahkan ke divisi per akhir bulan untuk proses cross cek dan verifikasi

Data dari penagihan pelunasan disimpan dalam format excel

Data yang tersimpan dalam dokumen excel tidak menggambarkan hubungna atau relasi sebagai suatu database yang terintegrasi.

4.1.8. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Keuangan

TAGIHAN 2 IMPORT PER B/L 26

KWITANSI PELUNASAN

TAGIHAN

MEMPROSES PELUNASAN

TAGIHAN

BUKU PEMBANTU PIUTANG

TAGIHAN 2 IMPORT PER B/L

KWITANSI PELUNASAN

TAGIHAN

D

BUKU KAS MASUK

BUKU PEMBANTU

PIUTANG Proses entry data

kas masuk ke komputer mengunakan Ms Excel

File data KAS MASUK

(11)

1 Data yang diterima dari divisi administrasi berupa : EIR CY, DBSJBM, SPPB Asli, surat jalan rangkap ke 2, copy SSPCP, copy SC, copy Packing list, copy Invoice, copy PIB dan copy Police Asuransi dicatat dalam format excel dan selanjutnya dokumen tersebut disimpan

dalam arsip

4.1.9. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Akuntansi

DIVISI AKUNTANSI KETERANGAN

EIR CY DBSJBM SPPB ASLI

19 CP. SSPCP

COPY PO COPY SC COPY PL COPY INVO COPY PIB COPY POLICE

ASURANSI 2 SURAT

JLN

MENGIMPUT DATA IMPOR MENGGUNAKAN

KOMPUTER

Proses entry data ke komputer mengunakan Ms Excel

File data dev.Akts

D

CP. SSPCP COPY PO COPY SC COPY PL COPY INVO COPY PIB COPY POLICE

(12)

1 Dokumen buku kas keluar, buku kas masuk dan buku pembantu dari divisi keuangan, dilakukan rekapitulasi total dan data hasil rakapitulasi disimpan dalam dokumen excel

2 Membuat laporan laba/Rugi rangkap 2, yang pertama diserahakn kepada Direktur yang kedua disimpan sebagai arsip.

4.1.10. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Divisi Akuntansi

DIVISI AKUNTANSI KETERANGAN

BUKU KAS KELUAR

27 28

BUKU KAS MASUK

29

BUKU PEMBANTU PIUTANG

MEREKAP TOTAL KAS KELUAR, KAS MASUK, DAN PIUTANG USAHA

LAPORAN 2 LABA/RUGI PERUSAHAAN LAPORAN 1 LABA/RUGI PERUSAHAAN

D Proses entry data

ke komputer mengunakan Ms Excel

File data keuangan dev. Aktns

(13)

1 Dokumen rencana anggaran DO, dari divisi administrasi, anggaran PIB dari divisi dokumentasi anggaran inclaring dari divisi inclaring dan SPKPBM dari divisi Dokuemntasi diperiksa dan diberikan otorisasi oleh direktur kemudian diserahkan ke divisi keuangan untuk prose pencairan dana.

2 Dokumen tagihan import per B/L, dua rangkap diperiksa dan diberikan otorisasi untuk ditagihkan ke pelanggan

3 Setelah mendapatkan kwitansi pelunasan tagihan menyerahkan ke divisi keuangan untuk dicatat ke buku kas masuk.

sudah berjalan dengan baik 4.1.11. Flow Chat Prosedur Pencatatan dan pengolahan Data Import oleh Direktur

DIREKTUR KETERANGAN

1 4

CEK DAN OTORISASI

5 13

21

SPKPBM

25

CEK DAN OTORISASI

TAGIHAN 2 IMPORT PER B/L TAGIHAN 1 IMPORT PER B/L

Ditagihkan Ke Pelanggan. Per dua minggu setelah

pengiriman brng

KWITANSI

(14)