32 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3. 1 Flowchat Penelitian
Permasalahan pengadaan barang atau jasa di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia belum efektif dan efisien, hal ini didasarkan sering terjadinya keterlambatan pengadaan barang atau jasa. Uraian pemecahan masalah ini bertujuan untuk memperbaiki kinerja di tim procurement agar menjadi lebih baik. Bab ini merumuskan langkah-langkah pemecahan masalah agar bisa terarah sehingga tidak menyimpang dan sejalan dengan tujuan penelitian. Langkah-langkah penelitian yang akan dilakukan disajukan pada Gambar 3.1 berikut:
Studi Lapangan Studi Pustaka
Identifikasi dan Perumusan Masalah
Penetapan Tujuan
Pengumpulan Data
1. Data Siklus/Alur Proses Pengadaan 2. Data waktu setiap aktvitas
3. Data Pembelian
Pengolahan Data
1. Identifikasi masalah tiap aktivitas 2. Pembuatan Value Stream Mapping 3. Perancangan e-procurement
Analisis
Kesimpulan dan Saran
Gambar 3.1 Flow Chart Metodologi Penelitian Sumber : Pengolahan Data
33 3. 2 Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan dengan cara pengamatan langsung di bagian
procurement PT Kaldu Sari Nabati Indonesia melalui pengamatan langsung dan juga mengumpulkan data-data.
Permasalah yang dihadapi perusahaan yaitu keterlambatan pengadaan barang atau jasa dan juga saving cost yang rendah. Keterlambatan supply
berdampak terhadap terganggunya proses produksi atau bahkan dapat menyebabkan berhenti produksi. Saat ini PT Kaldu Sari Nabati Indonesia sedang meningkatkan kapasitas produksi dengan menambah line produksi baru sehingga keterlambatan pengadaan barang atau jasa akan berdampak mundurnya jadwal penambahan line produksi baru.
3. 3 Studi Pustaka
Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan konsep dan metode yang berhubungan dengan masalah dan tujuan, serta membantu proses identifikasi penelitian. Teori-teori yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Tipe-tipe e-Procurement.
b. Proses e-Procuremnt.
c. Infrastruktur e-Procurement.
d. Value Stream Mapping
3. 4 Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini adalah bagaimana memperbaiki permasalahan keterlambatan pengadaan suatu barang atau jasa. Akibat dari permasalahan ini berdampak cukup besar terhadap operasional produksi sehingga dapat menimbulkan kerugian perusahaan.
3. 5 Penetapan Tujuan
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan penelitian di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia adalah sebagai berikut :
34
1. Membuat rancangan e-Procurment yang sesuai kebutuhan perusahaan untuk memudahkan proses pengadaan barang atau jasa pada PT Kaldu Sari Indonesia.
2. Menghitung estimasi waktu proses pengadaan dengan penerapan e-Procurement.
3. Menganalisis waktu proses pengadaan internal dengan penerapan e-Procurement.
3. 6 Pengumpulan Data
Pengumpulan data yang digunakan yaitu berdasarkan histori data sebelumnya dan hasil wawancara yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan analisis. Data data yang akan diambil yaitu data data seperti Purchase Request (PR), Purchase Order (PO) dan Delivery time pemasok.
Tabel 3. 1 Sumber Data
Sumber : PT Kaldu Sari Nabati Indonesia
Release PR ini dibuat oleh pihak costumer purchasing yaitu user-user yang ada di plant. PR tersebut didalamnya terdapat tanggal release PR dan tanggal permintaan user untuk didatangkan barang atau jasa yang diminta. Penilaian purchasing dari sisi user yaitu kesanggupan mensuplai barang atau jasa sesuai waktu yang diinginkan user.
PO dapat dibuat jika ada PR. PO terdapat item-item yang akan diadakan dan juga terdapat tanggal delivery yang diinginkan oleh purchasing kepada pemasok.
Delivery time ini merupakan tanggal aktual pemasok mengirimkan barang atau jasa. Pemasok akan dinilai dari data ini dimana ketepatan pengiriman atau kegagalan lewat hari dari yang sudah ditentukan.
35
Data yang telah diperoleh pada tahap pengumpulan data kemudian diolah pada tahap pengolahan data. Data diolah sesuai dengan acuan konsep dan teori yang ada. Pengolahan data perumusan masalah, penentuan sasaran yang akan dicapai, penentuan kriteria, penentuan alternatif pilihan
Pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan sekumpulan informasi yang berhubungan dengan topik penelitian. Data-data yang diperlukan selama penelitian antara lain:
a. Data siklus proses pelaksanaan pengadaan. b. Data waktu setiap aktifitas yang dijalankan. c. Data pembelian.
3. 7 Pengolahan Data
Data yang dikumpulkan kemudian diolah untuk mencari penyelesaian dan perbaikan dari penataan layout divisi pengelolaan uang. Langkah-langkah pengolahan data yaitu:
A. Pembuatan Value Stream Mapping
Sebelum melakukan pengolahan data, perlu diketahui permasalahan yang terjadi yang menyebabkan proses bisnis atau alur kerja tidak berjalan dengan optimal. Selain itu, identifikasi masalah juga berpengaruh terhadap metode penyelesaian yang akan gunakan.
Penerapan VSM menghasilkan perbaikan proses kerja dan prosedur yang lebih sistematis. Value Stream Mapping adalah suatu metode pemetaan untuk memetakan aliran nilai (value stream) secara mendetail untuk mengidentifikasi adanya pemborosan dan menemukan penyebab-penyebab terjadinya pemborosan serta memberikan cara menghitung CT (Cycle Time) dengan rumus
Serta menghitung Takt Time yaitu waktu maksimal untuk memenuhi proses pembuatan PR ke PO. Takt time dapat dihitung dengan rumus
36 B. Perancangan e-Procurement
Variabel adalah konsep yang memili dua atau lebih nilai atau katagori yang berbeda. Kategori yang bernilai tersebut dapat berbeda pada berbagai waktu untuk subjek dan objek yang sama atau pada waktu yang sama untuk subjek dan objek yang berbeda. Variabel-variabel yang digunakan akan dijelaskan sebagai berikut :
1. Harga (Price)
Harga adalah nilai benda/barang diukur dengan satuan uang (rupiah), diukur dengan penilaian perbandingan market price. Market price didapat dari perbandingan harga lebih dari satu atau dua pemasok. Beberapa kriteria dalam hal harga
a. Kepantasan harga dengan kualitas barang atau jasa yang dihasilkan.
b. Kemampuan untuk memberikan potongan harga (diskon) pada pemesanan dalam jumlah tertentu.
c. Penawaran untuk suatu orderan barang atau jasa, diharuskan minimal ada 3 pemasok. Harga yang dipilih dibawah harga market price.
2. Kualitas (Quality)
Kualitas adalah suatu kondisi dinamis kesesuaian barang atau jasa dalam memenuhi atau bahkan melebihi harapan apa yang diharapkan. Dinamis mengandung arti, apa yang dianggap berkualitas saat ini mungkin dianggap kurang berkualitas pada masa mendatang. kecacatan, serta kelurusan batang, diukur dengan skala penilaian perbandingan berpasangan. Kualitas di sini meliputi 3 subkriteria:
a. Kesesuaian barang atau jasa dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan b. Penyediaan barang atau jasa tanpa cacat
c. Kemampuan memberikan kualitas yang konsisten 3. Layanan (Service)
Layanan adalah pelayanan, bantuan dan kemudahan yang diberikan pemasok kepada konsumen (pihak perusahaan), diukur dengan skala penilaian perbandingan berpasangan. Layanan di sini meliputi 4 subkriteria:
a. Kemudahan untuk dihubungi
37
c. Kecepatan dalam hal menanggapi permintaan pelanggan d. Cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan 4. Ketepatan Pengiriman (Delivery)
Ketepatan pengiriman yaitu kemampuan pemasok dalam menangani permintaan perusahaan sehingga dapat mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan diukur dengan skala penilaian perbandingan berpasangan. Ketepatan pengiriman di sini meliputi 2 subkriteria:
a. Kemampuan untuk mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan tanggal yang telah disepakati
b. Kemampuan dalam hal penanganan sistem transportasi 5. Ketepatan Jumlah (Quantity)
Ketepatan jumlah yaitu ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam pengiriman.
Pengolahan data ini berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan, dimana didalam wawancara disampaiakan pemasalahan permasalahan. Permasalahan ini yang akan dijadikan pedoman bagaimana kita akan mengolah data. Pengolahan data ini dilakukan kegiatan pengolahan data dari pengumpulan data yang telah dilakukan sebelumnya. Langkah-langkah pengolahan yaitu
1. Mengidentifikasi masalah dari wawancara, masalah yang terjadi yaitu :
a. Memetakan waktu siklus proses pengadaan dengan menggunakan Value Stream Mapping (VSM).
b. Mengidentifikasikan masalah disetiap aktifitas c. Mengidentifikasikan bisnis proses pengadaan
d. Merancang proses pengadaan menggunakan e-Procurement.
2. Pengambilan data Purchase Request di sistem dengan range waktu 6 bulan. Purchase Request ini akan diambil tanggal create atau tanggal release PR, yang artinya PR baru akan muncul di purchasing jika sudah release. Tanggal release PR ini yang akan dibandingkan dengan tanggal create PO atau release PO.
3. Purchase request ini juuga akan diolah data tanggal yang diminta didalam PR tersebut, yang akan dibandingkan dengan tanggal kirim dari pemasok. Jika
38
masih masuk dalam range tanggal yang diminta di PR artinya bagus atau complete.
4. Pengambilan data PO akan diambil berdasarkan tanggal create atau release PO, tanggal delivery PO dan tanggal terkirim barang atau jasa didalam PO tersebut. Data PO ini juga diambil dalam range waktu 6 bulan. Tanggal kirim PO akan dibandingkan dengan data tanggal terkirimnya barang atau jasa. 5. Membuat data PO dan PR tersebut ke Microsoft Exel untuk membandingkan
data yang satu dengan yang lainnya. Perbandingan ini berdasarkan permasalahan yang ada.
6. Membuat penilaian untuk data yang di olah. Detail penilaian yang diolah beserta satuan standar penilaian yaitu
a. Penilaian delivery time pengadaan berdasarkan waktu yang diminta oleh pihak user. Permintaan ini berbentuk PR, yang didalamnya terdapat delivery time yang diminta oleh user
b. Penilaian lama nya waktu pembuatan untuk menjadi PO dari tanggal release PR. Data yang akan digunakan untuk mengukurnya yaitu perbandingan tanggal release PR dengan tanggal release PO, jika tanggal release PO dibandingkan dengan tanggal release PR lebih dari 12 hari atau waktu standar yang telah ditetapkan oleh manager purchasing maka dinilai gagal atau tidak bagus.
c. Penilaian terhadap kesanggupan pemasok dalam memenuhi kuantiti yang diminta. contoh pemasok menerima PO dengan item A sebanyak 10 buah. Penilaian dinilai baik jika pemasok dalam satu kali pengiriman sanggup memenuhi item A sebanyak 10 buah. Jika pemasok mengirimkan item A secara parsial, misal pengiriman pertama sebanyak 4 buah, lalu pengiriman kedua dan ketiga masing masing 3 buah maka dinilai tidak bagus. Penilaian ini dimaksudkan untuk menilai kesanggupan pemasok memenuhi permintaan purchasing dengan kuantiti yang diminta atau sama saja dengan penilaian kapasitas pemasok dalam mengadakan item A tersebut.
39
d. Penilaian pemasok terhadap kesanggupan pemasok mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan waktu yang diberikan oleh pihak purchasing didalam PO.
3. 8 Analisis Data
Data-data yang telah diperoleh dalam penelitian menjadi acuan penulis untuk melakukan analisis dan pembahasan. Penulis menganalisa sistem yang telah berjalan selama ini dengan mempelajari masalah-masalah yang ada. Menganalisis data yang sudah ada dan menetapkan standar penilaian, merupakan dasar untuk menganalisis dengan menggunakan Microsoft excel. Manager purchasing menetapkan angka standar penilaian untuk menilai kondisi saat ini berlangsung baik atau sedang bermasalah. Standar-standar tersebut seperti pada tabel 3.2 dibawah ini;
Tabel 3. 2 Penilaian Standar
Deskripsi Satuan Skala Score Standar
1. Tepat waktu pengiriman Persentase Achivement Score
sesuai permintaan ≥95% 5
90% - <95% 4
85% - <90% 3 85%
80% - <85% 2
<80% 1
2. Waktu pembuatan dari Hari ACH Score
PR ke PO <8 5
8 - <11 4
11 - <12 3 5 hari
12 - <14 2
≥14 1
3. Peforma Pemasok Persentase ACH Score
QCD (Quality, Cost Delivery) ≥99% 5
90% - <99% 4
80% - <89% 3 80%
60% - <79% 2
<60% 1
4. Percentase negoisasi Persentase ACH Score
Harga PO dibandinkan dengan ≥13% 5
harga pasaran 11% s/d <13% 4
9% s/d <11% 3 9%
7% s/d <9% 2
<7% 1
40 3. 9 Kesimpulan dan Saran
Tahap kesimpulan dan saran merupakan tahap untuk penarikan kesimpulan dan pemberian saran terhadap penelitian yang telah dilakukan. Kesimpulan terhadap penelitian yang dilakukan yaitu mengenai hasil penelitian, apakah penelitian tersebut berhasil atau tidak. Saran merupakan alternatif solusi yang ditawarkan bagi perbaikan di PT Kaldu Sari Nabati Indonesia.
