iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Program Studi Ganda Sistem Informasi - Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
PADA DISTRIBUTOR TUPPERWARE® INDONESIA
(STUDI KASUS PADA PT. MATRADINAMIKA HEKSAPURA) Erline Tjajadi
NIM : 0600671602
ABSTRAK
Pentingnya pengolahan sales force melalui berbagai sarana dan fasilitas untuk membawa perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik, sangat disadari oleh PT. Matradinamika Heksapura. Sarana dan fasilitas ini diharapkan dapat menarik sales force baru, membantu sales force dalam melakukan pekerjaannya dan menyelesaikan hambatan pekerjaannya, memberi ide-ide serta masukan yang tepat bagi sales force tersebut, serta membantu perusahaan sendiri. Melalui metode studi pustaka, kuesioner, dan wawancara langsung dengan pihak perusahaan, maka dapat dilakukan analisis terhadap PT. Matradinamika Heksapura. Dari hasil analisis, ditemukan bahwa banyak
knowledge penting yang dimiliki perusahaan seperti, hasil kegiatan pelatihan, hasil
kegiatan diskusi, pelaksanaan kegiatan operasional, dan notulen rapat yang teridentifikasi, tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Selain itu, sales force yang tersebar di berbagai daerah juga menghambat datangnya sales force ke setiap kegiatan. Karena itu knowledge
management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang
baik, efektif, dapat digunakan dengan baik, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan.
Kesimpulan yang diambil adalah dengan knowledge management, diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan dan memenuhi kebutuhan yang ada pada perusahaan, dan dapat memberikan nilai tambah untuk mencapai peningkatan perusahaan.
v
KATA PENGANTAR
Puji, syukur, dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Penulis menyadari bahwa banyak pihak telah meluangkan waktu untuk memberikan dukungan dalam mewujudkan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan mendukung, terutama kepada :
1. Papa, mama, Vierline, dan Yueni, keluarga yang mendukung penulis dari kecil. 2. Bapak Win Ce, S.Kom, M.M, selaku dosen pembimbing atas waktu, bimbingan,
dan saran selama penulisan skripsi.
3. Bapak Donny Budhi Utoyo, S.T, M.Si, selaku dosen pembimbing atas waktu, bimbingan, dan saran selama penulisan skripsi.
4. Bapak H. Imam Djajono, Ir., M.M, sebagai mentor yang telah memberi saran, masukan, dan dukungan kepada penulis setiap waktu.
5. PT. Matradinamika Heksapura, perusahaan tempat penulis melakukan penelitian dan pembuatan skripsi. Terima kasih kepada Tante Ellen, Om Ronald, dan Ko Ricky atas waktu, penjelasan, dan kesabarannya.
6. Chandra Setiawan yang memberikan banyak perhatian, bantuan, dukungan dan semangat kepada penulis.
7. Yosiana Tanalo : sahabat, pendukung, dan saudara terbaik.
8. Yurika Liona : sahabat yang selalu perhatian dan men-support penulis. 9. Willy Suteja : sahabat diskusi, pemberi semangat, dukungan, dan inspirasi. 10. Yulius : sahabat, mentor, pemberi semangat, dan dukungan.
11. Irsan Wijaya : sahabat atas waktu, perhatian, semangat, dan dukungan.
vi
13. Merrynda Lianova dan Layla : penyemangat yang menceriakan suasana. 14. Ajeng Fitrianingtiyas : teman yang selalu menolong dan membimbing.
15. Meliana, Fendy, Maulana, Susi, Metta, Thomson, Rendy JFS, Vicky, Margaretha L, dan Yanniwati yang telah banyak membantu dan mendukung penulis.
16. Anak-anak kelas PAY 2002 yang sudah bersama-sama selama 4,5 tahun. Kalian telah memberi pengalaman dan waktu-waktu yang indah. Terima kasih.
17. Teman-teman BASIC dan BNTC yang selalu mendukung dan menyemangati. 18. Rektor Universitas Bina Nusantara, Bapak.Prof.,Dr.,Gerardus Polla,M.App., Sc. 19. Bapak E.A. Kuncoro, S.E, M.M sebagai Dekan Fakultas Komputer dan
Manajemen.
20. Bapak Siswono S.Kom, M.M sebagai Ketua Jurusan Sistem Informasi. 21. Bapak Idris Gautama,S.E, S.Kom, M.M sebagai Ketua Jurusan Manajemen. 22. Ibu Lianawati Christian, S.Kom, M.M sebagai Koordinator Mata Kuliah
Program Ganda Sistem Informasi – Manajemen.
23. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa seiring perkembangan waktu, perubahan yang terjadi akan mempengaruhi isi skripsi ini. Karena itu, penulis sangat berterima kasih atas segala saran, kritik, dan masukan yang membangun. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini, atau suatu saat nanti. Terima kasih.
Jakarta, Januari 2007
Erline Tjajadi 0600671602
vii DAFTAR ISI
Halaman
Abstrak iv
Prakata v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xi
Daftar Gambar xii
Daftar Lampiran xv
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Ruang Lingkup ... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian... 3
1.4 Metodologi penelitian... 4
1.5Sistematika Penulisan... 6
BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Teori Umum ... 8
2.1.1 Sistem Informasi... 8
2.1.1.1 Pengertian Sistem ... 8
2.1.1.2 Pengertian Data dan Informasi ... 8
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi ... 9
2.1.2 Knowledge Management ... 9
2.1.2.1 Pengertian Knowledge ... 9
2.1.2.2 Pengertian Management ... 10
2.1.2.3 Pengertian Knowledge Management ... 10
2.1.2.4 Manfaat Knowledge Management Dalam Organisasi Bisnis11 2.1.3 Internet dan World Wide Web ... 12
2.1.4 Database dan DBMS... 12
2.2 Teori Khusus ... 13
2.2.1Tipe Knowledge Dalam Organisasi ... 13
2.2.2 Proses Inti Knowledge Management ... 14
2.2.3 Knowledge Goal ... 18
2.2.4 Analisis SWOT... 20
2.2.4.1 Pengertian Analisis SWOT ... 20
2.2.4.2 Pembagian Analisis SWOT... 20
2.2.4.3 Penentuan Faktor Strategis Internal (IFAS) ... 21
2.2.4.4 Penentuan Faktor Strategis Eksternal (EFAS) ... 23
2.2.4.5 Diagram Posisi SWOT ... 24
2.2.4.6 Matrik SWOT... 26
2.2.5 Value Network Analysis... 28
2.2.5.1 Definisi Value Network ... 28
2.2.5.2 Proses Inti Value Network ... 29
2.2.6 Metodologi Penelitian ... 32
2.2.6.1 Populasi, Sampel, dan Teknik Simple Random Sampling... 33
viii
2.2.6.3 Teknik Pengumpulan Data ... 35
2.2.6.4 Teknik Analisis Data ... 37
2.2.7 Modeling System... 37
2.2.7.1 Rich Picture ... 37
2.2.7.2 Problem Domain ... 37
BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Latar Belakang Perusahaan ... 42
3.1.1 Sejarah Tupperware® Hingga Masuk Indonesia ... 42
3.1.2 Sejarah dan Perkembangan PT. Matradinamika Heksapura ... 44
3.2 Visi dan Misi ... 46
3.3 Struktur Organisasi... 46
3.4 Tugas dan Tanggungjawab... 48
3.5 Proses Bisnis Perusahaan ... 52
3.5.1 Proses Penjualan dan Pengadaan Produk Tupperware®... 53
3.5.2 Proses Perekrutan Sales Force ... 56
3.5.3 Proses Penyampaian Informasi dan Pelaporan... 57
3.5.4 Proses Kegiatan-Kegiatan Perusahaan ... 61
3.6 Analisis Perusahaan... 61
3.6.1 Analisis Value Network ... 62
3.6.2 Analisis SWOT... 82
3.6.2.1 Evaluasi Faktor Internal (IFAS) ... 82
3.6.2.2 Evaluasi Faktor Eksternal (EFAS) ... 87
3.6.2.3 Matrik SWOT... 91
3.7 Knowledge Goals ... 94
3.7.1 Normative Knowledge Goals... 94
3.7.2 Strategic Knowledge Goals ... 95
3.7.3 Operational Knowledge Goals... 96
3.8 Knowledge Identification ... 97 3.8.1 Structural... 98 3.8.2 Functional ... 99 3.8.2.1 Explicit Knowledge... 99 3.8.2.2 Tacit Knowledge... 102 3.8.3 Behavioral ... 104 3.9 Hasil Kuesioner ... 104
3.10 Permasalahan Yang Dihadapi ... 110
3.11 Usulan Pemecahan Masalah... 111
BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management ... 113
4.2 Pemetaan Fitur... 116
4.3 Keterangan Fitur-Fitur... 118
4.3.1 Fitur-Fitur Knowledge Management ... 118
4.3.1.1 Procedure ... 118
4.3.1.2 Problems & Solutions... 118
ix 4.3.1.4 Document Management... 121 4.3.1.5 Sharing ... 122 4.3.1.6 Forum ... 124 4.3.2 Fitur-Fitur Pendukung ... 125 4.3.2.1 Messages ... 126 4.3.2.2 Personal Information ... 126 4.3.2.3 Change Password... 127 4.3.2.4 My Network ... 127 4.3.2.5 Next Events ... 129 4.4 Class Diagram... 131
4.5 Use Case Diagram ... 132
4.6 Sequence Diagram ... 133
4.6.1 Sequence Login User dan Admin ... 133
4.6.2 Sequence Messages User dan Admin... 135
4.6.3 Sequence User Management ... 136
4.6.3.1 Sequence Personal Information User... 136
4.6.3.2 Sequence Change Password User... 137
4.6.3.3 Sequence My Network User ... 138
4.6.3.4 Sequence Add User dan Find/Edit User Oleh Admin ... 139
4.6.3.5 Sequence Add Challenge dan Find/Edit Challenge Oleh Admin ... 140
4.6.3.6 Sequence Add Unit dan Find/Edit Unit Oleh Admin ... 141
4.6.4 Sequence Next Events... 142
4.6.4.1 Sequence Next Events User ... 142
4.6.4.2 Sequence Next Events Admin... 143
4.6.5 Sequence Problems & Solutions... 144
4.6.5.1 Sequence Problems & Solutions User... 144
4.6.5.2 Sequence Problems & Solutions Admin ... 145
4.6.6 Sequence Tips & Tricks... 146
4.6.6.1 Sequence Tips & Tricks User ... 146
4.6.6.2 Sequence Tips & Tricks Admin... 147
4.6.7 Sequence Document Management... 148
4.6.7.1 Sequence Document Management User... 148
4.6.7.2 Sequence Document Management Admin ... 149
4.6.8 Sequence Sharing ... 150
4.6.8.1 Sequence Sharing User ... 150
4.6.8.2 Sequence Sharing Admin ... 151
4.6.9 Sequence Forum ... 152
4.6.9.1 Sequence Forum User ... 152
4.6.9.2 Sequence Forum Admin ... 153
4.7 Rancangan Layar ... 154
4.7.1 Rancangan Layar Login... 154
4.7.2 Rancangan Layar Forgot Password ... 154
4.7.3 Rancangan Layar Home ... 155
4.7.4 Rancangan Layar Messages User dan Admin... 156
4.7.5 Rancangan Layar User Management ... 159
x
4.7.5.2 Rancangan Layar Change Password... 159
4.7.5.3 Rancangan Layar My Network User ... 160
4.7.5.4 Rancangan Layar User Management – User Oleh Admin 162 4.7.5.5 Rancangan Layar User Management – Forgot Password Oleh Admin...165
4.7.5.6 Rancangan Layar User Management – Challenge Oleh Admin...166
4.7.5.7 Rancangan Layar User Management – Unit Oleh Admin 168 4.7.6 Rancangan Layar Next Events... 170
4.7.6.1 Rancangan Layar Next Events User ... 170
4.7.6.2 Rancangan Layar Next Events Admin... 173
4.7.7 Rancangan Layar Procedure ... 176
4.7.8 Rancangan Layar Problems & Solutions... 177
4.7.8.1 Rancangan Layar Problems & Solutions User... 177
4.7.8.2 Rancangan Layar Problems & Solutions Admin ... 180
4.7.9 Rancangan Layar Tips & Tricks ... 183
4.7.9.1 Rancangan Layar Tips & Tricks User ... 183
4.7.9.2 Rancangan Layar Tips & Tricks Admin ... 185
4.7.10 Rancangan Layar Document Management... 188
4.7.10.1 Rancangan Layar Document Management User... 188
4.7.10.2 Rancangan Layar Document Management Admin ... 192
4.7.10 Rancangan Layar Sharing ... 195
4.7.11.1 Rancangan Layar Sharing User ... 195
4.7.11.2 Rancangan Layar Sharing Admin... 199
4.8 Rencana Training ... 201
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan... 202
5.2 Saran ... 203
DAFTAR PUSTAKA 205
RIWAYAT HIDUP 207
LAMPIRAN FOTOKOPI SURAT SURVEI
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Knowledge Management Goals ...19
Tabel 2.2 Matrik SWOT ...27
Tabel 3.1 Perbandingan Value Perusahaan Dengan Industri Sejenis...78
Tabel 3.2 Tabel IFAS PT. Matradinamika Heksapura...86
Tabel 3.3 Tabel EFAS PT. Matradinamika Heksapura ...91
Tabel 3.4 Pemetaan Strategi Berdasarkan Matrik SWOT ...93
Tabel 3.5 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor1 ...105
Tabel 3.6 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 2 ...105
Tabel 3.7 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 3 ...106
Tabel 3.8 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 4 ...106
Tabel 3.9 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 5 ...106
Tabel 3.10 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 6 ...107
Tabel 3.11 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 7 ...107
Tabel 3.12 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 8 ...108
Tabel 3.13 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 9 ...108
Tabel 3.14 Persentase Jawaban Kuesioner Nomor 10 ...108
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Aktivitas Proses Inti Knowledge Management ...14
Gambar 2.2 Diagram Posisi SWOT...24
Gambar 2.3 Value Network Diagram ...32
Gambar 2.4 Teknik Simple Random Sampling ...34
Gambar 2.5 Class Structure ...38
Gambar 2.6 Aggregation...39
Gambar 2.7 Association ...39
Gambar 2.8 Notasi Pada Use Case Diagram...40
Gambar 2.9 Notasi Pada Sequence Diagram ...41
Gambar 3.1 Struktur Distributor Tupperware® Indonesia...44
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Matradinamika Heksapura ...47
Gambar 3.3 Rich Picture Penjualan dan Pengadaan Produk ...55
Gambar 3.4 Rich Picture Perekrutan Sales Force ...57
Gambar 3.5 Rich Picture Penyampaian Informasi dan Pelaporan...60
Gambar 3.6 Proses Inti Value Network PT. Matradinamika Heksapura...63
Gambar 3.7 Posisi Strategis PT. Matradinamika Heksapura ...92
Gambar 3.8 Pemetaan Normative Knowledge Goals...95
Gambar 3.9 Pemetaan Strategic Knowledge Goals ...96
Gambar 3.10 Pemetaan Operational knowledge Goals ...97
Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management...116
Gambar 4.2 Required Field Pada Fitur Problems & Solutions...119
Gambar 4.3 Grouping Pada Fitur Problems & Solutions ...120
Gambar 4.4 Required Field Pada Fitur Tips & Tricks ...120
Gambar 4.5 Grouping Pada Fitur Tips & Tricks...121
Gambar 4.6 Required Field Pada Fitur Document Management...122
Gambar 4.7 Grouping Pada Sub Fitur Document Management ...122
Gambar 4.8 Required Field Pada Fitur Sharing ...123
Gambar 4.9 Grouping Pada Fitur Sharing ...124
Gambar 4.10 Required Field Fitur Forum ...125
Gambar 4.11 Grouping Pada Fitur Forum...125
Gambar 4.12 Field-Field Pada Fitur Messages ...126
Gambar 4.13 Field-Field Pada Sub-Fitur Personal Information...127
Gambar 4.14 Field-Field Pada Sub-Fitur Change Password ...127
Gambar 4.15 Field-Field Pada Sub-Fitur My Network...128
Gambar 4.16 Field-Field Informasi Personal Downline Pada Sub-Fitur My Network..129
Gambar 4.17 Required Field Pada Fitur Next Events ...130
Gambar 4.18 Grouping Pada Fitur Next Events...130
Gambar 4.19 Class Diagram Aplikasi Knowldge Management...131
Gambar 4.20 Use Case Diagram Aplikasi Knowledge Management...132
Gambar 4.21 Sequence Login User dan Admin...133
xiii
Gambar 4.23 Sequence Personal Information User ...136
Gambar 4.24 Sequence Change Password User...137
Gambar 4.25 Sequence My Network User ...138
Gambar 4.26 Sequence Add User dan Find/Edit User Oleh Admin...139
Gambar 4.27 Sequence Add Challenge dan Find/Edit Challenge Admin ...140
Gambar 4.28 Sequence Add Unit dan Find/Edit Unit Oleh Admin ...141
Gambar 4.29 Sequence Next Events User...142
Gambar 4.30 Sequence Next Events Admin ...143
Gambar 4.31 Sequence Problems & Solutions User ...144
Gambar 4.32 Sequence Problem & Solution Admin ...145
Gambar 4.33 Sequence Tips & Tricks User...146
Gambar 4.34 Sequence Tips & Tricks Admin...147
Gambar 4.35 Sequence Document Management User...148
Gambar 4.36 Sequence Document Management Admin ...149
Gambar 4.37 Sequence Sharing User ...150
Gambar 4.38 Sequence Sharing Admin...151
Gambar 4.39 Sequence Forum User ...152
Gambar 4.40 Sequence Forum Admin...154
Gambar 4.41 Rancangan Layar Login ...154
Gambar 4.42 Rancangan Layar Forgot Password...154
Gambar 4.43 Rancangan Layar Home ...155
Gambar 4.44 Rancangan Layar Inbox...156
Gambar 4.45 Rancangan Layar Detail Message...156
Gambar 4.46 Rancangan Layar Write / Reply Message...157
Gambar 4.47 Rancangan Layar Sent Item...158
Gambar 4.48 Rancangan Layar Sent Item Details ...158
Gambar 4.49 Rancangan Layar Personal Information ...159
Gambar 4.50 Rancangan Layar Change Password ...159
Gambar 4.51 Rancangan Layar My Network ...160
Gambar 4.52 Rancangan Layar My Network Details ...161
Gambar 4.53 Rancangan Layar Add User Oleh Admin...162
Gambar 4.54 Rancangan Layar Find User Oleh Admin ...163
Gambar 4.55 Rancangan Layar User Details Oleh Admin ...164
Gambar 4.56 Rancangan Layar Forgot Password Oleh Admin...165
Gambar 4.57 Rancangan Layar Add Challenge...166
Gambar 4.58 Rancangan Layar Find / Edit Challenge...166
Gambar 4.59 Rancangan Layar Edit Challenge...167
Gambar 4.60 Rancangan Layar Add Unit ...168
Gambar 4.61 Rancangan Layar Find / Edit Unit ...168
Gambar 4.62 Rancangan Layar Edit Unit...169
Gambar 4.63 Rancangan Layar Show Events ...170
Gambar 4.64 Rancangan Layar Find Next Event...171
Gambar 4.65 Rancangan Layar Detail Next Event ...172
Gambar 4.66 Rancangan Layar Create Next Event ...172
Gambar 4.67 Rancangan Layar Add Next Events ...173
Gambar 4.68 Rancangan Layar Find / Edit Next Events ...174
xiv
Gambar 4.70 Rancangan Layar Work Standard ...176
Gambar 4.71 Rancangan Layar Bonus Procedure...176
Gambar 4.72 Rancangan Layar Latest Problem & Solution...177
Gambar 4.73 Rancangan Layar Find Problem & Solution...178
Gambar 4.74 Rancangan Layar View Detail Problem & Solution ...179
Gambar 4.75 Rancangan Layar Add Problem & Solution Oleh Admin ...180
Gambar 4.76 Rancangan Layar Find/Edit Problem & Solution Oleh Admin ...181
Gambar 4.77 Rancangan Layar Edit Problem & Solution Oleh Admin ...182
Gambar 4.78 Rancangan Layar Latest Tips & Tricks...183
Gambar 4.79 Rancangan Layar Find Tips & Tricks ...184
Gambar 4.80 Rancangan Layar View Detail Tips & Tricks...184
Gambar 4.81 Rancangan Layar Add Tips & Tricks ...185
Gambar 4.82 Rancangan Layar Find / Edit Tips & Tricks ...186
Gambar 4.83 Rancangan Layar Edit Tips & Tricks ...187
Gambar 4.84 Rancangan Layar Latest Document ...188
Gambar 4.85 Rancangan Layar Find Document...189
Gambar 4.86 Rancangan Layar View Detail Document ...190
Gambar 4.87 Rancangan Layar Add Document...191
Gambar 4.88 Rancangan Layar Add Document Admin ...192
Gambar 4.89 Rancangan Layar Find Document Admin ...193
Gambar 4.90 Rancangan Layar Edit Document Admin ...194
Gambar 4.91 Rancangan Layar Latest Sharing ...195
Gambar 4.92 Rancangan Layar Find Sharing ...196
Gambar 4.93 Rancangan Layar View Detail Sharing ...197
Gambar 4.94 Rancangan Layar Add Sharing...198
Gambar 4.95 Rancangan Layar Window Add Sharing Admin ...199
Gambar 4.96 Rancangan Layar Find / Edit Sharing...200
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Standar Kerja Sales Force L1
Lampiran 2 Prosedur Perolehan Bonus L4
Lampiran 3 Contoh Produk Pendukung PT. Matradinamika Heksapura L9
Lampiran 4 Kuesioner Untuk Sales Force L10
Lampiran 5 Analisis SWOT L12
Lampiran 6 Daftar Pertanyaan Wawancara L20
