ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PERSEDIAAN DAN PEMBELIAN BARANG PADA PT DECORIN PUTRA

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS

DATA PERSEDIAAN DAN PEMBELIAN BARANG

PADA PT DECORIN PUTRA

Juntrung M. Anggoro

Binus University, Jakarta, 11480, Indonesia

Keenan Bahar

and

Okky Yudistira Prayogo P.

Abstrak

Setiap perusahaan mempunyai sistem yang membantu proses bisnis. Studi tentang sistem basis data dilakukan pada perusahaan yang bergerak pada bidang konstruksi bangunan. Tujuan studi adalah untuk menganalisa dan merancang sistem basis data khususnya pada pengelolaan persediaan barang, pembelian barang perusahaan dan pembuatan laporan untuk mendukung proses bisnis dari perusahaan. Sistem ini akan dibuat menjadi suatu aplikasi berdasarkan rancangan basis data yang telah dibuat. Metode yang digunakan untuk pengumpulan informasi dan data dilakukan dengan cara studi kepustakaan, wawancara, observasi, penyusunan Data Flow Diagram (DFD), Flowchart, serta metode perancangan basis data dengan tiga konsep

(2)

perancangan, yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal dan perancangan fisikal serta merancang tampilan untuk aplikasi yang dibuat. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sebuah sistem basis data yang dapat membantu kinerja pencarian barang, pengelolaan persediaan dan pembelian barang perusahaan yang lebih teratur. Simpulan yang dapat diambil adalah sistem basis data yang dibuat telah dirancang sesederhana mungkin agar memudahkan karyawan perusahaan dalam mengoperasikan aplikasi dan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan pun tersimpan dengan baik. Saran yang dapat diberikan adalah diberikannya pelatihan atas aplikasi yang telah dibuat dan rutinnya pemeriksaan pada basis data agar basis data selalu terjaga dan siap pakai.

Kata kunci : analisis, perancangan, sistem basis data, persediaan, pembelian, barang.

1. Pendahuluan

Data merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Perusahaan menyimpan berbagai macam data sebagai acuan dalam menjalankan proses bisnis. Data tersebut disimpan secara teratur dan terorganisasi sehingga perusahaan dapat mengakses data yang berjumlah besar secara efisien.

Suatu database tidak hanya dapat membantu menyimpan data secara terorganisasi, tetapi pengguna juga melainkan dapat mengakses data secara akurat, data lebih mudah dimanipulasi, keamanan dan independensi data terjaga, dan data terintegritasi. Dengan keunggulan database, perusahaan memiliki suatu nilai tambah

(3)

dalam pengelolaan dan pengorganisasian data sehingga membantu perusahaan berkembang dalam proses bisnis.

PT. Decorin Putra adalah perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor, interior dan konsultan yang beralamat di Jl. KPBD no 22, Komplek Peruri, Jakarta, Indonesia 11560 yang berdiri sejak tahun 2006. Pada skripsi ini penulis mengkhususkan penelitian pada bidang kontraktor sebagai salah satu usaha pada PT. Decorin Putra. Perusahaan merupakan pihak pelaksana pembangunan yang ditunjuk oleh pelanggan. Sebagai pelaksana pembangunan, perusahaan ini memiliki beberapa pemasok yang dapat dihubungi sewaktu-waktu apabila terdapat proyek yang akan dikerjakan. Para pemasok ini mempunyai barang-barang yang dibutuhkan untuk pembangunan suatu proyek.

Perusahaan ini mempunyai seorang karyawan yang bertugas untuk mengelola dan memanipulasi daftar pemasok, deskripsi dan harga barang dari masing-masing pemasok.

Terdapat beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Decorin Putra yaitu PT. Decorin Putra belum memiliki database yang terorganisasi untuk mengetahui persediaan barang dan pencatatan pembelian barang. Masalah ini muncul karena pengelolaan persediaan dan pembelian barang masih disimpan dalam bentuk dokumen Microsoft Excel.

Dengan masalah-masalah tersebut, PT. Decorin Putra membutuhkan sistem basis data untuk memudahkan dalam pengelolaan persediaan dan pembelian barang sehingga diperlukan aplikasi untuk mengoperasikan sistem basis data tersebut agar dapat mengatasi permasalahan yang terjadi pada PT. Decorin Putra. Aplikasi pengelola sistem

(4)

basis data menggunakan antarmuka sederhana sehingga memudahkan dalam proses pengoperasian.

2. Pedoman Umum

Ruang lingkup diperlukan agar pembahasan tidak terlalu menyimpang. Ruang lingkup penulisan skripsi akan dibatasi pada analisis dan perancangan sistem dan aplikasi basis data. Data yang akan diteliti meliputi :

1. Sistem pembelian barang dari pemasok ke perusahaan untuk memudahkan pencatatan laporan dan penyajian laporan dimana barang yang dibeli tidak akan dijual kembali melainkan digunakan untuk mendukung proses produksi dan inventaris perusahaan termasuk sistem pembayaran barang dari perusahaan kepada pemasok.

2. Pengelolaan sistem persediaan barang perusahaan untuk mengetahui persediaan barang pada gudang sehingga barang yang masih ada di gudang dapat diketahui keberadaannya dan kelayakannya untuk dapat digunakan dalam pengerjaan proyek lain serta pembuatan laporan persediaan barang yang berfungsi sebagai dokumen penting bagi manajemen perusahaan.

3. Sistem pembaharuan dan penyisipan data barang dan data pemasok jika ada perubahan harga, deskripsi atau pemasok sesuai dengan kondisi pasar. Kondisi fluktuatif harga dapat berubah jika adanya perubahan informasi dari pemasok.

(5)

2.1 Landasan Teori

Teori yang digunakan dalam pembuatan skripsi meliputi penggunaan teori umum dalam basis data dan teori khusus. Penjelasan sistem basis data, proses pembuatan basis data menggunakan Database Lifecycle (DBLC) serta penggunaan teori flowchart dan DFD untuk menganalisa sistem. Teori khusus yang digunakan meliputi teori pembelian dan teori persediaan.

2.2 Analisa dan Perancangan

Pengumpulan data yang dilakukan untuk melakukan studi dibagi menjadi beberapa tahapan yaitu metode analisis dan perancangan. Metode analisis mengacu pada fact finding yang diperoleh dari Database Systems (Thomas Connoly, Carolyn Begg) yang meliputi studi kepustakaan, wawancara dan observasi serta membuat

flowchart dan Data Flow Diagram (DFD) untuk menganalisa sistem yang sedang

berjalan. Sedangkan untuk metode perancangan meliputi perancangan basis data dan perancangan aplikasi. Perancangan basis data menggunakan tahapan konseptual, logikal dan fisikal. Database Management System (DBMS) yang digunakan adalah SQL Server 2008 dan untuk aplikasi yang digunakan adalah VB.NET. Aplikasi yang digunakan untuk mengoperasikan DBMS merupakan aplikasi yang berbasis desktop.

2.3 Perancangan dan Implementasi

Proses perancangan pada skripsi terdapat dua tahapan, yaitu perancangan basis data dan perancangan aplikasi yang keduanya berada di dalam DBLC. Tahapan perancangan basis data meliputi perancangan konseptual, logikal dan fisikal.

(6)

Perancangan aplikasi pada pada sistem dibuat setelah perancangan basis data. Jenis aplikasi yang dipilih adalah jenis aplikasi berbasis desktop.

Setelah tahapan perancangan basis data dan perancangan aplikasi telah dilakukan, maka tahapan selanjutnya adalah implementasi sistem pada perusahaan. Implementasi dilakukan dengan memasang sistem yang telah dibuat pada komputer dan server pada perusahaan. Penjadwalan dilakukan pada tahapan implementasi dengan tujuan untuk mengetahui perkembangan dan tingkat waktu yang dibutuhkan untuk implementasi sistem pada perusahaan.

3.

Kesimpulan

Dari hasil penulisan skripsi yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Persediaan dan Pembelian Barang pada PT. Decorin Putra, dapat ditarik simpulan berupa :

1. Dengan adanya basis data, memungkinkan proses penyimpanan data yang mudah dilakukan dan data yang disimpan dapat digunakan secara langsung jika dibutuhkan.

2. Dari hasil perancangan aplikasi diperoleh rancangan antar muka yang dibuat sesuai dengan kebutuhan informasi perusahaan, terutama pada pengelolaan persediaan, pembelian, dan pembaharuan data barang dan pemasok.

3. Permasalahan yang sebelumnya sering terjadi seperti sulitnya data untuk diperoleh ketika dibutuhkan dan memperbaharui isi data dapat teratasi dengan baik. Sistem basis data yang dibuat bagi PT. Decorin Putra cukup membantu proses.

(7)

Daftar Pustaka

[1] Ahyari (2003). http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/453/jbptunikompp-gdl-sukamabins-22618-4-unikom_s-i.pdf

[2] Atzeni, P., Ceri, S. , Paraboschi, S. , Torlone, R. (2003). Database Systems;

Concepts, Languages, and Architectures. New York : McGraw-Hill.

[3] Azwar, Saefudin (1993). http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/36/jbptunikompp-gdl-s1-2005-mamansurah-1794-1-jurnal.pdf

[4] Connolly, T., & Begg, C. (2005). Database Systems A Practical Approach to

Design, Implementation, and Management. (4th edition). USA : Addison Wesley.

[5] Date, C. J. (2000). An Introduction to Database System. (7th edition). United State of America : Addison-Wesley.

[6] Handoko, T. Hani. (2000, pp335-336).

http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=91101

[7] Indrajani. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

[8] Japit, S. (2009). Sukses Belajar Sendiri Visual Basic.NET. Medan : Unitech Publishing.

[9] Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2003). Management Information System :

Managing the Digital Firm. Paperback Edition. New Jersey : Prentice-Hall.

[10] McLeod, R. Jr., Schell, G. (2001). Management Information System. (8th edition). New Jersey : Prentice Hall, Inc.

(8)

[11] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. (3rd edition). Jakarta : Salemba Empat,. [12] Oetomo, Budi S. D. (2002).

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/334/jbptunikompp-gdl-ariefrahma-16695-3-document-2.pdf

[13] Post, G. V. (2005). Database Management Systems. (3rd edition). New York : McGraw-Hill.

[14] Render, B., Jay H. (2001). Prinsip-prinsip Manajemen Operasi. (1st edition). Jakarta : Salemba Empat.

[15] Ristono, Agus (2009). http://elib.unikom.ac.id/download.php?id=91101

[16] Sibero, A. F. K. (2010). Dasar-dasar Visual Basic.NET. Yogyakarta : MediaKom.

[17] Sutabri, Tata (2004). http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/334/jbptunikompp-gdl-ariefrahma-16695-3-document-2.pdf

[18] Whitten, J. L. Bentley, L. D. Dittman, K. C. (2003). System Analysis Design

(9)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS

DATA PERSEDIAAN DAN PEMBELIAN BARANG

PADA PT DECORIN PUTRA

(Analysis and Design of Material Purchasing and

Inventory Database System at PT Decorin Putra)

Juntrung M. Anggoro

Keenan Bahar

and

Okky Yudistira Prayogo P.

Abstract

Every company has a system that helps the business process. The study of database systems conducted in companies engaged in building construction. Purpose of the study is to analyze and design a database system, especially on inventory management, purchasing the company and report to support the business processes of companies. This system will be built into an application based on design data base has been created. The method used for gathering information and data is done by

(10)

library research, interviews, observation, preparation of Data Flow Diagrams (DFD), Flowchart, as well as methods of database design with three design concepts, the conceptual design, logical design and physical design as well as designing the look for the application is made. The result achieved is the establishment of a database system that can help the performance of search goods, inventory management and purchasing goods companies more regularly. Conclusions can be drawn is that created the database system has been designed as simple as possible in order to facilitate the company's employees in the operation of applications and transactions made by the company were properly stored. Advice can be given is given training on the applications that have been made and routine checks on the data base so that the database is always awake and ready to use.

(11)

1. Introduction

Data is very important for the company. Companies store a wide range of data as a reference in carrying out business processes. Data is stored on a regular basis and organized so that companies can access large amounts of data efficiently.

A database can not only help save the data in an organized way, but it also users can access data in an accurate, easier data manipulation, data security and independence of mind, and terintegritasi data. With the advantages of database, the company has an added value in the management and organization of data that helped the company grow in the business process.

PT. Decorin Putra is a company engaged in the field of contracting, interior and consultants who are located at Jl. KPBD No. 22, Peruri complex, Jakarta, Indonesia 11 560 which was founded in 2006. In this thesis the author specializes in the research field as one of the contracting business at PT. Decorin Putra. The Company is a party to the executors of development designated by the customer. As development practitioners, this company has several suppliers who can be contacted at any time if there are projects to be undertaken. These suppliers have the goods needed for the construction of a project.

The company has an employee whose job is to manage and manipulate the list of suppliers, descriptions and prices of each supplier.

There are some problems faced by PT. Decorin Putra. PT. Decorin Putra has not had an organized database to determine the inventory and recording the purchase of goods. This problem arises because of inventory management and purchasing of goods are stored in a Microsoft Excel document.

(12)

With these problems, PT. Decorin Putra need a database system to facilitate the management of supplies and purchases of goods that required the application to operate the database system in order to overcome the problems that occurred in PT. Decorin Putra. Application data base management system using a simple interface to facilitate the operation of the process.

2. General Guidelines

The scope of discussion is needed in order not to deviate. The scope of thesis writing will be restricted to the analysis and design of systems and data base applications. The data will be examined include:

1. System of purchasing goods from suppliers to the company to facilitate the recording and presentation of the report where the items purchased can not be resold but are used to support the process of production and inventory systems companies including payments to suppliers of goods from the company.

2. Company's inventory management system to determine the inventory of goods in the warehouse so that the goods are still in the warehouse can be known to exist and its feasibility to be used in the execution of other projects and preparing reports of inventory that serves as an important document for the management of the company.

3. System reform and the insertion of data items and data supplier if there are changes in prices, descriptions, or supplier in accordance with market

(13)

conditions. Conditions of fluctuating prices can change if the change information from the supplier.

2.1 Theoretical Basic

Theory used in the manufacture thesis involves the use of general theory and theory in a special database. Explanation of database systems, the process of building a database using the Database Lifecycle (DBLC) and the use of flowchart and DFD theory to analyze the system. Theory that is used includes the theory of purchasing and inventory theory.

2.2 Design and Analysis

Data collected to conduct the study was divided into several phases, namely analysis and design methods. Methods of analysis refers to the fact finding obtained from Database Systems (Thomas Connolly, Carolyn Begg) which includes library research, interviews and observations and create flowcharts and Data Flow Diagrams (DFD) to analyze the running system. As for the design methods include database design and application design. Database design using the stages of conceptual, logical and physical. Database Management System (DBMS) that is used is SQL Server 2008 and for applications that use the VB.NET. Applications that used to operate the DBMS is a desktop-based applications.

(14)

2.3 Design and Implementation

The process of designing the thesis there are two stages, ie database design and drafting application that they are in DBLC. Database design phases include conceptual design, logical and physical. The design of the application on the system created after the database design. The selected application type is a type of desktop-based applications.

After the stage of database design and application design has been done, then the next stage is the implementation of the system at the company. Implementation is done by installing a system that has been created on the computer and the server at the company. Scheduling done at the implementation stage in order to determine the development and the time required for system implementation at the company.

3.

Conclusion

From the results of thesis writing, entitled Analysis and Design System Data Base Inventory and Purchase of Goods in the PT. Decorin Putra, a conclusion can be drawn:

1. With a data base, enabling easy data storage process performed and the data stored can be used directly if needed.

2. From the results obtained by designing the application interface design is made according to the company's information needs, particularly in inventory management, purchasing, and suppliers of goods and updating data.

(15)

3. Problems that often occur as the difficulty of the previous data to be obtained when required and update the data content can be resolved properly. Databases that are made for the PT. Decorin Putra enough to help the proccess.

(16)

References