PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/ 438 /OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 1 dari 9 halaman
1. PROSEDUR SURAT MASUK
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan output 1. 2. 3. 4. 5.
Setiap surat masuk diterima dan dibuka serta disortir oleh petugas pelayanan surat untuk selanjutnya diagendakan dan melampirkan lembar disposisi diteruskan kepada Kaur Umum;
Berdasarkan surat masuk yang telah diterima, Kaur Umum memberi disposisi untuk kemudian ditindak lanjutkan bagian yang terkait dengan perihal surat;
Petugas pelayanan surat mendidtribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi kemudian diteruskan ke Wakil Sekretaris selanjutnya diteruskan ke Panitera/Sekretaris Setelah didisposisi oleh Panitera/ Sekretaris kemudian diteruskan ke Ketua
Surat masuk ditindak lanjuti diselesaikan oleh pengelola yang terkait sesuai dengan disposisi surat untuk selanjutnya surat diarsipkan ke dalam file arsip pengolah
Pengelola surat dan Kaur Umum Pengelola surat dan Kaur Umum Pengelola surat dan Kaur Umum Pengelola surat dan Kaur Umum Pengelola surat dan Kaur Umum 15 menit 15 menit 15 menit 15 menit 30 menit
Surat masuk yang telah dilampiri lembar disposisi
Surat masuk yang telah didisposisi
Surat masuk yang telah didisposisi
Surat masuk yang telah didisposisi
Surat masuk yang telah ditindaklanju ti dan diselesaikan
2. PROSEDUR SURAT KELUAR
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Wakil Sekretaris mengintruksikan dan/mendisposisi surat masuk kepada Kaur terkait untuk membuat/ membalas surat kepada pihak yang dituju;
Wakil Sekretaris 30 menit Instruksi disposisi surat keluar , konsep surat keluar
2. Konsep surat keluar yang telah diselesaikan/ditindaklanjuti oleh Kaur yang terkait selanjutnya diserahkan kepada petugas pengolah surat;
Kaur Umum 30 menit Konsep surat keluar
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 2 dari 9 halamn 3. Petugas pengolah surat mneruskan
konsep surat masuk untuk mendapatkan persetujuan Kaur Umum yang telah diparaf;
Pengolah surat 15 menit Konsep surat keluar yang telah disetujui;
4. Konsep surat diteruskan oleh petugas pengolah surat ke masing-masing Pejabat untuk dijadikan draf surat keluar;
Kaur Umum 30 menit Draf surat keluar berikut kelengka pannya;
5. Draf surat yang telah disetujui selanjutnya disampaikan kepada petugas pengolah surat untuk dilengkapi kelengkapannya;
Ketua/Panitera Sekretaris
120 menit Draf surat keluar yang telah ditanda tangani;
6. Pejabat yang berwenang menan datangani draf surat keluar terhadap surat yang telah ditandatangani Pejabat, pelaksana pengolah surat mengagendakan surat dengan memberi nomor urut, kode surat dan membubuhkan cap dinas serta mencatatnya ke dalam surat;
Ketua dan Panitera/Sekretaris
30 menit Surat dalam amplop siap untuk dikirim;
7. Surat yang siap dikirim diteruskan ke pengirim surat, Petugas pengirim surat mengekpedisi dan mengirimkan surat dan mendistribusikan surat keluar sesuai dengan tujuan surat;
Pengelola surat 60 menit Surat keluar telah terkirim ke alamat yang dituju;
A. PENATAUSAHAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
I.
PROSEDUR BELANJA KEPERLUAN SEHARI-HARI PERKANTORAN
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Penetapan petugas pengelola barang kebutuhan sehari-hari perkantoran ( Barang persediaan )
Kaur Umum 5 menit
2. Pengelola melakukan pencacatan kebutuhan sehari-hari perkantoran ( barang persediaan yang akan di butuhkan )
Operator Aplikasi Persediaan
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 3 dari 9 halamn 3. Petugas pengelola barang persediaan
menginput data ke dalam aplikasi persediaan dan selanjutnya mela kukan rekonsilasi dengan pengelola aplilasi Sistim Informasi Akuntasi Barang Milik Negara
( SIMAK BMN ) minimal 2 (dua) kali setahun;
Operator Aplikasi Persediaan
10 menit
4. Petugas pengelola barang persediaan mendistribusikan kepada masing-masing bagian atau pegawai sesuai dengan tingkat kebutuhan (permintaan);
Operator Aplikasi Persediaan
10 menit
5. Petugas pengelola barang persediaan melakukan opname fisik barang persediaan minimal 2 (dua) kali setahun;
Operator Aplikasi Persediaan
5 menit
6. Petugas menyampaikan laporan hasil opname fisik barang persediaan;
Operator Aplikasi Persediaan
7 menit
II.
PROSEDUR PENGINPUTAN BARANG INVENTARIS ( BMN )
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Membuat daftar rancangan kebutuhan barang inventaris kantor/Barang Milik Negara;
Kaur Umum 5 menit
2. Daftar tersebut diajukan kepada Pimpinan secara berjenjang;
Pejabat penerima barang
5 menit
3. Pejabat Penerima Barang menerima barang dari panitia pengadaan atau pejabat pengadaan yang dilengkapi dengan berita acara serah terima barang;
Pejabat penerima barang
5 menit
4. Daftar barang yang telah diterima diserahkan kepada petugas aplikasi SIMAK BMN;
Operator aplikasi 5 menit
5. Petugas aplikasi SIMAK BMN menginput data pengadaan dalam aplikasi SIMAK BMN,
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 4 dari 9 halamn 6. Kemudian petugas aplikasi SIMAK
BMN melakukan rekonsilasi kepada petugas pengelola Aplikasi SAKPA setiap bulannya;
Operator aplikasi
7. Selanjutnya pengelola SIMAK BMN melakukan rekonsilasi dengan Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang ( KPKNL ) minimL 2 (dua) kali setahun;
Operator aplikasi
8.. Petugas pengelola SIMAK BMN menyampaikan laporan Barang Milik Negara kepada Koordinator Wilayah minimal 2 (dua) kali setahun;
Operator aplikasi
III PROSEDUR PELAPORAN SIMAK BMN
A. REKONSILASI INTERNAL
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output1. Mengirimkan Arsip Data Komputer ( ADK ) Persediaan ke SIMAK BMN;
Operator Rekonsiliasi
5 menit Berita Acara rekon internal setiap
bulan; 2. Petugas aplikasi mengakses doku
men-dokumen laporan berdasarkan pengklasifikasian dalam neraca meliputi ; persediaan asset tetap ( tanah, gedung dan bangunan, peralatan dan mesin, jalan, irigasi dan jaringan, asset tetap lainnya, konstruksi dalam pengerjaan, asset lainnya ( asset tidak berwujud );
Operator SIMAK BMN
5 menit
3. Petugas aplikasi mencetak dokumen dan kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa lebih lanjut;
Operator SIMAK BMN
5 menit
4. Mengirimkan ADK SIMAK BMN ke Sistim Akuntasi Keuangan Pemerintah ( SAKPA );
Operator SIMAK BMN
5 menit
5. Jika data-data tersebut sudah cocok kemudian diterbitkan Berita Acara Rekonsiliasi Internal;
Operator SIMAK BMN
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 5 dari 9 halamn
B. REKONSILIASI DENGAN KPKNL
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output1. Mengirimkan laporan yang berupa ADK , beckup data SIMAK BMN , pengiriman dari SIMAK BMN (Saldo Tahun Lalu ) Transaksi Tahun Berjalan, transaksi semester) pengiriman dari aplikasi SAKPA, Print out laporan yang berupa Laporan Barang Kuasa Pengguna (Persediaan, Intrakomptabel , Ekstrakomptabel, Gabungan, Kons truksi Dalam Pengerjaan, Aset Tak Berwujud, Barang Bersejarah, Neraca BMN, Catatan Ringkas BMN) Lampiran LBKP ( BAR Internal UAKPA dan UAKPB, Realisasi Anggaran Kuasa Pengguna Barang, Dokumen Pengelolaan BMN ) yang telah diperiksa dan ditandatangani oleh Pejabat Kuasa Pengguna Barang;
Operator Aplikasi 60 menit Berita Acara Rekonsiliasi Semester I dan II
2. Setelah dilakukan rekonsiliasi dengan KPKNL dan hasil pemutakhiran data dituangkan dalam Berita Acara Pemutakhiran Data dan Rekonsiliasi Data BMN yang diterbitkan oleh KPKNL, petugas aplikasi mengirimkan laporan tersebut kepada Korwil dengan laporan yang sama;
Operator Aplikasi 5 menit
3. PROSEDUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Menerima Bahan Pustaka
1. Mendaftar semua bahan pustaka ke dalam buku induk perpustakaan; 2. Membubuhi stempel instansi pada
halaman judul, halaman terakhir dan halaman rahasia;
Pengelola
Perpustakaan 5 menit 2 menit
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 6 dari 9 halamn
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
3. Membubuhi stempel dan mengisi inventarisasi dibalik judul yang tidak ada tulisan atau gambar; 4. Membuat kartu buku dan kantong
buku serta menempelkan pada setiap buku;
5. Memberi nomor klasifikasi; 6. Memberi lebel buku;
7. Menata dalam rak perpustakaan
Pengelola Perpustakaan 2 menit 10 menit 5 menit 10 menit 15-30 menit Bahan Pustaka
2. Melayani tamu yang berkunjung ke perpustakaan;
Kaur Umum 15 menit Layanan informasi 3. Melayani para peminjam buku
1. Mencarikan buku yang dibutuhkan 2. Mencatat dalam buku pinjaman; 3. Mencatat dalam kartu buku dan
menyimpan kartu buku;
4. Menyerahkan buku kepada peminjam; Pengelola Perpustakaan 10 menit 5 menit 2 menit 1 menit Buku Pustaka
4. PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN DINAS
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki;
Kaur Umum 1 jam Inventarisasi keru sakan kendaraan 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke
Wakil Sekretaris
15 menit Persetujuan invent tarisasi kerusakan kendaraan
3. Setelah disetujui dan ditanda tangani oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris;
15 menit Persetujuan invent tarisasi kerusakan kendaraan
4. Permohonan rencana pemeliharaan disetujui dan ditanda tangani oleh Panitera/Sekretaris;
15 menit Telah disetujui/ ditandatangani ren cana permohonan; 5. Petugas membawa kendaraan dinas
ke tempat service untuk diper baiki/diservis;
2880 menit Telah diservis
6. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur Umum. Kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara;
15 menit Terpeliharanya kendaraan dinas;
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 7 dari 9 halamn
5.
PROSEDUR PENGADAAN BARANG DAN JASA
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
I Rencana Umum Pengadaan, di umumkan di LPSE
Ketua Pengadilan Agama Purwokerto
5 menit Pengumuman
1. KPA memerintahkan kepada PPK untuk membuat perencanaan PBJ sesuai dana DIPA
1440 menit Usulan rencana BJ
2. PPK menetapkan PBJ berupa spesifikasi, rancangan kontrak dan HPS
1440 menit Penetapan Rencana BJ
SPPBJ 3. PPK mengajukan spesifikasi dan HPS
ke KPA untuk dimintakan persetujuan;
21.600 menit SPK/Kontrak
4. PPK memerintahkan kepada ULP / Pejabat pengadaan untuk melakukan proses PBJ
8.640 menit Barang Jasa
5. Pejabat Penerima hasil pekerjaan menyerahkan hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA
1.440 menit Barang Jasa
6. Kemudian pejabat penerima hasil pekerjaan kepada PPK untuk diserahkan ke KPA
1.440 menit SP2D
7. Bendahara Pengeluaran melakukan proses pembayaran/pencairan pengadaan barang dan jasa setelah disetujui KPA
1.440 menit
6.
PROSEDUR PERAWATAN BARANG INVENTARIS BERUPA KENDARAAN
DINAS
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output1. Membuat rencana pemeliharaan barang inventaris berupa kendaraan dinas yang akan diperbaiki;
Kaur Umum 1 jam Inventarisasi kerusakan kendaraan 2. Mengajukan rencana pemeliharaan ke
Wakil Sekretaris;
15 m3nit Persetujuan inven tarisasi kerusakan kendaraan 3. Setelah disetujui dan ditandatangani
oleh Wakil Sekretaris kemudian diteruskan kepada Panitera/Sekretaris;
15 menit Persetujuan inven tarisasi kerusakan kendaraan 4. Permohonan rencana pemeliharaan
disetujui dan ditandatangani oleh
15 menit Telah disetujui /ditanda tangani
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 8 dari 9 halaman
Panitera/Sekretaris; Rencana
permohonan 5. Petugas membawa kendaraan dinas
ke tempat service untuk diper baiki/disservice;
2.880 menit Telah disservice
6. Petugas melaporkan hasil pekerjaan kepada Kaur Umum, kemudian disampaikan kepada Kaur Keuangan / Bendahara; 15 menit Terpeliharanya kendaraan dinas
7. PROSEDUR PENGHAPUSAN BMN
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output1. Petugas barang melakukan opname fisik barang tiap triwulan untuk menginventarisis barang yang sudah rusak berat;
4320 menit Rekap barang RB, RR
2. Melaporkan hasil opname fisik barang rusak, membuat usulan SK Panitia Penghapusan barang;
2880 menit RB,RR SK Panitia Penghapusan 3. Panitia Penghapusan melakukan
penelitian barang yang akan dihapus dan Ketua PA mengajukan pengusulan penghapusan ke PTA;
Rekomendasi penghapusan
4. SK penghapusan dari BUA MARI SK Penghapusa
MARI 5. SK penghapusan dari BUA MARI
diteruskan ke KPKNL untuk permohonan penjualan secara lelang;
23040 menit Risalah lelang
6. Pembuatan Berita Serah Terima Barang;
20160 menit 7. Penghapusan barang dari inventaris
Aplikasi SIMAK BMN.
4320 m3nit Daftar barang yang dihapus
8. PROSEDUR KEBERSIHAN LINGKUNGAN
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Telah selesainya penetapan tenaga honorer sesuai pengadaan BJP maka diterbitkan SPK petugas kebersihan kantor yang selanjutnya diteruskan kepada Kaur Umum;
60 menit SPK Penetapan telah diterima oleh tenaga honorer
PENGADILAN AGAMA PURWOKERTO
Standard Operating Procedure ( SOP )
ADMINISTRASI UMUM
Nomor SOP : W11-A22/ 438/OT.01.1/I/2015 Revisi tanggal :Tgl.ditetapkan : 17 Pebruari 2015 Halaman : 9 dari 9 halaman 2. Pengarahan tindak lanjut tentang
penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor; 60 menit Pemahaman petugas tentang tanggungjawab dan tugas pokoknya
3. Petugas pelayanan kebersihan lingkungan kantor melakukan tugas membersihkan gedung dan ruang kerja, serta halaman kantor;
240 menit Tercapainya lingkungan kantor yang bersih dan nyaman
4. Petugas melaporkan tugas yang telah dilaksanakan kepada Kaur Umum;
15 menit Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor 5. Kaur Umum melaporkan pelaksanaan
tugas kebersihan kepada atasan;
15 menit Terselenggaranya kebersihan lingkungan kantor
9. PROSEDUR KEAMANAN KANTOR
No Uraian Keguatan Penanggung Jawab Waktu pelaksanaan Output
1. Penetapan petugas keamanan kantor Kaur Umum 60 menit SK Penetapan Petugas Keamanan kantor
2. Pengarahan tindak lanjut tentang penugasan kepada petugas kebersihan lingkungan kantor
60 menit Pemahaman petu gas tentang tang gungjawab dan tugas pokoknya 3. Petugas keamanan kantor
melaksanakan keamanan kantor dengan menggunakan shift waktu yang sesuai dengan jadwal
480 menit Keamanan terjaga
4. Penjaga keamanan kantor melaporkan hasil kerjanya selama menjaga keamanan kantor kepada Kaur Umum
45 menit Terpenuhinya keamanan kantor 5. Penjaga keamanan kantor melaporkan
hasil keamanan Sesuai hari kerja Terselenggaranya keamanan lingku ngan kantor
