8
2.1. Konsep Dasar Sistem
Memahami konsep dasar suatu sistem sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menurut Sutabri (2012:2), menguraikan bahwa “terdapat dua kelompok pendekatan di dalam pendefenisian suatu sistem yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya”.
Pendekatan yang menekankan pada prosedur yaitu sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponen yaitu dimana sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.1. Definisi Sistem
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu definisi dari sistem itu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung sama lain dan terpadu.
Menurut Al Fatta (2007:3) mengatakan bahwa sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama contohnya sistem tata surya, sistem pencernaan, sistem transportasi umum, sistem otomotif, sistem komputer dan sebagainya. Sistem juga
didefinisikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.
Sedangkan menurut Jerry Fitzgrald dalam Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:1) bahwa suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Banyak ahli yang mengajukan definisi sistem dengan deskripsi yang berbeda-beda tetapi pada prinsipnya hampir sama dengan konsep dasar sistem secara umumnya, yang dapat disimpulkan bahwa sistem itu terdiri dari beberapa elemen atau bagian yang bekerja sama secara harmonis melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang disepakati bersama.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Menurut Al Fatta (2007:5), karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya adalah sebagai berikut:
1. Batasan (Boundary)
Merupakan penggambaran dari suatu elemen dan unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2. Lingkungan (Environment)
Merupakan segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem.
3. Masukan (Input)
Merupakan sumber daya (data,bahan baku,peralatan,energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (Outpu)t
Merupakan sumber daya atau produk ( informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi ) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (Component)
Merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi output. Komponen ini bisa menjadi subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (Interface)
Merupakan tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (Storage)
Merupakan area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15) menyimpulkan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem
memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut”.
Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic, dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. Berikut adalah penjelasan dari setiap sudut pandangnya:
1. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak kelihatan secara fisik, contohnya sistem teologia, yakni sistem yang
berupa pemikiran tentang hubungan manusia dengan Tuhan. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang kelihatan secara fisik, contohnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.
2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh campur tangan manusia contohnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin yang disebut dengan human machine system. Contohnya Sistem informasi berbasis komputer karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sedangkan sistem probabilistik merupakan sistem yang
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem terbuka dan sistem tertutup
Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar.
2.1.4. Siklus Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2012:20) menyimpukan bahwa “Siklus hidup dari suatu sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer”. Siklus hidup sistem terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top
down.
Siklus hidup sistem sering juga disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembangunan dan pengembangan suatu sistem. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup suatu sistem. Meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Beberapa fase atau tahapan daur hidup suatu sistem antara lain:
1. Mengenali adanya kebutuhan
Mengenali adanya kebutuhan menjadi fase pertama dalam daur hidup sistem karena sebelum segala sesuatu terjadi, pertama yang timbul pastilah suatu kebutuhan. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada.
Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan mengenai kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektivitasnya.
2. Pembangunan sistem
Pembangunan sistem yaitu proses atau prosedur yang harus diikuti guna menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untukmemenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan sistem
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan sistem yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebijaksanaan, atau kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
5. Sistem menjadi usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada sistem yang sedang berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, sistem yang ada sudah tidak
layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru kemudian dibangun untuk menggantikannya.
2.1.5. Pengertian Informasi
Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:13), data dapat didefinisikan sebagai kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Menurut Al Fatta (2007:9) memberikan pengertian bahwa, “data merupakan nilai, keadaan, sifat, yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun”.
Pengertian informasi menurut Sutabri (2012:22) mengatakan bahwa, “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambil keputusan“.
Dari beberapa pendapat diatas, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu keterangan yang diperoleh dari data-data yang dihasilkan dari sumber-sumber yang dapat menambah pengetahuan seseorang.
2.1.6. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Robert. A. leitch dan K. Rocsoe Davis dalam Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:14) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi serta menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Sutabri (2012:38) meyimpulkan bahwa:
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. Komponen-komponen sistem informasi yang dimaksud diantaranya yaitu:
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input di sini termaksud metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen- dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sementara sasaran memiliki ruang lingkup yang lebih sempit.
Kualitas dari sistem informasi sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok yaitu : 1. Akurat (accurate)
Suatu informasi harus bebas dari kesalahan dan jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu (timelines)
Informasi yang sampai kepada si penerima harus tepat waktu tidak boleh terlambat karena informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi,
karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Dewasa ini informasi bernilai mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
Dikatakan relevan jika informasi tersebut mempunyai manfaat dan sasarannya tepat pada pemakainya.
Dalam suatu sistem informasi, terdapat komponen-komponen seperti:
1. Perangkat keras (hardware), mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.
2. Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
3. Basis data (database), adalah sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
4. Prosedur, adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
5. Personil atau orang, adalah semua pihak yang bertanggungjawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
6. Jaringan komputer dan komunikasi data, merupakan sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
Namun demikian, tidak semua sistem informasi mencakup keseluruhan komponen-komponen tersebut. sebagai contohnya adalah, sistem informasi pribadi yang hanya melibatkan seorang pemakai dan sebuah komputer, tidak melibatkan fasilitas jaringan dan komunikasi. Akan tetapi, sistem informasi kelompok kerja (workgroup information system) yang melibatkan sejumlah orang dengan sejumlah komputer memerlukan sarana jaringan dan komunikasi.
2.1.7. Pengertian Basis Data
Dalam bukunya Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Kusrini (2007:2) Basis data dapat didefenisikan dari berbagai sudut pandang sebagai berikut :
1. Kumpulan dari kelompok data yang saling berhubungan dan yang sudah diorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan dan disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu untuk memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file, tabel, arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan elektronik.
2.2. Teori Pendukung (Tools System)
Peralatan pendukung merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan model logika dari suatu program. Model logika dari program menjelaskan dari pemakaian bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari program secara logika akan bekerja. Adapun peralatan yang dimaksud adalah Diagram Alir
Data (DAD), kamus data (data dictionary), Entity Relational Diagram (ERD), teknik pengkodean dan Hierarchy Input Output Chart (HIPO).
2.2.1. Diagram Alir Data
A. Konsep Dasar Diagram Alir Data
Menurut Kendall (2013:263), “Diagram alir data menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem, yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran model sistem”. Sedangkan menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:121) Diagram alir data menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang saling berhubungan satu dengan yang lain melalui aliran dan penyimpanan datanya dan juga menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data diantara komponen tersebut, beserta asal, tujuan, dan penyimpanan datanya.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa diagram alir data itu adalah aliran atau urutan dari sebuah data dengan proses atau penyimpanan datanya yang saling berhubungan satu sama lain.
B. Ketentuan yang Digunakan Dalam Diagram Alir Data
Dalam bukunya Analisis dan Perancangan Sistem, Kendall (2013:265) terdapat empat simbol dasar yang digunakan dalam memetakan diagram alir data (Data Flow Diagram), yaitu:
1. Kotak rangkap dua
Kotak rangkap dua digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal. Entitas-entitas tersebut harus diberi nama dengan kata benda dan entitas yang sama bisa dipakai lebih dari sekali atas suatu diagram aliran data tertentu untuk menghindari persilangan antar jalur aliran data.
2. Tanda panah
Tanda panah menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik lain dengan kepala tanda panah mengarah ke tujuan data.
3. Bujur sangkar dengan sudut membulat
Bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi
4. Bujur sangkar dengan ujung terbuka
Bujur sangkar dengan ujung terbuka digunakan untuk menunjukkan penyimpanan data.
C. Mengembangkan Diagram Aliran Data
Menurut Kendall (2013:266), “diagram aliran data dapat dan bisa digambarkan secara sistematis”. Meringkas langkah-langkah yang dilakukan untuk melengkapi diagram aliran data supaya berhasil. Pertama, penganalisis sistem perlu mengkonseptualisasikan aliran data dari perspektif atas-bawah.
Untuk memulai suatu diagram aliran data, rangkumlah narasi sistem organisasi menjadi sebuah daftar dengan empat kategori yang terdiri dari entitas eksternal, aliran data, proses, dan penyimpanan data. Berikut langkah-langkah mengembangkan diagram aliran data dengan menggunakan pendekatan atas-bawah:
1. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam entitas eksternal, aliran data, proses-proses, penyimpanan data.
2. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas eksternal dan aliran data menuju dan dari sistem. Tidak menunjukkan setiap proses atau
penyimpanan data yang mendetail.
3. Menggambar diagram 0, level berikutnya. Menunjukkan proses-proses namun menjaganya tetap umum. Menunjukkan penyimpanan data-penyimpanan data. 4. Menciptakan sebuah diagram anak untuk setiap proses dalam diagram.
D. Menciptakan Diagram Konteks
Menurut Kendall (2013:266) “dengan pendekatan atas-bawah untuk membuat diagram pengalihan data, diagram berganti dari umum ke khusus”. Meskipun diagram pertama membantu penganalisis sistem memahami pengalihan data, sifat umumnya membatasi kegunaannya. Diagram konteks awal harus berupa suatu pandangan , yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem umum, dan keluaran. Diagram ini akan menjadi diagram yang umum, benar-benar mengamati pengalihan data didalam sistem dan melebarkan konseptualisasi sistem yang memungkinkan.
Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor nol. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data-aliran data utama menuju dan dari sistem. diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
E. Menggambar Diagram 0 (Level Berikutnya)
Menurut Kendall (2013:267), masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram yang pertama tetap konstan dalam semua diagram suburutannya. Sisa diagram asli dikembangkan kedalam gambaran terperinci yang melibatkan tiga sampai sembilan proses dan menunjukkan penyimpanan data dan aliran data baru pada level yang lebih rendah.
Diagram 0 adalah pengembangan diagram konteks dan bisa mencakup sampai sembilan proses. Memasukkan lebih banyak proses pada level ini akan terjadi dalam suatu diagram yang kacau yang sulit dipahami. Setiap proses diberi nomor bilangan bulat, umumnya dimulai dari sudut sebelah kiri atas diagram dan mengarah ke sudut ke sebelah kanan bawah.
F. Menciptakan Diagram Anak (Tingkat yang Lebih Mendetail)
Menurut Kendall (2013:268), “setiap proses dalam diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail”. Pada proses diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak).
Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir kedalam atau keluar dari diagram anak.
Entitas biasanya tidak ditunjukkan dalam diagram anak dibawah diagram 0. Aliran data yang menyesuaikan induknya disebut aliran data antar muka dan ditunjukkan sebagai anak panah dari dan menuju area kosong dalam diagram anak. Bila proses induk memiliki aliran data yang terhubung ke penyimpanan data, diagram anak bisa memasukkan penyimpanan data tersebut. selain itu, diagram pada level yang lebih rendah ini bisa memasukkan penyimpanan data-penyimpanan data yang tidak ditunjukkan dalam proses induk.
2.2.2. Kamus Data (Data Dictionary) A. Pengertian Kamus Data
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:127), “bahwa kamus data adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam
database”. Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan
dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua semua penjelasan data dalam bentuk tercetak.
Secara garis besar kamus data dapat didefinisikan sebagai berikut:
1. Kamus data adalah daftar organisasi dari semua elemen data yang ada dalam sistem secara lengkap, dengan definisi yang baku sehingga user dan analisis sistem akan memiliki pengertian sama untuk input, output, komponen penyimpanan dan perhitungannya.
2. Kamus data diperoleh berdasarkan hail perancangan DFD. Semua arus data dan tempat penyimpanan dat dalam DFD dideskripsikan dalam kasus data. 3. Kamus data merupakan fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
4. Pada saat perancangan, kamus data digunakan utuk keperluan perancangan program.
B. Elemen Kamus Data
Kamus data menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:128) dalam bentuk lengkap (long form) terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: 1. Nama Arus Data
2. Alias
Ditulis apabila ada data yang sama tetapi mempunyai nama berbeda 3. Bentuk Data
Digunakan untuk mengelompokkan kamus data sesuai dengan kegunaannya. Bentuk data dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil
cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar, variable, parameter, dan
field.
4. Arus Data
Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan ditujukan.
5. Penjelasan
Berfungsi untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data.
6. Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data tersebut, untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan, diproses dan dihasilkan.
7. Volume
Pencatatan tentang volume rata-rata data volume puncak (maksimal) dari arus data. Digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah data.
8. Struktur Data
Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data secara detail yang terdiri dari item-item data atau field data.
C. Notasi Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data memiliki beberapa simbol untuk menjelaskan informasi tambahan sebagai berikut:
Tabel II.1. Notasi Kamus Data
Sumber : Sukamto, Rosa Ariani dan M. Shalahuddin (2013:74)
2.2.3. ERD(Entity Relational Diagram)
A. Konsep Dasar ERD (Entity Relational Diagram)
Menurut Al Fatta (2007:121), “ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis”. ERD menggunakan simbol-simbol tertentu dalam menggambarkan elemen-elemen data. Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dalam ERD: 1. Entitas (Entity)
Entitas adalah objek yang dapat dibedakan dengan objek lain.
Simbol Keterangan
= Disusun atau terdiri dari
+ Dan
[ | ] Baik….atau
{ }n n kali diulang/bernilai banyak
( ) Data opsional
2. Relasi (Relationship)
Relasi adalah hubungan antara satu entitas dengan entitas yang lain. 3. Atribut (Attribute)
Atribut adalah elemen yang dimiliki entitas yang akan disimpan datanya, berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut.
4. Kardinalitas (Cardinality)
Kardinalitas adalah banyaknya jumlah entitas yang saling berelasi. Kardinalitas dibedakan menjadi tiga macam yaitu:
a. One to one
Entitas pada himpunan A berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B, Begitu pula sebaliknya.
b. One to many
Setiap entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak banyak entitas pada himpunan B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
c. Many to many
Setiap entitas pada himpunan A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan B, begitu pula sebaliknya.
B. Fungsi Kunci (Key Function)
Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu set
field yang dapat mewakili isi. Menurut Kusrini (2007:22) ada beberapa macam
fungsi kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan dalam pengolahan database, sebagai berikut:
1. Super key
Satu atau lebih atribut yang dapat membedakan setiap baris data dalam tabel secara unik
2. Kandidat key
Kumpulan atribut minimal yang membedakan setiap baris data dalam tabel secara unik
3. Kunci relasi (relational key)
Nilai dari kunci relasi harus mengidentifikasi sebuah baris yang unik didalam sebuah relasi. Kunci relasi terdiri dari satu atau lebih atribut-atribut relasi. 4. Kunci alternatif (alternative key)
Kunci yang tidak ada dalam dunia nyata, tetapi diadakan dan dijadikan
primary key. Kunci alternatif dibuat ketika tidak ada satupun atribut dalam
sebuah relasi yang bisa mewakili relasi tersebut, atau ada yang bisa menjadi kandidat key tetapi tidak cukup efektif untuk digunakan sebagai primary key. 5. Komposit key
Merupakan primary key yang terdiri dari lebih satu atribut. 6. Foreign key
Foreign key atau kunci tamu adalah sekumpulan atribut dalam sebuah relasi
sedemikian sehingga kumpulan atribut ini bukan kunci relasi tetapi merupakan kunci relasi lain.
7. Kardinalitas pemetaan
Kardiinalitas pemetaan adalah rasio kardinalitas yang menunjukkan jumlah entitas yang dihubungkan ke satu entitas lainnya dengan satu relationship set.
2.2.4. LRS (Logical Relational Structure)
Menurut Kusrini (2007:22), “Logical Relational Structure (LRS) adalah
representasi dari struktur record-record pada tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan entitas”. LRS digunakan untuk menentukan kardinalitas, jumlah tabel dan foreign key.
2.2.5. HIPO ( Hierarchy Input Output Chart )
Menurut Puspitawati dan Sri Dewi Anggadini (2011:114), mengemukakan bahwa diagram HIPO adalah “Serangkaian diagram yang terdiri dari serangkaian level yang mengalir dari atas kebawah yang menggambarkan sistem yang lebih detai”. Sedangkan menurut Al Fatta (2007:147), “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan pengembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM”.
Diagram HIPO dirancang sebagai alat bantu dan alat dokumentasi yang digunakan untuk mengidentifikasi apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu masalah. Selain itu diagram ini juga digunakan untuk menguraikan keseluruhan pemrosesan transaksi yang terjadi dalam aktifitas perusahaan.
Adapun tujuan utama dengan menggunakan teknik HIPO adalah:
1. Dapat dibuat sebuah struktur yang menggambarkan hubungan antar fungsi dalam program secara hierarkis.
2. Untuk menentukan fungsi-fungsi apa saja yang harus ada dalam sistem yang dikembangkan.
3. Untuk mendapatkan gambaran input dari fungsi dan output apa yang dihasilkan.
Jenis-jenis diagram HIPO: 1. Diagram Isi Visual (DIV)
Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam sistem berikut dengan nama dan nomornya yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci. Dalam DIV juga bisa dilihat fungsi-fungsi utama yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar fungsi tersebut.
2. Diagram Ringkas
Diagram ringkas merupakan input, proses dan output dari sistem. Diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsi-fungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual.
3. Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses, dan ouput yang telah digambarkan dalam diagram ringkas. Dalam input data dijelaskan
field-field datanya secara detail. Untuk fungsi juga dideskripsikan, proses apa
yang dilakukan oleh fungsi-fungsi tersebut. Rincian field-field data output juga dijelaskan dengan lebih detail.
2.2.6. Pengkodean
Menurut kendall (2008:267) menyimpulkan bahwa “Pengkodean adalah proses dari meletakkan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai dengan segera, lebih mudah dimasukan digital atau huruf”.
1. Tipe Kode
Menurut Kendall (2008:273) Menurut jenisnya struktur kode diantaranya
a. Kode Mnemonik (mnemonic code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan sebagian karakter dari item yang mewakili kode ini.
Contohnya:
KD : Kamus Data SO : Solo
YG : Yogyakarta
b. Kode Urut (sequential code)
Kode urut disebut juga kode seri merupakan kode yang nilai urut antara suatu kode dengan kode berikutnya.
Contohnya: 001 : Kas
002 : Piutang Dagang
003 : Persediaan Barang Dagangan c. Kode Blok (blok code)
Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan suatu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
1000-1999 : Aktiva Lancar 2000-2999 : Aktiva Tetap 3000-3999 : Hutang Lancar
d. Kode Grup (group code)
Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap field mempunyai arti.
Contohnya:
1. : Aktiva Tetap
1.1. : Aktiva Lancar 1.1.0. : Kas
e. Kode Desimal (decimal code)
Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai 9 atau dari 00 sampai 99 tergantung banyaknya kelompok.
Contohnya:
00 : Aktiva Lancar
00100 : Kas
00200 : Piutang Dagang
00300 : Persediaan Produk Selesai
2. Pedoman Umum Pengkodean
Menurut Kendall (2008:275) Pedoman umum pengkodean diantaranya yaitu:
a. Meringkas
Kode seharusnya diringkas. Kode yang terlalu panjang berarti banyak tombol dan akibatnya banyak kesalahan. Kode panjang juga berarti bahwa penyimpanan informasi dalam basisdata akan memerlukan banyak memori.
b. Menjaga Kode tidak Berubah
Kestabilan berarti bahwa identifikasi kode untuk pelanggan seharusnya tidak berubah setiap kali data diterima.
c. Memastikan Bahwa Kode adalah Unik
Bagi kode supaya bekerja, harus unik perhatikan bahwa semua kode yang digunkan dalam sistem dan memastikan bahwa tidak menggunakan nomor atau nama kode sama untuk item-item yang sama. Nomor dan nama kode merupakan bagian yang sanga penting dari masukan dalam kamus data. d. Membiarkan Kode dapt Diurut
Memanipulasi data dengan bermanfaat, kode harus dapat diurut. e. Menghindari Kode yang Buat Kekacauan
Menghindari penggunaan karakteristik kode yang terlihat atau terdengar serupa.
f. Menjaga Kode yang Seragam
Kode perlu untuk mengikuti bentuk banyak format sepanjang waktu. g. Memperbolehkan Modifikasi Kode
Sistem pengkodean seharusnya mampu mencakup perubahan. h. Membuat Kode Berarti
Kode yang berarti lebih mudah dimengerti, bekerja dengannya dan dipanggil.
i. Menggunakan Kode-kode bisa digunakan. Menggunakan Kode-kode bisa digunakan.
