47
ANALISIS & BAHASAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis sistem akuntansi siklus pendapatan pada PT Sistemaju Mandiri Prakarsa unit SPBU. Dalam pengumpulan temuan diperoleh dengan cara wawancara yang telah disusun sebelumnya dan dengan pengamatan.
4.1. Prosedur yang dilakukan
1. Prosedur yang dilakukan selama proses analisis pada sistem akuntansi siklus pendapatan PT Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah sebagai berikut:
a) Melakukan Pengamatan terhadap cara kerja yang ada di perusahaan.
b) Membuat daftar pertanyaan pada ICQ (Internal Control Questionnaire dan wawancara) ke bagian terkait.
c) Melakukan audit dengan mengumpulkan bukti-bukti siklus pendapatan. d) Menganalisis 5 Komponen Pengendalian Internal berdasarkan COSO, yaitu
Lingkungan pengendalian, penaksiran resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan.
e) Mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan perusahaan dan transaksi pendapatan.
f) Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam siklus pendapatan.
4.2 Tahap-tahap analisis pengendalian Internal
Pada setiap pelaksanaan kegiatan operasional sebaiknya perusahaan memiliki pengendalian internal yang baik dan juga memadai. Bila pelaksanaan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria standard pemeriksaan akuntansi yang mengacu pada COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut terbilang kuat, jika sebaliknya maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah.
Oleh karena itu dilakukan analisis dari sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan pada SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk menilai kuat atau
lemahnya suatu sistem pengendalian internal.
4.2.1Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sudah berjalan dengan baik, hal tersebut dapat dibuktikan dengan managemen yang selalu bersikap sigap dalam bersikap. Manajemen puncak berperan dalam memberikan contoh kepada unit organisasi lainnya, dengan cara selalu memperhatikan setiap tindakan dan prosedur yang ditetapkan karena hal itu mencerminkan perilaku manajemen yang dapat berpengaruh terhadap perilaku organisasi secara keseluruhan. Komponen pertama dari komponen pengendalian internal menurut COSO dapat diuraikan menjadi subkomponen lain:
1. Integritas dan Nilai Etika
Integritas nilai dan etika mencerminkan sikap seseorang dalam melaksanakan tanggung jawab dan wewenangnya apakah sudah dilaksanakan dengan baik dan sesuai prosedur atau tidak. SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa telah memiliki integritas etika yang baik, hal ini dapat ditunjukkan dengan telah ditempatkannya kode etik yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa pemberitahuan tertulis kepada pegawai pada saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Pegawai harus menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, bekerja dengan jujur, bertanggung jawab dan disiplin.
Kualitas pekerjaan seseorang dapat dilihat dari cara bekerja yang disiplin, jujur, dan berani bertanggung jawab menjadi landasan bagi seseorang dalam bekerja dan menghasilkan pekerjaan yang maksimal.
SPBU PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa, sudah mengkomunikasikan kepada karyawan kantor, maupun pegawai operator dilingkungan SPBU bahkan terdapat peraturan secara tulisan pada buku job description. Namun terkadang karyawan masih tidak menaati peraturan yang sudah ada. Oleh karena itu perlu diadakan komunikasi atau disampaikan secara lisan untuk memperingati kode etik perilaku, misalnya dilakukan briefing untuk seluruh karyawan, tidak hanya pada operator saja.
2. Komitmen terhadap kompetensi
Dalam hal ini perusahaan kurang memperhatikan dengan benar. Komitmen terhadap terhadap perusahaan sangatlah penting bagi perusahaan, sebab keberhasilan perusahaan ditentukan oleh faktor manusia dan tidak terlepas dari kompetensi masing-masing karyawan.
Hal ini ditunjukkan dari kurangnya sistem perekrutan karyawan baru di SPBU dengan baik. Sistem perekrutan karyawan SPBU tidak terlalu memperhatikan tingkat pengetahuan dan tidak melakukan training. Perekrutan karyawan diambil dari orang-orang yang terdekat saja, misalnya ada hubungan darah antar karyawan (saudara). Tidak hanya itu saja namun proses training pun tidak dilaksanakan, melainkan hanya briefing saja sebelum terjun kelapangan untuk bekerja.
Saran dari penulis adalah, sebaiknya perusahaan melakukan perekrutan dengan mengadakan training kepada karyawan maupun operator SPBU sesuai standar perusahaan. Trainning ini dilakukan untuk menunjang kompetensi karyawan dalam melaksanakan tugas yang telah ditetapkan untuk mendapatkan pegawai yang memiliki kualitas yang baik.
3. Struktur Organisasi Perusahaan dan Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Menurut Mulyadi (2001:165) menyatakan bahwa “struktur organisasi merupakan kerangka (Framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan “.
Dari pengertian diatas, disimpulkan bahwa struktur organisasi adalah dasar bagi kesuksesan perusahaan. Dari struktur organisasi perusahaan dapat membagi wewenang dan tanggung jawab personal untuk perusahaan sesuai dengan jobdesk masing-masing. Suatu fungsi sebaiknya tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Hal ini untuk mencegah terjadinya kecurangan atau penyelewengan wewenang dan tanggungjawab. Pemisahan tanggungjawab fungsional yang tegas tersebut dapat menunjukan bahwa dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check di antara unit organisasi yang melaksanakan wewenang dan tanggungjawabnya masing-masing.
Struktur organisasi yang terjadi di PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa telah dijalankan dengan baik sesuai dengan pembagian tugas yang diterapkan dalam perusahaan. Namun pembagian tugas atau struktur organisasi di bidang usaha SPBU yang dimiliki PT Sistemaju Mandiri Prakarsa kurang memenuhi kinerja perusahaan, dimana satu personil memiliki 2 fungsi atau (double job). Kondisi ini terjadi jika salah satu karyawan izin, maka salah satu pegawai kantor harus melakukan 2 pekerjaan. Namun jika semua karyawan masuk tanpa ada yang izin semua fungsi bisa memenuhi kriteria pembagian tugas dan pemisahan tanggung jawabnya sudah memadai.
4. Filosofi dan gaya operasi manajemen
Menurut penulis, Perusahaan telah memiliki filosofi yang baik. Dimana perusahaan memberikan kualitas dan pelayanan yang baik dan produk yang bermutu tinggi sesuai dengan keinginan pelanggan. Hal ini merupakan cerminan dari misi perusahaan yaitu “Visi PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah menjadi perusahaan yang handal agar dapat memberikan kontribusi yang besar dan luas bagi pemegang saham, pelayanan, prima bagi kepuasan para pelanggan serta kesejahteraan karyawan perusahaan. Perusahaan meyakini bahwa untuk menjaga customer value maka perusahaan harus selalu memberikan kualitas pelayanan dan produk yang bermutu sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Hal ini juga dapat dilihat dari tindakan perusahaan yang melakukan pemeriksaan kualitas dan mutu BBM oleh pengawas SPBU, dengan menggunakan alat-alat yang sudah disertifikasi oleh Dinas Metrologi.
Dari sisi gaya operasi manajemen, SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa selalu melakukan evaluasi bisnis setiap sebulan sekali dengan melihat laporan-laporan perbulan yang dikirimkan SPBU ke bagian keuangan PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk di analisis. Dan jika dalam pelaporan ditemukan hal yang kurang baik, maka pihak internal dari PT Sistemaju Mandiri Prakarsa langsung sigap mendatangi SPBU untuk melakukan sidak dan menyelesaikan masalah dan dapat dicari solusi dari permasalahan yang dihadapi.
4.2.2 Penilaian resiko (Risk Assessment)
PT Sistemaju Mandiri Prakarsa melakukan identifikasi terhadap segala jenis resiko yang timbul bagi perusahaan baik resiko yang berasal dari internal maupun ekternal perusahaan. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan di pihak internal selalu melaksanakan audit mendadak untuk memeriksa kinerja perusahaan secara berkala.
a) Risiko perkembangan kompetitor
Customer / pelanggan SPBU dari PT Sistemaju Mandiri Prakarsa memiliki beragam jenis tingkatan perusahaan dari yang besar, menengah, hingga kecil. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal pelayanan pada saat pengisian BBM harus sesuai dengan standar SOP (Standar Operasional Prosedur) yang telah dibuat oleh PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
Oleh karena itu untuk mengurangi resiko perkembangan dari kompetitor maka perusahaan melakukan penetapan target untuk meningkatkan hasil penjualan.
Dalam Meningkatkan penjualan di SPBU tidak hanya meningkatkan penjualan BBM saja, namun terdapat pada faktor pendukung seperti fasilitas-fasilitas tertentu akan dapat menarik konsumen. Salah satu daya tarik SPBU PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa ini adalah SPBU ini memiliki kios-kios makanan dan minuman untuk konsumen yang ingin beristirahat sejenak di SPBU. Tidak hanya itu saja SPBU ini juga memiliki fasilitas yang wajib dimiliki SPBU bersertifikasi Pasti Pas, yaitu memiliki fasilitas Musholla, Kamar mandi, dan Atm. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat menarik konsumen untuk membeli BBM di SPBU dan dengan adanya fasilitas yang baik pula maka konsumen pun merasa puas dengan pelayanan yang SPBU sediakan, sehingga bisa meningkatkan pelanggan dan menghasilkan peningkatan penjualan.
b) Risiko terhadap kecurangan karyawan
Perusahaan selalu mengidentifikasi mengenai risiko kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh bawahannya. Oleh karena itu PT Sistemaju Mandiri Prakarsa membuat sistem pada SPBU untuk selalu memberikan laporan secara online atau langsung terhubung dengan PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk
melaporkan hasil penjualan setiap bulan, dan mengirimkan memo jika terjadi kendala di SPBU. Dengan begitu perusahaan dapat mengontrol sistem kerja di SPBU dengan baik. Salah satu contoh pengendalian internal terhadap risiko kecurangan karyawan adalah PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa menetapkan prosedur untuk setiap SPBU I dan II wajib membuat berita acara setiap pergantian shift. Berita acara digunakan sebagai bukti dan catatan secara tertulis mengenai hasil penjualan beserta pertanggungjawaban dari setiap kegiatan operasional SPBU I dan II.
Setiap pergantian shift, pengawas yang bekerja untuk shift selanjutnya melakukan briefing untuk operator yang bekerja pada shift selanjutnya. Briefing tersebut berisi nasihat dan peraturan- peraturan apa saja yang harus di patuhi. Dalam briefing pengawas juga memberikan modal uang kepada operator untuk digunakan sebagai uang kembalian.
Dengan begitu penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal terhadap risiko kecurangan karyawan dapat dicegah.
c) Risiko kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi
SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa tidak ingin mengalami kerugian yang besar yang dapat disebabkan oleh kebakaran serta bencana alam. Oleh karena itu SPBU mengantisipasi risiko tersebut dengan memiliki bagian keamanan untuk mencegah adanya musibah tersebut. Di lingkungan SPBU dilengkapi dengan pemadam api disetiap satu titik pengisian BBM dan dalam kondisi yang baik, instalasi listrik tampak aman dan sesuai dengan standar Pertamina. Kotak p3k tersedia di kantor mudah dijangkau dan dalam kondisi higienis, serta SPBU juga melengkapi aturan keamanan pelanggan ditampilkan di setiap sudut SPBU (cotohnya: “Dilarang Merokok, Menonaktifkan telepon genggam, mematikan mesin saat pengisian BBM, dsb).
Untuk mengurangi risiko kecelakaan dan musibah SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa juga menerapkan SOP (Standar Operasional Prosedur) dan HSE (Health, Safety, Environment )yang telah ditetapkan oleh PT Pertamina Persero dalam melakukan penjualan BBM.
Dari hasil wawancara dan pemantauan penulis Operator Masih ada yang tidak mematuhi SOP dan HSE. Operator terkadang masih lalai untuk tidak memperhatikan angka meter dimulai dari 0, operator juga tidak menanyakan apakah oli, mesin, air, dan tekanan udara kendaraan ingin diperiksa atau tidak, dan operator juga kurang mengkonfirmasikan harga total dan jumlah uang yang diterima dari pelanggan. Sedangkan prosedur SOP yang diterapkan untuk SPBU yang sudah bersertifikasi pasti pas wajib menerapkan hal tersebut. PT Pertamina juga telah menetapkan HSE untuk operator yang melayani pelanggan atara lain memakai safety shoes standar (bukan sepatu kets biasa), memakai masker (jika diperlukan), memakai seragam yang sudah ditentukann dan memakai topi seragam SPBU. Oleh karena itu untuk menghindari penilaian yang kurang baik dari konsumen sebaiknya pengawas shift sebelum melakukan kegiatan, selalu memperingati pada saat briefing atau pergantian shift secara lisan hal-hal apa saja yang wajib dilakukan operator, pengawas, ataupun pegawai kantor yang bekerja pada shift tersebut. Hal ini harus diperhatikan karena dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata publik khususnya pelanggan.
4.2.3 Evaluasi Sistem Informasi dan Komunikasi
Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa yaitu:
1. Perusahaan menggunakan pelaporan Akuntansi secara terkomputerisasi dan telah terhubung dengan bagian yang berkaitan. Perusahaan menggunakan Microsoft office yang sudah di atur sistemnya sehingga bagian akuntansi hanya memasukkan jumlah penjualan atau pencatatan laporan keuangan pada lembar Microsoft office excel yang sudah di atur, sehingga dapat mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan.
2. Pengawas SPBU yang bekerja selalu mengadakan briefing dan berdoa bersama operator yang akan bekerja pada shift yang telah di tentukan, untuk kelancaran dan keamanan dalam mengerjakan tugas.
3. Voucher bagi pelanggan SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa dilengkapi dengan otorisasi Checker dari perusahaan pelanggan, driver dan pengawas SPBU. Dari hal ini penulis menyimpulkan proses informasi yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik karena memiliki sistem informasi
yang memadai dengan sistem yang sudah terkomputerisasi.
Namun, menurut penulis merasakan adanya kejanggalan dalam hal voucher pelanggan. Dimana voucher pelanggan dibuat oleh perusahaan pelanggan dan tidak terdapat cap PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Sehingga risiko kecurangan pemalsuan voucher oleh driver dapat dimanipulasi, karena operator tidak memperhatikan voucher dengan menggunakan sistem barcode, sehingga tidak dapat terlihat apakah voucher tersebut asli atau tidak. Perusahaan sudah menetapkan harus ada checker dari pelanggan tersebut yang selalu memantau di SPBU, namun tindak pemalsuan dan kerjasama antara checker dan driver kemungkinan bisa terjadi.
Oleh karena itu penulis menyarankan agar perusahaan membuat voucher pelanggan yang terdapat logo PT Sistemaju Mandiri Prakarsa, atau jika perusahaan memiliki laba yang besar, perusahaan dapat bekerjasama dengan Pertamina untuk menetapkan sistem baru yaitu dengan menggunakan voucher nominal atau perusahaan juga dapat menggunakan kartu RFID ( Radio Frequency Identification ). Dengan begitu tindak pemalsuan voucher dapat dikurangi.
4.2.4 Evaluasi Aktifitas Pengendalian (Control Activities)
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian atas siklus pendapatan yang dilakukan oleh PT Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah sebagai berikut:
1. Evaluasi Terhadap Pemisahan Tugas yang memadai
Berdasarkan hasil wawancara dan pengumpulan dokumen perusahaan terkait job description yang ada pada perusahaan saat ini sudah terdapat job description secara tertulis dan lengkap, namun tidak diterapkan oleh karyawan. Misalnya seperti administrasi pada unit SPBU, administrasi tersebut melakukan tugas menerima uang dari setiap operator, mencatat uang setoran dari operator dan menyetorkan uang tersebut ke Bank. Seharusnya ketiga tugas tersebut tidak boleh dilakukan oleh satu orang karena dapat membuka peluang terjadinya kecurangan seperti pencatatan dan penyetoran uang ke Bank jumlahnya tidak sesuai dengan uang setoran yang diberikan oleh operator maupun bagian kuangan.
Penulis menyarankan agar perusahaan membuat kebijakan tertulis atau menerapkan job description yang sudah di buat oleh perusahaan.
2. Analisis dokumen & Catatan pada siklus pendapatan
Dokumen dan catatan pada siklus pendapatan merupakan sumber data yang memuat informasi seluruh transaksi pada siklus pendapatan. Pengendalian internal pada dokumen dan catatan harus dilakukan untuk memastikan seluruh transaksi pada siklus pendapatan di laporkan berdasarkan dokumen dan catatan yang memadai. Oleh karena itu penggunaan dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya, karena pada dasarnya dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pihak yang berwenang.
Dokumen yang terdapat dalam siklus pendapatan perusahaan sudah cukup lengkap. Keseluruhan dokumen sudah dapat menggambarkan bagaimana prosedur penerimaan kas berlangsung. Beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas perusahaan yaitu terdiri dari:
a. Daftar Penerimaan Uang hasil Penjualan BBM (PUHP)
Laporan penjualan dibuat oleh bagian akuntansi SPBU, laporan penjualan merupakan dokumen yang berisi jumlah total bahan bakar yang terjual beserta jumlah uang yang diperoleh dari masing-masing shift.
Pengendalian internal terhadap laporan penjualan sudah berjalan dengan baik. Setiap pergantian shift bagian akuntansi melakukan pengecekan secara langsung dengan cara melakukan setoran setiap pergantian shift atau sebelum masuk ke shift selanjutnya. Pengawas melakukan pengecekan digit angka yang tertera di mesin fuel dispenser yang kemudian dicatat oleh pengawas dan dilaporkan ke bagian akuntansi untuk mengetahui berapa liter total bahan bakar yang tejual ( selisih digit angka shift sekarang dengan shift sebelumnya ) untuk kemudian dilakukan cek apakah jumlah yang disetorkan operator sesuai dengan hasil setoran, kemudian di serahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat hasil penjualannya.
b. Laporan Penjualan
Laporan penjualan dicatat oleh bagian akuntansi secara manual setiap perpindahan shift. Laporan penjualan berisi laporan jumlah uang yang disetor oleh pengawas yang kemudian di rekap di sistem sesuai produk dan shift. Laporan penjualan ini kemudian dikirimkan dan dilaporkan ke bagian keuangan pada kantor pusat PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
Pengendalian internal terhadap laporan penjualan tersebut sudah berjalan dengan baik.Setap harinya laporan tersebut dikirim ke manajer keuangan untuk kemudian diperiksa lebih lanjut. Dengan cara melakukan pengecekan untuk mengetahui kebenaran laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
c. Buku teller
Buku teller diisi oleh bagian Akuntansi. Dimana buku teller ini nanti akan dimasukkan kedalam sistem untuk di rekapitulasi penjualan harian selama 3 shift. Secara periodik bagian keuangan akan memeriksa buku teller ini untuk mendeteksi kecurangan yang mungkin terjadi.
d. Laporan Kas Harian
Pemeriksaan Laporan kas adalah pengecekan dokumen dokumen laporan penerimaan kas SPBU I & II PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Dokumen akan diperiksa oleh pihak independen perusahaan diluar bagian akuntansi, agar tidak terjadi lapping maupun kerjasama antara pihak-pihak tertentu. Pengecekan yang dilakukan adalah dokumen-dokumen mulai dari form teller, berita acara, rekapitulasi penjualan (dimana data tersebut yang mencocokan dengan data yang diterima di perusahaan).
Dengan adanya pemeriksaan secara rutin setiap sebulan sekali maka ini sangat membantu perusahaan untuk mengetahui secara dini jika terdapat kesalahan ataupun penyelewengan yang mungkin terjadi, kemudian jika memang terdapat penyelewengan maka perusahaan dapat
menindaklanjut kesalahan dan penyelewengan yang terjadi secara cepat.
3. Evaluasi terhadap Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan
Pengendalian fisik atas aset dan catatan merupakan bentuk pengendalian yang baik dalam perusahaan. Pengendalian fisik yang sudah diterapkan oleh SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah sebagai berikut:
a. Dokumen-dokumen atau catatan pendukung yang berkaitan dengan siklus pendapatan telah disimpan dengan baik dan rapi di ruang penyimpanan dokumen yang berada di kantor. Semua dokumen tertata rapih dan disimpan di ruang penyimpanan dokumen di kantor. Penyusunan dokumen juga berdasarkan tanggal, bulan dan tahun, sehingga dapat mempermudah fungsi bagian Administrasi dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Pengendalian ini dilakukan agar dokumen dan catatan yang ada terlindungi dengan baik, tidak rusak dan hilang.
b. Perusahaan menggunakan komputer dalam memasukan data dan pelaporan penjualan.
Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan karena pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Perusahaan menerapkan tindakan pengendalian untuk membatasi akses yaitu perusahaan telah membuat sistem login dengan menggunakan user id dan password untuk membatasi akses terhadap data dan informasi yang diakses. Password hanya diketahui oleh karyawan yang bertugas untuk menjalankan proses data.
Selain hal positif diatas, penulis juga menemukan kelemahan mengenai pengendalian fisik atas aset perusahaan seperti :
a. Laporan Arus Minyak yang dibuat oleh SPBU memiliki susut minyak hingga 1 %, dimana presentase ini jauh dari standar bobot penyusutan yang seharusnya maksimal 0.15%. Setelah ditindak lanjuti, hal ini disebabkan oleh pipa saluran minyak mengalami kebocoran. Hal ini
dikarenakan sistem service maintenance tidak terlalu diperhatikan oleh perusahaan. Sebaiknya perusahaan selalu melaksanakan pemeriksaan rutin agar susut tidak terjadi dan penjualan tidak mengalami kerugian yang besar.
b. Laporan hasil penjualan BBM tidak semuanya diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Laporan hasil penjualan BBM di buat secara manual oleh bagian akuntansi. Namun saat dokumen tersebut dikeluarkan tidak terdapat otorsasi seperti cap atau tanda tangan pihak yang berwenang yaitu kepala bagian SPBU.
Pengecekan fisik atas jumlah uang yang diterima dari operator dan jumlah bahan bakar minyak yang laku terjual dapat ditelusuri melalui dokumen laporan hasil penjualan. Oleh karena itu, penting adanya otorisasi dari kepala SPBU atas laporan ini. Dengan adanya otorisasi, maka dokumen tersebut dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya atas informasi yang teliti dan dapat dipercaya tentang adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai.
c. Laporan Rekapitulasi Penjualan non tunai tidak jelas Nama perusahaannya.
Pada saat penjurnalan rekapitulasi penjualan non tunai, perusahaan tidak mencantumkan nama perusahaan yang membeli BBM, hanya tertera pada saat pembayarannya saja. Namun keterangan piutang digabung dengan perusahaan lain. Seharusnya laporan rekapitulasi piutang harus di tulis nama perusahaannya agar jelas dalam pelaporan keuangan.
d. Kunci brankas hanya di pegang oleh kasir saja.
Setiap hasil penjualan cash pershift akan di simpan oleh kasir di Brankas secara langsung. Jumlah kas yang masuk dan keluar diotorisasi oleh kasir, dan penyetoran uang ke Bank pun adalah bagian dari fungsi kasir.
Namun setiap bagian akuntansi menyetor uang ke kasir untuk di simpan sementara di Brankas sebelum di setor ke Bank, harus membuat berita acara yang berisi jumlah yang masuk maupun yang keluar dari brankas dengan persetujuan masing-masing Kepala SPBU. Kegiatan ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh fungsi bagian kasir.
Pengendalian atas jumlah uang hasil penjualan harus di perhatikan dengan sangat ketat, dari mulai setoran oleh bagian akuntansi ke bagian kasir, kemudian kasir menyetor ke Bank Mandiri setiap hari Senin, Rabu, dan Jumat.
Dengan adanya sistem ini, maka perusahaan secara tidak langsung telah melakukan pengendalian terhadadap jumlah kas yang ada di tangan. Dan memang seharusnya kunci brangkas yang memegang hanya oleh satu orang yaitu bagian kasir, karena di khawatirnya jika kepala SPBU yang memegang kunci brankas akan terjadi penyelewengan wewenang kekuasaan yang menyebabkan lapping di saat setoran yang mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
d. Tidak memiliki internal check dari pihak lain, dan tidak memiliki jasa pengiriman uang ke Bank.
Penyetoran hasil pendapatan SPBU di setor ke Bank Mandiri setiap 3 hari sekali. Setiap penyetoran bagian kasir langsung membawa uang tersebut secara cash ke Bank Mandiri, tanpa di Check oleh pihak lain selain bagian akuntansi. Hal ini sangatlah riskan terjadi kecurangan, atau bahkan bisa terjadi kecurian pada saat perjalanan menuju Bank.
Oleh karena itu penulis menyarankan menggunakan Jasa pengiriman uang untuk menyetor hasil penjualan ke Bank. Dan sebelum kasir menyetorkan uang hasil penjualan ke Bank, seharusnya ada internal check dari pihak selain akuntansi untuk memastikan bahwa jumlah uang yang akan di setor ke Bank sesuai dengan pendapatan yang di terima SPBU selama 3 hari.
e. Jumlah kas yang diterima dari pelanggan, tidak di setor dihari yang sama dan di setor ke Bank oleh bagian kasir sendiri tanpa melibatkan pihak independen (jasa pengiriman uang).
4.2.5 Pemantauan (Monitoring) 1. Pemantauan oleh internal auditor
Atas kelemahan pengendalian internal ini, penulis menyarankan agar perusahaan segera membentuk bagian internal auditor yang independen yang memiliki tugas untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan, misalnya dalam hal keuangan dan operasional perusahaan.
2. Pemantauan oleh atasan
Pengendalian internal tentang pemantauan oleh atasan yang terjadi pada SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sudah berjalan cukup baik. Hanya tinggal ditingkatkan lebih baik lagi serta mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik.
Perusahaan juga menetapkan sanksi atas pelanggaran untuk mencegah dan menaggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Adapun peringatan atau langgaran atas kesalahan:
• Teguran/ peringatan lisan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringat atau umum.
• Surat teguran diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwenang. Surat teguran ini diberikan jika pelanggaran bersifat berat. Contohnya pemalsuan data penjualan, yang kemudian akan ditindak lanjuti untuk dilakukan wawancara langsung dengan atasan atas permasalahan yang terjadi
• SPK (Surat Pemberhentian Karyawan)
Dimana surat ini adalah surat ketika karyawan yang melakukan kesalahan sudah di peringati dan di tegur masih melakukan kesalahannya dan sangat merugikan perusahaan, maka karyawan wajib di berhentikan dari pekerjaannya.
3. Pemantauan laporan
Pemantauan laporan yang terjadi di SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sudah berjalan cukup baik.
4.3 Praktik yang sehat
Pengendalian internal yang baik atas prosedur sistem akuntansi siklus pendapatan akan sangat mendukung terhadap kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya sistem akuntansi pada siklus pendapatan yang tersusun dengan baik, dan terlaksana dengan baik maka akan menjamin praktik-praktik yang sehat pula. Oleh karena itu, berdasarkan wawancara, observasi, dan Internal Control Questinnare yang telah dilakukan penulis ke perusahaan, penulis menemukan praktik-praktik yang sehat yang telah berlangsung diperusahaan, yang menunjukkan bahwa pengendalian internal yang sedang berlangsung di perusahaan sudah berjalan dengan cukup baik. Maka penulisan menguraikan hasil temuannya berikut ini:
1. Pemeriksaan laporan kas harian
Pemeriksaan laporan kas harian selalu di periksa oleh bagian akuntansi di SPBU, yang kemudian akan di kirim ke PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk di periksa lebih lanjut. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses penjualan tunai bahan bakar minyak sampai proses penerimaan kas berlangsung akan di cek oleh pihak independen perusahaan. Bagian akuntansi akan memberikan dokumen-dokumen yang dibutuhkan perusahaan seperti buku teller yang berisi rekapitulasi penjualan tunai maupun nontunai dan kumpulan laporan kas harian SPBU untuk dicocokkan dengan data yang diterima oleh perusahaan.
Dengan adanya pemeriksaan secara periodik sedikitnya sekali dalam sebulan sangat membantu perusahaan untuk mengetahui secara dini kesalahan-kesalahan ataupun penyelewengan yang mungkin terjadi, dan dapat mengambil tindakan lebih lanjut atas kesalahan dan penyelewengan tersebut.
2. Evaluasi Kinerja Karyawan
Setiap Pergantian shift , pengawas shiff SPBU mengadakan berita acara dan melakukan briefing untuk kelancaran penjualan BBM. Evaluasi kinerja para karyawan yang dilakukan perusahaan sudah cukup memadai. Disini penulis dapat
melihat bagaimana pengendalian internal diterapkan dalam mengevaluasi pekerjaan para karyawan.
Secara berkala, pihak independen perusahaan juga melakukan internal check ke SPBU. Pengecekan dilakukan untuk mengevaluasi proses transaksi penerimaan kas yang berlangsung, untuk mendeteksi terjadinya kelalaian maupun kecurangan yang dibuat oleh para karyawan.
3. Penetapan target untuk meningkatkan hasil penjualan
SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa telah memiliki target jangka panjang untuk meningkatkan hasil penjualannya. Berdasarkan hasil observasi dan ICQ, SPBU ini telah banyak melakukan kerjasama bisnis dengan berbagai pihak untuk meningkatkan hasil penjualan, salah satunya pelanggan dari pabrik perusahaan besar seperti Coca-Cola, dan koperasi kecil untuk meningkatkan hasil penjualan SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
Penulis juga menemukan beberapa praktik-praktik sehat yang belum diterapkan oleh PT Sistemaju Mandiri Prakarsa unit SPBU antara lainnya adalah:
1. Jumlah kas yang diterima dari pelanggan, tidak di setor dihari yang sama dan di setor ke Bank oleh bagian kasir sendiri tanpa melibatkan pihak independen (Jasa Pengiriman Uang)
Penyetoran uang kas dari penjualan BBM tidak disetor oleh perusahaan dihari yang sama, namun di setor setiap hari Senin, Rabu, dan Jumat. Hal ini sangat riskan terjadi penyelewengan, baik itu di pihak kasir, bagian akuntansi, maupun kepala SPBU sendiri.
Kegiatan ini sangat riskan terjadi penyelewengan bahkan pencurian yang terjadi ketika bagian kasir membawa uang untuk di setor langsung ke Bank Mandiri.
Menurut perusahaan untuk menyetor setiap hari ke Bank terlalu cepat, karena hasil penjualan yang didapat tidak terlalu banyak dalam sehari, maka untuk mempersingkat waktu perusahaan menyimpan terlebih dahulu uang hasil penjualan di brankas, kemudian di setor ke Bank Mandiri setiap hari Senin, Rabu dan Jumat.
Perusahaan juga melakukan penyetoran ke Bank oleh bagian kasir secara langsung, karena perusahaan beranggapan bahwa menggunakan jasa kurir dari Bank
biayanya sangat mahal, oleh karena itu perusahaan hanya menggunakan jasa kasir untuk menyetorkan uang ke Bank secara langsung.
2. Tidak terdapat perputaran pekerjaan (Job rotation)
Perputaran pekerjaan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga indepedensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan antar karyawan dapat dihindarkan. PT Sistemaju Mandiri Prakarsa unit SPBU tidak melakukan Job rotation, bahkan per pembagian tugas pershift pun di kantor SPBU tidak dilakukan pergantian, sehingga karyawan yang bekerja sebagai penerimaan kas atau bagian akuntansi, administrasi dan lainnya adalah orang yang sama.
Perusahaan beranggapan bahwa melakukan perputaran pekerjaan tidak perlu dilakukan, sejauh tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dilakukan dengan baik, dan kondisi karyawan yang tidak memadai menjadi tolak ukur pemikiran perusahaan untuk melakukan perputaran pekerjaan.
Namun perusahaan dapat mencoba melakukan rotasi pekerjaan untuk melihat bagaimana control terjadi atas setiap karyawan. Perputaran pekerjaan dapat dilakukan antara bagian akuntansi shift ke I dengan shift ke III, shift ke II dengan shift ke III dan sebagainya. Dengan demikian peluang terjadinya persekongkolan dan kecurangan di bagian akuntansi dapat diperkecil.
3. Masih ada operator yang meninggalkan mesin fuel dispenser
Seringkali ketika pelanggan datang untuk membeli BBM harus menunggu operator yang bersangkutan. Karena operator yang bertanggung jawab di fuel dispenser tersebut pergi meninggalkan tanggung jawabnya untuk mengobrol dengan operator lainnya. Operator juga kurang menyambut dan mengarahkan pelanggan ketika terjadi pengisian BBM. Seharusnya pelanggan dipandu ke pengisian SPBU , dan selalu disambut dengan sopan. Dengan begitu pelanggan merasa nyaman dan pengisian SPBU pun tertata rapi.
