1 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum
PROSEDUR MUTU PEMBUATAN KEPUTUSAN REKTOR
(PEMOHON UKM)
PENGESAHAN
Disahkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disiapkan Oleh:
Wakil Rektor
Bidang Sumber Daya Manusia Kepala Biro Hukum Staff Biro Hukum
Dr. Nano Prawoto, S.E., M.Si. Dr. Danang Wahyu M., S.H., M.Hum. Astari Wibawanti NIK. 19660604199202143 016 NIK. 19690528199409 153 022 NIK. 19931212201804 100 401
Kode/No. Dokumen :
SOP/BH/002
No./Tgl. Revisi : 02/01 April 2019Tanggal Terbit : 31 Juli 2019 Halaman : 1 dari 6
PERINGATAN!
Dokumen ini adalah milik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Rektor Alamat: Jl. Brawijaya, Kasihan, Bantul, Yogyakarta, 55183
Telp: (0274) 387656 ext. 168; Fax: (0274) 387646
2 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Kode/No : SOP/BH/002 Tanggal : 01 April 2019 PROSEDUR MUTU
PEMBUATAN KEPUTUSAN REKTOR (PEMOHON UKM)
Revisi : 02
Halaman : 2 dari 6
RIWAYAT REVISI DOKUMEN
No. Tanggal Revisi Deskripsi Revisi
1 01 September 2017 Isi SOP diperbaharui menyesuaikan perubahan Pimpinan Universitas 2 01 April 2019 Format SOP disesuaikan dengan format baru dari BPM UMY
3 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum PEMBUATAN KEPUTUSAN REKTOR
(PEMOHON UNIT KERJA) Halaman : 3 dari 6
DAFTAR ISI
Judul Halaman
Halaman Judul 1
Daftar Riwayat Revisi 2
Daftar Isi 3
Tujuan 4
Ruang Lingkup 4
Istilah dan Definisi 4
Referensi 4
Pihak Terkait 4
Dokumen Terkait 5
Mekanisme/Alur Prosedur 5
4 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Kode/No : SOP/BH/002 Tanggal : 01 April 2019 PROSEDUR MUTU
PEMBUATAN KEPUTUSAN REKTOR (PEMOHON UNIT KERJA)
Revisi : 02
Halaman : 4 dari 6
1. TUJUAN
Prosedur ini ditetapkan agar proses Pembuatan Surat Keputusan Rektor di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta berjalan secara efektif dan efisien, serta dapat terdokumentasikan dengan baik.
2. RUANG LINGKUP
2.1 Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
2.2 Prosedur ini mencakup alur permohonan pembuatan Keputusan Rektor dengan pemohon Unit Kegiatan Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa yang ada di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta hingga Keputusan Rektor terbit.
3. ISTILAH DAN DEFINISI
3.1 Pimpinan adalah Pimpinan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terdiri dari Rektor, Wakil Rektor, serta Sekretaris Universitas.
3.2 Keputusan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta adalah produk hukum yang berbentuk surat yang dikeluarkan oleh Rektor.
3.3 Rapim adalah Rapat Pimpinan Universitas yang membahas tentang suatu hal tertentu. 3.4 Pemohon adalah Unit Kegiatan Mahasiswa dan Organisasi Mahasiswa yang ada di
lingkungan Universitas Muhamadiyah Yogyakarta yang mengirimkan surat permohonan penerbitan Keputusan Rektor tentang suatu hal tertentu sesuai dengan kebutuhannya. 3.5 Lembar Disposisi adalah lembar catatan dari Pimpinan Universitas yang berisi tentang
tanggapan, saran, atau instruksi untuk memproses permohonan.
3.6 Revisi adalah kegiatan peninjauan kembali Keputusan Rektor untuk diperbaiki.
4. REFERENSI/RUJUKAN
4.1 Pedoman Perguruan Tinggi Muhammadiyah 4.2 Statuta
4.3 Lembar Disposisi dari Pimpinan Universitas
4.4 146/S/SK-UMY/VII/2015 Prosedur Mutu Bidang Hukum dan Arsip Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
4.5 Dokumen Persyaratan SNI ISO 9001:2015
5. PIHAK TERKAIT
5.1 Rektor Universitas
5.2 Wakil Rektor Universitas Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK 5.3 Sekretaris Universitas
5.4 Kantor Sekretariat Universitas/Rektorat 5.5 Kepala Biro Hukum
5 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum PROSEDUR MUTU
PEMBUATAN KEPUTUSAN REKTOR (PEMOHON UNIT KERJA)
Revisi : 02
Halaman : 5 dari 6
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 Alur Prosedur Permohonan dan Diagram Alur
7. MEKANISME/ALUR PROSEDUR
7.1 UKM dan Organisasi Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Keputusan Rektor kepada Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta, kemudian diserahkan ke Lembaga Pengembangan Kemahasiswaan dan Alumni (LPKA).
7.2 LPKA mencatat dan memahami permohonan Surat Keputusan Rektor dari UKM dan Organisasi Mahasiswa.
7.3 LPKA menyerahkan surat permohonan dari UKM ke Rektorat.
7.4 Rektorat menerima permohonan Surat Keputusan Rektor dari UKM dan Organisasi Mahasiswa melalui LPKA, kemudian dicatat dan diserahkan kepada Pimpinan yang dituju sesuai dengan surat permohonan.
7.5 Pimpinan yang dituju (biasanya Rektor) kemudian mendisposisikan kepada Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK.
7.6 Oleh Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK, permohonan dibawa ke Rapat Pimpinan (Rapim) atau dapat langsung mendisposisi dan berlanjut ke poin 7.9. 7.7 Hasil Rapim dibawa ke Sekertaris Universitas untuk disetujui dan mendisposisikan
Permohonan Surat Keputusan tersebut ke Biro Hukum.
7.8 Disposisi dari Sekretaris Universitas diberikan kepada Rektorat untuk diserahkan kepada Biro Hukum.
7.9 Disposisi diserahkan ke Biro Hukum dengan dibubuhi tanda tangan penerima dan tanggal terima.
7.10 Biro Hukum kemudian membuat draft Surat Keputusan Rektor sesuai dengan permohonan dan catatan yang ditulis di lembar disposisi.
7.11 Draft Surat Keputusan Rektor yang telah dicetak dengan menggunakan KOP, selanjutnya disampaikan ke Rektorat, untuk dimintakan koreksi dan paraf Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK dan/atau Sekretaris Universitas.
7.12 Apabila terdapat kesalahan sebelum ditandatangani oleh Rektor, Surat Keputusan tersebut akan dikembalikan ke Biro Hukum untuk ditinjau dan dilakukan perbaikan.
7.13 Surat Keputusan yang sudah diperbaiki, dikembalikan lagi ke Rektorat untuk disampaikan ke Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK dan/atau Sekretaris Universitas untuk dimintakan koreksi kembali.
7.14 Apabila sudah tidak ada kesalahan, Surat Keputusan disampaikan kepada Sekertaris Universitas dan/atau Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK untuk diparaf dan kemudian dimintakan tandatangan ke Rektor.
7.15 Rektor menandatangani Surat Keputusan.
7.16 Surat Keputusan Rektor yang sudah ditandatangani oleh Rektor kemudian di foto copy oleh Rektorat dan didistribusikan ke LPKA dan UKM terkait.
7.17 Surat Keputusan Rektor yang asli dikembalikan ke Biro Hukum untuk disimpan dan diarispkan.
6 | Prosedur Pembuatan Keputusan Rektor Pemohon UKM - Biro Hukum
Diagram Alur No. Uraian Prosedur
Pelaksana Mutu Baku
UKM LPKA Rektorat Rektor Wakil
Rektor
Sekr. Univ. Biro
Hukum Syarat/ Perlengkapan Waktu Output 1 UKM mengajukan permohonan Surat
Keputusan Rektor, kemudian diserahkan ke LPKA dan LPKA menyerahkan ke Rektorat.
Surat Permohonan dari UKM atau OM yang diketahui Kepala LPKA 2 Rektorat menerima permohonan Surat
Keputusan Rektor dari UKM melalui LPKA, kemudian dicatat dan diserahkan kepada Pimpinan yang dituju sesuai dengan surat permohonan. 3 Pimpinan yang dituju (biasanya
Rektor) mendisposisikan kepada Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan AIK .
4 Oleh Wakil Rektor, permohonan dibawa ke Rapat Pimpinan (Rapim). 5 Hasil Rapim dibawa ke Sekertaris
Universitas untuk disetujui dan mendisposisikan Permohonan Surat Keputusan tersebut ke Biro Hukum . 6 Biro Hukum kemudian membuat
draft Surat Keputusan Rektor sesuai dengan permohonan dan catatan yang ditulis di lembar disposisi.
Disposisi pimpinan 2 - 4 hari
Draft SK 7 Draft Surat Keputusan Rektor yang
telah dicetak dengan menggunakan Kop SK, selanjutnya disampaikan ke Rektorat, untuk dimintakan koreksi dan paraf Wakil Rektor yang bersangkutan dan/atau Sekretaris Universitas. 8 Rektorat menyampaikan Surat
Keputusan Rektor yang telah dicetak dengan menggunakan Kop SK kepada Wakil Rektor terkait dan/atau Sekretaris Universitas untuk dimintakan paraf.
9 Rektor menandatangani Surat Keputusan.
10 Surat Keputusan Rektor yang sudah ditandatangani oleh Rektor kemudian di foto copy oleh Rektorat dan didistribusikan ke unit-unit terkait 11 Surat Keputusan Rektor yang asli
dikembalikan ke Biro Hukum untuk disimpan dan diarispkan
RAPIM
PARAF
