1 | P a g e
Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (It Governance) Pada Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga
Menggunakan Cobit 4.1
Artkel Ilmiah
Disusun Oleh : Elpidius Dylan Septiandra
682011007
Dosen Pembimbing :
Agustinus Fritz Wijaya, S.Kom, M.Cs
Fakultas Teknologi Informasi Program Studi Sistem Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga 2016
7 | P a g e 1. Pendahuluan
IT Governance merupakan bagian terkait dengan corporate governance. Beberapa hal mendasar jika dibandingkan dengan corporate governance adalah IT Governance berkaitan dengan bagaimana top manajemen memperoleh keyakinan bahwa Manager Sistem informasi (Chief Information Officer) dan organisasi IT dapat memberikan return berupa value bagi organisasi[1]. Penggunaan teknologi informasi pada suatu perusahaan tentunya juga akan membawa banyak keuntungan bagi perusahaan itu sendiri. Peningkatan peran teknologi informasi nantinya harus berbanding lurus dengan investasi yang dikeluarkan yang biasanya mengeluarkan uang dalam jumlah besar. Hal ini membutuhkan perencanaan yang matang dalam pelaksanaan investasi Teknologi Informasi nantinya. Untuk itulah diperlukan adanya tata kelola teknologi informasi yang baik pada suatu perusahaan dimulai dari perencanaan sampai dengan implementasi agar perusahaan tersebut dapat berjalan secara optimal.
Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga merupakan instansi Pemerintahan Daerah yang bergerak di bidang Sosial. Dengan memberikan pelayanan seperti pembuatan Kartu Kuning (AK-I), Operasi Sarana dan Prasarana Panti Asuhan/Jompo, dan Bursa Kerja On Line. Mempunyai Tugas Pokok dan Fungsi salah satunya adalah Perumusan kebijakan teknis di Bidang Sosial, Ketenagakerjaan dan Transmigrasi.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga memperlihatkan IT Governance masih sangat rendah terutama di bagian Suprastruktur dan Teknologinya. Suprastruktur yang menangani teknologi terbilang sangat sedikit sehingga teknologi di organisasi tersebut tidak bisa berkembang dan juga perangkat keras yang ada banyak tidak terpakai. Sedangkan program pendukung layanan seperti SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang diberikan oleh pemerintah hanya beberapa yang bisa digunakan sisanya tidak di Maintenance sehingga pelayanan yang diberikan pun tidak mencapai maksimal.Hal ini disebabkan karena Teknologi masih dianggap tidak penting oleh sebagian organisasi.Salah satu acuan yang dapat digunakan dalam mengukur penerapan teknologi adalah Control Objective for Information and Related Technology (COBIT). Alasan penggunaan COBIT adalah hasil evaluasi memperlihatkan bahwa model-model standard selain COBIT tidak mempunyai cakupan yang luas.Penelitian ini bertujuan untuk Mengetahui pemanfaatan Teknologi Informasi dengan suprastruktur yang memadai serta mengetahui tingkat kematangan Tata Kelola Teknologi Informasi di Dinas Sosial Ketanagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga.
8 | P a g e
2. Tinjauan Pustaka Penilitian sebelumnya
Berdasarkan penilitian terdahulu yang dilakukan oleh Manorang Gultom yang berjudul “Audit Tata Kelola Teknologi Informasi pada PTPN 13 Pontianak Menggunakan Framework Cobit”. Penilitian ini dibuat untuk meraih kesuksesan dalam pemanfaatan Teknologi Informasi (TI) dalam usahanya tidak hanya membutuhkan piranti lunak yang canggih, namun juga membutuhkan piranti keras yang tangguh dalam mengoperasikan piranti lunak yang ada, serta sumber daya manusia (user) yang disiplin dalam menerapkan, menjaga, mengoperasikan dan memelihara sumber daya piranti lunak dan piranti keras yang dimiliki [2].
Penilitian selanjutnya yang berjudul “Audit Tata Kelola E-Government di Pemerintah Daerah Kabupaten Garut Menggunakan Framework Cobit 4.1”. Penilitian ini dibuat untuk memastikan bahwa penerapan IT organisasi sudah dilakukan dengan benar dan terarah yang meliputi adanya visi, misi, perencanaan IT dan kepedulian dari pimpinan organisasi [3].
Penilitian selanjutnya yang berjudul Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit Framework Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang. Penilitian ini dibuat untuk penentuan control process melatih dan mendidik users. Sehingga pelatihan yang diberikan bagi karyawan baik yang non IT maupun karyawan IT dapat dilakukan seusai dengan kebutuhan unit kerjanya. Manfaat dari penilitian tersebut adalah merekomendasikan pengelolaan TI sebagai pertimbangan pihak manajemen TI untuk mendukung kinerja layanan akademik [4]
Dasar Teori
Aktivitas teknologi informasi pada COBIT 4.1 didefinisikan ke dalam 4 (empat) domain yaitu (ITGI,2007): (1) Perencanaan dan Pengorganisasian / Plan and Organise (PO), (2) Pengadaan dan Implementasi /Acquire and Implement (AI), (3) Penyampaian Layanan dan Dukungan / Deliver and Support (DS), (4) Monitor dan Evaluasi / Monitor and Evaluate (ME). Hubungan antara keempat domain tersebut bisa dilihat dalam gambar 1 dibawah ini:
9 | P a g e
COBIT digambarkan oleh model proses yang membagi TI menjadi empat domain dan 34 proses sesuai dengan bidang yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, membangun, menjalankan dan memonitor implementasi teknologi informasi, dan juga memberikan pandangan end-to-end teknologi informasi[5]. Gambar dibawah memberikan detail proses COBIT:
Gambar 2. Kerangka kerja COBIT (ITGI, 2007)
Untuk dapat memahami kerangka kerja COBIT, perlu diketahui bahwa COBIT mempunyai karateristik utama. Adapun karateristik utama dari kerangka kerja COBIT adalah fokus pada bisnis, orientasi pada proses, berbagi kontrol dan dikendalikan oleh pengukuran. COBIT memiliki maturity level (Tingkat Kematangan)[6]. Model kematangan untuk pengelolan dan pengendalian pada proses pada teknologi informasi didasarkan pada metode evaluasi organisasi sehingga dapat megevaluasi sendiri dari level tidak ada (0) hingga optimis (5). Model kematangan dimaksudkan untuk mengetahui keberadaan persoalan yang ada dan bagaimana menentukan prioritas peningkatan[7]. Model kematangan dirancang sebagai profil proses teknologi informasi, sehingga organisasi akan dapat mengenali sebagai deskripsi kemungkinan keadaan sekarang dan mendatang[8].
10 | P a g e
Gambar 3. Level kematangan tata kelola TI pada perusahaan (ITGI, 2007)
3. Metodologi Penilitian
Penilitian ini merupakan penilitian data kualitatif berupa data primer. Penilitian ini dilakukan melalui studi kasus di mana lokasi penilitian menggunakan objek yaitu pihak yang terkait dalam bagian TI di Dinas Sosial Ketanaga Kerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga. Studi ini mengukur kematangan mengendalikan proses TI yang terjadi di lembaga-lembaga dalam rangka mencapai tujuan institusional didasarkan pada COBIT framework versi 4.1.
Adapun metode pengumpulan data yang digunakan yaitu dengan kuisioner. Kuisioner tersebut terdiri dari atas empat domain, yaitu domain PO (Planning and Organizing), AI (Acquisition and Implementation), DS (Delivery and Support), dan ME (Monitoring and Elavuated). Pengukuran variabel-variabel menggunakan instrument berbentuk pertanyaan tertutup. Instrumen diukur menggunakan skala Likert dari 0 s/d 6.
Pengumpulan Data
Pengumpulan Data yang dilaksanakan adalah sebagai berikut :
1. Mengamati organisasi atau perusahaan dan tata kelola TI di lembaga yang menjadi target riset
2. Melakukan Interview dengan IT Management mengenai COBIT
3. Membuat kusioner yang berisi daftar pertanyaan tentang proses control-objective di masing-masing area domain untuk kemudian diberikan kepada IT Management yang menentukan kebijakan dan pelaksanaa di area kerja
4. Membuat tabulasi Maturity Model (Assessment Scoring) berdasarkan hasil kuisioner
5. Memberikan masukan atas perbaikan mengenai pengendalian intern yang seharusnya dilakukan
11 | P a g e Metode Analisis a. Uji Validitas,
Untuk mengukur ketepatan dan kecermatan suatu instrument dalam pengukuran b. Process Oriented
Kerangka kerja COBIT yang memberikan model referensi dalam proses untuk mengamati dan mengelola aktivitas TI
c. Maturity Model
Model kematangan (Maturity model) digunakan sebagai alat ukur untuk mengetahui kondisi proses TI oleh manajemen Teknologi Informasi secara lebih efisien mulai dari level 0 (non-existent) hingga level 5 (optimized).
4. Hasil dan Pembahasan Profil Organisasi
Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi yang beralamatkan Jl. Merak, Sidomukti, Kota Salatiga, Jawa Tengah 50721 sudah lama memberikan pelayanan masyarakat dalam kesenjangan sosial. Peran Teknologi Informasi diberikan kepada Kasubag Umum dan Kepegawaian, Kasubag Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan serta Kasubag Keuangan yang berada di bawah naungan Sekretaris Dinas. Ketiga Jabatan tersebut yang bertanggung jawab terhadap program SIPKD(Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah),SIPAPBD(Sistem Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah),SIPPEG (sistem Informasi Kepegawaian)
Identifikasi COBIT Business Goals Sesuai Dengan Tujuan Bisnis Pada Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi
Untuk Dinas sosial -> Meningkatkan Kesejahteraan sosial masyarakat serta mengembangkan hubungan antar instansi kemitraan dengan organisasi masyrakat dan penyandang masalah kesejahteraan masyarakat (PMKS) Sesuai Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD)
Untuk Dinas Ketenagakerjaan dan Transmigrasi -> memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk mengurangi pengangguran dan kepadatan penduduk dengan penyuluhan serta melaksanakan agenda Rencana Kerja 5 tahunan
12 | P a g e
Identifikasi COBIT IT Goals Dengan Tujuan TI Pada Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi
Untuk Suprastruktur Sudah diberikan pelatihan terlebih dahulu sebelum menggunakan program SIPKD(Sistem Informasi Pengelolaan Keuangan Daerah),SIPAPBD(Sistem Informasi Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah),SIPPEG (sistem Informasi Kepegawaian)
Untuk Kartu Kuning sudah berjalan dengan system online tetapi untuk system manual masih diberikan pelayanan
Untuk Keamanan dan Kerahasiaan Data masih sangat minim
Pemerintah kota Salatiga masih belum memastikan pengendalian internal secara efektif dan efisien
Layanan Teknologi informasi sudah sesuai dengan prioritas bisnis seperti pelayanan Kartu Kuning Online dan Bursa Kerja Online
Tahun depan Dinas sosial akan di implementasikan program JFT (Jabatan Fungsional Tertentu) dan akan mendapatkan struktur organisasi yang baru yaitu Prana Komputer yang akan bertugas untuk mengendalikan semua Layanan Teknologi Informasi di Dinas Sosial
Identifikasi Domain COBIT Sesuai Hasil Pemetaan Antara Tujuan Bisnis dan Tujuan TI Pada Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi
.
DS : Domain ini mencakup proses pemenuhan layanan IT, keamanan sistem, kontinyuitas layanan, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan pemenuhan proses data yang sedang berjalan
Dilihat dari Tujuan Bisnis dan IT Goals Dinas Sosial Fokus memberikan sebuah pelayanan terhadap masyarakat seperti pembuatan kartu kuning,memberikan informasi lowongan pekerjaan di bursa kerja online dan memberikan penyuluhan/pelatihan terhadap PMKS terlebih lagi dalam keamanan system masih sangat minim
SDM yang menggunakan program SIPKD,SIPAPBD,SIPPEG sudah diberikan pelatihan terlebih dahulu apabila ada program baru yang akan diimplementasikan makan diberikan pelatihan lagi sebelum digunakan untuk pelayanan masyarakat
AI : Domain ini berkaitan dengan implementasi solusi IT dan integrasinya dalam proses bisnis organisasi untuk mewujudkan strategi TI, juga meliputi perubahan dan maintenance yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk memastikan daur hidup sistem tersebut tetap terjaga
Tahun depan Dinas sosial akan diimplementasikan program JFT dimana nanti sekelompok jabatan yang berisi fungsi dan tugas berkaitan dengan pelayanan fungsional yang berdasarkan pada keahlian dan keterampilan tertentu
13 | P a g e Hasil Temuan
Saat sesudah melakukan wawancara hasil dari wawancara tersebut memiliki hasil temuan sebagai berikut :
1. Banyaknya infrastruktur yang terbengkalai
2. Data dan keamanan di Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi Kota Salatiga masih belum dikontrol dengan baik
3. 1 orang memegang jabatan sebagai IT Manager sekaligus Bendahara
4. Program Kartu kuning yang dijalankan secara online masih belum bekerja dengan baik karena masyarakat masih sering menggunakan secara manual
Representasi indek kematangan (ITGL.2007)
0-0.5 Non Existent
0.51-1.50 Initial Ad Hoc
1.51-2.50 Repeatable But Intuitive
2.51-3.50 Defined Process
3.51-4.50 Managed and Measurable
4.51-5.00 Optimised
Rata-Rata Tingkat Kematangan subdomain
Rata-rata Domain Sub Domain Tingkat Kematangan Sub Domain Tingkat Kematangan
PO=1.54 PO1 1.50 PO6 1.44
PO2 1.90 PO7 1.20
PO3 1.80 PO8 1.78
PO4 1.52 PO9 1.30
PO5 1.80 PO10 1.13
AI=1.54 AI1 1.35 AI5 1.78
AI2 1.58 AI6 1.00 AI3 1.53 A7 1.68 AI4 1.88 DS=1.55 DS1 1.72 DS8 1.56 DS2 1.48 DS9 1.20 DS3 1.70 DS10 1.53 DS4 2.00 DS11 1.57 DS5 1.41 DS12 1.00 DS6 1.70 DS13 1.56 DS7 1.66
14 | P a g e
Untuk mencari rata-rata dari setia domain dengan menggunakan rumus :
M=Tingkat kematangan subdomain Tj=Total Jawaban
B=Bobot Nilai
Jp=Jumlah Jawaban Jr=Jumlah Responden
Pada tabel di atas rata-rata setiap domain menunjukan representasi indek kematangan 1.54 dan 1.55 yang artinya Repeatable But Intuitive. Pada level ini, kebijakan untuk mengatur pengembangan suatu proyek dan prosedur dalam mengimplementasikan kebijakan tersebut sudah ditetapkan, dengan memungkinkan organisasi untuk mengulangi pengalaman yang berhasil dalam mengembangkan proyek sebelumnya walaupun terdapat proses tertentu yang tidak sama. Product requirement dan dokumentasi perancangan selalu dijaga agar dapat mencegah perubahan yang tidak diinginkan.
IT processes yang telah didapatkan menjadi dasar dalam menuyusun kuisioner. Hasil perhitungan dalam kuisioner ini akan menunjukan tingkat kematangan yang sudah tercapai pada kinerja Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi. Hasil dari kuisioner inilah yang nantinya digunakan dalam menyusun berbagai usulan mengenai peningkatan tata kelola TI yang akan digunakan dalam tahun berikutnya oleh Dinas.
Analisa Tingkat Kematangan Yang Diinginkan
Pemerintahan di Indonesia memiliki berbagai macam acuan dalam melakukan tugas dan fungsi masing – masing instansi. Setiap instansi pemerintahan memiliki RENSTRA sebagai acuan dalam pelaksanaan kurun waktu 4 tahun, sedangkan instansi yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat memiliki Standart Operasional Procedure (SOP) sebagai acuan untuk melakukan tugasnya (husein, 2012). Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi memiliki RENSTRA yang akan dijadikan tolok ukur keberhasilan akan pemenuhan kinerja dan dapat digunakan sebagai acuan penulis untuk menganalisis tingkat kematangan tata kelola IT yang diinginkan oleh Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi.
15 | P a g e
Rekomendasi Tata Kelola IT
Rancangan tata kelola merupakan hasil akhir dari tata kelola berdasar identifikasi IT Processes, hasil penilaian maturitas, pengamatan dan wawancara. Rekomendasi tata kelola ini nantinya akan berfungsi sebagai dasar dalam menetapkan rencana strategis Dinas Sosial, Ketenagakerjaan, dan Transmigrasi pada tahun berikutnya untuk menerapkan tata kelola IT sesuai standar CoBIT. Rekomendasi untuk bagian Planning and Organizing:
1. Mempersiapkan Suprastruktur yang memadai, melakukan transfer pengetahuan dari ahli kepada staff lain melalui pelatihan atau kursus mencakup bidang-bidang yang menggunakan teknologi informasi dalam proses bisnis.
2. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap staff TI, memberikan tugas dan tanggungjawab sesuai keahlian masing-masing staff.
3. Membuat dan mendokumentasikan kebijakan dan prosedur tentang seluruh proses dan tata kelola TI secara formal sebagai pedoman standar bagi seluruh pengguna dengan tetap memperhatikan manajemen risiko.
Rekomendasi untuk Delivery and Support :
1. Membuat portofolio layanan SI dalam manajemen antara pengguna dan penyedia layanan, agar pengguna dan penyedia layanan mengetahui rencana-rencana kerja yang akan dilakukan
2. Meningkatkan kesadaran pihak manajemen tentang pentingnya pengelolaan operasi sebagai penyedia pelayanan masyarakat
3. Mengembangkan pelayanan SI untuk menjaminkan pelayanan yang berkelanjutan secara mnyeluruh agar dapat mendukung pelayanan yang lebih baik
4. Membuat Kebijakan dalam pembiayaan di bidang SI dan memastikan rencana TI secara berkelanjutan
5. Mengadakan pendidikan dan pelatihan para karyawan untuk pengembangan system ke masa yang akan dating supaya system yang dipakai dapat memenuhi kebutuhan
Rekomendasi untuk Acquisition and Implementation: 1. Membuat rencana pergantian infrastruktur untuk masa depan
2. Bekerjasama hanya dengan pihak yang telah memenuhi standar yang ditetapkan oleh pemerintah
3. Melakukan pengujian terhadap semua pengadaan seperti software,kualitas data dan kegiatan operasional
4. Mempersiapkan karyawan untuk siap beradaptasi jika ada update system atau software baru
16 | P a g e 5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penilitian yang telah dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi kota Salatiga telah menerapkan tata kelola teknologi informasi pada level Repeatable But Intuitive. Hasil pengolahan kuisioner mendapati nilai rata-rata untuk domain PO,DS, dan AI adalah 1,54 dari rentang nilai 0 sampai 5. Artinya Dinas Sosial Ketenagakerjaan dan Transmigrasi kota Salatiga sudah melakukan tata kelola teknologi informasi cukup baik tetapi butuh peningkatan agar mencapai Defined Process
Hasil Penilitian menemukan kelemahan terdapat pada subdomainPO1,PO6,PO7,PO9,PO10,AI1,AI6,DS2,DS5,DS9,DS12. Ke sebelas domain ini hanya mampu memperoleh rata-rata 1.27 artinya masih pada level Initial Ad Hoc. Beberapa kelemahan yang paling fatal adalah tingginya ketergantungan Dinas terhadap satu ahli, risiko tidak dikelola dengan baik, prosedur dan kebijakan belum dilakukan dengan sunguh-sungguh
Untuk menghasilkan satu rekomendasi yang tepat maka dibutuhkan pemahaman dan pengetahuan yang mendalam, kuisioner tidak memberikan kondisi 100% mengenai tata kelola teknologi informasi pada Dinas karena pemhaman mengenai pernyataan pada kuisioner bias ditanggapi berbeda oleh setiap orang. Untuk menghasilkan rekomendasi juga dibutuhkan koordinasi dengan baik untuk benar-benar memastikan target jangka pendek,menengah dan panjang.
17 | P a g e
DAFTAR PUSTAKA
[1] Nur Aulia, Sri Handayaningsih, 2013, Pembuatan Model Tata Kelola IT Untuk Proses Akademik Menggunakan COBIT 4.1 (Studi Kasus : Universitas XYZ), Jurnal Sarjana Teknik Informatika, (Vol 1, No.1 :287-296).
[2] Manorang Gultom,2012,Audit TataKelola Teknologi Informasi Pada PTPN 13 Pontianak Menggunakan Framework COBIT, Jurnal Ilmu-Ilmu Sosial Socioscientia, (Vol 4, No.1 :97-114).
[3] Asep Nugraha,2011. Audit Tata Kelola E-Government di Pemerintah Daerah Kabupaten Garut Menggunakan Framework Cobit 4.1, Jurnal Tesis.
[4] Agus Prasetyo Utomo, Novita mariana, 2011, Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (It Governance) pada Bidang Akademik dengan Cobit Frame Worl Studi Kasus pada Universitas Stikubank Semarang, Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK,( Vol 16, No.2 :139-149).
[5] IT Governance Institute, COBIT 4.1, IT Governance
Institute,http://www.isaca.org
[6] Bagus Apri Susandi,2014,Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan COBIT Pada PTPN VII Unit Usaha Betung, Jurnal Teknik Informatika.
[7] G.A.T. Krisanthi, 2014, “Governance Audit of Application Procurement Using COBIT Framework”, Journal of Theoretical and Applied Information Technology, (Vol 59, No. 2: 342-351).
[8] Enslin , Z. ,2012, Cloud computing adoption: Control objectives for information and related technology (COBIT) - mapped risks and risk mitigating controls, African Journal of Business Management ,(Vol 37, No. 6).
[9] ITGI. (2007). Framework Control Objectives Management Guidelines Maturity Models .
