Contoh Studi Kasus, Sistem Informasi Perpustakaan

DOKUMEN

DOKUMEN

SPESIFIKASI

SPESIFIKASI

SISTEM

SISTEM

INFORMASI

INFORMASI

PERPUSTAKAAN

PERPUSTAKAAN

PADA PERPUSTAKAAN DAERAH

PADA PERPUSTAKAAN DAERAH

KABUPATEN SLEMAN

KABUPATEN SLEMAN

Disusun oleh:

Disusun oleh:

A

An

ntto

on

n T

To

op

pa

ad

da

an

n



!!"

"#

#$

$%

%&

&'

'((

Di)

Di)a*a

a*a Ku

Kusu)

su)a Ha

a Ha+i)

+i) !"

!"#$$

#$$#,(

#,(

S

Sa

allii)

)

!!"

"'

'-

--

-&

&&

&((

S

P*o*a) Maiste* Il)u Ko)pute*

P*o*a) Maiste* Il)u Ko)pute*

Uni2e*sitas 3ad4ah Mada

Uni2e*sitas 3ad4ah Mada

 5

 5o.a+a*t

o.a+a*ta

a

"&&,

P*o*a) Maiste* Il)u Ko)pute*

P*o*a) Maiste* Il)u Ko)pute*

Uni2e*sitas 3ad4ah Mada

Uni2e*sitas 3ad4ah Mada

 5

 5o.a+a*t

o.a+a*ta

a

"&&,

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN

PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

Per

Perpustpustakaakaan an adaladalah ah instinstitusitusi/lemi/lembaga baga yang yang menyemenyediakdiakanan koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan

koleksi bahan perpustakaan tertulis, tercetak dan terekam sebagaiterekam sebagai pusat sumber inormasi yang diatur menurut sistem dan aturan pusat sumber inormasi yang diatur menurut sistem dan aturan ya

yang ng babakku u dadan n dididadayayagugunanakakan n ununtutuk k kkepepererluluan an pependndididikikanan,, penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan penelitian dan rekreasi intelektual bagi masyarakat. Perpustakaan secara umum bertuuan untuk melakukan layanan inormasi literal secara umum bertuuan untuk melakukan layanan inormasi literal k

kepepadada a mamasysyararakakatat. . !!uuuauan n khkhususus us didibebedadakakan n ololeh eh eeniniss perp

perpustaustakaakaannya. nnya. KarKarena ena tuutuuannyannya a membermemberi i layalayanan nan inoinormarmasisi literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah"

literal kepada masyarakat maka tugas pokok adalah"

•• _{#enghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku#enghimpun bahan pustaka yang meliputi buku dan nonbuku} sebagai sumber inormasi.

sebagai sumber inormasi.

•• _{#engolah dan mera$at pustaka.#engolah dan mera$at pustaka.} •• _{#emberikan layanan bahan pustaka.#emberikan layanan bahan pustaka.}

Dengan berkembangnya teknologi inormasi yang semakin Dengan berkembangnya teknologi inormasi yang semakin pes

pesat, at, tekteknonologlogi i ininorormasmasi i dapdapat at digdigunaunakakan n alaalat t penpeningingkakatantan k

kuauallititaas s dadan n prprooddukuktitiftftaas s babagi gi mamannususiia. a. !!ididaak k memennututupup k

kememunungkgkininan an pepemamannaaaatatan n teteknknolologogi i ininoorrmamasi si dadalalam m duduniniaa pe

perprpusustatakakaanan. . %a%anynyak ak peperprpusustatakkaaaan n yayang ng mememamannaaaatktkanan tek

teknolnologi ogi ininorormasmasi i sebsebagaagai i bagbagian ian dardari i laylayananannannya. ya. DiaDiantantarara tu

tuuauan n pempemananaaaatan tan tekteknolnologi ogi ininorormasmasi i daldalam am perperpuspustaktakaanaan adalah"

adalah"

-- PPememananaaatatan an teteknknolologogi i ininoorrmamasi si beberbrbasasis is kkomompuputeter r yayangng ma

mampmpu u memembmbanantu tu prprososes es yayang ng teterradadi i dadalalam m lilingngkkunungagann p

pererpupuststakakaaaan, n, dadalalam m hahal l inini i memerurupapakakan n sesebubuah ah sisiststemem inormasi,

inormasi,

- Peningkatan eektiftas dan efsiensi kinera serta produktiftas pega$ai.

SEKILAS PERPUSTAKAAN DAERAH SLEMAN

Seperti perpustakaan pada umumnya, Perpustakaan Daerah Sleman merupakan salah satu usaha pemerintah daerah Sleman untuk meningkatkan pengetahuan $arga Kabupaten Sleman. Perpustakaan Daerah Sleman beralamat di &alan Pasar 'ame (o.)* Kesepian (gaglik Sleman. Perpustakaan ini terlah berdiri selama )+ sepuluh tahun yang lalu, yaitu tahun )*. Dalam perpustakaan ini tersedia ).)) pustaka yang terdiri dari )).0* buku, 0* maalah, serta 1 urnal ilmiah. 2nggota yang telah terdatar sebanyak 3).3)3 orang dari beraneka ragam proesi serta pendidikan. Perpustakaan ini melayani peminaman untuk para anggota, dan pengunung perpustakaan.

Sampai dengan tanggal +) #aret 3++0, Perpustakaan Daerah Sleman memiliki umlah pega$ai sebanyak ) tiga belas orang, yang terdiri dari seorang Kepala Perpustakaan, 3 dua orang Kepala %agian meliputi administrasi keuangan, dan layanan, sedangkan sisanya sebanyak )+ orang menadi sta4 disetiap bagian tersebut. Dengan latar belakang pendidikan masing-masing ) orang lulusan s3 bidang ilmu perpustakaan dan inormasi,  orang lulusan s) bidang manaemen perpustakaan, sedangkan sisanya sebanyak sembilan orang lulusan Diploma  dari berbagai bidang yang telah dibekali dengan pelatihan komputer dan ilmu administrasi perpustakaan.

Pada pelaksanaan harian, Perpustakaan Daerah Sleman melayani rata-rata )3) kunungan dengan transaksi rata-rata 5) transaksi setiap hari. Dengan peminam yang berstatus pelaar *6, mahasis$a 176 dan sisanya )06 terdiri dari pega$ai negeri sipil, $iras$asta dan lainnya. Perpustakaan Daerah Sleman membuka layanan untuk pengunung setiap harinya mulai am +0.++ pagi sampai am )5.++.

SKENARIO AKTIFITAS

Pada Perpustakaan Daerah Sleman, sistem yang telah beralan terbagi menadi beberapa skenario yang menelaskan aktiftas-aktiftas yang teradi didalamnya. Diba$ah ini adalah skenario-skenario yang teradi dalam Perpustakaan Daerah Sleman"

). Skenario pendataran anggota.

Pengunung perpustakaan terbagi menadi dua enis, yaitu pengunung bukan anggota dan pengunung yang terdatar sebagai anggota. Pengunung yang bukan anggota hanya diperbolehkan membaca pustaka didalam perpustakaan, sedangkan pengunung yang terdatar sebagai anggota diperbolehkan melakukan peminaman pustaka untuk bisa diba$a pulang.

8ntuk menadi anggota Perpustakaan Daerah Sleman, pengunung harus terdatar sebagai anggota perpustakaan. 8ntuk mendatar anggota, pengunung harus menyerahkan otokopi identitas kepada pustaka$an yang sedang bertugas pada bagian layanan perpustakaan, serta mengisi ormulir yang telah disediakan. Kemudian pustaka$an akan memasukkan data pengunung yang meliputi nomor identitas, enis identitas, nama lengkap, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, pekeraan. Setelah data dimasukkan, maka pengunung mendapatkan kartu anggota yang berisi nomor anggota dan data pribadinya. Proses pendataran anggota tidak dikenakan biaya, hal ini dikarenakan Perpustakaan Daerah Sleman bertuuan memberikan pelayanan publik untuk masyarakat Sleman secara gratis. %egitu uga untuk peminaman bersiat gratis.

3. Skenario pencarian pustaka.

8ntuk memudahkan pencarian pustaka yang diinginkan oleh pengunung dan anggota, disediakan datar pustaka yang tersedia dalam Perpustakaan Daerah Sleman. 2kan tetapi hal

ini arang sekali dimanaatkan, oleh karena terlalu banyaknya pustaka yang tersedia sehingga pengunung atau anggota yang sedang mencari langsung menuu rak-rak buku yang tersedia, yang telah dikelompokkan berdasar subyek pustaka.

. Skenario peminaman pustaka.

8ntuk melakukan peminaman, anggota harus menunukkan kartu anggota yang telah didapat pada $aktu pendataran dan pustaka yang akan dipinam pada pustaka$an. Kemudian pustaka$an memasukkan nomor anggota, dan nomor pustaka kedalam data peminaman serta menentukan tanggal pustaka harus dikembalikan yang ditentukan. %atas maksimal pustaka yang bisa dipinam anggota adalah sebanyak 3 dua buah pustaka per masa pinam, sedangkan $aktu maksimal pinam pustaka adalah )+ sepuluh hari per masa pinam. Pada $aktu peminaman, anggota harus meninggalkan kartu anggota dipustaka$an sebagai bukti peminaman dan aminan.

1. Skenario pengembalian pustaka dan penentuan denda.

Pengembalian pustaka dilakukan oleh anggota dengan memba$a pustaka yang dipinam. Dimana pustaka$an akan mengecek nomor pustaka yang dipinam dengan nomor kartu anggota yang meminam. 2pabila $aktu pengembalian pustaka melebihi batas maksimal hari peminaman, maka anggota tersebut akan dikenai denda. Dimana denda adalah sebesar ).+++ rupiah untuk setiap pustaka per hari. Dan anggota tersebut $aib membayar denda kepada pustaka$an sebesar denda yang dikenakan sebelum meninggalkan perpustakaan atau sebelum melakukan peminaman selanutnya.

7. Skenario pembuatan laporan.

Dalam setiap akhir bulan, pustaka$an harus merekap laporan untuk dokumentasi yang meliputi transaksi peminaman, pengembalian, rekap denda, rekap keterlambatan, manaemen

anggota, serta manaemen pustaka. Diantara laporan yang harus dibuat adalah sebagai berikut"

• _{9aporan peminaman bulanan,} • _{9aporan pengembalian bulanan,} • _{9aporan rekap denda bulanan,}

• _{9aporan pustaka yang terlambat dikembalikan, dan anggota} yang meminamnya,

• _{9aporan pustaka yang melebihi $aktu batas pengembalian,} dan anggota yang meminamnya,

• _{9aporan pustaka baru,}

• _{9aporan pustaka yang hilang atau diasumsikan hilang,} • _{9aporan pustaka yang sering dipinam,}

• _{9aporan anggota baru,}

• _{9aporan anggota yang dikenai denda.}

9aporan yang dibuat diserahkan kepada kepala bagian dan kepala perpustakaan sebagai bahan pertimbangan kebiakan, peningkatan kualitas serta asilitas pada Perpustakaan Daerah Sleman.

5. Skenario manaemen pustaka.

Proses manaemen pustaka dilakukan oleh pustaka$an, yang meliputi pemasukan data pustaka baru, pengubahan data pustaka, penghapusan pustaka yang hilang. Setiap pustaka yang terdapat dalam Perpustakaan Daerah Sleman memiliki beberapa atribut yang menelaskan tentang pustaka tersebut. Diantara atribut pustaka adalah"

• _{(omor pustaka.}

• _{(omor rak, yang meliputi bidang pustaka, misal kedokteran,} ekonomi.

•  &udul pustaka.

•  !ipe pustaka buku, maalah, urnal. • _{Pengarang pustaka.}

• _{Penerbit pustaka.}

•  !ahun atau tanggal penerbitan pustaka. •  !anggal masuk.

Dimana pustaka$an harus memasukkan data-data pustaka yang tersebut diatas untuk kelengkapan data pustaka.

*. Skenario manaemen anggota.

Kemudahan dalam pengolahan data anggota merupakan suatu nilai tambah dalam perpustakaan. Pengolahan data anggota dilakukan oleh pustaka$an yang meliputi perubahan data, penghapusan data, serta pembuatan laporan berkaitan dengan data anggota. Setiap anggota memiliki data pribadi yang meliputi nama lengkap, alamat, tanggal lahir, nomor identitas,  enis identitas, nomor telepon, serta pekeraan.

DESAIN SISTEM

A*site+tu* Siste)

Sistem yang akan diterapkan pada Perpustakaan Daerah Sleman diharapkan dapat dipakai oleh beberapa pengguna sekaligus, dimana pustaka$an dapat melayani transaksi yang teradi meliputi peminaman dan pengembalian, pengunung dapat melakukan pencarina pustaka dengan sistem serta kepala bagian maupun kepala perpustakaan dapat memantau data-data yang berkaitan dengan aktiftas perpustakaan secara langsung melalui sistem. :leh karena itu sistem akan dikembangkan dengan arsitektur berbasis $eb, dimana dapat diakses secara bersamaan oleh beberapa pengguna.

2rsitektur aringan yang digunakan adalah arsitektur  aringan client ser;er. Dimana dibutuhkan sebuah komputer sebagai ser;er dari komputer-komputer lain yang mengakses data pada ser;er.

<ambar ). 2rsitektur aringan client ser;er.

Dalam Perpustakaan Daerah Sleman, teradi beberapa proses bisnis atau skenario. Diba$ah ini adalah beberapa diagram yang menelaskan skenario diatas.

• _{Diagram 8se =ase Sistem Inormasi Perpustakaan}

Diagram ini menelaskan aktiftas-aktiftas yang teradi dalam perpustakaan.

<ambar 3. Diagram use case sistem inormasi perpustakaan • _{Diagram 8se =ase 9aporan}

Diagram ini menelaskan aktiftas-aktiftas detail dalam use case laporan.

Laporan Denda _{Kepala Bagian} Keuangan Operator 

Laporan Peminjaman &

Pengembalian Kepala Bagian  Administrasi

• _{A6ti2it. Dia*a) untuk 8se =ase =ari Pustaka} Diagram ini menelaskan aktitas pencarian pustaka.

Masukkan Kata Kunci

Proses Pencarian sesuai Kata Kunci

Pencarian ditemukan ?

Tampilan Hasil Pencarian

ari Lagi ? Tidak _!a

!a

Tidak

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase 'egistrasi}

Diagram ini menelaskan tentang proses pendataran menadi anggota pada Perpustakaan Daerah Sleman

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase Peminaman}

Diagram ini menelaskan aktiftas peminaman pustaka yang teradi dalam Perpustakaan Daerah Sleman

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase Pengembalian}

Diagram ini menelaskan aktiftas pengembalian pustaka yang teradi dalam Perpustakaan Daerah Sleman

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase 9aporan}

Diagram ini menelaskan aktiftas yang teradi dalam pembuatan laporan.

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase #anaemen Pustaka}

Diagram ini menelaskan aktiftas pengolahan pustaka dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Pili" Proses Tamba" Pustaka #ba" Pustaka Hapus Pustaka Laporan Pustaka

• _{Diagram 2cti;ity untuk 8se =ase #anaemen 2nggota}

Diagram ini menelaskan aktiftas pengolahan anggota dalam Perpustakaan Daerah Sleman

Pili" Proses #ba"  Anggota Hapus  Anggota Laporan  Anggota

DESAIN ANTARMUKA SISTEM

Desain antarmuka yang dikembangkan dalam sistem ini antara lain sebagai berikut"

78 Ta)pilan Loin Ad)in

<ambar )). Desain antarmuka untuk login admin "8 Ta)pilan Hala)an Ad)in

HEADER 

FOOTER 

HEADER 

Daftar Menu XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX

FOOTER 

INFO-INFO

CONTENT

<ambar ). Desain antarmuka untuk pencarian pustaka

Hasil Pen6a*ian :

Kode Bu+u

 9enis Bu+u 9udul Pene*it

>>->>>>

>>>>>> >>>>>>>>>>> >>>>>>>>>>

 9i+a Tida+ Dite)u+an :

%8 Hala)an Mana4e)en Anota

Maaf data yang anda cari tidak ketemu, Silahkan Ulangi Pencarian..

<ambar )1. Desain antarmuka untuk pengolahan anggota

Kode

Anggota No. Identitas

Naa

!eng"a# Tg$ !a%ir A$aat &e"er'aan Te$e#on X-XXXX XXX.XXXX. XXX X XX XX XX XX -X X-XXXX XXXXXXXX XX XXXXXX (XXXX)X XXXXXX EDIT HAPUS

 9i+a tida+ e*hasil dihapus; di+a*ena+an status anota )asih )e)pun.ai pin4a)an:

Hasil Hapus :

Data anggota dengan "ode ((-(((( tida" da#at di%a#us "arena ada da$a transa"si #ein'aan.

'8 Hala)an T*ansa+si Pe)in4a)an

<ambar )7. Desain antarmuka untuk peminaman pustaka

Kode Bu+u  9udul Bu+u Tanal Pin4a) Tl8 Ha*us Ke)ali >->>>> >>>.>>>>. >>> >>>>>>> >>>>>>>> ?apus

#8 Hala)an Fo*) Pene)alian Pusta+a

<ambar )5. Desain antarmuka untuk pengembalian pustaka Hasil P*oses :

Kode

Bu+u  9udul Bu+u

Tanal Pin4a) Tl8 Ha*us Ke)ali Status >->>>> >>>.>>>>.> >> >>>>>>> >>>>>>>> Kembali

Transa"si #enge)a$ian te$a% di #roses.

18 Hala)an Fo*) Mana4e)en Pusta+a

Kode Bu+u

 9enis Bu+u

 9udul Pene*it Posisi

>>->>>> >>>>>> >>>>>>>>>>> >>>>>>>>>> >>->>>>->> @DI  !

?2P8 S

<ambar )*. Desain antarmuka untuk pengolahan pustaka  9i+a tida+ e*hasil; di+a*ena+an pusta+a )asih dipin4a) :

Be*hasil dihapus:

Data )u"u dengan "ode ((-(((( tida" da#at di%a#us "arena ada da$a transa"si #ein'aan.

,8 Hala)an Lapo*an :

<ontoh Fo*)at Lapo*an T*ansa+si Pe* Tanal :

Hasil lapo*an:

<ambar )0. =ontoh desain antarmuka untuk pembuatan laporan Tanal Pin4a) Kode Anota  9udul Bu+u Tanal Ha*us Ke)ali >>/>>/>> >->>>> >>>>>>> >>/>>/>> >>/>>/>> >->>>> >>>>>>> >>/>>/>> >>/>>/>> >->>>> >>>>>>> >>/>>/>> >>/>>/>> >->>>> >>>>>>> >>/>>/>>

PENAN3ANAN EKSEPSI

Dalam penggunaan sistem tentunya akan teradi beberapa kesalahan yang muncul, yang diakibatkan kesalahan input atau hasil proses tidak beralan dengan baik. :leh karena itu dibutuhkan beberapa penanganan kesalahan tersebut. Diantara penanganan kesalahan tersebut antara lain"

- Penanganan kesalahan input - Penanganan hasil proses

Kesalahan error dapat teradi saat program dialankan running yang dapat disebabkan oleh berbagai hal, salah satunya adalah menginput data yang salah. Dalam aplikasi ini akan dibuat beberapa contoh eksepsi untuk mengatasi error sehingga program dapat beralan terus tanpa harus menghentikan program aplikasi tersebut. =ontohnya adalah sebagai berikut"

P*oses Reist*asi8

Pada proses registrasi pustaka$an akan menginput data identitas calon anggota perpustakaan. =ontoh salah satu data yang akan diinput adalah nomor K!P/K!#, apabila data tersebut sudah ada maka akan ditampilkan eksepsi berupa inormasi bah$a Data tersebut sudah ada _{sehingga pustaka$an tidak perlu lagi} menginput data-data identitas tersebut.

#isalnya data input"

Input Identitas " 1)71)71*5

<ambar ). @ksepsi penolakan karena data sudah ada.

Data Tersebt S!a" A!a# $% 

P*oses Pe)in4a)an

Pada proses ini akan diinputkan data nomor anggota perpustakaan, bila data diinput dengan benar maka proses akan terus berlangsung, tetapi bila data nomor anggota salah maka akan ditampilkan pesan kesalahan.

=ontoh "

#isalnya nomor anggota A )31

Pada ormulir pemasukan data, pustaka$an memasukkan data yang salah seperti berikut"

<ambar 3+. =ontoh pemasukan nomor anggota

Setelah data masukan diproses maka akan ditampilkan pesan kesalahan seperti berikut"

<ambar 3). @ksepsi kesalahan karena nomor anggota salah. Seteleh diklik :K maka proses akan kembali ke Borm input Kode, tanpa harus keluar dari Borm Input Kode. Demikian seterusnya untuk data yang lain pada orm input data peminaman ini.

Masukkan Nomor Anggota : I23A

 &''r %'!e A**'ta Sa+a". ,asa a*/.

P*oses Pene)alian

@ksepsi yang teradi pada proses pengembalian seperti yang teradi pada proses peminaman diatas. Dalam proses pengembalian akan dimasukkan data kode peminam kode yang benar A )31.

<ambar 33. =ontoh pemasukan nomor anggota

Pada orm ini misalnya dimasukkan kode peminam yang salah II2 maka pesan kesalahan akan ditampilkan misalnya dengan pesan CKode salah, ulangi. Dengan demikian pustaka$an dapat memasukkan kembali kode peminam yang benar tanpa program aplikasi ini dihentikan. Demikian seterusnya untuk input data yang lain pada orm atau modul yang lain akan ditampilkan pesan error bila input data yang tidak sesuai.

ASUMSI

Dalam kasus pengembangan sistem inormasi untuk Perpustakaan Daerah Sleman, dibuat beberapa asumsi. 2sumsi digunakan sebagai langkah mempermudah dalam pemahaman proses bisnis yang teradi dalam Perpustakaan Daerah Sleman. Diantara asumsi tersebut adalah"

• _{Para pengelola atau pustaka$an memahami komputer dan} mampu mengoperasionalkannya.

• _{Proses peminaman dapat dilayani ika anggota tidak berstatus} meminam.

• _{#aksimal peminaman pustaka sebanyak tiga buah.} • _{%atas $aktu peminaman selama sepuluh hari.}

• _{Denda dibayarkan saat pengembalian pustaka.}

• _{Penggunaan barcode untuk penomoran pustaka dan kartu} anggota.

• _{Data pustaka sudah ada pada saat implementasi berdasar} katalog.

Diatas tersebut adalah beberapa asumsi yang dari proses yang teradi dalam Perpustakaan Daerah Sleman.

SUBSET !<ORE PRODU<T(

Subset dalam pengembangan sistem ini adalah pembagian pengembangan sistem dari skenario-skenario tersebut diatas kedalam tahap-tahap pengembangan yang terbagi seperti diba$ah ini.