RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA INVENTARIS
PADA HOTEL PUNDI REZEKI JAMBI
Irma Suana
1, Nilawati
212Jurusan Sistem Informasi, STMIK Nurdin Hamzah, Jambi 36121 E-mail :1irmasuana@yahoo.co.id
Abstract – Inventory is a form of recording carried out to determine the stock of goods. Like the inventory sistem
of goods at the Hotel Pundi Rezeki, it is not yet computerized and well integrated, so that errors in information often occur especially in the data of goods. Problems like this will have an impact on reports that must be made that are related to payroll. The method used by the author in this research is to conduct observations, interviews, literature studies, field studies, information sistem design followed by the construction of information sistems. The results of this study are inventory information sistems at the Hotel Pundi Rezeki built using the Visual Basic Programming language, Microsoft Visual Studio 2008 as Program Editor and MySql as a database. Designing information sistems inventory of goods at the Hotel Pundi Rezeki can manage goods data and make reports. Keywords: Information Sistems, Payroll, Microsoft Visual Studio 2008, MySql
Keywords
:
DSS, Scholarship, Profile MatchingI. PENDAHULUAN
Aplikasi inventaris barang merupakan alat bantu dalam menampilkan, melaporkan, dan memproses laporan kepada accounting atau atasan, orang yang menggunakan. Aplikasi inventaris ini dibuat agar mempermudah dalam pengolahan data maupun memproses serta memudahkan kita dalam mencari data maupun pembuatan laporan.
Hotel pundi rezeky merupakan suatu instansi yang melakukan pendataan seluruh barang. Untuk dapat meningkatkan pendataan inventaris beserta laporannya diperlukan langkah–langkah pengembangan sistem pendataan yang sudah berjalan dengan sistem baru dimana komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan tugas–tugas yang berkaitan dengan pendataan penduduk sehingga setiap pekerjanya dapat dikerjakan dengan efektif dan efisien.
Dalam era globalisasi sekarang ini, perkembangan sebuah ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat khususnya dibidang teknologi informasi. Kebutuhan akan informasi dalam suatu sistem kerja yang komplek sekarang ini mendorong suatu instansi untuk melakukan berbagai cara memberikan layanan. termasuk dengan menggunakan teknologi informasi sebagai sarananya.
Komputer merupakan salah satu bentuk kemajuan teknologi yang berperan penting dalam menyiapkan dan mengolah suatu data sehingga menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan.
Sistem merupakan prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi untuk suatu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Sistem informasi Inventaris merupakan peran sangat penting dalam pendataan barang dan stok barang. Sejalan dengan perkembangan teknologi sistem informasi, maka pendataan / pengolahan data mini bar perlu ditata sebaik–baiknya agar dapat memberikan manfaat dalam perbaikan.
Berdasarkan penelitian, sistem yang sudah berjalan pada instansi tersebut masih bersifat manual sehingga terdapat beberapa kendala sebagai berikut.
1. Sulitnya pemberian data dan informasi secara cepat dan akurat mengenai laporan pendataan stok barang per hari
2. Kegiatan pemeriksaan laporan hasil pendataan barang tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu, karena prosesnya memerlukan waktu yang cukup lama.
3. Perangkat komputer yang telah ada tidak digunakan secara optimal untuk pengolahan data.
Berdasarkan uraian diatas serta manfaat yang besar dari sistem informasi pendataan penduduk untuk membantu instansi pemerintah dalam menghitung angka kepadatan penduduk dalam suatu Kelurahan maka penulis mencoba merancang suatu sistem pendataan berbasis komputer dengan judul
“RANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA
INVENTARIS PADA HOTEL PUNDI REZEKI JAMBI”
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian dan Definisi
Pada bagian ini akan dijelaskan tentang pengertian Perancangan, Sistem, Informasi, serta penjelasan secara teoritis mengenai
software-software yang akan penulis gunakan untuk membuat
Sistem Informasi ini.
2.1.1. Pengertian Analisis Sistem
Analisis merupakan tahapan paling awal dalam proses perancangan sebuah sistemdan dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem, dimana tahap ini sangat menentukan keberhasilan sebuah sistem nantinya, apakah telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
Menurut Tata Sutabri (2003:81) “Analisis sistem terbagi menjadi pembahasan sistem yang berjalan, teknik pengumpulan data, penentuan kebutuhan sistem baru, merancang sistem baru dan model sistem. Berikut ini penjelasan dari masing
bagian dari analisis sitem”.
Menurut Jogiyanto (2005:129) pengertian analisis sistem adalah: Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2.1.2. Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010:5) ”Perancangan Sistem adalah sekumpulan aktivitas yang menggambarkan secara rinci bagaimana sistem akan berjalan. Hal itu bertujuanuntuk menghasilkan produk perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan user.
Menurut Susanto (2004:332) dalam buku Arisandy dan Muharto (2016:103) yang berjudul “Metode Penelitian Sistem Informasi”,
“Perancangan sistem adalah proses menyusun atau
mengembangkan sistem informasi yang baru.
2.1.3. Pengertian Inventaris
Menurut amus besar Bahasa Indonesia, Inventaris adalah daftar yang memuat seluruh barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal dan sebagainya) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. Inventaris adalah daftar lengkap barang-barang yang ada di sebuah perusahaan atau instansi baik yang keluar maupun yang masuk, baik yang berwujud ataupun tidak. Daftar barang ini ditulis dalam satu buku khusus dan harus lengkap tanpa ada yang terlewat. Tujuannya untuk menganalisis alat penunjang aktivitas perusahaan, kekayaan dan modal.
Untuk formatnya bisa menyesuaikan dengan standar operasional pada masing-masing perusahaan. Selain itu hal ini juga berlaku pada sebuah instansi. Lalu bedanya apa dengan inventarisasi? Misalkan
Anda ditugaskan oleh atasan untuk mencatat stock barang, sarana dan prasarana. Kegiatan mencatat yang Anda lakukan disebut inventarisasi. Sedangkan catatan atau daftar yang sudah Anda buat itu adalah
Inventaris. Singkatnya, inventaris merupakan laporan dari kegiatan inventarisasi. Inventaris bukan hanya peralatan kerja seperti meja, kursi, komputer dan lainnya. Tetapi lebih dari itu, bisa berisi barang mentah yang akan di produksi ataupun yang sudah terjual. Seberapa penting keberadaannya bagi perusahaan atau UMKM? Simak penjelasannya di bawah ini:
1. Meningkatkan Layanan Konsumen
Dengan adanya laporan mengenai stok barang, maka perusahaan akan mengetahui mana barang yang stoknya tinggal sedikit dan mana yang tidak. Jika tinggal sedikit, bisa menjadi bahan pertimbangan kapan akan
membelinya lagi. Perusahaan
mendapatkan laba atau untung karena tidak kehilangan konsumen. Konsumen pun tidak akan kecewa karena mendapatkan barang yang dia inginkan.
2. Sebagai Bahan Pertimbangan dan Evaluasi Pencatatan yang dilakukan dengan benar bisa memberikan data barang mana yang cepat habis dan mana yang tidak. Hal ini bisa menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan atau UMKM, mengapa barang tersebut tidak laku, apa yang kurang dan kemudian bagaimana solusinya.
3. Membantu Menjadwalkan Pesanan
Dengan adanya catatan mengenai stok barang, akan diketahui barang mana yang harus dibeli dan mana yang tidak. Dengan demikian maka bisa memperkirakan kira-kira kapan pemesanan kembali dilakukan.
4. Sebagai Pengawasan
Melihat laporan inventaris juga sebagai salah satu bentuk pengawasan. Dengan laproran tersebut maka akan memungkinkan mengetahui apakah terjadi kecurangan atau pencurian stock barang di perusahaan. Beberapa keuntungan diatas bisa tercapai apabila perusahaan atau UMKM memiliki manajemen yang baik dan teratur. Yang paling terpenting adalah, mempekerjakan seseorang yang ahli dalam bidangnya agar semua berjalan sesuai dengan rencana.
III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Alur Penelitian
Dalam melakukan penelitian agar hasilnya bisa maksimal, tentunya harus mengikuti kaidah-kaidah (metode) yang telah ditetapkan. Dalam metoda ini memuat tentang kerangka kerja penelitian yang akan dibahas dibawah ini.
Metodologi juga merupakan analisis teoritis mengenai suatu cara atau metode. Penelitian merupakan suatu penyelidikan yang sistematis untuk meningkatkan sejumlah pengetahuan, juga merupakan suatu usaha yang sistematis dan terorganisasi untuk menyelidiki masalah tertentu yang memerlukan jawaban. Adapun tujuan penelitian adalah penemuan pembuktian dan pengembangan ilmu pengetahuan.
Dalam metodologi penelitian ada urutan kerja yang harus diikuti, urutan alur penelitian ini merupakan gambaran dari langkah-langkah yang harus dilalui agar penelitian ini bisa berjalan dengan baik.
Pada gambar berikut merupakan kerangka kerja atau alur penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
Gambar 1. Alur Penelitian a. Identifikasi Masalah
Identifikasi Masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam penelitian ini. Pada tahapmengidentifikasi masalah dimaksudkan agar dapat memahami masalah yang akan diteliti, sehingga dalamtahap analisis dan perancangan tidak keluar dari permasalahan yang diteliti.
b. Studi Literatur
Pada tahap studi literatur penulis mempelajari dan memahami teori-teori yang menjadi pedoman danreferensi yang diperoleh dari berbagai buku, jurnal dan juga internet untuk melengkapi pembendaharaan konsep dan teori, sehingga memiliki landasan dan keilmuan yang baik guna menyelesaikan masalah yangdi bahas dalam tesis ini dan mempelajari penelitian yang relevan dengan masalah yang diteliti.
c. Pengumpulan Data
Sebagai bahan pendukung yang sangat berguna bagi penulis untuk mencari atau mengumpulkan datayang diperlukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan beberapa cara, yaitu :
1. Dokumen Kerja (hard document)
Penulis melakukan pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan Inventaris. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui proses kerja manajemen penyaluran Barang Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki.
2. Pengamatan (observation)
Kegiatan observasi ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap objek yangakan diteliti guna mengetahui secara langsung dan terinci mengenai permasalahan dan gejala yang terjadi pada Sistem Informasi Data Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki.
d. Analisis Sistem
Pada tahap ini penulis menganalisis dan membuat rencana Sistem Informasi Data arang Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki dengan menggunakan pemodelan terstruktur yaitu dalam bentuk DFD (Data Flow
Diagram).
e. Perancangan Prototype
Pada tahap ini penulis akan merancang usulan sistem yang baru, penulis menggunakan metode perancangan sistem dengan model Prototype. Prototype adalah sebuah metode perancangan software yang banyak digunakan pengembang agar dapat saling berinteraksi dengan pelanggan selama proses pembuatan sistem.
f. Pembuatan Laporan Hasil Penelitian
Pada tahap ini, penulis membuat laporan dari penelitian yang berisikan laporan penelitian terhadap masalah-masalah dan solusi yang ada pada objek yang diteliti oleh penulis yaitu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Data Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki, teori-teori yang diambil penulis yang dijadikan penunjang dalam penelitian, cara penulis dalam melakukan penelitian, hasil penelitian dan analisanya serta beberapa pelengkap dari laporan penelitian
3.2. Bahan Penelitian
Bahan Penelitian Bahan penelitian yang dibutuhkan dalam penelitian ini meliputi :
1. Instansi yang didalamnya terdapat Visi, Misi, dan Tujuan instansi, instansi dimaksud Hotel Pundi Rezeki
2. Data Responden. Untuk memperoleh bahan-bahan yang digunakan dalam penelitian ini dilakukanlah pengamatan, dan pengumpulan dokumen–dokumen yang berhubungan dengan proses penelitian ini.
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil pengumpulan data, penelitian dan analisa yang peneliti lakukan, aliran
sistem dari proses Pendataan Barang Inventaris Pada Hotel Pundi Rezeki adalah sebagai berikut :
1. Pendataan Tiap Unit atau bagian dari Hotel Pundi Rezeki.
2. Pendataan Data Barang Inventaris tiap unit. 3. Setelah data dipastikan kebenarannya, di
pastikan jumlah dan peruntukannya.
4. Tim melakukan penilaian berdasarkan kebutuhan barang habis pakai di tiap unit. 5. Hasil dari penilaian kemudian diserahkan
kepada Manager atau pengelola hotel.
4.2. Sistem Yang Diusulkan
Sesuai dengan kendala-kendala yang di temui pada sistem yang berjalan dan untuk tercapainya sistem yang baik, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mempermudah pegawai hotel dalam melakukan inventaris barang sesuai dapartem masing-masing, di harapkan sistem yang di usulkan dapat membantu peningkatan dan memberi dampak yang baik untuk Hotel Pundi Rezeky Jambi tersebut, apikasi ini di rancang dan di bangun sedemikian rupa dan sebaik-baiknya agar mampu menyampaikan informasi yang di butuhkan dengan baik dan akurat.
4.3. Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram sering digunakan untuk perancangan sistem. Penulis menggambarkan DFD untuk menjelaskan tentang input dan output.
4.3.1. Diagram Konteks (Context Diagram)
Diagram konteks adalah sebuah gambaran yang sangat umum mengenai sebuah sistem dimana sistem tersebut digambarkan sebagai proses tunggal.
Gambar 2. Diagram Konteks 4.3.2. Diagram Nol (Zero Diagram)
Diagram Nol adalah penjabaran dari diagram konteks yang menggambarkan proses dari data flow diagram. Diagram nol memberikan pandangan secara menyeluruh mengenai sistem yang ditangani, menunjukkan tentang fungsi-fungsi utama atau proses yang ada, aliran data, dan eksternal entity (Jeffry L. Whitten, dkk, 2004;326)
Beberapa yang harus diperhatikan dalam membuat diagram ini :
1. Jangan menghubungkan antara suatu tempat penyimpanan data dengan penyimpanan lainya.
2. Jangan menghubungkan langsung penyimpanan data dengan entitas luar. 3. Jangan menghubungkan langsung antar
entitas luar satu dan lainnya.
4. Jangan membuat proses dengan menerima input tapi tak pernah mengeluarkan output. 5. Jangan membuat suatu tempat penyimpanan
menerima input tak pernah digunakan untuk proses.
6. Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data terbatas.
Berikut penggambaran Relasi antar Tabel ;
Gambar 3. Relasi Antar Tabel
4.4. Tampilan Rancangan Menu
Gambar 4. Rancangan Menu
4.5. Rancangan Pembuatan Akun
V. PENUTUP 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan oleh penulis di Hotel Pundi Rezeky Jambi, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan data barang pada setiap depertemen yang tadinya dilakukan secara manual, yang mana prosesnya masih berupa pencatatan dan penyimpanan data masih berbentuk buku besar, dengan aplikasi inventaris ini dapat mempermudah proses barang pengolahan data, kepraktisan dan otomatisasi dalam pemakaiannya, sehingga prosesnya lebih cepat dan efektif.
2. Dengan proses pengolahan yang di lakukan secara komputerisasi seperti pengimputan dan pengkinian serta pencarian data barang yang melakukan penginputan data barang untuk laporan data stok barang, kesalahan pada proses penambahan data serta mempermudah proses pencarian data barang. 3. Dengan adanya penyimpanan data yang
sudah berbentuk database, maka kemungkinan tidak akan terjadi duplikasi data.
4. Perancangan sistem informasi inventaris barang ini dapat mempermudah, mempercepat, dan memperlancar informasi khususnya bagi supervisor dan accounting dalam pembuatan laporan yang langsung di tujukan kepada owner.
5.2. Saran
Dari hasil Penelitian yang dilakukan penulis pada Hotel Pundi Rezeki Jambi, maka penulis dapat memberikan saran-saran sebagai berikut :
1. Sistem Informasi inventaris barang yang dikembangkan ini, merupakan suatu bentuk
pengembangan sistem informasi
komputerisasi yang belum begitu sempurna, sehingga perlu dilakukan penyempurnaan. Pengembangan dan perbaikan sistem sesuai kebutuhan pengguna sistem.
2. Ketika Sistem ini di implementasikan, diharapkan ada uji coba terhadap sistem, apakah sistem yang sudah diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
3. Diharapkan adanya pelatihan atau training kepada bagian yang terkait agar dapat mengoperasikan sistem dengan baik dan benar guna menghindari kesalahan penggunaan yang menyebabkan terjadinya kesalahan akibat human error.
DAFTAR REFERENSI
Hutahaean, Jeperson. 2014. “Konsep Sistem Informasi. Edisi-1”. Yogyakarta : Deepublish.
Irawan, Kriestanto. 2016. “Penerapan Profile
Matching Untuk Pencarian Siswa SMP Penerima Beasiswa Miskin dan Berprestasi”.
Jurnal Informatika dan Komputer, Volume 1, Nomor 1, Sulawesi Tengah : STMIK AKAKOM.
Jogiyanto HM. 2005. “Analisis dan Desain sistem
Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis”. Yogyakarta : Andi.
Kendal; & Kendal. 2014. “Analisis dan Perancangan Sistem”. Edisi Bahasa Indonesia Cetakan 2. New Jersey: Indeks. Kusrini. 2007. “Konsep dan Aplikasi Sistem
Pendukung Keputusan”. Yogyakarta : Andi.
Nofriansyah Dicky. 2014. “Konsep Data Mining VS
Sistem Pendukung Keputusan”. Yogyakarta :
Deepublish.
Perdana, Widodo. 2013. “Sistem Pendukung
Keputusan Pemberian Beasiswa Kepada Peserta Didik Baru Menggunakan TOPSIS”.
Semantik-2013, Seminar Teknik Informatika UIN Sunan Kalijaga, Yogyakarta : Universitas Islam Negeri Yogyakarta. Susanto, Susanto. 2013. “Rekayasa Sistem
Pendukung Keputusan Untuk Menentukan Siswa Penerima Beasiswa Dengan Metode Profile Matching di SMA Al-Irsyad Kota Tegal”. Karya Ilmiyah. Semarang : Universitas Dian Nuswantoro Semarang. Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”.
Yogyakarta: Andi.
Turban, Efraim; & E.Aronson, Jay; & Peng Liang, Ting. 2005a. “Decision Support Sistems and
Intelligent Sistems”. Edisi 7 Jilid 1. New
Jersey :Andi Yogyakarta.
Turban, Efraim; & E.Aronson, Jay; & Peng Liang, Ting. 2005b. “Decision Support Sistems and
Intelligent Sistems”. Edisi 7 Jilid 2. New
