THE ANALYSIS PHASE
(FASE ANALISA)
Setelah melalui fase dimana organisasi mendapat pemahaman mengenai bisnis dan arah bisnis, fase yang kedua dalam Proses Perencanaan Strategis adalah fokus
pada SI.
Tetapi, sebelum mengembangkan arah SI, penting bagi organisasi untuk memahami lingkungan SI saat ini.
Dalam Fase Analisa terdapat 3 komponen utama, yaitu :
1. Memahami situasi SI saat ini
2. Analisa situasi SI saat ini
THE ANALYSIS PHASE
(FASE ANALISA) CONT...
THE ANALYSIS PHASE
(FASE ANALISA) CONT...
1. MEMAHAMI SITUASI BISNIS SAAT INI
Aktivitas yang dilaksanakan :
A. Review dokumentasi SI
B. Mengembangkan pertanyaan wawancara, survei, dan struktur workshop SI
C. Menjadwalkan wawancara dan Workshop SI
D. Menjalankan Wawancara, Workshop dan Survei SI
E. Dokumentasi Wawancara, Workshop dan Survei SI
F. Dokumentasi situasi SI saat ini
1A. REVIEW DOKUMENTASI SI
Sama halnya dengan meninjau dokumentasi bisnis pada fase 1, pada fase ini mulai dari peninjauan setiap dokumentasi berkaitan dengan SI yang ada di organisasi.
Contoh dokumentasi SI :
1. Chart, nama dan peran SI organisasi
2. Laporan status bulanan dan tahunan
3. Laporan kepada manajemen
4. Perencanaan strategis yang mungkin dilakukan sebelumnya
5. Hasil audit yang mungkin telah dilakukan sebelumnya
6. Visi, Misi, Sasaran, Tujuan dan Nilai SI
1B. MENGEMBANGKAN PERTANYAAN
WAWANCARA, SURVEI DAN STRUKTUR WORKSHOP
Jika departemen SI kecil, adakan diskusi individual/wawancara dengan setiap personal untuk mengumpulkan informasi.
Untuk departemen SI yang besar, mengumpulkan informasi dapat melalui workshop. Survei dapat berguna sebagai alat untuk mendapatkan informasi kuantitatif sebagai perbandingan dari tahun ke tahun.
Ketika berdiskusi dengan personal SI, penting untuk :
Memahami apakah mereka memiliki kekhawatiran atau masalah mengenai SI
Identifikasi saran bagaimana untuk meningkatkan SI dan layanan yang disediakan organisasi Memahami apa yang disukai dan tidak disukai dari pekerjaan mereka dan kelompok SI mereka Memahami career interest atau arah.
1C,D, E. MENJADWALKAN, MENJALANKAN &
DOKUMENTASI WAWANCARA DAN WORKSHOP
Langkah selanjutnya adalah menjadwalkan wawancara dan workshop. Berikut saran dalam menjalankan Wawancara, Survei dan Workshop :
Jalankan diskusi dengan fleksibel dan santai. Dengarkan baik-baik dan tanyakan kembali untuk klarifikasi. Gunakan panduan dalam menanyakan
Jangan defensif. Dorong komunikasi yang terbuka dan jujur
Cross-check kembali informasi dari wawancara satu dan yang lainnya untuk menjamin akurasi
Mintalah kesediaan mereka dalam proses perencanaan
Katakan bahwa mereka dianjurkan untuk mengirim informasi tambahan jika merasa diperlukan.
Kemudian dokumentasikan catatan yang lebih rinci dari wawancara dan workshop. Lindungi privasi dari individu jika mereka menyatakan informasi yang tidak boleh dibagikan. Dokumentasikan hasil dari survei.
1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI
Jika manajemen tidak memahami situasi/kondisi dari SI saat ini, mereka tidak akan dapat mengetahui dan menyetujui langkah yang dibutuhkan untuk mencapai visi SI organisasi.
1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI CONT...
Dari gambar sebelumnya, komponen utama lingkungan SI adalah :
Lingkungan Aplikasi Bisnis Lingkungan Desktop
Lingkungan server Lingkungan jaringan
Lingkungan telekomunikasi Lingkungan data center
Kemudian lingkungan tersebut didukung oleh :
SI organisasi Proses
1F. DOKUMENTASI SITUASI SI SAAT INI CONT...
1G. REVIEW DAN KONFIRMASI SITUASI SI
Bertemu dengan manajemen SI untuk menampilkan kesimpulan dari lingkungan SI saat ini dan mintalah konfirmasi atas informasi yang Anda miliki.
Hal ini merupakan waktu yang paling tepat untuk membenarkan kesalahpahaman dari situasi saat ini sebelum menganalisa lingkungan, menetapkan kelemahan dan kekuatan, atau membuat rekomendasi.
Perbaharui informasi yang dimiliki saat ini dengan segala perubahan yang ditemukan.
2. ANALISA SITUASI SI SAAT INI
Aktivitas dalam tahap ini :
A. Lakukan Industry benchmarking
B. Identifikasi tren SI di industri dan profil kompetitor
C. Review informasi yang dibutuhkan dan model Data Context
D. Review Proses Bisnis dan Penggunaan Aplikasi
E. Identifikasi kebutuhan fungsional dan Gaps
F. Kembangkan SWOT SI, Risiko, Kesempatan Teknologi dan pendukung Bisnis
G. Kembangkan Scorecard Penilaian
2A. LAKUKAN
INDUSTRY BENCHMARKING
2B. IDENTIFIKASI TREN INDUSTRI DAN PROFIL KOMPETITOR
Perbandingan dengan industri sangat berguna ketika menganalisa situasi saat ini. Teknologi dan Industri SI terus menerus berubah, yang juga akan berdampak pada arah strategis. Manajemen perlu untuk memahami tren yang paling dasar dan
terminologinya, karena faktor ini akan dilibatkan dalam pembentukan arah baru. Kategorikan teknologi ke dalam kategori di bawah ini, kemudian simpulkan apa dampak dari tren industri terhadap arah SI organisasi :
Usang atau ketinggalan
Siap untuk diimplementasikan Strategis
2C. REVIEW KEBUTUHAN INFORMASI DAN
DATA CONTEXT
MODEL
2D. REVIEW PROSES BISNIS DAN PENGGUNAAN APLIKASI
Review daftar pengukuran bisnis, KPI, atau identifikasi dari kebutuhan yang dibutuhkan untuk masing-masing pengukuran bisnis, identifikasi ketersediaan pengukuran menggunakan sistem yang ada.
Contoh :
Apakah pengukuran didapatkan dari sistem aplikasi bisnis inti Apakah pengukuran tidak lengkap
Apakah sulit untuk didapatkan, yang berarti harus ada proses di luar sistem Apakah tidak ada
Review proses bisnis yang diidentifikasi pada fase sebelumnya dan kembangkan daftar proses utama yang harus ditingkatkan.
Untuk masing-masing area peningkatan, identifikasi apakah dapat diselesaikan dengan aplikasi saat ini atau dibutuhkan aplikasi tambahan.
2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN GAPS
Analisa Kebutuhan Bisnis
Review daftar kebutuhan bisnis yang telah dikembangkan. Identifikasi apakah
kebutuhan dapat diselesaikan dengan proses manual atau melalui aplikasi bisnis saat ini.
Review catatan wawancara bisnis, dan identifikasi kebutuhan bisnis yang tidak cukup dengan SI saat ini. Analisa kebutuhan bisnis dapat menyediakan rincian gambar
2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN GAPS
CONT...
Analisa Visi Operasi Bisnis
Review visi operasi bisnis. Identifikasi kebutuhan mana yang dapat dipenuhi dan tidak dengan SI saat ini.
Analisa apakah sistem yang ada saat ini dapat menyelesaikan kebutuhan bisnis yang berkaitan dengan operasional global.
Salah satu cara untuk menyelesaikan analisa ini adalah bekerja sama dengan
Steering Committee dan beri ranking sistem yang ada saat ini dibandingkan dengan
seberapa baik sistem untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Contoh ranking :
2E. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN FUNGSIONAL DAN
GAPS CONT...
Analisa Kebutuhan Lingkungan Bisnis
Review kebutuhan lingkungan bisnis. Dengan bantuan Steering Committee SI, beri ranking sistem yang ada saat ini.
Analisa Kebutuhan Bisnis Eksternal
Review daftar kebutuhan eksternal, termasuk kebutuhan konsumen dan stakeholder. Identifikasi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi dengan SI saat ini.
Analisa SWOT Bisnis
Review kekuatan bisnis yang telah diidentifikasi di fase sebelumnya. Cari tahu adakah teknologi yang dapat digunakan untuk meng-explore kekuatan,
2F. KEMBANGKAN SWOT, RISIKO, KESEMPATAN
TEKNOLOGI DAN PENDUKUNG BISNIS SI
Dengan membandingkan antara situasi saat ini dengan kebutuhan industri dan bisnis, identifikasi SW dari lingkungan SI pada area berikut : Aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, Orang/organisasi/budaya, Proses.
2G. KEMBANGKAN SCORECARD SI
2H. REVIEW DAN KONFIRMASI ANALISA SI
Sebagai tambahan data kualitatif dalam SW, dapatkan data kuantitatif yang dapat menjadi pembanding dari tahun ke tahun.
Kembangkan scorecard dengan melihat pada praktik terbaik di industri dan beri
ranking kinerja dalam manajemen SI organisasi. Scorecard juga dapat berfungsi untuk menyampaikan dimana posisi organisasi dalam industri.
Meninjau dan konfirmasi hasil analisa SI merupakan hal yang penting untuk mendapatkan konfirmasi sebelum melanjutkan proses, untuk memastikan kondisi lingkungan saat ini, yang akan menjadi dasar rekomendasi, untuk dipahami seluruh elemen organisasi.
