FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH

(1)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA NASKAH

NO URAIAN TUGAS JUMLAH CAPAIAN WAKTU JUMLAH

1 2 3 4 5

1 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman)

< 15 menit > 15 menit 2 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani

oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman)

< 2 Jam > 2 Jam 3 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani

oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman)

< 8 Jam > 8 Jam 4 Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai

diparaf oleh Kasetum

< 20 menit > 20 menit 5 Jumlah bimbingan teknis langsung kepada

operator pengonsep Naskah Dinas

< 10 menit > 10 menit 6 Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan

masih terdapat kesalahan tambahan

7 Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam

< 1 Jam > 1 Jam 8 Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata

naskahnya

9 Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi

< 6 menit > 6 menit 10 Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada

pemohon yang terlaksana

< 10 menit > 10 menit 11 Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang

ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara

< 5 menit > 5 menit

(2)

2

1 2 3 4 5

12 Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri

13 Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah

< 20 menit > 20 menit 14 Jumlah Naskah Dinas umum yang

ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi

< 5 menit > 5 menit 15 Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat

yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi

< 15 menit > 15 menit 16 Jumlah surat yang dialamatkan kepada Kapolri

dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani

dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani

< 25 menit > 25 menit

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH

ttd SUMARNI

(3)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG BINSET

1 2 3 4 5

1 Penyusunan Perkap SOP pengamanan Surat/Paket

6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015) 2 Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15

tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri

6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015)

3 Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference)

2kali (Agustus dan Desember 2015)

4 Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan

2 Kali ( Juni dan Desember 2015 )

5 Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip

Jumlah yg ikut diklat

Yang ditempatkan di arsip

...%

6 Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari Jumlah yang di evaluasi Jumlah yang meningkat puan ...%

7 Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari

4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) 8 Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang

mampu mengoperasikan komputer

Jumlah yang di evaluasi

Jumlah yang meningkat puan 9 Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum

Polri dalam mengoperasikan komputer

1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )

Jakarta, Januari 2015

KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN

Ttd

SUPRIYONO, S.H., M.Si.

(4)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN UMUM

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG UM

1 2 3 4 5

1 Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat

< 2 hari > 2 hari 2 Jumlah konsep risalah yang dikoreksi

kasetum/wakasetum Polri

< 3 kali > 3 kali 3 Jumlah konsep pengantar risalah yang

dikoreksi Subbagtakah

< 2 kali > 2 kali 4 Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana < 30 menit

> 30 menit 5 Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat

pengirimannya

6 Jumlah konsep undangan yang selesai < 20 menit > 20 menit 7 Jumlah konsep undangan yang dikoreksi

Subbagtakah

< 2 kali > 2 kali 8 Jumlah reproduksi undangan yang

terlaksana kurang dari 20 menit

< 20 menit > 20 menit 9 Jumlah distribusi undangan yang keliru

alamat pengirimannya

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN UMUM

ttd SUPRIYANTO

(5)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG ARSIP

1 2 3 4 5

1 Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat

Banyaknya yang diberi KKA 2 Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan

disimpan dengan benar

Banyaknya arsip

3 Jumlah arsip Polri yang bernilai guna

pertanggungjawaban Nasional yang disimpan di Setum Polri

Banyaknya arsipyang disimpan 4 Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara

cepat

< 1 Jam > 1 Jam 5 Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai

dengan JRA

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN ARSIP

ttd

ASTINA R. PASARIBU, A.Md.

(6)

SEKRETARIAT UMUM POLRI KANTOR POS

CONTOH FORMAT LAPORAN KANTOR POS

1 2 3 4 5

1 Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk

< 3 menit > 3 menit 2 Jumlah penyortiran surat/paket sesuai

alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat

< 3 menit > 3 menit 3 Jumlah mencatat, mencap dan

memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda

< 3 menit > 3 menit

4 Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian

5 Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri

Jakarta, Januari 2015 KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI

ttd

NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP 61110035

(7)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGRENMIN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGRENMIN

NO URAIAN TUGAS JUMLAH CAPAIAN JUMLAH

1 2 3 4 5

1 Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya:

- Renstra Setum Polri 2015 – 2019 bulan April 2015

- Rancangan Renja T.A. 2016 - Renja T.A. 2016

- RKA-KL dan DIPA T.A.2016 - LAKIP

2 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan

3 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan

4 Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut

5 Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala

- Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel

- Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa

- KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS

6 Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi 7 Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4

dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan

(8)

2

1 2 3 4 5

8 Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak dan mendapat perbaikan:

Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan

9 Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah

10 Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System 11 Penerimaan dan distribusi surat yang

terselenggara

< 10 menit > 10 menit 12 Pembuatan naskah dinas yang akan

ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum)

< 3 Jam > 3 Jam 13 Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai

dibayarkan

14 Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI

(9)

3

1 2 3 4 5

15 Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar

16 Berapa jumlah kesalahan input data/Kode akun/mata anggaran

17 Berapa penghitungan gaji yang keliru

18 Berapa penghitungan remunerasi yang keliru

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIANRENMIN

ttd

DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 65060140

(10)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA NASKAH

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGTAKAH

1 2 3 4 5

1 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( 1-3 halaman)

< 15 menit > 15 menit 2 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani

oleh Kapolri/a.n Kapolri ( hingga 20 halaman)

< 2 Jam > 2 Jam 3 Jumlah Naskah Dinas yang akan ditandatangani

oleh Kapolri/a.n. Kapolri ( lebih dari 20 halaman)

< 8 Jam > 8 Jam 4 Jumlah konsep Naskah Dinas yang selesai

diparaf oleh Kasetum

< 20 menit > 20 menit 5 Jumlah bimbingan teknis langsung kepada

operator pengonsep Naskah Dinas

< 10 menit > 10 menit 6 Jumlah Naskah Dinas yang telah diperbaiki dan

masih terdapat kesalahan tambahan

7 Jumlah Naskah Dinas yang diproses dengan tata naskah selesai kurang dari 1 jam

< 1 Jam > 1 Jam 8 Jumlah Naskah Dinas yang keliru proses tata

naskahnya

9 Jumlah penomoran Naskah dinas keluar yang diregistrasi

< 6 menit > 6 menit 10 Jumlah penyerahan Naskah Dinas kepada

pemohon yang terlaksana

< 10 menit > 10 menit 11 Jumlah Arsip penomoran Naskah Dinas yang

ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang ditata/disimpan sementara

< 5 menit > 5 menit

(11)

2

1 2 3 4 5

12 Jumlah arsip penomoran Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Kapolri/a.n Kapolri yang disimpan sementara tahun 2014 diserahkan ke Pusat Arsip Polri

13 Jumlah Naskah Dinas yang dialamatkan kepada Kapolri dan Wakapolri yang dipilah

< 20 menit > 20 menit 14 Jumlah Naskah Dinas umum yang

ditujukan/dialamatkan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi

< 5 menit > 5 menit 15 Jumlah Naskah Dinas pengaduan masyarakat

yang ditujukan kepada Kapolri/Wakapolri yang diregistrasi

dan Wakapolri yang diterima langsung dari Instansi/masyarakat dapat dilayani

dan Wakapolri yang dicek langsung oleh instansi/masyarakat dapat terakomodir /terlayani

< 25 menit > 25 menit

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN TATA NASKAH

ttd

SUMARNI

(12)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG BINSET

1 2 3 4 5

1 Pelaksanaan Diklat Arsiparis Tingkat Ahli 6 Bln ( maret s.d. Agustus 2015) 2 Penyusunan Perkap SOP pengamanan

Surat/Paket

6 Bln ( Mei S.d. Oktober 2015) 3 Penyusunan perubahan Perkap Nomor 15

tahun 2007 tentang Naskah Dinas di lingkungan Polri

6 Bln ( Januari s.d. Juni 2015)

4 Sosialisasi Perkap Nomor 15 tahun 2007 (melalui Video Conference)

Bulan Agustus 2015

5 Sosialisasi Perkap SOP Pengamanan Surat/Paket (melalui Video Conference)

Bulan Desember 2015

6 Pengumpulan Data dan Informasi yang digunakan untuk menganalisa dan evaluasi dibidang kesekretariatan

2 Kali ( Juni dan Desember 2015 )

7 Jumlah personel yang telah mengikuti Diklat arsiparis yang ditugaskan dibidang arsip

Jumlah yg ikut diklat

Yang ditempatkan di arsip

...%

8 Evaluasi peningkatan kemampuan personel Setum Polri dalam mengetik cepat teknik 10 jari Jumlah yang di evaluasi Jumlah yang meningkat puan ...%

9 Pendataan dan evaluasi peningkatan kuantitas SDM Setum Polri yang mampu mengetik cepat teknik 10 jari

4 Bln (Maret,Juni, September, Desember) 10 Evaluasi peningkatan SDM Setum Polri yang

mampu mengoperasikan komputer

Jumlah yang di evaluasi

Jumlah yang meningkat puan 11 Evaluasi peningkatan kualitas SDM Setum

Polri dalam mengoperasikan komputer

1 Tahun ( Tw I, Tw II, Tw III, Tw IV )

Jakarta, Januari 2015

KEPALA SUBBAGIAN PEMBINAAN KESEKRETARIATAN ttd

SUPRIYONO, S.H., M.Si.

(13)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN UMUM

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG UM

1 2 3 4 5

1 Jumlah penyusunan risalah yang selesai dan diketik setelah kegiatan rapat

< 2 hari > 2 hari 2 Jumlah konsep risalah yang dikoreksi

kasetum/wakasetum Polri

< 3 kali > 3 kali 3 Jumlah konsep pengantar risalah yang

dikoreksi Subbagtakah

< 2 kali > 2 kali 4 Jumlah reproduksi risalah yang terlaksana < 30 menit

> 30 menit 5 Jumlah distribusi risalah yang keliru alamat

pengirimannya

6 Jumlah konsep undangan yang selesai < 20 menit > 20 menit 7 Jumlah konsep undangan yang dikoreksi

Subbagtakah

< 2 kali > 2 kali 8 Jumlah reproduksi undangan yang

terlaksana kurang dari 20 menit

< 20 menit > 20 menit 9 Jumlah distribusi undangan yang keliru

alamat pengirimannya

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN UMUM

ttd SUPRIYANTO

(14)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGIAN TATA KEARSIPAN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAG ARSIP

1 2 3 4 5

1 Jumlah arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA dengan tepat

2 Jumlah pengetikan data arsip Kapolri yang telah diperiksa dan diberi KKA

3 Jumlah arsip Kapolri yang dialihmediakan (scanning, indexing dan importing 4 Jumlah arsip Kapolri yang ditata ke dalam

amplop dan kotak arsip

5 Jumlah arsip Kapolri yang dipelihara dan disimpan dengan benar dalam lemari arsip 6 Jumlah Peminjaman arsip yang dilayani secara

cepat:

a. Fotokopi dan autentikasi arsip; b. Burning Softcopy (CD);

< 1 Jam > 2 Jam 7 Jumlah pembuatan konsep Surat Pengantar

permohonan peminjaman arsip

< 1 Jam

8 Jumlah pembuatan anev laporan arsip Vital dari Setum Polda

< 3 Jam

9 Jumlah pembuatan naskah dinas yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri ( Pengukuran hingga diparaf Wakasetum);

< 3 Jam

10 Jumlah Pembuatan Naskah dinas dari Kasubbag kepada Kasetum Polri

< 1 Jam

11 Jumlah arsip Kapolri yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional yang disimpan di Setum Polri

(15)

2

1 2 3 4 5

12 Jumlah arsip Kapolri yang dimusnahkan sesuai dengan JRA

13 Jumlah pembuatan lapbul Subbag < 1 Jam

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIAN ARSIP

ttd

ASTINA R. PASARIBU, A.Md.

(16)

SEKRETARIAT UMUM POLRI KANTOR POS

CONTOH FORMAT LAPORAN KANTOR POS

1 2 3 4 5

1 Jumlah penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan surat/paket masuk

< 3 menit > 3 menit 2 Jumlah penyortiran surat/paket sesuai

alamat yang dituju untuk kemudian dimasukkan kedalam loker surat

< 3 menit > 3 menit 3 Jumlah mencatat, mencap dan

memasukkan surat dinas ke dalam amplop Polri untuk didistribusikan keseluruh Polda

< 3 menit > 3 menit

4 Jumlah pendistribusian, memeriksa dan menyerahkan tanda terima surat dinas Polri ke PT Pos Indonesia cabang Fatmawati

< 3 menit > 3 menit

5 Jumlah surat yang hilang dalam proses penerimaan dan pendistribusian

6 Jumlah surat/paket yang membahayakan personel dan Markas Polri

7 Jumlah pembuatan Naskah yang akan ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga paraf Kasetum)

< 3 menit > 3 menit

Jakarta, Januari 2015 KEPALA KANTOR POS SETUM POLRI

ttd

NING SRI HASTUTI, S.H. KOMISARIS POLISI NRP 61110035

(17)

SEKRETARIAT UMUM POLRI SUBBAGRENMIN

CONTOH FORMAT LAPORAN SUBBAGRENMIN

NO URAIAN TUGAS JUMLAH CAPAIAN JUMLAH

1 2 3 4 5

1 Penyusunan dokumen perencanaan tepat pada waktunya:

- Renstra Setum Polri 2015 – 2019 bulan April 2015

- Rancangan Renja T.A. 2016 - Renja T.A. 2016

- RKA-KL dan DIPA T.A.2016 - LAKIP

2 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kebutuhan

3 Perencanaan anggaran yang tepat sesuai kegiatan yang dilaksanakan

4 Berapa penyerapan anggaran pada bulan tersebut

5 Berapajumlah pesonel yang berhak atas: - Kenaikan Gaji Berkala

- Kenaikan Pangkat ( Polri) - Kenaikan Pangkat ( PNS) - Rikkes Personel

- Tes Kesamaptaan Jasmani Personel - Tanda Jasa

- KTA, ID-Card, KPI/KPS, Karsu/Karis, Kartu BPJS

6 Berapa kebutuhan ATK yang dapat dipenuhi 7 Berapa jumlah kendaraan bermotor roda 4

dan roda 2 yang rusak dan mendapat perbaikan

(18)

1 2 3 4 5 8 Berapa Jumlah Sarpras/alsintor yang rusak

dan mendapat perbaikan: Mesin photokopi Mesin Risograph Mesin GTO Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah Lampu/penerangan

9 Berapa jumlah sarpras yang harus dimusnahkan: Roda 2 Roda 4 Komputer AC Printer Meubelair Mesin Pencacah

10 Berapa penurunan jumlah penggunaan ATK setelah pelaksannaan paperless System 11 Penerimaan dan distribusi surat yang

terselenggara

< 10 menit > 10 menit 12 Pembuatan naskah dinas yang akan

ditandatangani oleh Kasetum Polri (pengukuran hingga di paraf Wakasetum)

< 3 Jam > 3 Jam 13 Berapa Pembiayaan kegiatan yang selesai

dibayarkan

14 Berapa waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan pembukuan, akuntansi dan penyusunan Laporan SAI

15. Berapa…

(19)

1 2 3 4 5

15 Berapa jumlah dokumen perwabku yang lengkap dan benar

16 Berapa jumlah kesalahan input data/Kode akun/mata anggaran

17 Berapa penghitungan gaji yang keliru

18 Berapa penghitungan remunerasi yang keliru

Jakarta, Januari 2015 KEPALA SUBBAGIANRENMIN

ttd

DASEP SURYADINATA, S.H., MSI. AJUN KOMISARIS BESAR POLISI NRP 65060140