6 BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertin Prosedur
Menurut Badridwan (2009:1), prosedur adalah urutan-urutan kegiatan
klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,
disusun` untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Selanjutnya menurut Mulyadi (2008),
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan krerikal yang biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
Dari beberapa pengertian diatas dapat dikatakan bahwa prosedur
merupakan urutan-urutan kegiatan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian yang dibuat untuk menjamin adanya keseragaman
penanganan transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.
2.1.2 Karakteristik Prosedur
Dalam melaksanakan suatu rangkaian kegiatan yang berurutan dan teratur
secara berulang-ulang, haruslah dilaksanakan dengan karakteristik yang mampu
menjelaskan dan mempermudah pengaplikasiannya. Apabila suatu rangkaian
kegiatan atau prosedur tidak mempunyai karakteristik maka akan mendapatkan
kesulitan untuk menjalankan prosedur tersebut. Berikut ini beberapa karakteristik
7
1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi.
2) Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan
3) Prosedur menunjukan urutan yang logis dan sederhana.
4) Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tanggung jawab.
5) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya seminimal mungkin.
6) Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota-anggota
organisasi.
7) Menunjukkan tidak adanya keterlambatan atau hambatan
8) Mencegah terjadinya penyimpangan.
2.1.3 Manfaat Prosedur
Beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan
memakai prosedur kerja yaitu :
1) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk masa
yang akan datang.
2) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar pekerjaan
tidak dilaksanakan secara berulang-ulang.
3) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan, bila
terjadinya penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan
sepanjang dalam tugas dan fungsinya masing-masing.
4) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan
8 2.1.4 Pengertian Gaji
Menurut Soemanto (2005:307), gaji adalah imbalan kepada pegawai yang
diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap
secara bulan atau tahunan. Disamping gaji, pegawai mungkin memperoleh
manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan jabatan, tunjangan perumahan,
tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan
lain-lain. Selanjutnya menurut Handoko (2002:218), gaji adalah pemberian
pembayaran financial kepada karyawan sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang
dilaksanakan dan sebagai motivasi pelaksaan kegiatan diwaktu yang akan datang.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan
salah satu unsur yang dapat mempengaruhi kinerja pegawai yang berguna untuk
memenuhi kebutuhan hidup pegawai sehingga membuat pegawai termotivasi
untuk lebih bertanggung jawab dan bekerja dengan giat.
2.1.5 Peranan Gaji
Menurut Poerwono (2004:124), peranan gaji dapat ditinjau dari dua
pihak,yaitu:
1) Aspek pemberi kerja (majikan) Gaji merupakan unsur pokok dalam
menghitung biaya produksi dan komponen dalam menentukan harga
pokok yang dapat menentukan kelangsungan hidup perusahaan. Apabila
suatu perusahaan memberikan gaji terlalu tinggi maka, akan
mengakibatkan harga pokok tinggi pula dan bila gaji yang diberikan
terlalu rendah akan mengakibatkan perusahaan kesulitan mencari tenaga
9
2) Aspek penerima kerja Gaji merupakan penghasilan yang diterima oleh
seseorang dan digunakan untuk memenuhi kebutuhannya. Gaji bukanlah
merupakan satu-satunya motivasi karyawan dalam berprestasi, tetapi gaji
merupakan salah satu motivasi penting yang ikut mendorong karyawan
untuk berprestasi, sehingga tinggi rendahnya gaji yang diberikan akan
mempengaruhi kinerja dan kesetiaan karyawan.
2.1.6 Fungsi Penggajian
Menurut Komarudin (2007:164) fungsi gaji bukan hanya membantu
manager personalia dalam menentukan penghasilan yang adil dan layak saja,
tetapi masih ada fungsi-fungsi yang lain, yaitu :
1) Untuk menarik pekerja yang mempunyai kemampuan ke organisasi.
2) Untuk Mendorong pekerja agar menunjukkan prestasi yang tinggi.
3) Untuk memelihara prestasi pekerja selama periode yang panjang.
2.1.7 Tujuan Penggajian
Menurut Hasibuan (2002:85) tujuan penggajian, antara lain :
1) Ikatan Kerjasama
Dengan pemberian gaji maka akan terjalin kerjasama formal antara
pemilik perusahaan dengan pegawainya. Pegawai harus mengerjakan
tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemilik perusahaan atau
pengusaha wajib membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang telah
10
2) Kepuasan Kerja
Dengan balas jasa, pegawai dapat memenuhi kebutuhan fisik dan
status sosial sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya.
3) Motivasi
Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, atasan akan mudah
memotivasi bawahannya.
4) Disiplin
Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin pegawai
semakin baik. Pegawai akan menyadari serta mentaati
peraturan-peraturan yang berlaku.
5) Pengaruh Pemerintah
Jika program gaji sesuai dengan undang-undang yang berlaku (sesuai
batas gaji minimum / UMR), maka intervensi pemerintah dapat
dihindarkan. Dari beberapa definisi gaji diatas, maka penulis
menyimpulkan bahwa gaji merupakan bentuk balas jasa yang
diberikan oleh pemberi kerja kepada pegawainya atas jasa yang
diberikan pegawai kepada perusahaan yang berguna untuk memenuhi
segala kebutuhan hidup pegawai sehingga pegawai termotivasi untuk
11
2.1.8 Dokumen yang di gunakan Dalam Prosedur Penggajian
Secara umum dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur
penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001:374) adalah :
1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini
umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan
dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2) Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam
hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk
kartu jam hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan kefungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu
jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung
kepada setiap jenis produk atau pesanan.
4) Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah
bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa utang
12
5) Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi
setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
6) Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada
setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan ini yang
berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan,
dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
2.1.9 Prosedur Penggajian
Prosedur Penggajian menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut :
1) Karyawan
Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar
pertama dikirim ke PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar
melakukan presensi yang diserahkan ke PSDM/HCD. Setelah
diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan
bersama dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.
2) PSDM/HCD
Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD
merekap presensi kartu jam hadir dan kartu jam kerja, rekapan
tersebut diberikan ke bagian keuangan. PSDM/HCD merupakan
bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta
13
3) Bagian Keuangan
Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian
keuangan dibuat slip gaji yang dirangkap 2. Slip gaji lembar pertama
sebagai arsip di bagian keuangan, dan Slip gaji lembar kedua
diserahkan ke manager untuk divalidasi dan diserahkan ke karyawan.
4) Pimpinan
Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi
sehingga menjadi slip gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap,
lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua diberikan ke PSDM/HCD
yang nantinya akan diserahkan ke karyawan.
14 Gambar 4.1
Flowchart Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi
Sumber : Prosedur Penggajian Mulyadi, 2001
Karyawan PSDM/HDC Bagian Keuangan Pimpinan
Mulai Menyiapkan data karyawan Data Karyawan 2 Data Karyawan 1 1 Melakuk an persenta si Hasil persentasi 2
Slip Gaji yang telah divalidasi Selesai 1 2 4 Merekap Persentasi kartu jam hadir dan jam kerja Slip Gaji yang telah divalidasi Data Karyawan BERSERTA UANG Data Karyawan Rekap presentasi Slip gaji 1 SLIP GAJI 1 3 Rekap Presentasi Slip Gaji 2 Membu at slip gaji 4 3 Slip Gaji 3 2 Slip gaji 1 Yang divalidasi Memvalida si slip gaji 2
15 2.1.10 Pengertian Pegawai
Menurut Musanef (2006:113) Pegawai adalah orang-orang yang
melakukan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan
dari pemerintah atau badan swasta. Selanjutnya menurut pendapat A.W. Widjaja
(2007:113) Pegawai adalah orang-orang yang dikerjakan dalam suatu badan
tertentu, baik di lembaga-lembaga pemerintah maupun dalam badan-badan usaha.
Dari beberapa definisi pegawai yang telah dikemukakan para ahli tersebut
di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pegawai mengandung pengertian sebagai
berikut :
1) Menjadi anggota suatu usaha kerja sama (organisasi) dengan maksud
memperoleh balas jasa atau imbalan kompensasi atas jasa yang telah
diberikan.
2) Berkedudukan sebagai penerima kerja dan berhadapan dengan pemberi
kerja (majikan).
3) Kedudukan sebagai penerima kerja itu diperoleh setelah melakukan proses
penerimaan.
Berdasarkan Peraturan Dirjen Pajak nomor 31/PJ/2009, pengertian:
Pegawai tetap adalah pegawai yang menerima atau memperoleh penghasilan
dalam jumlah tertentu secara teratur, termasuk anggota dewan komisaris dan
anggota dewan pengawas yang secara teratur terus menerus ikut mengelola
kegiatan perusahaan secara langsung, serta pegawai yang bekerja berdasarkan
kontrak untuk suatu jangka waktu tertentu sepanjang pegawai yang
bersangkutan bekerja penuh (full time) dalam pekerjaan tersebut. Selanjutnya
16
Kepegawaian No.43 Tahun 1999 Tentang Perubahan UU No.8 Tahun 1974
Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yaitu:
1) Pegawai negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi
masyarakat yang dengan kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan
Undang-Undang Dasar 1945, negara dan pemerintah, menyelenggarakan
tugas pemerintahan dan pembangunan.
2) Pegawai negeri adalah mereka yang telah memenuhi syarat-syarat yang
ditentukan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, diangkat
oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam sesuatu jabatan
negeri atau diserahi tugas negara lainnya yang ditetapkan berdasarkan
sesuatu peraturan perundang-undangan dan digaji menurut peraturan
17
2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya
Penelitian mengenai Sistem Informasi Penggajian pada PT. PLN (Persero)
Distribusi Bali yang telah dilakukan oleh Sri Dewi Anggadini , yang menjadi
pokok penelitian ini adalah Bagaimanakah Sistem Informasi Penggajian pada PT.
PLN (Persero) Distribusi Bali?. Teknik Analisis yang digunakan yaitu deskriptif
komparatif yaitu metode analisa dengan membandingkan teori yang ada dengan
praktek yang berlangsung pada perusahaan. Kesimpulan yang diperoleh dalam
penelitian ini adalah PT. PLN (Persero) Distribusi Bali mengenai sistem informasi
penggajian ditetapkan dengan Prosedur yaitu Sistem Aplication Product in Data
Processing (SAP) merupakan suatu aplikasi yang dikembangkan untuk
mendukung suatu organisasi dalam merencanakan dan menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif pada PT. PLN (Persero) Distribusi
Bali. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian penelitian sebelumnya adalah
pada penelitian ini membahas prosedur penggajian pegawai tetap sedangkan
penelitian sebelumnya membahas tentang sistem informasi dalam penggajian
