Membuat Bagan Akun (Chart Of Account)
Persyaratan bagan akun standar perusahaan adalah salah satu faktor paling penting dalam keputusan proses seleksi software. Persyaratan bagan akun buku besar harus ditentukan dalam fase "Analisis Kebutuhan” sistem seleksi dan desain. Analisis Kebutuhan ini harus melibatkan setiap anggota tim manajemen yang akan mengandalkan pada data keuangan untuk membantu mengelola bidang tanggung jawab mereka. Format bagan rekening dan pemilihan rekening harus menyediakan data yang memadai untuk mengelola bisnis, sementara itu juga harus memenuhi seluruh aturan persyaratan dari sebuah organisasi secara tepat, tapi tetap mampu menghindari hal-hal yang sepele atau tidak diperlukan. Sebuah sistem yang baik akan memberikan peluang untuk ekspansi secara efisien / modifikasi dari sistem manajemen informasi sebagai penunjang kebutuhan manajer 'berubah berdasarkan perubahan lingkungan bisnis.
Penyajian bagan akun harus didesain sesuai dengan kebutuhan informasi manajemen. Contoh faktor yang harus dipertimbangkan ketika menentukan chart account desain mencakup sekarang atau masa depan perlu untuk:
1. Data Dimensi Bisnis yang mencakup aspek-aspek utama perusahaan untuk membangun sistem nilai dan rasio manajemen/kinerja perusahaan.
2. Data proyek dan kegiatan (beban produksi/proyek yang menjadi beban dan ditagihkan).
3. Data regional atau wilayah.
4. Data produk lini.
5. Data pelanggan, supplier, karyawan.
6. Pengeluaran internal (yaitu rincian biaya perjalanan & hiburan, biaya memenuhi syarat untuk evaluasi kredit pajak, dan biaya yang tidak dipotongkan ke karyawan).
7. Persyaratan otoritas perpajakan lokal, dgn kata lain. lokasi properti & perlengkapan dengan yurisdiksi perpajakan.
8. Laba – rugi.
9. Mengukur tujuan strategis.
10. Faktor-faktor lain yang signifikan yang diidentifikasi oleh manajemen.
Tidak semua faktor yang diidentifikasi, akan bertahan keputusan akhir dari komposisi yang
dibutuhkan dari basis data keuangan. Faktor-faktor yang diidentifikasi memungkin sistem dapat mengenali dan mengembangkan diri, akan menentukan jumlah bidang yang dibutuhkan dan ukuran dari nomor rekening. Sistem aplikasi harus fleksibel untuk memenuhi kebutuhan informasi dan pendekatan yang bisa berubah dengan cepat. Namun demikian, tujuan utama pembuatan bagan akun adalah untuk menjaga bagan akun dalam format sederhana, logis dan terukur.
Sistem Pengkodean.
Setelah bagan struktur akun diidentifikasi, kelas-kelas tertentu yang umumnya diikuti untuk mengembangkan kode rekening khusus, seperti yang ditunjukkan dalam contoh berikut bagan akun:
XX .. 1XXXXX - Aktiva adalah Aktiva umumnya nomor dalam rangka likuiditas aktiva, yaitu
sebagai 11XXX .. XX .. Kas, 12XXX…XX sebagai Piutang, dan sebagainya.
Namun mungkin ada pengecualian, karena beberapa industri, seperti utilitas publik cadangan ..
11XXX … XX urutan untuk biaya Aktiva Tetap, sebagai aset seperti mendominasi neraca.
2XXXXX .. XX - Kewajiban
3XXXXX .. XX - Pemilik / Pemegang Saham Ekuitas 4XXXXX .. XX - Pendapatan
5 XXXXX .. XX - Harga Pokok Penjualan & Jasa
6 XXXXX .. XX - Penjualan, dan Administrasi Umum &
Sistem penomoran ini hanya contoh, setiap perencana bagan akun bisa berbeda-beda pendekatannya.
Bagan Akun Standar
