2. LANDASAN TEORI
2.1. Teori Sistem
Su«tu sistem adalah suatu jaringan keija dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Richard F. Neuschel mendefinisikan prosedur sebagai berikut: “Suatu prosedur adalah suatu urutan operasi tulis-menuHs yang biasanya meiibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang teijadi.”
Karakteristik yang dimiliki oleh suatu sistem adalah sebagai berikut:
a. Komponen sistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekeija sama membentuk sebuah kesatuan. Komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Tanpa mempeduhkan ruang Ungkupnya, suatu sistem selalu terdiri dari subsistem- subsistem atau komponen-komponen sistem. Setiap subsistem bersifat menjalankan suatu ftmgsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keselurulian,
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara sebuah sistem dengan sistem laimiya atau dengan lingkungan luamya. Batas sistem memberi kemungkinan unmk memandang suatu sistem sebagai sebuah kesaman. Batas suatu sistem akan menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem.
Lingkungan luar {environment) sistem didefinisikan sebagai apapun yang berada di luar sistem, yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan ataupun merugikan sistem tersebut.
Lingkungan luar sistem yang menguntungkan akan menjadi energi dari sistem tersebut, yang harus tetap dijaga dan dipehhara. Sedangkan lingkungan luar
sistem yang merugikan hams dikendalikan dan ditahan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
d. Penghubung sistem {interface).
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber daya - sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
Keluaran dari sebuah subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem lainnya, dengan melalui penghubung.
e. Masukan {input) sistem
Masukan sistem adalah sumber daya yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan sistem dapat berupa masukan perawatan {maintenance input) dan masukan sinyal {signal input). Maintenance input adalah sumber daya yang dimasukkan supaya suatu sistem dapat beroperasi. Sedangkan signal input adalah sumber daya yang diproses agar menghasilkan suatu keluaran.
f. Keluaran {output) sistem.
Keluaran sistem adalah hasil dari sumber daya yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat menjadi masukan bagi subsistem lainnya.
g. Pengolah sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubali masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran yang berupa barangjadi.
h. Sasaran sistem.
Suatu sistem pasti memiliki tujuan {goal) atau sasaran {objective). Jika suatu sistem tidak memihki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gimanya.
Sasaran sistem akan menentukan masukan-masukan yang dibutuhkan oleh sistem tersebut dan keluaran-keluaran yang dihasiUcan oleh sistem tersebut.
Suatu sistem dikatakan berhasil, jika berhasil memenuhi saran atau tujuannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi dapat diibaratkan dengan darah yang mengalir di dalam tubuli sebuah organisasi, sehingga informasi menjadi sangat penting bagi organisasi tersebut. Suatu sistem yang kurang mendapat irifcnnasi akan menjadi luruh, dan pada akhimya akan mati.
Infon'iiasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari
informasi adalali data.
Data merupakan kenyataan yang menggambarkan sebuah kejadian dalam sebuah kenyataan. Data adalah sekumpulan fekta yang mewakili kejadian- kejadian yang teijadi dalam suatu organisasi yang belum diubah dalam suatu bentuk yang dapat dimengerti dan dimanfaatkan oleh manusia.
Kualitas sebuah informasi bergantung dari tiga hal, yaitu;
a. Keakuratan (accwra/e).
•Akurat maksudnya informasi hams bebas dari kesalalian-kesalahan dan tidak bias, Informasi harus jelas mencenninkan maksudnya. Selain itu informasi harus akurat karena dari sumber infonnasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak teijadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak infonnasi tersebut.
b. Ketepatan waktu (timelines).
Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boieh terlambat. Infonnasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena infonnasi merupakan landasan dalam mengambil keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.
c. Relevansi {relevance).
Relevan berarti infonnasi tersebut mempunyai maiifat untuk pemakainya.
Relevansi informasi berbeda-beda untuk tiap-tiap orang.
2.3. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang melakukan pengumpulan dan pemrosesan data serta penyimpanan dan pendistribusian informasi yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan
' 1
keputusan dan kontrol dalam suatu organisasi. Sistem informasi juga didefinisikan sebagai sekumpulan prosedur yang diorganisir untuk menyediakan informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan dan melakukan pengontrolan dalam organisasi.
Prosedur-prosedur dalam sistem informasi dituangkan ke dalam bentuk diagram alir {flowchart). Simbol-simbol yang biasanya digunakan dalam flowchart dapat dilihat pada lab el 2.1.
Tabel 2.1. Simbol-simbol Yang Umum Digunakan Pada Flowchart
No Simbol Keterangan
C
Start atau stop processDokumen tercetak
Proses yang dilakukan secara manual Decision (Pilihan)
Pengarsipan secara manual
Entiy data secara manual melalui keyboard online
n '
Proses komputer
Kartu
Barang
la b el 2.1. Simbol-simbol Yang Umum Digimakan Pada Flowchart (sambungan)
10 Penghubung/Zowc/zart pada halaman yang
sama
11 Pengliubune flowchart oada halaman vane
berbeda
Sebuah sistem informasi secara sedertiana dapat digambarkan oleh Gambar 2.1. berikut:
P e n g g u n a
--- £---
I n f o r m a s i
-► K e p u i u s a n
K e i u a r a n
---j ---
P r o s e s
f.—
D a t a P e . n g u m p u l a n
D a t a
Gambar 2.1. Gambaran Sistem Inlormasi Secara Sederhana
Data-data yang dikumpulkan akan menjadi masukan pada suatu proses, yang akan menghasilkan keluaran-keluaraiL Keiuaran yang dihasilkan berupa informasi-informasi yang akan digunakan sebagai panduan untuk melakukan pengambilan keputusan.
2.4. Material Control System
Material Control System pada dasamya adalah suatu sistem informasi yang berfimgsi sebagai kontrol terhadap proses produksi dan aliran material di Departemen Kawat - seksi Drawing PT. Surabaya Wire. Yang dimaksud dengan material adalah bahan baku pembuatan kawat paku, yaitu wire rod dan hasil produksinya berupa kawat paku dan kawat bakar. Dengan penerapan Material Control System diliarapkan setiap transaksi yang teijadi di lingkungan Departemen Kawat - seksi Drawing PT. Surabaya Wire dapat terdokumentasi secara konsisten dan setiap material memiliki kemampuan lacak {trace ability) sehingga dapat dilacak keberadaan dan sejarahnya,
Dengan dokumentasi yang konsisten, diharapkan besaraya loss yang teijadi pada proses produksi Departemen Kawat - seksi Drawing PT. Surabaya Wire dapat dihitung secara akurat dan juga baoyaknya stok kawat di Gudang Kawat dapat diketahui dengan tepat.
