TATAP MUKA
05
MODUL PERKULIAHAN
Pengantar Manajemen
Bab 5 – Pengorganisasian
Disusun oleh: Kode Mata Kuliah: IT-021245
Ardiprawiro, SE., MMSI Fakultas: S1 – Ekonomi
ABSTRAK TUJUAN Organisasi merupakan tempat atau wadah
bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana- prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Setelah membaca modul ini, mahasiswa diharapkan mampu untuk:
Mengetahui pengertian organisasi, memahami pembagian kerja di perusahaan dan bentuk struktur organisasi.
BAB 5
PENGORGANISASIAN
Banyak bentuk organisasi di masyarakat, misalnya negara, partai politik, perkumpulan masyarakat, bahkan bentuk organisasi yang paling kecil yaitu keluarga dan lain sebagainya.
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, yaitu sebagai suatu lembaga atau fungsional, seperti perguruan tinggi, rumah sakit, perwakilan pemerintah, perwakilan dagang, perkumpulan oleh raga dan lain sebagainya, lainnya sebagai proses pengorganisasian pengalokasian dan penugasan para anggotanya untuk mencapai tujuan yang efektif.
5.1 Pengertian Organisasi
Kata organisasi berasal dari istilah Yunani organon dan istilah Latin organum yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Arti organisasi beraneka ragam tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan melihatnya. Walaupun demikian, perbedaan arti tersebut dapat digolongkan ke dalam salah satu dari dua pendapat mengenai organisasi tersebut James D. Mooney mengatakan, "organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai' suatu tujuan bersama", sedangkan Chester I. Barnard memberi pengertian organisasi sebagai suatu sistem dari atau lebih.
Bila dibandingkan kedua pendapat tersebut, sebenarnya tidak ada perbedaan yang kentara karena James D. Mooney memandang organisasi adalah sebagai suatu "badan" di mana terdapat perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama, sedang Chester I.
Barnard melihat organisasi itu merupakan suatu "susunan skematis" di mana tergambar "sistem daripada aktivitas kerja sama". Dengan kata lain, masing-masing melihat organisasi itu dari suatu segi.
Organisasi merupakan tempat atau wadah bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerja sama secara rasional dan sistematis, terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-prasarana, data dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Tanpa mendefinisikan apa organisasi, beberapa penulis mengemukakan bahwa ada tiga ciri dari suatu organisasi, yaitu:
1) Adanya sekelompok orang,
2) Antar hubungan terjadi dalam suatu kerja sama yang harmonis, dan
3) Kerja sama didasarkan atas hak dan kewajiban, serta tanggung jawab masing-masing orang untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan dari tiga ciri yang dikemukakan tersebut, jelas apa yang dapat dimasukkan ke dalam pengertian organisasi dan apa yang tidak dapat dimasukkan ke dalamnya.
Berdasarkan pemahaman di atas, maka dapat disimpulkan bahwa organisasi itu dapat didefinisikan sebagai berikut:
1) Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu.
2) Organisasi dalam arti bagan atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan perspektif administrasi dan manajemen, setiap organisasi selalu ada seseorang atau beberapa orang yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan atau memimpin sejumlah orang yang bekerja sama dengan segala aktivitas dan fasilitasnya. Orang yang bertanggung jawab tersebut harus mengkoordinasikan aneka kegiatan dan sekumpulan orang yang mempunyai kepentingan berbeda. Berbagai kepentingan anggota organisasi yang berbeda dipadukan dan disamakan persepsinya melalui kesepakatan dalam berorganisasi.
5.2 Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen kedua yang dijalankan berdasarkan perencanaan yang sudah disusun sebelumnya. Setelah menyusun rencana, manajer bertugas mengatur berbagai sumber daya sesuai tujuan. Dalam pengorganisasian, ditetapkan individu yang memimpin dan bertanggung jawab terhadap setiap kegiatan pengelolaan sumber daya, serta individu yang akan secara langsung menjalankan berbagai kegiatan pengelolaan sumber daya tersebut dalam upaya pencapaian tujuan.
Terry (1980) mengartikan pengorganisasian sebagai suatu tindakan yang mengusahakan hubungan tingkah laku yang efektif antar-orang sehingga memungkinkan mereka untuk bekerja sama secara efisien dan mencapai kepuasan pribadi terkait pelaksanaan tugas di situasi lingkungan tertentu demi ketercapaian tujuan. Sedangkan Stoner (1996) menyebutkan bahwa pengorganisasian adalah cara dalam mengatur dan mengalokasikan pekerjaan di antara anggota organisasi demi tercapainya tujuan organisasi secara efisien. William H. Newman (2000) mengartikan pengorganisasian adalah pengelompokan aktivitas yang diperlukan untuk merealisasi rencana-rencana ke dalam unit-unit administratif dan menentukan hubungan antara para eksekutif dan para pekerja dalam unit tersebut. Kemudian Hodgett (2001) menyebutkan bahwa pengorganisasian adalah suatu proses di mana seluruh individu dan sumber-sumber dari suatu perusahaan bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sementara itu Daft (2003) mendefinisikan pengorganisasian sebagai pemanfaatan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan strategis. Pemanfaatan tersebut dilakukan melalui pembagian kerja ke dalam berbagai departemen, jabatan, garis wewenang, dan mekanisme pengoordinasian tugas.
Dari uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa proses pengorganisasian mengandung hal-hal berikut:
a) Mengetahui tujuan.
b) Mengetahui kebijakan yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.
c) Mengemukakan kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan serta mengelompokkan kegiatan berdasarkan tujuan.
d) Kelompok kegiatan ini merupakan dasar dalam penentuan bagian-bagian dengan menggunakan sumber daya yang tersedia.
e) Menjamin adanya keseimbangan kegiatan-kegiatan dari bagian-bagian/kelompok, baik secara horizontal ataupun vertikal melalui koordinasi.
Pengorganisasian memiliki fungsi yang amat vital dalam sistem manajemen modern. Hal ini dapat dipahami mengingat fungsi pengorganisasian merupakan mekanisme utama yang dipergunakan para manajer untuk menggerakkan seluruh sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
Penggunaan secara tertib menekankan tercapainya tujuan sistem manajemen dan membantu manajer selain membuat tujuan menjadi jelas, tetapi juga menjelaskan sumber daya mana yang akan dipergunakan untuk mencapainya.
5.3 Pembagian Kerja (Division of Labor)
Pembagian kerja (division of labor) ialah penguraian tugas kerja yang dipertanggungjawabkan oleh anggota organisasi dan tercermin dari struktur organisasi yang dibuat. Tugas unit akan dipecah menjadi pekerjaan yang lebih kecil ataupun dibagi di antara anggota unit tersebut.
Masalah pembagian pekerjaan biasanya mengenai seberapa jauh suatu pekerjaan dispesialisasi, seberapa mampu organisasi dalam membagi pekerjaan, serta seberapa mampu pekerja untuk memenuhi tuntutan kerja yang terspesialisasi.
Spesialisasi pekerjaan akan menghasilkan manfaat sebagai berikut:
a) Pada pekerjaan dengan tugas yang sedikit, pelatihan bagi rekrutan baru dapat diselenggarakan secara lebih mudah dengan biaya yang lebih rendah, sehingga organisasi tidak kesulitan dalam mencari pengganti dari karyawan yang diberhentikan ataupun dipindahkan.
b) Pekerjaan dengan sedikit tugas memungkinkan karyawan untuk memperdalam keahliannya terkait tugas tersebut, sehingga kualitas dari output yang dihasilkannya pun mungkin akan naik.
Dengan adanya spesialisasi kerja, semua pekerjaan tidak dijalankan oleh satu individu, tetapi dipecah menjadi sekumpulan langkah di mana setiap langkahnya akan dijalankan oleh individu yang berbeda. Setiap individu akan dikhususkan untuk menjalankan kegiatan tertentu dari satu pekerjaan yang utuh. Pada banyak organisasi, ada tugas kerja yang menuntut tingginya keterampilan pekerja, sehingga akan dikhususkan bagi pekerja terampil yang memenuhi kualifikasinya. Adapun tugas kerja lainnya yang tidak membutuhkan keterampilan tinggi terspesifikasi nantinya bisa dijalankan oleh pekerja berketerampilan standar.
5.4 Departementalisasi
Selanjutnya struktur organisasi juga menunjukkan adanya departementalisasi.
Departementalisasi atau sering juga disebut sebagai departementasi adalah kegiatan mengombinasikan berbagai pekerjaan individu dan mengelompokkannya menjadi satu kelompok pekerjaan yang utuh. Departementalisasi ialah upaya membagi pekerjaan ke dalam bidang-bidang kegiatan dan fungsional tertentu yang nantinya memiliki spesifikasi, sifat dan batasan wewenang, serta sarana dan prasarana tertentu.
Departementalisasi membatasi kekuasaan dan tanggung jawab dari setiap departemen yang dibentuk sehingga mempermudah karyawan dalam menjalankan pekerjaannya sesuai dengan pembagian kerja yang ditetapkan. Departementalisasi juga akan mempermudah koordinasi karena setiap fungsi dan pekerjaan sudah dibagi secara jelas tugas dan ruang lingkupnya.
Departementalisasi diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut:
a) Departementalisasi Berdasarkan Wilayah
Departementalisasi ini adalah departementalisasi yang didasari penentuan proporsi kekuasaan dan operasi daerah dengan membentuk berbagai kelompok berdasarkan wilayah.
Setiap manajer bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional di suatu wilayah tertentu.
Departementalisasi ini memberi dasar pelatihan bagi tenaga manajerial. Organisasi bisa menempatkan manajer di suatu daerah, lalu menilai program dan progress-nya. Manajer yang ditempatkan secara terkonsentrasi di daerah tertentu akan mampu melihat reaksi riil dari pasar terhadap produk dari organisasinya di daerah tersebut. Departementalisasi ini digambarkan sebagai berikut.
Gambar 5.1 Departementalisasi Berdasarkan Wilayah
b) Departementalisasi Berdasarkan Produksi
Departementalisasi ini adalah departementalisasi berdasarkan jenis produk yang dihasilkan. Pada organisasi bisnis dengan beragam produk, kegiatan dan tenaga kerjanya biasanya dikelompokkan berdasarkan produk. Departementalisasi ini memberi peluang bagi tenaga kerja untuk mengembangkan keahliannya dalam melakukan riset, memproduksi dan mendistribusikan suatu lini produk. Gambarnya dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 5.2 Departementalisasi Berdasarkan Produksi
c) Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan
Departementalisasi ini adalah departementalisasi berdasarkan jenis pelanggan perusahaan yang utamanya dipergunakan dalam pengelompokan berbagai kegiatan penjualan ataupun pelayanan. Departementalisasi ini dibutuhkan ketika suatu divisi menjual sebagian besar ataupun seluruh produknya kepada pelanggan tertentu. Gambarnya dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 5.3 Departementalisasi Berdasarkan Pelanggan
d) Departementalisasi Berdasarkan Fungsi
Departementalisasi ini mengelompokkan organisasi berdasarkan bidang fungsi tertentu.
Individu yang menjalankan fungsi yang sama akan dikelompokkan bersama, misalnya fungsi pemasaran, produksi, personalia dan keuangan. Gambarnya dapat dilihat sebagai berikut.
Gambar 5.4 Departementalisasi Berdasarkan Fungsi 5.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan suatu sistem kerja pelaporan dan komunikasi dari berbagai tugas yang saling mengaitkan pekerjaan individual dengan pekerjaan berkelompok. Struktur organisasi menggambarkan alokasi kerja melalui berbagai divisi beserta alur koordinasi hasil kerjanya yang intinya ditujukan bagi pencapaian sasaran organisasi yang bersangkutan.
Faktor penentu rancangan struktur organisasi antara lain sebagai berikut:
a) Besar kecilnya organisasi
Besar organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, maka struktur organisasi akan semakin kompleks, demikian juga sebaliknya.
b) Strategi organisasi
Hasil penelitian terhadap perusahaan di Amerika membuktikan adanya hubungan antara strategi dan struktur. Dalam hal ini, struktur mengikuti strategi.
c) Teknologi
Teknologi yang dipergunakan dalam berproduksi akan turut membedakan bentuk dari struktur organisasi. Perusahaan berteknologi modern cenderung membutuhkan struktur yang kompleks dibandingkan perusahaan berteknologi tradisional.
d) Karyawan
Kemampuan dan keterampilan karyawan juga akan mempengaruhi bentuk dari struktur organisasi.
5.6 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Menurut pola hubungan kerja, serta lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, maka bentuk- bentuk struktur organisasi itu dapat dibedakan sebagai berikut:
a) Bentuk Garis
Bentuk organisasi ini ditemukan oleh Henry Fayol. Merupakan organisasi tertua di dunia.
Sering pula disebut dengan organisasi militer, karena banyak digunakan oleh kalangan militer
pada jaman dulu. Di sini wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran yang tunggal di mana masing-masing bagian di bawah pengawasan satu bagian dari jenjang yang setingkat di atasnya.
Di samping itu salah satu ciri yang menonjol dari struktur organisasi ini yaitu bahwa bawahannya hanya memiliki satu pimpinan tunggal atau satu komando. Tipe ini menjamin disiplin tinggi pada bawahan.
Kelebihan:
- Kesatuan komando terjamin baik.
- Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
- Rasa solidaritas di antara karyawan tinggi.
Kelemahan:
- Terlalu tergantung pada satu orang, sehingga kalau orang itu tidak mampu maka organisasi terancam kehancuran.
- Pimpinan cenderung otokratis.
- Kesempatan karyawan untuk berkembang kecil.
Gambar 5.5 Struktur Organisasi Garis
b) Bentuk Garis dan Staf
Penemu bentuk struktur organisasi ini adalah Harrington Emerson. Umumnya bentuk ini dianut oleh organisasi besar. Daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang kompleks.
Bentuk ini merupakan variasi dari bentuk garis dan bertujuan menghilangkan kelemahan dari bentuk struktur garis. Adanya staf ahli akan memberi pertimbangan kepada pimpinan sehingga kesalahan pimpinan diharapkan sekecil mungkin.
Kelebihan:
- Efektif digunakan oleh setiap organisasi besar.
- Pengambilan keputusan yang lebih sehat, lebih mudah diambil karena adanya staf ahli.
- “The right man on the right place” lebih mudah dilaksanakan.
Kelemahan:
- Solidaritas sulit diharapkan.
- Koordinasi sulit dilaksanakan.
Gambar 5.6 Struktur Organisasi Garis dan Staf
c) Bentuk Fungsional
Bentuk ini ditemukan oleh F.W. Taylor. Di sini pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap atasan berwewenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.
Bentuk ini biasa digunakan untuk mengorganisasi kegiatan di bengkel-bengkel atau pabrik-pabrik. Ciri dari bentuk struktur organisasi ini adalah setiap peralatan kerja yang sama dijadikan dalam satu kelompok/ruang kerja atau satu departemen. Dampaknya adalah setiap pekerja langsung didepartemen ini akan memunyai banyak atasan.
Kelebihan:
- Pembidangan tugas jelas.
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan.
- Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Kelemahan:
- Karena adanya spesialisasi, susah mengadakan “tour of duty.”
- Sulit diadakan koordinasi, karena karyawan lebih mementingkan bagiannya.
Gambar 5.7 Struktur Organisasi Fungsional
d) Bentuk Matriks
Bentuk organisasi ini dibuat untuk kepentingan tertentu, seperti pengerjaan suatu proyek.
Tujuan dibuatnya bentuk ini adalah untuk memberi penekanan pada koordinasi antar departemen. Bentuk struktur organisasi seperti ini hanya berlaku selama berlangsungnya suatu proyek . Apabila proyeknya selesai, maka berakhir pulalah penggunaan struktur organisasi ini.
Kelebihan:
- Memberikan keluwesan kepada organisasi.
- Merangsang kerja sama antar disiplin.
- Melibatkan, memotivasi, dan menantang para pegawai.
- Mengembangkan keterampilan pegawai.
- Membebaskan pimpinan teras dari keharusan menyusun rencana.
- Merangsang orang untuk mengidentifikasi diri dengan proyek akhir.
- Memungkinkan para pakar dialihkan ke setiap bidang yang memerlukannya.
Kelemahan:
- Risiko timbulnya perasaan anarki.
- Mendorong terjadinya persaingan kekuasaan.
- Dapat menimbulkan lebih banyak diskusi daripada tindakan.
- Menuntut adanya keterampilan yang tinggi dalam hubungan antar perorangan.
- Penerapannya memerlukan biaya besar.
- Ada risiko beberapa tim proyek mengerjakan tugas yang sama.
- Merugikan moral, jika pegawai harus dihukum kembali.
Gambar 5.8 Struktur Organisasi Matriks
DAFTAR PUSTAKA
1. Mukhyi, M.A., & Saputro, I.H. 1995. Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE), Depok:
Penerbit Gunadarma
2. Priyono. 2007. Pengantar Manajemen, Sidoarjo: Zifatama
3. Krisnandi, H., Efendi, S., & Sugiono, E. 2019. Pengantar Manajemen, Jakarta: LPU-UNAS 4. Pratama, R. 2020. Pengantar Manajemen, Sleman: Penerbit Deepublish
5. Sadikin, A., Misra, I., & Sholeh H, M. 2020. Pengantar Manajemen dan Bisnis, Yogyakarta:
Penerbit K-Media
6. Silalahi, Marto., dkk. 2020. Dasar-Dasar Manajemen dan Bisnis, Medan: Yayasan Kita Menulis
7. http://etheses.iainkediri.ac.id/1455/3/932113615%20-%20BAB%20II.pdf, diakses pada 26 Februari 2022 pukul 07.00.
8. https://accurate.id/marketing-manajemen/bcg-matrix/, diakses pada 27 Februari 2022 pukul 07.00.
9. Kusworo. 2019. Manajemen Konflik dan Perubahan dalam Organisasi, Bandung: Alqaprint Jatinangor
