DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA.

(1)

commit to user

DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI MENGGUNAKAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI PUSAT SUMBER BELAJAR

UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya

(A.Md.) Dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

SHOFI MUMTAHANATUL WAHIDAH D1810091

PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

(3)

commit to user

iii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH

Saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang bertanda tangan

dibawah ini,

NAMA : Shofi Mumtahanatul Wahidah

NIM : D1810091

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir

JUDUL :DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI

MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI

PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS

AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA

PEMBIMBING : Sri Herwind ya Baskara W, S.Sos., M.Si.

TANGGAL DIUJI : 27 Mei 2013

Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) yang saya susun adalah benar-benar

karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan

tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya

sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas

termasuk pencabutan gelar vokasi yang telah saya peroleh.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan

apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup

menanggung segala konsekuensinya.

Surakarta, 2013

Shofi Mumtahanatul Wahidah

(4)

commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

NAMA : Shofi Mumtahanatul Wahidah

NIM : D1810091

Program Studi : Perpustakaan

Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jenis Karya : Tugas Akhir

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada

Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif

(Non-ekslusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:

DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA

beserta instrument / desain / perangkat ( jika ada ). Berhak menyimpan, mengalih

bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database),

merawat serta mempublikasikan Tugas Akhir saya selama tetap mencantumkan

nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing sebagai co Author atau

pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : Surakarta

Pada Tanggal : 2013

Yang membuat pernyataan

Shofi Mumtahanatul Wahidah

(5)

commit to user

(6)

commit to user

vi MOTTO

“wa man jaahada fa-innamaa yujaahidu linafsihi, Barangsiapa bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhannya itu adalah untuk

dirinya sendiri.”

(QS Al-Ankabut [29]: 6)

"Allah mencintai orang yang cermat dalam meneliti soal-soal yang

meragukan dan yang tidak membiarkan akalnya dikuasai oleh nafsunya."

(Nabi Muhammad saw)

Syukurilah apa yang ada, maka Allah akan melimpahkan segala

nikmat yang akan kita terima

(7)

commit to user

vii PERSEMBAHAN Kupersembahkan karya sederhana ini untuk :

 Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, karunia serta hidayahnya.

 Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan motivasi, kasih sayang,

perhatian serta do’a.Beliau adalah “You Are the Motivation of My Life”.

 Adikku tersayang yang selalu menjadi teman berbagiku setiap saat.

 Seseorang yang kelak menjadi imamku, yang telah menjadi penenang jiwa,

penghibur hati, pemberi semangat, sabar dan setia mendampingiku disaat

suka maupun duka.

 Sahabat-sahabatku (Ika, Dian, Yanti, Erlina, Dwi, Errysa, Nia) yang telah

memberikan semangat dan memberikan pelajaran-pelajaran yang sangat

berharga dan terimakasih untuk persahabatan yang kalian berikan.

 Teman-teman Kost Shofiy (Nur, Mb Dinia, Mb Vani, Novia, Winda, Riska,

Mak Cupu) terima kasih telah menjadi keluarga keduaku.

 Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2010

 Keluarga besar Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan

Yogyakarta terimakasih untuk dukungan dan bimbingannya.

(8)

commit to user

viii ABSTRAK

Shofi Mumtahanatul Wahidah, 2013. D1810091. “DIGITALISASI KOLEKSI SKRIPSI MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERPUSTAKAAN (SIMPUS) DI PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA” Tugas Akhir. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui langkah-langkah pengolahan skripsi sampai pendigitalisasian, cara penelusuran informasi pada koleksi skripsi, kendala, dan upaya menangani kendala dalam proses pendigitalisasian koleksi skripsi dengan menerapankan software Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS).

Penelitian Tugas Akhir ini dilakukan di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta dengan menggunakan empat metode pengumpulan data yakni metode observasi (pengamatan), metode studi pustaka, metode dokumentasi, dan metode wawancara.

Hasil observasi menunjukan proses digitalisasi koleksi skripsi dengan menggunakan softwa re SIMPUS menggunakan beberapa menu e-book pada menu

Koleksi yang terdapat di software SIMPUS. Penerapan software SIMPUS

memiliki beberapa kendala dalam proses pendigitalisasian koleksi skripsi.

Adapun saran yang penulis sampaikan untuk meningkatkan kinerja di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, diantaranya: 1) Memaksimalkan softwa re Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS). Sehingga softwa re Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan (SIMPUS) tersebut tidak sering mengalami gangguan selama digunakan dalam kegiatan Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta, 2) Meningkatkan dan mengoptimalkan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) melalui pelatihan,

seminar maupun lokakarya, 3) File yang diupload tersebut diupload secara

keseluruhan tidak hanya pada Bab-Bab tertentu saja sehingga pemustaka dapat memanfaatkan informasi tersebut secara maksimal, 4) Memberikan password dan watermark pada skripsi, sehingga skripsi tersebut terlindungi, 5) Menjaga kestabilan aliran listrik agar tidak sering padam di Pusat Sumber Belajar

Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta dengan menambah genset sehingga tidak

mengganggu proses digitalisasi koleksi skripsi, 6) Melakukan recruitment

mahasiswa bekerja (Student Employment) sebagai uploader dalam proses

digitalisasi koleksi skripsi.

(9)

commit to user

ix ABSTRAK

Shofi Mumtahanatul Wahidah, 2013. D1810091. “MINOR THESIS DIGITALIZATION COLLECTION USER LIBRARY MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM IN LEARNING RESOURCE CENTER OF AHMAD DAHLAN UNIVERSITY YOGYAKARTA” Final Project. Sosial and Politic Sciences Faculty of Sebelas Maret University Surakarta.

The aims of writing this Final Project to know the steps of preparation minor thesis till digitalization, the way of searching information in collection minor thesis, obstacle, and the effort to handle the obstacle in processing of

collecting minor thesis digitalization by implementation softwa re Library

Management Information System.

The research of the Final Project was carried out in Learning Resource Center of Ahmad Dahan Uniersity Yogyakarta by using four data collection methods they are observation method (observation), book study method, documentation method, and interview method.

The result of observation showed process of collecting minor thesis

digitalization by using softwa re Library Management Information System used

some menu e-book on menu collection which is in softwa re Library Management

Information System. Implementation softwa re Library Management Information

System has some obstacle in processing collection minor thesis digitalization.

As for the suggestion that the author convey to improve performance in Learning Resource Center of Ahmad Dahlan University Yogyakarta, including: 1)

Maximizing software Library Management Information System. So that softwa re

Library Management Information System is not often used in the impaired during activities Learning Resource Center of Ahmad Dahlan University Yogyakarta, 2) Improving and optimizing empowering Human Resource (HR) through training, seminars, and workshops 3) The uploaded file is uploaded as a whole not just the particular Chapters so user can utilize this information to the fullest, 4) Provide a password and watermark on the paper, so the paper can be protected, 5) Maintaining the stability of the flow power outages that are not often in the Learning Resource Center of Ahmad Dahlan University Yogyakarta by adding generators so as not to discrupt the process of digitizing the collection thesis, 6)

Conduting recruitment of students work (Student Employment) as uploader in the

process of digitizing the collection minor thesis.

(10)

commit to user

x

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb

Alhamdulillah, puji syukyur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang

telah senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya, sehingga penulisan tugas

akhir ini dapat diselesaikan sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli

Madya Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih jauh dari sempurna,

semua itu tidak lepas dari kodrat manusia yang selalu mempunyai kesalahan dan

kekurangan karena keterbatasannya. Akan tetapi penulis berharap semoga Tugas

Akhir ini bisa menambah wawasan dan memberikan banyak manfaat bagi

pembaca dan khususnya bagi penulis juga.

Ada banyak pihak yang membantu dalam penulisan ini, baik secara langsung

maupun tidak langsung. Melalui kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan

terima kasih yang tulus kepada :

1. Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan hidayahnya selama

penulis mengerjakan Tugas Akhir.

2. Bapak Sri Herwind ya Baskara Wija ya, S.Sos., M.Si selaku

pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir.

3. Dian Hapsari, S.Sos., M.IP Selaku penguji Tugas Akhir.

4. Bapak Drs. Haryanto, M. Lib., selaku Ketua Program Diploma III Fakultas

(11)

commit to user

xi

5. Bapak Prof. Drs. Parwito, Ph. D., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

6. Bapak Drs. Widyantoro, M.Si selaku pembimbing akademik.

7. Bapak dan Ibu Dosen jurusan DIII Ilmu Perpustakaan FISIP Universitas

Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan banyak ilmu dan

pengetahuan kepada penulis.

8. Bapak Drs. Aris Thobirin, M.Si, selaku Pimpinan Pusat Sumber Belajar

Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta yang telah memberikan ijin

kepada penulis untuk melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).

9. Seluruh staf dan karyawan Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad

Dahlan Yogyakarta terimakasih atas bantuan dan bimbingannya.

10.Semua pihak yang telah membantu dan memudahkan penulis dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Akhir kata, Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua

pihak khususnya untuk perkembangan Ilmu Pengetahuan di dunia Perpustakaan.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Surakarta, 2013

(12)

commit to user

xii DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN ... ii

HALAMAN PERNYATAAN ... iii

HALAMAN PERNYATAAN PUBLIKASI ... iv

HALAMAN PENGESAHAN ... v

MOTTO ... vi

PERSEMBAHAN ... vii

ABSTRAK ... viii

KATA PENGANTAR ... x

DAFTAR ISI ... xii

DAFTAR BAGAN ... xvi

DAFTAR TABEL ... xvii

DAFTAR GAMBAR ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xix

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 4

C. Tujuan ... 5

(13)

commit to user

xiii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Perpustakaan ... 9

B. Fungsi Perpustakaan ... 10

C. Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 11

D. Grey Literature ... 13

E. Teknologi Informasi ... 14

F. Otomosi Perpustakaan ... 15

G. Perpustakaan Digital (Digital Library) ... 19

H. Pendigitalisasian ... 23

I. Perangkat Pendukung Digitalisasi Perpustakaan ... 24

J. Software SIMPUS ... 27

BAB III GAMBARAN UMUM PUSAT SUMBER BELAJAR UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA A. Sejarah dan Perkembangan Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 28

B. Tugas Pokok, Fungsi, Visi, dan Misi Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 30

C. Struktur Organisasi Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 31

D. Personalia Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 33

E. Koleksi Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 34

(14)

commit to user

xiv

G. Persyaratan menjadi Anggota Pusat Sumber Belajar Universitas

Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 37

H. Hak Anggota Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan

Yogyakarta ... 38

I. Gedung dan Fasilitas Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad

Dahlan Yogyakarta ... 39

J. Jenis Layanan yang terdapat Pusat Sumber Belajar Universitas

Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 46

K. Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka di Pusat Sumber

Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 48

L. Tata Tertib Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan

Yogyakarta ... 51

M. Sanksi-Sanksi di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad

N. Waktu Pelayanan Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad

BAB IV PEMBAHASAN

A.Proses Pengolahan Skripsi sampai Pendigitalisasian pada

Softwa re SIMPUS di Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad

B. Cara Penelusuran Informasi pada Koleksi Skripsi pada Software

SIMPUS Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan

Yogyakarta ... 67

C. Kendala yang dihadapi pada Pendigitalisasian dan Penelusuran

Informasi pada Software SIMPUS Pusat Sumber Belajar

(15)

commit to user

xv

D. Upaya dalam Mengahadapi Kendala Pendigitalisasian

dan Penelusuran Informasi pada Softwa re SIMPUS Pusat

Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 76

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ... 79

B. Saran ... 81

DAFTAR PUSTAKA ... 83

(16)

commit to user

xvi

DAFTAR BAGAN

(17)

commit to user

xvii

BAGAN TABEL

Tabel 1. Profil Pegawai Pusat Sumber Belajar Universitas Ahmad Dahlan

Yogyakarta ... 33

Tabel 2. Data Ruangan Pusat Sumber Belajar Kampus I Universitas Ahmad

Tabel 3. Data Ruangan Pusat Sumber Belajar Kampus II Universitas Ahmad

Tabel 4. Data Ruangan Pusat Sumber Belajar Kampus III Universitas Ahmad

Tabel 5. Data Fasilitas Pusat Sumber Belajar Kampus I Universitas Ahmad

Tabel 6. Data Fasilitas Pusat Sumber Belajar Kampus II Universitas Ahmad

(18)

commit to user

xviii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Contoh CD Skripsi ... 55

Gambar 2. Tampilan Awal AnyBizsoft PDF to Word ... 57

Gambar 3. Tampilan Menu Import File PDF ... 58

Gambar 4. Tampilan Kotak Dialog Convert ... 59

Gambar 5. Tampilan Indikasi Sukses ... 60

Gambar 6. Tampilan Penyimpanan File dalam Format PDF ... 61

Gambar 7. Tampilan Login ... 62

Gambar 8. Tampilan Sub Menu ... 63

Gambar 9. Proses Entry Data dan Upload ... 65

Gambar 10. Tampilan Digilib Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta ... 68

Gambar 11. Tampilan Login Anggota ... 69

Gambar 12. Tampilan Kata Kunci Tunggal ... 70

Gambar 13. Tampilan Kata Kunci Advance ... 71

Gambar 14. Tampilan Pencarian Metadata ... 72

Gambar 14. Tampilan Metadata ... 73

(19)

commit to user

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas

Lampiran 2. Surat Balasan Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 3. Form Penilaian Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 4. Sertifikat Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 5. Presensi Kuliah Kerja Perpustakaan Pusat Sumber Belajar Kampus I

Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta

Lampiran 6. Presensi Kuliah Kerja Perpustakaan Pusat Sumber Belajar Kampus II Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta

Lampiran 7. Presensi Kuliah Kerja Perpustakaan Pusat Sumber Belajar Kampus I Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta

Lampiran 8. Catatan Kerja Harian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 9. Laporan Periodik Minggu I

Lampiran 10. Laporan Periodik Minggu II

Lampiran 11. Laporan Periodik Minggu III

Lampiran 12. Laporan Periodik Minggu IV

Lampiran 13. Laporan Periodik Minggu V

Lampiran 14. Laporan Periodik Minggu VI

Lampiran 15. Laporan Periodik Minggu VII

Lampiran 16. Laporan Periodik Minggu VIII

Lampiran 17. Laporan Periodik Minggu IX