PENGARUH MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA YANG BAIK TERHADAP KINERJA KARYAWAN
INFLUENCE OF THE GOOD MANAGEMENT OF OFFICE FACILLITIES AND INFRASTRUCTURE TO EMPLOYEES PERFORMANCE
Oleh
Aafi Fakhruddin
Program Studi D3- Administrasi Bisnis,Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung
Abstak
Ketersediaan prasarana dan sarana penunjang dalam sebuah kantor diharapkan dapat meningkatkan kinerja seluruh karyawan yang ada di dalam kantor tersebut, bukan hanya dalam segi kuantitas, namun juga dalam segi kualitas kerja dan menghasilkan sumber daya manusia yang unggul,sehingga pada akhirnya dapat memajukan kantor tersebut. Jurnal ini bertujuan untuk menggali lebih dalam mengenai pengaruh antara ketersediaan prasarana dan sarana penunjang kantor dengan kinerja dari karyawan. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data yaitu dilakukan dengan melakukan leterature rieview dengan sumber-sumber informasi yang dapat di pertanggungjawabkan misalnya karya tulis ilmiah berupa artikel, Jurnal Penelitian dan buku-buku karya penulis yang sudah teruji kebenarannya.
Kata kunci : Sarana, Prasarana, dan Kinerja Karyawan.
ABSTRAC
Availability of infrastructure and supporting facilities in an office is expected to improve the performance of all employees in the office not only in terms of quantity, but also in terms of quality of work and produce excellent human resources, so that ultimately can advance the office. This journal aims to explore more deeply about the influence between the availability of infrastructure and office support facilities with the performance of employees. The method used to collect data is done by leterature rieview with sources of information that can be accounted for example scientific papers in the form of articles, Journal of Research and books by the author who has been tested the truth.
Pendahuluan
Di era globalisasi sekarang ini, peningkatan kualitas sumberdaya manusia merupakan hal yang sangat di butuhkan untuk menghadapi tantangan yang menunggu di depan nanti. Hal ini dikarnakan banyaknya perubahan- perubahan yang terjadi di berbagai bidang. Misalnya saja di bidang teknologi yang kemajuannya Semakin tahun semakin maju saja, peralatan teknologi yang di gunakan oleh manusia saat ini, bisa jadi kedepannya akan lebih hebat lagi dan lagi, sehingga sumberdaya manusia saat ini tidak dapat menggunakan teknologi tersebut. Oleh sebab itu peningkatan kualitas sumberdaya manusia mutlak diperlukan.
Peningkatan kualitas sumberdaya manusia dapat dimaknai sebagai sutau bentuk usaha yang dilakukan oleh seseorang atau ,suatu lembaga swasta maupun instansi pemerintahan untuk menaikan kemampuan sumberdaya manusia yang ada saat ini di suatu bidang ataupun berbagai bidang. Adapun kemampuan yang harus ditingkatkan yaitu pengetahuan, keterampilan atau skill dan cara merawatnya.
Ada berbagai cara yang dapat dilakukan oleh seseorang, atau lembaga Swasta maupun Instansi pemerintahan dalam upaya meningkatkan kualitas sumberdaya manusia yang ada misalnya melalui pendidikan, pelatihan dan kursus-kursus yang banyak menawarkan jasanya diluar sana.
Apabila dikaitkan dengan keingina sebuah perusahaan pastilah sitiap perusahaan memenginginkan karyawan yang memiliki pengetahuan,kedisiplinan dan keterampilan dalam berbagai bidang baik itu di bidang pengetahuan umumt tentang profesinya maupun di dalam menggunakan suatu alat.
Namun adakalanya keinginan yang diharapkan oleh perusahaan tidak sesuai dengan kenyataanya dilapangan dan pastilah diantara banyaknya karyawan yang memiliki kemampuan yang baik tersebut ada saja karyawan yang memiliki kemampuan dibawah standar yang telah ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan masih harus melakukan pelatihan kepada karyawan yang masih dibawah standar untuk meningkatkan kemampuannya.
Selain kemampuan karyawan yang harus memadai salah satu faktor yang menentukan keberhasilan proses kerja yaitu adalah tersedianya prasarana dan sarana penunjang kerja yang baik sehingga proses kerja yang dilakukan oleh karyawan tidak terhambat sehingga tujuan dari perusahaan tersebut dapat tercapai sesuai yang telah ditetapkan sebelumnya.
Mengingat dari hal diatas dapat di simpulkan bahwa manajemen sarana dan prasarana merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan sebab dapat di bilang dengan adanya manajemen sarana dan prasarana kantor, sarana dan prasarana kantor akan dapat terjaga dan terawasi serta jelas kegunaannya. Pada saat memanaje sarana dan prasarana kator pimpinan haruslah menjadi pihak yang paling bertanggung jawab atas kegiatan tersebut. Dan para karyawan pun sebagai pengguna sarana dan prasarana yang telah disediakan haruslah bertanggung jawab dalam memanfaatkan dan merawat barang-barang yang telah tersedia. Oleh karena itu, tersedianya perlengkapan-perlengkapan yang ada di perusahaan diharapkan semua karyawan-karyawan bisa melakukan pekerjaanya dengan seefektif mungkin dan melakukan pekerjaannya dengan efisien.
harus dilakukan dalam suatu perusahaan mengingat pengaruh dari kegiatan tersebut yang bisa dibilang cukup besar apabila tidak dilaksnakan. Namun kegiatan manajemen atau pengelolaan ini pun tidak bisa dilakukan dengan sembarangan harus ada seorang atau beberapa karyawan yang di tunjuk untuk memanaje sarana dan prasarana yang ada di perusahaan tersebut, sehingga pada kegiatan tersebut ada orang yang bertangggung jawab didalamnya. Selain karyawan yang ditunjuk semua karyawan yang menggunakan sarana dan prasarana yang telah disediakan oleh perusahaan pun haruslah bertanggung jawab apabila menggunakannya, jadi bukan hanya orang yang ditunjuk saja yang harus merawat dan menjaga sarana dan prasarana tersebut sehingga saat di perlukan tersedia namun juga semua karyawan. Oleh karena adanya manajemen terhadap Perlengkapan dan pedoman bagi para karyawan dalam bekerja di perusahaan, membuat seorang pimpinan dapat dengan lebih mudah dalam membuat sebuah perencanaan mengenai barang dan praturan-peraturan apa saja yang baik untuk disediakandan di terapkan di dalam perusahaannya dan juga memudahkan pimpinan dalam mendata hal-hal yang disudah tersedia diperusahaan dan hal apa saja yang masih kurang dan harus di tambahkan dalam perusahaannya. Apabila urutan-urutan kerja yang harus dikerjakan dalam melakukan manajemen sarana dan prasarana telah dilakukan dengan sebaik mungkin dan berjalan sesuai dengan apa yang telah direncanakan maka hal ini akan memberikan sesuatu pengaruh yang sangat baik bagi karyawan-karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut dan lebih efisien. Sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Sarana dan prasaran juga merupakan suatu bagian yang tidak dapat di pisahkan dari suatu manajemen perusahaan sebab perlengkapan sarana dan prasarana memegang fungsi yang sangat di butuhkan bagi sebuah perusahaan dalam
mengadakan penyelenggaraan kerja di perusahaan. Sarana kantor merupakan hal yang tidak dapat diabaikan dalam sebuah perusahaan. Sarana dan prasarana yang tepat juga dapat meningkatkan dan memperlancar pekerja dalam melakukkan pekerjaannya sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Dengan tersedianya sarana dan prasarana dalam suatu perusahaan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan bermakna.
Apabila didalam suatu perusahaan hanya memiliki barang-barang yang sangat minim untuk diguanakan oleh para pekerja dalam melakukan kegiatan kerjanya, pastilah hal ini akan menghasilkan kualitas pekerjaan yang kurang maksimal dari para karyawannnya. Dengan kata lain proses penyelenggaraan pekerjaan di perusahaan bukan hanya dipengaruh oleh kemampuan dari para karyawan namun juga dari keberadaan dan kelengkapan dari sarana dan prasarana yang ada di perusahaan tersebut.
Dewasa ini tidak bisa dipungkiri kemajuan akan perkembangan ilmu pengetahuan dan semakin canggihnya teknologi yang diciptakan oleh manusia, maka dapat dianalogikan bahwa untuk melakukan suatu kegitan kerja diperlukan penggunaan mesin-mesin maupun alat-alat kantor yang lebih baik, juga sebagai motivasi untuk para karyawan dan penggunaan waktu yang lebih singkat. Agar dapat mengahasilkan sistem kerja yang sesuai dengan apa yang diingikan oleh pimpinan dan dapat mencapai tujuan dari didirikannya perusahaan tersebut, oleh karenanya sarana kerja yang akan digunakan haruslah di usahakan semaksimal mungkin sehingga pekerja pun melakukan yang terbaik dalam menjalankan kegiatan kerjanya.
1. Bagimana Manajemen sarana dan prasarana yang baik di dalam sebuah perusahaan
2. Seberapa penting sarana dan prasarana dalam sebuah perusahaan dan,
3. Kaitan antara manajemen sarana dan prasarana yang baik di perusahaan dengan peningkatan kinerja karyawan.
Tujuan di buatnya jurnal ini yaitu tidak lain dan tidak bukan untuk mengetahui dan menggali lebih dalam mengenai bagaimana manajemen sarana dan prasaran kantor di terapkan dengan baik di dalam sebuah perusahaan, seberapa penting sarana dan prasaran kantor bagi para karyawan dalam menjalankan roda kegiatan kerjanya di dalam sebuah perusahaan dan apa kaitan antara manajemen sarana dan prasarana kantor yang baik di perusahaan dapat mempengaruhi peningkatan kinerja karyawan-karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Metodologi
Menurut pengertiannya Metode merupakan suatu langkah atau step yang digunakan untuk menggali dan mengetahui informasi dari hal yang sedang dicari tahu, dengan menggunakan cara-cara yang teratur dan tertata dengan baik serta terintegrasi. Adapun yang dimaksud dengan metodologi yaitu suatu telaah yang mendalam yang digunakan untuk mempelajari aturan-aturan yang digunakan dalam sebuah cara untuk melakukan penelitian. Setelah melihat dari uraian pengertian dan makna diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa metode penelitian merupakan suatu pengamatan yang mendalam pada suatu aturan-aturan yang di gunakan dalam suatu kegiatan penelitian. (Narbuko, 2004)
Metode yang digunakan dalam melakukan penelitian dalam jurnal ini yaitu dengan
menggunakan pendekantan kaji pustaka sehingga dalam jurnal ini tidak terdapat hasil penelitian secara langsung di lapangan. Dan hasil yang diharapkan dalam jurnal ini yaitu adalah bagaimana kaitannya antara manajemen sarana dan prasarana dengan peningkatan kinerja karyawan.
Pembahasan
1. Manjemen Sarana dan
Prasarana
a.Manajemen
Manajemen merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dalam mengatur, merencanakan, mengadakan dan merawat atau memperhatikan serta melakukan pengawasan didalam suatu instansi yang merupakan suatu sumberdaya baik sumberdaya manusia maupun non manusia yang bertujuan agar apa yang telah dicita-citakan oleh sebuah organisasi dapat tercapai.
Makna dari manajemen sendiri sering di artikan sebagai suatu ativitas yang dilakukan untuk mengatur, mengelola, merawat dan mengawasi macam-macam sumber daya yang ada baik itu sumberdaya manusia maupun sumber daya bukan manusia yang dilakukan dengan cara berkolaborasi dengan orang lain melalui cara-cara tertentu sehingga tujuan yang ingin di capai dapat tercapai.
Menurut Nanang Fattah
bagaimana orang bekerja sama. Dikatakan sebagai kiat karena menurut Follet suatu kegiatan manajemen dalam mencapai tujuannya dengan cara-cara mengatur orang lain untuk menjalankan sebuah tugas. Dipandang sebagai profesi karena manajemen dilandasi oleh keahlian khusus untuk mencapai prestasi sebagai manajer, dan para profesional dituntut oleh suatu kode etik. (Arifin, 2012)
Dalam proses memanajemen harusalah terdapat fungsi-fungsi pokok yang ditampilkan oleh seorang manajer dalam memanajemen yaitu perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading) dan pengawasan ( Controlling ). Oleh karena itu, oleh sebab itu, manajemen di artikan sebagai suatu proses kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala aspeknya agar tujuan organisasi dapat tercapaai secara efektif dan efisien.
b.Perlengkapan dan Peratuaran Kantor
Perlengkapan kantor adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam proses penyelenggaraan kegaiatan kerja berupa fisik yang bergerak maupun tidak bergarak yang menyebabkan seseorang dapat bekerja sehingga tujuan dari kantor tersebut nantinya dapat tercapai dengan baik sesuai dengan apa yang telah diharapkan sebelumnya.
Suatu perlengkapan kantor juga dapat di klasifikasikan menjadi
beberapa kategori apabila di lihat dari beberapa sudut yaitu : habis tidaknya di pakai, bergerak atau tidak bergeraknya sarana pada waktu perlengkapan tersebut dipakai dalam kegiatan kerja dan kaitannya dengan keberlangsungan proses kerja.
Apabila ditijau dengan sudut apakah barang itu cepat habis atau lama habisnya saat dipakai, terdapat dua macam perlengkapan kantor yang dapat diklasifikasikan. perlengkapan kantor yang dapat habis dengan cepat saat dipakai dan perlengkapan kantor yang tahan lama saat dipakai. Perlengkapan kantor yang cepat habis saat dipakai dapat diartikan sebagai semua alat maupun bahan yang bisa habis dalam waktu yang dapat dibilang cukup singkat apabila digunakan dalam suatu kegiatan kerja, alat atau bahan tersebut misalnya alat tulis, kertas, tinta printer, bahan-bahan baku dan lain sebagainya. Sedangkan sarana kantor yang tidak habis dipakai merupakan semua alat atau bahan yang bisa dipakai berkali-kali dan tidak cepat habis dalam waktu yang singkat apabila digunakan dan relatif lama masa penggunaanya. Misalnya meja, kursi, kabinet, mesin-mesin produksi dan lain sebagainya.
yaitu adalah semua sarana yang dalam penggunaannya tidak dapat di pindah-pindah dengan mudah dan harus menggunakan alat lain. Contohnya seperti mesin-mesin produksi, alat-alat berat dan lain sebagainya.
Selain dari dua sudut yang sudah di jelaskan di atas, masih ada satu lagi cara yang dapat di gunakan sebagai sudut untuk mengklasifikasikan sarana kantor yaitu dengan melihat hubungan antara sarana kantor dengan proses kerja dari karyawannya. Dalam hubungannya dengan kegiatan proses kerja, perlengkapan sendiri dapat dikelompokan kedalam dua golongan yaitu perlengkapan tulis kantor dan mesin-mesin produksi kantor. Perlengkapan tulis kantor yaitu merupakan alat-alat yang langsung bisa digunakan dalam melakukan pekerjaan catat-mencatat yang dilakukan dalam kantor untuk mendukung keberlangsungan pekerjaan kantor. Contoh dari alat-alat tersebut misalnya pulpen,tip x, kertas,sepidol dll. Sedangkang mesin-mesin produksi kantor yaitu merupakan perlengkapan-perlengkapan yang digunakan untuk membuat dan memperlancar kegiatan produksi yang di lakukan di kantor. Contohnya mesin foto copy, printer, scanner, fax dll.
Sedangkan menurut Harmon Chaniago dalam bukunya yang berjudul Manajemen Kantor Kontemporer bahwa “ prasarana adalah segala sesuatu berupa non fisik yang menjadi pedoman, patokan ataupun standar bagi orang-orang dalam bekerja di kantor tersebut. Prasarana kantor ini akan membimbing orang-orang bekerja sesuai aturan yang berlaku.
Biasanya prasarana ini berupa : Manual Kantor, oprasional books, SOP ( Standar Operating Procedure ) buku petunjuk pelaksanaan kantor
dan lain sebagainya”.
Adapun hubugan antara Sarana dan Prasarana kantor dengan orang yang bekerja di kantor tersebut dapat digambarkan dalam bentuk sebagai berikut :
Melihat dari ilustrasi yang digambarkan tersebut di atas dapat terlihat bahwa staf kantor yang memiliki kemampuan (skill) membutuhkan sarana dan prasarana kantor yang memadai untuk dapat mendukung kemampuannya dalam bekerja sehingga pekerja tersebut dapat bekerja dengan efektif dan efisie. Disisi lain sarana dan prasarana pula membutuhkan karyawan yang dapat mengoprasikannya dan menaati aturan-aturan yang telah dibuat.sehinga kaitan antara ketiga elemen tersebut bisa dibilang tidak dapat dipisahkan dan lebih mementingkan salah satu saja.
c. Manajemen Sarana dan Pransarana
prasarana ini menunjukan sebenarnya sarana dan prasarana yang telah ada di kantor butuh untuk di berdayagunakan dan di kelola dengan baik untuk kepentingan proses kegiatan kerja di kantor. Pengelolaan ini di maksudkan dengan tujuan untuk mengatur karyawan dalam penggunaan perlengkapan sehingga dalam penggunaanya dapat dilakukan dengan seefektif maupun seefisien mungkin. Kegiatan megelola perlengakapan dan peraturan dapat dibilang adalah suatu kegiatan yang sangat penting dilakukan didalam kantor, sebab kegiatan pengelolaan ini merupankan salah satu pendukung dalam terhadap kesuksesan dari kegiatan kerja di kantor.
Manajemen sarana dan prasarana kantor mempunyai tugas yang sangat vital untuk menjaga dan melindungi perlengkapan dan peraturan yang ada, sehingga perlengkapan dan peraturan kantor bisa dengan maksimal memberikan kontribusi yang berarti untuk kelancaran penyelenggaraan proses kerja. Adapun Kegiatan dalam manajemen sarana dan prasaran meliputi kegiatan merencanakan apa saja kebutuhan dari perusahaan, melakukan pengadaan sarana dan prasaran yang telah direncanakan, melakukan kontrol atau pengawasan pada penggunaan sarana dan prasarana yang digunakan oleh para karyawan, melakukan pendataan inventarisasi, dan pengahapusan serta melakukan pemeliharaan dan perawatan pada sarana yang ada. Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan selain dapat memaksimalkan kegunaan sarana dan prasarana yang tersedia juga dapat menimbulkan suasana yang rapih, bersih dan indah sehingga semua karyawan maupun atasan dapat betah bekerja dalam kondisi lingkungan yang menyenangkan.
Secara umum tujuan dari manajemen sarana dan prasarana adalah menyediakan pelayanan secara profesional di bidang sarana dan prasarana kantor dalam rangka menyelenggarakan kegiatan kantor sehingga kegiatan kerja di kantor dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Adapun rincian dari tujuan dilakukannya manajemen sarana dan prasaran yaitu sebagai berikut :
1. Agar dapat mengusahakan pengadaan barang-barang dan peraturan yang dibutuhkan untuk kelancaran kegiatan kerja di kantor, dengan merencanakan barang-barang dan peraturan apa saja yang dibutuhkan di kantor dan mengadakan barang-barang dan peraturan yang telah di rencakan yang dilakukan dengan berhati-hati dan secara bersama-sama. Sehingga diharapakan dengan dilakukannya pengelolaan sarana dan prasarana kantor, pengadaan sarana dan prasarana di kantor juga dapat mengadakan barang-barang yang berkualitas tinggi dan peraturan-peraturan yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan kerja kantor dengan biaya yang efisien.
2. Agar dapat mengusahakan agar penggunaan barang-barang dan prasarana dapat di gunakan dengan efektif dan tepat guna. Sehingga selain sarana dan prasarana kantor dapat memberikan kontribusi yang maksimal dalam kegiatan kerja tersebut namun juga dapat digunakan dengan tepat dan menghasilkan hasil perkerjaan yang memuaskan.
peraturan yang ada di kantor, sehingga perlengkapan yang ada di kantor selalu dalam kondisi siap untuk digunakan dan dapat memberikan kontribusi yang besar untuk kelancaran terselenggaranya kegaitan pekerjaan kantor.
Dalam proses manajemen sarana dan prasarana ada beberapa langkah yang harus dilakukan yaitu :
1. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses pemikiran yang mendalam dengan melihat pada berbagai aspek yang dibutuhkan untuk menentukan kegaitan-kegiatan maupun program-program yang akan di lakukan dimasa mendatang, perencanaan ini dapat dibilang merupakan suatu langkah yang memiliki pengaruh yang sangat besar dan menentukan tercapai atau tidaknya tujuan dari perusahaan yang telah dirumuskan. Dari apa yang sudah di jelaskan di atas bisa di tarik suatu pengertian perncanaan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan berfikir secara mendalam dengan melihat aspek-aspek apa saja yang di butuhkan sehingga dapat membuat perencanaan kegiatan pengadaan fasilitas-fasilita kantor, baik mengadakan fasilitas berupa sarana ataupun mengadakan fasilitas berupa prasarana kantor yang akan dilakukan dimasa depan dengan harapan agar tujuan yang telah di tetapka dapat tercapai dengan baik. Adapun cita-cita yang ingin di raih dengan membuat perencanaan pengadaan perlengakapan dan peraturan-peraturan kantor yaitu untuk memenuhi kebutuhan akan sarana dan prasarana yang digunakan dalam kegiatan kerja, sehingga kegiatan kerja di kantor bisa berjalan dengan tanpa adanya hambatan yang berarti karena kurangnya sarana yang dapat digunakan oleh seluruh
karyawan kantor dan dapat menghasilkan hasil kerja yang maksimal.
2. Pengadaan
Pengadaan perlengkapan kantor pada dasarnya merupakan proses atau usaha untuk mewujudkan rencana yang telah di rencanakan dan disusun sebelumnya. Pengadaan merupakan upaya yang dilakukan untuk menyediakan dan mengadakan berbagai jenis fasilitas dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses kegiatan kerja di kantor sesuai dengan hasil perencanaan yang telah disusun dan di rencanakan di awal,agar kebutuhan akan sarana dan prasarana yang di butuhkan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan tersedia dengan baik. Kebutuhan akan sarana dan prasarana sendiri erat kaitannya dengan jenis, dan detail fungsi, banyaknya barang yang di beli, kapan barang tersebut akan digunakan, dimana lokasi pembeliannya, berapa harganya dan darimana sumber dana yang digunakan untuk membeli barang tersebut hal tersebut harus dengan jelas di terangkan agar hal tersebut dapat di pertanggungjawabkan. Adapun tujuan dari pengadaan sendiri yaitu bertujuan agar proses kegiatan kerja dapat berjalan dengan lancar dan efektif serta efisien.
3. Pendistribusian
tiga diantaranya yaitu adalah : melakukan penyusunan rencana pendistribusian barang, melakukan pengiriman barang, dan melakukan penyerahan barang. Apabila dikaitkan dengan pendistribusian perlengkapan di kantor ada beberapa prinsip yang penting yang harus di perhatikan dengan baik yaitu adalah : memastikan ketepatan barang yang didisribusikan, memastikan kebenaran bagian yang dituju dalam mendistribusikan, dan melakukan pengecekan akan ketepatan kondisi barang yang akan didistribusikan. Namun khusus yang berkaitan dengan penyusunan pendistribusian barang ada empat prinsip yang harus di tetapkan yaitu penerima barang, kapan waktu penyaluran barangnya, barang jenis apa yang akan di distribusikan, dan berapa banyak jumlah barang yang akan di distribusikan. : penyusunan alokasi barang, pengiriman barang, dan penyerahan barang. Dalam kaitannya dengan pendistribusian perlengkapan di kantor ada ada beberapa asas yang harus diperhatikan dan di pegang teguh, yaitu ketepatan barang yang disalurkan, ketepatan sasaran penyaluran dan ketepatan kondisi barang yang disalurkan. Sedangkan khusus dengan kaitannya dengan penyusunan alokasi barang ada empat hal yang perlu ditetapkan penerima barang, waktu penyaluran barang, jenis barang yang akan disalurkan dan jumlah barang yang akan disalurkan.
4. Penggunaan dan Pemeliharaan
Setelah perlengkapan didistribusikan berarti barang-barang tersebut sudah ada di unit-unit kerjanya masing-masing dan berarati bahwa tanggung jawab dari barang-barang tersebut sudah ada dalam tanggung jawab unit kerja masing-masing dan atas pelimpahan wewenang itulah semua perlengkapan yang telah diterima dapat dimanfaatkan dan di gunakan oleh semua personel yang ada pada unit kerja masing-masing. Dalam kaitannya dengan
penggunaan perlengkapan kantor ada dua prinsip yang harus di perhatikan yaitu prinsip keefektivitas dan prinsip efisiensi. Prinsip keefektivitasan ini merupakan suatu prinsip yang menerangkan bahwa segala sesuatu yang dilakukan haruslah selalu bertujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu diharapkan semua karyawan yang menggunakan dan memanfaatkan barang-barang yang ada bisa memanfaatkannya hanya untuk kelancaran kegiatan kerjanya sehingga barang-barang yang digunakan tidak cepat habis terbuang percuma, dan prinsip keefisiensian menjelaskan tentang bagaimana seharusnya suatu barang di gunakan sehingga dalam penggunaannya barang yang digunakan dapat seminimal mungkin digunakan. Selain keefektivitasan karyawan juga dituntut untuk menerapkan prinsip keefektifan sehingga dalam melakukan kegiatan kerjanya para karyawan dapat menggunakan barang-barang dengan seminimal mungkin dan menghasilkan hasil yang memuaskan. Untuk menerapkan kedua prinsip yang telah di jelaskan diatas setidaknya akan ada tiga kegiatan yang harus dilakukan oleh karyawan kantor yang akan menggunakan peralatan yang ada di kantor, memahami petunjuk penggunaan peralatan kantor tersebut, menata peralatan kantor tersebut setelah digunakan dan memelihara peralatan kantor yang telah digunakan baik secara continu atapun secara berkala.
yang sifatnya hanya dilakukan dengan cara di cek, pemeliharaan yang sifatnya pencegahan, pemeliharaan yang dilakukan dengan cara memperbaiki kerusakan ringan dan pemeliharaan yang bersifat melakukan perbaikan karusakan berat. Selain itu pemeliharaan juga dapat dilihat dari segi waktunya yaitu kapan pemeliharaan itu dilakukan ada dua cara yaitu pemliharaan sehari-hari dan pemeliharaan berkala.
5. Pengawasan Sarana dan Prasarana Kantor
Pengawasan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengamati, memeriksa dan memeriksa sarana dan prasarana yang ada di perusahaan secara administrasi. Hal ini dilakukan untuk menghindari penyimpangan, penyelundupan dan penyalahgunaan barang-barang dan aturan-aturan yang berlaku di perusahaan tersebut sehingga penggunaanya sudah tidak sesuai lagi dengan fungsi yang sebenarnya dari sarana dan prasarana itu sendiri. Selain itu juga pengawasan dilakukan dalam rangka mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana yang telaha tersedia dengan efektif dan efisien. Suatu kegiatan pengawasan haruslah dijalankan dengan penilaian yang seobjektif mungkin, yang dimaksud objektif disini dapat diartikan bahwa penilaian dalam pengawasan dilandasi pada bukti-bukti yang ada dilapangan bukan dari siapa yang menggunakan sarana dan prasarana tersebut. Sehingga jikalau nantinya dari hasil pengawasan terdapat sesuatu yang kurang atau menyelewang dari aturan yang telah ditentukan saat barang itu di adakan, maka pimpinan dapat bertindak tegas dan menindaklanjuti apa yang kurang dari hasil pengawasan tersebut dengan melakukan perbaikan dari masalah tersebut dan penyelesaian. Kegunaan dari diadakannya suatu pengawasan sendiri adalah untuk mentukan informasi-informasi hal apa saja yang telah terjadi karena adanya penyalahgunaan sarana dan prasarana yang
ada di perusahaan dan untuk mengoptimalkan penggunaan sarana dan prasarana agar tepat guna, dan mendata hambatan apa saja yang ditemukan dalam penggunaan sarana dan prasarana.
6. Pendataan Aset
Selain dari kegiatan-kegiatan diatas masih ada kegiatan yang perlu dilakukan dalam melakukan manajemen sarana dan prasarana di kantor yaitu adalah dengan melakukan pencatatan semua sarana dan prasarana atau sering disebut juga sebagai aset dari sebuah perusahaan. Pencatatan aset ini merupakan suatu kegiatan catat mencatat dan melakukan penyusunan daftar nama barang apa saja yang dimikili oleh perusahaan yang dilakukan dengan cara menyusunnya dengan teratur, sistematis, dan tertib yang mengacu pada aturan-aturan yang telah berlaku di perusahaan tersebut.Adapun tujuan dari dilakukannya pencatatan yaitu agar semua barang yang telah di beli memiliki datanya masing-masing sehingga apa bila saat dilakukan evaluasi pimpinan dapat dengan lebih mudah menilai aset tersebut berguna atau tidak didalam kegiatan kerja yang dilakukan oleh karyawan, sihingga apa bila dirasa aset tersebut kurang berguana atau bahkan tidak berguna pimpinan dapat lebih mudah memutuskan apakah barang tersebut akan terus di beli atau tidak dan saat ingin mencarinya pun dapat lebih mudah karena terdapat kolom tempat penyimpanan aset tersebut.
7. Pengahapusan
tidak sedikit sehingga dirasa lebih baik membeli lagi yang baru maka lebih baik memutuskan untuk membeli yang baru dari pada memperbaikinya.sama halnya dengan hal diatas ketika seorang yang sedang melakukan pengecekan menemukan perlengkapan-perlengkapan yang sudah lama dan sudah ketinggalan zaman dalam jumlah yang relatif banyak yang sudah tidak di pergunakan kembali dalam kegiatan kerja. Dan apabila semua barang-barang atau aset tersebut tetap dibiarkan atau disimpan begitu saja, maka antara biaya pemeliharaan dan kegunaanya secara ekonomis tidak seimbang maka semua barang atau aset tersebut lebih baik di hapuskan atau ditiadakan.
Kesimpulan
Dari Pembahasan materi penelitian di atas dapat di tarik kesimpulan bahwa kegiatan manajemen sarana dan prasarana kantor merupakan hal yang penting dan sangat perlu untuk dilakukan karena sarana dan prasarana merupakan salah satu sumberdaya kantor yang sangat penting dan vital kegunaannya dalam keberlangsungan dan kelancaran proses kegiatan kerja dalam kantor, serta tidak dapat dipisahkan dalam manajemen perkantoran. Sarana kantor sendiri seperti gedung kantor, tanah, peralatan administrasi hingga mesin-mesin yang digunakan langsung dalam kegiatan kerja kantor.
Fungsi yang paling mendasar dari manajemen sarana dan prasarana yaitu meningkatkan kualitas kerja dan kinerja dari para karyawan karena dengan adanya manajemen sarana dan prasarana kantor semua sarana dan prasarana kantor dapat terdata dengan baik, terpelihara dan penggunaannya dapat di optimalkan sehingga tujuan yang telah di tetapkan oleh suatu perusahaan perlahan-lahan dapat tercapai.
Saran
Sarana dan prasarana kantor merupakan alat yang dapat disebut sebagai penentu dari keberhasilan suat proses kegiatan kerja yang ada di kantor karena sarana dan prasarana merupakan hal yang vital yang harus tersedia dalam kegiatan kerja yang diselenggarakan di sebuah kantor. Untuk itu pemanfaatan dan manajemen sarana dan prasarananya harus di tingkatkan kearah yang lebih baik dengan meningkatkan kualitas di setiap langkah-langkah manajemen sarana dan prasarana. Selain itu hendaknya pihak perusahaan juga mengetahui dan memahami bagaimana caranya memanaje sarana dan prasarana kantor yang baik. Dan dapat selalu memutuskan secara cepet namun juga berhati-hati dalam merencanakan kebutuhan apa saja yang perusahaan butuhkan.
Dan orang-orang yang telah diberi tugas dan tanggungjawab untuk mengelola dan memanaje sarana dan prasarana kantor hendaknya dapat menjalankan tugasnya dengan semaksimal mungkin karena salah satu kunci suksesnya manajemen sarana dan prasarana kantor dapat dilihat dari siapa orang yang memanajenya.
Daftar Pustaka
Abdurrahman, M. d. (2011). Panduan Praktis Memahami Penelitian . Bandung: Cv Pustaka Setia.
Arifin, B. &. (2012). Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah. Yogyakarta : Ar-Ruzz Media.
Arifin, Z. (2011). Penelitian Pendidikan . Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset.
Darmawan, B. (2014). Manajemen Sarana dan Prasarana dalam Meningkatkan Kualitas Pendidikan. Jurnal Pelopor Pendidikan, 90-105.
Daryanto.M. (2010). Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.
Dr. Sedarmayanti, M. (2001). Dasar-dasar pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran . Bandung : Mandar Maju .
Gie, T. L. (t.thn.).
Gie, T. L. (1992). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
Hajeng Darmastuti, K. (2014). Manajemen Sarana dan Prasarana dalam Upaya Peningkatan Kualiatas Pembelajaran Pada Jurusan Teknik Komputer dan Informatika di SMKN 2 Surabaya . Jurnal Inspirasi Manajemen Pendidikan , 9-20.
Harmon Chaniago, D. M. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : Akbar Limas Perkasa,Cv.
Ibrahim, B. (2004). Manajemen Perlengkapan Sekolah: Teori dan Aplikasinya. Jakarta : Bumi Aksara.
M, D. (t.thn.).
Megasari, R. (2014). Peningkatan pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan untuk Meningkatkan Kualitas Pembelajaran Di SMP 5 Bukitinggi. Jurnal Administrasi Pendidikan , 636-367.
Muflihah, F. U. (2013). Manajemen Sarana dan Prasarana dalam Meningkatkan Proses Pembelajaran di MTS Sleman Kab.Sleman di Maguwoharjo Yogyakarta. 60-83.
Narbuko, C. d. (2004). Metodologi Penelitian. Jakarta : PT Bumi Aksara.
Nasional, D. P. (2007). Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
Persekolahan. Jakarta .
No.09, P. P. (2006). Standar Nasional Pendidikan. Bandung: Fokusmedia.
Prastiawan, H. (2014). Pengadaan dan Pemeliharaan Sarana dan Prasarana di SD Insan Mulya Kota baru Driyorejo Gresik . 9-20.
Sedarmayanti. (2009). Sumberdaya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung : Mandar Maju.
Suwarto, A. S. (2007). Metode dan Teknik Penelitian Sosial. Yogyakarta : ANDI.
Syahril. (2004). Jurusan : Administrasi Pendidikan UNP. Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan.
