SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKT (1)

(1)

SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKTOP

DENGAN JAVA STANDARD EDITION & MySQL

DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID

PAITON PROBOLINGGO

Syaiful Huda (09011188)

Teknik Informatika

Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid

Paiton Probolinggo

2012/2013

ABSTRAK

Pada Bagian Keuangan di lembaga Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid memiliki sistem yang tidak terkomputerisasi. Komputer hanya dijadikan sebagai alat pengganti penulisan secara manual. Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahunnya, kebutuhan akan sarana, prasarana, dan hal-hal terkait dengan proses perkuliahan juga meningkat, hal ini berpengaruh pada kondisi keuangan yang ada. Sistem yang ada sekarang di Bagian Keuangan kurang merespond dengan keadaan itu.

Dari problematika di atas, ingin diterapkan sebuah sistem yang terkomputerisasi berbasis desktop untuk proses pengelolahan data keuangan pada Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid. Sistem ini nantinya yang akan menyimpan, mengolah dan menampilkan semua informasi yang berkaitan dengan keuangan di lembaga tersebut.

Di dalam proses penelitian untuk pengembangan sistem lama (manual) ke sistem baru (terkomputerisasi) digunakan dua metode, yaitu: metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Metode pengumpulan data dipilih untuk mengetahui data apa saja yang nantinya akan dikelolah oleh sistem sehingga sistem yang dikembangkan akan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Sedangkah untuk metode pengembangan sistem dipilih agar proses penelitian menghasilkan sistem berupa perangkat lunak yang benar-benar berguna dan bermanfaat bagi Bagian Keuangan.

Setelah kedua metode yang telah disebutkan diatas dilakukan akan dihasilkan sebuah sistem yang terkomputerisasi berupa software yaitu Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop. Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop adalah sebuah program komputer yang ditanamkan pada komputer desktop dan dirancang bangun untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di bagian Keuangan, serta akan menjadi solusi dari permasalahan-permasalahan yang ada dari sistem manual yang telah ada sebelumnya.

Dari pembuatan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi keuangan berbasis desktop adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang menggantikan sistem manual yang ada di Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid yang sangat bermanfaat bagi lembaga tersebut, khususnya pada Bagian Keuangan. Hal ini dapat terjadi karena kesemua proses yang ada pada sistem baru telah terkomputerisasi.

(2)

I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Komputer merupakan salah satu dari sekian banyak teknologi yang dimanfaatkan manusia dalam kehidupannya. Komputer adalah suatu alat elektronik yang melakukan beberapa tugas yaitu menerima input, memproses input sesuai dengan intruksi yang diberikan menyimpan perintah-perintah dan hasil pengolahannya serta menyedia-kan output dalam bentuk informasi dengan tempo waktu yang singkat. Bahkan untuk komputer dengan teknologi terkini, mampu melakukannya jauh lebih singkat lagi. Bahkan untuk beberapa input sekaligus. Benar-benar memanjakan manu-sia dalam melakukan aktivitasnya.

Di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid jika pengolahan data keuangan telah didukung dengan sistem yang terkomputerisasi akan meng-hasilkan kinerja yang jauh lebih baik, sehingga apa nantinya yang diperlukan terkait dengan keuangan yang ada di lembaga tersebut akan tersaji dengan cepat dan akurat. Pada kenyataanya di lembaga tersebut sistem yang ada masih belum sepenuhnya terkomputerisasi.

Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahun-nya kebutuhan akan sarana-prasarana juga me-ningkat, hal ini sangat berpengaruh pada kondisi keuangan yang ada dan tentunya membutuhkan sebuah sistem yang memang handal dalam pengelolahan keuangannya. Sistem yang ada sekarang kurang merespond dengan keaadaan itu. Sehingga dibutuhkannya pengembangan sistem yang kesemuanya telah terkomputerisasi agar tecipta sebuah disiplin administrasi keuangan sekaligus menjadi solusi alternatif dari perma-salahan-permasalahan yang timbul sebelumnya.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dituturkan sebelumnya, titik tekan permasalahan yang muncul adalah:

“Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid?”

1.3 Batasan Masalah

Membuat sebuah Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid menggunakan Java Standard Edition (Java SE) dan MySQL dengan rincian batas sebagai berikut:

1. Input Data Unit (Bagian-bagian yang Berada

di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid).

2. Input Data BANK.

3. Input RAPB (Rencana Anggaran dan

Penda-patan Belanja).

4. Input Ampra (Formulir Permohonan

Pencai-ran Dana).

5. Input Keuangan Data Bank. 6. Laporan RAPB.

7. Laporan Hasil Ampra.

8. Laporan Sirkulasi Keuangan BANK.

1.4 Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penilitan ini adalah mengha-silkan sebuah Aplikasi Keuangan terkompute-risasi yang menghasilkan sebuah disiplin admi-nistrasi keuangan sekaligus menjadi solusi alternatif dari permasalahan-permasalahan yang timbul sebelumnya dari sistem yamg lama. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Penulis

Menambah wawasan akan berbagai macam contoh kasus pembuatan Sistem Informasi khususnya Sistem Informasi Keuangan untuk lebih mematangkan dan mengamalkan ilmu yang dimiliki.

2. Objek

 Mempermudah Karayawan Bagian

Keuangan dalam menjalankan tugasnya.

 Menghemat waktu dan biaya. 3. Akademik

(3)

1.5 Metodologi Penelitian

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan adalah:

1. Observasi

Penelitian dengan cara mengadakan penga-matan langsung terhadap objek yang dijadikan tempat penelitian yaitu di bagian Keuangan STT Nurul Jadid.

2. Inteview

Dimana pengumpulan informasi dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dengan Kepala Bagian Keuangan STT Nurul Jadid. Wawancara ini akan dapat langsung menghasilkan data dan informasi yang dijamin kevalidannya.

3. Studi Pustaka

Berdasarkan literature yang menuliskan tentang teori-teori yang digunakan sebagai pemikiran yang bersifat teoritis.

4. Dokumentasi

Dokumentasi yaitu meneliti dokumen yang berkaitan dengan proses yang berkaitan dengan sistem.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digu-nakan adalah waterfall, metode ini diarahkan pada analisis kebutuhan dan proses bangan sistem. Adapun tahapan dalam pengem-bangan sistem tersebut sebagai berikut:

1. Analisis Sistem

Analisis terhadap permasalahan untuk menge-tahui kebutuhan serangkaian dan teknik yang diperlukan serta menentukan batasan-batasan sistem. Sehingga dapat menentukan cara yang paling efektif dalam menyelesaikan masalah, dan akan memberikan solusi sistem informasi yang diperlukan.

2. Perancangan Sistem

Merupakan tahap selanjutnya dari analisis sis-tem dalam kaitan mencari atau merumuskan alternatif-alternatif pemecahan masalah.

3. Implementasi Program

Dalam implementasi Sistem Informasi Keua-ngan Berbasis Desktop di STT Nurul Jadid

menggunakan pemrograman Java SE dan My-SQL.

4. Testing

Proses uji coba keberhasilan Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop STT Nurul Jadid yang berupa software.

5. Dokumentasi

Yaitu membuat dokumentasi serta pengar-sipan terhadap project dalam bentuk laporan Tugas Akhir (TA).

II LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop

Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem, informasi, dan desktop sehingga menim-bulkan pemahaman yang utuh mengenai pengerti-an dari Sistem Informasi Keupengerti-angpengerti-an Berbasis Desktop.

2.1.1 Pengertian Sistem

Di dalam mendefinisikan sebuah sistem, di-bagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan prosedure dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedure, sistem adalah “Kumpulan dari prosedure-prosedure yang mempunyai tujuan tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34). Prose-dure adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.

Sedangkan untuk pendekatan komponen

da-pat diartikan “Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34). Di dalam mengartikan sebuah sistem, perlu diper-hatikan mengenai apa yang paling terlihat dari sistem itu sendiri.

(4)

begitu diperoleh pengertian bahwa sistem bersifat kondisional, tergantung apa yang nampak dari bagian-bagian yang membentuk sebuah sistem.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya” ( Jogiyan-to H.M, 2009, hal 6). Informasi bisa dikatakan berguna jika memenuhi tiga aspek, yaitu:

1. Tepat kepada orangnya atau relevan ( relevan-ce).

2. Tepat waktu (timeliness).

3. Tepat nilainya atau akurat (accurate).

Pengertian lain tentang informasi adalah

“Hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi suatu yang

bermakna untuk pengambilan keputusan” (Kus -rini, 2007, hal 4).

Dari kedua pengertian yang telah disebutkan, informasi merupakan hasil dari pengelolahan data yang berguna sehingga mendasari dari pengam-bilan keputusan. Sedangkan data dapat diartikan sebagai deskripsi kejadian-kejadian yang terjadi di dalam kehidupan. Data bersifat mentah dalam artian memerlukan pemrosesan agar berguna bagi yang memerlukan.

2.1.3 Pengertian Keuangan

Keuangan berasal dari kata uang yang diberi imbuhan ke– dan –an. Di dalam Kamus Besar Indonesia dalam jaringan arti kata uang adalah

“Alat tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan hitungan) yang sah, dikeluarkan oleh pemerintah suatu negara berupa kertas, emas, perak, atau logam lain yang dicetak dengan bentuk dan gambar tertentu”.

Sedangkan imbuhan ke– dan –an adalah salah satu dari konfiks (imbuhan tunggal yang

terjadi dari dua unsur yang terpisah).

Fungsi-fungsi dari imbuhan ini yaitu membentuk kata benda abstrak, konkret, pasif dan kata keadaan atau kata sifat. Dari beberapa pengertian mengenai pembentuk kata keuangan yang telah disebutkan, dapat disimpulkan bahwa keuangan adalah keadaan alat tukar yang sah.

2.1.4 Pengertian Desktop

Desktop sebenarnya sebutan yang biasa digunakan sebagai pengganti dari komputer desktop. Komputer desktop adalah komputer pribadi yang ditujukan untuk penggunaan secara umum disuatu lokasi yang berlawanan dengan

komputer portabel seperti NoteBook dan

NetBook.

Komponen-komponen penyusun komputer

desktop seperti monitor atau layar komputer, CPU, dan keyboard terpisah satu sama lain dan biasanya berukuran besar. Berbeda dengan kom-puter portabel yang komponen-komponennya di-satukan dan berukuran kecil sehingga memudah-kan untuk dibawa ke mana saja.

2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop

Setelah sebelumnya dibahas mengenai pe-ngertian tentang sistem, informasi, dan desktop maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa penger-tian dari Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop adalah sebuah sistem yang dibuat untuk keperluan pengelolahan data keuangan yang bertujuan untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh manajer keuangan semisal dalam pengambilan keputusan suatu urusan tertentu, selanjutnya sistem tersebut ditanamkan pada komputer desktop.

2.2 Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid

Keuangan yang berada di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid dikelola oleh Bagian Keuangan. Jika dilihat dari strukturnya, Bagian Keuangan adalah salah satu bagian staff dari BAUK (Badan Administrasi Umum dan Keua-ngan). Kebutuhan-kebutuhan terkait masalah uang dipetakan dengan tujuan untuk mengetahui jumlah keluar masuknya uang yang ada di lembaga tersebut.

Pemetaan kebutuhan-kebutuhan dana yang ada di lembaga tersebut secara garis besar dibagi menjadi dua yaitu:

1. Pengadaan Barang atau Jasa.

(5)

Kedua pemetaan ini masing-masing memi-liki prosedur sebagai stadarisasi operasional yang mengacu pada Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid.

2.2.1 Standar Operasional Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

Adapun isi dari standar operasional prosedur pengadaan barang atau jasa adalah sebagai berikut:

1. Tujuan

Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid bertujuan untuk menjelaskan tentang mekanisme pengadaan Barang atau Jasa masing-masing bagian di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid sesuai dengan kebutuhan dan berpedoman pada Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja (RAPB), serta untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas permintaan Barang atau Jasa. 2. Ruang Lingkup

Barang atau Jasa yang akan diadakan adalah berbasis kebutuhan tiap-tiap bagian dan berpedoman pada Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja (RAPB); yang dimaksud bagian dalam hal ini adalah:

a. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan b. Bagian Sarana dan Prasarana

c. Bagian Laboratorium

d. Bagian Administrasi Akademik e. Bagian Perpustakaan

f. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

g. Program Studi Informatika dan Elektronika 3. Acuan atau Referensi

Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Tekno-logi Nurul Jadid.

4. Definisi

Pembelian atau Pengadaan adalah Proses pem-belian atau penggadaan alat barang inventaris dan keperluan jasa di masing-masing bagian disesuaikan kebutuhan dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang telah disahkan oleh Pem-bantu Ketua II dan Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid.

5. Prosedur

Prosedur Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa prasarana ini meliputi kegiatan-kegiatan :

a. Pengajuan Form Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa

Formulir permohonan pengadaan Barang atau Jasa dibuat rangkap 2 oleh kepala bagian dan diserahkan kepada BAUK untuk dilakukan verifikasi.

b. Pengesahan Permohonan Pengadaan Ba-rang atau Jasa

Formulir permohonan yang telah diveri-fikasi oleh BAUK diajukan kepada Pem-bantu Ketua II untuk mendapatkan penge-sahan. Khusus untuk pengadaan buku, judul yang akan dibeli harus mendapatkan persetujuan dari Ketua Program Studi dan Pembantu Ketua I.

c. Pengembalian Surat Permohonan

Formulir permohonan yang telah disahkan oleh Pembantu Ketua II diserahkan kembali kepada kepala bagian yang mengajukan sebagai acuan pembelian barang atau jasa. d. Inventarisasi Barang

Barang yang telah dibeli ditujukkan terlebih dahulu kepada Bagian Sarana dan Prasarana untuk di inventarisir.

e. Penggunaan Barang

Setelah dilakukan proses inventarisasi ba-rang diserahkan kepada penanggung jawab (bagian pemakai barang).

6. Flow Prosedur

Adapun flow/alir dari kegiatan-kegiatan Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa adalah sebagai berikut:

Pemohon pengadaan

Barang

BAUK (Verifikasi Pengadaan)

Puket II (Pengesahan Permohonan)

Pemohon Pengadaan

Barang

Sarana & Prasarana (Inventarisir)

Pemakai Barang

Gambar 2.1 Flow Standar Operasional

(6)

2.2.2 Standar Operasional Prosedur

Pemeliharaan Dan Perbaikan Barang

Adapun isi dari standar operasional prosedur pemeliharaan dan perbaikan barang adalah sebagai berikut:

1. Tujuan

Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perbaikan peralatan, sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan untuk mununjang semua kegiatan lembaga Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid yang bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan dan tertib administrasi.

2. Ruang Lingkup

Rung lingkup SOP Pemeliharaan dan Per-baikan Barang mulai dari pengajuan kepada Bagian Administrasi Umum dan Keuangan hingga proses pemeliharaan dan perbaikan dilakukan.

Adapun pihak yang terkait adalah: a. Ketua STT Nurul Jadid

b. Pembantu Ketua II STT Nurul Jadid

c. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

d. Bagian Sarana dan Prasarana 3. Acuan/Referensi

Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid

4. Definisi

a. Pemeliharaan adalah proses perawatan pe-ralatan, sarana dan prasarana yang bertu-juan untuk menjaga agar kondisi peralatan, sarana dan prasarana tersebut dalam kondisi baik.

b. Perbaikan adalah proses memperbaiki pera-latan, sarana dan prasarana yang awalnya dalam kondisi rusak hingga kondisi menjadi baik.

5. Prosedur

Prosedur peminjaman alat atau barang atau sarana dan prasarana ini meliputi kegiatan-kegiatan:

a. Pengajuan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

Jika terdapat peralatan, sarana dan pra-sarana dalam kondisi rusak atau perlu dilakukan pemeliharaan, maka penanggung jawab peralatan, sarana dan prasarana tersebut mengajukan Surat Permohonan Pe-meliharaan dan Perbaikan kepada Pembantu Ketua II STT Nurul Jadid.

b. Pengesahan Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

 Peralatan, Sarana dan Prasarana yang akan membutuhkan pemeliharaan atau perbaikan, setelah melalui tahap pertama yaitu pengajuan surat permohonan pemeliharaan atau perbaikan yang ditun-jukkan kepada Pembantu Ketua II Se-kolah Tinggi Teknologi akan segera di tindak lanjuti.

 Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Tek-nologi Nurul Jadid akan memeriksa surat permohonan pemeliharaan/perbaikan ter-sebut dan memberikan pengesahan. c. Proses Pemeliharaan atau Perbaikan

Setelah surat pemeliharaan atau perbaikan disahkan oleh Pembantu Ketua II, Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dengan Bagian Sarana dan Prasarana bertanggung jawab untuk melakukan pemeliharaan atau perbaikan barang yang dimaksud.

d. Penyerahan Barang

Barang yang telah dilakukan pemeliharaan atau perbaikan akan dikembalikan kepada penanggungjawab masing-masing.

6. Flow Prosedur

(7)

Pengajuan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

Pengesahan Permohonan Pemeliharaan

dan Perbaikan

Surat dikembalikan Proses

pemeliharaan/ perbaikan

Penyerahan Barang

Ditolak Diterima

Gambar 2.3 Flow Standar Operasional

Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Barang

Dari kesemua proses yang ada di Bagian Keuangan masih ditangani dengan cara manual,

komputer hanya dijadikan sebagai media

pencatatan saja. Hal ini dinilai kurang baik karena pekerjaan yang dilakukan oleh manusia dalam hal mengingat, menghitung, dan mencari data-data keuangan yang dikelola tidak begitu baik dibandingkan dengan komputer yang melaku-kannya.

Alangkah lebih baik jika aplikasi yang ada di bagian tersebut dikomputerisasikan sehingga akan menimbulkan manfaat-manfaat seperti ke-mudahan dalam melakukan tugas-tugas, kebu-tuhan tenaga yang semakin sedikit, kecepatan pelaporan, dan keakuratan data yang diperoleh. Hal ini tidak lepas dari peran komputer yang telah dimanfaatkan oleh sekian banyak manusia di dunia karena terbukti benar-benar membantu manusia dalam menyelesaikan tugasnya.

2.3 Analisis dan Perancangan Sistem

Analisis dan perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah adanya kebijakan dan perencanaan untuk membuat sistem yang baru atau pengembangan sistem yang lama. Kebijakan sistem (system policy) tersebut dikeluarkan oleh manajemen puncak (top management) ketika sistem yang lama dinilai tidak dapat memenuhi kebutuhan atau sistem yang lama memiliki

kelemahan-kelemahan dan selayaknya untuk di-perbaiki.

Setelah manajemen puncak mengeluarkan kebijaksanaan untuk mengembangkan sistem, langkah selanjutnya ialah perancanaan sistem. Perencanaan sistem (system planning) meliputi apa saja yang diperlukan untuk mendukung pe-ngembangan sistem seperti kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan.

2.3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasa-lahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di-usulkan perbaikan-perbaikannya” (Jogiyanto H. M, 2007, hal 129).

Pendefinisian lain dari analisis sistem adalah

“Pembelajaran sebuah sistem dan komponen -komponennya sebagai persyaratan system de-sign/desain sistem, spesifikasi sistem yang baru

dan diperbaiki” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 176).

Pengembangan sebuah sistem meliputi

beberapa tahap untuk terciptanya suatu sistem yang baru. Analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting karena jika terjadi kesalahan pada tahap ini akan terjadi kesalahan pula di tahap selanjutnya, contohnya pada tahap perancangan sistem.

2.3.2 Perancangan Sistem

Dari buku yang ditulis oleh Jogiyanto H. M, perancangan sistem atau desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut menurut:

1. Robert J. Versello/John Reuter III:

(8)

2. John Burch & Gary Grudnitski:

“Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi”.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem meru-pakan tahap lanjutan dari analisis sistem karena pada tahap ini kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk mengimplementasikan sis-tem didefinisikan dengan cara digambarkan da-lam bentuk sketsa agar terlihat bagaimana suatu sistem dibentuk dari elemen-elemen yang terpisah selanjutnya disatukan menjadi satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Adapun beberapa alat yang digunakan untuk merancang sistem adalah sebagai berikut:

1. Flowchart

Flowchart atau bagan alir adalah “Bagan

(chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedure sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat

bantu komunikasi dan untuk dokumentasi”

(Jogiyanto H. M, 2007, hal 795).

Adapun hal-hal yang akan lebih memperinci dari penjelasan mengenai pengertian flowchart adalah sebagai berikut:

a. Karakteristik Flowchart

 Flowchart bersifat grafis atau menggu-nakan gambar-gambar sebagai simbol untuk suatu jenis pekerjaan atau fungsi tertentu.

 Perintah bersifat esensial, yaitu perintah yang penting-penting saja yang ditulis didalam flowchart.

b. Kegunaan Flowchart

 Membantu programmer mendesain prog-ram sebagai spesifikasi progprog-ram, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk doku-mentasi program.

 Memecahkan persoalan yang cukup

kompleks ke dalam serangkaian intruksi.

 Lebih mudah diperiksa oleh seorang

quality control (QC) program dari pada

langsung memeriksa semua kode prog-ram.

 Dapat digunakan sebagai dokumen spe-sifikasi proses dalam pembuatan DFD. c. Pedoman Membuat Flowchart

 Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari bagian kiri suatu halaman.

 Kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya ditunjukkan dengan jelas.

 Harus ditunjukkan dari mana kegiatan dimulai dan di mana berakhirnya.

 Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.

 Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semes-tinya.

 Kegiatan yang terpotong dan akan disambaung di tempat lain harus ditun-jukkan dengan jelas menggunakan sim-bol penghubung.

 Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang stadar.

d. Jenis-jenis Flowchart

 Bagan alir sistem (system flowchart).

 Bagan alir dokumen (document flow-chart).

 Bagan alir skematik (schematic flow-chart).

 Bagan alir program (program flowchart).

 Bagan alir proses (process flowchart).

e. Simbol-simbol Flowchart

Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowchart Standar

Simbol Fungsi Keterangan

Dokumern

Menunjukkan dokumen input/output baik dalam bentuk manual maupun

mekanik.

Keyboard

Menunjukkan input menggunakan online

keyboard.

(9)

Proses Menunjukkan proses dari program komputer.

Keputusan/ Decision

Digunakan untuk suatu penyelesaian kondisi didalam

program.

Multi Dokumentasi

Menunjukkan banyak dokumen input /output .

Penghubung

Digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus

di halaman yang sama.

Penghubung

Digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus

di halaman yang berbeda.

Arsip Manual File non komputer yang diarsip secara manual.

Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

T itik T erminal

Untuk menunjukkan awalan dan akhiran dari suatu bagan

alir.

Disket Menunjukkan input /output dengan disket .

Storage/Disket Magnetic

Menunjukkan input /output dengan storage/desket

magnetic.

Garis Alir

Digunakan untuk menunjukkan arus dari

proses.

Input /Output

Digunakan untuk menunjukkan input /output

data atau informasi.

Persiapan Pemberian harga awal.

Pita Magnetik Input/output yang mengguanakan pita magnetik

Drum Magnetik menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan

di tempat lain.

Hubungan Komunikasi

Digunakan untuk menunjukkan proses transmisi data melalui

channel komunikasi.

Penjelasan Menunjukkan penejelasan dari suatu proses.

Pita Kertas Berlubang

Input/output menggunakan pita kertas berlubang.

Pengrutan Offline

Menunjukan proses pengurutan data di luar

proses komputer.

2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Ali-ran Data (DAD) adalah “Alat yang menggam -barkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem

tersebut” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 326).

Adapun beberapa komponen DFD adalah: a. Menurut Yourdan dan DeMarco:

Tabel 2.2 Komponen DFD (Yourdan dan

DeMarco)

Simbol Fungsi

Terminator

Simbol Fungsi

Terminator

Proses

Data Store

(10)

Keterangan dari beberapa komponen DFD pada tabel 2.3 adalah:

a. Komponen Terminator/Entitas Luar ( exter-nal entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

b. Komponen Proses (process) adalah kegia-tan atau kerja yang dilakukan mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, meliputi:

 Identifikasi Proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di dalam simbol proses.

 Nama Proses

Adalah menunjukkan apa yang diker-jakan oleh proses tersebut. Nama proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawa-li dengan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek).

c. Komponen Data Store (Simpanan Data) adalah berfungsi untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya

Maha-siswa. Data store ini biasanya berkaitan

dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, missal-nya file disket, file harddisk, dan file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda.

d. Komponen Alur Data (Data Flow) berfung-si untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem kebagian lainnya. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud.

Adapun langkah-langkah pembuatan DFD

adalah sebagai berikut:

a. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem.

b. Indentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar.

c. Buat Diagram Konteks (Context Diag-ram) Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.

Langkah-langkah:

 Tentukan nama sistemnya.

 Tentukan batasan sistemnya.

 Tentukan terminator apa saja yang ada di dalam sistem.

 Tentukan apa yang diterima/diberikan oleh terminator dari/ke sistem.

 Gambarkan diagram konteksnya. d. Buat Bagan Berjenjang

Bagan Berjenjang berfungsi untuk mendes-kripsikan semua proses hingga sub-proses yang ada di sistem.

e. Buat Diagran Level Satu

Diagram ini adalah dekomposisi dari diag-ram konteks.

Langkah-langkah:

 Tentukan semua proses utama yang ada di dalam sistem.

 Tentukan apa yang diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan data yang keluar/masuk pada level berikutnya).

 Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai tujuan maupun sumber alur data.

 Gambarkan diagram level zero dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Hindari perpotongan arus data.

2. Beri nomor pada proses utama ( no-mor tidak menunjukkan urutan pro-ses).

f. Buat Diagram Level Satu

(11)

Langkah-langkah:

 Tentukan semua proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

 Tentuk apa yang diberikan/ diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem

dan perhatikan konsep

kese-imbangannya.

 Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber mau-pun tujuan alur data.

 Gambarkan DFD level satu dengan

memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Hindari perpotongan arus data. 2. Beri nomor pada masing-masing

sub-proses yang menunjukkan dekompo-sisi dari proses sebelumnya. Contoh: 1.1, 1.2.

g. DFD Level Dua, Tiga, dan Seterusnya

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram sebelumnya. Proses de-komposisi dilakukan hingga proses siap ditungkan ke dalam program. Atu-ran yang digunakan sama dengan level satu.

2.4 Analisis dan Perancangan Basis Data

Basis data (bahasa inggris: Database) adalah

“Kumpulan file yang saling terkait” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 518). Sedangkan pengertian file adalah sekumpulan record yang dibentuk dari field-field yang disimpan di dalam database. File yang terdapat di dalam database relasional disebut dengan tabel.

Di dalam mengelola sebuah database

diperlukan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management System) atau bisa disebut juga dengan database engine. Penge-lolahan sebuah database dibagi menjadi dua kategori, yaitu:

1. Data Definition Language (DDL)

Adalah sebuah perintah untuk membuat, melihat, menghapus, dan mengelola struktur dari database.

2. Data Manipulation Language (DML)

Adalah sebuah perintah untuk membuat, membaca, memperbaharui, dan menghapus record-record dari database.

2.4.1 Analisis Basis Data

Tahap analisis basis data bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pengguna dan mengembangkan model data konseptual

untuk menggambarkan kebutuhan pengguna

tersebut secara terstruktur. Salah satu pemodelan data konseptual yang sering digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram) atau bisa disebut juga dengan model E-R.

Konsep dasar model E-R adalah sebagai berikut:

1. Entitas

Adalah “Sesuatu atau objek di dunia nyata

(real word) yang dapat dibedakan dengan

sesuatu atau objek lainnya” (Adi Nugroho, 2011, hal 55).

2. Relasi

Adalah “Hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya”

(Adi Nugroho, 2011, hal 56). 3. Atribut

Adalah “Properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas” (Adi

Nugroho, 2011, hal 55). Atribut membedakan antara entitas satu dengan lainnya di dalam suatu set entitas. Tidak jarang beberapa entitas memiliki banyak atribut, namun untuk alasan efisiensi tidak semua atributnya digunakan dalam proses analisis basis data, namun hanya satu atribut atau kombinasi beberapa atribut yang sudah dianggap cukup untuk membeda-kan satu entitas dengan entitas lainnya yang akan digunakan atau bisa disebut dengan

superkey. Untuk atribut yang tidak digunakan

diletakkan di dalam kamus data.

(12)

Tabel 2.4 Simbol-simbol ERD

Simbol Fungsi

Entitas

Relasi

Atribut

Penghubung

Jumlah suatu entitas yang berelasi dengan entitas lainnya disebut dengan kardinalitas relasi yang dibagi menjadi tiga fungsi relationship, yaitu:

1. Satu ke satu (1-1)

Satu entitas dalam suatu set entitas hanya berelasi dengan satu entitas yang berada di dalam set entitas lainnya.

Karyawan 1 Mengepalai 1 Bagian

Gambar 2.5 Fungsi Relationship satu ke satu

2. Satu ke banyak (1-n)

Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi dengan banyak entitas yang berada di dalam set entitas lainnya. Contoh:

Petugas 1 Melayani n Pembayaran

Gambar 2.6 Fungsi Relationship satu ke

banyak

3. Banyak ke banyak (n-m)

Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi dengan banyak entitas yang berada di dalam set entitas lainnya, begitu juga sebaliknya. Contoh:

Mahasiswa n Membayar m Biaya Perkuliahan

Gambar 2.7 Fungsi Relationship banyak ke

banyak

2.4.2 Perancangan Basis Data

Secara eksplisit pemodelan data yang dikembang selama proses analisis basis data mengabaikan banyak permasalahan terkait tekno-logi basis data yang akan digunakan. Pada tahap perancangan ini berbagai permasalahan yang ada terkait teknologi-teknologi basis data mulai diper-timbangkan. Agar model data konseptual dapat diimplementasikan, maka perlu kiranya melaku-kan pemetaan ke model data yang kompatibel

(bersesuaian) dengan DBMS yang akan

digu-nakan.

Aktivitas perancangan basis data dibagi men-jadi dua bentuk, yaitu:

1. Perancangan Basis Data Logika. 2. Perancangan Basis Data Fisik.

Pada tahap perancangan basis data secara logika, data konseptual yang dihasilkan dari model E-R akan ditransformasikan ke model data logika dan dipilih untuk ditekankan pada model relasional. Sebenarnya pada tahap ini basis data sudah bisa diimplementasikan ke sistem basis data yang dipilih, namun tidak dijelaskan bagai-mana sebenarnya data akan diproses maupun disimpan sehingga belum tentu tabel/relasi yang ternormalisasi merupakan pengorganisasian data yang terbaik jika ditinjau dari segi efisiensi akses. Perancangan basis data secara fisik menje-laskan bagaimana menerjemahkan deskripsi logis data ke spesifikasi teknik menyimpan (store) serta memanggil (retrieval) data. Tujuannya adalah terciptanya proses penyimpanan data dengan kinerja yang baik dan memastikan integ-ritas, keamanan, serta kemampuan pemulihan jika terjadi kerusakan pada basis data.

2.5 Java Standard Edition

Java Standar Edition (Java SE) adalah salah satu dari tiga macam pemrograman java yang terfokus pada pembuatan aplikasi desktop. Ada-pun pembagian Java adalah sebagai berikut: 1. Java 2 Standard Edition (J2SE) untuk

konsen-trasi pada PC.

(13)

3. Java 2 Micro Edition (J2ME) untuk kon-sentrasi pada mobile.

Java adalah hasil kombinasi dari sejumlah bahasa pemrograman yaitu C, C++, Object-C, SmallTalk, dan Common LISP.

2.6 MySQL

MySQL (baca: mai-se-kyu-el) adalah sebuah

software yang tergolong DBMS (Database

Management System) yang open source dan

termasuk dari salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Pada awalnya MySQL dibuat oleh sebuah perusahaan bernama TeX yang berada di Swedia. Namun saat ini pengembangannya berada di bawah naungan sebuah perusahaan dengan nama MySQL AB.

Perintah SQL (Structured Query Language) digunakan untuk mengakses MySQL. Lisensi MySQL adalah FOSS License Excption dan ada juga versi komersialnya. Tag MySQL adalah

“The World’s most popular open source data

-base”.

MySQL tersedia untuk beberapa platform, di antaranya untuk versi Windows dan versi Linux. Untuk melakukan administrasi secara lebih mudah terhadap MySQL, bisa menggunakan suatu software tertentu seperti Phpmyadmin dan Mysql Yog.

III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 3.1 Analisis Sistem

Setelah melakukan observasi di Bagian Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Nurul Jadid dan interview langsung kepada Kepala

Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

(BAUK) STT Nurul Jadid, diperoleh beberapa kelemahan dari sistem lama yang disebabkan oleh meningkatnya mahasiswa di lembaga tersebut yang hal ini berpengaruh pada hal-hal yang berkaitan dengan proses perkuliahan, seperti: 1. Kebutuhan Sarana Prasarana Meningkat. 2. Kebutuhan Tenaga Pengajar (Dosen)

Mening-kat.

Dari kedua hal yang disebutkan sebelumnya, sangat berpengaruh pada sistem yang ada di lembaga tersebut, kususnya pada sistem yang ada di Bagian Keuangan. Pada kenyataanya sistem yang ada tidak sepenuhnya terkomputerisasi. Bahkan komputer hanya cenderung dijadikan sebagai alat pengganti menulis surat, laporan keuangan, dan sebagainya.

Adapun kelemahan-kelemahan yang ada

pada sistem lama adalah sebagai berikut: 1. Lemahnya Pengarsipan Data Keuangan.

2. Sulitnya Pengelolahan Data Permohonan dan Pencairan Dana Tidak Terduga (Sebelumnya

Tidak Tertulis Di Dalam RAPB).

3. Keterlambatan Laporan Keuangan.

Dari kelemahan-kelemahan yang telah dise-butkan di atas, dikeluarkanlah kebijakan untuk mengembangkan sistem pada Bagian Keuangan yang ada oleh Kepala BAUK yang kesemuanya telah terkomputerisasi agar tecipta sebuah disiplin administrasi keuangan.

Perincian flowchart sistem keuangan yang lama dibagi menjadi 3, yaitu:

1. Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama) 2. Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama) 3. Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan

(14)

Flowchart Pengesahan RAPB(Sistem Lama) RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.1 Flowchart Pengesahan RAPB

(Sistem Lama)

Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama)

Bagian Keuangan BAUK Puket II Ketua Unit

Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

PM1 : Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam RAPB ke dana tidak terduga.

PM2 : Menandatangani rekapan ampra dan menentukan BANK tempat dana akan dicairkan.

Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.2 Flowchart Pencairan Dana

(15)

Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Lama₎

Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Gambar 3.3 Flowchart Pertanggung Jawaban

Keuangan (Sistem Lama)

3.2 Desain Sistem

Sesuai dengan hasil analisis pada sistem yang lama, pada proses perancangan sistem baru akan menggunakan beberapa alat perancangan yaitu Flowchart dan DFD. Flowchart digunakan untuk merancang prosedure sistem baru sedangkan DFD digunakan untuk merancang alir data dan kerja sistem baru. Peralihan dari sistem yang lama ke sistem yang terkomputerisasi, sewajarnya

membutuhkan suatu media penyimpanan

komputer atau yang lebih dikenal dengan DataBase. Alat yang digunakan untuk meneliti dan merancang database yang akan digunakan

oleh sistem baru adalah ER-D (Entity

Relationship Diagram).

Pada proses analisis sistem lama, dapat diketahui bahwa terdapat beberapa bagian yang terlibat di dalam sistem keuangan, seperti Bagian Keuangan, BAUK (Bagian Administrasi Umum

dan Keuangan) dan PUKET (Pembantu Ketua)

II. Beberapa kelemahan-kelemahan yang

diperoleh dari hasil analisis sistem lama bermuara pada Bagian Keuangan yang proses pengelolahan

datanya masih manual. Komputer hanya

dijadikan sebagai media pengganti untuk menulis. Untuk itu perancangan sistem keuangan secara umum akan tetap melibatkan proses-proses manual karena keterlibatan bagian-bagian lain yang ada di luar Bagian Keuangan yang memang sudah seharusnya dikerjakan oleh manusia

(manual), seperti suatu tindakan yang dilakukan

oleh Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid dalam mengambil keputusan untuk menyetujui pencairan dana yang diajukan oleh masing-masing Unit (Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid).

(16)

3.2.1 Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem

Baru)

Flowchart Pengesahan RAPB(Sistem Baru)

Bagian Keuangan Lembaga

Gambar 3.4 Flowchart Pengesahan RAPB

(Sistem Baru)

3.2.2 Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)

Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)

Bagian Keuangan BAUK Puket II Ketua Unit

Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

K : Apakah semua item ampra ada di dalam RAPB? PK : Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam

RAPB ke dana tidak terduga.

PM : Menandatangani rekapan ampra dan menentukan BANK tempat dana akan dicairkan.

Gambar 3.5 Flowchart Pencairan Dana

(17)

3.2.3 Flowchart Pertanggung Jawaban Keua-ngan (Sistem Baru)

Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru₎

Bagian Keuangan

Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Gambar 3.6 Flowchart Pertanggung Jawaban

Keuangan (Sistem Baru)

3.2.4 Data Flow Diagram

Perancangan alir data dan kerja sistem dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu tahap pembuatan diagram konteks yang dilanjutkan dengan tahap berikutnya yaitu dekomposisi diagram konteks. Pendekomposisian level akan terus dilakukan sehingga proses yang ada pada sistem bisa dituangkan di dalam program atau dapat diimplementasikan.

3.2.4.1 Diagram Konteks

Unit Sistem Informasi Keuangan

Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid Paiton Probolinggo

Pertanggung Jawaban Daftar Ampra

Laporan Sirkulasi Keuangan BANK

Rekapan RAPB & Permohonan RAPB

Rekapan Ampra & Permohonan Ampra

BANK Tempat Dana Akan Dicairkan Ampra

RAPB Daftar RAPB

Gambar 3.7 Diagram Konteks

3.2.4.2 Bagan Berjenjang

1 Tinggi Teknologi Nurul

Jadid

(18)

3.2.4.3 DFD Level Satu

Laporan Sirkulasi Keuangan BANK

Rekapan RAPB & Perinciannya

Rekapan Ampra & Perinciannya

BANK Tempat Dana Akan Dicairkan Ampra lahan Data RAPB)

3.4

(Pengelolahan Data RAPB)

3.2.4.5 DFD Level 2 Proses No 4 (Pengelola-han Data Ampra)

Bagian

(Pengelolahan Data Ampra)

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ER-D)

Adapun keadaan dari beberapa tabel yang memiliki hubungan satu dengan lainnya akan digambarkan sebagai berikut:

Ampra

BANK Pemeliharaan

Pengadaan

RAPB Detail RAPB Unit

Pencairan

Detail BANK n 1

Memiliki Memiliki

Memiliki

Gambar 3.12 ER-Diagram

Kamus Data:

RAPB :{ idRapb, idUnit, penanggungJawab, totalAnggaran, thnAnggaran} Detail RAPB :{ idRapb, uraian, jumlah, satuan, harga,

total}

Unit :{ idUnit, namaUnit, penanggungJawab} Ampra :{ idAmpra, idUnit, penanggungJawab,

total, tglAmpra, thnAnggaran, ketAmpra, ketLap}

Pengadaan :{ idAmpra, barangJasa, merkType, qty, perkiraanHarga, jumlahHarga, ketStju, ketTrdga}

Pemeliharaan :{ idAmpra, barangJasa, merkType, lokasiBarang, jnsKerusakan, perkiraanBiaya, ketStju, ketTrdga} BANK :{ idBank, namaBank}

(19)

3.2.6 Desain Database

Dalam database yang akan menampung seluruh jenis data, maka harus ada pola struktur database yang baik agar tidak terjadi redudansi dan inkonsistensi data. Database dibuat dengan menggunakan MySQL yang terdiri dari beberapa tabel. Untuk lebih memudahkan pemetaan, maka kami klasifikasikan table-tabel tersebut antara lain:

1. Tabel Unit

Table 3.1 Tabel Unit

Nama Field Jenis Ukuran Keterangan

idUnit Tinyint 4 Primary Key, Auto_increment namaUnit Varchar 50 -

penanggungJawab Varchar 40 -

2. Tabel BANK

Table 3.2Tabel BANK

Nama

Field Jenis Ukuran Keterangan

idBank Tinyint 4 Primary Key, Auto_increment

namaBank Varchar 40 -

3. Tabel RAPB

Table 3.3Tabel RAPB

idRapb Int 11 Primary Key, Auto_increment

idUnit Tinyint 4 Foreign Key

totalAnggaran Varchar 13 -

thnAnggaran Varchar 19 -

4. Tabel Detail RAPB

Table 3.4Tabel Detail RAPB

Nama

idRapb Int 11 Foreign Key

Uraian Varchar 50 -

Jumlah Varchar 5 -

Satuan Varchar 20 -

Harga Varchar 11 -

totalHarga Varchar 13 -

5. Tabel Ampra

Table 3.5Tabel Ampra

idAmpra Int 11

Primary Key, Auto_increme

nt

idUnit Varchar 4 Foreign Key

Total Varchar 13 -

tglAmpra Date - -

thnAnggaran Varchar 9 -

KetAmpra Char 1 -

ketLap Char 1 -

6. Table Pencairan

Table 3.6Tabel Pencairan

Nama

idBank Tinyint 4 Foreign Key

idAmpra Int 11 Foreign Key

(20)

Bulan Varchar 4 -

Tahun Varchar 9 -

7. Tabel Pengadaan

Table 3.7Tabel Pengadaan

barangJasa Varchar 50 -

merkType Varchar 15 -

Qty Varchar 10 -

perkiraanHarga Varchar 11 -

jumlahHarga Varchar 11 -

ketStju Varchar 5 -

ketTrdga Varchar 5 -

8. Tabel Pemeliharaan

Table 3.8Tabel Pemeliharaan

barangJasa Varchar 50 -

merkType Varchar 15 -

lokasiBarang Varchar 20 -

jnsKerusakan Varchar 20 -

perkiraanBiaya Varchar 11 -

ketStju Varchar 5 -

ketTrdga Varchar 5 -

9. Table Detail BANK

Table 3.9Tabel Detail Bank

Nama

Idet Int 11 Primary Key, Auto_increment

idBank Tinyint 4 Foreign Key

saldoAwal Varchar 17 -

Masuk Varchar 17 -

Keluar Varchar 17 -

saldoAkhir Varchar 17 -

Bulan Varchar 9 -

Tahun Varchar 4 -

3.2.7 Desain Input 3.2.7.1 Input Unit

Gambar 3.13 Input Unit

3.2.7.2 Input BANK

(21)

3.2.7.3 Input RAPB

Gambar 3.15 Input RAPB

3.2.7.4 Input Ampra

Gambar 3.16 Input Ampra

3.2.7.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK

Gambar 3.17 Input Sirkulasi Keuangan BANK

3.2.7.6 Input Ubah Password

Gambar 3.18 Input Password Baru

3.2.7.7 Input Laporan Pertanggung Jawaban

Gambar 3.19 Input Laporan Pertanggung

(22)

3.2.8 Desain Output

3.2.8.1Laporan RAPB Per Unit

Gambar 3.20 Laporan RAPB Perunit

3.2.8.2Laporan Ampra Per Unit

Gambar 3.21 Laporan Ampra Perunit

3.2.8.3Rekap RAPB

Gambar 3.22 Rekap RAPB

3.2.8.4Rekap Ampra

Gambar 3.23 Rekap Ampra

3.2.8.5Laporan Sirkulasi Keuangan

Gambar 3.24 Laporan Sirkulasi Keuangan

3.2.9 Desain Menu

Menu

File Pengelolahan Laporan

Unit

BANK

RAPB

Ampra

Sirkulasi Keuangan BANK

RAPB

Ampra

Ubah Password

Keluar

Laporan Pertanggung

Jawaban

Sirkulasi Keuangan BANK

Kunci

Login

Log Out

(23)

IV IMPLEMENTASI

Dari hasil analisis dan perancangan, dibuatlah sebuah program sistem informasi keuangan berbasis desktop yang mengacu pada hasil analisis dan perancangan dengan perincian implementasi program yang dihasilkan sebagai berikut:

4.1 Input Unit

Secara default, data Unit tidak ada di dalam database, sehingga perlu diinputkan ke dalam sistem melalui kotak dialog seperti dibawah ini.

Gambar 4.1 Input Unit

Data Unit ini sangat dibutuhkan karena penginputan RAPB dan Ampra akan sesekali memanggil data Unit ini. Sehingga diperlukan ketelitian pada saat menginput datanya, karena akan selalu digunakan baik untuk pengelolahan RAPB ataupun pengelolahan Ampra.

4.2 Input BANK

Sama seperti data Unit, data BANK juga tidak ada di dalam database, sehingga perlu diinputkan terlebih dahulu sebelum melakukan pengelolahan Ampra dan Sirkulasi Keuangan BANK ke dalam sistem melalui kotak dialog seperti pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Input BANK

Data BANK ini sangat dibutuhkan karena proses pencairan ampra dan sirkulasi keuangan BANK akan sesekali memanggil data BANK ini. Sehingga diperlukan ketelitian pada saat menginput datanya, karena akan selalu digunakan

baik untuk pengelolahan ampra ataupun

pengelolahan sirkulasi keuangan BANK.

4.3 Input RAPB

Perencanaan Anggaran dan Pendapatan

Belanja masing-masing unit diinput oleh petugas melalui form serperti di bawah ini.

(24)

Seperti terlihat pada gambar 4.3, terdapat dua panel, yaitu panel Unit dan panel Detail RAPB. Untuk memilih Unit yang akan mengajuakan RAPB, hanya dengan memilih item ComboBox dan secara otomatis penanggung jawab akan muncul. Selanjutnya tinggal menambahkan detail RAPB yang dibuat oleh Unit yang bersangkutan.

4.4 Input Ampra

Proses pengelolahan Ampra tidak bias dilakukan, terkecuali Unit yang bersangkutan dengan pengampraan telah melakukan RAPB sebelumnya. Ampra di sini dibagi menjadi dua tabs, yaitu tab Pengadaan Barang dan Jasa serta Pemeliharaan/Perbaikan, Barang, Sarana dan Prasarana.

Gambar 4.4 Input Ampra

Jika ada Unit akan melakuka Pengampraan, maka hal ini dapat dilakukan dengan syarat Unit yang bersangkutan telah melakukan laporan pada pencairan sebelumnya, atau tidak sedang

melakukan pengampraan yang masih belum

dicairkan.

4.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK

Untuk pengelolahan sirkulasi keuangan BANK, digunakanlah form seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK

Setelah menentukan bulan dan tahun, lalu menekan tombol pilih, maka pengelolahan kesemua data yang ada bearada pada ruang lingkup bulan dan tahun yang telah dipilih tersebut.

4.6 Daftar RAPB

Untuk melihat RAPB secara keseluruhan, dibuatlah form seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.6 Daftar RAPB

Terdapat dua panel yang ada di dalam form tersebut. Panel pertama berfungsi menampilkan RAPB, sedangkan panel yang kedua berfungsi untuk menampilkan detail dari RAPB yang sedang dipilih pada table yang terletak di panel Daftar RAPB.

(25)

4.7 Pencairan Dana

Pola rancangan form ini mirip dengan daftar RAPB, yaitu terbagi menjadi dua, utama dan

perincian Ampra. Adapun formnya adalah

sebagai berikut. Di dalam form ini disertakan

juga daftar Ampra agar dalam proses

pengelolahan pencairan dana masing-masing Unit lebih mudah dilakukan.

Gambar 4.7 Daftar Ampra

Ketika ada ampra telah setujui, maka perubahan pada detail Ampra harus dilakukan, agar laporan untuk daftar Ampra yang telah disetujui valid. perubahan bias dilakukan dengan cara memilih Unit yang ada pada tabel Daftar Ampra, setelah itu akan tampil di table Detail Ampra, pada kolom Disetujui di cek, lalu teka tombol simpan.

4.8 Laporan Pertanggung Jawaban

Setelah masing-masing Unit menerima dana yang telah dicarikan, pada akhirnya akan melakukan laporan. Untuk mengetahui unit apa saja yang telah memiliki dana yang dicairkan

beserta untuk mengetahui apakah telah

melakukan laporan pertanggung jawaban Ampra yang telah disetjui atau belum ditangani oleh form pada gambar 4.8.

Gambar 4.8 Laporan Pertanggung Jawaban

V PENUTUP 5.1.Kesimpulan

Setelah melakukan beberapa tahap proses

(analisis, perancangan, implementasi serta

pengujian), maka dapat disimpulkan bahwa

Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop

adalah sebuah program komputer yang

ditanamkan pada komputer desktop dan

dirancang bangun untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di bagian Keuangan, serta

akan menjadi solusi dari

permasalahan-permasalahan yang ada dari sistem manual yang telah ada sebelumnya. Sistem informasi ini dapat membantu kinerja Bagian Keuangan seperti: 1. Memberikan Informasi yang Valid Sehingga

Dapat Dijadikan Bahan Evaluasi. Hal ini karena sistem yang ada telah terkomputerisasi, sehingga proses perhitungan akan jauh dari kesalahan disebabkan karena mesin yang melakukan perkerjaan itu.

2. Mempermudah Pengorganisiran Dana Terduga dan Tidak Teduga. Karena telah disediakan fitur khusus sehingga informasi mengenai dana yang tidak terduga lebih jelas. seperti pada lamporan Ampra dengan diberikan kolom khusu untuk menerangkan bahwa item ampra termasuk dari dana terduga atau tidak terduga.

3. Mempercepat Laporan Keuangan. Sistem yang telah terkomputerisasi tidak perlu melakukan

pengarsipan. Berbeda dengan manual,

(26)

perlu membuang waktunya untuk hanya sekerdar mencari berkas-berkas yang berkaitan dengan keuangan, semisal Ampra masing-masing Unit. Kesemuanya itu telah terekam di

dalam komputer sehingga ketika

membutuhkannya akan segera tersajikan dan dijamin kevalidannya.

5.2.Saran

Sistem Informasi Keuangan ini berbasis desktop yang dikhususkan hanya pada satu komputer saja. Pengembangan program ke sisi jaringan adalah merupakan tahap lanjutan yang bisa dipilih, karena Sisitem Informasi ini akan memiliki daerah jangkauan lebih besar (tidak

terbatas hanya pada satu komputer), yang pada

akhirnya dapat berjalan di beberapa komputer sekaligus meningkatkan kualitas program serta lebih bermanfaat bagi yang membutuhkan. Hal ini juga tidak lepas dari pemilihan Database yang memang dari awal menggunakan Database yang bisa oleh diakses oleh multi-user atau

client-server, sehingga sangat cocok untuk

dikembangkah kearah sistem informasi berbasis client-server.

DAFTAR PUSTAKA

Bunafit & Miftakhul, Huda, Membuat Aplikasi

Rental dengan Java dan MySQL, Penerbit

PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2009. Cintra, Sparina, Morfofonemiks Kata Berafiks

Ke-, Ke-an, dan –Itas,

http://citraindonesiaku.blogspot.com/2012/ 02/morfofonemiks-kata-berafiks-ke-ke-dan.html, Diakses pada 04 Juni 2013 Pukul 21.00.

Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, & Kevin C. Dittman; Diterjemahkan oleh: Tim Penerjemah ANDI, Metode Desain dan

Analisis Sistem, Penerbit ANDI,

Yogyakarta, 2004.

Jogiyanto H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori