EDISI 564 26 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: KOMUNIKASI DAN PENGELOLAAN PELAKSANAAN PROYEK
Mensosialisasikan Rencana Strategis
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Rencana yang telah dibuat haruslah disosialisasikan ke segenap pemangku kepentingan di perusahaan. Ada banyak cara yang dapat dipergunakan untuk melakukan sosialisasi sekaligus edukasi secara efektif. Contoh pendekatan formal adalah melalui management meeting, corporate workshop, round table discussion, maupun via lokakarya, konferensi, seminar, dan diskusi panel. Sementara cara informal pun tidak kalah efektifnya, dimana pendekatannya dapat melalui program seperti corporate outbound, end-of-year party, dan lain sebagainya.
!
Keberadaan program edukasi dan sosialisasi ini sangatlah penting mengingat sukses tidaknya implementasi rencana yang telah ditetapkan akan tergantung dari dukungan “buy in” seluruh pihak yang berkepentingan. Untuk itulah maka perusahaan harus memiliki program “marketing” yang ampuh untuk memperkenalkan keberadaan rencana strategis sistem informasi ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
• Obyektif utama dari sosialisasi adalah untuk memastikan adanya dukungan segenap pemangku kepentingan dari seluruh jajaran perusahaan dalam menerapkan rencana strategis sistem informasi demi kemajuan bersama;
EDISI 564 26 MARET 2014 • Melihat bahwa perusahaan terdiri dari individu dengan later belakang yang beraneka
ragam, maka pesan yang disampaikan haruslah mudah dimengerti, dicerna, dan dipahami secara esensial;
• Para pemangku kepentingan tidak perlu dihujani dengan berbagai informasi yang bersifat teknis, namun cukup hal-hal prinsip semata mengenai manfaat dari sistem yang akan dibangun bagi mereka agar diperoleh dukungan dalam pengembangannya; • Disamping itu perlu disampaikan pula apa saja peranan yang diharapkan dari para
pemangku kepentingan dalam konteks penyusunan dan penerapan sistem informasi yang dirancang (partisipasi aktif); dan
• Libatkanlah para ahli komunikasi, motivasi, dan pemasaran yang handal agar tujuan dari komunikasi maupun edukasi dimaksud benar-benar memenuhi target serta sasarannya.
Pengalaman memperlihatkan bahwa komunikasi adalah hal yang sangat krusial dalam proses perubahan yang dipicu dengan adanya sistem teknologi informasi. Banyak pihak-pihak yang belum mengerti benar atau bahkan takut akan keberadaan teknologi yang dinilai mengancam status keberadaan mereka di perusahaan. Bahkan sangat sering dijumpai kasus penolakan atau rintangan/hambatan dari pihak internal karena ketidakmengertian atau ketidakpahaman akan peranan/fungsi sistem informasi yang akan dibangun dan diterapkan. Fenomena diskomunikasi atau miskomunikasi kerap menjadi momok yang membebani implementasi sistem informasi dalam organisasi. Oleh karena itulah maka semenjak perencanaan, ada baiknya perusahaan berusaha keras untuk mendapatkan dukungan penuh dari semua pihak agar pada saatnya nanti, rencana yang telah disusun benar-benar secara lancar dapat berjalan sebagaimana mestinya.
akhir dokumen
