1
PENGEMBANGAN SISTEM PERENCANAAN APARATUR
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dewasa ini banyak regulasi yang telah dikeluarkan oleh pemerintah, baik pusat maupun provisnsi dan kabupaten/kota. Berbagai kebijakan pemerintah baik pusat maupun daerah harus memiliki sebuah koherensi. Dengan demikian kebijakan tersebut saling memberikan dukungan satu atas lainnya. Namun demikian tidaklah cukup dengan hanya kebijakan saja yang harus dipenuhi. Akan tetapi masalah kepegawaian sebagai aparatur pendukung juga harus memperoleh perhatian. Untuk itulah kebijakan di bidang kepegawaian juga harus dicermati. Dengan kebijakan kepegawaian yang jelas dan bersifat simultan dapat memberikan jaminan bagi sistem pengelolaan kepegawaian yang lebih komprehensif dan kontinyu.
Perencanaan pegawai merupakan sebuah penentu bagi sistem kepegawaian. Dengan adanya perencanaan pegawai maka manajemen SDM Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dapat lebih tertata, serta terkelola dengan komprehensif. Mulai dari ketersediaan perencaan pegawai, maka dapat memberikan informasi yang jelas tentang kuantitas dan kualitas yang dibutuhkan oleh provinsi.
2 Realitas yang ada, terdapat gap antara tuntutan akan kualitas pegawai di lingkungan pemerintah Provinsi. Dengan demikian provinsi perlu malakukan upaya guna menjembatani
gap tersebut sehingga dapat menjawab masalah reformasi, otonomi daerah serta civil society. Menyadari akan hal tersebut maka program sustainable capacity building perlu menindaklanjuti dan menjembatani, dengan menyusun pedoman perencanaan kepegawaian. Dengan demikian maka terjadi proses lam sistem kepegawaian provinsi dapat dilakukan upaya peningkatan kemampuan sehingga dapat segera menjawab tuntutan tersebut.
Permasalahan perencanaan kepegawaian adalah menyangkut kuantitas dan kualitas. Kuantitas berurusan dengan seberapa banyak kebutuhan pegawai yang perlu direncanakan untuk pegisian formasi secara terus menerus. Dengan perhitungan kuantitatif dari semua lini dalam seluruh dinas, kantor dan badan termasuk UPT perlu diproyeksikan secara cermat. Sedangkan masalah kualitas pegawai yang perlu direncanakan menyangkut kompetensi, profesionalitas, kapabilitas serta kapasitas yang sesuai untuk semua jabatan.
Kenyataan yang dihadapi oleh provinsi selama ini adalah secara kuantitas kebutuhan pegawai tidak mudah untuk dipetakan. Di samping juga masalah kualitas aparatur pemerintah provinsi yang diperlukan untuk mendukung tupoksi belum diketahui secara pasti. Apakah kebutuhan akan kuantitas dan kualitas tersebut untuk pengisian jabatan dan fungsi sudah cukup memadai atau belum. Pada setiap badan, kantor serta dinas tentunya perlu didukung oleh kualitas pegawai yang sesuai. Sementara itu selama ini Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta belum memiliki perencanaan pegawai yang mampu menginformasikan kebutuhan tersebut.
1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah adalah sebagai berikut:
3
b) Bagaimanakah kebutuhan perencanaan pegawai dari perspektif kuantitas dan kualitas pegawai?
1.3 Tujuan
Tujuan yang dicapai melalui detail tugas organisasi hendaknya untuk mewujudkan: a. Memberikan pedoman bagi BKD untuk merencanakan kebutuhan kuantitas dan kualitas
pegawai Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta?
b. Mewujudkan efisiensi dalam melakukan pengelolaan MSDM di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
c. Mengintegrasikan dan mensinkronisasikan antara kebutuhan dan rencana dengan formasi yang diproyeksikan secara kontinyu.
d. Untuk memberikan pola sistem manajemen SDM secara berkelanjutan.
1.4 Output
Buku pedoman pengembangan perencanaan pegawai Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
1.5 Outcome
a. Ada kejelasan tentang sistem MSDM secara menyeluruh dan berkesinambungan. b. Ada keseimbangan sistem rekrutmen dengan berpedoman pada perencanaan yang
jelas.
5 BAB II
KERANGKA TEORI
2.1 Aspek Penting Pengembangan Perencanaan
Pengembangan perencanaan kepegawaian dalam pengertian yang sederhana
menurut bussines plan pro adalah the standard Personnel Plan is a simple list with a
sum at the bottom. Terdapat banyak manfaat dengan pengembangan perencanaan
kepegawaian. Di samping itu perencanaan kepegawaian merupakan aspek manajemen
kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan
aktivitas-aktivitas inti seperti analisa pegawai, uraian kerja, evaluasi pegawai dan
imbalan/kompensasi (Sulistiyani dan Rosidah, 2009).
Pemahaman perencanaan kepegawaian hendaklah meruakan sebuah integrasi,
sinkronisasi dan simplifkasi dari analisis pekerjaan, uraian kerja, kebutuhan kompetensi
pegawai terkait dengan struktur serta jabatan maupun fungsi-fungsi yang ada. Dengan
melihat sejauhmana kemampuan untuk mensinkronisasi serta mengintegrasikan
komponen-komponen tersebut, maka akan diperoleh sebuah perencanaan yang
mendekati krbutuhan yang sesuai.
Perencanaan yang matang menungkinkan terwujudnya disain pengelolaan kepegawaian
secara terus-menerus dan terpadu. Kondisi ini memberikan jaminan stabilitas dan
keseimbangan pertumbuhan kepegawaian di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Adanya pertumbuhan yang jelas maka segala sesuatu yang diperlukan untuk
mendukung, misalnya anggaran, kebutuhan pengembangan, kebutuhan pemeliharaan,
kebutuhan untuk peningkatan kinerja dll dapat diprediksi dan direncanakan pula.
Perencanaan pegawai dalam jangka panjang memberikan dampak positif berupa kualitas
dan kuantitas pegawai yang dapat lebih terjaga. Proporsi kebutuhan untuk
pengembangan organisasi juga dapat direncanakan lebih lanjut. Di samping itu apabila
6 difasilitasi secara jelas. Tidak ada krisis dalam pengelolaan pegawai yang melanda,
ketika perencanaan ini dari periode ke periode selalu dilakukan evaluasi. Oleh karena itu
adanya pengembangan perencanaan pegawai dapat memberikan kontribusi terhadap
berlangsungnya organisasi serta aktivitas di dalamnya dapat terkelola secara optimal,
langkah-langkah organisasi menjadi lebih terarah, sehingga tujuan organisasi pemerintah
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dapat tercapai.
2.2 Pemahaman Pengembangan Perencanaan Pegawai Dalam Konteks MSDM
Kebutuhan akan perencanaan kepegawaian yang matang menjadi signifikan. Tanpa
perencanaan yang matang menurut Sutiono dan Sulistiyani dalam Sulistiyani (2003)
lemahnya sistem rekrutmen. Sebaliknya jika perencanaan matang dengan berbasis pada
job analysis, serta analisis kebutuhan yang nyata maka rekrutmen dapat dilakukan
dengan lebih mudah serta dapat dipertanggungjawabkan.
Lebih lanjut Sutiono dan Sulistiyani dalam Sulistiyani (2003) mengungkapkan bahwa
jika pola rekrutmen yang buruk memberikan kontribusi alokasi yang buruk pula. Pola
pengembangan aparatur dengan tanpa perencanaan juga kurang dapat diprediksi.
Sementara itu sebuah sistem MSDM membutuhkan semua pengelolaan SDM dapat
berjalan secara terpadu dan terpola. Untuk itu secara konsisten sangat diperlukan
pengembangan perencanaan.
Perencanaan pegawai hendaknya merupakan suatu kegiatan yang secara rutin dilakukan
peninajauan. Jika perencanaan kepegawaian secara rutin dievaluasi maka akan dapat
diketahui bagian-bagian yang memerlukan revisi. Dengan kata lain pemerintah Provinsi selalu mencermati apa yang masih belum dilakukan dan mana yang masih perlu
penyempurnaan. Di samping itu suatu Provinsi akan selalu memiliki informasi yang
terbaru atas kebutuhan pegawai baik secara kuantitas maupun kualitas.
Kegiatan pengembangan perencanaan pegawai adalah suatu aktivitas untuk merefleksi
7 sebuah arahan yang jelas, terukur dan akomodatif dalam memetakan kebutuhan pegawai
ke depan serta langkah-langkah menjaga keseimbangan pegawai, baik dilihat dari
komposisi
a. jabatan, b. usia c. gender d. jenis kelamin e. jumlah
f. kualifikasi, kompetensi serta profesioalitas
Tepenuhinya komposisi tersebut menunjukkan bahwa pegawaia di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dalam kondisi yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu orientasi buku pedoman pengembangan perencanaan pegawai disusun untuk memberikan acuan yang jelas, proporsional dan terarah dalam menciptakan
kondisi seperti tersebut di atas.
2.3 Faktor Pengaruh Perencanaan Pegawai
Dalam rangka melakukan penyusunan pedoman pengembangan perencanaan
pegawai diperlukan sebuah analisis yang berbasis pada faktor-faktor pengaruh dari
perencanaan. Faktor pengaruh tersebut menurut Sulistiyani dan Rosidah (2009) meliputi
faktor internal dan eksternal. Adapun faktor internal meliputi:
a. rencana strategis
b. anggaran
c. estimasi produksi dan penjualan
d. usaha atau kegiatan baru
e. rancangan organisasi dan tugas pegawai.
Dengan mencermati kelima faktor internal tersebut tampaknya kebutuhan akan
rencana strategis merupakan hal yang mutlak, karena kebijakan strategis secara
8 dapat dilihat dari renstra. Sementara itu arah kebijakan ini menginformasikan dari
kebutuhan kuantitas maupun kualitas SDM. Sementara itu anggaran memberikan
informasi tentang kemampuan dana rutin Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta untuk
pembiayaan yang memungkinkan bagi pengadaan pegawai dalam satu periode
pemerintahan secara berkesinambungan. Dengan demikian memberikan input untuk
perencanaan yang mendekati realitas kemampuan Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta.
Estimasi produksi dan penjualan merupakan istilah yang diadopsi dari
perusahaan tentu saja kurang sesuai untuk konteks analisis organisasi pemerintah. Untuk
itu istilah ini dapat dikonversi dengan luasan jangkauan pelayanan yang harus dilakukan oleh pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dengan mengetahui kebutuhan
yang harus dipenuhi atas pelayanan di semua sektor maka dapat diketahui pulan sistem
distribusi pegawai, kebutuhan kuantitas serta kualitas pegawai.
Menurut Bennett (1994) job enlargment means increasing the scope of a job
through extending the range of duties and responsibilities it involves. This contradicts
the principles of specialisation and the division of labour whereby work is divided into
small units, ... Menurut pendapat ini maka sebuah pekerjaan itu perlu dilihat
lingkupnya. Jika lingkupnya luas maka diperlukan untuk memecah pekerjaan ke dalam
unit-unit yang kecil. Jika mengikuti logika ini maka perencaan pegawai juga perlu
dilakukan dengan mengadaptasi kondisi yang kondisi tertentu yang harus disediakan
SDM pendukung.
Usaha atau kegiatan baru dalam konteks organisasi publik dapat dipahami
sebagai pengembangan organisasi yang akan atau sedang dilakukan. Pengembangan
organisasi yang dimaksud dapat menyangkut pengembangan struktur yang berimplikasi
pada munculnya jabatan-jabatan baru. Tentu saja jabatan baru tersebut berkaitan erat
dengan kebutuhan rekrutmen pegawai/pejabat yang tidak lepas dari jumlah maupun
kualitas. Sementara itu pengembangan organisasi juga terkait dengan tumbuhnya tupoksi
9 Rancanagn organisasi dan tugas pegawai dapat mempengaruhi kebutuhan akan
kualifikasi minimal pegawai yang sesuai untuk organisasi dan tugas tersebut. Di
samping itu pula memberikan informasi tentang kebutuhan pegawai dalam jumlah
tertentu melalui akumulasi tugas yang akan didistribusikan.
Faktor eksternal yang mempengaruhi perencanaan kepegawaian menurut
Sulistiyani dan Rosidah (2009) adalah meliputi variabel sebagai berikut:
a. teknologi
b. sosial dan budaya
c. politik
d. ekonomi
Semua variabel di atas sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang dapat
memenuhi tuntutan perkembangan. Dengan teknologi yang selalu mengalami kemajuan
memerlukan tipologi SDM yang memiliki spesifikasi teknologi. Dengan kualitas SDM
yang memeuhi maka dapat merespons perkembangan teknologi secara berkelanjutan.
Oleh karena itu perencanaan SDM juga perlu mengakomodasi kebutuhan tersebut.
Variabel sosial dan budaya mengindikasikan sebuah kebutuhan SDM yang selalu
berkembang karena adanya perubahan-perubahan sosial budaya. Perubahan tersebut
akan berlangsung secara simultan. Untuk itu sebuah perencanaan kepegawaian
hendaknya juga memperhitungkan perubahan-perubahan lingkungan sosial budaya
sehingga dapat diidentifikasi kebutuhan pegawai baik dari sisi kuantitas maupun
kualitas.
Perkembangan politik khususnya menyangkut kebijakan-kebijakan kepegawaian
tentu saja sangat mempengaruhi pengembangan perencanaan kepegawaian dalam suatu
Provinsi. Batasan-batasan pemerintah yang mengatur seluk-beluk manajemen sumber
daya manusia harus diperhitungkan sebagai variabel yang mempengaruhi. Aturan-aturan
10 Bagaimanapun kebijakan pemerintah di bidang kepegawaian mengikat secara tetap
selama masih dalam masa berlaku.
Variabel ekonomi juga mempegaruhi kebutuhan SDM ke depan. Jika
perekonomian mengalami perkembangan yang pesat tentu saja kebutuhan SDM akan
meningkat tajam. Namun kebutuhan SDM tersebut tidak pada semua sektor atau lini,
melainkan hanya isntansi yang terkait langsung untuk manajemen perekonomian negara.
Dengan demikian kebutuhan pegawai yang harus direncanakan tentu saja mengikuti
porsi perkembangan yang ada.
2.4. Teknik Penyusunan Pedoman Perencanaan
Terdapat aturan yang sebaiknya digunakan sebagai acuan dalam perencanaan
pegawai. Dalam perencanaan tentu saja perlu lebih dulu membatasi kebutuhan
perencanaan itu untuk dimanfaatkan sebagai upaya menjawab kebutuhan insidental atau
rutin atau periodik. Masing-masing kebutuhan dilihat jangka waktunya tentu saja
berbeda-beda. Kebutuhan yang bersifat insidental tidak terlalu membutuhkan analisis
yang rumit dan kompleks. Sementara itu kebutuhan yang bersifat rutin maupun periodik
memerlukan analisis yang lebih serius.
Ada beberapa langkah yang harus dilalui dalam perencanaan SDM. Menurut
Burack dan Maryam empat langkah pokok yang dilakukan dalam perencanaan SDM
adalah:
a. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan.
b. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan.
c. Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi atau untuk pemberhentian
sementara.
d. Perencanaan untuk pengembangan.
Dalam upaya perumusan pedoman pengembangan perencanaan pegawai Pemerintah
11 depan, perencanaan untuk keseimbangan masa depan dan perencanaan untuk perekrutan
dan seleksi.
Perencanaan untuk kebutuhan masa depan merupakan sebuah analisis
perencanaan pegawai yang sangat vital. Adanya rencana pegawai yang digunakan
sebagai acuan dalam memenuhi kebutuhan ke depan ini memberikan arah yang terfokus
sehingga kebutuhan dari tahun ke tahun sudah ada peta yang jelas. Adapun hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam perencanaan kepegawaian untuk kebutuhan masa depan ini
menurut Sulistiyani dan Rosidah (2009) memperhatikan komponen sebagai berikut:
a. jumlah pegawai yang diperlukan
b. kualifikasi yang diperlukan
c. jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut
Sedikit berbeda antara perencanaan untuk kebutuhan ke depan dengan perencanaan
untuk keseimbangan ke depan. Mengingat makna keseimbangan adalah harus memenuhi
persyaratan distribusi, jumlah, kualitas, masa kerja, umur pegawai lama perlu menjadi
komponen penting. Untuk menciptakan keseimbangan tentu saja harus ada suatu upaya
memberikan jawaban atas hal-hal ke depan yang menimbulkan masalah sehingga perlu
dilakukan upaya untuk menyeimbangkan. Untuk itu hal yang perlu diperhitungkan
sebagai bahan analisis adalah:
a. jumlah pegawai yang ada saat ini
b. usia pegawai dan kemungkinan pensiun
c. jumlah lowongan yang ada
d. pegawai yang diperlukan
Dalam penyusunan pedoman pengembangan perencanaan pegawai didisain berdasarkan
pemikiran tersebut di atas. Adapun buku pedoman tersebut memuat bagian-bagian :
a. Pedoman pengembangan perencanaan untuk kebutuhan pegawai.
12 Arah dari pedoman pengembangan perencanaan pegawai Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta selanjutnya harus dibangun berdasarkan indikator-indikator yang sebaiknya
dipenuhi. Indikator-indikator tersebut dapat diasumsikan sangat menentukan tingkat
kesahihan dalam menyusun pola yang akan digunakan dalam buku pedoman. Indikator
ini akan dibangun melalui refleksi teoretis sebagaimana telah dilakukan di atas, serta
dikombinasikan dengan fenomena lapangan dengan cara melakukan pengembangan
analisis. Data sekunder serta hasil FGD maupun wawancara mendalam digunakan
sebagai bahan untuk mengintegrasikan kebutuhan nyata akan SDM/pegawai di masa
13 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Pendekaatan Penelitian
Penelitian yang dilakukan dengan menggunakan pendekatan kualitatif.
Pendekatan kualitatif dalam hal ini menggali informasi terkait dengan pengembangan
perencanaan kepegawaian di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pendekatan ini
dimaksudkan untuk memperdalam informasi khususnya dari stakeholder khususnya
BKD, Biro Organisasi yang memiliki posisi penting dalam perencanaan kepegawaian
terkait dengan pengembangan organisasi pemerintah Provinsi.
3.2 Sumber Data
Studi penyusunan pedoman pengembangan sistem perencanaan pegawai provinsi
DIY ini memerlukan sumber data primer dan sekunder. Sumber data primer merupakan
sumber data yang bersifat langsung. Data diperoleh di lapangan, peneliti mengambil data
langsung kepada pihak-pihak yang bersentuhan dengan topik pengembangan pedoman
sistem perencanaan pegawai. Pengambilan data dengan melakukan kontak secara
langsung kepada sumber data, baik dengan cara melakukan wawancara, wawancara
mendalam maupun dengan melalui focus group discussiin (FGD).
Sumber data sekunder merupakan data yang telah terekam dan telah
terdokumentasi secara tertulis. Sifat data sekunder secara umum telah tersaji dengan
rapi, teroleh dan terstruktur. Untuk itulah data sekunder biasanya telah terbukukan
dengan baik. Di sisi lain data sekunder juga dapat berupa dokumen-dokumen
14 2.3 Metodologi Penelitian
Penelitian untuk penyusunan pedoman pengembangan perencanaan pegawai ini
ditempuh dengan :
a. Desk Study
Metode ini terutama menganalisis berbagai dokumen yang terkait
dengan pengembangan perencanaan kepegawaian . Segenap regulasi dan
informasi yang terkait perencanaan kepegawaian dilacak dan dianalisis.
Cakupan regulasi meliputi regulasi yang diproduksi oleh Pemerintah
Pusat dan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Tujuan dari
analisis ini adalah menemukan pijakan, peluang sekaligus rambu-rambu
bagi desain pengembangan perencanaan kepegawaian .
Metode ini juga melacak berbagai riset yang pernah dilakukan
oleh berbagai pihak terkait dengan pengembangan perencanaan
kepegawaian . Tujuannya adalah mengidentifikasi persoalan dan tawaran
alternatif kebijakan desain pengembangan perencanaan kepegawaian
yang ideal.
b. Field Study
1) Focus Group Discussion (FGD)
Metode ini merupakan aktivitas turun lapangan terutama
untuk mendapatkan data primer, sekaligus sekunder, yang terkait
dengan fokus studi. Teknik yang digunakan meliputi Focus Group
Discussion (FGD) dan wawancara mendalam dengan stakeholders
yang relevan. Arah dari kegiatan ini adalah mencapai target utama
yaitu agar dapat mengidentifikasi permasalahan-permasalahan
yang ada kaitannya dengan isu hubungan pengembangan
perencanaan kepegawaian serta kemungkinan-kemungkinan
15 2) Wawancara
Teknik wawancara yang digunakan dalam studi ini
merupakan sebuah pengumpulan data yang berlangsung dengan
cara menemui informan secara langsung, dan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan secara terstruktur. Dengan demikian
diperoleh respon jawaban secara langsung secara jelas dan
terklarifikasi. Ada interaksi dinamis antara pihak peneliti dengan
informan.
3) Wawancara mendalam
Teknik wawancara mendalam adalah pengumpulan data
dengan cara melakukan pengajuan pertanyaan-pertanyaan secara
detail dan disampaikan secara langsung kepada key person. Pihak
yang diwawancara sengaja dipilih tokoh-tokoh kunci yang
memiliki informasi secara detail dan mendalam tentang pedoman
pengembangan sistem perencanaan pegawai. Teknik ini
digunakan untuk menggali informasi khususnya menyangkut
kebijakan-kebijakan terkait dengan perencanaan pegawai yang
telah dilakukan, sedang dilakukan maupun yang akan dilakukan.
Dengan informasi ini maka dapat memberikan kejelasan tentang
kebutuhan pedoman pengembangan sistem perencanaan pegawai
yang diperlukan.
2.4 Narasumber
Narasumber dalam studi ini adalah terdiri atas informan dan key person.
Informan merupakan para aktor yang memiliki informasi di bidang pengembangan
sistem perencanaan pegawai. Adapun informan dalam hal ini meliputi Staf di bidang
perencanaan pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Daerah Istimewa
16 Key person merupakan tokoh kunci yang menguasai informasi, pengambil
kebijakan, perumus kebijakan serta eksekutor dalam pengembangan sistem
perencanaan perencanaan pegawai. Kepala Badan Kepegawaian Daerah, Kepala Biro
Organisasi serta Kepala Biro Perencanaan pegawai merupakan key person yang
diwawancara secara mendalam.
2.5 Tahap Kegiatan 1. Perencanaan
Tahap perencanaan adalah tahap untuk mempersiapkan dan memperlancar
keperluan riset. Aktivitas yang dilakukan meliputi :
a) Penyusunan rencana data,
b) Koordinasi dengan pihak terkait dan stakeholder, dan
c) Penyiapan administrasi studi.
Tujuan dari tahap ini adalah mempersiapkan pelaksanaan studi dapat berjalan
dengan baik dan lancar.
2. Studi Lapangan
Merupakan aktivitas untuk mencari data primer dan sekunder. Tim peneliti
akan menggali data primer dari para stakeholders dengan menggunakan Focus
Group Discussion (FGD), wawancara mendalam. Stakeholder yang dituju
adalah yang terkait dengan kebijakan di bidang kepegawaian. Institusi sebagai
obyek penelitian khususnya adalah BKD. Sementara stakeholder berupa Kepala
Biro Organisasi, Kepala Biro pengembangan pegawai, Kepala Badan Diklat.
3. Penyusunan Laporan
Pada tahap ini data yang diperoleh dari studi lapangan diklasifikasikan dan
dianalisis untuk kemudian dibuat draft laporan penelitian. Draft ini kemudian
dipaparkan dalam penyampaian laporan sehingga memperoleh pandangan dan
17 feedback tentang berbagai hal terkait dengan data penelitian yang telah
dilakukan, pengolahan data serta draft output mengenai standart hubungan
pengembangan perencanaan kepegawaian. Setelah itu draft disempurnakan
sehingga menjadi sebuah laporan final serta output yang memenuhi kebutuhan
dari Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dalam pengembangan perencanaan
kepegawaian . Tahap ini adalah akhir dari aktivitas riset.
2.6 Kebutuhan Data
Data yang dibutuhkan meliputi :
a. Data primer
1. Hasil FGD
a) Aspek-aspek yang perlu dipertimbangkan untuk
penyusunan buku pedoman pengembangan perencanaan
kepegawaian.
b) Pola formasi pegawai pemerintah Provinsi.
c) Pola atau trend kebutuhan pegawai dalam satu periode.
d) Arahan pedoman perencanaan pegawai
- isi/substansi yang harus ada
- indikator/parameter
2. Hasil Wawancara mendalam
a) Kebijakan yang pernah dilaksanakan terkait dengan
perencanaan kepegawaian.
b) Permasalahan-permasalahan yang dihadapi dalam sistem
18 b. Data sekunder
1. Statistik pegawai menurut distribusi umur, kepangkatan dan
golongan, dinas/badan/kantor.
2. Statistik pegawai berdasarkan distribusi jabatan struktural dan
fungsional.
c. Data dokumenter
1) Perda yang mengatur tentang kepegawaian.
2) Perda tentang tata kerja dan organisasi pemerintah
provinsi.
3) Rencana Strategis/RPJM/RPJP.
4) Kebijakan/perda di bidang kepegawaian.
5) Dokumen rencana pegawai
6) Statistik pegawai lengkap trend 5 tahun terakhir
7) Pola kebutuhan pegawai 5 tahun terakhir
8) Struktur organisasi SKPD
9) Tupoksi satuan kerja di semua SKPD
d. Disain analisis
1. Data hasil wawancara dikodifikasikan ke dalam
kelompok-kelompok analisis yaitu:
Pembahasan dan perencaan pegawai Pedoman yang digunakan
19 2. Analisis melalui proses triangulasi data FGD dan analisis data
dokumenter dengan kronologi sebagai berikut:
1. Pembahasan perencanaan pegawai
a) Pembahasan tentang perencanaan pegawai
b) Waktu pelaksanaan pembahasan
i. Periodik
ii. Tahunan
iii. Insidentil
c) Hasil pembahasan berupa sebuah rencana pegawai
hingga terbentuk dokumen perencanan pegawai 2. Pedoman pengembangan sistem perencanaan
a) Penggunaan dokumen sebagai pedoman dalam
proses sistem perencanaan
b) Peta aktor yang terlibat dalam pembahasan hingga
penyusunan dokumen rencana pegawai.
c) Aspek-aspek yang dipertimbangkan dalam
perencanaan pegawai
d) Kebijakan yang telah dikeluarkan oleh Pemprov
DIY dalam bidang manajemen pegawai
e) Kebijakan yang spesifik mengatur tentang
pengembangan perencanaan pegawai
f) Ketersediaan pedoman untuk perencanaan pegawai
g) Antisipasi jika belum tersedia pedoman
pengembangan sistem perencanaan dengan metode
tertentu dalam perencanaan pegawai
i. Need assessment
20 iii. Prediksi yang bertolak dari kecenderungan
kebutuhan pegawai tahun-tahun
sebelumnya
iv. Perhitungan secara valid akan kebutuhan
pegawai
v. Pertimbangan yang dipakai dalam
penggunaan metode
vi. Ketersediaan peta kebutuhan pegawai per
SKPD
vii. Antisipasi metode tertentu jika pedoman
pemetaan kebutuhan pegawai tidak tersedia viii. Aktor yang memiliki kewenangan dalam
penyunan peta kebutuhan pegawai
ix. Kebijakan pusat yang diacu dalam
perencanaan pegawai
3. Variabel yang dianalisis dalam perencanaan pegawai
a. varibel yang berpengaruh terhadap perencanaan
pegawai
i. Tupoksi
ii. Struktur dan jabatan
iii. Jenis jabatan fungsional dan struktural
iv. Tupoksi jabatan
v. Gender
vi. Usia
vii. Lama masa kerja
viii. Kepangkatan
ix. Promosi jabatan
21 xi. Volume pekerjaan dan jumlah pegawai
xii. Rasio jumlah pegawai dan penduduk yang
dilayani
xiii. Luas wilayah
4. Sebaran pegawai yang diharapkan dari sebuah rencana
pegawai
a. sebaran pegawai sudah memenuhi :
i. Tupoksi semua dinas
ii. Tupoksi semua badan
iii. Tupoksi kantor
b. sebaran pegawai sudah memenuhi
i. gender
ii. pangkat/golongan/jabatan
iii. usia
iv. lama kerja
c. sebaran pegawai sudah memenuhi :
i. Kebutuhan pelayanan
ii. Kebutuhan pengembangan organisasi
d. sebaran pegawai memiliki pola manajemen karier
pegawai
e. sebaran pegawai memiliki kesesuian dengan kebutuhan
pengembangan pegawai/diklat
Dari hasil analisis tersebut dirancang sebuah kerangka pikir tentang
22 BAB IV
GAMBARAN UMUM PROVINSI DIY
4.1. Sejarah Singkat Yogyakarta
Provinsi DIY merupakan sebuah provinsi yang memiliki nilai sejarah yang
penting di mata Indonesia. Sebelum Indonesia merdeka, Yogyakarta sudah mempunyai
tradisi pemerintahan, karena Yogyakarta merupakan Kesultanan, termasuk di dalamnya
Kadipaten Pakualaman. Pada zaman penjajahan Belanda, daerah yang mempunyai
asal-usul dengan pemerintahannya sendiri, disebut Zelfbersturende Landschappen, atau di
masa kemerdekaan disebut dengan nama Daerah Swapraja.
Kesultanan Ngayogyakarta Hadiningrat berdiri sejak 1755, didirikan oleh
Pangeran Mangkubumi yang kemudian bergelar Sri Sultan Hamengku Buwono I.
Sedangkan Kadipaten Pakualaman berdiri sejak 1813, didirikan oleh Pangeran
Notokusumo (saudara Sultan Hamengku Buwono II) yang kemudian bergelar Adipati
Paku Alam I. Baik Kasultanan maupun Pakualaman diakui oleh Pemerintah Hindia
Belanda sebagai kerajaan dengan hak mengatur rumah tangganya sendiri. Semua itu
dinyatakan dalam kontrak politik, yang terakhir kontrak politik Kasultanan tercantum
dalam Staatsblaad 1941 No. 47, dan kontrak politik Pakualaman dalam Staatsblaad
1941 No. 577.
Pada saat proklamasi kemerdekaan RI, Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri
Paku Alam VIII menyatakan Daerah Kasultanan Yogyakarta dan Daerah Pakualaman
menjadi bagian dari wilayah Negara RI, dan bergabung menjadi satu menjadi Daerah
Istimewa Yogyakarta. Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan Sri Paku Alam VIII
sebagai Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah yang bertanggungjawab langsung
kepada Presiden RI. Hal tersebut dinyatakan dalam:
1. Piagam kedudukan Sri Sultan Hamengkubuwono IX dan Sri Paku Alam VIII
23 2. Amanat Sri Sultan Hamengkubuwono IX dan Sri Paku Alam VIII tertanggal 5
September 1945 (dibuat terpisah)
3. Amanat Sri Sultan Hamengkubuwono IX dan Sri Paku Alam VIII tertanggal
30 Oktober 1945 (dalam satu naskah).
Sebagai daerah otonom setingkat Provinsi, Daerah Istimewa Yogyakarta
dibentuk secara tersendiri dengan Undang-undang No. 3 Tahun 1950 jo. No. 19 Tahun
1950 yang sampai saat ini masih berlaku. Pada saat ini Kraton Yogyakarta dipimpin
oleh Sri Sultan Hamengku Buwono X dan Puro Pakualaman dipimpin oleh Sri Paduka
Paku Alam IX. Keduanya memainkan peran yang sangat menentukan di dalam
memelihara nilai-nilai budaya dan adat-istiadat Jawa dan merupakan pemersatu
masyarakat Yogyakarta. Kemudian Negara RI mengeluarkan Undang-undang Pokok Pemerintahan Daerah, yaitu Undang-undang No. 1 Tahun 1957, Penetapan Presiden RI
No. 6 Tahun 1959 (disempurnakan), kemudian Undang-undang No. 18 Tahun 1964.
Kesemuanya itu mengatur perihal pembentukan Pemerintahan Daerah Otonom. Yang
terakhir Undang-undang No. 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di
Daerah.
Sebutan kota perjuangan untuk kota ini berkenaan dengan peran Yogyakarta
dalam konstelasi perjuangan bangsa Indonesia baik pada jaman kolonial Belanda, jaman
penjajahan Jepang, maupun pada jaman perjuangan mempertahankan kemerdekaan.
Yogyakarta pernah menjadi pusat kerajaan, baik Kerajaan Mataram (Islam), Kesultanan
Yogyakarta maupun Kadipaten Pakualaman. Sebutan kota kebudayaan berkaitan erat
dengan peninggalan-peninggalan budaya bernilai tinggi dari masa kerajaan-kerajaan
tersebut yang hingga kini tetap terpelihara. Sebutan ini juga berkaitan dengan banyaknya
pusat-pusat seni dan budaya.
Pada saat ini Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat dipimpin oleh Sri Sultan
Hamengkubuwono X dan Kadipaten Pakualaman dipimpin oleh Sri Paduka Paku Alam
IX yang sekaligus menjabat sebagai Gubernur dan Wakil Gubernur DIY. Keduanya
memainkan peran dalam memelihara nilai-nilai budaya dan adat istiadat Jawa dan
24 Melihat deskripsi di atas, maka Yogyakarta memiliki peranan yang sangat
penting dalam perjalanan sejarah bangsa dan negara Indonesia. mengingat peran penting
tersebut maka Yogyakarta memperoleh tempat yang terhormat di dalam sistem
pemerintahan Indonesia. atas pertimbangan tersebut maka penataan sistem pemerintahan
menjadi bagian utama. Terkait dengan hal tersebut, maka manajemen sumberdaya
manusia sebagai motor penggerak pemerintahan tersebut menjadi kebutuhan yang harus
terpenuhi. Muara dari manajemen SDM sebagaimana dimaksud adalah membutuhkan
sistem perencanaan SDM. Untuk itulah guna menjaga kelangsungan hidup DIY sebagai
pemegang peran dalam sejarah Indonesia, maka harus didukung oleh sebuah sistem
perencanaan SDM yang baik.
4.2. Kondisi Geografis
Wilayah DIY berada di bagian tengah Pulau Jawa, termasuk zone tengah bagian
selatan dari formasi geologi Jawa Tengah dan Jawa Timur. Secara astronomi Provinsi
DIY terletak di antara 7033’LS – 8012’LS, yang mencakup wilayah bekas Swapraja Kesultanan Yogyakarta, wilayah bekas Swapraja Kadipaten Pakualaman dan tiga daerah
yang semula termasuk wilayah Jawa Tengah, yakni bekas daerah enclave Kapanewon di
Gunung Kidul, daerah enclave Kawedanan Imogiri dan daerah enclave Kapanewon di
Bantul.
Secara administratif keseluruhan wilayah tersebut berbatasan dengan Kabupaten
Magelang (di sebelah barat laut), Kabupaten Klaten (di sebelah timur), Kabupaten
Wonogiri (di sebelah tenggara), Samudera Indonesia (di sebelah selatan) dan Kabupaten
Purworejo (di sebelah barat). Luas wilayah DIY sekitar 3.185,80 km2, yang terbagi
dalam lima wilayah administratif , yaitu :
Kota Yogyakarta dengan luas 32,5 km2, terdiri dari 14 kecamatan dan 45 kelurahan
Kabupaten Sleman dengan luas 574,82 km2, terdiri dari 17 kecamatan dan 86 desa.
25 Kabupaten Kulonprogo dengan luas 586,27 km2, terdiri dari 12 kecamatan
dan 88 desa.
Kabupaten Gunungkidul dengan luas 1.485,36 km2, terdiri dari 18 kecamatan dan 144 desa
Secara geografis wilayah DIY tersusun atas empat satuan, yaitu Pegunungan
Selatan, Gunung api Merapi, dataran rendah antara Pegunungan Selatan dan
Pegunungan Kulonprogo, dan Pegunungan Kulonprogo dan dataran rendah selatan.
4.3. Kependudukan
Sebutan Yogyakarta sebagai daerah tujuan wisata menggambarkan potensi
Provinsi ini dalam bidang pariwisata. Kekuatan Yogyakarta menjadi daerah tujuan
wisata kedua setelah Bali perlu menjadi komitmen seluruh elemen. Berbagai jenis obyek
wisata dikembangkan di daerah ini, mulai dari wisata alam, wisata sejarah, wisata
budaya, wisata minat khusus, wisata pendidikan, bahkan yang terbaru wisata malam.
Predikat sebagai kota pelajar berkaitan dengan sejarah dan peran kota ini dalam dunia
pendidikan di Indonesia. Disamping tersedianya berbagai jenjang pendidikan di provinsi
ini, juga terdapat banyak mahasiswa dari berbagai Provinsi di Indonesia yang menimba
ilmu di kota Yogyakarta, sehingga tidak berlebihan jika Yogyakarta disebut sebagai
miniatur Indonesia.
Tahun 2005 Yogyakarta mencatat keberhasilan di bidang kependudukan dalam
hal pencapaian angka harapan hidup tertinggi di Indonesia yaitu 73 tahun. Angka
harapan hidup DIY lebih tinggi disbanding rerata Indonesia yang nilainya 70,7 tahun.
Diantara Kabupaten dan Kota, Kabupaten Sleman merupakan konsentrasi Lansia di
DIY. Usia harapan hidup di Sleman adalah 74 tahun. Usia harapan hidup yangpanjang
merupakan representasi banyak factor antara lain kondisi ekonomi yang menjamin
kesejahtraan rumah tangga dan keterkecukupan kebutuhan dasarnya, pelayanan
kesehatan yang efektif dalam mengatasi penyakit dan gangguan kesehatan masyarakat,
kualitas lingkungan yang baik dan sosio cultural masyarakat yang menjamin hidup lebih
26 Dibidang kependudukan, perwujudan keluarga kecil berkualitas merupakan
langkah penting untuk mencapai pembangunan berkelanjutan. Berdasarkan IPM, yang
merupakan indeks komposit dari indeks angka harapan hidup, indeks angka melek huruf,
indeks rerata lama sekolah dan indeks pengeluaran riil perkapita dari seluruh provinsi di
Indonesia, DIY menempati urutan IPM yang baik yaitu kelompok empat besar.
Sedangkan untuk jumlah penduduk, jika diasumsikan pertumbuhan dalam jangka
panjang rata-rata sebesar kurang lebih 1% per tahun, maka jumlah penduduk Provinsi
DIY pada tahun 2025 diperkirakan akan mencapai sekitar 3.776.500 jiwa (BPS).
Masalah kependudukan tentunya memiliki konsekuensi yang bersifat langsung
dengan pelayanan. Keberadaan pemerintah sebaliknya sebagai penyelenggara pelayanan
publik, menghadapi masalah upaya untuk meningkatkan efektivitas pelayanan. Kendati Pemerintah Provinsi tidak secara langsung berhadapan dengan masyarakat dalam
penyelenggaraan pelayanan publik, namun Pemerintah Provinsi setidaknya memberikan
pelayanan kepada Pemerintah Kabupaten/kota. Untuk itulah secara koordinatif
Pemerintah Provinsi DIY berhubungan dengan 4 Kabupaten dan 1 Kota sebagai upaya
peningkatan pelayanan publik. Tentu saja dengan wilayah yang relatif luas mencakup 5
Kabuapetn Kota ini maka perlu ditingkatkatkan kapasitas SDM pada Provinsi DIY.
Guna menopang sistem pelayanan publik yang secara koordinatif
diselenggarakan bersama Kabupaten dan Kota ini maka perlu dilakukan pengembangan
sistem perencanaan pegawai di Provinsi DIY. Untuk itulah keberadaan pedoman
pernecanaan pegawai menjadi sangat diperlukan.
4.4. Ekonomi dan Sumberdaya Alam
Kegiatan investasi baik yang dilakukan oleh domestic (PMDN) maupun asing (PMA) di
DIY dari waktu ke waktu mengalami pasang surut, sesuai dengan perkembangan
keadaan politik nasional, kebijakan pemerintah, dan kondisi maksro nasional.
27 mengalami peningkatan yang ditunjukkan penerbitan Surat Ijib Usaha Perdagangan
(SIUP) dan Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
Kontribusi sektor pertanian (termasuk perikanan dan kehutanan) terhadap PDRB selama
sepuluh tahun terakhir rerata sebesar 16, 33 % (terbesar ketiga setelah sektor jasa dan
perdagangan). Apabila diukur dari kesejahteraan, nilai tukar (terms of trade) petani di
DIY dalam sepuluh tahun terakhir meningkat dari 96,9% menjadi 133,3% (tertinggi di P.
Jawa). Sedangkan untuk produksi benih ikan dan udang selama sepuluh tahun terakhir
28 4.5. Kondisi SDM
Permasalahan MSDM yang tampak secara umum dapat diinformasikan melalui data
statistik pegawai. Baik kondisi pegawai terkait dengan kuantitas maupun kulitas tentu
dapat menggambarkan daya dukung yang dimiliki oleh Pemerintah Provinsi DIY.
Terkait dengan wilayah administrasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 4.1 Jumlah Wilayah Administrasi
Sumber : Biro Tata Pemerintahan Setda Prov. DIY, 2008 dalam
Terkait dengan wilayah administrastif di atas menunjukkan tentang keluasan jangkauan
pelayananan. Jangkauan pelayanan yang luas tentunya memerlukan pegawai yang lebih
banyak, sekaligus dengan penngkatan kualiatas secara memadai. Sekalipun Provisni
tidak berhadapan langsung dengan pelayanan kepada masyarakat, namun memberikan
koordinasi dengan Kabupaten dan kota tetap saja memerlukan sebuah pelayanan yang
memadai.
Guna melihat secara jelas tentang jumlah pegawai yang dimiliki oleh
29 Grafik 4.1 Pegawai pemprov DIY
Sumber: BKD DIY 2010, diolah 2010
Dukungan pegawai pada setiap SKPD juga mengindikasikan kekuatan
Pemerintah Provinsi DIY. Adanya distribusi yang seimbang antar SKPD memberikan
kekuatan yang stabil bagi setiap SKPD. Distribusi pegawai tentunya perlu
dipertimbangkan keseimbangan antara kebutuhan dan tupoksi dengan staffing yang
dilakukan di setiap SKPD. Sementara itu tentunya BKD memiliki peran yang strategis
dalam masalah distribusi pegawai tersebut. Untuk dapat mengetahui tentang distribusi
pegawai per unit organisasi yang ada dalam 33 SKPD. Berikut adalah komposisi
pegawai dalam masing-masing unit organisasi:
30 NO. UNIT ORGANISASI/INSTANSI LAKI-LAKI / ESELON
JML
4 Biro Administrasi Kesejahteraan Rakyat
Dan Kemasyarakatan 0 1 3 5
9 0 0 0 4 4 13
5 Biro Administrasi Perekonomian Dan
Sumber Daya Alam 0 1 2 4
7 0 0 1 4 5 12
6 Biro Administrasi Pembangunan 0 1 1 5 7 0 0 2 3 5 12
7 Biro Organisasi 0 0 1 6 7 0 1 2 3 6 13
8 Biro Umum, Hubungan Masyarakat Dan
Protokol 0 1 4 6
11 0 0 0 4 4 15
9 Sekretariat DPRD 0 1 4 6 11 0 0 0 6 6 17
10 Inspektorat 0 1 4 1 6 0 0 1 2 3 9
11 Badan Perencanaan Pembangunan
Daerah 0 1 6 8
17 Badan Kesatuan Bangsa Dan
Perlindungan Masyarakat 0 1 4 6
11 0 0 0 2 2 13
18 Badan Ketahanan Pangan Dan
Penyuluhan 0 1 5 8
14 0 0 0 3 3 17
19 Badan Kerjasama Dan Penanaman
Modal 0 1 3 3
31
20 Kantor Perwakilan Daerah 0 0 1 1 2 0 0 0 2 2 4
21 Gerai Investasi 0 0 1 3 4 0 0 0 0 0 4
22 Badan Pemberdayaan Perempuan Dan
Masyarakat 0 0 2 5
7 0 1 3 6 10 17
23 Rumah Sakit Grhasia 0 0 0 4 4 0 1 3 7 11 15
24 Satuan Polisi Pamong Praja 0 0 1 3 4 0 0 0 0 0 4
25 Dinas Pertanian 0 1 3 8 12 0 0 2 7 9 21
26 Balai Pengawasan Dan Sertifikasi Benih
Pertanian 0 0 1 1
2 0 0 0 1 1 3
27 Balai Pengembangan Perbenihan
Tanaman Pangan Dan Hortikultura 0 0 1 3
4 0 0 0 0 0 4
28 Balai Pengembangan Sumberdaya
Manusia Pertanian 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
29 Balai Pengembangan Bibit, Pakan
Ternak Dan Diagnostik Kehewanan 0 0 0 3
3 0 0 1 0 1 4
30 Balai Proteksi Tanaman Pertanian 0 0 0 3 3 0 0 1 0 1 4
31 Dinas Kelautan Dan Perikanan 0 1 3 8 12 0 0 1 4 5 17
32 Balai Pengembangan Teknologi
Kelautan Dan Perikanan 0 0 1 2
36 Balai Kesatuan Pengelolaan Hutan
(KPH) 0 0 1 2
38 Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah
Raga 0 0 4 10
32
59 Balai Penyelenggara Jaminan
Kesehatan Sosial 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
60 Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi 0 1 4 10 15 0 0 1 5 6 21
61 Balai Latihan Kerja Dan Pengembangan
Produktivitas 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
62 Balai Hiperkes Dan Keselamatan Kerja 0 0 0 1 1 0 0 1 2 3 4
63 Dinas Pekerjaan Umum, Perumahan
Dan Energi Sumber Daya Mineral 0 0 7 15
33
64 Balai Pengelolaan Sumber Daya Air
Provinsi 0 0 1 2
66 Balai Instalasi Pengelolaan Air Limbah
(IPAL) 0 0 1 1
2 0 0 0 1 1 3
67 Dinas Perhubungan, Komunikasi Dan
Informatika 0 1 5 11
17 0 0 1 5 6 23
68 Trans Jogja 0 0 1 1 2 0 0 0 1 1 3
69 Kantor Pengendalian Lalu Lintas Dan
Angkutan Jalan 0 0 1 1
2 0 0 0 1 1 3
70 Plaza Informasi 0 0 1 2 3 0 0 0 1 1 4
71 Dinas Perindustrian, Perdagangan
Koperasi Dan Usaha Kecil Menengah 0 1 5 6
12 0 0 1 9 10 22
72 Balai Pengembangan Teknologi Tepat
Guna 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
73 Balai Metrologi 0 0 1 3 4 0 0 0 0 0 4
74 Balai Pelayanan Bisnis 0 0 0 2 2 0 0 1 1 2 4
75 Dinas Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan Dan Aset 0 1 6 16
23 0 0 1 7 8 31
76 Kantor Pelayanan Pajak Daerah Di Kota
Yogyakarta 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
77 Kantor Pelayanan Pajak Daerah Di
Kabupaten Bantul 0 0 1 3
4 0 0 0 0 0 4
78 Kantor Pelayanan Pajak Daerah Di
Kabupaten Kulonprogo 0 0 0 3
3 0 0 1 0 1 4
79 Kantor Pelayanan Pajak Daerah Di
Kabupaten Gunungkidul 0 0 1 3
4 0 0 0 0 0 4
80 Kantor Pelayanan Pajak Daerah Di
Kabupaten Sleman 0 0 1 1
2 0 0 0 2 2 4
81 Sekretariat Komisi Pemilihan Umum
Provinsi 0 1 3 3
34
J U M L A H 1 30 151 314 496 0 7 43 203 253 749
Sumber: BKD DIY, 2010
Dari tabel di atas terlihat bahwa distribusi pegawai dari aspek gender sudah
dipertimbangkan, secara akumulasi jumlah pegawai pria dengan perempuan 496:253.
Untuk eselon IV laki-laki 314 dan perempuan 203. Namun untuk posisi eselon II dan III
nampaknya cenderung didominasi laki-laki.
Di samping dari sisi distribusi yang seimbang dalam setiap SKPD, masih diperlukan
dukungan kualitas pegawai. Kualitas pegawai secara umum diinformasikan melalui latar
belakang pendidikan dan kecakapan. Pendidikan secara umum menginformasikan
tentang kapasitas pegawai. walaupun pendidikan bukan merupakan satu-satunya
pendukung dalam pembentukan kemampuan pegawai, namun secara umum pendidikan
masih menjadi tolok ukur kemampuan pegawai. Deskripsi dari latar belakang
pendidikan pegawai adalah sebagai berikut:
Grafik 4.2
35 Pendidikan SLTA masih menduduki peringkat atas dalam prosentasenya yakni
891 untuk perempuan dan lak-laki 1942. Hal ini perlu mendapat perhatian untuk
pengembangannya. Perlu membut peta pengembangan pegawai yang terencana baik
untuk peningkatan melalui kuliah maupun keikutsertan diklat. Diklat sebagai salah
satu pembentuk kompetensi pegawai Provinsi DIY merupakan komplementer yang
harus ada dalam sistem pengembangan pegawai. Keberadaan diklat menopang secara
langsung untuk peningkatan kemampuan pegawai. Masalah diklat perlu diungkapkan
dalam rangka mengetahui intervensi kecakapan pegawai. Inovasi diklat diperlukan
sehingga dapat memberikan kontribusi dalam perencanaan pegawai. Dengan mengetahui
kebutuhan diklat diharapkan dapat penopang peningkatan kemampuan pegawai, dan
36 BAB V
ANALISIS SISTEM PERENCANAAN PEGAWAI PROVINSI DIY
5.1. Lembaga Organisasi Pemerintah Provinsi DIY
Masalah kelembagaan merupakan bagian penting yang menentukan dalam perencanaan
pegawai. Sistem perencanaan pegawai memberikan kontribusi besar dalam menentukan
jumlah dan proporsi serta komposisi pegawai yang perlu direncanakan. Bagaimanapun
kualifikasi pegawai, kebutuhan akan kuantitas sangat tergantung dari struktur yang akan menampung pegawai tersebut. Adapun komposisi jumlah organisasi yang ada dapat
dilihat sebagai berikut:
Tabel 5.1 Jumlah unit organisasi Pemprov DIY
No Organisasi Jumlah
1. Biro 7
2. Dinas 13
3. Kantor 7
4. Badan 9
5. Sekretariat DPRD 1
6. RS. Daerah 1
7. UPT dll 43
Jumlah 81
37 Dengan stabilitas kelembagaan maka dalam penyusunan sistem perencanaan pegawai
tidak mengalami perubahan. Dapat dikatakan bahwa permintaan pegawai tidak akan
bersifat fluktuatif. Jumlah maupun kualitas lebih terprediksi. Untuk menjawab
permasalahan perencanaan pegawai dengan ciri kelembagaan yang relatif stabil, dapat
dilakukan dengan:
1. Melihat permitaan tetap yang berlangsung setiap tahun
2. Perencanaan, dalam hal ini dapat bersifat inkremental yaitu dengan melihat
perubahan-perubahan parsial sehingga perencanaan hanyalah merupakan upaya
penyesuaian.
Ketika dikaitkan dengan RPJM Pemprov DIY 2009-2013 maka perlu melakukan redesain kebutuhan pegawai serta kualifikasinya sesuai dengan misi, khususnya
pada indikator yang digunakan untuk melihat keberhasilan misi ketiga yakni ”
Meningkatkan efisiensi dan efektifitas tata kelola pemerintahan yang berbasis good governance”. Berikut adalah jabaran dari misi tersebut :
Tabel 5.2
Indikator Efisiensi dan Efektifitas Tata Kelola Pemerintahan yang
38
Sumber: Pemprov DIY 2010
Mencermati data yang terkait dengan bidaag kepegwaian yakni standar SKPD yang mendapatkan dan menerapkan ISO hanya 2 SKPD pada tahun 2010 dan 3 SKPD pada tahun 2011, 2012 dan 2013 mengindikasaikan bahwa nampaknya pemerintahan provinsi kurang menekankan akan pentingnya data pegawai. Hal ini perlu mendapat perhatian dan keseriusan, sisi lain perlunya penekanan akan pemenuhan data dari masing-masisng SKPD untuk dioleh oleh BKD menjadi informasi yang lengkap dan akurat.
Terkait dengan rsio jumlah SKPD dengan tenaga arsiparis dari tahun ketahun meningkat dari 1:1 menjadi 1:2. Hal tersebut telah mengacu pada jangkauan pelayanan masyarakat. Semestinya pemprov DIY perlu menargetkan rasio SKPD dengan pegawai yang berhubungan langsung dengan penyelenggaraan pelayanan publik.
Dari indikatior yang telah ditetapkan dalam RPJM di atas secara implisit pemerintahan provinsi DIY sangat urgen untuk menekankan pada pentingnya data pegawai sehingga pemenuhan terhadap prediksi kebutuhan dapat terealisasi.
3. Peraturan-peraturan yang terkait:
Perlunya melihat peraturan-peraturan yang berlaku dalam menyusun pedoman
39 a) Peraturan Daerah Istimewa Yogyakarta No 7 Tahun 2007 tentang
Urusan Pemerintahan yang menjadi Kewenangan Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta;
b) Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta No 5
Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan
Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta;
c) Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta No 1
Tahun 2009 tentang Penetapan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Tahun Anggaran
2009;
d) Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2008
Tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.
Khususnya tentang peraturan yang berurusan pemerintah
mengindikasikan cakupan kewenangan yang menjadi proporsi pemerintah
Provinsi DIY. Dengan peraturan tersebut maka menunjukkan luas sempitnya
kewenangan yang dimiliki. Jika kewenangannya luas maka tentu memerlukan
dukungan pegawai yang banyak dan memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan.
Sementara itu jenis kewenangan akan memerlukan dukungan kompetensi
pegawai yang sesuai kuantitas dan kualitas.
Untuk peraturan tentang organisasi dan tata laksana menggambarkan
suatu cakupan manajemen organisasi yang ada di SKPD pemerintah Provinsi.
Cakupan ini memerlukan dukungan sistem kepegawaian yang mampu
mendukung sistem dan organisasi tata laksana. Dengan disain organisasi dan tata
laksana tertentu maka memerlukan suplay pegawai yang memenuhi standar yang
ditentukan dengan demikian organisasi dan tata laksana tersebut dapat bergerak
sesuai dengan mekanisme dan prosedur yang ada serta mampu mencapai tujuan
40 Keberadaan pegawai dalam pemerintah Provinsi selalu terkait dengan
persediaan anggaran. Khususnya anggaran rutin pegawai sebagai beban tetap
yang harus diampu oleh pemerintah provinsi. Gaji pegawai merupakan anggaran
rutin yang harus dikeluarkan oleh pemerintah. Untuk itulah peraturan tentang
anggaran ini hendaknya diakomodasi dalam mempertimbangkan rancanagan
buku pedoman sistem perencanaan pegawai.Besar kecilnya plafont anggaran
rutin pegawai dapat menjadi acuan dalam penyusunan pedoman sistem
perencanaan pegawai. Jika anggaran rutin tersebut tetap dari tahun ke tahun
maka akan sulit untuk melakukan penambahan pegawa sehingga di dalam sistem
perencanaan pegawai sementinya menyebutkan komponen anggaran
Dalam pelaksanaan peraturan evaluasi juga menekankan bahwa salah
satu variabel yang dievaluasi adalah manajemen sumber daya manusia, yang
hakikatnya berupa maanajemen kepegawaian. Muara dari evaluasi ini adalah
penyelenggaraan manajemen pegawai mulai dari perencanaan hingga pemutusan
hubungan kerja. Unsur perencanaan menjadi bagian penting untuk dievaluasi.
Jika tersedia pedoman sistem perencanaan pegawai maka akan memudahkan
untuk pelaksanaan evaluasi, karena ibaratnya upaya menilai ini tinggal menelisik
dan mencocokkan parameter dengan capaian yang diperoleh.
4. Penataan Jabatan Struktural
Penaataan jabatan struktural merupakan hal yang penting. Kondisi ini merupakan
bagian yang diperhitungkan dalam sistem perencanaan pegawai. Dalam rengka
penataan jabatan struktural ini dilakukan hal-hal sebagai berikut1:
(1) Melakukan fit and proper test untuk mengetahui kompetensi pejabat
struktural yang bersangkutan;
(2) Melakukan uji assessment center dan penyampaian visi dan misi bagi
pejabat yang akan promosi ke Eselon II;
41 (3) Menerapkan metode scoring untuk penempatan PNS dalam jabatan
struktural berdasarkan Surat Mendagri dan OTDA No.
811.212.2/007321/SJ tanggal 6 November 2000;
(4) Melakukan impassing pejabat struktural ke jabatan fungsional tertentu.
5. Penataan Jabatan Fungsional
Perkembangan tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang
berorientasi pada kebutuhan riil semakin kompleks, maka jabatan
fungsional merupakan salah satu jawaban terhadap pemenuhan kebutuhan
masyarakat. Jabatan ini dirancang untuk mengisi fungsi-fungsi tertentu yang
benar-benar berkontribusi terhadap capaian kinerja birokrasi. Domain atau ranah jabatan fungsional saat ini sangat terbuka bagi setiap Pemerintah
Daerah untuk mengisi sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
Jabatan fungsional memberikan peluang kepada aparatur untuk bekerja
secara profesional karena ada hubungan yang sangat signifikan antara
kinerja seorang pejabat fungsional dengan jenjang karir yang akan dialami.
Semakin baik kinerja seorang pejabat fungsional ada kemungkinan untuk
meniti karier juga lebih baik, setidaknya dari segi kepangkatan dan segala
konsekuensinya.
Penataan jabatan fungsional memberikan kontribusi dalam
penyusunan pedoman sistem perencanaan pegawai. Penataan jabatan
fungsional menginformasikan jenis jabatan fungsional, serta rumpun jabatan
fungsional. Jenis maupun rumpun jabatan fungsional selain
menginformasikan tentang kebutuhan kuanitas serta kualitass pejabat
fungsional, juga menginformasikan kompetensi yang dibutuhkan. Dan ini
sangat erat laitannya dengan tupoksi, uraian kerja, serta kompetensi yang
harus dimiliki.
42 Sebagaimana jabatan fungsional yang telah diuraikan dalam di
atas, maka jabatan fungsional umum juga perlu dilengkapi di masing-masing
SKPD. Jika hal ini dapat diwujudkan maka pelayanan unit kerja akan
semakin baik, sejalan dengan semakin terpenuhinya jabatan-jabatan
fungsional umum seperti misalnya jabatan pranata komputer. Pengisian
jabatan fungsional umum semakin mendesak untuk direalisasikan karena
sesuai dengan semangat merampingkan organisasi tetapi tetap kaya fungsi
7. Pengembangan sistem reward dan punishment
Guna mengupayakan penerapan reward dan punishment ini, Pemerintaah
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta telah menerbitkan Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 49 Tahun 2005 tentang
Pedoman Pemberian Penghargaan (reward) dan sanksi (punishment) bagi
pegawai negeri sipil di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta. Sebagaimana diurai dalam butir menimbang, peraturan ini
dimaksudkan untuk mewujudkan aparatur pemerintah yang profesional dan
berdedikasi tinggi, sehingga perlu didukung oleh sistem insentif berupa
penghargaan dan sanksi sepadan dengan tingkat kontribusi setiap pegawai
negeri sipil di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
Penting bagi pemerintah daerah untuk berusaha merealisasikan
Peraturan Gubernur tersebut, agar keraguan birokrasi untuk mereformasi
diri setidaknya akan semakin berkurang. Hal ini memang mendasar, sebab
selama ini kebanyakan dari pejabat birokrasi masih menemukan
kebingungan ketika harus melakukan pemberian penghargaan dan sanksi
untuk mendukung terwujudnya aparatur yang bersih, berwibawa dan
berorientasi pada pengabdian.
Peraturan Gubernur ini secara tegas menetapkan bahwa klasifikasi
kinerja merupakan dasar dalam menentukan bentuk penghargaan dan
43 (performance based incentive), setidaknya ada tujuh belas unsur yang dinilai
dalam menentukan klasifikasi kinerja yang dinamakan dimensi kinerja.
Dengan demikian dapat ditegaskan bahwa instrumen untuk mewujudkan
pemerintahan yang baik di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta semakin
lengkap.
Penghargaan dan hukuman sebenarnya merupakan paket yang
menyatu dengan sistem manajemen pegawai. Disain perngahargaan dan
hukuman dapat menjadi komponen yang penting dalam perencanaan
pegawai. Dengan adanya sistem penghargaan serta hukuman memungkinkan
sebuah sistem perencanaan pegawai memperoleh dukungan moril. Semangat
untuk meningkatkan kualitas serta kinerja menjadi bagian penting sehingga dalam perencanaan pegawai memperhitungkan adanya prestasi atau kinerja
tinggi yang dihargai. Sedangkan turunnya kompetensi dan tidak
terpenuhinya target ini merupakan bagian yang penting untuk menegakkan
pelaksanaan suatu rencana pegawai sehingga dapat memenuhi rencana yang
telah ditentukan.
8. Pengembangan pengawasan komprehensif
Persoalan yang berkaitan dengan pengawasan dan penilaian
kinerja instansi harus dilaksanakan secara baik, mengingat anggaran yang
saat diterapkan oleh Pemerintah di seluruh Indonesia termasuk Pemerintah
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta adalah anggaran berbasis kinerja.
Dengan demikian menjadi kewajiban bagi setiap Pemerintah Daerah untuk
mengupayakan penilaian kinerja baik secara instansional maupun secara
holistik bagi seluruh SKPD yang ada di lingkup pemerintahannya. Dalam hal ini, Pemerintah Provinsi DIY telah menyusun LAKIPDA guna mengetahui
posisi kinerja yang dicapai dari tahun ke tahun. Secara formal dokumen
LAKIPDA merupakan salah satu patokan kinerja yang dapat digunakan
44 perencanaan tahun yang akan datang serta mengisi celah kekurangan yang
terjadi pada masa lampau sebagai akibat dari keterbatasan sumber daya
pemerintahan maupun pembangunan yang antara lain mencakup (man,
money, material, methode, machine dan market).
5.2 Lingkup Analisis
Analisis ini dilakukan untuk mengidentifikasi sistem perencanaan yang dilakukan di
Provinsi DIY. Hal ini dilakukan untuk mengetahui tradisi dalam sistem kepegawaian
untuk membuat peta kebutuhan pegawai secara periodik. Provinsi DIY telah
menggunakan perencanaan pegawai sebagai acuan standar dalam rangka manajemen
SDM secara menyeluruh dan komprehensif. Adapun ruang lingkup analisis ini
adalah sebagai berikut:
1. Pembahasan perencanaan pegawai
2. Pedoman pengembangan sistem perencanaan
a. Penggunaan dokumen sebagai pedoman dalam proses pengadaan dan
rekrutmen pegawai
b. Peta aktor yang terlibat dalam pembahasan hingga penyusunan dokumen
rencana pegawai.
c. Aspek-aspek yang dipertimbangkan dalam perencanaan pegawai
d. Kebijakan yang telah dikeluarkan oleh Pemprov Banten dalam bidang
manajemen pegawai
e. Kebijakan yang spesifik mengatur tentang pengembangan perencanaan
pegawai
f. Ketersediaan pedoman untuk perencanaan pegawai
g. Antisipasi jika belum tersedia pedoman pengembangan sistem
perencanaan dengan metode tertentu dalam perencanaan pegawai
i. Need assessment
ii. Trial and error
iii. Prediksi yang bertolak dari kecenderungan kebutuhan pegawai
45 iv. Perhitungan secara valid akan kebutuhan pegawai
h. Pertimbangan yang dipakai dalam penggunaan metode
i. Ketersediaan peta kebutuhan pegawai per SKPD
j. Antisipasi metode tertentu jika pedoman pemetaan kebutuhan pegawai
tidak tersedia
k. Aktor yang memiliki kewenangan dalam penyusunan peta kebutuhan
pegawai
l. Kebijakan pusat yang diacu dalam perencanaan pegawai
1. Variabel yang dianalisis dalam perencanaan pegawai
a. varibel yang berpengaruh terhadap perencanaan pegawai i. Tupoksi
ii. Struktur dan jabatan
iii. Jenis jabatan fungsional dan struktural
iv. Tupoksi jabatan
v. Gender
vi. Usia
vii. Lama masa kerja
viii. Kepangkatan
ix. Promosi jabatan
x. Pensiun
xi. Volume pekerjaan dan jumlah pegawai
xii. Rasio jumlah pegawai dan penduduk yang dilayani
xiii. Luas wilayah
xiv. Kedaerahan/suku
2. Sebaran pegawai yang diharapkan dari sebuah rencana pegawai
a. sebaran pegawai sudah memenuhi :
46 ii. Tupoksi semua badan
iii. Tupoksi kantor
b. sebaran pegawai sudah memenuhi
i. gender
ii. pangkat/golongan/jabatan
iii. usia
iv. lama kerja
c. sebaran pegawai sudah memenuhi :
i. Kebutuhan pelayanan
ii. Kebutuhan pengembangan organisasi
d. sebaran pegawai memiliki pola manajemen karier pegawai e. sebaran pegawai memiliki kesesusian dengan kenutuhan
pengembangan pegawai/diklat
5.3 Analisis Kondisi Eksisting dalam Sistem Perencanaan Pegawai
1. Pembahasan perencanaan pegawai
Pembahasana perencanaan pegawai telah dilakukan secara periodik
dalam rentang satu tahun sekali. Pembahasan tersebut melibatkan
masing-masing SKPD, BKD, Setda, Baperjagat. Hasil pembahasan menjadi rencana
untuk menentukan pegawai yang dibutuhkan di tiap SKPD. Pemutakhiran data
dilakukan BKD tiap bulan melalui masukan data dari masing-masing SKPD.
Terkait dengan keakuratan data akan akan sangat ditentukan dari sumber daya yang ada di masing-masisng SKPD. Di samping itu dokumen data belum
sampai pada penyajian data yang menginformasikan pengembangan karir
pegawai.
2. Pedoman pengembangan sistem perencanaan
Hasil wawancara menunjukkan informasi bahwa dokumen pembahasan
perencanaan pegawai sebagai acuhan dalam proses pengadaan. Usulan dari
47 provinsi. Keterlibatan dalam penyusunan perencanaan pegawai adalah setiap
SKPD,BKD, Stkda. Peta aktor yang terlibat dalam pembahasan hingga
penyusunan dokumen rencana pegawai terhitung sudah mewakili secara
demokratis. Akan tetapi usulan BKD untuk kebutuhan pegawai yang
mempertimbangkan aspek kebutuhan per SKPD pada akhirnya akan tergantung
pada pemerintahan pusat juga anggaran yang disediakan.
Adapun aspek-aspek yang dipertimbangkan dalam perencanaan pegawai
jumlah pegawai yang ada, analisis jabatan, analisis beban kerja. Selanjutnya
dalam wawancara tersirat bahwa keseluruhan analisis tersebut sudah dilakukan
oleh masing-masing SKPD. Dalam perencanaan pegawai mengacu pada
Peraturan Daerah Provinsi DIY Nomor 6 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi DIY, Peraturan daerah Provinsi DIY Nomor 7
Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorata, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah.Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong Praja
Provinsi DIY.Peraturan Daerah Provinsi DIY Nomor 5 Tahun 2008. Tentang
Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi
DIY.
Pertimbangan dalam pengembangan pegawai yang selama ini dilakukan
mendasarkan pada need assesment, diklat yang telah
dilakukan,pangkat/golongan yang dipersyaratkan, personality. Sedang untuk
Eselon II juga dipertimbangkan kelayakan dan kepantasan. Metode yang
dipakai dalam membuat pedoman pengembangan sistem perencanaana adalah
analisis kebutuhan yang telah dilakukan oleh BKD, namun hanya sebatas
penyediaan informasi akan kebutuhan pegawai. Trial and error tidak dipakai
ketika merencanakan kebutuhan pegawai. Ini mengindikasikan bahwa
sebetulnya provinsi DIY telah berusaha untuk lebih hati-hati ketika proses
penentuan kebutuhan pegawai. Sehingga yang perlu diperhatikan adalah ketika
proses pelaksanaannya serta implementasinya di lapangan harus benar-benar
